Stichting Museum Slot Loevestein. Poederoijen

Transcriptie

1 apport isitatie Stichting Museum Slot Loevestein Poederoijen

2 voorwoord Voorwoord In de vroege ochtend van vrijdag 19 december 2008 arriveerde een uit vier personen bestaand gezelschap bij de muren van Slot Loevestein. Het was een koude rit geweest, een lange tocht door lege landerijen en over brede rivieren, een tocht die eindigde in een nat en eenzaam poldergebied dat in bezit leek genomen door fouragerende ganzen. Ogenschijnlijk het einde van de wereld. En daar lag dan de machtige vesting, het ongenaakbare Loevestein. Een bezoek aan Slot Loevestein leidt al snel tot romantische bespiegelingen. Dat overkwam ook de nuchtere leden van de visitatiecommissie die in opdracht van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen het beleid en de beleidsuitvoering van de Stichting Museum Slot Loevestein moest beoordelen. Loevestein heeft van oudsher een bijzondere plaats in het nationale geheugen, met name dankzij Hugo de Groot en zijn boekenkist, maar ook door het stoere middeleeuwse kasteel met zijn tot de verbeelding sprekende ligging. Anno 2008 is Loevestein nog steeds bijzonder. En dat komt niet alleen door het ongenaakbare uiterlijk, de geweldige ligging en het verhaal van een spectaculaire ontsnapping. Het bijzondere van Slot Loevestein kan ook worden toegeschreven aan de inspirerende directeur, met haar kleine maar gemotiveerde staf en de vele tientallen zeer betrokken vrijwilligers. Samen zien zij kans om met redelijk beperkte middelen een goed museaal bedrijf te runnen. Samen weten zij jaarlijks meer dan bezoekers een bijzondere historische sensatie te bezorgen. En samen zijn zij een belangrijke speler in een gebied waar natuurbehoud en toeristische ontwikkelingen een steeds prominenter plaats opeisen. De leden van de visitatiecommissie waren onder de indruk van hetgeen in dit kleine maar vitale museum wordt gepresteerd. En nee, de organisatie behaalt niet op alle beleidsterreinen een 100%-score. Maar de ambitie, de inzet en het enthousiasme om verbeteringen door te voeren is aanwezig. De commissie vindt dit een compliment waard, in de richting van zowel directie en Raad van Toezicht, als van staf en vrijwilligers. Daarnaast is een woord van dank op zijn plaats voor de gastvrije ontvangst die de commissie ten deel viel, alsmede voor de zelfkritische en open houding van alle gesprekspartners. Zó ongenaakbaar blijkt Loevestein dus uiteindelijk niet. Namens de visitatiecommissie, Dr. Charles de Mooij voorzitter 2

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Voorwoord 2 Inhoudsopgave 3 Inleiding 5 Hoofdstuk 1: Algemeen Inleiding Missie Stakeholders Beleidsprioriteiten van het ministerie Raad van Toezicht Operationaliseren van beleidsontwikkeling 8 Hoofdstuk 2: Publiek Inleiding Vaste presentatie Tentoonstellingsprogramma Publieksbegeleiding Evenementen Marketing en PR Toegankelijkheid in nieuwe media 11 Hoofdstuk 3: Collectie Inleiding Collectiebeleid Collectiebeheer Digitale toegankelijkheid collectie Activering en mobiliteit collectie 13 Hoofdstuk 4: Wetenschap Inleiding Kwaliteit en kwantiteit onderzoek Wetenschappelijke omgeving Kwaliteitsborging en output Delen van kennis met derden 14 Hoofdstuk 5: Bedrijf Inleiding Organisatie Personeel Planning en Control Veiligheid Kwaliteitszorg Sponsoring Huisvesting 18 3

4 Inhoudsopgave Hoofdstuk 6: Samenvattende conclusies Inleiding Conclusies algemeen Conclusies publiek Conclusies collectie Conclusies wetenschap Conclusies bedrijf 20 Bijlage 1: Visitatie: basisdocumenten voor kwaliteitszorg in musea 22 Bijlage 2: Programma visitatiebezoek 32 Bijlage 3: Beoordelingskader t.b.v. visitatiecommissie musea 33 4

5 inleiding Inleiding Dit rapport beschrijft de bevindingen van de visitatiecommissie Slot Loevestein die de volgende vragen als leidraad heeft meegekregen: Geeft de zelfevaluatie van dit museum een getrouw beeld van de werkelijkheid in dit museum? Zo nee, op welke punten signaleert u afwijkingen en in welke zin? Geef op grond van uw bevindingen adviezen aan het museum (Bijlage 1, p. 22). Om deze vragen te kunnen beantwoorden is in opdracht van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen een visitatiecommissie (hierna te noemen commissie) samengesteld die bestond uit de volgende leden: Prof. dr. W.H. Gispen, voormalig rector magnificus Universiteit van Utrecht. Dr. Ch. de Mooij, directeur Noordbrabants Museum en tevens voorzitter van de commissie. Drs. L.E.H. Vredevoogd, voormalig voorzitter van de Nederlands Vlaamse Accreditatie Organisatie (NVAO). Drs. L. Vanackere, directeur Kasteel Gaasbeek (België). Als toegevoegd secretaris van de commissie en tevens opsteller van het rapport fungeerde mw. drs. G.J. Wold. De commissie bepaalt haar eigen werkwijze en heeft voor de volgende instrumenten gekozen: Ten eerste heeft zij kennis genomen van de inhoud van de Zelfevaluatie en bijlagen van november 2008 van het museum die is opgesteld volgens de richtlijnen, zoals omschreven in de publicatie: Visitatie: basisdocumenten voor kwaliteitszorg in musea (bijlage 1). Als voorbereiding op de visitatie zelf hebben enkele voorbereidende gesprekken plaatsgevonden. Om de inhoud van het rapport te kunnen staven aan de werkelijkheid heeft ten tweede een visitatiebezoek plaatsgevonden op 19 december Tijdens deze dag heeft de commissie gesproken met betrokkenen binnen en uit de omgeving van de te visiteren instelling (bijlage 2). Tevens heeft zij kennis genomen van een selectie van de publicaties van het museum en heeft zij de sfeer van een museum in bedrijf kunnen proeven. Aan het eind van de dag heeft de commissie haar voorlopige bevindingen meegedeeld aan de directie en het managementteam van het museum. De definitieve bevindingen van de commissie zijn ten slotte neergelegd in het voorliggende rapport. De beoordeling zelf heeft plaatsgevonden conform de richtlijnen Beoordelingskader t.b.v. visitatiecommissie musea (bijlage 3). Dit beoordelingskader heeft hierbij gediend als richtinggevend en zeker niet als dwingend keurslijf. In dit kader is het visitatieproces gespecificeerd rondom vijf beoordelingsgebieden, te weten algemeen, publiek, collectie, wetenschap en bedrijf. Elk beoordelingsgebied is opgesplitst in een aantal relevante deelvragen die in de hoofdstukken 1 tot en met 5 van dit rapport aan bod zullen komen. Tevens vindt u per deelvraag, al dan niet nader uitgewerkt en toegelicht, de bevindingen en het oordeel van de commissie. Dit rapport is een visitatierapport sec en daarom heeft de commissie er in haar verslaglegging voor gekozen om haar bevindingen alleen daar te voorzien van een toelichting waar dit nodig leek. Een samenvattend oordeel van de commissie is opgenomen in hoofdstuk 6. 5

