Info avond LTC de Hoge Heide 24 februari 2014 20.00 22.00 uur
Openingswoord (Marc van der Loo)
Agenda Opening (Marc van der Loo) Begroting toernooicommissies (Jan v. Muijen) 10 min AED, EHBO (Lion van Gerven) 10 min Vrijwilligers administratie (Lion van Gerven) 2 min PR-zaken (Marly Verhagen) 10 min Toernooizaken (Marion Rombouts) 15 min Health&Zo (Mark Thijssen) 10 min Parkzaken (Mark Thijssen) 10 min Sponsorzaken (Marly Verhagen) 10 min Ledentevredenheidsenquête (Marc van der Loo) 2 min Vragen 15 min
Voor wie is deze avond? Voorzitters, aanspreekpunten en afgevaardigden van commissies Toernooien Competities Evenementen VCL ers en de VTL ers Trainers Parkbeheer Health&Zo (Peter-Jr. de Ruijter)
Financiën Begroting commissies (Jan van Muijen)
Doel van deze voorlichting: Een ieder duidelijk maken dat het vooraf begroten van de kosten en opbrengsten van een toernooi / clubkampioenschap noodzakelijk is. Er gaat immers serieus geld in om!
Wat levert dit op? Voor de betreffende commissie is het prettig om vooraf te weten dat hun begroting is goedgekeurd door het bestuur in de persoon van penningmeester en bestuurslid PR/sponsoring. Dat geeft rust in de verdere voorbereiding voor het toernooi en voorkomt vervelende discussies tijdens het toernooi. De penningmeester komt niet voor verrassingen achteraf te staan.
Overzicht van de kosten van de diverse toernooien in 2013. Kresco open jeugd toernooi: 1.830 Hercuton open toernooi: 4.468 Vermeulen/den Otter veteranentoernooi: 1.502 Lotus open veteranentoernooi: 1.352 Rabo Clubkampioenschappen junioren: 1.391 Rabo Clubkampioenschappen senioren: 2.070 Herfstcompetitie: 1.101 Dit alles is betaald d.m.v. een overboeking uit de sponsorpot, zodat het niet rechtstreeks drukt op de begroting van de vereniging.
Tegen welke problemen loop je op bij het maken van een begroting? Inschrijfgeld vooraf lastig te bepalen. Neem hier een stelpost voor op, bijv. het bedrag van vorig jaar. Catering in de vorm van hapjes, buffetten, BBQ etc: hiervoor dient ruim vóór aanvang van het toernooi overleg plaats te vinden met een cateraar. Bevestig de gemaakte afspraken schriftelijk. Als het ongeveer hetzelfde moet zijn als het jaar eerder, dan dient óók de prijs ongeveer hetzelfde te zijn. Realiseer je dat uitbundige catering zwaar drukt op je begroting.
BEGROTING xxxxxx-toernooi Voorbeeld 2014 begroting UITGAVEN begroting begroting GIVE-AWAYS.... BALLENGEBRUIK. X 1,65.... AFDRACHT KNLTB 132,00 PRIJZENGELD.... EVT. HAPJES VIA HEALTH (zélf in overleg met Peter).... CONSUMPTIEGEBRUIK.... "ONVOORZIEN".... INKOMSTEN INSCHRIJFGELD DEELNEMERS TOTAAL INKOMSTEN: TOTAAL KOSTEN:............
Verder Zorg dat de begroting uiterlijk één maand voor aanvang van het toernooi naar de penningmeester wordt opgestuurd, ook al zitten er nog een aantal stelposten in.. ( j.vanmuijen@home.nl ) Dat geeft de gelegenheid om er eventueel nog over van gedachten te kunnen wisselen. Indien gewenst kan de penningmeester een voorschot over maken naar de bankrekening van de toernooi-voorzitter. Handiger is het echter om zoveel mogelijk de facturen rechtstreeks naar mijn huisadres te laten sturen, waarna ik snel tot betaling zal overgaan. Dat haalt ook weer werk bij jullie weg!
