Beurstips 2 Standrendement
2 NL EXPO, laat zien wie U bent!
Hollandse nuchterheid & creativiteit in combinatie met jarenlange ervaring in presentatieoplossingen. Met een frisse blik helpen wij u uw bedrijf doeltreffend te presenteren. Beurspresentaties, evenementen, projectinterieurs of andere invulling aan uw creatieve voorkomen. Met NL EXPO pres(en)teert U boven NAP *! Wij staan voor hoge kwaliteit voor een eerlijke prijs. *NAP: Normaal Amsterdams Peil is de referentiehoogte waaraan hoogtemetingen in Nederland worden gerelateerd 1 1 3
4
Met deze checklist van NL Expo heeft u 10 praktische tips om een hoog rendement en veel succes met uw beursdeelname te realiseren. 1. Planning 2. Doelgroep 3. Doelstellingen 4. De boodschap 5. Uw marketing 6. De trigger 7. Standbemanning 8. Meten is weten 9. Goede opvolging 10. Evalueer uw beurs 5
1. Planning Wanneer u zich inschrijft en/of aanmeldt voor beursdeelname is het belangrijk om direct een draaiboek met planning, tijdslijn en takenlijst op te stellen. Er zijn veel zaken die geregeld moeten worden; u krijgt te maken met diverse interne en externe partners. Eén ding staat vast, de openingsdatum is onherroepelijk! Maak een goede planning voor de inzet van collega s en deel dit zo snel mogelijk. Wanneer de beurs gaat draaien is een duidelijk planning en taakverdeling die bij alle betrokkenen bekend is van belang. Iedereen moet weten wat hem te doen staat, welke boodschap er meegegeven moet worden, wanneer hij/zij pauze heeft, hoe laat ze aanwezig moeten zijn etc. Wanneer dit allemaal goed loopt zal dit het succes alleen maar vergroten! Om dit proces goed te laten verlopen is een stand manager een uitkomst. De stand manager is niet direct actief betrokken op de beurs maar zorgt ervoor dat alle in de planning opgenomen afspraken tijdig en kwalitatief nagekomen worden en soepel verlopen. Tot het takenpakket van een stand manager behoort ook het maken van roosters, voldoende documentatie, eventuele give aways beheer, pauze van de bemanning, aanspreekpunt voor externe partijen zoals leveranciers, pers en beursorganisatie. De standmanager is daarbij ook de verantwoordelijke voor de leadsverwerking en ondersteunt wanneer nodig. 6
2. Doelgroep Voor de juiste beurspresentatie invulling is het van belang dat u zoveel mogelijk weet van uw doelgroep. Bij veel beursorganisaties kunt u diverse profielen opvragen zo ook de bezoekers profielen. Wanneer de juiste informatie inzichtelijk is is het van belang ons te verplaatsen in de doelgroep: Waarom komen ze naar de beurs? Wat verwachten ze van de beurs? Wat is het doel van hun beursbezoek? Wat willen ze bij u op de stand ervaren? Wat speelt er in de branche? Wanneer u op dit soort vragen een antwoord heeft bent u al heel eind op weg om de juiste stand te kunnen laten realiseren. Een stand die voldoet aan de verwachtingen van de doelgroep, aantrekkelijk en aansprekend is en daarmee uw beursdoelstellingen zult realiseren. 7
8
3. Doelstellingen Het maken van doelstellingen lijkt vanzelfsprekend, toch blijkt in de praktijk dat dit vaak niet gebeurd voornamelijk omdat veel bedrijven dit moeilijk vinden. Maar het formuleren van doelstellingen is echt een must. Als u geen doelstellingen heeft, weet u nooit of de beurs succesvol was. Doelstellingen kunnen voor verschillende doeleinde gebruikt worden zoals: verkoop, relatiebeheer, leads generatie, overdracht van informatie. Onderstaand treft u twee voorbeelden van doelstellingen aan. 4. Boodschap Waarom