6 Hoofdstuk 1: Algemeen 1 Algemeen 1.1 Inleiding Naast een oordeel over een aantal specifieke deelvragen past hier een algemeen woord van de commissie over Slot Loevestein en zijn medewerkers. Zonder te willen overdrijven kan gesteld worden dat de commissie gecharmeerd geraakt is van het slot en de medewerkers. Enerzijds heeft dit te maken met de bijzondere ligging van het slot en de historische sensatie die men als bezoeker ervaart bij het betreden van het terrein. Anderzijds en vooral ook met de grote inzet en het enthousiasme van alle medewerkers, waaronder een grote groep vrijwilligers. In de onderstaande paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen passend bij het beoordelingsgebied algemeen. 1.2 Het museum heeft een relevante missie en past die bij beleidsontwikkeling consequent toe De commissie heeft kennis genomen van de missie van het museum die luidt: De geschiedenis van Loevestein raakt op markante momenten de canon van de Nederlandse geschiedenis. Middeleeuwen, Nederlandse Opstand en Hollandse Waterlinie, in iedere periode heeft Loevestein, dankzij zijn strategische en bijzondere natuurlijke ligging, een rol gespeeld bij het ontstaan van ons huidige Nederland, soms aan de zijlijn, soms in de fontlinie. Onze bezoekers, jong en oud, willen we de historische sensatie bieden van een plek waar (inter)nationale geschiedenis is geschreven. Een plek, waar de bezoeker zelf kiest hoe hij dit verleden wil beleven: actief of beschouwend, samen of solitair, educatief of recreatief. Wij doen dit op een duurzame manier, met respect voor het ons toevertrouwde erfgoed, voor de natuur om ons heen, voor onze bezoeker én voor elkaar. In het algemeen laat het begrip missie zich omschrijven als de bestaansreden en de normen en waarden of gedragspatronen van een organisatie. Wat willen wij langs welke weg bereiken en welke waarden vinden wij daarbij belangrijk? Met deze definitie in het achterhoofd is de commissie van mening dat de missie relevant is, echter het eerste deel kan scherper worden geformuleerd. Het zegt iets over de bestaansreden van Slot Loevestein, op zich relevant, maar te algemeen en te breed geformuleerd. Kortom: wat is Loevestein en wat is zijn belangrijkste bestaansreden? Qua operationalisering van de missie heeft de commissie kunnen constateren dat de missie operationeel is en richtinggevend is bij het maken van huidige en toekomstige beleidskeuzes. Samenvattend oordeel van de commissie over de huidige missie: voldoende/goed. 1.3 Het museum kent zijn stakeholders en betrekt hen op relevante momenten bij beleidsontwikkeling en evaluatie Het museum ziet, naar eigen zeggen, verschillende stakeholders om zich heen, waaronder het Rijk (vertegenwoordigd door de minister van OCW), de Vriendenstichting, sponsoren, de Rijksgebouwendienst, de omringende gemeentes Zaltbommel, Gorinchem en Woudrichem en scholen in de omgeving. Het museum betrekt niet alleen zijn stakeholders bij de beleidsontwikkeling maar laat zich ook betrekken bij de beleidsontwikkeling van met name de 6

7 Hoofdstuk 1: Algemeen gebiedsgerichte ontwikkelingen van de omringende gemeentes. De commissie noemt hier in het bijzonder twee grote externe projecten, namelijk Ruimte voor de Rivier (een klimaatgericht waterproject met gevolgen voor het slot) en de Nieuwe Hollandse Waterlinie. Een enkele kanttekening die gemaakt kan worden is dat de betrokkenheid vanuit Loevestein meestal gekoppeld is aan de persoon van de directeur (al wordt wel aan spreiding gewerkt), wat deelname aan bovengenoemde projecten een kwetsbare maakt. Samenvattend oordeel van de commissie: goed. 1.4 Het museum kent de beleidsprioriteiten van de bewindspersoon voor cultuur en geeft daar invulling aan In de zelfevaluatie valt te lezen dat het museum zijn plannen relateert aan de prioriteiten van de overheid (waaronder collectieregistratie, het bereiken van nieuw publiek en de educatie daarvan) en verantwoording aflegt aan deze overheid onder meer middels beleidsplannen, resultaatafspraken en jaarverslaglegging. Het museum toont hierbij echter wel een proactieve houding in de zin dat beredeneerd wordt afgeweken indien een prioriteit minder goed past bij de doelstellingen en het aanbod van het slot zelf. Een houding waar de commissie waardering voor heeft. Samenvattend oordeel van de commissie: voldoende. 1.5 De Raad van Toezicht krijgt tijdig de relevante informatie en benut deze effectief voor de uitoefening van haar rol De keuze voor een raad van toezicht model in plaats van een bestuursmodel brengt met zich mee dat naar de mening van de commissie sprake dient te zijn van voldoende afstand tussen de directeur en de Raad van Toezicht. Bij een zo kleine organisatie als Slot Loevestein bestaat het gevaar van een te directe bemoeienis van de Raad met de interne bedrijfsvoering. In haar gesprekken met zowel de Raad van Toezicht als de directeur heeft de commissie echter kunnen constateren dat deze vrees ongegrond is en dat het model dus naar behoren functioneert. De commissie is van mening dat de Raad van Toezicht tijdig wordt voorzien van relevante informatie, waaronder halfjaarcijfers en projectbegrotingen en ook steeds wordt betrokken bij alle belangrijke projecten. Daarnaast acht de commissie de Raad goed in staat om waar nodig mede sturing te geven aan externe ontwikkelingen en de uitdagingen die daarbij horen, onder meer het masterplan (een herindeling van de logistieke functies van het museumcomplex) en eerder genoemde projecten als Ruimte voor de rivier en de Nieuwe Hollandse Waterlinie. De samenwerking tussen de Raad en de directeur van het museum is verder gebaseerd op en gemodelleerd naar een Code Cultural Governance, hetgeen de commissie een goede zaak acht. Echter, navraag leert dat de code in de praktijk niet getoetst wordt en daarmee dus aan kracht verliest. Het advies van de commissie is hier dan ook: of verder uitwerken of niet noemen. Een ander punt van aandacht is de rol van de vertrouwenspersoon voor het personeel binnen de Raad. Hoewel op papier goed geregeld heeft de commissie moeten constateren dat deze rol in de praktijk niet als zodanig functioneert. Concluderend is de commissie van mening dat de Raad tijdig relevante informatie krijgt en deze effectief benut voor de uitoefening van haar rol. Echter zowel de code als de functie van vertrouwenspersoon dienen nader te worden uitgewerkt. Samenvattend oordeel van de commissie: goed met enkele kanttekeningen. 7

