apport isitatie Stichting Museum Catharijneconvent Utrecht
voorwoord Voorwoord Kan het eigenlijk wel, een museum visiteren? De visitatiecommissie stelde vast dat als een museum aan een dergelijke proef wil meewerken, zoals het Museum Catharijneconvent, dat op zich al iets zegt over durf en visie. We kregen een uitgebreide zelfevaluatie te lezen, maar wat hebben we gezien en gehoord? Een open en betrokken houding van directie en medewerkers. Veel ideeën en opvattingen over wat beter kan en moet. En ons advies? Ga nu aan de slag op basis van concrete markante doelen. Herpositioneer het museum en kies scherp. Wij danken directie en medewerkers voor de plezierige en openhartige ontvangst en gesprekken. Het heeft inspirerend en aanstekelijk gewerkt. Namens de visitatiecommissie, Aad Meijboom, voorzitter 2
Inhoudsopgave Inhoudsopgave Voorwoord 2 Inhoudsopgave 3 Inleiding 5 Hoofdstuk 1: Algemeen 6 1.1 Inleiding 6 1.2 Missie 6 1.3 Stakeholders 7 1.4 Beleidsprioriteiten van het ministerie 7 1.5 Raad van Toezicht 8 1.6 Operationaliseren van beleidsontwikkeling 8 Hoofdstuk 2: Publiek 10 2.1 Inleiding 10 2.2 Vaste presentatie 10 2.3 Tentoonstellingsprogramma 11 2.4 Publieksbegeleiding 11 2.5 Evenementen 12 2.6 Marketing en PR 13 2.7 Toegankelijkheid in nieuwe media 14 Hoofdstuk 3: Collectie 15 3.1 Inleiding 15 3.2 Collectiebeleid 15 3.3 Collectiebeheer 15 3.4 Digitale toegankelijkheid collectie 16 3.5 Activering en mobiliteit collectie 16 Hoofdstuk 4: Wetenschap 17 4.1 Inleiding 17 4.2 Kwaliteit en kwantiteit onderzoek 17 4.3 Wetenschappelijke omgeving 17 4.4 Kwaliteitsborging en output 18 4.5 Delen van kennis met derden 18 Hoofdstuk 5: Bedrijf 19 5.1 Inleiding 19 5.2 Organisatie 19 5.3 Personeel 20 5.4 Planning en Control 21 5.5 Veiligheid 21 5.6 Kwaliteitszorg 21 5.7 Sponsoring 22 5.8 Huisvesting 22 3
Inhoudsopgave Hoofdstuk 6: Samenvattende conclusies 23 6.1 Inleiding 23 6.2 Conclusies algemeen 23 6.3 Conclusies publiek 24 6.4 Conclusies collectie 24 6.5 Conclusies wetenschap 25 6.6 Conclusies bedrijf 25 Bijlage 1: Visitatie: basisdocumenten voor kwaliteitszorg in musea 26 Bijlage 2: Programma visitatiebezoek 36 Bijlage 3: Beoordelingskader t.b.v. visitatiecommissie musea 37 4
inleiding Inleiding Dit rapport beschrijft de bevindingen van de visitatiecommissie Museum Catharijneconvent die de volgende vragen als leidraad heeft meegekregen: Geeft de zelfevaluatie van dit museum een getrouw beeld van de werkelijkheid in dit museum? Zo nee, op welke punten signaleert u afwijkingen en in welke zin? Geef op grond van uw bevindingen adviezen aan het museum (Bijlage 1, p. 26). Om deze vragen te kunnen beantwoorden is in opdracht van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen een visitatiecommissie (hierna te noemen commissie) samengesteld die bestond uit de volgende leden: Dhr. A.J. Meijboom, Korpschef regiopolitie Rotterdam-Rijnmond en tevens voorzitter van de commissie. Dhr. J. Vranken, algemeen directeur van het Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen (NBTC). Drs. L.E.H. Vredevoogd, voormalig voorzitter van de Nederlands Vlaamse Accreditatie Organisatie (NVAO). Mw. E. Taburet-Delahaye, directeur Musée du Moyen Age, Cluny (Frankrijk). Als toegevoegd secretaris van de commissie en tevens opsteller van het rapport fungeerde mw. drs. G.J. Wold. De commissie bepaalt haar eigen werkwijze en heeft voor de volgende instrumenten gekozen: Ten eerste heeft zij kennis genomen van de inhoud van de Zelfevaluatie en bijlagen van november 2008 van het museum die is opgesteld volgens de richtlijnen, zoals omschreven in de publicatie: Visitatie: basisdocumenten voor kwaliteitszorg in musea (bijlage 1). Als voorbereiding op de visitatie zelf heeft een verkennend gesprek plaatsgevonden. Om de inhoud van het rapport te kunnen staven aan de werkelijkheid heeft ten tweede een visitatiebezoek plaatsgevonden op 15 januari 2009. Tijdens deze dag heeft de commissie gesproken met betrokkenen binnen en uit de omgeving van de te visiteren instelling (bijlage 2). Tevens heeft zij kennis genomen van een selectie van de publicaties van het museum en heeft zij de sfeer van een museum in bedrijf kunnen proeven. Aan het eind van de dag heeft de commissie haar voorlopige bevindingen meegedeeld aan de directie. De definitieve bevindingen van de commissie zijn ten slotte neergelegd in het voorliggende rapport. Alhoewel de commissie zich bij haar beoordeling heeft gebaseerd op de richtlijnen Beoordelingskader t.b.v. visitatiecommissie musea (bijlage 3) heeft zij het instrument ten behoeve van de beoordeling van Museum Catharijneconvent slechts gebruikt in de zin van richtinggevend bij het beantwoorden van de vragen. Met het beantwoorden van de vragen wordt in dit rapport dan ook nadrukkelijk bedoeld het beschrijven van de status quo en het doen van aanbevelingen. Gelet op haar bevindingen (zie hiertoe ook paragraaf 1.1) acht de commissie het niet wenselijk om daarbij uitspraken te doen in de zin van voldoende, onvoldoende of goed, slecht. Dit betekent nadrukkelijk niet dat sprake is van vrijblijvendheid en de commissie adviseert het museum dan ook om zeer voortvarend met de aanbevelingen aan de slag te gaan, ten einde echt goed voorbereid te zijn op de toekomst of zoals het museum dit zelf verwoordt klaar te zijn voor de start. In dit rapport is het visitatieproces gespecificeerd rondom vijf aandachtsgebieden, te weten algemeen, publiek, collectie, wetenschap en bedrijf. Elk gebied is opgesplitst in een aantal relevante deelvragen die in de hoofdstukken 1 tot en met 5 van dit rapport aan bod zullen komen. Een samenvattend oordeel van de commissie is opgenomen in hoofdstuk 6. 5