Consumpties voor de wedstrijdleiding. Er is helaas gebleken dat er mensen zijn die een consumptie bestellen en dit dan doodleuk laten opschrijven op de bon van de wedstrijdleiding. Het bestuur heeft hierover van gedachten gewisseld met Peter de Ruijter en besloten dat er tijdens een toernooiweek alleen nog maar op een wedstrijdleiding-bon geschreven wordt op vertoon van een ID. Daarmee zal misbruik afnemen. Over de exacte details worden jullie nog geïnformeerd. Inschrijfgeld automatische incasso: i.v.m. de invoering van IBAN: (let op!!) stuur de Euro-incassobestanden zo snel mogelijk naar de penningmeester. Het blijkt dat bij sommige personen de incasso niet slaagt. Als ik dat vóór de start van het toernooi weet, dan is er nog gelegenheid om het inschrijfgeld alsnog contant te laten betalen bij melding voor de eerste wedstrijd.
Financiële verantwoording achteraf Zoals eerder aangegeven is de begroting natuurlijk op een groot aantal punten gevuld met stelposten en aannames. Pas na afloop van het toernooi is duidelijk wat het precies heeft gekost en opgeleverd. Er zal dan ook een overzicht gemaakt moeten worden van de werkelijke inkomsten en uitgaven. Dit gaat het handigst door een paar kolommen toe te voegen aan de eerder ingediende begroting. Dan zien jullie ook meteen de eventuele verschillen en kun je daar een volgend keer rekening mee houden.
Werkelijke inkomsten en uitgaven naast begroting BEGROTING xxxxxx-toernooi 2014 UITGAVEN begroting begroting werkelijk werkelijk GIVE-AWAYS........ BALLENGEBRUIK. X 1,65........ AFDRACHT KNLTB 132,00.... PRIJZENGELD........ EVT. HAPJES VIA HEALTH (zélf in overleg met Peter)........ CONSUMPTIEGEBRUIK........ "ONVOORZIEN"........ INKOMSTEN INSCHRIJFGELD DEELNEMERS........ TOTAAL INKOMSTEN:........ TOTAAL KOSTEN:........ VERSCHIL:........ GLOBALE VERKLARING VERSCHILLEN WERKELIJK EN BEGROOT:
Verder: Ik weet uit ervaring dat een toernooiweek een zware week is en heb er begrip voor dat de zin om op een redelijke termijn nog eens achter de cijfers te gaan zitten niet altijd groot is. Toch is het noodzakelijk; zowel voor de commissie als voor de penningmeester is het fijn als dit gebeurt binnen een maand na afloop van het toernooi. Eventuele opmerkelijke verschillen kunnen dan nog besproken worden en uiteindelijk afgewerkt.
Tot slot! Het is geenszins de bedoeling om jullie met extra werk op te zadelen en al helemaal niet om bemoeienis met het toernooi te krijgen. Integendeel! Maar het kan in deze tijd en met de veranderde omstandigheden niet meer zo vrijblijvend zijn als het in het verleden wel eens geweest is Uiteindelijk moet alles aan de ALV worden verantwoord! Jan van Muijen, Penningmeester
AED, EHBO (Lion van Gerven)
AED en reanimatie Wat is het? Waarom een training? In principe kan iedereen het apparaat bedienen Training verhoogt de reactiesnelheid en verlaagt de drempel om de AED te gebruiken Reanimatie verhoogt de overlevingskansen aanzienlijk 10 en 11 maart 2014
AED en reanimatie Doel: in geval van nood telt elke seconde => gebruik van AED, basale reanimatie. Inhoud Benaderen van een slachtoffer Het op de rug draaien van een slachtoffer De ademhaling controleren Stabiel leggen van een bewusteloos slachtoffer Reanimeren, wanneer en hoe Bedienen van de AED. Uitleg over de AED en de reanimatie. Zelf de mogelijkheid om te oefenen. Doelgroep: alle commissies Wordt jaarlijks in het voorjaar gegeven, data i.o.m. commissies Duur: +/- 3 uur
EHBO Doel: Basale EHBO kennis en tips m.b.t. sportongelukken Inhoud: algemene regels en veelvoorkomende blessures Doelgroep Oorspronkelijk opgezet t.b.v. de jeugdcommissie Beschikbaar voor elke commissie Wordt gegeven op aanvraag (via L. van Gerven) Duur +/- 1,5 uur
Veel voorkomende blessures Bloedneus Schaafwonden Blaren Snijwonden Kneuzingen en verstuikingen Spierkramp Spierscheuring Botbreuk Flauwvallen Hersenschudding Verstikking Tandletsel Insectenbeet Tekenbeet
Vrijwilligersadministratie (Lion van Gerven) De vrijwilligersadministratie is een separate administratie 1 keer per jaar wordt een update gevraagd Tussentijdse wijzigingen graag doorgeven via mail: Commissie Naam Rol / functie Ingangsdatum E-mail Telefoonnummer Aan: lionvangerven@gmail.com
Handboek (Lion van Gerven) Het verenigingshandboek heeft als doel om al die zaken die binnen verenigingsverband zijn besloten en in structurele zin betrekking hebben op de organisatie en het functioneren van de vereniging, vast te leggen in een handboek Bestuur beslist welke zaken relevant zijn voor het handboek Binnenkort weer een nieuwe versie beschikbaar op de website
PR (Marly Verhagen) PR-plan Huisstijl (in ontwikkeling) Doelgroepen Communicatiemiddelen Website Nieuwsbrief (voor data zie jaarkalender) Sociale media Flyers/posters Proces (Flowchart)
PR (Marly Verhagen) Rob van Veldhoven Emile Euverman Micki van den Heuvel Rob van Veldhoven M: 06-55883258 E: redactie@hogeheide.nl VRAGEN?
