Postbus 1 3430 AA Bezoekadres Stadsplein 1 3431 LZ www.nieuwegein.nl Bank Nederlandse Gemeenten 28 50 04 387 Nieuwegei Wonen 2 0 12-246 Contactpersoon Conny Hofstede Telefoon 1383 Fax E-mail C.HofStede@NIEUWEGEIN.NL Aan de leden van de gemeenteraad i 14 Juni 2012 Uw kenmer l Kenmerk - nderwerp ntwikkelingen bij Mitros en Portaal Geachte heer of mevrouw, Twee in Nieuwegein werkzame corporaties zijn in een lastige financiële situatie terecht gekomen. Hierover willen wij u hierbij nader informeren. Woningcorporatie Mitros heeft haar investeringsprogramma moeten heroverwegen. Hierover ontvingen wij bijgevoegde brief. Doordat corporaties moeten meebetalen aan de huurtoeslag, er mogelijk meebetaald moet worden aan het saneren van schulden van andere corporaties en er minder wordt verkocht, heeft het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) besloten dat Mitros minder kan lenen. In de bijlage van deze brief treft u de correspondentie aan die wij met Mitros hebben gevoerd over dit thema. Woningcorporatie Portaal is deze week onder verscherpt financieel toezicht gesteld. ok van Portaal ontvingen wij schriftelijke informatie, die u hierbij aantreft. Door de dalende rente loopt Portaal liquiditeitsrisico's met de derivatenportefeuille die ze in bezit heeft. Portaal beschikt over 1,2 miljard euro aan derivaten. De Minister schrijft in haar brief aan de Tweede Kamer dat bij Portaal thans nog geen sprake is van een liquiditeitstekort. Het verscherpt toezicht van het Centraal Fonds van de Volkshuisvesting (CFV) heeft betrekking op de beheersing van de risico's van de derivatenportefeuille. Portaal heeft inmiddels aangegeven maatregelen te nemen. ns is nog niet bekend wat de gevolgen zullen zijn van de maatregelen die Portaal gaat nemen.
Bladnummer 2/2 Kenmerk - nderwerp ntwikkelingen bij Mitros en Portaal Wij blijven nauw in gesprek met de corporaties over de gevolgen van bovenstaande maatregelen en houden de Nieuwegeinse belangen goed in de gaten. Wanneer hierover meer bekend is zullen wij u opnieuw informeren. Me:vriend«>et, burgemeester en wethouders, drs. P.C.M, van Elteren secretaris F.T.J.M. Backhuijs burgemeester Bijlagen div. Kopie aan
Mitros % 2 0 12-24 6 Gemeente Nieuwegein College van B&W t.a.v. Wethouder H. Adriani Postbus 1 3430 AA NIEUWEGEIN Datum 12 juni 2012 Kenmerk C/bestuur/12062012 Contactpersoon mevrouw Anco van der Veen Betreft Heroverwegingen investeringsprogramma Mitr Einsteindreef 133 3562 GB Utrecht Postbus 8217 3503 RE Utrecht T 030-880 39 14 F 0900-245 245 5 I www.mitros.nl KvKNr 30136131 Geachte heer Adriani, In de afgelopen weken zijn er tussen u en Mitros gesprekken gevoerd over de financiële heroverwegingen ten aanzien van haar investeringsprogramma. In deze brief wordt nogmaals toegelicht waarom Mitros die heroverwegingen moet doen en wat dit betekent. Mitros licht dit op 13 juni toe in een brief die verstuurd wordt naar alle huurders en belangrijkste relaties. De brief voor de relaties - die ook verstuurd zal worden aan de raadsfracties van de gemeente Nieuwegein - is als bijlage opgenomen (bijlage 1). Met deze brief proberen wij u zo volledig mogelijk te informeren. Wij willen u vragen prudent met de verstrekte informatie om te gaan. Wij vinden het prettig als onze huurders als eersten en uit eerste hand vanuit ons geïnformeerd worden. Wat gebeurt er rond de corporaties? p dit moment zijn er drie belangrijke zaken gaande rond de woningcorporaties. Ten eerste moeten corporaties gaan meebetalen aan de huurtoeslag ('betaalbaarheidsheffing'). p dit moment betaalt het Rijk de huurtoeslag. Voor Mitros betekent dat een bijdrage van bijna 10 miljoen per jaar. Ten tweede moeten corporaties misschien gaan meebetalen aan het saneren van schulden van andere corporaties (zoals Vestia). Ten derde houdt de crisis op de woningmarkt langer aan dan verwacht, waardoor corporaties minder woningen kunnen verkopen. Kortom: woningcorporaties hebben veel minder geld om te kunnen investeren in hun vastgoedportefeuille.