Hoofdstuk 1: Algemeen 1 Algemeen 1.1 Inleiding Naast een oordeel over een aantal specifieke deelvragen past hier een algemeen woord van de commissie over Museum Catharijneconvent en zijn medewerkers. De commissie is onder de indruk van de positieve sfeer die er heerst en het enthousiasme en de inzet van de medewerkers. Vooral de betrokkenheid en de wil om het nu echt anders te gaan doen werd niet alleen onder directie en management, maar door de hele organisatie heen gevoeld. In de ogen van de commissie een uiterst positief gegeven. De zelfevaluatie, zoals door het museum opgesteld, heeft de commissie nog te weinig als richtinggevend ervaren. Zij miste de kern waardoor deze vraag als het ware de leidraad ging vormen tijdens de visitatiedag. Ook viel het de commissie op dat nog heel veel zijn beslag moet krijgen in de praktijk en dat een balans gevonden moet worden tussen de erfenis uit het verleden en de nieuwe richting die het museum wil inslaan. Met inachtneming van dit laatste ware het wellicht beter geweest om het museum in een later stadium te visiteren. Het museum heeft de visitatie voor nu bedoeld als een moment van bezinning, van evaluatie en stimulatie. De commissie kan deze redenatie volgen omdat Museum Catharijneconvent deelneemt aan een pilot waarbinnen het visitatiesysteem, zoals door de Vereniging van Rijksgesubsidieerde Musea opgesteld, wordt getest in de praktijk. In de onderstaande paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen passend bij het beoordelingsgebied algemeen. 1.2 Het museum heeft een relevante missie en past die bij beleidsontwikkeling consequent toe De commissie heeft kennis genomen van de missie van het museum die luidt: Museum Catharijneconvent is het museum voor christelijke kunst en cultuur in Nederland. Onze belangrijkste doelstelling is een breed publiek inzicht te bieden in de historische en eigentijdse waarde van christelijke kunst en cultuur. Door de invloed van het christendom op de Nederlandse samenleving inzichtelijk te maken hopen wij te bereiken dat bezoekers meer begrip krijgen voor hun huidige leefwereld. In deze context worden waar mogelijk ook belangrijke raakvlakken met andere culturen in onze samenleving in beeld gebracht. Museum Catharijneconvent beheert een unieke collectie kunst- en cultuurhistorische objecten uit het Nederlands christelijk erfgoed. Deze collectie vormt de basis van onze vaste presentaties. Naast de vaste exposities zijn er tijdelijke tentoonstellingen die een relatie hebben met het christelijk erfgoed en die aansprekende onderwerpen op een bijzondere manier in beeld brengen. Al deze exposities zijn interessant voor een breed publiek, waarbij ook kinderen belangrijke bezoekers zijn. In het algemeen laat het begrip missie zich omschrijven als de bestaansreden, de identiteit en de normen en waarden of gedragspatronen van een organisatie. Wat willen wij langs welke weg bereiken en welke waarden vinden wij daarbij belangrijk? Gelet op deze definitie wil de commissie het museum de volgende aanbevelingen meegeven: Het eerste deel van de missie zegt iets over de bestaansreden van het museum, echter dit kan nog scherper worden geformuleerd, met aandacht voor de normen en waarden die het 6
Hoofdstuk 1: Algemeen museum wil uitdragen. Goede bouwstenen zijn terug te vinden in de zelfevaluatie van het museum. Hier valt te lezen: Gezien de collectie en de ontstaansgeschiedenis van het museum is en blijft het christendom in Nederland de basis van wat het Catharijneconvent wil tonen. Het museum wil dat verhaal met respect vertellen en op een manier die velen aanspreekt: gelovigen en niet-gelovigen, jongeren en ouderen, oude en nieuwe Nederlanders. Daarbij wil het museum niet als een pleaser alle partijen tegemoet komen, maar een toegevoegde waarde brengen die recht doet aan dit specifieke, zelfs bedreigde, erfgoed. De conclusie is dus: ga nog beter op zoek naar de kern. Het tweede deel van de missie is een aanzet tot een strategie maar zoals het nu is verwoord is het nog teveel een nadere uitwerking van het eerste en nog te algemene deel van de missie. Ook hier geldt dus: nog scherper en meer to the point formuleren. Pas dan kan een missie echt richtinggevend zijn en fungeren als de door het museum gewenste leidraad bij de verdere beleidsontwikkeling. 1.3 Het museum kent zijn stakeholders en betrekt hen op relevante momenten bij beleidsontwikkeling en evaluatie Het museum hanteert een brede opvatting van het begrip stakeholder. Genoemd worden: het publiek, de medewerkers, het ministerie van OCW, de stad Utrecht, locale, nationale en internationale collega-instellingen, wetenschappelijke instituten, de Vereniging van Vrienden van Museum Catharijneconvent, de stichtingen die aan de wieg van de oprichting van het museum hebben gestaan, kerken, de Raad voor Cultuur, het bedrijfsleven en het particuliere mecenaat. Het museum betrekt op relevante momenten zijn stakeholders bij de beleidsontwikkeling en evaluatie. Het valt de commissie daarbij in positieve zin op dat het museum zich ervan bewust is dat sommige stakeholders, bijvoorbeeld kerkelijke instanties, wel gekend worden in de beleidsontwikkeling maar in geen geval (anders dan in het verleden het geval was) die beleidsontwikkeling actief kunnen aansturen. Aanvullend valt het de commissie positief op dat het museum zijn medewerkers uitdrukkelijk positioneert als strategisch belangrijke stakeholders. Een brede opvatting van het begrip stakeholder vergt ook een systematisch stakeholdermanagement. Alhoewel het museum hier al een voorzichtig begin mee gemaakt heeft raadt de commissie het museum aan om een dergelijk management actief te voeren. 