8 Hoofdstuk 1: Algemeen 1.6 Het museum slaagt er in de beleidsontwikkeling te vertalen naar concrete plannen en activiteiten Het museum formuleert beleidsplannen en maakt resultaatafspraken met het ministerie van OCW met doelstellingen per museumfunctie en nader geconcretiseerd in activiteiten en resultaatafspraken. De volgende museumfuncties worden daarbij onderscheiden: collectiefunctie, publieksfunctie, educatieve functie en wetenschapsfunctie. In het algemeen is de commissie van mening dat het museum door het kiezen van bovenstaande methodiek goed bezig is, echter zij vraagt zich af of het ambitieniveau van de organisatie, gerelateerd aan de omvang van de organisatie, niet te ambitieus is. Deze mening wordt ook bevestigd omdat het museum in zijn eigen beleidsplan al moet concluderen dat met de huidige formatie een aantal kansen niet benut kunnen worden en doelstellingen slechts ten dele kunnen worden gerealiseerd. Concluderend raadt de commissie het museum dan ook aan om in de toekomst realistischer te plannen, met inachtneming van de grenzen van het eigen kunnen. Samenvattend oordeel van de commissie: voldoende/goed. 8

9 Hoofdstuk 2: Publiek 2 Publiek 2.1 Inleiding Allereerst past hier een compliment van de commissie over de hoogte van het aantal jaarlijkse bezoekers dat Loevestein weet te trekken. Zeker in vergelijking met andere musea en de relatief lastige bereikbaarheid van het slot is een bezoekersaantal van per jaar een aanzienlijke prestatie. Over de wens van het museum om door te groeien naar bezoekers per jaar is de commissie verdeeld om de volgende redenen: Alhoewel de commissie het slot in het laagseizoen heeft bezocht is goed voor te stellen dat de beoogde groei van het aantal bezoekers naar jaarlijks een aanpassing van de omgeving en bereikbaarheid van het slot noodzakelijk maken. Enerzijds is dit goed omdat de huidige bereikbaarheid qua infrastructuur en parkeergelegenheid te wensen overlaat, anderzijds dient er voor gezorgd te worden dat het authentieke karakter van de omgeving intact blijft en dat men als bezoeker het eerder genoemde gevoel van historische sensatie blijft ervaren. In de onderstaande paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen passend bij het beoordelingsgebied publiek. 2.2 De vaste presentatie biedt een relevant beeld van het verzamelgebied van het museum De commissie had enige moeite met het woord verzamelgebied omdat hier niet echt sprake van is. Feitelijk betreft het alles wat over het slot valt te vinden en op te graven is. In de zelfevaluatie is te lezen dat het slot de kerncollecties omschrijft als: de archeologica, de collectie grafiek m.b.t. de geschiedenis van Loevestein, een kleine zilvercollectie en enkele schilderijen. De commissie heeft gekeken naar het ensemble (een verzamelnaam voor het slot, de bijgebouwen en de landerijen), de archeologische vondsten en het slot zelf. De commissie is van oordeel dat de presentatie in de bijgebouwen van met name de archeologische vondsten, de zilvercollectie en beelden (prenten en schilderijen) van goede kwaliteit is en de bezoeker op een levendige manier laat kennismaken met de geschiedenis van het slot en zijn omgeving. Ook voldoet deze presentatie ruimschoots aan de eisen op het gebied van conservering en veiligheid welke passen bij een verantwoorde museale presentatie. Het slot zelf en de vaste presentatie daarbinnen laat zich lastig vergelijken met andere musea, mede omdat er bewust voor gekozen is om het slot niet tot nauwelijks in te richten. Een in de ogen van de commissie wel in historisch opzicht consequente keuze (Slot Loevestein was immers lang een staatsgevangenis). De vaste presentatie binnen het slot zou echter op meer homogene en consistente wijze ingevuld kunnen worden: indien de optie van soberheid en quasi-naaktheid nog beter doorgetrokken kan worden, zou dit de monumentale allure van het gebouw ook binnenin ten goede komen. Samenvattend adviseert de commissie het museum om de vaste presentatie en alle elementen die van invloed zijn op de beleving van het interieur, kritisch onder de loep te nemen met het oog op een homogener totaalconcept. Samenvattend oordeel van de commissie: voldoende/goed. 9

10 Hoofdstuk 2: Publiek 2.3 De programmering en uitvoering van de tijdelijke tentoonstellingen zijn van goede kwaliteit De commissie acht deze vraag niet relevant omdat van tijdelijke tentoonstellingen (nog) geen sprake is. Wel bestaan er plannen om tentoonstellingen die weinig eisen stellen aan conservering en beveiliging op termijn in te programmeren. De commissie raadt het museum aan om hierbij dan wel goed te letten op aansluiting bij de missie en de historische functie en geschiedenis van het slot, alsmede op de personele- en exploitatielasten. Samenvattend oordeel van de commissie: niet relevant 2.4 De didactische kwaliteit van de publieksbegeleiding is toegesneden op de verschillende beoogde doelgroepen De commissie is van mening dat het museum in zijn publieksbegeleiding voldoende differentieert naar verschillende doelgroepen en dit goed vertaalt naar wisselende vormen van educatie en voorlichting. Ook nodigt de gebruikte ICT-infrastructuur de bezoeker uit om interactief bezig te zijn met de collectie, het verhaal van Hugo de Groot en de geschiedenis van het slot. In het bijzonder waardeert de commissie hier de meertaligheid van zowel de publicaties als de expositieteksten in het museum en de aparte teksten voor de doelgroep kinderen. Samenvattend oordeel van de commissie: goed. 2.5 Evenementen passen binnen het profiel van het museum en versterken de maatschappelijke positie van het museum In de zelfevaluatie maakt het museum onderscheid tussen museale en commerciële evenementen. De commerciële evenementen hebben een lange traditie en vinden voornamelijk plaats in het slot. Genoemd kunnen hier worden: trouwerijen, feesten en partijen en andere groepsbijeenkomsten. De commissie is van mening dat het slot het belang van commercie goed onderkent en langs deze weg ook de eigen inkomsten bovengemiddeld weet te versterken (ca. 60% van het totaalbudget van Loevestein bestaat uit eigen inkomsten). De museale evenementen worden onderscheiden in eigen evenementen, zoals Loevestein Bewoond, en het bieden van een platform voor culturele evenementen van derden, waaronder bijvoorbeeld concerten van de Organisatie Oude Muziek. Bij eigen evenementen wordt de historische context streng bewaakt, hetgeen de commissie een goede zaak acht. Evenementen van derden worden getoetst aan het profiel van een museum. Ook op het gebied van de museale evenementen scoort het slot goed. Tot slot deelt de commissie de mening van het museum dat het belangrijk is om nu en in de toekomst te blijven innoveren en aldus nieuwe vormen van exploitatie te blijven ontwikkelen. Samenvattend oordeel van de commissie: goed. 10