moet de klant/relatie/prospect uw stand bezoeken? Welke informatie wilt u uitzenden/uitstralen? Maak hierin een duidelijke keuze. Vertel en zend niet teveel dit zorgt voor een overkill en creëert verwarring bij de bezoeker. KISS is een handige richtlijn: Keep It Smart & Simple. Eén gerichte boodschap is dus het meest ideaal, zeker wanneer we deze boodschap continu aanhouden in de marketing campagne. Voorbeeld Al jaren heeft Bolletje de pakkende en bekende pay off Ik wil bolletje Wat zij dan ook heel goed doen, is consequent deze pay off goed vertalen en steeds weer inzetten. Wat daarbij enorm belangrijk is dat de uitspraak of belofte die u doet ook daadwerkelijk realistisch is en waargemaakt kan worden. 9
5. Marketing Een beursdeelname staat niet op zichzelf, maar is een onderdeel van uw hele marketing- en communicatieproces en daarmee van grote invloed op uw totale bedrijfsprocessen en marktpositie. Uw beursrendement kan extra vergroot worden als u naast de beurspresentatie ook gebruik maakt van andere media zoals adverteren, DM acties en de inzet van diverse social media. Facebook en twitter worden voor bedrijven steeds belangrijker. Zowel in B-to-C als B-to-B contacten wordt het internet en de social media flink geraadpleegd om de emotie en beleving bij een merk en/of bedrijf te ervaren. Bij Facebook pagina s voor bedrijven en organisaties gaat het om de: LIKE. Als u interessante informatie aanbiedt op uw Facebook voor bedrijven pagina dan is de kans groot dat lezers deze LIKEN. Door middel van deze knop zien alle vrienden van de persoon die heeft gedrukt dat hij uw pagina, artikel, poll of discussie leuk vindt. Ook krijgt de persoon die op Like heeft gedrukt elke keer als u een bericht plaatst een notificatie in zijn profiel. Aangezien het gemiddelde aantal vrienden op Facebook 130 is kunt u nagaan wat voor invloed de knop Like op uw bereik en daarmee naams- en merkpopulariteit kan hebben. 10
6. De Trigger Maak het uw doelgroep zo gemakkelijk, uitnodigend en interessant mogelijk om op uw stand te komen. Wanneer er een verhoogde vloer gewenst of noodzakelijk is denk dan ook aan beurs bezoekers met een beperking. Zorg ervoor dat u vindbaar en zichtbaar bent in de beurshal. U kunt dit al voor de beurs in gang zetten door bijvoorbeeld op uw website kenbaar maken dat u aan de beurs deelneemt, plaats dan ook een plattegrond van de hal waarop is aangegeven waar uw stand zich bevindt. Voor uw meest belangrijke relaties en/ of een specifieke doelsgroep kunt parkeerkaarten en of toegangskaarten regelen. Wanneer u dit in een gepersonaliseerd jasje steekt en ook daar aandacht aan besteed dan begint de trigger tot het komen bezoeken van de beurs in een vroeg stadium! Samen met NL EXPO zorgt u ervoor dat uw stand zichtbaar en herkenbaar is. Zorg ervoor dat het voor uw doelgroep duidelijk is waar zij zich kunnen melden op de stand. Wat ook een prima oplossing kan zijn is om een gastman of vrouw (promotieteam) bij de ingang te zetten die bonnen uitdeelt voor bijvoorbeeld een gratis verse kop koffie, op de achterzijde van de bon staat de plattegrond met daarop aangegeven waar uw stand zich bevind. Dit zal zeker extra bezoekers genereren en onder het genot van een goede kop koffie ontstaan de mooiste relaties en kansen voor de toekomst. 11
