Synarchis B.V. Hakgriend 18 3371 KA Hardinxveld-Giessendam Tel: 0184-616544 Fax: 0184-616265 Uitkomsten marktconsultatie Beheer en exploitatie sportaccommodaties en uitvoering sportopbouwwerk gemeente Hoorn 16 oktober 2012
Inhoudsopgave pagina 1 Inleiding 1 1.1 Achtergrond 1 1.2 Leeswijzer 1 2 Inbreng commerciele exploitanten 2 2.1 Optisport 2 2.2 Sportfondsen 4 2.3 Kenmerkende verschillen 5 3 Slotbeschouwing uitkomsten marktconsultatie 6
Uitkomsten marktconsultatie sportaccommodaties en sportopbouwwerk gemeente Hoorn 1 1 Inleiding 1.1 Achtergrond In opdracht van de gemeente heeft Synarchis onderzoek verricht naar de meest geschikte vorm voor het beheer en de exploitatie van alle gemeentelijke sportaccommodaties en voor de uitvoering van het sportopbouwwerk. Dit onderzoek heeft geresulteerd in twee voorkeursvarianten: 1. oprichting van een verzelfstandigd sportbedrijf; 2. uitbesteding aan een commerciële exploitant. Ter verdieping van het inzicht in de mogelijkheden van de tweede voorkeursvariant is een marktconsultatie uitgevoerd. Daarbij hebben de volgende twee vraagstukken centraal gestaan: 1. welke inhoudelijke toegevoegde waarde kunnen commerciële exploitanten in algemene zin bieden en meer specifiek op het vlak van beheer en exploitatie van buitensportsportaccommodaties en de uitvoering van het sportopbouwwerk; 2. welke indicatieve besparingsmogelijkheden zien commerciële exploitanten ten opzichte van de huidige gemeentelijke bijdrage aan het beheer en de exploitatie van de binnen- en buitensportaccommodaties en de uitvoering van het sportopbouwwerk. De marktconsultatie is uitgevoerd met Optisport en Sportfondsen, twee marktleiders op het gebied van commercieel beheer en exploitatie van sportaccommodaties, en heeft plaatsgevonden op 3 oktober jl. De gemeente Hoorn werd vertegenwoordigd door: de heer Ruppert, college van B&W; de heer Jansen, afdeling Welzijn; de heer De Vries, afdeling Welzijn; de heer Verbeek, bureau Planning & Control; de heer Plat, bureau Vastgoed; de heer Komduur, Synarchis (adviseur); mevrouw Roos, Synarchis (adviseur). Optisport heeft zich laten vertegenwoordigen door: mevrouw Grootjen, commercieel directeur; de heer Bakker, manager kunstijsbaan Hoorn; de heer Boelen, business consultant. Vanuit Sportfondsen heeft de heer Verkoelen, manager exploitatie, marketing en communicatie, deelgenomen aan de marktconsultatie. 1.2 Leeswijzer Aan de hand van de twee geformuleerde vraagstukken worden in hoofdstuk 2 de bijdragen van Optisport en Sportfondsen samengevat en de verschillen tussen beide partijen geduid. In hoofdstuk 3 worden de uitkomsten van de marktconsultatie afgezet tegen de eerste voorkeursvariant, de oprichting van een verzelfstandigd sportbedrijf.