1.4 Het museum kent de beleidsprioriteiten van de bewindspersoon voor cultuur en geeft daar invulling aan In de zelfevaluatie valt te lezen dat het museum zijn plannen relateert aan de prioriteiten van de overheid, waaronder collectieregistratie, collectiemobiliteit, het digitaal ontsluiten van de collectie en meer algemeen aandacht voor de nationale canon, het betrekken van allochtone Nederlanders bij kunst en cultuur en aandacht voor kwaliteit. Het museum legt verantwoording af aan de overheid middels beleidsplannen, resultaatafspraken en jaarverslaglegging. Hierbij valt op te merken dat het museum zich aansluit binnen de eigen mogelijkheden en voor zover de wisselende beleidsprioriteiten van de opvolgende bewindspersonen passen bij de eigen missie en de eigen maatschappelijke taak. Een houding waar de commissie waardering voor heeft. De commissie heeft geen specifieke aanbevelingen. 7
Hoofdstuk 1: Algemeen 1.5 De Raad van Toezicht krijgt tijdig de relevante informatie en benut deze effectief voor de uitoefening van haar rol De Raad van Toezicht heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van de directie en de algemene gang van zaken in de stichting. De commissie is van mening dat de Raad tijdig wordt voorzien van relevante informatie, waaronder begrotingen en de jaarrekening en zeer goed op de hoogte is van alle belangrijke ontwikkelingen binnen het museum. Het is de commissie opgevallen dat de Raad een duidelijke beleidsmatige visie heeft over de verdere toekomst van het museum. Daarnaast functioneert de Raad als sparring partner voor de directie in de zin van steun bieden bij het maken van gewenste beleidskeuzes en de implementatie van beleid zonder zich te zeer te bemoeien met de dagelijkse gang van zaken binnen het museum. De samenwerking tussen de Raad en de directeur van het museum is verder gebaseerd op en gemodelleerd naar een Code Cultural Governance, hetgeen de commissie een goede zaak acht. De commissie heeft geen verdere aanbevelingen. 1.6 Het museum slaagt er in de beleidsontwikkeling te vertalen naar concrete plannen en activiteiten Het museum formuleert beleid en houdt daarbij rekening met de missie en de meerjarenbeleidsplannen op basis waarvan resultaatafspraken met het ministerie van OCW worden gemaakt. Het beleid wordt nader geconcretiseerd in jaarplannen van de afdelingen en een meerjarige tentoonstellingsprogrammering. De volgende functies worden daarbij onderscheiden: collectie, educatie, publiek en kennis. Verantwoording wordt vervolgens jaarlijks afgelegd in het jaarverslag en de jaarrekening. De commissie heeft met het museum kunnen constateren dat sprake is van een achterstand in met name het expliciet formuleren van beleid. Alhoewel het museum sinds 2008 werkt met strikte afdelingsplannen is daarbij nog te weinig sprake van een gestructureerde en planmatige werkwijze. Ook valt in de zelfevaluatie vaak te lezen dat nog veel zijn beslag moet krijgen in de praktijk maar is niet duidelijk hoe en op welke termijn de voornemens worden gerealiseerd. De organisatie is in die zin lerend maar nog teveel afwachtend. De formulering van beleidsontwikkeling veronderstelt een duidelijke visie op de toekomstige richting van het museum. Terecht kiest het museum daarbij de missie als zijn uitgangspunt. In paragraaf 1.2 is al geconstateerd dat deze missie nog niet scherp genoeg is geformuleerd en dus nog niet kan leiden tot concreet uitgewerkte plannen en activiteiten. In haar gesprekken met de medewerkers heeft de commissie verder kunnen constateren dat wel degelijk sprake is van een visie op de toekomst per museumfunctie met aandacht voor concrete doelstellingen op de korte en de lange termijn. Het is alleen niet of nog niet goed expliciet geformuleerd. Zij raadt het museum dan ook aan om zijn afwachtende houding te laten varen en te starten met de invoer van een planmatige en gestructureerde beleidscyclus met aandacht voor de voorbereiding, bepaling, implementatie en evaluatie van beleid. Het is daarbij de taak van de directie om dit proces te entameren en te stimuleren. 8
Hoofdstuk 1: Algemeen Een belangrijk neveneffect van het concretiseren van organisatiedoelstellingen en beleid is dat daarmee de betrokkenheid van de organisatie nog verder wordt vergroot. Dit geldt zeker als deze doelen ook actief en concreet worden doorvertaald naar afdelingen en individuele medewerkers. Een belangrijke voorwaarde voor succes is goede communicatie binnen en tussen de afdelingen en de commissie heeft kunnen constateren dat deze succesvoorwaarde inmiddels (in tegenstelling tot het verleden) in ruim voldoende mate aanwezig is. De commissie was zeer onder de indruk van de open en betrokken houding van de medewerkers en heeft het vertrouwen dat in onderling overleg veel gerealiseerd kan worden van wat het museum nu en in de toekomst voor ogen staat. Het is daarbij, zoals reeds eerder gezegd, zaak om nu te beginnen. 9
