7), e incie ro groningen.27 bezoekadres: Martinikerkhof 12 Aan Provinciale Staten postadres: algemeen telefoonnr: algemeen faxnr.: 050 316 49 33 www.provinciegroningen.ni info@provinciegroningen.n1 Datum Briefnurnmer Zaaknummer Behandeld door Telefoonnummer E-mail Antwoord op Bijlage - 7 NOV, 2013 : 2013-45.232/45/A.20, BJC : 485784 : H.J. Scholtens : (050) 316 4835 : h.j.scholtens@pravinciegroningen.nl Onderwerp : Beeindiging project TerZake; nadere vragen en antwoorden Geachte dames en heren, LIJ LU LLI LLI 1. Aanleiding In de vergadering van uw commissie Bestuur, Financien en Economie van 16 oktober jl. is onze brief van 18 september 2013 (nr. 2013-38.147138/A.15, PO) behandeld over het beeindigen van het project TerZake. Tijdens de bespreking van deze brief is een aantal vragen van met name de fractie van de SP gerezen en is toegezegd die vragen schriftelijk te beantwoorden. In deze brief treft u de vragen en antwoorden aan. 2. Inleiding De context van het project Terzake is van belang voor een beter begrip van de besluitvorming over het project. Aan het project ligt een business case uit 2008 ten grondslag, die stelt dat een aantal verbeteringen binnen de provinciale informatiehuishouding nodig zijn. Conform deze business case is de invoering van zaakgericht werken belangrijk am tegemoet te komen aan de eigen ambities van de provincie, rnaar ook am aan de opdracht van het rijk te voldoen om in 2017 een volledige digitale overheid te zijn. Eind 2010 is het project gestart met een eerste aanbesteding, waarna uiteindelijk begin 2012 de gunning aan de leverancier plaatsvond. De aanbesteding was gericht op het verwerven van een zaakoblossing die het volledig digitaal samenwerken en archiveren van documenten die gedurende de zaakafhandeling warden geregistreerd, ondersteunt. Vanaf begin 2012 is gewerkt aan de invoering van het nieuwe zaaksysteem. Gezien de grate veranderingen die zaakgericht werken met zich meebrengt, was het uitvoeren van een pilot van essentieel belang. Tijdens deze pilot kwam een aantal aspecten rondom zaakgericht werken bij elkaar: organisatie, werkwijze, medewerkers, zaaksysteem en processen. Vanwege het belang van deze pilot, en de daarin opgedane ervaringen, was besluitvorming over het vervolg pas mogelijk na de evaluatie van de pilot. LU os-he-sc-oci De pi,,rontngen werkt volgens norreen die zijn vesigetegd een handvesi chta iswerlening. Dit handvest vindt u op onze website of hunt u opvragen bij de &doling Communicatie en Kahinet, Publieksvoortichting; 050 316410 1
3. De vragen 1. De planning rondom TerZake is ooit in 2009 begonnen en heeft een lange aanloop gekend door ander andere een mislukte le aanbesteding. Kan het college aangeven waarom deze eerste aanbesteding is mislukt en dan met name op welke onderdelen van de aanbesteding er geen geschikte leverancier is gevonden? Antwoord: De eerste aanbesteding is ingetrokken omdat geen van de zes inschrijvingen voldeed aan de eisen die wij gesteld hadden. Een aantal aanbiedingen was niet compleet en deze aanbiedingen moesten op formeel juridische gronden warden afgewezen. Andere inschrijvingen voldeden niet aan eisen van technische aard, gebruikersvriendelijkheid en/ of functioneel beheer. 2. Bij de geslaagde aanbesteding zijn ongetwijfeld allerlei voorwaarden en prestatie indicatoren afgesproken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Het ziet er naar uit dat deze dus niet gehaald zijn aangezien er geen resultaat komt en het traject wordt stop gezet. Kan het college uitleggen bij wie de verantwoordelijkheden liggen van het mislukken van het project en of hier mogelijk nog schadeclaims uit voor kunnen vloeien door of voor beide partijen? Antwoord: Het contract met de opdrachtnemer is met instemming van beide partijen formeel beëindigd. Dit betekent dat beide partijen afzien van verdere stappen, zoals schadeclaims. Zoals in onze eerder genoemde brief van d.d. 18 september jl. aan uw Staten is vermeld, is het besluit am met de invoering van het nieuwe zaaksysteem te stoppen gebaseerd op een viertal argumenten. 