Uitkomsten marktconsultatie sportaccommodaties en sportopbouwwerk gemeente Hoorn 2 2 Inbreng commerciele exploitanten 2.1 Optisport Inhoudelijke toegevoegde waarde algemeen Optisport is sinds 1994 actief als exploitant van maatschappelijke voorzieningen. Met circa 60 gemeenten zijn contracten afgesloten voor meer dan 160 accommodaties, variërend van zwembaden, sporthallen, ijsbanen en fitnesscentra tot sociaal-culturele centra, theaters, horeca en multifunctionele accommodaties. Sinds 2006 is Optisport verantwoordelijk voor de exploitatie van kunstijsbaan De Westfries; Optisport is vrijwel alleen actief op het gebied van risicodragende exploitaties, waarbij met gemeenten voor langere periode vaste financiële afspraken worden gemaakt en waarbij de risico s voor rekening van Optisport zijn. Voor dit risico wordt door Optisport een zogeheten risicofee in rekening gebracht; de omzet van Optisport bedraagt 70 miljoen en er zijn zo n 1.600 mensen werkzaam; het exploitatiemodel kenmerkt zich onder meer door het ontzorgen van het lokale management (centraal uitvoeren en faciliteren van administratie, ICTG, coördinatie onderhoud, marketing & promotie, kwaliteit, wet- en regelgeving en personeelsbeleid) en een innovatief activiteitenaanbod aan de hand van de Optisport Client Cycle; Optisport voorziet de volgende voordelen als de sportaccommodaties en het sportopbouwwerk aan haar worden uitbesteed: o scherper onderscheid tussen regierol (gemeente) en uitvoering (Optisport), waarbij beheer en exploitatie meer vanuit een centrale visie kan worden geregeld; o één aanspreekpunt voor gemeente en gebruikers; o financiële zekerheid voor de gemeente op langere termijn (risico s voor Optisport); o betere risicospreiding door alle accommodaties in één contract onder te brengen; o de uitvoering komt in handen van een ondernemend bedrijf; o benutten van schaal- en efficiencyvoordelen, zowel binnen Hoorn als regionaal en landelijk; o alle benodigde specialismen zijn in huis (met name van belang op de complexe markten van zwembaden en ijsbanen); o de continuïteit van de exploitatie bij calamiteiten wordt beter gewaarborgd. Optisport beschouwt het als een innovatieve vorm van beheer en exploitatie om alle accommodaties en het sportopbouwwerk onder te brengen bij een commerciële exploitant. Primair ziet Optisport haar toegevoegde waarde op het gebied van de ijsbaan, de zwembaden en de binnensport waarbij de gemeente er voor kan kiezen ook de buitensport en het sportopbouwwerk bij een commerciële exploitant onder te brengen. Als alternatief kan het beheer van de buitensportaccommodaties separaat worden geregeld (bijvoorbeeld via een groenonderhoudsbedrijf) maar de coördinatie aan Optisport worden opgedragen. Voor het sportopbouwwerk geldt als alternatief om de uitvoering bij de gemeente te laten maar wel te zorgen voor regelmatige onderlinge afstemming om een zo groot mogelijk effect te sorteren.
Uitkomsten marktconsultatie sportaccommodaties en sportopbouwwerk gemeente Hoorn 3 Inhoudelijke toegevoegde waarde specifiek (buitensport en sportopbouwwerk) De ervaring van Optisport met het beheren en exploiteren van buitensportaccommodaties is beperkt. Optisport voorziet op dit gebied de volgende kritische succesfactoren: heldere afspraken met de gemeente; keuze op basis van meerjaren onderhoudsplan (frequentie) of beeldkwaliteit (afhankelijk van weer en gesteldheid velden); gedreven medewerkers; heldere afspraken met verenigingen over zelfwerkzaamheid (en verrekening daarvan), bespelingsintensiteit en oneigenlijk gebruik; dagelijkse inspectie kwaliteit velden en afspraken met verenigingen. Als belangrijk voordeel (ten opzichte van groenonderhoudsbedrijven) ziet Optisport haar ruime ervaring met de omgang met verenigingen. Optisport voelt zich uitgedaagd door de vraagstelling van de gemeente Hoorn om ook de uitvoering van het sportopbouwwerk onderdeel uit te laten maken van de over te dragen activiteiten. Optisport snapt dat sportopbouwwerk een pijler is onder het gebruik van de sportaccommodaties (meer mensen meer aan het sporten krijgen). Optisport ziet op dit gebied ook het belang van samenwerkingsverbanden. Met instellingen als ANBO, Achmea en Careyn zijn (landelijk) programma s ontwikkeld voor specifieke doelgroepen. Verder ziet Optisport mogelijkheden om door middel van sportopbouwwerk de accommodaties beter aan te laten sluiten op wijk- en