Hoofdstuk 2: Publiek 2 Publiek 2.1 Inleiding In de onderstaande paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen passend bij het beoordelingsgebied publiek. 2.2 De vaste presentatie biedt een relevant beeld van het verzamelgebied van het museum Museum Catharijneconvent beschikt over een omvangrijke collectie kunstvoorwerpen en gebruiksvoorwerpen die verband houden met de Nederlandse christelijke cultuur of daaruit zijn voortgekomen. Genoemd kunnen worden een grote verzameling middeleeuwse kunstvoorwerpen, waaronder beeldhouwkunst, paneelschilderijen, textilia en handschriften, een verzameling textilia uit de 17e -19e eeuw, devotionalia en bidprentjes en een bescheiden collectie hedendaagse religieuze kunst. Het museum bekleedt een uitzonderingspositie ten opzichte van de overige voormalige rijksmusea omdat het grootste deel van de collectie geen rijkscollectie is, maar door een aantal onderliggende stichtingen (bijvoorbeeld de Stichting Aartsbisschoppelijk Museum Utrecht) via de Stichting Het Catharijneconvent aan het rijk in bruikleen is gegeven. In zijn vaste opstelling heeft het museum duidelijk gekozen voor een esthetisch verantwoorde tentoonstelling van zijn topstukken conform de lijn van de religieuze tak van de nationale canon. De commissie acht deze opstelling zonder meer geslaagd en was onder de indruk van de kwaliteit en schoonheid van de getoonde voorwerpen. In die zin slaagt het museum er zeker in om zijn doelstelling, om ook niet religieuze bezoekers te boeien, te realiseren. Ook voldoet de presentatie ruimschoots aan de eisen op het gebied van conservering en veiligheid. Om zover te komen is het museum afgestapt van een tentoonstellingswijze die voortkwam uit de traditionele en verzuilde achterban en is gekozen voor een mix van rooms-katholieke naast oud-katholieke en protestantse voorwerpen op een wijze die een zo groot mogelijk publiek moet aanspreken. Een houding waar moed voor vereist is en die het museum in 2008 een prestigieuze prijs heeft opgeleverd, namelijk de Special Commendation of the European Museum Forum. De commissie heeft niet kunnen oordelen of de vaste presentatie een relevant beeld biedt van het verzamelgebied van het museum omdat dit verzamelgebied nog niet sluitend genoeg is gedefinieerd, anders dan christelijke kunst en cultuur in Nederland en de ambitie om relevante kunstwerken te verwerven uit het buitenland. Het museum mist nog een richtinggevend collectieplan (zie ook paragraaf 3.2.). De commissie raadt het museum aan om dit zo snel mogelijk op te pakken. Een groot deel van de collectie is niet toegankelijk voor het publiek; meer dan 97% van de collectie is opgeslagen in depot. Dit is meer dan gemiddeld hoog in vergelijking met andere musea maar heeft veel te maken met de enorme omvang van de collectie en de kwetsbaarheid van een deel van die collectie. Om de zichtbaarheid van de collectie te vergroten voert het museum een actief bruikleenbeleid en ontsluit het de collectie verder door middel van bestandscatalogi, gespecialiseerde tentoonstellingscatalogi, een publieksgerichte reeks boeken en rondleidingen in depots. Een andere en aanvullende manier om de zichtbaarheid van de collectie voor met name gewenst en eigentijds publiek te vergroten is digitalisering en ontsluiting van de collectie via internet (zie hiertoe ook paragraaf 3.4). 10
Hoofdstuk 2: Publiek 2.3 De programmering en uitvoering van de tijdelijke tentoonstellingen zijn van goede kwaliteit Het museum verzorgt op dit moment jaarlijks één kunsttentoonstelling en één cultuurhistorische tentoonstelling. In zijn zoektocht naar een nieuwe identiteit heeft het museum besloten om af te stappen van wetenschappelijke tentoonstellingen voor een kleine doelgroep met een gespecialiseerde belangstelling. Naar eigen zeggen draagt dit proces van vervreemding van de inhoudelijke basis een risico met zich mee maar doet het museum dit toch omdat de hedendaagse samenleving een andere aanpak eist dan die de kerkgenootschappen het liefst zouden zien. De commissie ondersteunt deze vernieuwde aanpak van harte maar heeft enige zorg over het tempo waarin deze verandering zich voltrekt, mede omdat het museum steeds kiest voor de weg van de geleidelijkheid en omdat het zich in de programmering van de tijdelijke tentoonstellingen nog teveel laat leiden door verwachtingen in plaats van door het weten wat de beoogde doelgroep wil (zie ook paragraaf 2.6). Tijdens het visitatiebezoek heeft de commissie kennis kunnen nemen van de tijdelijke tentoonstelling Allemaal Engelen. In de ogen van het museum de eerste presentatie waarin de nieuwe positionering als geslaagd voelt. De commissie heeft waardering voor de onderwerpskeuze en zeker ook voor de originele en verfrissende manier waarop de tentoonstelling onder de aandacht van het publiek gebracht is. Zonder zich teveel met de inhoud te willen bemoeien, de commissie acht zich hiertoe ook niet deskundig genoeg, zou de commissie het museum toch het volgende willen adviseren: Vertaal nog iets sterker een origineel idee dan wel marketingconcept naar een aansprekende keuze van de objecten uit de eigen collectie. Een goed begin is gemaakt maar het kan in de uitvoering van de tentoonstelling nog iets speelser worden doorgevoerd. Dat dit begin goed is wordt inmiddels ondersteund door de bezoekersaantallen die deze beleidslijn en in het bijzonder deze tentoonstelling heeft getrokken. 2.4 De didactische kwaliteit van de publieksbegeleiding is toegesneden op de verschillende beoogde doelgroepen Volgens de zelfevaluatie is het doel van publieksbegeleiding bij Museum Catharijneconvent het geven van informatie over de voorwerpen of context van voorwerpen voor diverse doelgroepen. Daarbij is het de bedoeling om zoveel mogelijk gelaagdheid aan te brengen in de informatie en hiervoor wisselende middelen in te zetten. De commissie is van mening dat het museum in zijn publieksbegeleiding voldoende differentieert naar doelgroepen en er goed in slaagt om met verschillende middelen de aandacht van de bezoeker positief vast te houden en te stimuleren. Zo zijn er rondleidingen, is extra verdieping mogelijk middels een audiotour en multimediabankjes met touchscreens en zijn de teksten bij ieder voorwerp eerder verhalend dan tot in detail beschrijvend. De commissie heeft waardering voor de keuze van het museum om de informatie zo laagdrempelig mogelijk over te dragen. Voorts is er bijzondere waardering voor het attractieve onderwijsaanbod dat zowel via de eigen website als via diverse andere sites wordt aangeboden. Het museum geeft aan de komende jaren nog sterker te willen inzetten op een toename van het aantal schoolbezoeken en educatie. De commissie ondersteunt dit voornemen sterk en ziet het als een belangrijke lijn voor de toekomst van het museum. 11