3. In de brief lezen wij dat de schade maximaal 450.000,-- zal bedragen. Is dit bedrag incl. de aan het project bestede uren van provinciale medewerkers? incl. mogelijke ziekteverzuimkosten (mochten die er geweest zijn)? Incl. de nu volgende afbouw kosten op materieel zowel als immaterieel niveau? Antwoord: Het bedrag van 450.000,-- is het totaal van de betalingen aan de leverancier van het zaaksysteem, door het opzeggen van de overeenkomst met de leverancier is dit bedrag een desinvestering. Zoals de brief vermeldt is er daarnaast gedurende de afgelopen periode een groat aantal interne uren, bekostigd uit de reguliere middelen binnen de forrnatie, besteed. Wij beschikken niet over indicaties dat het project tot extra ziekteverzuim geleid zou hebben, en dus ook niet tot extra kosten op dit gebied. 4. In de brief van de OR van 30 september jl. wordt gesproken over een schadepost van 2,8 miljoen. Kan het college aangeven waar dit verschil vandaan komt? Antwoord: Het genoemde bedrag is het totaal van de realisatiekosten van het project vanaf het begin (2009). Hierin opgenomen zijn interne uren en externe uitgaven, zoals de kosten van de leverancier (de eerder vermelde 450.000,--), externe inhuur en overige kosten, zoals aanvullende software en opleidingen. De uren van direct betrokken medewerkers zijn bekostigd uit het projectbudget en de uren van indirect betrokken medewerkers zijn gedekt binnen het reguliere AKP budget en binnen de formatie van alle bij het project betrokken afdelingen. 2
5. U geeft aan dat, afhankelijk van de onderhandelingen met de leverancier, de kosten circa 10% lager uit kunnen vallen. Lijkt U dit een slimme opmerking richting de leverancier aangezien de onderhandelingen op het moment van de brief nog liepen? Antwoord: Wij voelden ons verplicht om uw Staten goede inzage te geven in de kosten die gemoeid zijn met het beeindigen van het contract met de leverancier. Dat staat ulteraard op gespannen voet met de onderhandelingspositie van de provincie ten opzichte van deze leverancier. Wij hebben onze plicht am te informeren voorrang gegeven. Een andere optie was om uw Staten vertrouwelijk te informeren, daar hebben wij vanwege transparantie in dit geval niet voor willen kiezen. 6. Het college geeft aan dat er voldoende aanknopingspunten en deelproducten zijn waarmee de organisatie verder kan. Is hier ook een geldelijke waardering aan te geven? Antwoord: Het vertalen near een geldelijke waarde van producten van dit project is erg lastig. In dit project is immers gewerkt aan de introductie van zaakgericht werken als nieuwe werkwijze van informatiebeheer (opslag, kennisdeling en ontsluiting van informatie) en aan de ontwikkeling van het daaraan ondersteunende systeem Verseon. Daarbij gaat het om de ontwikkeling van de benodigde functionaliteiten en werkwijze en cultuur in de organisatie. Het daadwerkelijk hergebruik van gereed gekomen producten is afhankelijk van de nag te maken keuzes voor het vervolg van zaakgericht werken. 7. Het lijkt er op dat er op 2 sporen zaken mis zijn gegaan, nanielijk op het technische vlak en op het personele/organisatorische vlak. Liepen deze 2 sporen in de planning gelijk op? Is dit 2 sporen beleid ergens los gelaten? C.q. als de techniek sneller bleek te gaan dan de mensen aankonden of omgekeerd zijn er dan maatregelen geweest om dit bij te stellen? Zo ja, op welk moment en op welk gebied? Antwoord: De genoemde twee sporen zijn gedurende het project voortdurend op elkaar afgestemd. Een belangrijke randvoorwaarde was dat de medewerkers en de organisatie klaar moesten zijn voor het gebruiken van het nieuwe zaaksysteem, voordat dit ingevoerd zou kunnen warden. Deze randvoorwaarde is continue leidend geweest bij het vaststellen van de planningen. Evaluatie meet uitwijzen of dit adequaat is gebeurd en welke lessen hieruit zijn te trekken voor de toekomst. 