Toernooizaken (Marion Rombouts) Toernooien LTC De Hoge Heide Toernooicoördinator: Marion Rombouts M: 06-42117668 E: marionrombouts@online.nl
Toernooien Externe toernooien - Hercuton Open (wk 25) - Kresco Open Jeugd Toernooi (wk 29) - Vermeulen & Den Otter 55+ Toernooi (wk 30) - Lotus Open 35+ / 50+ Toernooi (wk 37) Interne toernooien - Rabo Clubkampioenschappen Jeugd (wk 24) - Rabo Clubkampioenschappen Senioren (wk 38 en 39) - Herfstcompetitie (wk 40 tm 45) - Familietoernooi (zo. 5-10) - (V)Echtparentoernooi (zo. 12-10) - Piet Rabou Toernooi (ma. 18-8) - Pepernoten Toernooi Jeugd (wo. 26-11) 23-3-2014 29
Toernooien en de KNLTB Juli- september: opvragen van informatie bij de diverse toernooicommissies van de open toernooien voor het komende jaar (datum, onderdelen, VTL, secretariaat) en het toernooi definitief aanmelden bij de KNLTB Oktober: Vergadering Verenigings Toernooi Leiders: evaluatie en definitief vaststellen van toernooikalender voor het volgende jaar. Januari: aanvragen en installeren nieuwe licentie Toernooiplanner en Toernooi TV op computers van de club. Februari: aanvragen toernooinummer bij KNLTB voor clubkampioenschappen (telt mee voor het DSS systeem)
Toernooi organiseren (tip: begin hier op tijd mee) Actielijst voorbereiding toernooi: Overzicht van stappen die doorlopen moeten worden voor de organisatie van een toernooi met een grove tijdsplanning. Samenstelling toernooicommissie en het VTL certificaat Voorstel datum en naam toernooi ivm jaarkalender KNLTB en LTC de Hoge Heide Afstemming met de toernooisponsor Afstemming horecagebruik Wedstrijdreglement Poster Inschrijving openstellen en binnenhalen van inschrijvingen Uitnodigen deelnemers per mail Reclame voor potentiele deelnemers Opstellen van budget Laptop toernooi Andere taken (gadget, inkopen, shirts, parkaankleding) Plannen wedstrijden en publiceren Evaluatie
Toernooi organiseren (tip: begin hier op tijd mee) Overzicht van contactmomenten met de toernooi coördinator, bv: datum toernooi voor volgend jaar, wedstrijdreglement, VTL, publicatie van het toernooi, vragen mbt het toernooiprogramma, banen reserveren, ballen, evaluatie Overzicht van contactmomenten met de bondsgedelegeerde, bv goedkeuring voor het wedstrijdreglement en kaarten en posters die verspreid zullen worden Overzicht van contactmomenten met overige commissies, bv IT en Parkzaken mbt overleg met Health & Zo, de penningmeester mbt goedkeuring van het budget Overzicht van contactmomenten met de pr en sponsorcommissie
Contactmomenten met pr en sponsorcommissie De toernooinaam Eerste gesprek met sponsor en toernooicommissie waarin wederzijdse verwachtingen afgestemd worden. Hier zit altijd iemand van de sponsorcommissie bij. Bij vervolggesprekken wordt de sponsorcommissie op de hoogte gehouden Het maken van posters, kaarten en mailingen: ten aanzien van de wensen van een sponsor en voor toetsing aan de huisstijl van de club. Voor het verkrijgen van de juiste logo s Voorkeurslijst van leveranciers: denk aan drukken van posters, kaarten, leveranciers voor gadgets (mag geen eten en drinken zijn ivm de aangeboden producten van Health & Zo) en andere materialen.