buurniveau. Optisport merkt ook op dat uitbesteding van sportopbouwwerk aan commerciële exploitanten nog zelden aan de orde is. Dit betekent dat nieuwe modellen moeten worden ontwikkeld (innovatie) waarin gemeentelijke doelstellingen voor langere perioden worden vertaald in overeenkomsten. Voor de gemeenten moet ruimte (lees: flexibiliteit) aanwezig blijven om doelstellingen aan te passen of aan te scherpen. Tegelijkertijd biedt het scheiden van beleid en uitvoering op het gebied van sportopbouwwerk ook de mogelijkheid om scherper dan nu verbanden te leggen tussen doelen, activiteiten, middelen en effecten. Indicatie besparingsmogelijkheden In deze fase zijn zelfs indicatieve besparingsmogelijkheden moeilijk te kwantificeren. Op basis van benchmarks komt Optisport tot de volgende inzichten: een besparing van 5 tot 25% op de gemeentelijke bijdrage aan de binnensportaccommodaties door meer gebruik en kostenreductie. Exclusief overhead op de personeelslasten ( 150.000,-), de doorberekeningen (bijna 350.000,-) en de kapitaallasten ( 1,7 miljoen) bedraagt de gemeentelijke bijdrage aan de binnensportaccommodaties ongeveer 900.000,- 1. Een besparing 5 tot 25% op dit bedrag staat gelijk aan 45.000,- tot 225.000,-; een besparing van 15 tot 25% op de gemeentelijke bijdrage aan de zwembaden. De netto gemeentelijke bijdrage bedroeg in 2011 circa 100.000,- wat resulteert in een indicatieve besparing van 15.000,- tot 25.000,- 2 ; voor de kunstijsbaan (wordt volgens Optisport efficiënt geëxploiteerd), de buitensport en het sportopbouwwerk zijn door Optisport in deze fase geen indicatieve besparingen te geven. 1 Uitgangspunt is dat bij een uitbesteding aan een commerciële exploitant, net als bij de oprichting van een gemeentelijke sportbedrijf, de overhead en de doorberekeningen grotendeels kunnen worden afgebouwd (besparing voor de gemeente). De kapitaallasten blijven wel voor rekening van de gemeente. 2 In 2011 is door de gemeente aan stichting zwembaden Hoorn een bijdrage inzake het exploitatietekort verstrekt van circa 875.000,-. Daar stond een huur/erfpacht tegenover van ruim 780.000,-. Hierbij is nog geen rekening gehouden met kosten eigenaarsonderhoud en kapitaallasten (voor rekening gemeente).
Uitkomsten marktconsultatie sportaccommodaties en sportopbouwwerk gemeente Hoorn 4 2.2 Sportfondsen Inhoudelijke toegevoegde waarde algemeen Opgericht in 1923 heeft Sportfondsen 90 jaar lang ervaring met allerlei vormen van vrijetijdsbesteding en met beheer en exploitatie van uiteenlopende (sport)voorzieningen. Momenteel is Sportfondsen verantwoordelijk voor het beheer en de exploitatie van zo n 300 accommodaties en zijn ongeveer 4.000 medewerkers actief binnen Sportfondsen. Sportfondsen maakt onderscheid tussen de volgende drie exploitatievormen: de risicodragende exploitatie (vergelijkbaar met het Optisport model); de niet-risicodragende exploitatie (het positief of negatief resultaat ten opzichte van de begroting komt voor rekening van de gemeente); de risicodelende exploitatie (het positief of negatief resultaat wordt op basis van een vooraf overeengekomen verdeelsleutel gedeeld tussen gemeente en Sportfondsen). In goed overleg met de gemeente kan worden toegewerkt naar de meest ideale exploitatievorm met de daarbij behorende mate van ondersteuning. Vanuit het shared service centre van Sportfondsen kan ondersteuning worden geboden op het gebied van beleid, uitvoering, bouw/verbouw/renovatie, gebouwenmanagement, onderhoud omringende infrastructuur, energiemanagement, exploitatie, HR-instrumentarium, scholing en opleiding (Sportfondsen Academie), financieel management, marketing en communicatie en ICT-oplossingen. Sportfondsen ziet verder haar toegevoegde waarde onder meer op de volgende onderwerpen: met de decennia lange ervaring heeft Sportfondsen diepgaand inzicht (benchmarks, kengetallen) in de mogelijkheden om inkomsten te vergroten en uitgaven te minimaliseren van (onder meer) sportaccommodaties; door aan te sluiten bij Sportfondsen kan geprofiteerd worden van collectiviteitsvoordelen op het gebied van verzekeringen, energie, horeca-inkoop etc.; Sportfondsen fungeert als kenniscentrum als het gaat om sport en fiscaliteit, juridische uitwerking van contracten en het regelen van bestuursaansprakelijkheden; planning & control wordt binnen Sportfondsen geregeld vanuit de volgende vier invalshoeken: financieel, klant, interne