11 Hoofdstuk 2: Publiek 2.6 Het museum benut op een effectieve manier marketing en PR-instrumenten Het slot heeft zeer beperkte PR en communicatievoorzieningen en voor een volledige marketingfunctie en educatieve functie is nog geen personele capaciteit beschikbaar. Wel doet het slot aan marktonderzoek en heeft het een communicatieplan en lift het mee op de collectieve promotie van de regio. De commissie is de mening toegedaan dat het slot de marketing- en PR-functie dient te versterken, mede omdat het de eigen markt onvoldoende kent en omdat de marketinginspanning nog overwegend regionaal is, terwijl een groter bereik wordt gewenst. Daarnaast vereist het opzetten en de gewenste uitbreiding van de educatieve functie een andere manier van marketen dan nu het geval is. M.b.t. de huidige marketinginspanningen gericht op speciale doelgroepen raadt de commissie het museum aan om zijn toch al beperkt beschikbare capaciteit niet teveel te richten op een van oudsher lastig bereikbare doelgroep als middelbare scholieren. Wel ondersteunt zij het voornemen van het museum om voor deze doelgroep gebruik te maken van de nieuwe media (zie hiertoe ook paragraaf 2.7). De conclusie is dus dat het museum, zodra de financiële situatie dit toelaat, zijn marketing en PR-inspanningen dient uit te breiden en effectiever kan benutten. Samenvattend oordeel van de commissie: onvoldoende/voldoende. 2.7 Het museum is ten behoeve van diverse doelgroepen op een relevante en toegankelijke manier aanwezig in nieuwe media De commissie heeft kennisgenomen van de website van Loevestein en deze als informatief en ter zake doend ervaren. Tevens ondersteunt zij het voornemen van het museum om populaire webtoepassingen als MSN, You Tube en Hyves te gebruiken om een moeilijk bereikbare doelgroep als scholieren in het voortgezet onderwijs beter te bereiken. Waardering is er voor het initiatief tot het ontwikkelen van een webquest over Hugo de Groot, passend in het profiel Cultuur en Maatschappij, in fase twee van het voortgezet onderwijs. Samenvattend oordeel van de commissie: voldoende/goed. 11

12 Hoofdstuk 3: COLLECTIE 3 Collectie 3.1 Inleiding In de onderstaande paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen passend bij het beoordelingsgebied collectie. 3.2 Het collectiebeleid van het museum is passend bij de doelstelling en wordt consequent toegepast bij beslissingen tot aankoop of afstoot De commissie heeft over deze vraag nagedacht maar vindt dit lastig toe te passen op Slot Loevestein, mede omdat (nog) niet in alle opzichten echt sprake is van een museaal collectiebeleid (zie ook paragraaf 2.2) en omdat nog een nieuw collectiebeleidsplan dient te worden opgesteld met ruimte voor een adequaat aankoop- en afstootbeleid. De commissie zou het museum willen adviseren om zo snel mogelijk werk te maken van een nieuw collectiebeleidsplan en daarbinnen het begrip collectie beter te definiëren en te beperken tot uitsluitend de roerende zaken en niet ook onroerende zaken als het slot zelf. De huidige vaste collectie is zeer bescheiden van aard maar verdient binnen alle bescheidenheid, zoals eerder gezegd, wel een voldoende. Samenvattend oordeel van de commissie: onthouding van een oordeel. 3.3 Het museum heeft zijn collectiebeheer op orde, zowel qua registratie en documentatie als qua restauratie en conservering De commissie is van mening dat het museum zijn collectiebeheer voldoende op orde heeft, zowel qua registratie als qua documentatie (zie hiertoe ook paragraaf 3.4). Een zelfde opmerking valt te maken over de onderdelen restauratie en conservering. Vermeldenswaardig is hier wel dat een deel van de archeologische vondsten, waarvan de herkomst nog niet bekend is, bewaard wordt op zolder en ook nog niet is opgenomen in het registratiesysteem AdLib, al wordt er door het museum hard aan gewerkt om deze achterstanden weg te werken. Een ander punt van aandacht, dat zowel onderkend wordt door het museum als door de inspectie, is dat het depot op korte termijn moet worden aangepast: het klimaat moet worden verbeterd en het opbergen van de collectie in zuurvrije verpakkingen en opbergsystemen moet aan de eisen voldoen. Samenvattend oordeel van de commissie: goed met enkele kanttekeningen. 3.4 De collectie is digitaal in voldoende mate toegankelijk voor vakgenoten en publiek Het museum is goed op weg voor wat betreft de digitale toegankelijkheid van zijn collectie. Genoemd kunnen hier worden de ontsluiting van de collectie via het registratiesysteem AdLib en via IGEM (Internet Gelderse Musea). Via het IGEM is de collectie op objectniveau te raadplegen, met beschrijvingen en foto s. Op dit moment is ruim 90% van de collectie digitaal ontsloten. Samenvattend oordeel van de commissie: goed. 12

13 Hoofdstuk 3: Collectie 3.5 Het museum slaagt er in om de toegankelijkheid van de collectie te vergroten door activering en mobiliteit daarvan Door de aard van de collectie past deze vraag minder bij Slot Loevestein. De bereidheid om eventueel delen van de collectie uit te lenen is echter wel aanwezig en daarom oordeelt de commissie met een voldoende. Samenvattend oordeel van de commissie: voldoende. 13

14 Hoofdstuk 4: wetenschap 4 Wetenschap 4.1. Inleiding De commissie heeft kunnen constateren dat wetenschappelijk onderzoek van ondergeschikt belang is binnen het museum (het museum voert zelf geen fundamenteel wetenschappelijk onderzoek uit) en verwacht dit ook niet, gezien het gebrek aan menskracht en middelen. Wel zoekt het slot waar mogelijk een wetenschappelijke onderbouwing voor beleidskeuzes en uitingen en wordt bijgedragen aan wetenschappelijk onderzoek van derden. Bovenstaande constatering heeft er toe geleid dat de commissie dit hoofdstuk met de bijbehorende deelvragen niet relevant vindt voor Museum Slot Loevestein. Daarom heeft ze er dan ook voor gekozen om de bijbehorende deelvragen niet te beantwoorden. 4.2 De kwaliteit en de kwantiteit van het wetenschappelijk onderzoek zijn passend binnen de doelstellingen van het museum Samenvattend oordeel van de commissie: niet relevant. 4.3 Het wetenschappelijk onderzoek in het museum draagt bij aan het relevante wetenschappelijke discours Samenvattend oordeel van de commissie: niet relevant. 4.4 De kwaliteitsborging van de output van het wetenschappelijk onderzoek is op orde Samenvattend oordeel van de commissie: niet relevant. 4.5 Het museum deelt zijn kennis met derden open en doelgroepgericht Samenvattend oordeel van de commissie: niet relevant. 14

