PERSONEELSHANDBOEK september 2015 - versie 1.6
INHOUDSOPGAVE 1. ARBEIDSVOORWAARDEN 2. BEDRIJFSREGELINGEN 3. HUISREGELS EN CONTRACTEN
OVER DIT HANDBOEK Dit handboek is geschreven omdat Student4Care haar medewerkers inzicht wil geven over haar arbeidsvoorwaarden en bedrijfsregelingen. Dit personeelshandboek is van kracht met ingang van 1 juni 2014. De regelingen in dit handboek gelden voor alle medewerkers die op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaam zijn bij Student4Care (hierna te noemen werkgever ), tenzij schriftelijk tussen directie en medewerker anders is overeengekomen. Bepalingen in de arbeidsovereenkomst hebben altijd prioriteit boven bepalingen in het handboek. In het Personeelshandboek wordt onderscheid gemaakt tussen arbeidsvoorwaarden (hoofdstuk 1), bedrijfsregelingen (hoofdstuk 2) en huisregels (hoofdstuk 3). Wij beschouwen dit handboek als rechtsgeldige aanvulling op de afspraken die met je zijn gemaakt in je arbeidsovereenkomst. Het personeelshandboek is dan ook onlosmakelijk verbonden met de arbeidsovereenkomst. Dit personeelshandboek is vooral bedoeld als praktische leidraad voor de meest voorkomende vragen en wordt naar aanleiding van de praktijk steeds verder aangepast. Maatregelen die door de overheid zijn opgelegd zijn bindend, ook al zijn deze maatregelen niet opgenomen in het handboek arbeidsvoorwaarden, bedrijfsregelingen en huisregels. Mocht je vragen hebben over de inhoud van het handboek, dan kan je contact opnemen met Student4Care.: Student4Care Maliesingel 29 3581 BJ UTRECHT tel.: 030 277 01 97 e-mail: info@student4care.nl
1. ARBEIDSVOORWAARDEN 1.1 Schriftelijke vastlegging Aanstelling geschiedt voor bepaalde tijd. De medewerker ontvangt de arbeidsovereenkomst (in tweevoud met het verzoek 1 exemplaar ondertekend retour te zenden), alsmede een (digitaal) exemplaar van het personeelshandboek. In de arbeidsovereenkomst worden tenminste vermeld: 1. de naam en woonplaats van Student4Care en van de medewerker; 2. de datum van indiensttreding; 3. de functie van de medewerker; 4. de termijn van uitbetaling; 5. de gebruikelijke arbeidsduur per week; 6. de duur van het dienstverband; de duur van de proeftijd; 7. de duur van de door partijen in acht te nemen opzegtermijnen; 8. het overeengekomen salaris; 9. de aanspraak op vakantie; 10. het concurrentiebeding. De medewerker geeft, door ondertekening van de arbeidsovereenkomst, te kennen, akkoord te gaan met de inhoud van de arbeidsovereenkomst, de arbeidsvoorwaarden, bedrijfsregelingen, huisregels en andere daarin opgenomen bepalingen. 1.2 Indiensttreding Het dienstverband vangt aan met een proeftijd van: 1 maand, indien het dienstverband voor onbepaalde tijd, korter dan twee jaren, wordt aangegaan; Gedurende de proeftijd zijn zowel werkgever als werknemer gerechtigd het dienstverband op te zeggen, al dan niet met onmiddellijke ingang. 1.2.1 Legitimatieplicht Gedurende het dienstverband dient de medewerker altijd in het bezit te zijn van een geldige legitimatie vanwege de wettelijke identificatieplicht. Student4Care dient te allen tijde in het bezit te zijn van een kopie van een geldig legitimatiebewijs. Deze kan je per e-mail sturen aan ijze@student4care.nl. De identiteit mag niet worden vastgesteld aan de hand van het rijbewijs. Student4Care voert zelf geen controles uit op naleving van de identificatieplicht. Alle gegevens van de medewerker worden door Student4Care vertrouwelijk behandeld. Onder een legitimatiebewijs wordt verstaan: Nederlands paspoort; Europese identiteitskaart; Identiteitskaart Nederlandse Gemeenten (VNG-kaart); Verblijfsdocumenten A tot en met F; Paspoort van een land van de Europese Unie (EU); Paspoort van een niet-eu-land met verblijfsvergunning. Buitenlandse medewerkers dienen tevens in het bezit te zijn van een geldige verblijfsvergunning en een werkvergunning. Bij indiensttreding ontvangt Student4Care van de medewerker een kopie van het identiteitsbewijs en de verblijfsdocumenten. 1.2.2 Persoonsgegevens Relevante veranderingen met betrekking tot persoonsgegevens (burgerlijke staat, geboorte, adres etc.) dienen door de medewerker onmiddellijk na het bekend worden van de mutatie aan Student4Care doorgegeven te
