Handleiding Extranet en Flexportal AB Oost ABS (waaronder de ureninvoer) versie 06/06/2013 In deze handleiding vind je meer informatie over het Extranet en de Flexportal van AB Oost. Extranet Via het Extranet communiceert AB Oost met haar medewerkers. De informatie op het Extranet heeft betrekking op nieuws, ontwikkelingen en veranderingen bij AB Oost én in de markt. Deze informatie is alleen beschikbaar voor medewerkers van AB Oost. Tevens kom je via het Extranet op de Flexportal van AB Oost. Flexportal Op de Flexportal vind je persoonlijke gegevens die van toepassing zijn op jouw dienstverband bij AB Oost. Tevens vul je hier je gewerkte uren in. Inhoudsopgave 1. Inloggen (pag. 1 t/m 2) 2. Extranet (pag. 2) 3. Ureninvoer (pag. 3 t/m 6) 4. Bijzonderheden urenverwerking ABS (pag. 6) 5. Overige functionaliteiten Flexportal (pag. 7) 6. Minimale eisen internetbrowsers (pag. 8) 1. Inloggen Ga naar www.aboost.nl. Kies rechtsboven in je scherm bij inloggen voor Werknemers Log in met je gebruikersnaam en je wachtwoord. Maak in het pulldown-menu een keuze voor de werkmaatschappij waarvoor je werkzaam bent. Ben je je wachtwoord vergeten, klik dan op wachtwoord vergeten. 1
Je bevindt je nu op het Extranet van AB Oost. Om naar de Flexportal te gaan klik je op Naar de Flexportal. 2. Het Extranet Zoals hierboven al vermeld kom je na het inloggen eerst terecht op het Extranet van AB Oost. Op het Extranet vind je diverse informatie bestemd voor medewerkers van AB Oost. De informatie varieert van leuk om te weten-nieuws tot informatie over personeelszaken. Denk aan nieuws, een smoelenboek, een archief met daarin alle verzonden Medewerkersbulletins, alle edities van ons personeelsmagazine Kompas Oost en alles edities van het ledenmagazine Netwerk. De Ondernemingsraad van AB Oost heeft haar eigen plek op het Extranet. Je leest er de verslagen van de OR-vergaderingen en je kunt zien wie er in de OR zitten. Een speciaal onderdeel op het Extranet zijn de Kortingsacties. Hier vind je regelmatig personeelsaanbiedingen zoals kortingskaartjes voor pretparken. 2
3. Ureninvoer Op de Flexportal vul je je gewerkte uren in. Iedere medewerker van AB Oost is verplicht om wekelijks een weekstaat in te vullen en te accorderen. Dit geldt ook voor medewerkers in fase A, ook al hebben ze die week niet gewerkt. Voor medewerkers in fase B/C geldt het Weekstatenreglement. Het invoeren van de uren gaat als volgt. Stap 1 Ga naar het tabblad ureninvoer. Ga op de regel staan met het weeknummer dat je wilt invoeren. Je opent de regel door te klikken op invoeren. Stap 2 Klik op het potloodje voor de klant waar je gewerkt hebt. Je kunt nu je uren invoeren. De uren rond je af op (kwartier) 0.25, (half uur) 0.50 of 0.75 (drie kwartier). Daarna klik je op het diskette-icoontje, zodat de uren in die regel worden opgeslagen. Zo voer je de gehele week je gewerkte uren in. 3
Je kunt per gewerkte dag een opmerking plaatsen indien dit noodzakelijk is. Nadat je bijvoorbeeld op maandag uren hebt ingeboekt volgt direct een wit veld waar je de eventuele opmerking kunt plaatsen. Binnen het tabblad uren heb je ook de mogelijkheid om de vrije uren, ziekte-uren en eventuele leegloop in te boeken. Ziekte-uren gelden alleen voor medewerkers met een fase B en C contract. Je kunt deze uren alleen boeken nadat je je hebt ziek gemeld bij je leidinggevende van AB Oost. Je vult de contract uren per dag in. Bijvoorbeeld een contract van 37.50 uur = 7.50 per dag. Bij een contract van 30 uur = 5 uur per dag. Elke week moet je de contract uren geboekt hebben. Een fase A medewerker noteert zijn/haar ziekte-uren niet in het systeem. Onderstaande afbeelding geeft weer waar je de vrij uren,ziekte-uren en leegloopuren kunt invullen. Maak je gebruik van ziekte- of leegloopuren, sla dan deze regel op door op de groene + te drukken naast de zondag. 4