15 Hoofdstuk 5: bedrijf 5 Bedrijf 5.1 Inleiding In de onderstaande paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen passend bij het beoordelingsgebied bedrijf. 5.2 De organisatie van het museum is effectief toegesneden op de doelstellingen van het museum Loevestein werkt met een eenhoofdige directie (een directeur/statutair bestuurder) en enkele afdelingen (publiek en presentatie, collectie en facilitaire zaken). De directeur wordt ondersteund door een managementteam. De betaalde formatie van 12,4 fte wordt bijgestaan door een groep van rond de 60 vrijwilligers. De museumwinkel wordt in eigen beheer geëxploiteerd en de horeca is uitbesteed aan een cateraar met wie over het algemeen een goede samenwerking bestaat. Grootschalig beheer van het slot en de bijgebouwen is in handen van de Rijksgebouwendienst. Binnen het museum bestaat de behoefte aan verdere professionalisering en uitbreiding van de vaste staf, met name op het gebied van de PR- en marketingfunctie (zie ook paragraaf 2.6). Ook mist het museum, naar eigen zeggen, de capaciteit om in de pas te kunnen blijven lopen met nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld het kunnen opzetten en verder uitbouwen van de educatieve functie. Toch is de commissie de mening toegedaan dat de organisatie, ondanks de beperkte formatie, goed inspeelt op eerder genoemde externe ontwikkelingen, zoals Ruimte voor de Rivier. Deelname aan dergelijke projecten is echter kwetsbaar en de commissie is van mening dat Loevestein de betrokken overheden en andere organisaties hierbij ook om (financiële) steun mag vragen omdat haar deelname zeer gewenst is bij het nader vormgeven van dergelijke projecten (zie ook paragraaf 5.7). Navraag heeft geleerd dat het huidige organisatiemodel voldoet in de zin van taakverdeling en aansturing. Echter de commissie is de mening toegedaan dat de organisatie zich op een aantal punten nog in een transitiefase bevindt. Gezien het verleden (gekleurd door financiële problemen) is al een forse professionaliseringsslag gemaakt op het gebied van de werkprocessen en de financiële verantwoording, echter op het gebied van de communicatie kan nog het nodige verbeterd worden (zie ook paragraaf 5.3). Een pluspunt is dat inmiddels voor alle functies (inclusief vrijwilligersfuncties) functiebeschrijvingen bestaan. Samenvattend valt Slot Loevestein te kenschetsen als een kleine organisatie met een grote ambitie (uitbreiding bezoekersaantallen, deelname aan grote projecten). Om die ambitie te kunnen vormgeven is het noodzakelijk om de basisformatie verder uit te breiden en de financiële middelen te verruimen. Samenvattend oordeel van de commissie: voldoende. 15

16 Hoofdstuk 5: bedrijf 5.3 Het personeel van het museum is kwalitatief en kwantitatief in staat om een optimale bijdrage te leveren aan de doelstellingen van het museum Algemeen: In haar gesprekken met medewerkers is de commissie onder de indruk geraakt van de positieve sfeer en de trots op het eigen museum dat door alle betrokkenen zichtbaar werd uitgestraald. Vermeldenswaardig is hier verder dat het museum een groep vrijwilligers kent die zich al lang voor het slot inzetten en waarvan sommige ook doorgroeien naar een betaalde functie. De relatie tussen de betaalde medewerkers en de vrijwilligers is goed tot zeer goed te noemen. In kwalitatieve zin is de commissie van mening dat het managementteam evenwichtiger kan worden samengesteld; op dit moment is sprake van een onbalans en dit heeft tot gevolg dat zowel de communicatie tussen de leden onderling als anderszins nog niet optimaal verloopt. Een situatie waar bij de directeur al aandacht voor bestaat. Een ander punt van aandacht is dat binnen de organisatie weinig ruimte is voor doorstroming van medewerkers. Het museum onderkent dit en probeert zijn medewerkers te boeien en te binden door te investeren in functieverbreding. Als eerder vermeld ontbreekt het de organisatie nog aan middelen op het gebied van de marketing- en PR-functie en de educatieve functie. In kwantitatieve zin acht de commissie de formatie op dit moment onvoldoende in staat om een optimale bijdrage te kunnen leveren aan de realisatie van de doelstellingen van het museum. Samenvattend oordeel van de commissie: voldoende met enkele kanttekeningen. 5.4 De (financiële) planning en control-cyclus van het museum levert relevante sturingsinformatie en biedt mogelijkheden tot tijdig bijsturen Het museum coördineert de financiële planvorming, het monitoren van de financiële uitvoering en de financiële administratie, met uitzondering van de salarisadministratie, in eigen beheer. Door directe tussenkomst van de huidige directeur is het museum erin geslaagd om een financieel ongezonde positie om te buigen naar een gezonde. Een in de ogen van de commissie aanzienlijke prestatie. Ook levert de financiële cyclus de door het museum gewenste sturingsinformatie, zowel richting het managementteam als richting de Raad van Toezicht. Een klein puntje van aandacht is dat de commissie de regels voor de financiële verslaglegging, als voorgeschreven door het ministerie van OCW, noch als transparant noch als leesbaar heeft ervaren. Samenvattend oordeel van de commissie: excellent. 5.5 De opvolging van calamiteiten, zowel in de publieksruimtes als in de depotruimtes is in de organisatie van het museum geborgd Het museum heeft een vuistdik calamiteitenplan en dit plan wordt ook regelmatig getoetst aan de realiteit in de zin van ontruimings- en BHV oefeningen. Het museum kent de eigen risico s, zowel op het gebied van hoog water als de collectierisico s. Samenvattend oordeel van de commissie: goed. 16

17 Hoofdstuk 5: bedrijf 5.6 Het museum heeft zijn kwaliteitszorgprocessen op orde Veel in het museum is geregeld en vastgelegd in de vorm van bijvoorbeeld een ARBO-plan, een veiligheidsplan en een personeelsplan. Verder is er een calamiteitenplan (zie hiertoe ook paragraaf 5.5), een klachtenregeling en probeert het slot de processen zoveel mogelijk te regelen via de plan-do-act-cyclus en maakt het gebruik van externe audits. De commissie is het met het museum eens dat er nadrukkelijk aandacht dient te zijn voor kwaliteitszorg maar vraagt zich af of er wellicht niet enigszins sprake is van overregulering voor een zo kleine organisatie. Teveel regelgeving kan immers als een dwingend keurslijf gaan werken hetgeen de flexibiliteit van zowel de organisatie als het personeel over het algemeen niet ten goede komt. Het museum verdient een compliment voor een zelf opgesteld professionaliseringsplan voor museummedewerkers en andere publieksgerichte functionarissen. De commissie is onder de indruk van de kwaliteit en de volledigheid van dit plan. Samenvattend oordeel van de commissie: goed 5.7 Het sponsorbeleid van het museum is passend bij de doelstellingen en solide De commissie heeft kunnen constateren dat het museum succesvol is in het werven van sponsoren op een meer duurzame en continue basis. Het museum bouwt ondermeer relaties op met het bedrijfsleven en heeft het concept van Leenheren ontwikkeld (maximaal 100 bedrijven uit de regio verwerven speciale privileges in ruil voor een vaste donatie per jaar). Ook verwerft het museum succesvol fondsen bij de bekende cultuurfondsen, waaronder het VSB-fonds, al kan verwacht worden dat deze inkomsten, gezien de huidige financiële crisis, zullen verminderen. De Stichting Vrienden van het museum draagt eveneens bij aan aankopen en investeert mee in nieuwe ontwikkelingen, al heef het museum geen zeggenschap over het beheer en de exploitatie van deze middelen. Concluderend oordeelt de commissie hier met een goed, echter wel met de volgende kanttekeningen: De Stichting Vrienden van het museum zou haar inkomsten (waaronder die van de Leenheren) integraal en tijdig moeten besteden aan museale projecten. De omringende en betrokken overheden, waaronder de gemeentes, doen er goed aan om niet alleen indirect te investeren in het slot maar gezien de deelname van Loevestein in grote projecten die met name ook de omringende gemeentes ten goede komen, eveneens direct te investeren in het slot. De commissie is van mening dat de gemeentes niet alleen profiteren van de bezoekersstroom die Loevestein jaarlijks weet te genereren maar zeker ook leunen op de deelname van Loevestein in voor hen belangrijke ontwikkelingen van het omringende gebied. Gezien de bijdrage van en de kwetsbaarheid van een kleine organisatie als Slot Loevestein is een grotere financiële inspanning van de betrokken gemeentelijke overheden, waaronder de gemeentes Woudrichem, Gorinchem en dan vooral de gemeente Zaltbommel dus zonder meer gerechtvaardigd. Samenvattend oordeel van de commissie: goed met enkele kanttekeningen. 17

