SLOT LOEVESTEIN, POEDEROIJEN

Transcriptie

1 APPORT SLOT LOEVESTEIN, POEDEROIJEN 2012

2 Rapport van de Visitatiecommissie Rijksmusea 2012 Betreffende: Slot Loevestein, Poederoijen Datum visitatie: 7 november 2012

3 Inhoudsopgave 2 Vooraf 3 Bevindingen 4 Algemene bevindingen 4 Specifieke bevindingen 5 1. Algemeen (missie, visie en beleid) 5 2. Publiek 6 3. Collectie 7 4. Wetenschap 7 5. Bedrijf 8 Score per visitatieonderdeel 9 Tot slot 9 Bijlagen 10 De visitatiemethodiek 10 Beschikbare documentatie 10 Indeling van het vistatierapport 11 Gehanteerd beoordelingskader 11 Visitatiecommissie 12 Interviews 12

4 Vooraf 3 Op 7 november 2012 visiteerde de Visitatiecommissie Rijksmusea 2012 (hierna te noemen: de commissie) de Stichting Museum Slot Loevestein te Poederoijen (hierna te noemen: Slot Loevestein). Tijdens deze visitatie werd door de leden van de commissie een groot aantal interviews gehouden met directie, medewerkers en Raad van Toezicht van Slot Loevestein. Op 21 november sprak een delegatie van de commissie aanvullend met de conservator die op 7 november verhinderd was. Informatie over de gehanteerde methodiek, de betekenis van de gehanteerde beoordelingen, de namen van de leden van de visitatiecommissie, de namen van geïnterviewde personen, alsmede andere informatie is te vinden in de bijlagen.

5 Bevindingen 4 Algemene bevindingen De visitatiecommissie heeft Slot Loevestein leren kennen als een uniek monument, een echte burcht met een complete vesting, die wordt onderhouden en geëxploiteerd door een enthousiast en kundig team. Slot Loevestein is ondernemend bezig met het vergroten van zijn (overigens al zeer respectabele) bezoekersaantallen en heeft daarbij de marketing goed op orde. Wel is het zaak om oog te blijven houden voor de overige onderdelen van het bedrijf en daar waar nodig keuzes te maken. Door het ontbreken van een functie educatie is niet de kennis en tijd in huis om in samenwerking met scholen gerichte producten te ontwikkelen. De presentatie zou gebaat zijn met een scherpe keuze voor de verhaallijn rond Hugo de Groot. De organisatie en haar directeur zijn zeer ambitieus. Ook het vorige visitatierapport gaf al aan dat er keuzes gemaakt moeten worden, mede gelet op de spankracht van de organisatie. Overigens geeft Slot Loevestein de eigen ambitie ook als zwakte weer, niet omdat het in de kern niet gewenst is, maar omdat in de realisatie van de ambities de zwakste schakel het tempo bepaalt. Ambitie vormt derhalve een aandachtspunt, en een potentieel risico. Positief acht de commissie dat Slot Loevestein voor slechts 50% afhankelijk is van subsidies. Slot Loevestein is, tot zijn eigen ontsteltenis, door de Raad voor Cultuur ingedeeld als een categorie 4 museum, wat inhoudt dat het museum, aldus de Raad, niet van nationaal belang zou zijn. De Raad heeft geadviseerd Slot Loevestein de komende beleidsperiode alleen nog subsidie toe te kennen voor beheer en behoud en niet meer voor de publieksfunctie. Dit advies is overgenomen door de staatssecretaris. De directie vecht deze beslissing met andere categorie 4 kandidaten en individueel aan. De commissie acht de benadering van de Raad voor Cultuur, waarbij alleen naar het belang van de roerende zaken is gekeken, onjuist en onterecht, zeker in het geval van Slot Loevestein. Slot Loevestein is meer dan het ensemble: het is ook de omgeving, het kasteel, de gebouwen, de cel van Hugo de Groot. Naar mening van de commissie zijn deze aspecten wel degelijk van groot nationaal belang. Ook voor de bij de verbouwing betrokken financieringspartners heerst onzekerheid: er wordt voor 8 miljoen geïnvesteerd, maar er is door het advies van de Raad niet de zekerheid dat het museum na 4 jaar nog open is. De commissie heeft echter een positieve indruk van de veerkracht en vechtlust van de directeur, medewerkers en vrijwilligers van Slot Loevestein. Hoewel het laatste woord rond de aangekondigde subsidiekorting nog niet is gevallen, geeft deze indruk althans een hoopvolle vooruitblik naar de toekomst.