Stap 3 Klik op het tabblad vergoedingen en materiaal. Hier kun je de kilometers en andere vergoedingen boeken. Deze zijn per project voor jou klaargezet. Vervolgens weer dezelfde werkwijze, dus gebruik het potloodje, vul de regel in én sla per regel op door op het diskette-icoontje te klikken. Let op:heb je recht op een dagvergoeding, van dan het getal 1 in, in plaats van het aantal gereden kilometers. Stap 4 Als je alle uren en vergoeding hebt ingevuld én per regel weer opgeslagen druk je onderaan het scherm op ACCORDEREN. Let op; deze laatste stap is erg belangrijk anders worden je uren niet verwerkt. Na accordering kun je geen wijzigingen meer aanbrengen in je weekstaat. Je uren zijn nu doorgestuurd naar AB Oost. Voor maandag morgen 9.00 uur. Medewerker is verplicht de bon te bewaren voor eventuele controle. Klik op de button overzichtsscherm. Je gaat terug naar het begin scherm. Hier zie je de status van je (ingevoerde)uren van de afgelopen weken. 5
Stap 5 Op de Flexportal heb je naast de mogelijkheid om je uren in te voeren ook de mogelijkheid om de volgende documenten van jezelf in te zien. Sommige buttons spreken voor zich. Button: Persoonlijke gegevens; de mogelijkheid deze in te zien en aan te vullen. Button: Urenoverzicht; hier kun je per dag inzien wat je hebt ingevoerd op de Flexportal. Button: Salarisdocumenten; hier heb je de mogelijkheid om je salarisstroken per week in te zien. 4. Bijzonderheden urenverwerking ABS 4.1 Reistijd Geen reistijd tenzij anders is afgesproken. 4.2.Leegloop Als AB Oost geen werk voor je heeft en je hebt die dag ook geen andere werkzaamheden verricht. Contract uren (doordeweeks) delen door 5. Rest per dag aanvullen. 4.3. Gebroken uren Als je in een bepaalde week wel gewerkt hebt maar (buiten je schuld om) niet de hoeveelheid uren die gelijk of meer zijn dan de contracturen, moeten de uren aangevuld worden met gebroken uren. Contract uren (doordeweeks) delen door 5. Rest per dag aanvullen. 6
5. Menu-keuzes op de Flexportal Op de Flexportal kun je, naast de ureninvoer, een keuze maken uit de onderstaande menuopties. Hieronder worden de verschillende menu-opties uitgelegd. Homepage Wanneer je de Flexportal opent, kom je terecht op de homepage. Hier staan diverse algemene mededelingen die voor jou relevant zijn. Je kunt altijd weer terugkeren naar de homepage door op het logo linksboven in beeld te klikken. Persoonlijke gegevens Hieronder vind je je persoonlijke gegevens terug zoals deze bij AB Oost geregistreerd staan. Je kunt een aantal wijzigingen zelf direct doorvoeren (de zwarte velden: adres, postcode, plaats, land, telefoonnummer, mobiele nummer, e-mailadres).vergeet niet om na het doorvoeren van je wijziging op de Wijzigen-knop onderaan het formulier te klikken. Wil je een wijziging doorgeven die je niet zelf kunt aanpassen (de grijze velden), neem dan daarvoor contact op met je leidinggevende bij AB Oost. Urenoverzicht Hier kun je je urenoverzicht bekijken. Selecteer eerst een werksoort, project en periode. Salarisdocumenten Hier kun je je loonstroken, urenbegroting en jaaropgaven bekijken. Persoonlijke documenten Hier vind je diverse algemene, persoonlijke informatie over je dienstverband bij AB Oost. Algemene documenten Hier vind je diverse algemene informatie. Contact Heb je vragen of opmerkingen over het gebruik van de Flexportal, dan kun je hier contact zoeken met je contactpersoon bij AB Oost. Wachtwoord wijzigen Het is mogelijk om je wachtwoord te wijzigen in een zelf gekozen wachtwoord. 7
6. Minimale eisen internetbrowsers Het Extranet werkt gegarandeerd zonder fouten met de internetbrowsers Internet Explorer vanaf versie 7.0 en Firefox vanaf versie 3.0. De Flexportal werkt gegarandeerd zonder fouten met de internetbrowser Internet Explorer vanaf versie 7.0, met Firefox vanaf versie 3.5 en met Chrome vanaf versie 13. 8