18 Hoofdstuk 5: bedrijf 5.8 De huisvesting van het museum past bij het niveau van de museale bedrijfsvoering en is van voldoende kwaliteit De commissie is met het museum van mening dat de huisvesting van de medewerkers en voorzieningen als toiletten, ontvangstruimtes voor groepen en de horecacapaciteit (zeker gezien het jaarlijkse aantal bezoekers) op dit moment nog niet voldoet aan de hedendaagse normen. Een pluspunt is dat het museum deze knelpunten heeft geïnventariseerd en heeft uitgewerkt in het eerder genoemde masterplan voor de komende beleidsperiode ( ). Samenvattend oordeel van de commissie: onvoldoende. 18

19 Hoofdstuk 6: samenvattende conclusies 6 Samenvattende conclusies 6.1 Inleiding De visitatiecommissie ziet in haar bovenstaande bevindingen voldoende basis om tot een afgewogen oordeel en aanbevelingen te komen en beschouwt daarmee haar opdracht als vervuld (zie hiertoe pagina 5 van dit rapport). Algemeen is de commissie van mening dat Slot Loevestein het goed doet en is zij gecharmeerd geraakt van het slot en de medewerkers. Mede ook gezien de zeer positieve prestaties van een klein team met toch een enorme ambitie en de bezoekers die Loevestein jaarlijks weet te trekken. Natuurlijk zijn er enkele zaken die beter kunnen maar de ambitie, de inzet en het enthousiasme om verbeteringen door te voeren is aanwezig. Onderstaand vindt u het samengevatte oordeel van de commissie over de vijf specifieke aandachtgebieden, namelijk algemeen, publiek, collectie, wetenschap en bedrijf. 6.2 Conclusies algemeen De missie van het slot is operationeel en relevant, echter het eerste deel kan scherper worden geformuleerd. Het museum kent zijn stakeholders goed en betrekt hen, waar relevant, bij de beleidsontwikkeling en evaluatie. Het museum toont een proactieve houding in het kennen en invulling geven aan de beleidsprioriteiten van de bewindspersoon. De Raad van Toezicht krijgt tijdig relevantie informatie en benut deze informatie voldoende en effectief voor de uitoefening van haar rol. Echter, zowel de code Cultural Governance als de functie van vertrouwenspersoon dient nader te worden uitgewerkt. Tot slot raadt de commissie het museum aan om in de toekomst realistischer te plannen, met inachtneming van de grenzen van het eigen kunnen. 6.3 Conclusies publiek Allereerst past hier een compliment over de hoogte van het aantal jaarlijkse bezoekers dat Loevestein weet te trekken. Zeker in vergelijking met andere musea en de relatief lastige bereikbaarheid van het slot is een bezoekersaantal van per jaar een aanzienlijke prestatie. De commissie is van oordeel dat de presentatie in de bijgebouwen van met name de archeologische vondsten, de zilvercollectie en beelden (prenten en schilderijen) van goede kwaliteit is. Echter de commissie adviseert het museum om de vaste presentatie in het slot en alle elementen die van invloed zijn op de beleving van het interieur, kritisch onder de loep te nemen met het oog op een homogener totaalconcept. Van tijdelijke tentoonstellingen is (nog) geen sprake. De didactische kwaliteit van de publieksbegeleiding is goed en voldoende vertaald naar wisselende vormen van educatie en voorlichting. Het slot onderkent het belang van commercie bij evenementen goed en weet langs deze weg de eigen inkomsten bovengemiddeld te versterken. Qua marketing en PR-inspanningen is de commissie van mening dat het museum, zodra de financiële situatie dit toelaat, zijn marketing en PR-inspanningen dient uit te breiden en effectiever kan benutten. Tot slot is het museum voldoende tot goed op weg voor wat betreft de digitale toegankelijkheid in de nieuwe media. 19