Hoofdstuk 2: Publiek Aangezien een uitbreiding van het aantal schoolbezoeken de nodige extra inspanning vraagt raadt de commissie het museum aan om bij de intensivering wel het begrip kosten-batenanalyse te introduceren en dan met name te kijken naar de kosten die nodig zijn om het aantal jonge bezoekers te doen toenemen. Op deze wijze is vooraf al duidelijk waar wel en waar niet op in te zetten en is een zakelijker besluitvormingstraject mogelijk. 2.5 Evenementen passen binnen het profiel van het museum en versterken de maatschappelijke positie van het museum Het museum organiseert zelf evenementen die ondersteunend zijn aan lopende tentoonstellingen of aan thema s uit de vaste presentatie. Dit zijn veelal kleinschalige evenementen die tussen de 20 en 100 personen per keer trekken. Voorbeelden zijn: lezingen, muziekuitvoeringen, proeverijen en workshops. Daarnaast neemt het museum deel aan evenementen georganiseerd door externe partijen die de maatschappelijke positie van het museum kunnen versterken. Voorbeelden zijn het gratis rondje musea door de provincie Utrecht, Holland Art Cities en bijvoorbeeld de maand van de spiritualiteit. In de zelfevaluatie valt te lezen dat het museum eigen evenementen organiseert als ze minimaal kostendekkend zijn maar bij voorkeur winstgevend. Aangezien evenementen een belangrijke manier zijn om de eigen inkomsten te versterken (op dit moment rond de 20% van het budget van het museum) raadt de commissie het museum aan om hier toch commerciëler te leren denken (zie ook paragraaf 2.4). Kostendekkend zijn volstaat niet. Een zakelijker denkwijze wordt deels wel gehanteerd bij deelname aan externe evenementen, in de zin van dat men zich afvraagt wat de verwachte tijds- en financiële inspanning is. Naar eigen zeggen leveren een aantal externe evenementen andere en interessante bezoekers op. Het is zaak om juist ook deze bezoekers te kennen, bijvoorbeeld middels systematisch publieksonderzoek (zie ook paragraaf 2.6). 12
Hoofdstuk 2: Publiek 2.6 Het museum benut op een effectieve manier marketing en PR-instrumenten Algemeen: Het museum richt zich op minimaal 75.000 bezoekers per jaar en heeft de wens om dit aantal op termijn uit te breiden naar 100.000. Om de bezoekersaantallen te realiseren zet het museum in op tentoonstellingen, de vaste presentatie en verhuuractiviteiten en wil het herhaalbezoek en groepsbezoek stimuleren. Paradoxaal is dat de commissie in de zelfevaluatie heeft kunnen lezen dat het museum een bezoekersaantal van boven de 75.000 eerder ervaart als een spanningsveld (dit gezien het tentoonstellingsbudget en de personele formatie) dan als een uitdaging, hetgeen op grond van de eerder genoemde ambitie van 100.000 bezoekers wel verwacht had mogen worden. De afdeling Marketing verwoordt dit in het jaarplan 2008 beter en als volgt: de aansluiting met het publiek moet beter en de focus moet meer gericht zijn op het halen van kwantitatieve doelstellingen, cq bezoekcijfers. Dit is niet alleen een issue van de afdeling Marketing maar van de gehele organisatie an sich. De commissie kan zich volledig vinden in dit standpunt. Om de wens van 100.000 bezoekers per jaar kracht bij te zetten raadt de commissie het museum aan om deze doelstelling te concretiseren en SMART te gaan formuleren en vooral ook te koppelen aan een actief doelgroepenbeleid. Net als bij de gewenste intensivering van bijvoorbeeld de schoolbezoeken geldt ook hier dat naast concretisering een verantwoorde afweging gemaakt moet worden tussen de kosten en de baten. Ook moet duidelijk zijn op welke termijn het museum dit bezoekersaantal wenst te realiseren. Dit maakt het wat minder vrijblijvend dan nu het geval is. Specifiek: Het jaar 2007 heeft in het teken gestaan van het handhaven en weer opbouwen van de afdeling Marketing en Communicatie. De commissie is van mening dat het museum door de versterking van de PR- en marketingfunctie goed bezig is en heeft vertrouwen in de plannen van de afdeling Communicatie, zoals verwoordt in het jaarplan 2008. Herpositionering De commissie is het met het museum eens dat een proces van herpositionering noodzakelijk is. Het museum heeft hier in 2006 al een begin mee gemaakt en heeft daarmee volgens de zelfevaluatie het museum een eigen identiteit gegeven en als merk in de markt gezet. In de ogen van de commissie is het museum nog niet klaar, mede omdat de naamsbekendheid van het museum nog te wensen overlaat. Aan de naam Catharijneconvent kleven een aantal nadelen die door het museum zelf gekend worden. Eén daarvan is dat het vroegere oubollige, hoogdrempelige en stoffige imago nog een rol speelt. Een manier om dit nadeel om te buigen is om serieus een naamsverandering te overwegen. Een naam die beter aansluit bij de identiteit als (kunst) museum en herkenbaarder is voor het publiek. Ook acht de commissie een herpositionering van het museum in nationaal perspectief noodzakelijk. Nu is nog onvoldoende duidelijk welke rol het museum speelt in het behoud en beheer van nationaal belangrijk en zelfs bedreigd religieus erfgoed, al is men hierover met het ministerie van OCW wel in gesprek. Doelgroepen Het museum wil een brede doelgroep trekken. Van jong tot oud en van gelovig tot niet gelovig. Toch acht de commissie het noodzakelijk dat het museum meer gaat focussen en binnen zijn doelgroepkeuze de doelen SMART gaat formuleren en kwantificeren. Dit voorkomt vage doelstellingen en vergroot de kans op succes in de praktijk. 13