Aanmaken van een nieuw toernooibestand Certificaat nodig Voortaan extra handelingen nodig om toernooibestand aan te maken, er moet een certificaat gedownload worden op mijn KNLTB, dit moet in het toernooiprogramma ingevoerd worden. Alleen wedstrijdleider kan certificaat downloaden en krijgt na downloaden een bijbehorend wachtwoord op zijn/haar emailadres Wedstrijdleider logt in op mijn KNLTB, klikt onder het kopje mijn rol de link wedstrijdleider aan. Op dit scherm vind je de handleiding, print hem uit en ga daarmee aan de slag. Op toernooi.nl vind je een korte handleiding over TTP en het invoeren van het certificaat. Bij problemen: neem contact op met toernooi coördinator.
Automatische Incasso In het toernooiprogramma keus maken uit betalen met IDEAL of SEPA. Kies altijd voor SEPA. Hier moeten extra gegevens voor ingevoerd worden. Neem contact op met Jan van Muijen. Hij zal je de gegevens verstrekken. Deelnemers moeten hun IBAN rekeningnummer volledig invullen. Let dus bij begin van toernooi goed op of alle betalingen binnen zijn.
Banen reserveren Ruim voor planning van de wedstrijden overleg je met de toernooi coördinator over het aantal banen die beschikbaar zijn voor het toernooi Toernooi coördinator zal in overleg met de TC/trainers bekijken of het verzoek gehonoreerd kan worden Na terugkoppeling kan de Toernooileider zijn/haar toernooi verder gaan plannen Toernooi coördinator reserveert de banen in het afhangsysteem
Ballen Er wordt gespeeld met Dunlop ballen, dit is door TC bepaald en daar kan/mag niet van afgeweken worden Indicatie voor het aantal benodigde ballen: 1 bal per wedstrijd, dus in geval van 300 te spelen wedstrijden, reserveer minimaal 300 ballen Ballen kun je reserveren bij toernooi coördinator Bewaar gebruikte ballen die nog goed zijn, deze kunnen weer door andere commissies gebruikt worden
Tijdens toernooi Dagelijks (liever periodiek, bv. ieder uur of na iedere ronde) het toernooi publiceren cq. actualiseren op toernooi.nl Dagelijks parasols opruimen (indien deze gebruikt worden) Dagelijks back-up van het toernooi maken en deze meenemen of naar iemand toe mailen (evt. ook back-up naar Toernooicoördinator mailen) Dagelijks toernooispullen (laptop) veilig opbergen in de bestuurskamer (op slot) Alleen leden wedstrijdcommissie bestellen bij de bar, op bon wedstrijdleiding. Dagelijks aftekenen van de wedstrijdleidingbon bij Health & Zo. Publiceer de foto s op Facebook / site Hoge Heide
Na afloop van het toernooi Toernooi nog eens goed controleren op evt. fouten. Toernooigegevens naar de KNLTB sturen (voor 11.00 uur op maandagochtend) Laatste back-up van het toernooi maken en doorsturen naar Toernooicoördinator. Evaluatie van het toernooi. Afrekening/Begroting maken en naar onze Penning meester Jan van Muijen (j.vanmuijen@home.nl) sturen. Afsluitend etentje: De club stelt 50 euro per commissielid beschikbaar
Health & Zo (Mark Thijssen)
Health & ZO Nieuwe afspraken Nieuwe werkwijze met elkaar tijdens toernooien en evenementen Geen prijs- aanbodonderhandelingen meer. Healt&Zo hanteert lijst van aanbod&prijzen. (inkoop) Commissie geven zelf invulling aan verzorging en bereiding van maaltijden en hapjes (Catering). Gebruik van keuken is niet toegestaan Health&Zo levert wel ondersteuning m.b.t. keukendiensten Stokbrood snijden; even iets opwarmen Gros aan voorbereiding door commissie zelf.