20 Hoofdstuk 6: samenvattende conclusies 6.4 Conclusies collectie De commissie heeft kunnen constateren dat (nog) niet in alle opzichten echt sprake is van een museaal collectiebeleid. Zij zou het museum willen adviseren om zo snel mogelijk werk te maken van een nieuw collectiebeleidsplan en daarbinnen het begrip collectie beter te definiëren en te beperken tot uitsluitend de roerende zaken. De commissie is van mening dat het museum zijn collectiebeheer goed op orde heeft, zowel qua registratie als qua documentatie. Een zelfde opmerking valt te maken over de onderdelen restauratie en conservering. Een enkel punt van aandacht is dat een deel van de archeologische vondsten, waarvan de herkomst nog niet bekend is, bewaard wordt op zolder en dat het depot nog niet optimaal functioneert. Het museum is goed op weg voor wat betreft de digitale toegankelijkheid van zijn collectie. Op dit moment is ruim 90% van de collectie digitaal ontsloten. Het onderdeel activering en mobiliteit van de collectie is niet van toepassing op Slot Loevestein. Toch heeft de commissie gemeend hier een voldoende uit te delen omdat de bereidheid tot wel aanwezig is. 6.5 Conclusies wetenschap De commissie heeft kunnen constateren dat wetenschappelijk onderzoek van ondergeschikt belang is binnen het museum (het museum voert zelf geen fundamenteel wetenschappelijk onderzoek uit) en verwacht dit ook niet, gezien het gebrek aan menskracht en middelen. Daarom acht de commissie dit hoofdstuk met de bijbehorende deelvragen niet relevant voor Museum Slot Loevestein en zij heeft ervoor gekozen om deze vragen dan ook niet te beantwoorden. 6.6 Conclusies bedrijf De organisatie van het museum is in voldoende mate effectief toegesneden op de doelstellingen van het museum. Echter, de commissie is de mening toegedaan dat de organisatie zich op een aantal punten nog in een transitiefase bevindt. De communicatie kan verbeterd worden en om de eigen ambitie te kunnen vormgeven is het noodzakelijk om de basisformatie verder uit te breiden en de financiële middelen te verruimen. In haar gesprekken met medewerkers is de commissie onder de indruk geraakt van de positieve sfeer en de trots op het eigen museum dat door alle betrokkenen zichtbaar werd uitgestraald. In kwalitatieve zin is de commissie van mening dat het managementteam evenwichtiger kan worden samengesteld. In kwantitatieve zin acht de commissie de formatie op dit moment onvoldoende in staat om een optimale bijdrage te kunnen leveren aan de realisatie van de doelstellingen van het museum. De financiële planning en controlcyclus is zeer goed op orde en de opvolging van calamiteiten is in de organisatie van het museum goed geborgd. De kwaliteitszorgprocessen zijn goed op orde, echter de commissie vraagt zich af of er wellicht niet enigszins sprake is van overregulering voor een zo kleine organisatie. De commissie heeft kunnen constateren dat het museum succesvol is in het werven van sponsoren op een meer duurzame en continue basis. Echter, De Stichting Vrienden van het museum zou haar inkomsten (waaronder die van de Leenheren) integraal en tijdig moeten besteden aan museale projecten. Gezien de deelname van Slot Loevestein in voor de betrokken overheden belangrijke ontwikkelingen van het omringende gebied en de kwetsbaarheid van Loevestein als een kleine organisatie is een grotere financiële inspanning van de betrokken gemeentelijke overheden, 20

21 Hoofdstuk 6: samenvattende conclusies waaronder de gemeentes Woudrichem, Gorinchem en dan vooral de gemeente Zaltbommel zonder meer gerechtvaardigd. Voor de huisvesting geldt tot slot dat de commissie met het museum van mening is dat de huisvesting van de medewerkers en voorzieningen als toiletten, ontvangstruimtes voor groepen en de horecacapaciteit (zeker gezien het jaarlijkse aantal bezoekers) op dit moment nog niet voldoet aan de hedendaagse normen. 21

22 Bijlagen Bijlage 1: Visitatie: basisdocumenten voor kwaliteitszorg in musea. Protocol visitatie t.b.v. museale visitatiecommissies Opdracht 1) De opdrachtgever voor een visitatie is de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. 2) De visitatiecommissie geeft in haar rapport antwoord op de volgende vragen: Geeft de zelfevaluatie van dit museum een getrouw beeld van de werkelijkheid in dit museum? Zo nee, op welke punten signaleert u afwijkingen, en in welke zin? Geef op grond van uw bevindingen adviezen aan het museum. Samenstelling 3) De visitatiecommissie wordt door de VRM samengesteld, na ruggespraak met de te visiteren instelling. De benoeming van de leden dient bekrachtigd te worden door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. 4) De visitatiecommissie bestaat, afhankelijk van de omvang en de complexiteit van de te visiteren instelling, uit minimaal 3 en maximaal 5 leden. Binnen de commissie is tenminste expertise aanwezig op de volgende terreinen: a. Algemene bedrijfsvoering b. Specifiek museale bedrijfsvoering c. Kwaliteitszorg als onderdeel van het bedrijfsproces 5) De commissiesecretaris is geen lid van de visitatiecommissie. 6) De visitatiecommissie is internationaal samengesteld. Werkwijze 7) De visitatiecommissie bepaalt haar eigen werkwijze. Zij verantwoordt deze in haar rapport, inclusief een explicitering van het beoordelingskader dat zij heeft gehanteerd. 8) Tenminste de volgende instrumenten staan de visitatiecommissie voor het beantwoorden van de vragen ter beschikking: a. Het zelfevaluatierapport van de te visiteren instelling b. De bijlagen bij het zelfevaluatierapport c. De handleiding zelfevaluatie van de VRM, inclusief de bijlage d. Gesprekken met betrokkenen binnen en uit de omgeving van de te visiteren instelling. Onder deze ten minste i. de directie van de instelling ii. de Raad van Toezicht van de instelling iii. medewerkers uit alle geledingen van de instelling iv. externe stake-holders (denk aan bezoekers, gemeente, samenwerkingspartners, opdrachtgevers, sponsoren) 9) De visitatiecommissie presenteert haar bevindingen aan de gevisiteerde instelling, publiceert haar bevindingen en biedt ze aan de minister van OCW aan. 10) Indien binnen de visitatiecommissie een onoverbrugbaar verschil van inzicht bestaat inzake de beoordeling van (een aspect van) het gevisiteerde museum, wordt dit in het rapport inzichtelijk gemaakt. 11) De secretaris van de visitatiecommissie ondersteunt de commissie, vraagt tijdig de documenten op bij de te visiteren instelling, zorgt voor de verspreiding daarvan onder de leden van de commissie, doet verslag van de bijeenkomsten en schrijft in opdracht van de commissie het eindrapport. Het eindrapport wordt onder verantwoordelijkheid van de commissie vastgesteld. 22