6 5 Specifieke bevindingen 1. Algemeen: missie, visie en beleid De missie van Slot Loevestein luidt: Met een kist vol echte verhalen en open vizier de interactie aangaan met ons publiek. Een ontmoetingsplaats creëren tussen heden en verleden, waar iedereen inspiratie kan opdoen voor de toekomst. De commissie constateert dat de missie weliswaar fundamenteel is omgegooid (de kritiek tijdens de vorige visitatie was dat de missie scherper moest), maar nu meer is gericht op marketing. Het raison d' être - 'wie ben je nu echt' - wordt onvoldoende geraakt. Daarbij zouden naar mening van de commissie in ieder geval de elementen kasteel, Hugo de Groot en waterlinie een rol moeten spelen. De geformuleerde kernwaarden zijn eigenlijk scherper, maar sluiten na herformulering van de missie niet meer automatisch daarop aan. De kernwaarden zouden derhalve meegenomen moeten worden in dit proces. Door Slot Loevestein is enthousiast gekozen voor het partnershipmodel. De commissie vraagt zich echter af of hier niet eerst een inhoudelijke keuze aan vooraf dient te gaan, mede ook als verlengstuk van de hiervoor geschetste aanpak van de missie. De commissie juicht evenwel het partnershipmodel (na gemaakte keuzes en bepaalde richting) toe en roept Slot Loevestein op zelf de leidende rol op zich te nemen en niet af te wachten. Deze samenwerking zou de vorm van een coöperatie kunnen aannemen. De commissie adviseert partners te zoeken die buiten het traditionele blikveld van musea vallen. Wanneer bijvoorbeeld water als thema wordt gekozen, dan kunnen samenwerkingspartners als Kinderdijk, de Biesbosch, etc. het beeld vanuit een verrassende invalshoek completeren. De commissie heeft de medewerkers van Slot Loevestein leren kennen als een enthousiast team dat ongelooflijk veel werk verzet en indrukwekkende resultaten bereikt. De geformuleerde inhoudelijke breedte en ambitie echter, gaan naar oordeel van de commissie de spankracht van de organisatie te boven en zijn daarmee te groot. Ook hierom is Slot Loevestein gebaat bij het maken van keuzes. Naar oordeel van de commissie is Slot Loevestein ten onrechte in museumcategorie 4 geplaatst door de Raad voor Cultuur (geen nationaal belang). Deze kwalificatie, hoe onjuist ook volgens de commissie, legt echter wel bloot dat Slot Loevestein het verhaal dat het met zoveel enthousiasme en verve aan grote groepen bezoekers weet over te brengen, nog onvoldoende weet te vertellen aan het museale en politieke veld. De commissie is dan ook van mening dat Slot Loevestein zich op dit gebied nog verder kan en moet ontwikkelen.