organisatie en innovatie; Sportfondsen heeft alle benodigde kennis en ervaring met transitietrajecten waarbij verschillende cao s een rol spelen en met het inzetten van vrijwilligers; sinds kort beschouwt Sportfondsen zich ook als expert op het gebied van kunst en cultuur waardoor (op termijn) nog meer synergievoordelen te behalen zijn op het gebied van beheer en exploitatie van maatschappelijke voorzieningen. Inhoudelijke toegevoegde waarde specifiek (buitensport en sportopbouwwerk) Door Sportfondsen is summier ingegaan op haar toegevoegde waarde op het gebied van beheer en exploitatie van de buitensportaccommodaties en de uitvoering van het sportopbouwwerk. Wel heeft Sportfondsen in enkele gemeenten ervaring met dergelijk taken en ziet zij synergievoordelen bij het realiseren van één (sport-)loket in Hoorn. Sportfondsen ziet voordeel in het maken van onderscheid tussen verschillende exploitatievormen voor de verschillende sportaccommodaties in Hoorn. Zo zouden de zwembaden, de kunstijsbaan en mogelijk de binnensportaccommodaties in aanmerking kunnen komen voor een risicodragende exploitatie, terwijl de buitensportaccommodaties en het sportopbouwwerk eerder in aanmerking lijken te komen voor een niet-risicodragende vorm van exploiteren. Gegeven de omvang van het accommodatiebestand kan Sportfondsen zich verder
Uitkomsten marktconsultatie sportaccommodaties en sportopbouwwerk gemeente Hoorn 5 voorstellen dat bij uitbesteding aan een commerciële exploitant sprake is van een gefaseerde overgang Indicatie besparingsmogelijkheden Door Sportfondsen zijn in deze fase geen indicaties te geven op het gebied van mogelijke besparingen voor de gemeente Hoorn bij een uitbesteding aan een commerciële exploitant. 2.3 Kenmerkende verschillen Als twee marktleiders op het gebied van het commercieel beheren en exploiteren van sportaccommodaties zijn er diverse overeenkomsten tussen Optisport en Sportfondsen. De belangrijkste verschillen zijn: als contractpartner van de gemeente Hoorn (overeenkomst kunstijsbaan loopt medio 2016 af) zijn de belangen om een rol te (blijven) spelen in het beheer en de exploitatie van de sportaccommodaties voor Optisport momenteel groter dan voor Sportfondsen. Dit kan een verklaring zijn voor het feit dat de presentatie van Optisport tijdens de marktconsultatie verder was uitgewerkt dan die van Sportfondsen; als exploitant van de kunstijsbaan (vanaf 2006) is Optisport meer dan Sportfondsen thuis in de Hoornse (sport)markt; Optisport heeft zich de afgelopen jaren ontwikkeld als een exploitant die vooral door centraal gestuurde modellen en concepten de kwaliteit en efficiency van lokale exploitaties weet te borgen. Ook Sportfondsen is ingericht op het centraal ondersteunen en faciliteren van het lokaal management maar laat in de regel ook wat meer vrijheid aan het lokaal management 3. van oudsher is Optisport een exploitant die opteert voor risicodragende exploitaties. Hoewel Optisport sinds kort ook andere exploitatievormen hanteert heeft Sportfondsen veel meer kennis en ervaring op het gebied van niet-risicodragende of risicodelende exploitatie. Vanuit het sterk ontwikkelde shared service centre kan Sportfondsen beter dan Optisport maatwerk bieden op het gebied van ondersteunende dienstverlening op onderdelen van de bedrijfsvoering; Sportfondsen heeft meer ervaring met beheer en exploitatie van buitensportaccommodaties en met de uitvoering van sportopbouwwerk. Optisport lijkt momenteel meer werk te maken van activiteitenaanbod voor aandachtsgroepen, bijvoorbeeld door strategische samenwerkingsverbanden aan te gaan met organisaties als ANBO, Achmea en Careyn. Met inachtneming van de verschillen moet wel de kanttekening worden gemaakt dat, indien de gemeente Hoorn zou opteren voor een commerciële exploitatie, dit op basis van een openbare aanbesteding zal dienen plaats te vinden. Dit betekent dat de gemeente in dat geval op basis van inhoudelijke en financiële randvoorwaarden en minimumeisen geïnteresseerde en geschikte partijen de kans zal moeten bieden een aanbieding te doen. Naast de twee marktleiders kan dan rekening gehouden worden met organisaties als de Cone Groep en Laco. 3 Dit inzicht moet meer worden opgevat als een waarneming van Synarchis op basis van praktijkervaringen dan als een analyse die gestoeld is op de presentaties van Optisport en Sportfondsen in het kader van de marktconsulatie.