23 Bijlagen 12) Het visitatieproces omvat tenminste vijf fases: a. De voorbereiding van het bezoek aan de te visiteren instelling. Deze omvat de bestudering van de door de instelling aangeleverde documenten en een bijeenkomst ter kennismaking, taakverdeling en bespreking van de eerste bevindingen. b. Het bezoek aan de instelling. Deze bijeenkomst duurt minimaal een en maximaal twee dagen. Op de bezoekdag worden de gesprekken met de betrokkenen uit de instelling en de externe stakeholders gevoerd. Aan het einde van de dag wordt aan de directie van het museum een eerste indruk teruggegeven op basis van de gesprekken. Vervolgens wordt de directie in de gelegenheid gesteld een eerste reactie te geven en eventuele onduidelijkheden en bevindingen nader toe te lichten. c. De conceptfase. Hierin wordt overeenstemming bereikt over de bevindingen op basis van een eerste ruw conceptrapport dat door de secretaris is opgesteld op basis van de gesprekken op de bezoekdag. d. Het vaststellen van het conceptrapport dat aan de directie van de gevisiteerde instelling voor wederhoor wordt aangeboden. e. De definitieve vaststelling van het eindrapport, waarin verwerkt de reactie op het wederhoor van de directie van de gevisiteerde instelling. Vervolgens biedt de visitatiecommissie haar eindrapport aan, aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. 13) De doorlooptijd van een visitatieproces is maximaal 12 maanden. De visitatiecommissie verricht haar werkzaamheden binnen maximaal 6 maanden. Daaraan vooraf gaat het proces van zelfevaluatie binnen de te visiteren instelling. 14) Na toezending van het definitieve rapport aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap draagt de VRM zorg voor het openbaar maken van het rapport. Criteria en wijze van samenstellen van de commissies 15) De VRM stelt, in overleg met de te visiteren instelling, een lijst van potentiële leden van de visitatiecommissie. samen. Potentiële leden worden vooraf gepolst om hun principebereidheid tot toetreding tot één of meer visitatiecommissies vast te stellen. 16) De leden van de visitatiecommissie zijn in de vijf jaar voorafgaand aan de visitatie niet in dienst geweest bij het te visiteren museum, hebben in diezelfde periode geen opdrachten vervuld voor het te visiteren museum en van hen is in dezelfde periode geen projectvoorstel of sollicitatie afgewezen. 17) De leden van de visitatiecommissie zijn in de commissie opgenomen vanwege hun deskundigheid en onafhankelijkheid. Zij hebben in relatie tot de visitatie geen ander belang dan een zo getrouw mogelijk beeld te geven van hetgeen door hen tijdens het visitatieproces is of wordt gevonden. 18) Indien een kandidaat-commissielid vooraf feiten kent die hem/haar zouden kunnen belemmeren in zijn/ haar onafhankelijkheid, dient dit kandidaat-lid dit onverwijld te melden en zich terug te trekken uit de commissie. Indien tijdens het visitatieproces dergelijke feiten blijken aan het betrokken lid of een der andere leden, dient ook daaruit de conclusie getrokken te worden dat het betrokken lid zich terugtrekt. 19) De voorzitter van de commissie wordt door de commissieleden uit haar midden benoemd. De verdere taakverdeling tussen de commissieleden wordt eveneens binnen de commissie afgesproken. 20) Bij de samenstelling van een visitatiecommissie ten behoeve van een museum, heeft de directie van dat museum het recht om aan te geven welke potentiële commissieleden niet in aanmerking komen. Van dit recht kan uitsluitend gebruik worden gemaakt op grond van een (vermeend) gebrek aan onafhankelijkheid, zoals beschreven in punt ) De directie van het museum kan eventueel specifieke deskundigheid in de visitatiecommissie vragen. Indien deze specifieke deskundigheid niet beschikbaar is binnen de lijst, zal deze van buiten worden aangetrokken. Een lid van een visitatiecommissie dat op deze manier is aangetrokken, kan geen voorzitter van de commissie zijn, en is geen lid van een commissie van 3 leden. 22) De leden van de visitatiecommissie ontvangen voor hun deelname aan de commissie vacatiegeld van het ministerie van OCW. Tevens worden alle ten behoeve van de visitatie gemaakte onkosten vergoed. Hierbij zijn tenminste inbegrepen: reis- en verblijfkosten voor alle bijeenkomsten, inclusief het instellingsbezoek. 23

24 Bijlagen Pilotfase 23) In de pilot-visitatie wordt een extra lid aan de visitatiecommissies toegevoegd met specifieke deskundigheid inzake externe kwaliteitszorg. Dit toegevoegde lid heeft tot taak aan het proces deel te nemen, maar ook om het proces zelf kritisch te beschouwen. Handleiding voor zelfevaluatie van museale instellingen Inleiding Voor u ligt een geannoteerde inhoudsopgave voor een zelfevaluatierapport, dat u in de gelegenheid stelt het handelen in uw museum tegen het licht te houden. Het maken van een zelfevaluatie is de eerste (en belangrijkste) stap in het visitatietraject dat u recent bent aangegaan. Dit traject wordt na het opstellen van uw zelfevaluatie voortgezet door de visitatiecommissie die zich op grond van het rapport, andere documenten en gesprekken met leden van uw organisatie en externe stake-holders een oordeel zal vormen over de kwaliteit van uw organisatie en de producten die u levert. Na hoor en wederhoor zal het rapport van de visitatiecommissie worden gepubliceerd. Het zelfevaluatierapport is het schakelpunt tussen uw interne kwaliteitszorg en de externe kwaliteitsbeoordeling door de visitatiecommissie. Het doel van deze exercitie is dat u een beter, completer en extern gevalideerd inzicht krijgt in de kracht en zwaktes van uw eigen organisatie. Daardoor wordt u in staat gesteld nog beter te sturen op de doelen die u in uw museum wilt bereiken en kunt u na verloop van tijd nog beter vaststellen of, hoe en tegen welke kosten u deze doelen bereikt hebt. Het geeft u instrumenten in handen om de kwaliteit van uw museum verder te versterken. Tegelijkertijd biedt het een maatschappelijke verantwoording van de wijze waarop u in uw museum uw maatschappelijke rol invult en deze steeds aan de eisen van de tijd aanpast. Aan de beoordeling van de visitatiecommissie wordt door de subsidiegever geen direct gevolg gehangen in de vorm van een subsidiebesluit. Wel acht de subsidiegever het van belang dat langs deze weg maatschappelijk verantwoording wordt afgelegd. De zelfevaluatie van het museum is een document dat uitsluitend bestemd is voor het museum zelf en de visitatiecommissie. De commissieleden zijn gebonden aan geheimhouding van de documenten en informatie die u hen aanlevert. Zij publiceren slechts hun eigen bevindingen, en waar relevant wordt daarin verwezen naar hetgeen u heeft aangeleverd. Indien daarbij vertrouwelijke informatie in het geding is (bijvoorbeeld informatie over uw beveiliging) prevaleert het (veiligheids) belang van het museum. Uitgangspunten Quality is in the eye of the beholder. Zeker in een complexe organisatie is kwaliteit geen eenduidig begrip. Kwaliteit is ook niet altijd meetbaar. Voor musea komt daar nog bij dat de grote onderlinge verschillen met zich meebrengen dat ook de ambitieniveaus sterk uiteen lopen. Daarom is voor deze inhoudsopgave gekozen voor een kader, waarvan per instelling beargumenteerd- kan worden afgeweken. Doel van het visitatieproces is immers, om te bezien of u uw doelen voldoende relevant heeft beschreven, of ze in uw organisatie voldoende leven en of de organisatie er in voldoende mate op is ingericht en aan werkt om ze te bereiken. Uw doelen, uw ambities zijn daarmee de norm waaraan u wordt getoetst. Daarmee zijn de uitkomsten van visitaties relatief, maar in principe altijd relevant voor het betrokken museum. De vraag die gesteld wordt is: is het museum fit-for-purpose; is het in staat de zelfbepaalde doelen te bereiken. Quality is in the eye of the beholder. Een tweede uitgangspunt van het proces, dat voortkomt uit deze stelling is dat een visitatieproces door de hele organisatie wordt uitgevoerd. Door met elkaar het gesprek aan te gaan over de vragen die worden gesteld, ontstaat het meerdimensionale beeld van kwaliteit. En ontstaat het gesprek over de vraag wat hoe beter kan om de gestelde doelen te bereiken. Maar allereerst ontstaat het gesprek over de doelen zelf en hun relevantie. En daarmee wordt al bij de zelfevaluatie draagvlak ontwikkeld voor verbetering. Daarbij is het heel simpel: een visitatiecommissie komt praten met uw medewerkers, dus is het verstandig dat zelf eerst te doen! 24