7 6 2. Publiek Publieksbereik Qua publieksbereik heeft Slot Loevestein een goede ontwikkeling doorgemaakt ten opzichte van de vorige visitatie. Hoewel het aantal openingsuren verminderde, groeide het bezoek van ruim mensen naar in Bij navraag bleek dat de verminderde openstelling alleen de vrije bezoekuren betrof. Op de dagen dat Slot Loevestein voor het grote publiek gesloten is, worden bijvoorbeeld de educatieve of speciale projecten gepland. o Vooral gezien de afgelegen locatie is de commissie zeer te spreken over het feit dat Slot Loevestein zulke respectabele aantallen bezoekers weet te trekken. Publieksbegeleiding Publieksfaciliteiten Slot Loevestein ondergaat momenteel een ingrijpende verbouwing. Met deze verbouwing worden de publieksfacilteiten voor bijvoorbeeld de winkel en horeca sterk verbeterd. De daghoreca wordt door Slot Loevestein met ingang van april 2012 zelf ter hand genomen, waardoor een groei in gerealiseerde omzet door de nieuwe publieksfaciliteiten zeker realistisch te noemen is. Educatie Hoewel de commissie niet de indruk kreeg dat educatie op het tweede plan is beland, is het aantal schoolbezoeken wel gedaald. De commissie beveelt aan de educatie niet te veronachtzamen. De gidsen van Slot Loevestein weten naar oordeel van de commissie op een aansprekende manier het verhaal van het slot in al zijn facetten aan het publiek te vertellen. De collectie en presentatie, die hier en daar verouderd is, illustreren het verhaal van de gidsen goed. De commissie constateert echter dat de gekozen verhaallijnen niet duidelijk zijn, te weinig focus hebben. Zij suggereert dan ook een scherpe keuze te maken: verhef Hugo de Groot tot de kern van de presentatie en vermijd in de communicatie het minder aansprekende begrip voormalige staatsgevangenis. Maak overige verhaallijnen secundair aan Hugo de Groot. Op het gebied van de nieuwe media is Slot Loevestein goed en ondernemend bezig. De website is verder ontwikkeld en de mogelijkheid om online tickets te bestellen is toegevoegd. Bovendien wordt aandacht besteed aan zoekmachine-optimalisatie en is er o.a. een educatieve game gelanceerd voor de multitouchtafel, het internet, smartphone en tablet. Slot Loevestein haakt zoveel mogelijk aan bij projecten met betrekking tot digitale innovatie. Voor de ontwikkeling van Slot Loevestein op dit gebied is door SenterNovem in samenwerking met ErfgoeDigitaal een informatieplan opgesteld, waarin de wensen en mogelijkheden en acties voor de digitalisatie en ontsluiting van de collectie zijn opgenomen. De commissie stelt vast dat Slot Loevestein op dit gebied sterk en goed in ontwikkeling is.

8 7 3. Collectie De onroerende collectie (kasteel en bijgebouwen) verkeert naar oordeel van de commissie in goede staat. De Rijksgebouwendienst voert periodiek onderhoud uit. Momenteel wordt een ingrijpende verbouwing en vernieuwing doorgevoerd, waarmee de gebruiks- en exploitatiemogelijkheden (onder meer van winkel en horeca) van Slot Loevestein sterk worden verbeterd. De commissie is van mening dat het gebouw in de collectiediscussie betrokken zou moeten worden. Met andere woorden: een zodanige herdefinitie van het begrip collectie dat het gebouw daar zelf onderdeel van uitmaakt. De roerende collectie is in zichzelf niet zo bijzonder meent de commissie, maar wel essentieel om het verhaal van Slot Loevestein goed te kunnen vertellen. Bijzonder achtte de commissie dat ook de (veel publiek trekkende) evenementen historisch verantwoord worden uitgevoerd. In referte aan een eerder genoemd punt meent de commissie dat Slot Loevestein zijn licht te vaak onder de korenmaat steekt in het uitdragen van deze feiten in het museale en politieke veld. Slot Loevestein heeft het actief uitbreiden van de collectie voorlopig uitgesteld. Hoewel dit eerder om redenen van tijd dan inhoud gebeurt, acht de commissie dit uitstel een goede (tijdelijke) ontwikkeling, omdat het collectioneren ook afhankelijk zal zijn van een fundamentele discussie met betrekking tot missie en verhaallijnen. 4. Wetenschap De organisatie stelt nadrukkelijk dat gedegen wetenschappelijk onderzoek de basis vormt voor de kerntaken van Slot Loevestein: zowel voor de verhalen die gidsen vertellen, de educatieve en overige activiteiten en publicaties. De publicatiereeks is echter na het eerste deel noodgedwongen stopgezet. Er wordt onderzoek gedaan naar de bewoners en gevangenen van Slot Loevestein, de collectie, de gebouwen en vestingwerken, de omgeving en het Munnikenland. Dit onderzoek vertaalt zich in gefundeerde beheersbeslissingen, professioneel gebouwen- en collectiebeheer en wetenschappelijk verantwoorde publicaties. Wel betreft het toegepast wetenschappelijk onderzoek, als onderdeel van de taak van de conservator. De commissie is het eens met deze visie. Gegeven aard, omvang en doelstelling van de organisatie, is de commissie van mening dat de getoonde onderzoekslijnen goed en passend zijn, binnen de mogelijkheden die de organisatie heeft.

