RIS 2.0. Het raadsinformatiesysteem opnieuw uitgevonden.

Transcriptie

1 RIS 2.0 Het raadsinformatiesysteem opnieuw uitgevonden.

2 RIS 2.0 Het Raadsinformatiesysteem opnieuw uitgevonden Versie 1.0 Auteur: A.C. van Slooten 2014 Cidadis.nl

3 Raadsinformatiesystemen zijn niet nieuw. Met het RIS voor de gemeente Enschede was Muze in 2003 er vroeg bij. De voordelen van een RIS waren voor de gemeente duidelijk. In plaats van veel tijd en dus geld aan het notuleren en uitwerken daarvan te besteden kon worden volstaan met een volautomatische audio of video opname van de vergadering. Daarnaast kon via het RIS aan de informatie behoefte van de raadsleden voldaan worden met veel minder inspanning van de griffie. Sinds die tijd zijn RIS systemen gemeengoed geworden. De systemen zijn verder geïntegreerd in de gemeentelijke workflow, met koppelingen aan agenda beheersystemen en apps en DMS systemen. Maar het RIS blijft gericht op de informatiebehoefte van de raadsleden. Tijd voor een nieuwe aanpak Met het Cidadis RIS hebben we vanaf de basis opnieuw bekeken wat de rol van een Raadsinformatiesysteem in 2014 zou moeten zijn. De gemeenteraad heeft tal van nieuwe uitdagingen. De rol van de gemeentelijke politiek in het huidige staatsstelsel verandert. De gemeentes krijgen veel meer taken toebedeeld en tegelijkertijd wordt er gesneden in de beschikbare budgetten en staat een groot deel van de begroting al bij voorbaat vast. De kiezers zijn minder geïnteresseerd en worden door een afkalving van de lokale journalistiek ook steeds minder geïnformeerd over wat de gemeenteraad daadwerkelijk doet. Het Cidadis RIS is dan ook niet alleen een informatiesysteem voor de gemeenteraad, maar vooral ook over de raad. Naast de traditionele taken van een RIS, laat Cidadis RIS ook zien wat de gemeenteraad doet, over welke onderwerpen gesproken wordt en vooral ook door wie. De gemeenteraad wordt zo voor zowel de journalistiek als ook de burger een stuk inzichtelijker en gemeenteraadsleden en fracties worden meer zichtbaar.

4 Overal beschikbaar Niet alleen ontsluit Cidadis RIS veel meer informatie op een inzichtelijke manier, de informatie is ook overal te bekijken. Door een doordachte en eenvoudige aanpak kan alle informatie op elk apparaat bekeken worden. Zowel op de PC of laptop, als tablet of zelfs telefoon. Zowel live tijdens ver gaderingen als achteraf kan de burger overal meekijken. Niet alleen met audio en video, maar ook de behandelde stukken per agendapunt en wie aan het woord is. Dit alles gewoon via de website, zonder extra software of apps.

5 Papierloos werken Documenten zijn overal inzichtelijk, zonder dat extra software gedownload of geïnstalleerd hoeft te worden. Raadsleden kunnen zelfs op hun eigen tablet of laptop documenten annoteren en deze in de raadszaal raadplegen. De documenten kunnen niet alleen van persoonlijke notities en aantekeningen worden voorzien, maar deze kunnen ook snel een eenvoudig gedeeld worden met anderen. Zo maakt Cidadis RIS papierloos werken voor de gemeenteraad mogelijk op een betaalbare manier.

6 Overkoepelend en informatief Het Cidadis RIS is meer dan een RIS. Het is een informatieve website waarbinnen ook het Raadsinformatiesysteem gevat is. Het is ook een intranet voor raadsleden waarbinnen deze elkaars gegevens kunnen vinden en belangrijke informatie alleen voor raadsleden beschikbaar gemaakt kan worden. Het is ook een community waar burgers zich kunnen mengen in discussies en meepraten over belangrijke onderwerpen. En het is een website waarin de griffie kan vertellen wat er speelt, uit kan leggen hoe burgers invloed kunnen hebben op de raad en hoe de procedures van de raad in elkaar steken.

7 Intuïtief en gebruiksvriendelijk Het Cidadis RIS werkt op een bijzonder intuïtieve manier die het makke lijk maakt voor zowel de griffie, als de raadsleden en zelfs de burgers om de website bij te houden en vooral ook relevant te houden. De technologie waar Muze en Vedor al meer dan 10 jaar ervaring mee hebben wordt op alle punten ingezet om eenvoudig de gehele site bij te kunnen houden. Het Cidadis RIS is gericht op de informatie behoefte van zowel raad en griffie, als ook de burger. Door hier op elk onderdeel goed rekening mee te houden is het heel makkelijk om relevante informatie terug te vinden en op de hoogte gehouden te worden. Van alles wat de raad doet wordt gedetailleerd verslag gelegd. Elk raadslid die in een vergadering spreekt wordt vastgelegd, niet alleen in welke vergadering, maar ook exact wanneer en over welk agendapunt. Zo kun je snel door een vergadering heen bladeren naar de momenten die je belangrijk vind, niet alleen op onderwerp maar ook op spreker. Of een overzicht bekijken van een specifiek raadslid en daarin zien bij welke vergaderingen deze in het verleden gesproken heeft, met daarbij de onderwerpen.

8 Thematisch geordend Alle stukken kunnen worden voorzien van thema s. Dit is een nieuwe ma nier om door de informatie stroom van de gemeenteraad heen te snijden. Per thema kun je nu zien wanneer welke stukken zijn aangedragen en bij welke vergaderingen en agendapunten daarbinnen deze behandeld zijn. De thema s kunnen door de griffie zelf aangemaakt en beheerd worden en ge ven een veel gerichtere ingang in de informatieberg.

9 De toekomst Cidadis is nog lang niet klaar met het RIS, er valt nog veel te winnen. We zijn begonnen met een pilot samen met de gemeente Enschede om burgerparticipatie met de gemeenteraad echt inhoud te geven. De burgers moe ten altijd hun stem kunnen laten horen en niet alleen eens in de vier jaar. Maar de huidige instrumenten zijn veelal onbekend en ingewikkeld. De technologie maakt veel directere communicatie mogelijk en we willen dit uitbuiten om mensen weer het gevoel te geven dat de gemeenteraad van ie dereen en voor iedereen is. Verder is de status van een beeld- of geluidsverslag van een vergadering nog steeds niet duidelijk. Voor een volledige verslaglegging die door iedereen benaderbaar is dient er ook een tekstuele variant te zijn. Dit wordt ook door programma s als Drempelvrij.nl vereist. Cidadis werkt aan een ma nier om hieraan te voldoen zonder dat de griffie veel tijd kwijt is aan het maken van tekstuele notulen. Tenslotte is het teloor gaan van de website watstemtmijnraad.nl niet aan ons voorbij gegaan. Zonder dit instrument is het vrijwel onmogelijk om te zien wat de raadsleden en fracties daadwerkelijk gedaan hebben. Cidadis zet zich in om deze informatie weer aan te kunnen bieden. Het Raadsinformatiesysteem kan een heel belangrijk onderdeel worden van de lokale democratie en Cidadis werkt daar aan mee. Auke van Slooten 18 maart 2014 Nieuwsgierig naar meer? Ga naar onze website op

10