Hoe gaat het met M it ros? Mitros is financieel gezond en blijft haar woningen verhuren en onderhouden. Maar onze huidige ambities voor nieuwbouw, renovatie en sloop blijken gegeven bovenstaande ontwikkelingen niet meer haalbaar. Waardoor komt dit? Door deze ontwikkelingen heeft het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) besloten de teugels stevig aan te trekken. De financiële eisen zijn verscherpt. Corporaties kunnen minder geld lenen om te investeren in hun vastgoedportefeuille, dan ze van plan waren. Volgens de nieuwe eisen is het investeringsprogramma van Mitros te ambitieus. Dit betekent dat het WSW ons niet de volledige ruimte geeft om het geld te lenen dat we nodig hebben om ons volledige investeringsprogramma uit te voeren. Keuzes maken Mitros gaat de komende weken keuzes maken en dit heeft gevolgen voor een aantal renovatie- en sloop/nieuwbouwprojecten. Mitros zal projecten die nu al uitgevoerd worden, of waarvooral juridische verplichtingen (zoals contracten) zijn aangegaan, gewoon verder uitvoeren. Voor deze projecten zal het WSW, zo verwacht Mitros, de financiering mogelijk maken. Voor andere woningen waarvoor renovatie- of sloop/nieuwbouw plannen waren, heeft dit wel gevolgen. Denkt u bijvoorbeeld aan het uitstellen of het veranderen van de plannen. Voor deze projecten geeft het WSW vooralsnog gi en financieringsruimte. Voor bewoners van wonir 'aarvoo n renovatie of sloop-nieuwbouwplannen waren, verandert er niets. Gesprei thou< ir en tros In het eerdere overleg met de wethouder hebben wij aangegeven waarom Mitros keuzes moet maken binnen haar investeringsprogramma in Utrecht en Nieuwegein. In dat overleg is richting de gemeente slieuwegein aangegeven dat Mitros het College de ruimte wil geven om haar zienswijzen hierop te geven. Tijdens dit overleg heeft Mitros aange jeven welke projecten in Nieuwegein juridische verplichtingen hebben en welke projecten van Mitros een hoge prioriteit meekrijgen. Een toelichting hierop is nogmaals weergegeven in bijlage 2. p 5 juni jl. heeft het College vervolgens haar zienswijze richting Mitros verstuurd (zie bijlage 3). p 6 juni. jl. is een spast invester Dgramma besproken in de Raad van Commissarissen (F van Mi os. I- rester sprog ma woi rgele rborgfonds Sociale Wc /litros :al hi e op e hoi :e stellen 3l van iet WSW ten aar en van dit nieuv e inv ssteringspr mma en wat d< effecten daai Effecten o ctniv Wat het uitstellen of ;sen van de tering exact op proj au be skent, wordt op dit moment door Mitros nog nader bekeken. Mitros wil voor die projecten waarbij de plannen uit worden gesteld of veranderd uiterlijk in september een stand van zaken communiceren naar de betrokken huurders en waar mogelijk al duidelijkheid geven.
2012-24 Mitros ê verigens vindt er op projectniveau, na het versturen van de brieven van 13 juni, nog een uitgebreider communicatietraject plaats richting huurders om zo de situatie nader toe te lichten. Vragen Mocht u naar aanleiding van deze brief nog vragen hebben, dan wil ik u vragen om contact op te nemen met Anco van der Veen, manager Nieuwegein a.i.. Met vriendelijke groet, Rob Rotscheid Voorzitter Bestuur a.i.
'2 0 1 2-2 4 6 Mi tros % Bijlage 1 Brief relaties (o.a. raadsfracties gemeente Nieuwegein) Geachte heer/mevrouw, Misschien heeft u het al gehoord in de media, maar er is veel gaande rond woningcorporaties en de financiering van projecten. In deze brief leest u dat het met Mitros goed gaat, maar dat er wel maatregelen nodig zijn om dit zo te houden. Hierover hebben we vandaag al onze huurders geïnformeerd. Wat gebeurt er rond de corporaties? p dit moment zijn er drie belangrijke zaken gaande rond de woningcorporaties. Ten eerste moeten corporaties gaan meebetalen aan de huurtoeslag ('betaalbaarheidsheffing'). p dit moment betaalt het Rijk de huurtoeslag. Voor Mitros betekent dat een bijdrage van bijna 10 miljoen per jaar. Ten tweede moeten corporaties misschien gaan meebetalen aan het saneren van schulden van andere corporaties (zoals Vestia). Ten derde houdt de crisis op de woningmarkt langer aan dan verwacht, waardoor corporaties minder woningen kunnen verkopen. Kortom: woningcorporaties hebben veel minder geld om te kunnen investeren in hun vastgoedportefeuille. Hoe gaat het met Mitros? Mitros is financieel gezond en blijft haar woningen verhuren en onderhouden. Maar onze huidige ambities voor nieuwbouw, renovatie en sloop blijken gegeven bovenstaande ontwikkelingen niet meer haalbaar. Waardoor komt dit? Door deze ontwikkelingen heeft het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) besloten de teugels stevig aan te trekken. De financiële eisen zijn verscherpt. Corporaties kunnen minder geld lenen om te investeren in hun vastgoedportefeuille, dan ze van plan waren. Volgens de nieuwe eisen is het investeringsprogramma van Mitros te ambitieus. Dit betekent dat het WSW ons niet de volledige ruimte geeft om het geld te lenen dat we nodig hebben om ons volledige investeringsprogramma uit te voeren. Keuzes maken Mitros gaat de komende weken keuzes maken en dit heeft gevolgen voor een aantal renovatie- en sloop/nieuwbouwprojecten. Mitros zal projecten die nu al uitgevoerd worden, of waarvoor al juridische verplichtingen (zoals contracten) zijn aangegaan, gewoon verder uitvoeren. Voor deze projecten zal het WSW, zo verwacht Mitros, de financiering mogelijk maken. Voor andere woningen waarvoor renovatie- of sloop/nieuwbouw plannen waren, heeft dit wel gevolgen. Denkt u bijvoorbeeld aan het uitstellen of het veranderen van de plannen. Voor deze projecten geeft het WSW vooralsnog geen financieringsruimte. Voor bewoners van woningen waarvoor geen renovatie of sloop-nieuwbouwplannen waren, verandert er niets. Al onze huurders zijn hierover geïnformeerd. Zij hebben in een brief kunnen lezen of dit voor hen persoonlijk gevolgen heeft of niet. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk in september, ontvangen de huurders van woningen waarvoor de renovatie- of sloopnieuwbouwplannen veranderen, meer informatie.