9 8 5. Bedrijf Middelen en faciliteiten, planning & control Het financiële beheer van Slot Loevestein is zonder meer uitstekend. Noemenswaardig is de nauwe betrokkenheid van de (financieel expert binnen de) Raad van Toezicht in het bijzondere en kapitaalsintensieve geval van de verbouwing. Een aandachtspunt dat naar voren kwam uit het activiteitenplan is dat het betaalde kasteelbezoek van 70% naar 58% afneemt. Naar mening van de commissie zal geprobeerd moeten worden om deze tendens om te buigen in een weer toenemend aantal betaalde bezoeken. De governance binnen Slot Loevestein verloopt goed. De directeur heeft alle benodigde ruimte binnen haar mandaat. Met de Raad van Toezicht wordt met name gesproken over strategie en richting. De Raad van Toezicht staat op afstand, maar acht zichzelf goed geïnformeerd. De gekozen profielverdeling in de Raad van Toezicht blijkt van toegevoegde waarde in het belichten van thema s vanuit verschillende invalshoeken. De commissie prijst Slot Loevestein voor de balans tussen praktisch klankbord en toezichthoudende distantie die het aan de governancestructuur heeft weten te geven. Cultureel ondernemerschap, verdienpotentieel en mecenaat Het sponsorbeleid is naar oordeel van de commissie in ontwikkeling. De kwetsbaarheid voor de zakelijke markt is zeker ook de bereikbaarheid: Slot Loevestein is niet makkelijk te bereiken en ligt niet in de loop. Parkeergelegenheid is daarbij geen probleem. De grote publieksparkeerplaats wordt in de nabije toekomst nog groter gemaakt. De activiteiten die zijn ondernomen sinds 2011 zien er zeer goed uit (Suite & Breakfast, extra locatie voor vergaderingen en kleine partijen en een masterplan voor commerciële activiteiten). De publieksinkomsten zijn sinds 2008 van gestegen naar in Dit is naar oordeel van de commissie uitstekend en geeft andermaal aan dat Slot Loevestein op het gebied van het trekken van publiek en het genereren van inkomsten hieruit goed bezig is. Toch zijn de inkomsten per bezoeker nog niet heel hoog. De gemiddelde uitgave per persoon ligt rond de 4,- wat aan de lage(re) kant is. Een strategie op het maximaliseren van bezoekersinkomsten kan naar mening van de commissie uitkomst bieden. Marketing Op het gebied van marketing is Slot Loevestein sterk bezig, getuige ook de forse publieksgroei, vooral gegeven de afgelegen locatie. De eigen evenementen zijn populair en worden goed bezocht. Uit publieksonderzoek blijkt ook dat de activiteiten en evenementen sterke punten zijn van Slot Loevestein. Tevens leveren deze evenementen veel free publicity op. De commissie prijst Slot Loevestein voor de uitstekende combinatie van marketing en ondernemerschap dat het toont. HRM en organisatiecultuur Slot Loevestein is een kleine en efficiënte organisatie, waar op een plezierige manier met mensen omgegaan wordt. Het ziekteverzuim is buitengewoon laag te noemen, wat een indicator is van een gezonde bedrijfscultuur. Rond de vaste kern van medewerkers is een brede kring van vrijwilligers (zeer) betrokken bij het slot. De commissie prijst de open en plezierige bedrijfscultuur die zij tijdens de visitatie gewaar werd.