worden. Dit kun je doen door een e-mail te sturen aan ijze@student4care.nl. 1.3 Arbeidsongeschiktheid Indien je wegens ziekte en/of ongeval niet in staat bent te werken, zorgt Student4Care niet voor loondoorbetaling volgens de Wet Uitbreiding Loondoorbetalingplicht bij Ziekte (WULBZ). 1.3.1 Ziekmelding Voor zieke medewerkers gelden de volgende bindende afspraken: Ziekmelding en/of arbeidsongeschiktheid: o o vóór 09.00u telefonisch melden bij Student4Care; Persoonlijk inlichten van de opdrachtgever. Dit mag niet via een collega of ander worden gedaan. Bovenstaande regel geldt tevens bij melding van herstel. De medewerker neemt zelf contact op met Student4Care en de opdrachtgever. Ziekmeldingen door anderen wordt niet geaccepteerd. Bij de ziekmelding is de volgende informatie relevant: o Naam, privé telefoonnummer (voorhanden bij Student4Care); o Eventueel afwijkend verpleegadres en telefoonnummer; o Aard van de ziekte en klachten (griep, ongeval etc.); o Wat is de vermoedelijke duur; o Eventuele gevolgen voor het werk.! Doet zich een verandering voor in de situatie van de medewerker die voor de werkgever van belang is, dan dient de medewerker zo spoedig mogelijk contact op te nemen met de leidinggevende (b.v. wijziging verpleegadres). Wijzigingen kunnen worden doorgegeven volgens procedure ziek- en herstelmelding. 1.3.2 Eerste ziektedag Met iedere medewerker kan vanaf de eerste dag van het verzuim contact worden opgenomen door een bedrijfsverpleegkundige (afhankelijk van informatie en/of verzuimhistorie kan een direct spreekuuroproep plaatsvinden). 1.3.3 Bereikbaarheid tijdens ziekte Er wordt van je verwacht dat je altijd bereikbaar bent. Wanneer je op een ander adres dan je woonadres verblijft, dien je dit bij je ziekmelding aan te geven. Uiteraard mag je het adres waar je verblijft verlaten voor een bezoek aan je (huis)arts of therapeut. 1.4 Vakantie Het opnemen van vakantiedagen door de medewerker gebeurt altijd in overleg met de leidinggevende en opdrachtgever en na akkoord van de leidinggevende. Wij raden de medewerker dan ook aan pas een vakantie te boeken als hij dit akkoord heeft ontvangen. Bij het plannen van vakantiedagen houdt de medewerker rekening met de voortgang van de werkzaamheden voor zover deze hem redelijkerwijs bekend kunnen zijn. In overleg met de leidinggevende kan maximaal drie weken achtereen vakantie opgenomen worden. Bij incidentele gevallen kan de medewerker, na overleg en toestemming van de leidinggevende, langer dan drie weken vakantie opnemen. Indien de medewerker werkzaam is bij een opdrachtgever, gebeurt de planning van vakantiedagen ook altijd in overleg met de opdrachtgever. 1.4.1 Feestdagen - vrije dagen De volgende dagen gelden bij Student4Care als vrije dagen: nieuwjaarsdag, 2e Paasdag, Koninginnedag, Hemelvaartsdag, 2e Pinksterdag, 1e Kerstdag en 2e Kerstdag. Deze dagen worden niet doorbetaald. 1.4.2 Bijzonder verlof Bij overlijden geldt dat familieleden van de geregistreerde partner van de medewerker vallen onder 1 e - en 2 e - graads familie.
1.5 Uitdiensttreding Bij beëindiging van het dienstverband ontvangt de medewerker:! Het loon over de laatste maand tot de datum van uitdiensttreding;! Afrekening van andere inkomensbestanddelen, zoals vakantietoeslag naar rato tot de datum van uitdiensttreding;! Uitbetaling van resterende vakantierechten, berekend tot de datum van uitdiensttreding, tenzij anders overeengekomen;! De werknemer ontvangt geen vakantiegeld en toeslag, aangezien deze kosten maandelijks worden uitbetaald.
