Handleiding GVV-web medewerker Locatie Inhoudsopgave Inleiding 2 1 Zoeken reiziger 4 2 Muteren reiziger 4 2.1 Acties 5 3 Opvragen gegevens reiziger 6 3.1 Personalia 6 3.2 Mutaties 7 3.3 Dagelijkse planning 7 4 Wijzigingen en klachten 8
Inleiding Connexxion biedt met Groepsvervoer-Web een modern internetplatform dat 24x7 online benaderd kan worden voor het doorgeven van diverse mutaties en inzage in de planning van routes. GVV-Web is modulair opgebouwd en is naar wens in te stellen. Zo kan vooraf aangeven worden of een bevestiging van een ziek/beter melding per mail ontvangen moet worden en wie deze bevestigingsmail dient te ontvangen. Ook voor het registreren, behandelen en bewaken van klachten biedt Groepsvervoer-Web uitstekende online mogelijkheden. Afhankelijk van de gewenste klachtenroutering kunnen betrokkenen per mail geïnformeerd worden over het soort en het aantal klachten. Ook historische klachtgegevens zijn eenvoudig opvraagbaar. Deze uiterst gebruiksvriendelijke webbased omgeving biedt na het invoeren van de inlogcode, toegang tot uw specifieke deel van de site, waar informatie over de instanties en reizigers is te vinden. Cliënten, ouders of vertegenwoordigers kunnen zelfs zonder inlog mutaties doorgeven, die via e-mail worden doorgestuurd naar de planning. De mutaties die door de ingelogde instellingen en activiteitencentra in Groepsvervoer-Web worden ingevoerd, worden direct verwerkt in het Groepsvervoer systeem. Op deze wijze worden mutaties efficiënt verwerkt waardoor er minder communicatie en handelingen nodig zijn op om het vervoer correct te laten verlopen. Benodigde gegevens van de instantie. (Implementatieprotocol) Om de dienst GVV-Web zo goed mogelijk voor u in te richten moeten er een aantal gegevens bekent zijn: Gebruik van externe formulieren Een gebruiker (hier wordt de reiziger bedoeld) kan via de site van GVV-Web gebruikmaken van verschillende formulieren zoals een ziek of beter melding, opmerking/klacht en verlof/vakantie. Een instelling / activiteitencentra kan per formulier kiezen wie deze melding moet ontvangen om dit vervolgens administratief te verwerken. Gebruik van interne formulieren De interne formulieren worden gebruikt voor de communicatie tussen de vervoerder en de instelling/activiteitencentra. Let op: Afhankelijk van de contractafspraken kan het aantal beschikbare formulieren afwijken. Hieronder vindt u een overzicht met de beschikbare formulieren: Wijzigingen huidig schema; Structurele wijziging; Stage; Verhuizing; Logeren; Opmerking; Extra rit; Nieuwe reiziger; Klacht; Sluitingsdag / Studiedag Uitschrijven cliënt. Ook voor de interne formulieren geld dat een instelling/activiteitencentra kan aangeven aan wie de betreffende formulier verzonden moet worden. Werklocaties Een instelling / activiteitencentra kan de verschillende werklocaties opgeven zodat de reiziger in zijn formulier kan aangeven voor welke werklocatie zijn melding bestemd is. Autorisaties Een instelling dient aan Connexxion op te geven wie van zijn/haar medewerkers gemachtigd moet zijn om mutaties door te voeren en reizigers informatie in te zien. De gemachtigde medewerkers ontvangen een persoonlijke e-mail van Connexxion met daar in de inloggegevens en een snelkoppeling (verwijzing) naar de site van GVV-WEB. 2
Logo De instelling dient een logo aan te leveren zodat deze op de site van GVV-Web geplaatst kan worden. Hierbij treft u een toelichting op het Groepsvervoer-Web (GVV-WEB) van Connexxion Taxi Services. Het betreft hier de uitleg van GVV-Web ten behoeve van de Medeweker Locatie. De volgende mutaties kunnen worden ingevoerd: Ziekmelden Betermelding Afwezig Afmelden Van elke, door u ingevoerde mutatie, ontvangt u per e-mail een afschrift op het e-mailadres waarmee u inlogt. In het startscherm klikt u op de button medewerker locatie om de gewenste mutatie te kunnen invoeren. Figuur 1. Button medewerker locatie Figuur 2. Inlogscherm / medewerker locatie Vul hier uw gebruikersnaam in en uw wachtwoord in dat u van Connexxion heeft gekregen. 3