Hoofdstuk 2: Publiek De commissie kan zich geheel vinden in de keuzes die in het marketingplan worden gemaakt, namelijk de seniorendoelgroep met veel tijd voor culturele uitstapjes en de jeugd in de zin van een versterking van de educatieve functie (zie ook paragraaf 2.4). Marktonderzoek Op dit moment vindt publieksonderzoek in-house plaats en gebeurt de verwerking handmatig. De commissie acht een versterking van het marktonderzoek zonder meer noodzakelijk om de volgende redenen: Meten leidt tot weten. Dit is met name van belang om vooraf het succes van tentoonstellingen te kunnen meten, een belangrijke aanjager voor de bezoekersaantallen en dus inkomsten van het museum. Het museum laat zich nu nog teveel leiden door verwachtingen. Marktonderzoek draagt bij aan het scherper kunnen formuleren van doelen en werkt richtinggevend. Marktonderzoek kan het museum ook iets leren over de in potentie aanwezige bezoekers die het museum nu niet bezoeken. Communicatie De commissie raadt het museum aan om de communicatie verder uit te werken en vorm te geven in een communicatieplan met communicatiedoelstellingen in termen van kennis, houding en gedrag. Bij herpositionering (een doelstelling op de middellange termijn) past dan bijvoorbeeld een communicatie die primair gericht is op houding en kennis, terwijl de communicatie over tijdelijke tentoonstellingen primair gericht is op actie en gedrag. Ook hier past een duidelijke koppeling met de doelgroepen en een afweging van de kosten en baten in relatie tot de middelen en hun effectiviteit. Benchmarken De commissie raadt het museum aan om een goede benchmark te zoeken. 2.7 Het museum is ten behoeve van diverse doelgroepen op een relevante en toegankelijke manier aanwezig in nieuwe media Het museum wil door middel van zijn website voor diverse doelgroepen bereikbaar zijn en een zo breed mogelijk pakket aan actuele informatie en diensten beschikbaar stellen. De commissie heeft kennisgenomen van de website van Museum Catharijneconvent en deze als informatief en ter zake doend ervaren. De commissie kan zich verder vinden in de wens van het museum om de website te moderniseren en aan te passen aan de uitdagingen en mogelijkheden die de huidige digitale snelweg biedt. De commissie vindt het jammer dat op dit moment nog geen detailinformatie over de collectie op de site aanwezig is (zie ook paragraaf 3.4). Wel ligt er een plan om op afzienbare termijn een publieksbeschrijving van de belangrijkste topstukken van het museum aan te bieden via internet. De commissie raadt het museum aan vaart te maken met dit plan 14
Hoofdstuk 3: collectie 3 Collectie 3.1 Inleiding In de onderstaande paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen passend bij het beoordelingsgebied collectie. 3.2 Het collectiebeleid van het museum is passend bij de doelstelling en wordt consequent toegepast bij beslissingen tot aankoop of afstoot Het museum verzamelt voorwerpen die voortkomen uit of verband houden met de cultuur van het Nederlandse christendom. In zijn werving richt het museum zich allereerst op voorwerpen die zowel een presentatie- als een documentatiefunctie hebben. De werving gebeurt zowel actief als passief (reageren op een toevallig aanbod). In de zelfevaluatie constateert het museum dat de eigen collectie hiaten vertoont op het gebied van de christelijke kunst en cultuur van de negentiende en twintigste eeuw. Tijdens haar bezoek heeft de commissie echter met waardering kennis kunnen nemen van enkele hedendaagse aanvullingen op de collectie en in die zin slaagt het museum er dus goed in om een begin te maken met het opvullen van de hiaten. Het afstotingsbeleid dient de komende jaren vorm te krijgen. Feitelijk herhalend van hetgeen al in paragraaf 2.2 gezegd is heeft de commissie in haar gesprek met de afdeling collectiebeheer kunnen constateren dat van een echt goed doordacht en gestructureerd collectieplan en dus beleid nog geen sprake is. Hiertoe is het eerst noodzakelijk om het gewenste verzamelgebied sluitend te definiëren. Op basis van dit gewenste verzamelgebied kan dan een passend collectieplan gemaakt worden met aandacht voor meer gestructureerde beslissingen betreffende aankoop en afstoot van objecten. Een wens die in de hoofden van mensen ook sterk leeft maar nog niet goed is uitgewerkt of opgeschreven al heeft het voor de komende beleidsperiode wel een hoge prioriteit. 3.3 Het museum heeft zijn collectiebeheer op orde, zowel qua registratie en documentatie als qua restauratie en conservering De commissie is van mening dat het museum zijn collectiebeheer goed op orde heeft, zowel qua registratie als qua documentatie. De basisregistratie van alle objecten is ingevoerd in een collectieregistratie-database. Wel is het zo dat er nog sprake is van een achterstand in het digitaliseren van de objecten; op dit moment is van meer dan 20% van de objecten een digitale opname aanwezig. Ook de conservering en restauratie van de objecten is goed op orde, al is er enige zorg over de klimaatbeheersing (zie hiertoe ook paragraaf 5.8). De commissie heeft geen verdere aanbevelingen. 15