Uitkomsten marktconsultatie sportaccommodaties en sportopbouwwerk gemeente Hoorn 6 3 Slotbeschouwing uitkomsten marktconsultatie De marktconsultatie heeft samengevat de volgende uitkomsten en inzichten opgeleverd: vanuit de markt bestaan er mogelijkheden en is er zeker interesse om het beheer en de exploitatie van de binnen- en buitensportaccommodaties en de uitvoering van het sportopbouwwerk te verzorgen; gegeven de omvang, de samenhang en de complexiteit van de uit te besteden taken zou sprake zijn van een innovatief project. Dit betekent dat de gemeente zich hiermee in positieve zin kan onderscheiden maar dat er ook meer risico s aan kleven; als door de gemeente Hoorn geopteerd wordt voor het commercieel uitbesteden van beheer en exploitatie sportaccommodaties en uitvoering sportopbouwwerk dan ligt nog de keuze voor of dit risicodragend of niet-risicodragend gebeurd of in een combinatie van deze exploitatievormen; aansluitend op de opvattingen van Optisport en Sportfondsen is Synarchis van mening dat de kunstijsbaan, het zwembad en de binnensport zich goed lenen (maar niet noodzakelijkerwijs) voor een risicodragende exploitatie; met betrekking tot de buitensport is het van belang goed in beeld te hebben welke kwaliteitseisen gelden voor het groenonderhoud en welke rol verenigingen krijgen toegedicht op het gebied van zelfwerkzaamheid. Met als uitgangspunt dat het (groen)onderhoud wordt uitbesteed aan een groenonderhoudsbedrijf is de rol van een commerciële exploitant beperkt tot verhuurder van de accommodaties, aanspreekpunt van de verenigingen en (waar nodig) intermediair tussen verenigingen en groenonderhoudsbedrijf; met betrekking tot het sportopbouwwerk moet de gemeente de mogelijkheid behouden om haar beleid (doelgroepen, activiteiten/programma s en middelen) flexibel aan te passen aan veranderende omstandigheden en inzichten. Onder deze voorwaarde kan de uitvoering aan een commerciële exploitant worden overgelaten. In het volgende overzicht is op hoofdlijnen een indicatie gegeven van financiële consequenties van de beide voorkeursvarianten ten opzichte van de huidige gemeentelijke bijdrage van circa 5 miljoen 4. 4 Zie voor onderbouwing ook paragraaf 4.3 van de rapportage Beheer- en exploitatievorm binnen- en buitensportaccommodaties gemeente Hoorn.
Uitkomsten marktconsultatie sportaccommodaties en sportopbouwwerk gemeente Hoorn 7 verzelfstandigd sportbedrijf commerciele exploitant Potentiele besparing: - afbouw overhead (verdisconteerd in personeelskosten) 450.000 450.000 - afbouw doorberekeningen 350.000 350.000 Indicatie aanvullende besparingen: - taakstelling (gem. van 5-10% beinvloedbare kosten) 150.000 - Optisport binnensport (gem. van 5-25% obv benchmark) 135.000 - Optisport zwembaden (gem. van 15-25% obv benchmark) 20.000 Indicatie structurele extra kosten (tov huidige begroting): - aanstelling directeur (als niet uit 'eigen' geleding) 90.000 - ondersteunende activiteiten (nieuwe 'overhead') 125.000 - management en administratie 75.000 - risico (igv risicodragende exploitatie) 75.000 Eenmalige opstartkosten: 125.000 62.500 Toelichting: de potentieel grootste besparing is door de gemeente te verwezenlijken door het afbouwen van de overhead (verdisconteerd in de personeelslasten) à 450.000,- en door het afbouwen van de doorberekeningen à 350.000,-. Deze potentiele besparing is in beginsel ongeacht de keuze voor één van beide varianten; een aanvullende besparing is te verwezenlijken door een efficiëntere bedrijfsvoering (hogere opbrengsten, lagere kosten). Een indicatieve taakstellende besparing voor het verzelfstandigd sportbedrijf van 5-10% op de beïnvloedbare kosten laat zich vergelijken met de indicatieve besparing op de binnensportaccommodaties en de zwembaden zoals door Optisport genoemd; de structurele extra kosten die verband houden met de oprichting van een sportbedrijf zullen naar verwachting hoger zijn dan bij uitbesteding aan een commerciële exploitant. Dit geldt ook voor de eenmalige opstartkosten; bij alle financiële bespiegelingen moet in ogenschouw worden genomen dat de risico s (op mee- en tegenvallers) bij een verzelfstandigd sportbedrijf dichter bij de gemeente blijven (als enig aandeelhouder) dan bij een commerciële exploitant. Met name als gekozen worden voor een risicodragende exploitatie.