1. Zoeken reiziger Na dat u bent aangemeld ziet u het reizigers zoekscherm. Het zoeken van een reiziger kan zowel op naam als op geboortedatum. Figuur 3. Zoek reiziger Figuur 4.Kalender In het kader geboortedatum kunt u gebruikmaken van de kalender, deze wordt zichtbaar wanneer u met de cursor in het invoer veld gaat staan. 2. Muteren reiziger Na het ontvangen van een e-mail van een ouder/ verzorger van een reiziger dient u de informatie te verwerken op de website (GVV-web). Wanneer u de desbetreffende reiziger heeft gevonden kunt u onder Acties de verschillende mutaties aanbrengen. Hieronder staan de verschillende opties uitgewerkt. Verdere uitleg en voorwaarden van de acties vindt u onder 2.1 Acties. Ziekmelden Betermelding Afwezig Afmelden U ziet onder het kopje status de actuele status van de reiziger, in het hieronder getoonde voorbeeld is reiziger Klaas ziek. Figuur 5. Reiziger status ziek Wanneer reiziger Klaas beter wordt gemeld, zal het veld status leeg zijn. U kunt de gemaakte mutaties van de desbetreffende reiziger terug zien in persoonsgegevens, dit wordt behandeld in 3.2 Mutaties. Figuur 6. Gewijzigde status van reiziger 4
2.1 Acties Ziekmelden / Betermelding Voor het ziek- en betermelden van een reiziger dient u alleen op de doorvoor bestemde knop te klikken. Afwezig melden Bij het afwezig melden dient u de periode te vermelden Let op: Datum t/m alleen verplicht als het om een periode langer dan 1 dag gaat. Figuur 7. Afwezig melden Afmelden Om een reiziger voor één van zijn reisbewegingen af te melden op een specifieke dag gebruikt u de actie (afmelden). Figuur 8. Opvragen reisbewegingen van geselecteerde dag Hieronder ziet u een overzicht van alle reisbewegingen van de reiziger Klaas. Figuur 9. Afmelden reisbeweging 5
3. Opvragen gegevens reiziger De volgende gegevens zijn op te vragen van een reiziger. 3.1 Personalia (figuur 11) 3.2 Mutatie (figuur 11) 3.3 Dagelijkse planning reiziger (figuur 11) Let op: bij de hieronder getoonde opties heeft u niet de mogelijkheid om te muteren. Wanneer u klikt op de naam van de reiziger. (Zie figuur 10 de naam in het blauw weergegeven.) Figuur 10: Opvragen informatie reiziger 3.1 Personalia In het tabblad Personalia vindt u de volgende gegevens. Extern ID: Uniek persoonsnummer Blokkeren per: Datum dat de reiziger niet meer is opgenomen in de dagelijkse planning. Contract: De instelling of organisatie, waaraan de reiziger is gekoppeld. NAW gegevens: Naam, adres, telefoonnummer, E-mailadres Onder het kopje Eigenschappen vindt u indicaties die een reiziger heeft, indien aangevinkt. Onder Instellingen Staat de bestemming van de reiziger. Figuur 11: Gegevens reiziger 6
3.2 Mutaties Onder het tabblad Mutaties kunt u de geschiedenis terug zien van meldingen die zijn aangegeven op naam van de reiziger, met bijbehorende datums. Figuur 12: Mutatie geschiedenis 3.3 Dagelijkse planning Bij dagelijkse planning ziet u de reistijden van de reiziger, de dagen dat reiziger gebruikt maakt van het vervoer de af- en ophaaltijden en adressen. Wanneer een u de route van de reiziger wil inzien kunt u op pdf klikken (n het rood omcirkeld) In figuur 13 ziet u een voorbeeld van een uitgewerkte route. Figuur 13: Uitwerking route 7
4. Wijzigingen en klachten Wanneer een instelling /activiteitencentra wijzigingen of klachten wil doorgeven kan dat via de knop >> wijzigingen en klachten zie figuur 14. Figuur 14: Wijzigingen en klachten Er opent zicht een apart venster waar u een keuze kunt maken welk formulier u nodig heeft voor uw melding. Figuur 15: Overzicht formulieren Omschrijving formulieren Wijzigingen huidige schema - hier kunt een aanvraag doorgeven op het huidige plan schema; Structurele wijziging - is een wijziging die structureel in de opgegeven route moet plaats vinden; Stage - U geeft hier per dag aan wanneer en hoe laat u naar de stage locatie moet afreizen; Verhuizing - Door geven van adreswijzigingen van reizigers; Logeren - wanneer een reiziger op een ander adres verblijft, kunt u hier aan geven hoelang dit verblijf duurt; Opmerking - aan of opmerkingen over een bepaalde route; Extra rit - hier kunt u een aanvraag doen voor een extra rit; Klacht - over het vervoer of de route; Nieuwe reiziger - bij het opgeven van een nieuwe reiziger en reistijden; Sluitingsdag / Studiedag - studiedag of sluitingsdag van een instelling; Uitschrijven cliënt In de verschillende formulieren vindt u verschillende velden die verlicht zijn deze worden aangeduid met (*) Deze gegevens zijn minimaal nodig om uw aanvraag zo goed mogelijk te verwerken. 8