Hoofdstuk 3: collectie 3.4 De collectie is digitaal in voldoende mate toegankelijk voor vakgenoten en publiek De huidige collectie is digitaal toegankelijk voor zowel vakgenoten als publiek, echter alleen via het museum zelf. Het is wel een uitdrukkelijke wens van het museum om de collectiedatabase via het internet beschikbaar te stellen. Voor het brede publiek denkt men daarnaast aan het digitaal beschikbaar stellen van een selectie topstukken. De commissie is het met het museum en het ministerie eens dat het museum een achterstand heeft in de digitale beschikbaarheid van zijn collectie via internet. Inmiddels is in een resultaatafspraak over de periode 2009-2012 met het ministerie vastgelegd dat het museum de digitale beschikbaarheid gaat vergroten. Een afspraak die de commissie, zeker gezien het grote aantal objecten dat in depot staat, alleen maar kan onderstrepen. 3.5 Het museum slaagt er in om de toegankelijkheid van de collectie te vergroten door activering en mobiliteit daarvan Het museum voert een ruimhartig bruikleenbeleid. Daarnaast is het gemiddeld aantal bruiklenen uit de vaste opstelling hoog, hetgeen er soms toe kan leiden dat in de eigen vaste opstelling gaten vallen. Ook bevordert het museum actief dat er onderzoek verricht wordt aan de voorwerpen in depot door studenten, onderzoekers en interne en externe conservatoren. Het museum komt nog tekort op het gebied van de digitale activering van de collectie via internet. Voor het overige slaagt het museum er goed in om de toegankelijkheid van de collectie te vergroten door mobiliteit en het voeren van een open toegangsbeleid van zijn depots. 16
Hoofdstuk 4: wetenschap 4 Wetenschap 4.1. Inleiding In de onderstaande paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen passend bij het beoordelingsgebied wetenschap. 4.2 De kwaliteit en de kwantiteit van het wetenschappelijk onderzoek zijn passend binnen de doelstellingen van het museum Kerndoel van het wetenschappelijk onderzoek is de ontsluiting van de eigen collectie binnen de context van de geschiedenis van het christendom in Nederland. Het onderzoek wordt verricht door de conservatoren die in principe allen generalist zijn. Op dit moment vindt voornamelijk tentoonstellingsgericht onderzoek plaats; voor vrij wetenschappelijk onderzoek is momenteel geen tijd, hetgeen het museum als een gemis ervaart. In haar gesprek met de afdeling onderzoek heeft de commissie kunnen constateren dat het wetenschappelijk onderzoek zeer bescheiden van aard is. Dit heeft veel te maken met de geringe omvang van de afdeling. Om deze omvang enigszins te compenseren werkt het museum veel met stagiaires van diverse universiteiten waardoor aanvullende projecten alsnog kunnen worden uitgevoerd. In de ogen van de commissie een goede zaak. De kwaliteit van de wetenschappelijke publicaties, waar de commissie tijdens haar bezoek kennis van heeft kunnen nemen, is over het algemeen goed. Echter aan welke eisen de publicaties moeten voldoen is nog niet nader vastgelegd. De commissie ervaart dit als een gemis. 4.3 Het wetenschappelijk onderzoek in het museum draagt bij aan het relevante wetenschappelijke discours Voor het wetenschappelijk onderzoek zoekt het museum zoveel mogelijk samenwerking met universiteiten, onderzoeksinstituten, bibliotheken en andere musea. Conservatoren publiceren, geven gastcolleges en geven acte de présence op internationale congressen. Naar eigen zeggen beschikt het museum over een uitgebreid en kwalitatief hoogstaand netwerk, zowel nationaal als internationaal. Het museum wil de samenwerking met universiteiten en onderzoeksinstituten verder uitbreiden. De commissie is van mening dat het museum die samenwerking nader moet structureren en het wederzijds belang bij de samenwerking scherper moet definiëren. 17
Hoofdstuk 4: wetenschap 4.4 De kwaliteitsborging van de output van het wetenschappelijk onderzoek is op orde Het museum waarborgt de kwaliteit van het onderzoek door samenwerking met medewerkers van universiteiten en onderzoeksscholen. Daarnaast wordt samengewerkt met gerenommeerde uitgeverijen die eveneens toezien op een verantwoord resultaat. De commissie raadt het museum aan om de kwaliteitsborging van het onderzoek nader vorm te geven en beter vast te leggen. Aan welke eisen dienen publicaties minimaal te voldoen en hoe en door wie worden deze eisen bewaakt? Een samenwerking met universiteiten garandeert niet sec dat de publicaties ook zonder meer van goede wetenschappelijke kwaliteit zijn. Het onderzoek laten beoordelen door externe referenten of indien mogelijk onderbrengen bij een onderzoeksschool garandeert dit meer. 4.5 Het museum deelt zijn kennis met derden open en doelgroepgericht Het museum slaagt er goed in zijn kennis open en doelgericht te delen met derden. Dit gebeurt middels tentoonstellingen, stages, catalogi, samenwerking met wetenschappers, lezingen voor een breed publiek, rondleidingen, spreken op symposia en congressen en het beantwoorden van vragen door bibliotheekmedewerkers. Het museum doet dit zowel nationaal als internationaal. Een bijzondere en eigentijdse manier van kennisdeling is de samenwerking met de IKON in het televisieprogramma Lux.nl. De commissie heeft geen verdere aanbevelingen. 18
Hoofdstuk 5: bedrijf 5 Bedrijf 5.1 Inleiding In de onderstaande paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen passend bij het beoordelingsgebied bedrijf. 