7. Standbemanning De stand kan prachtig zijn, u kunt de beste campagne hebben bedacht toch zijn dit niet alle ingrediënten voor gegarandeerd succes. U maakt verschil door goed getrainde en gedreven stand bemanning. Een prachtige stand is pas compleet als uw mensen ervan overtuigd zijn dat zij hiermee de gezamenlijke opgestelde doestellingen gaan overtreffen. Een gesprek op de beurs is niet hetzelfde als het verkoopgesprek de klant. Op een beurs zijn de gesprekken vaak openbaar en is er veel minder tijd beschikbaar om op te maken of de prospect potentie heeft. Dit vraagt een andere benadering dan regulier die niet standaard iedere verkoop medewerker in zich heeft. Een training voor standbemanning is een waardevolle investering. NL EXPO heeft veel praktijk ervaringen met gespecialiseerde partners die u kunnen bijstaan in het trainen en begeleiden van de standbemanning. Wanneer u hierin investeert stijgt het succes, rendement en plezier, en wie wil dat nu niet? 812
8. Meten is weten In het beursplan zijn de doelstellingen geformuleerd. Na de beursdeelname gaat u de resultaten van de beurs naast de gestelde doelstellingen leggen. U krijgt inzicht in de analyse van de beursdeelname en de behaalde resultaten. Wat ging goed, wat kan beter. In de markt zijn tevens diverse registratie systemen te huur en te koop. Deze systemen zijn vooraf in te stellen op uw specifieke wensen en doelstellingen. De registratiesystemen verschaffen een hoop inzicht zo kunt u vaak in één oogopslag zien hoeveel leads er zijn opgedaan, zelfs op persoonlijk niveau en heeft u inzicht in de piekmomenten. Een bijkomstigheid bij de inzet van dit soort systemen is dat de lead verwerking sneller gaat en de opvolging beter gepland kan worden. 13
9. Goede opvolging Het is bijna niet voor te stellen maar het gebeurt toch nog vaker dan u zult denken; NLEXPO komt de stand demonteren en treft in de berging een doos aan met daarin de leads formulieren! Helaas is dit niet waarvoor u het allemaal doet! Gelukkig kan het ook anders: maak gebruik van een goed registratiesysteem en verwerk je leads direct in uw CRM systeem. U kunt hierdoor al tijdens de beurs beginnen met een opvolging. Tevens heeft u in uw beursplan opgenomen dat u na de beurs tijd heeft gereserveerd voor het uitvoeren van de opvolging van de leads. Wanneer u de opvolging binnen twee weken realiseert boekt u het meeste succes! Uw contactpersoon verrast u met een treffende opvolging! 814
10. Evalueer de beurs Zoals ook opgenomen in uw beurs deelnameplan heeft u een datum geprikt om de beurs deelname te evalueren, doe dit binnen 2 weken hierdoor hebben alle partijen het beeld nog goed op hun netvlies! Bij de evaluatie gaat het om de kwantiteit maar eveneens om de kwaliteit. Noteer deze punten goed en gebruik deze bij een volgende beurs deelname. Als een beurs meerdere dagen betreft is het verstandig om aan het eind van de dag de beursdag kort te evalueren hierdoor kunt u wanneer noodzakelijk de volgende dag al verbeteringen doorvoeren. Al met al een lijst vol aandachtspunten die uw beursdeelname tot een groots succes zullen maken. NL Expo heeft jarenlange ervaring in het begeleiden en creëren van passende presentaties en staan u graag op alle fronten bij. Met NL EXPO, staat u sterk. 15
Deze beurstips worden u aangeboden door NL EXPO. Uw partner v oor standbouw, mobiele presentatiesystemen & vormgeving. Bezoek op onze website www.nlexpo.nl voor meer handige tips. NL EXPO tel. +31 (0) 85 7500 401 Bleiswijkseweg 55 mail info@nlexpo.nl 2712 PB Zoetermeer (NL) twitter @nlexpo Beurstips is een uitgave van NL EXPO. Niets uit deze uitgave mag worden gebruikt zonder schriftelijke toestemming van NL EXPO 29/10/12