8. In de brief lezen wij dat er nu verder gewerkt gaat worden met bestaande systemen. Als die systemen eerder onvoldoende waren, waarop baseert het college dan de zekerheid dat dit nu wel gaat werken? Antwoord: Onze ambities op het gebied van zaakgericht werken en verdere digitalisering van de informatiehuishouding blijven onverkort bestaan. Deze ambities hebben te maken met de eerder genoemde noodzaak om de informatiehuishouding op orde te brengen, zoals in 2009 werd onderkend, en het streven van de minister naar een volledig digitale overheid in 2017. Bij het vervullen van deze ambitie spelen cultuuraspecten met betrekking tot informatiehuishouding, werkwijze en ondersteunende systemen een rol. 3
Met de huidige systemen kan zonder ingrijpende aanpassingen niet worden voldaan aan de ambitie. Er moet voorlopig echter nog wel met deze systemen gewerkt worden. Om dat mogelijk te maken wordt momenteel gewerkt aan een inventarisatie van de noodzakelijke maatregelen voor de technische stabilisatie van de bestaande systemen. Hierbij kan gedacht worden aan het upgraden naar nieuwe versies van bestaande systemen of componenten daarvan. Deze inventarisatie leidt tot een advies over maatregelen op de korte en de middellange termijn. Tijdens deze inventarisatie wordt oak onderzocht welke functionaliteiten van deze nieuwe versies bestaande issues of wensen binnen de provincie kunnen oplossen dan wel vervullen. Dit advies is input voor de aanpak voor het vervolg van de invoering van zaakgericht werken en wordt daarin gecombineerd met de eerder genoemde aspecten zoals werkwijze en cultuuraspecten. 9. Heeft het college de indruk dat de aansturing en het volgen en begeleiden van de trajecten vanuit het MT voldoende is geweest en dat er tijdig en afdoende werd ingegrepen? Antwoord: Ja. Evaluatie van het project kan op dit punt mogelijk tot verbetervoorstellen leiden, een en ander onder het motto: het kan altijd beter. De provincie wil immers een lerende organisatie zijn. 10. Is het college het met de SP eens dat er om verder te kunnen met een positieve insteek van de noodzakelijke verder ontwikkelingen rondom het zaaksysteem er eerst intern samen met de OR geevalueerd moot warden? En dan vervolgens extern beoordeeld moet worden hoe deze evaluatie tot een goede nieuwe opzet en aanpak kan leiden? Antwoord: Wij moeten inderdaad lering trekken uit de resultaten van de pilot en het project. Deze lessen moeten worden meegenomen in de aanpak voor het vervolg. Over de vorm en aanpak van de evaluate, de te onderzoeken evaluatiepunten en de rol daarbij van de OR vindt overleg met de OR plaats. Daarbij wordt ook de brief van de OR van 30 september jl. betrokken. 11. Is het college bereid om de brief van de OR van 30 september jl. als handvat voor een verdere aanpak te gebruiken en daar bij het MT werk van te maken? Antwoord: Zie het antwoord op vraag 10. 12. Naar mening van de SP komen wij er niet door simpelweg het vervolgtraject vast te stellen zoals het college voor stelt. Weten wij nu wel waar wij naar toe willen? Is er iemand die alio, nu nog losse onderdelen, tot een samenhangend geheel weet te smeden? En voldoen wij dan straks met de voorgestelde aanpak aan alle eisen die aan ons gesteld warden met betrekking tot integriteit, beschikbaarheid, authenticiteit en vertrouwelijkheid van gegevens waardoor de provincie in gevaar zou komen? Zijn wij nu überhaupt goed onderweg om het interne proces rondom zaakgericht werken in de organisatie in te bedden en tot een goede afronding te kunnen komen? Antwoord: De aspecten die u noemt zijn allemaal belangrijk. Zoals u in de eerder genoemde brief heeft kunnen lezen, heeft een deel van deze aspecten een rol gespeeld bij de besluitvorming rondom de invoering van 4
het nieuwe zaaksysteem. Onze verwachting is dat zaken als een integrale aanpak, informatiebeveiliging, organisatie en werkwijze met het juiste gewicht in de nieuwe aanpak terugkomen. 4. Afsluiting Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geinformeerd. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Groningen:, voorzitter., secretaris. r 5