10 SCORE PER VISITATIE ONDERDEEL Protocol Score 9 1. algemeen goed 2. Publiek goed 3. Collectie goed 4. Wetenschap goed 5. Bedrijf goed Tot slot Slot Loevestein is een bijzonder museum met een aansprekend verhaal. Het slot wordt gedragen door een klein en enthousiast team vaste medewerkers en een grote groep zeer betrokken vrijwilligers. Met elkaar dragen zij optimaal zorg voor presentatie en exploitatie van dit met recht bijzondere Nederlandse erfgoed. De commissie is Slot Loevestein erkentelijk voor de gastvrijheid en de getoonde openheid in zowel het zelfevaluatierapport, als tijdens de visitatiedag en wenst directie en medewerkers van het museum alle goeds toe. Getekend, Oktober 2012 De Visitatiecommissie Rijksmusea 2012

11 Bijlagen 10 De visitatiemethodiek Het visitatiesysteem is naar aanleiding van het langjarig subsidieperspectief (ingesteld per 1 januari 2009) ontwikkeld. Dit kwaliteitssysteem kijkt naar de verschillende aspecten van de museale bedrijfsvoering. Het proces, bestaande uit een zelfevaluatie en een site visit van een onafhankelijke commissie, stelt een museum in staat de eigen organisatie tegen het licht te houden. Het doel van de visitatie is dan ook om een beter, completer en gevalideerd inzicht te krijgen in de krachten en zwaktes van de organisatie. Dit geeft in samenspel met de bevindingen en aanbevelingen van de visitatiecommissie, instrumenten in handen om de kwaliteit van de museale activiteiten gestructureerd te versterken. De opgestelde zelfevaluatie is uitsluitend bestemd voor het museum zelf. De visitatiecommissie vormt het schakelpunt tussen interne kwaliteitszorg en de externe kwaliteitsbeoordeling. Commissieleden zijn gebonden aan geheimhouding van de documenten en publiceren alleen de eigen bevindingen en aanbevelingen in het visitatierapport dat in druk verschijnt en gepubliceerd wordt op de website van de Vereniging van Rijksmusea. Ook de basisdocumenten (Protocol visitatiecommissie, Handleiding zelfevaluatie, vragenlijst zelfevaluatie en Beoordelingskader) worden hier gepubliceerd. Beschikbare documentatie De commissie heeft gebruik gemaakt van de volgende door Slot Loevestein beschikbaar gestelde informatie en documentatie: Zelfevaluatierapport, d.d. oktober 2012, met daar in opgenomen: Evaluatiedoelen vorige visitatie SWOT-analyse Financiële gegevens Prestatie- en overige kwantitatieve gegevens Daarnaast gebruikte de commissie financiële en kwantitatieve informatie gepubliceerd door het Ministerie van OCW, rapporten van de Raad voor Cultuur en het verslag van de vorige visitatieronde.