2. BEDRIJFSREGELINGEN 2.1 HR-cyclus Deze cyclus richt zich op het evalueren en ondersteunen van de werkzaamheden van de medewerkers. Gekeken wordt naar de prestaties van de medewerker en het functioneren bij de opdrachtgever. Zodra een medewerker in dienst is bij Student4Care, vindt er op individueel niveau in de eerste of tweede week een telefoongesprek plaats. Hierin wordt gekeken naar het functioneren sinds de start. Als vervolg hierop wordt (minimaal) eens in de twee maanden een telefonisch vervolggesprek gehouden. Wanneer een medewerker Student4Care verlaat, wordt in een afrondend gesprek het functioneren van de medewerker en van Student4Care besproken. 2.2 Vervoer 2.2.1. Reizen met openbaar vervoer Openbaar vervoerkosten voor woon-werkverkeer worden (in sommige gevallen tot maximaal 6,00 per dag vergoedt) op basis van tweedeklastarief. Tenzij anders met je overeengekomen. Belangrijk: Om deze reiskosten te declareren is het van belang om het declaratieformulier in te vullen via Pep Flex, lees hierover meer onder punt 3.2. 2.2.2. Reizen met auto Reiskosten voor het woon-werkverkeer die met eigen vervoer gemaakt worden, worden vergoed op basis van 0,19 per kilometer. Het aantal kilometers wordt berekend aan de hand van de kortste weg volgens de routebeschrijving in Pep Flex. Belangrijk: Om deze reiskosten te declareren is het van belang om het declaratieformulier in te vullen via Pep Flex, lees hierover meer onder punt 3.2. 2.3 Pensioen Student4Care is aangesloten bij het pensioenfonds StiPP. De regeling ziet er als volgt uit:! De StiPP basisregeling Deze basisregeling geldt voor iedereen die start als medewerker bij Student4Care. Na 26 aaneengesloten weken waarin gewerkt is, start je met het opbouwen van pensioen. 2.4 Contact Een keer per maand, op de vierde woensdag van de maand, organiseert Student4Care een scholing ten behoeve van jouw persoonlijke ontwikkeling en kennis. We zien graag dat je hierbij aanwezig bent. Uiteraard is het team van Student4Care altijd bereid om je te helpen waar dit mogelijk is. Schroom daarom nooit om contact op te nemen. Student4Care is er voor jouw ontwikkeling, en te allen tijde te bereiken. Als je tegen problemen aan loopt bij het uitvoeren van jouw werkzaamheden overleg dan altijd eerst met de verantwoordelijk apotheker. Indien je er niet uitkomt, kun je contact met Student4Care opnemen: Stefan Ottenbros info@student4care.nl 06 53 97 41 22 IJze de Vries ijze@student4care.nl 06 30 127 266 Lotte Lummen lotte@student4care.nl 06 30 106 891
3. HUISREGELS 3.1 Reiskosten, -tijden en afstanden. 3.1.1 Reisafstanden Alle reisafstanden van medewerkers worden berekend vanuit hun woonplaats, tenzij tussen Student4Care en de medewerker schriftelijk anders zijn overeengekomen. De genoemde regeling geldt voor werkzaamheden in Nederland tenzij anders vermeld. 3.1.2 Reistijden - overnachtingen Detachering waarbij de reistijd langer bedraagt dan 1 uur gebeurt na overleg met de medewerker. Bij een plaatsing waarbij de reistijd langer bedraagt dan 1 uur die langer duurt dan één maand zal Student4Care na overleg met de medewerker maatregelen treffen die zo optimaal mogelijk aansluiten bij de omstandigheden van de medewerker. Plaatsing op een opdracht dat inhoudt dat de medewerker ter plekke moet overnachten, vindt plaats in overleg met de medewerker. Voor de overnachtingen wordt door de opdrachtgever of door Student4Care een goede accommodatie met alle gebruikelijke voorzieningen en voldoende privacy geregeld. 3.1.3 Urenverantwoording Indien voor opdrachtgevers of (tijdelijk) intern wordt gewerkt, houdt de medewerker de door de opdrachtgever gevraagde urenregistratie bij. De juistheid en volledigheid van de urenregistratie is voor Student4Care van essentieel belang als basis voor facturering aan opdrachtgevers. Indien blijkt dat de urenregistratie onjuist is ingeleverd vordert Student4Care met terugwerkende kracht het te veel uitgekeerde loon terug.! De mensen die aan de slag gaan/zijn bij een zorginstelling, die werken met Pep Flex en Pep Grid.! De mensen die werken bij een apotheek of een andere zelfstandige opdrachtgever of keten van apotheken werken, werken met Pep.! Let op: Pep werkt mogelijk niet goed met Mozilla Firefox, gebruik dus een andere browser. 3.2. Verloop eerste dag, urenregistratie en planning Als je bij Student4Care begint met werken en je hebt je eerste dag/week gehad bij een opdrachtgever, dan horen we graag hoe het is gegaan. Wij zijn er voor jou, en willen je graag helpen bij eventuele uitdagingen. IJze is hiervoor de aangewezen persoon. We verwachten daarom van je dat je na je eerste dag, contact opneemt met IJze om je dag te bespreken. Dit is bij elke nieuwe opdrachtgever waar je aan de slag gaat. Voor het verwerken van je uren, of bijvoorbeeld aantallen reviews, zie hieronder. 3.2.1 Pep Flex Uren registreren Bij Student4Care werken we met Pep Flex, een nieuw systeem waarin jij online je uren kan registreren en doorgeven. Gewerkte uren van jou kunnen er eenvoudig, digitaal en foutloos in worden verwerkt. Je vult namelijk online je urenbriefje in. De opdrachtgever voor wie je werkt controleert, corrigeert en fiatteert jouw ingevulde uren. Aan de slag Om je uren (of aantallen) te kunnen registreren log je eerst in op pepme.net. De eerste keer doe je dit door op de link in de activatiemail te klikken. Die activatiemail heb je als het goed is ontvangen bij de start van je dienstverband. Na het activeren kan je in vervolg overal inloggen via pepme.net. Met je persoonlijke inlogcode kan je eenvoudig de uren/aantallen registreren bij het bedrijf of de afdeling waar je werkt. Hierop zijn een aantal voorwaarden van toepassing:! Je uren/aantallen registreer je in je 'job', die wordt door Student4Care voor je klaargezet in je persoonlijke account in Pep.! Reiskosten? Dan zie je bij je job ook de mogelijkheid om een declaratie in te vullen voor je reiskosten.! Een week loopt van maandag tot en met zondag.! Je dient uiterlijk zondag om 23.59u al je uren/aantallen en reiskosten van de afgelopen week in Pep te hebben gezet. Dit om jezelf te verzekeren van loon voor al je gewerkte uren.