5.2 De organisatie van het museum is effectief toegesneden op de doelstellingen van het museum Het museum is een stichting met een directeur/statutair bestuurder die onder toezicht staat van een door de minister van OCW aangestelde Raad van Toezicht. De in totaal 36,5 fte zijn verdeeld over enkele afdelingen, te weten Onderzoek, Educatie & Tentoonstellingen, Collectiebeheer, Marketing & Communicatie en Bedrijfsvoering. Het museum werkt niet tot nauwelijks met vrijwilligers. Museum Catharijneconvent heeft zich naar eigen zeggen, sinds de verzelfstandiging in 1995, ontwikkeld in de richting van een moderne, resultaatgerichte organisatie met een steeds sterkere focus op de belangen en verwachtingen van het publiek. In de ogen van de commissie is de organisatie eerder afwachtend en nog herstellende van een reorganisatie en een forse herinrichting die in 2006 leidde tot een heropening van een vernieuwd museum. De ontwikkeling naar een moderne, resultaatgerichte organisatie is in gang gezet maar in de ogen van de commissie nog niet afgerond. Zowel in haar gesprek met de directie als met de Raad van Toezicht heeft de commissie kunnen ervaren dat de breuk met het verleden (een sterk verzuilde, ambtelijke, hiërarchische en naar binnen gerichte organisatie) geen gemakkelijke geweest is. In die zin wil zij zowel de directeur als de Raad van Toezicht complimenteren met het tot nu toe behaalde resultaat. De cultuur van verzuiling is doorbroken, de interne communicatie is aanzienlijk verbeterd en de wil om te veranderen is sterk aanwezig. Op zich al een prestatie van formaat. De commissie is van mening dat het de organisatie nog ontbreekt aan: Een duidelijke herpositionering met heldere onderliggende doelstellingen. De huidige organisatie is ambitieus en wil leren. Alleen is nog onvoldoende duidelijk wat nu precies de leerdoelen zijn en wie dit proces richting geeft. Wat is nu precies het domein van het museum en hoe onderscheidt het zich van andere (religieuze) musea in Nederland? Wat is het museum van de toekomst? Wil het museum verdiepen of juist verbreden? Kortom, het is noodzakelijk om nog scherper op zoek te gaan naar de kern van het bestaan, een vraag die de commissie op basis van de zelfstudie niet heeft kunnen beantwoorden maar gaandeweg wel steeds duidelijker werd op de visitatiedag zelf. Er is veel kennis, er zijn veel ideeën, alleen deze impliciet aanwezige kennis moet gekanaliseerd worden en worden opgeschreven. Een directe afgeleide van het ontbreken van een heldere positionering is het gebrek aan implementatie van beleid. Te vaak heeft de commissie moeten lezen dat de organisatie veel wil maar mist zij een duidelijk tijdspad wanneer dit dan zijn beslag gaat krijgen en op welke manier dit gaat gebeuren. Dit oogt niet sterk maar is ook nog niet goed mogelijk omdat de organisatie nog niet precies weet waar het naar toe wil. 19
Hoofdstuk 5: bedrijf Een proces van transitie vereist een duidelijke en strakke leiding. In het veranderingsproces is steeds gekozen voor de weg van de geleidelijkheid. Een keuze die de commissie kan begrijpen wanneer zij kijkt naar de bestaande verhoudingen en sterke verzuiling in het verleden. Echter nu de verhoudingen zijn genormaliseerd is een andere aanpak noodzakelijk om de gewenste verandering ook daadwerkelijk te kunnen voltooien en echt klaar te zijn voor een nieuwe start. De commissie zou de directie dan ook willen adviseren om het tempo van de transitie te verhogen en zo snel mogelijk helderheid te creëren naar de organisatie toe. Op deze wijze verandert een wachtende organisatie in de pro-actieve en professionele organisatie die het zou moeten zijn. In haar gesprek met de ondernemingsraad heeft de commissie kunnen constateren dat er verbeteringen noodzakelijk zijn op het gebied van het personeelsbeleid. Van echt personeelsbeleid is nog geen sprake (het museum huurt dit momenteel in, in de vorm van twee externe adviseurs), het museum mist een duidelijk herkenbare personeelsfunctionaris, het ziekteverzuim is relatief hoog en organisatorisch gezien missen de medewerkers duidelijke richtlijnen van boven. Daar staat tegenover dat men graag werkt bij het museum, de sfeer er goed is en dat veel zaken onderling bespreekbaar zijn. Tot slot raadt de commissie het museum aan om op termijn na te denken over de juridische structuur van de stichting. De huidige structuur is complex en kan remmend werken op de slagvaardigheid van de organisatie. Hoewel lastig te realiseren, adviseert de commissie in dit verband om het eigenaarschap van de collectie te heroverwegen (zie ook paragraaf 2.2) en onder te brengen bij de overheid. 5.3 Het personeel van het museum is kwalitatief en kwantitatief in staat om een optimale bijdrage te leveren aan de doelstellingen van het museum Algemeen en in aanvulling op hetgeen al gezegd is in paragraaf 5.2 wil de commissie nadrukkelijk opmerken dat zij tijdens haar bezoek een zeer enthousiaste club mensen aantrof met veel liefde voor hun vak en hun museum. Opvallend was ook de open en communicatieve houding naar elkaar, de commissie en de veelheid aan ideeën over de toekomst van het museum. In kwalitatieve zin streeft het museum ernaar om in zijn aanname- en personeelsontwikkelings beleid te komen tot een evenwichtige samenstelling van de staf qua leeftijd en ervaringsniveau. Ook is er oog voor de van oudsher geringe doorstroming van het personeel. Op zich goed maar ook hier mist de commissie een uitgeschreven personeelsplan dan wel beleid. In kwantitatieve zin zou het museum idealiter over een grotere formatie willen kunnen beschikken om enkele functies, waaronder de publieksfunctie en de afdeling Onderzoek te kunnen versterken. Gezien de beperkte middelen kiest het museum er voor om daar waar nodig externe expertise in te huren. Voor een uitbreiding van de formatie is men afhankelijk van het vergroten van de eigen inkomsten. Toch is er in de ogen van de commissie nog een tweede kans om de eigen formatie te kunnen uitbreiden (zie hiertoe onder aanbevelingen). In tegenstelling tot veel andere musea werkt Museum Catharijneconvent niet tot nauwelijks met vrijwilligers. De commissie raadt het museum aan om deze kans niet te laten liggen en op gestructureerde wijze te starten met de werving en de inzet van vrijwilligers ter ondersteuning van de vaste medewerkers. Ter ondersteuning van het bezoekers- en marktonderzoek kan meer gewerkt worden met relevante stagiaires. 20