12 11 Indeling van het vistatierapport Gehanteerd beoordelingskader Conform het visitatieprotocol, kent het rapport van de visitatiecommissie minimaal de volgende onderdelen: Een beschrijving van de gevolgde procedure, inclusief een toelichting op de activiteiten. Een overzicht van alle personen met wie de commissie gesproken heeft. Een explicitering van het beoordelingskader dat de commissie heeft gehanteerd. Een zelfstandig leesbare beoordeling, per hoofdonderwerp, over het tot op heden door de instelling gevoerde beleid en de behaalde resultaten, zoals deze in de zelfevaluatie zijn beschreven. Een oordeel over de door de instelling gepresenteerde toekomstvisie en geplande activiteiten, en (voor zover relevant) vermelde verbeterplannen. Aanbevelingen aan de instelling, voor zover de visitatiecommissie deze relevant en noodzakelijk acht. Een oordeel over de vier facetten conform onderstaande schaal: 5: Excellent, 4: Goed, 3: Voldoende 2: Onvoldoende, 1: Slecht In de gesprekken is door de commissie aandacht besteed aan de diverse aspecten van de zelfevaluatie. Er is een beeld verkregen van de kwaliteit van de proces sen gericht op missie & visie, management & besturing, publiek, collectioneren, de interne processen, het leer- en groeivermogen van de organisatie, en de processen gericht op middelen en financiën. De score op deze aspecten van culturele bedrijfsvoering is weergegeven in de vijf voorgeschreven scoringsrubrieken van het visitatieprotocol: 1. Algemeen (missie, visie en beleid) 2. Publiek 3. Collectie 4. Wetenschap 5. Bedrijf De schaalverdeling in de rubrieksscore dient als volgt gelezen te worden: Score Betekenis De voornaamste criteria zullen altijd worden beschouwd in het licht van de missie van de instelling. Desgewenst kan de visitatiecommissie de gehanteerde schaal van een nadere definitie voorzien als dit het begrip van het oordeel over een instelling of een groep instellingen ten goede komt. Excellent Goed Hoeft niet excellent per se te zijn (in die zin dat er geen ruimte is voor verbetering), maar is zodanig goed dat er sprake is van een voorbeeldwerking. gaat boven de standaard uit, met nog steeds enige ruimte voor verbetering. Voldoende Beantwoordt aan de verwachtingen die standaard van overheids- of maatschappijwege aan een Rijksmuseum gesteld mogen worden. Ruimte voor verbetering. Onvoldoende Beantwoordt nog niet helemaal aan de standaard, ruimte voor (ten dele) forse verbetering. Slecht Voldoet in het geheel niet aan de standaard, dient van de grond af opgebouwd te worden.

13 12 Visitatiecommissie De ten behoeve van Slot Loevestein ingestelde visitatiecommissie 2012, bestaat uit de volgende personen: Voorzitter: De heer R. Van der Zijl, voormalig directeur De Efteling Lid: De heer L. Swinkels, conservator Museum Het Valkhof, nijmegen Lid: mevrouw I. Stam, voormalig voorzitter CvB Politieacademie, voormalig hoofdcommissaris, toezichthouder De commissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretariaat bestaande uit de heer M. Altink (secretaris), de heer T. Berbers (directeur Vereniging van Rijksmusea) en mevrouw L. Doeland (medewerker ambtelijk secretariaat). Interviews Tijdens de visitatie van Slot Loevestein zijn de volgende personen en gremia geïnterviewd: Mevrouw I. Stijns, directeur De heer A. de Wit, lid Raad van Toezicht (financiële functie) Mevrouw A. Magré (manager financiën, personeelszaken en automatisering) Mevrouw A. de Jong (projectmedewerker/coördinator vrijwilligers) De heer J. Mombers (facilitaire zaken) Mevrouw H. Ackermans (horeca) Mevrouw H. Laroo (marketing & sales) Mevrouw C. Alebregtse (kaartverkoop/museumwinkel) Mevrouw P. Wolthaus (receptie/sales) Mevrouw C. Lywood-van der Stelt (gids) De heer R. Marseille (vrijwilliger) Mevrouw H. Berens, conservator collectie Nederlands Architectuur instituut, lid Raad van Toezicht (museale functie) Mevrouw I. Wierenga, vrijwilliger historische commissie 21 november: Mevrouw S. Jansen (conservator)

14 ISITATIER