Health & Zo Opening- en sluitingstijden paviljoen blijven voor 2014 ongewijzigd In de samenwerking met elkaar blijft communicatie belangrijk. Vooral t.a.v. planning barpersoneel en inkoop. Inhaaldagen competitie; wijzigingen in competitiedagen Aanvangstijden toernooien (zondag ipv zaterdag) Aantal deelnemers (in orde van grote) Keukendiensten; niet a la minute, maar zouden jullie vanavond omstreeks 21:00 wat stokbrood kunnen snijden. Health&Zo gaat ook dit jaar zeker weer haar best doen om, samen met de organiserende commissies, ieder afzonderlijk evenement tot een succes te maken.
Parkzaken (Mark Thijssen)
Parkzaken Houd ons park schoon. Bij het verlaten van de banen (drinkbussen, prullaria) Op weg naar kantine (glazen, kopjes en flesjes) Procedure bij winterse omstandigheden Advisering door trainers en groundsman Communicatie via nieuwsbrieven en website Baan verlichting Bespaar energie en maak de lichten uit Zaterdag- en zondag groepen Baanonderhoud (1 ste contactpersoon is Piet van Beurden) Kapotte lamp; net; snoeiwerk; toestand banen 23-3-2014 44
Parkzaken (toestand banen) Toestand baan 13 tm 16 laatste halfjaar sterk achteruit gegaan. (Glad en water loopt slecht weg) Gesprek met de gemeente (eigenaar) Renovatie; (nieuwe kunstgrasmat) Forse investering (aanbestedingsprocedure en doorlooptijd) Streven naar medio mei (gereed) Overige banen. Baan 1 tm 6 zijn goed Baan 7, 8 en 9 (groot onderhoud / renovatie 2015); Baan 10,11 en 12 (eigendom van club) We blijven jullie informeren 23-3-2014 45
Sponsorzaken (Marly Verhagen) Doel Sponsor-plan Sponsor wordt clubsponsor Sponsor heeft een vaste contactpersoon Wederkerigheid. Benaderen sponsoren
Sponsorzaken Sponsor wordt clubsponsor: Sponsorgeld komt in de gezamenlijke pot. Bestedingen worden bezien door de commissie en de bestuur. Grootste besteding zijn de gelden voor de toernooien, die dmv toernooibegrotingen worden vastgesteld. Ideeën voor specifieke doeleinden (zoals bijv. de scoreborden) zijn altijd welkom. Sponsor heeft een vaste contactpersoon Contacten met de sponsor lopen in 1 e instantie via de sponsorbeheerder. Binnen 10 dagen reactie van de sponsorcommissie.
Sponsorzaken Wederkerigheid: De club levert een tegenprestatie aan de sponsor voor zijn bijdrage. Enerzijds door bijv. een bord of reclamedoek op te hangen. Anderzijds, door gebruik te maken van de diensten van de sponsor zoals bijvoorbeeld catering, boodschappen, door bestuur en commissies. We streven erna om voordat het toernooiseizoen begint overall afspraken te maken met : Jumbo, Lotus, Christoffel, Tennis Today, Total Fit, Smaak, Top 1 Toys, Bakker Bas, Gall &Gall.
Sponsorzaken Voordeel jaarlijkse etentjes commissies: 35,00 pp te besteden bij Lotus, Chistoffel, Van Puffelen en binnenkort verwacht nieuw restaurant. N.a.v. discussie op 25-2 verlaagd naar 35,- Club van 100 Doneer 100,00 aan de club en krijg een vermelding van je naam op de zuil. Voor alle leden, zowel particulieren en bedrijven. Fam. Joosten is de 1 e donateur. WIE VOLGT?
Sponsorzaken Willem Bomer Eugene Timmermans Jeffrey Joosten Micki van den Heuvel Marly Verhagen M: 06-48050885 E: redactie@hogeheide.nl VRAGEN?
Ledentevredenheidsenquête Geïnitieerd vanuit het bestuur met als doel: meer informatie te krijgen van onze leden mbt wat er speelt, wat belangrijk is etc. Meer betrokkenheid en inbreng leden Basis voor verbeteringen Opzet i.s.m. de KNLTB Deze week verspreid via nieuwsbrief, facebook en twitter Resultaten eind maart Invultijd +/- 10 minuten Vraag zoveel mogelijk bekenden mee te doen
Vragen?