! Let op: Bij Aafje heb je maximaal 48 uur na het afronden van een dienst de tijd, om je uren in Pep te zetten. Net zolang als je hebt voor het e-mailen van je werkbriefje naar Aafje. Het is dus handig om je uren in Pep te zetten op het moment dat je je werkbriefje naar Aafje mailt. Als je op de juiste manier de uren invult zal over het aantal uren dat je hebt gewerkt geen enkel misverstand meer ontstaan. Prettig voor jou, prettig voor onze opdrachtgevers en voor onszelf natuurlijk. Student4Care en Pep, we all benefit. 3.2.2 Reiskosten In Pep Flex is het tevens heel eenvoudig om je reiskosten te declareren. Je kan deze eenvoudig invullen. Daarnaast voeg je in Pep bij de:! Declaratie reiskosten OV: een transactieoverzicht van je OV-chipkaart van de afgelopen periode (per vier weken). 3.2.3 Pep Grid Beschikbaarheid Daarnaast maken we ook gebruik van Pep Grid. Dit is het systeem waarin jij je beschikbaarheid kan doorgeven. Alles omtrent jouw uren is door gebruik van Pep Flex en Grid online eenvoudig in te vullen, bij te houden en te wijzigen. Op Pep Grid zijn ook een aantal spelregels van toepassing:! Op dit moment wordt Pep Grid alleen actief gebruikt voor zorginstellingen.! Je standaard beschikbaarheid wordt door Student4Care ingesteld op maandag tot en met zondag van 00.00u tot 23.59u.! Het is aan jou de taak om de beschikbaarheid aan te passen, zodat je in wordt geroosterd op diensten wanneer je daadwerkelijk beschikbaar bent. Dit aanpassen kan je doen tot woensdagavond 23.59u de week ervoor. Dus woensdag 29 juli 2015 om 23.59u pas je uiterlijk je beschikbaarheid aan voor de week van 3 tot en met 9 augustus, enz. Je kan hierbij ook eenvoudig je beschikbaarheid voor meerdere weken aanpassen, of bijvoorbeeld een training wekelijks terug laten komen.! Voor een dienst minder dan 18 uur in de toekomst, nemen we altijd eerst contact met je op voordat we je inplannen.! Let op: sta je ingepland en kan je niet? Dan is het aan jou de taak om de dienst te ruilen met een van je collega s.! Let op: je diensten kunnen wijzigen tot 24 uur voor je dienst, houd dat goed in de gaten in Pep Grid. Kom je er niet uit? Vraag dan naar de handleidingen. 3.3 Einde arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd 3.3.1 Verlenging arbeidsovereenkomst De arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd zal uiterlijk twee maanden voor het verstrijken van het contract over een tijdelijke verlenging van de arbeidsovereenkomst of over een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd worden beslist. 3.3.2 Getuigschrift Bij uitdiensttreding verstrekt Student4Care op verzoek van de medewerker een getuigschrift indien het dienstverband langer dan twee maanden heeft geduurd. In het getuigschrift zullen in ieder geval zijn opgenomen: de aard van de verrichte arbeid en de duur van het dienstverband. 3.3.3 Einde dienstverband Indien de werknemer het contract beëindigd, mag dit met een brief met handtekening. Indien de werkgever het contract beëindigd is dit tijdens de proeftijd of na verloop van het contract, met inachtneming van een maand opzegtermijn.