Tot slot Het maken van keuzes is pijnlijk. Voor de stad, voor de huurders die het aangaat en voor alle medewerkers van Mitros die zo hard werken aan mooie projecten. We hadden graag alle projecten uitgevoerd die we van plan waren, om onze huurders een betere of nieuwe woning te kunnen bieden. Toch moeten we nu deze keuzes maken. We zullen er alles aan doen om zoveel mogelijk projecten door te laten gaan. Vragen over wat er gaat gebeuren met de renovatie- of nieuwbouwplannen die veranderen, kunnen we helaas nog niet beantwoorden. Hierover moet Mitros nog keuzes maken. Zodra dit duidelijk is, informeren met onze huurders als eerste. Met vriendelijke groet, Rob Rotscheid Voorzitter Bestuur a.i.
2012-246 Mi tros 3 Bijlage 2 Toelichting en overzicht heroverwegingen investeringsprogramma Nieuwegein Inleiding Bij het heroverwegen van het investeringsprogramma maakt Mitros een onderscheid tussen projecten waar juridische verplichtingen op lopen en projecten waar wij hoge urgentie aan willen verlenen. De prioritering wordt meegenomen in een aangepast investeringsprogramma dat naar het WSW gaat. Het is dus nog geen vastgesteld investeringsprogramma waarvoor Mitros groen licht heeft gekregen voor het aangaan van (nieuwe) leningen. Juridische verplichtingen Er zijn een aantal projecten die of al vol in uitvoering zijn of waar juridisch bindende samenwerkingsafspraken zijn, de zogenaamde juridische verplichtingenlijst. Het gaat in Nieuwegein om de volgende projecten die reeds in uitvoering zijn: Nijpelsplantsoen (project reeds in uitvoering, naar verwachting vindt de oplevering van de laatste flat plaats in november 2012) Irenestraat (project is reeds gestart en moet voor de bouwvakvakantie zijn afgrond) Ter Borchhage (Boerderij Bos, opplusproject start na de zomer) Richterslaan (reeds gesloopt, nieuwbouw vertraagd door bezwaarprocedure, start naar verwachting eind 2012) Stadskwartier (bouw reeds gestart van 38 appartementen) Behalve de bovengenoemde projecten zijn er nog een aantal andere projecten waar we juridische bindende samenwerkingsafspraken hebben lopen. Het gaat in Nieuwegein om de projecten Blokhoeve, A Cappella/Zuilenstein, Muntplein en My Hyves. Aan de projecten in uitvoering en de juridisch bindende samenwerkingsafspraken zullen wij in principe niet tornen. Wel willen we met onze samenwerkingspartners onderzoeken of we bij een project als A Cappella/Zuilenstein nog eens kritisch naar de programmering en de wijze van financiering kunnen kijken. ok zullen wij met onze collega-corporaties in Nieuwegein in gesprek gaan om te verkennen of daar mogelijkheden voor samenwerking op projectniveau zijn. Mogelijk kan op deze wijze financiële ruimte ontstaan voor andere projecten. In haar reactie van 5 juni benoemd de gemeente Nieuwegein deze projecten als zijnde de A-lijst Prioritering Kijkend naar de prioritering van de projecten die niet op de lijst van juridische verplichtingen staan, dan kiest Mitros er eerst voor om de complexen met de meest urgente onderhoudsopgave het eerst aan te pakken. Daarbij wordt bij het prioriteren van deze complexen gekeken naar de gehele projectenportefeuille in zowel Utrecht als in Nieuwegein. De Sluijterslaan is een dergelijk complex die we daarmee ook topprioriteit meegeven. Daarnaast zijn er projecten die verhoudingsgewijs hoge prioriteit hebben omdat we daar bijvoorbeeld met huurders en gemeente in een intensief traject zitten. Hier valt het project de Driften onder. In haar reactie van 5 juni benoemd de gemeente Nieuwegein deze projecten als zijnde de B-lijst
Beheerdocument Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld te Nieuwegein Project nr. : 115.03 Datum : 8 juni 2012 Versie : 4.0 Status : definitief concept
Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld, Nieuwegein Pagina 2 van 20 Beheerdocument versie 4.0 INHUDSPGAVE INHUDSPGAVE...2 1. INLEIDING...4 1.1. Doel document...4 1.2. Status document...4 1.3. Uitgangspunten...4 2. BREDE SCHL CNCEPT...5 2.1. Visie partners Brede school...5 2.2. Doelstelling partners Brede school...5 3. RGANISATIESTRUCTUUR...6 3.1. Partners en organogram...6 3.2. vereenkomsten...6 4. BEHEER GEMEENSCHAPPELIJK DMEIN...7 4.1. Gemeenschappelijke ruimten...7 4.2. Beheer model...7 4.3. Taken en verantwoordelijkheden...8 4.3.1. Programmabeheer... 10 4.3.2. Gebruiksrooster... 11 4.3.3. Sleutelbeheer... 11 4.3.4. Calamiteitenbeheer... 12 4.3.5. Schade en vandalisme... 12 4.3.6. Huishoudelijk reglement... 12 4.3.7. Communicatie en overlegstructuur... 12 4.4. Verhuur gemeenschappelijke domein...13 4.5. Leegstand gemeenschappelijke domein...14 4.6. Personeel ten dienste van de brede school...14 4.7. Buitenterrein...14 4.8. Financiën...14 4.8.1. Extra investering energiezuinige Brede school... 15 4.8.2. Verdeling gasverbruik... 15 4.8.3. Verdeling elektraverbruik... 15 4.8.4. Verdeling waterverbruik... 16 4.8.5. Verdeling kosten gemeenschappelijke ruimten... 16 5. BEHEER EIGEN DMEINEN...17 5.1. Eigen ruimten...17 5.2. Taken en verantwoordelijkheden...17 5.2.1. Dagelijks onderhoud... 18 5.2.2. Groot onderhoud en servicekosten... 18 5.2.3. Verzekeringen, inboedel en opstal... 19 5.2.4. Inrichting van de ruimten... 19 5.2.5. Digitalisering/ICT... 19 5.3. Verhuur eigen domeinen...19 5.4. Leegstand eigen domeinen...19 BIJLAGEN: 1 Ruimtestaat, d.d. 22 augustus 2011 2 Bolletjeslijst gemeente Nieuwegein (bolletjeslijst) 3 Plattegronden a. Demarcatietekening begane grond en 1 ste verdieping 4 Huurreglement Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld
Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld, Nieuwegein Pagina 3 van 20 Beheerdocument versie 4.0 Projectmanagement : Participanten : Smitshoek Melles & Partners B.V. De heer Drs. L.F.J. Uijting De heer Ir. D. Kloen Bezoekadres: Krijtwal 31 b 3432 ZT NIEUWEGEIN Postadres: Postbus 641 3430 AP NIEUWEGEIN Tel. 030-602 24 99 Fax 030-602 28 09 Gemeente Nieuwegein Postbus 1 3430 AA NIEUWEGEIN Tel. 030-6071265 Protestants-christelijke basisschool Willem Alexander Lupinestraat 5 3434 HA NIEUWEGEIN Tel. 030-6065165 Rooms-katholieke basisschool De Tweeklank Lupinestraat 1 3434 HA NIEUWEGEIN Tel. 030-6066117 penbare basisschool ZieZo Lupinestraat 3 3434 HA NIEUWEGEIN Tel. 030-6018396 KMN Kind & Co Newtonbaan 7 3439 NK NIEUWEGEIN Tel. 030-6958469 Kinderopvang De Vrije Vogels Postbus 50 3430 AB NIEUWEGEIN Tel. 030-6047599
Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld, Nieuwegein Pagina 4 van 20 Beheerdocument versie 4.0 1. INLEIDING 1.1. Doel document Dit document is bedoeld om het beheer en de exploitatie te beschrijven voor de Brede school Lekboulevard - Hoog Zandveld te Nieuwegein. Voor alle partijen die participeren in de Brede school dient een goede leidraad beschikbaar te zijn voor het beheer en de exploitatie van de Brede school. nderhavig document geeft een beschrijving van alle relevante beheer en exploitatie aspecten voor zowel de eigen domeinen als de gemeenschappelijk domein. ok zal ingegaan worden op het Brede school concept en de organisatiestructuur. De inhoud van dit beheerdocument is mede gebaseerd op gesprekken met de gemeente Nieuwegein en de partners van de Brede school. 1.2. Status document p basis van dit document zal de invulling van het beheer verder worden vormgegeven. Dit betekent dat er contracten en afspraken worden gemaakt voor het beheer en de exploitatie van de Brede school. De afspraken over het beheer, die in dit document zijn verwoord, dienen jaarlijks te worden geëvalueerd naar werking in de praktijk. Zo nodig dienen afspraken te worden bijgesteld door de betrokken partijen (in onderling overleg). Dit beheerdocument is besproken in de werkgroep beheer en exploitatie en wordt geaccordeerd door de gemeente Nieuwegein en de besturen Mochten in dit document tegenstrijdigheden zijn opgenomen ten opzichte van een overeenkomst tussen partners en de gemeente Nieuwegein dan is de overeenkomst bepalend. 1.3. Uitgangspunten Voor het opstellen van dit beheerdocument zijn de volgende uitgangspunten aangehouden: Visienota brede school Lekboulevard Hoog Zandveld Nieuwegein (opgesteld door Sardes); Programma van Eisen, d.d. 9 september 2011 (opgesteld door Smitshoek Melles & Partners); Bolletjeslijst gemeente Nieuwegein; ntwerp Brede school; Ruimte om te leren (Laagland Advies); Afspraken gemeente Nieuwegein en partners; Stichtingskosten raming en exploitatie berekening (opgesteld door Smitshoek Melles & Partners).
Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld, Nieuwegein Pagina 5 van 20 Beheerdocument versie 4.0 2. BREDE SCHL CNCEPT 2.1. Visie partners Brede school De partners hebben samen de volgende visie voor Brede school Lekboulevard - Hoog Zandveld opgesteld: De Brede school (aanpak) Lekboulevard - Hoog Zandveld is een plaats waar goed onderwijs, opvang en ontwikkeling samen gaan. De Brede school wil een (ontmoetings)plek in de buurt / wijk zijn waar ouders, kinderen en andere bewoners (jong en oud) terecht kunnen voor vragen, informatie, onderwijs, opvoeding en.meer! De Brede school aanpak levert een bijdrage aan gelijke kansen op welbevinden en ontwikkeling, bijvoorbeeld door het bevorderen van sport, bewegen en gezondheid. De talenten van kinderen worden er gestimuleerd. Door intensieve samenwerking worden de sterke kanten van alle partijen benut. Het totaalpakket van deze eigenschappen draagt zorg voor een centraal punt in de wijk waar kinderen met begeleiding waar nodig kunnen uitgroeien tot volwassenen en waar volwassenen zich kunnen ontwikkelen door een gepast aanbod van activiteiten. 2.2. Doelstelling partners Brede school De partners van de Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld kiezen hun accenten in de doelstellingen bij opvang, wijk en zorg, maar ook aandacht voor verrijking. 1. Het beiden van kwalitatief goed onderwijs en goede opvang in een afgestemd pedagogisch klimaat waarin kinderen veilig kunnen opgroeien. 2. Het bevorderen van dagarrangementen, van 7.30 tot 18.30 uur, met een passend aanbod van activiteiten voor kinderen die dat willen, aangevuld met een aanbod voor 12-16 jarigen; mogelijk ook een avondaanbod voor wijkbewoners. 3. Het bevorderen van een wijkfunctie voor kinderen, ouders en wijkbewoners. 4. Het bevorderen van een zorgfunctie met aandacht voor ouders, opvoedprocessen en kinderen. 5. Het bevorderen van een goede communicatiestructuur en interdisciplinaire samenwerking, gericht op een betere samenwerking. 6. Het bevorderen van een duurzame en effectieve beheerstructuur en dagelijkse zorg voor het beheer en de exploitatie. 7. ver het algemeen: werken vanuit een kwaliteitsbesef.
Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld, Nieuwegein Pagina 6 van 20 Beheerdocument versie 4.0 3. RGANISATIESTRUCTUUR 3.1. Partners en organogram De volgende partijen participeren in de Brede school Lekboulevard - Hoog Zandveld: Gemeente Nieuwegein; Protestants-christelijke basisschool Willem Alexander; Rooms-katholieke basisschool De Tweeklank; penbare basisschool ZieZo; KMN Kind & Co; Kinderopvang De Vrije Vogels. In bijlage 3 zijn de plattegronden en demarcatietekeningen van de Brede school en het buitenterrein opgenomen. De gemeente Nieuwegein, de Protestants-christelijke basisschool Willem Alexander, de Roomskatholieke basisschool De Tweeklank, de penbare basisschool ZieZo, KMN Kind & Co en Kinderopvang De Vrije Vogels worden partners genoemd. Zij beschikken over een deel van het complex uitsluitend voor eigen gebruik. De partner heeft zijn eigen domein of exclusief ter beschikking gesteld gekregen (dit geldt voor de basisscholen) of gehuurd (KMN Kind en Co en Kinderopvang De Vrije Vogels). In onderstaand organogram is de eigendomssituatie van de Brede school weergegeven. De gemeente Nieuwegein is eigenaar van de Brede school. De gemeente verhuurt of stelt de Brede school ter beschikking aan ZieZo, Willem Alexander, De Tweeklank, KMN Kind&Co en De Vrije Vogels. Daarnaast is de gemeente Nieuwegein ook partner in het gemeenschappelijk domein. 3.2. vereenkomsten Tussen de verschillende partijen zijn de volgende overeenkomsten afgesloten: gebruiksovereenkomst tussen gemeente Nieuwegein en de basisscholen; huurovereenkomst tussen gemeente Nieuwegein en KMN Kind en Co; huurovereenkomst tussen gemeente Nieuwegein en De Vrije Vogels; samenwerkingsovereenkomst tussen de partijen; overeenkomsten tussen gemeente Nieuwegein en nader te bepalen partij. De gemeente Nieuwegein stelt de verschillende overeenkomsten op.
Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld, Nieuwegein Pagina 7 van 20 Beheerdocument versie 4.0 4. BEHEER GEMEENSCHAPPELIJK DMEIN 4.1. Gemeenschappelijke ruimten Binnen de Brede school maken de partners gebruik van de gemeenschappelijke ruimten, zie onderstaande plattegronden en bijlage 3. Plattegrond begane grond Plattegrond 1 ste verdieping nder de gemeenschappelijke ruimten worden de volgende ruimten verstaan: hoofdentree (tochtsluis); gemeenschappelijke atrium; speellokalen incl. berging; activiteitenruimte, mediatheek en ICT leeskamer; wissellokalen; centrale keuken; spreekkamer/wisselkantoor; reproruimte/papieropslag; serverruimte; gemeenschappelijke berging; werkkasten; toiletten; vuilcontainerruimte; technische ruimte; lift. 4.2. Beheer model Voor het uitvoeren van de beheertaken worden de volgende uitgangspunten aangehouden (zie ook de bolletjeslijst in bijlage 2): groot onderhoud aan het casco en de gebouwgebonde installaties door de gemeente Nieuwegein; de partners zijn verantwoordelijk voor het binnenpakket/dagelijks onderhoud. In onderstaand model is de beheersituatie schematisch weergegeven.
Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld, Nieuwegein Pagina 8 van 20 Beheerdocument versie 4.0 4.3. Taken en verantwoordelijkheden nderstaande tabel geeft de principeverdeling van de verantwoordelijkheden en taken van de verschillende partijen voor het gemeenschappelijk domein weer. Taken ZieZo Willem Alexander Beheerplan gebouw Verhuur + contracten Afdracht huur Programmering Acquisitie verhuur Administratie verhuur Begeleiding avondverhuur/koffie pstellen gebruiksrooster Huishoudelijk reglement gezamenlijke ruimten Verhuurreglement gezamenlijke ruimten Beheer- en gebruikoverleg Externe communicatie De Tweeklank KMN Kind&Co De Vrije Vogels Partner Gemeente Nieuwegein Contractbeheer: verzekering inboeldel Contractbeheer: alarmopvolging Contractbeheer: schoonmaak en vuil Contractbeheer: gas, water, elektra Contractbeheer: internet pstal verzekeringen, belastingen Toezicht op uitvoering taken Aanspreekpunt informatie en storingsonderhoud Veiligheid, efening, ontruimingsplan, calamiteitenplan Bedrijfshulpverlening Afwerken storingsonderhoud (alleen gebouwgerelateerde) Sluiten en openen van ruimten Toezicht buitenruimte Groot onderhoud casco Dagelijks onderhoud (*1) (*2)
Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld, Nieuwegein Pagina 9 van 20 Beheerdocument versie 4.0 *1 = De gemeente Nieuwegein in contractleider voor de gas, water en elektra aansluitingen. Doorrekening van de kosten gaat via de verdeelsleutel. *2 = De gemeente Nieuwegein zal alleen ruimten in het gemeenschappelijke domein openen en sluiten bij gemeentelijke activiteiten in deze ruimten. De hierboven genoemde beheertaken concentreren zich tot het gemeenschappelijke ruimten. Het dagelijks beheer van het gemeenschappelijk domein wordt door ZieZo, Willem Alexander, De Tweeklank, KMN Kind&Co en De Vrije Vogels ingevuld. penstelling, dagelijks onderhoud, alarm, toezicht en dergelijke voor de gemeenschappelijke ruimten zijn allen een primaire taak van de partners. nderstaand zijn voor het beheer van de gemeenschappelijke ruimten de volgende partners aangewezen: Gezamenlijke ruimte Beheertaak (coördinator rol) hoofdentree (tochtsluis) Partners gemeenschappelijke atrium Partners speellokalen incl. berging Partners Activiteitenruimte, mediatheek en Partners ICT leeskamer Wissellokalen Partners centrale keuken Partners spreekkamer/wisselkantoor Partners reproruimte/papieropslag Partners Serverruimte Partners gemeenschappelijke berging Partners Werkkasten Partners Toiletten Partners Vuilcontainerruimte Partners technische ruimte Gemeente Lift Gemeente Verder invulling van bovenstaande tabel zal plaatsvinden in de Programmagroep Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld De partner verantwoordelijk voor het beheer voert de volgende taken uit: zorg dragen voor voldoende voorraad materialen in de betreffende ruimte; zorg dragen voor periodieke controle van inventaris; zorg dragen voor toezicht op het gebruik van de ruimte; aanspreekpunt voor klachten aangaande de ruimte. In de gemeenschappelijke ruimten verzorgen de partners gezamenlijk de inboedel. Dit heeft betrekking op de losse inrichting van alle gemeenschappelijke ruimten, bestaande uit: meubilair; apparaten; gebruiksmaterialen. In de onderstaande tabel zijn algemene beheerstaken die niet specifiek gekoppeld aan ruimte zijn weergegeven: verige beheerstaken niet gekoppeld aan ruimte Beheertaak Sleutelplan Gemeente Alarmopvolging (*1) Partners ntruimings- en calamiteitenplan Partners Coördinatie jaarlijkse ontruimingsoefening Partners Keuringen speeltoestellen (openbaar toegankelijk plein) (*2) Gemeente Telefonie en netwerksysteem (internet etc.) Partners Coördinatie dagelijks onderhoud Partners
Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld, Nieuwegein Pagina 10 van 20 Beheerdocument versie 4.0 Verhuur gemeenschappelijke ruimtes Website en beheer website Vuilafvoer pstellen jaarkalender Reserveringen buiten jaarkalender Coördinatie gebruikersoverleg (agenda en vastlegging) Coördinatie sluitingsronde s avonds Buitenruimte (bso/kleuterplein en openbare ruimte) wekelijks nalopen en waarnodig schoonmaken Gemeente en partners Partners Partners Gemeente en partners Partners Partners Partners en gemeente afhankelijk van de activiteit Partners, bij openbaar heeft de gemeente ook een rol (*3) (*1) = De gemeente Nieuwegein betaald het abonnement van de alarmopvolging. Bij aanwijsbare fouten zijn de daaruit volgende kosten voor de betreffende partner. (*2) = De gemeente Nieuwegein is verantwoordelijk voor de keuringen van de speeltoestellen op het openbaar toegankelijk speelplein. Het keuringen van de speeltoestellen op het speelplein van De Vrije Vogels (niet openbaar toegankelijk) en KMN Kind&Co (indien niet openbaar toegankelijk) is de verantwoordelijkheid van de Vrije Vogels en KMN Kind&Co. (*3) = De partners zijn verantwoordelijk voor het dagelijks nalopen van de buitenruimte en het waarnodig schoonmaken hiervan. De gemeente Nieuwegein zal jaarlijks het onkruid/blad weghalen. Dit wordt verder uitgewerkt in de Nota Grijs Gebied van de gemeente Nieuwegein. Verdere invulling van bovenstaande tabel zal plaatsvinden in de Programmagroep Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld. De volgende bijzonderheden aangaande het gehele gebouw hebben de partners afgestemd: de partners zorgen voor het gebruikersoverleg (agenda en verslaglegging); wijzigingen aan of in het gebouw moeten met de gemeente Nieuwegein worden overeengekomen; de partners mogen kosteloos gebruik maken van elkaars inventaris dat is ingebracht in de gemeenschappelijke ruimten en toestellen, zoals opgenomen in de gemeenschappelijke buitenruimten. Qua verbruiksmateriaal wordt gebruik gemaakt van apart van elkaar gescheiden bergingsruimten; De partners bewaken de uitvoering van het legionella beheersplan. Het legionella beheersplan is opgesteld door de aannemer. De volgende zaken zijn tussen de gemeente en de partners afgestemd: de aanslag voor de ZB, rioolheffing en afvalstoffenheffing worden door de gemeente Nieuwegein direct aan de partners toegezonden (voor zover van toepassing); de ZB per partner wordt bepaald o.b.v. een waardetaxatie van het in gebruik zijnde deel van de betreffende partner. De taxatie wordt gedaan na de oplevering; rioolheffing en afvalstoffenheffing wordt o.b.v. de standaard gemeente Nieuwegein belasting verordening per partner direct in rekening gebracht bij de partner; de legionella beheersing ligt bij de partners (zie ook bijlage 2 bolletjeslijst); de servicekosten (volgen uit de Meerjaren nderhoudsplanning). 4.3.1. Programmabeheer Het is de taak van de partners om de inhoudelijke samenwerking te stimuleren en faciliteren, zoals: onderlinge afstemming van activiteiten; onderling delen van ruimten; ter beschikking stellen ruimten. Zie hiervoor ook de rapportage Ruimte om te leren van Laagland Advies.
Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld, Nieuwegein Pagina 11 van 20 Beheerdocument versie 4.0 De programmering in de Brede school gebeurt in de Programmagroep Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld. Potentiële huurders (sportverenigingen, buurtbewoners, etc.) nemen contact op met de partners. De partners zijn verantwoordelijk voor de verhuur van de gemeenschappelijke ruimten. Inroostering vindt in overleg plaats tussen de partners in de Programmagroep Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld. Het is de verantwoording van de partners en de gemeente Nieuwegein om de mogelijkheden te onderzoeken om de multifunctionaliteit van de accommodatie zo optimaal mogelijk invulling te geven. 4.3.2. Gebruiksrooster Voor de gemeenschappelijke ruimten geldt een aantal spelregels. Het gaat om de volgende gemeenschappelijke ruimten: gemeenschappelijke atrium; speellokalen incl. berging; activiteitenruimte en medialandschap; wissellokalen; centrale keuken; spreekkamer/wisselkantoor. nderstaande uitgangspunten worden gehanteerd, waarbij nadere invulling verder kan plaatsvinden. 1. Mits twee weken vooruit gemeld hebben de partners het eerste recht van gebruik van de gemeenschappelijke ruimten. Bij tegenstrijdige belangen van partners geldt in principe de volgorde van reservering. 2. ZieZo, Willem Alexander, De Tweeklank, KMN Kind&Co en De Vrije Vogels stellen onderling een jaarlijks rooster op voor het gebruik van de gemeenschappelijke ruimten. 3. De feitelijke partner zorgt zelf voor ondersteuning en bemensing van koffie en thee uitgiftepunten. De partners laten de ruimten in dezelfde staat achter als waarop zij de ruimte aantreffen. nvolkomenheden over de staat van ruimten en de gebruikersmaterialen, zoals tafels en stoelen, meldt de huurder direct bij de partner. Elke partner zorgt voor zijn eigen verbruiksmaterialen (koffie, papier, etc.). Gebruiksmaterialen als kopjes, borden, etc. worden schoon achtergelaten of voor rekening van de huurder gereinigd. In het geval van verhuur dienen de extra werkzaamheden additioneel op de (kale) huurprijs in rekening te worden gebracht. 4. Externe huurders betalen huur voor het gebruik van de ruimten in gemeenschappelijke ruimten. Er is sprake van een maatschappelijk en een commercieel huurtarief. 5. Het is in de Brede school niet toegestaan: schade aan te brengen; overlast te bezorgen aan andere partners; te roken; alcohol te gebruiken. In bijzondere omstandigheden kan hiervan worden afgeweken, bijvoorbeeld bij bijzondere festiviteiten of bijeenkomsten. Door partners dient dan wel een motivering aangegeven te worden. De gemeente Nieuwegein stelt zich zo veel mogelijk terughoudend op. 6. Derden die op regelmatige basis een ruimte huren bij de Brede school kunnen in overleg met de gemeente Nieuwegein de beschikking krijgen over een sleutel en alarmcode van het pand. Tijdens het uitvoeren van de activiteiten door deze derden hoeft dan geen partner aanwezig te zijn. In de overeenkomst die met iedere huurder wordt afgesloten zijn afspraken gemaakt over deze procedure en de daarbij geldende veiligheidsmaatregelen. Indien derden ruimten willen huren op niet regelmatige basis, is er in beginsel altijd een partner en/of contactpersoon aanwezig. 4.3.3. Sleutelbeheer De gemeente Nieuwegein beheert het sleutelplan en zorgt voor uitgifte van benodigde sleutels. Altijd dient een lijst aanwezig te zijn van de organisaties die een sleutel hebben en wie binnen die organisatie hiervoor verantwoordelijk is.
Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld, Nieuwegein Pagina 12 van 20 Beheerdocument versie 4.0 Zodra een sleutel is afgegeven, is de ontvanger verantwoordelijk voor het gebruik. Bij onjuist gebruik wordt de partner hierop aangesproken en eventueel hiermee gemoeide kosten worden verhaald op de veroorzaker. Partners en huurders zijn verantwoordelijk voor het sleutelgebruik binnen hun domein en de gemeenschappelijke ruimten. Dit geldt ook ten aanzien van de alarminstallatie. 4.3.4. Calamiteitenbeheer De partners binnen Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld stellen voor hun eigen domein een ontruimingsplan op. De partners verzamelen de ontruimingsplannen en stellen op basis hiervan een integraal ontruimingsplan en calamiteitenplan voor het gehele gebouw op. Het ontruimingsplan en calamiteitenplan worden afgestemd met de gemeente Nieuwegein en de partners (en eventuele andere huurders). Eenmaal per jaar wordt een integrale ontruimingsoefening georganiseerd. Dit wordt aangestuurd door de partners van de Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld. 4.3.5. Schade en vandalisme Bij schade en vandalisme dient alert te worden gereageerd. Indien er schade is aan of binnen het eigen domein, dan dient de schade te worden aangegeven. Dit dient altijd afgestemd te worden met de gemeente Nieuwegein. Voor de schadeaangifte dienen de onderstaande stappen te worden ondernomen. Hierbij dient de standaardprocedure van de gemeente Nieuwegein als leidraad. Schade aan de binnenzijde Schade aan de buitenzijde Lekkage/calamiteiten de school kan de schade conform hun eigen procedure afwerken (c.c. naar de gemeente Nieuwegein ter info). Huurders geven de schade en de oorzaak op aan de gemeente Nieuwegein en doet aangifte bij de politie en geeft de schade aan de verzekering op. de school geeft de schade via de reguliere procedure op. Huurders geven de schade met oorzaak op aan de gemeente Nieuwegein. direct gemeente Nieuwegein inschakelen en de schade achteraf afhandelen. 4.3.6. Huishoudelijk reglement Voor een goed en ordentelijk gebruik van het gebouw wordt een huishoudelijk reglement opgesteld door de partners. nderdeel van dit huishoudelijk reglement is het pedagogisch klimaat in de Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld. Dit huishoudelijk reglement dient voor iedere partner en/of huurder helder te zijn. Voorstel is om een reglement op diverse plaatsen neer te leggen of op te hangen. Bij huurcontracten dient het reglement als bijlage bijgevoegd te worden. 4.3.7. Communicatie en overlegstructuur De partners onderling hebben maandelijks overleg over de operationele gang van zaken. Dit overleg wordt geïnitieerd op basis van onderlinge afspraken met de partners van de Brede school. Deelnemers zijn ZieZo, Willem Alexander, De Tweeklank, KMN Kind&Co en De Vrije Vogels. Hier worden afspraken gemaakt over het gebruik van en de programmering van activiteiten binnen de gemeenschappelijke ruimten.
Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld, Nieuwegein Pagina 13 van 20 Beheerdocument versie 4.0 Voor de verschillende verantwoordelijkheden is een communicatiestructuur opgezet. Deze ziet er als volgt uit: Wat Wie Contactpersoon Afstemmingsoverleg Gemeente Nieuwegein Partners * Programmagroep Partners * Brede school Andere huurders Beheeroverleg Gemeente Nieuwegein Partners * Agenda (voorbeeld) nderlinge afstemming Financiën Dagelijks gebruik programmering Exploitatie (afstemming/contract bewaking) Technische beheer** Wanneer jaarlijks maandelijks halfjaarlijks Aanspreekpunt eigen domein Aanspreekpunt gemeenschappelijke ruimten Directeur/locatieleider Directeur/locatieleider Partners* Gemeente Nieuwegein Beheer, onderhoud, klachten, exploitatie dagelijks dagelijks *= De partners basisschool ZieZo, Willem Alexander, De Tweeklank, KMN Kind&Co en De Vrije Vogels voeren maandelijks met de overige huurders een gebruikersoverleg. **= Voor de school wordt een meerjaren onderhoudsplan opgesteld. Twee keer per jaar vindt er overleg plaats over het geplande groot onderhoud. Daar wordt het meerjarenonderhoudsplan besproken en wordt vastgesteld welke onderhoudswerkzaamheden zullen worden uitgevoerd. 4.4. Verhuur gemeenschappelijke domein De ruimten genoemd in paragraaf 4.1 zijn onderdeel van het gemeenschappelijk domein en kunnen door de partners zonder extra vergoeding worden gebruikt. Hiernaast kan het gemeenschappelijk domein verhuurd worden voor maatschappelijke en (semi) commerciële doeleinden met een maatschappelijke meerwaarde voor het Brede schoolconcept. Verhuur aan partijen mag niet strijdig zijn met de strekking en functies binnen de Brede school, of dat de continuïteit van (een of meer van) de partners in gevaar kan komen. Voor de verhuur van het gemeenschappelijk domein gelden de volgende regels: De verhuur van het gemeenschappelijk domein is gebaseerd op het huurreglement (zie bijlage 4). De partners hebben altijd voorrang op andere huurders van de ruimten in het gemeenschappelijk domein. Het maatschappelijk uurtarief voor het gemeenschappelijk domein is 20,- per uur (indicatief) inclusief exploitatiekosten (elektraverbruik, schoonmaak e.d.). Voor commerciële partijen gelden een hoger, nader te bepalen, commercieel uurtarief. De partners zijn verantwoordelijk voor de exploitatie en de verhuur van het gemeenschappelijk domein. De volgende regeling/verdeling van de opbrengsten uit verhuur geldt: - 25% van de opbrengsten is voor de partner die de externe huurder aandraagt. De partij die de huurder aanbrengt is ook verantwoordelijk voor de administratie, begeleiding avondverhuur, koffie etc.; - 75% van de opbrengsten zijn voor de bekosting van de exploitatie van het gezamenlijk domein. Huurders die structureel ruimten in het gemeenschappelijk domein huren kunnen de beschikking krijgen over een sleutel/kaartlezer.
Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld, Nieuwegein Pagina 14 van 20 Beheerdocument versie 4.0 De Programmagroep Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld bepaald de programmering van de ruimten in het gemeenschappelijke domein. In de Programmagroep Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld zit een afvaardiging van alle partners. 4.5. Leegstand gemeenschappelijke domein De verhuur van de mogelijk leegstaande ruimten in het gemeenschappelijk domein wordt gecoördineerd overeenkomstig het huidige maatschappelijk vastgoed beleid van de gemeente Nieuwegein. De opbrengsten uit de verhuur van de leegstande ruimten in het gemeenschappelijk domein komen volledig ten goede aan de gemeente Nieuwegein. 4.6. Personeel ten dienste van de brede school Dit onderdeel zal op een later moment ingevuld worden. Het gaat om een mogelijke beheerder/conciërge en een mogelijk gezamenlijk schoonmaakbedrijf. 4.7. Buitenterrein Het buitenterrein zal in een separaat overleg ingevuld worden. 4.8. Financiën In onderstaande tabel zijn de financiële verplichtingen van de partners weergegeven: Component nderwijs De Vrije Vogels / KMN Kind&Co 1 Huur - + 2 Exploitatielasten (onderhoud obv bolletjeslijst) + - 3 Energie (gas, water en elektra) + + 4 Diversen: - Mop - tuinonderhoud - zandbak + + De onderdelen 2, 3 en 4 vormen de financiële afdracht van de exploitatie van de partners aan de gemeente Nieuwegein. Deze financiële afdracht is opgebouwd uit de volgende componenten: Vastbedrag conform CFI vergoeding; Energielasten (gas, water en elektra); Zandbak verversing; Tuinonderhoud; Bijdrage meerjarenonderhoudsplanning. Voor de verdeling van de kosten voor de gemeenschappelijke ruimten is in onderstaande tabel de verdeelsleutel op basis van de werkelijk gebruik weergegeven. Deze verdeling is gebaseerd op de situatie per 1 januari 2014. Deze verdeelsleutel zal worden herzien als er andere huurders komen of als de huidige huurders meer of minder oppervlakte in de Brede school gaan huren. Leegstaande ruimten zullen onder de gemeente Nieuwegein vallen. Willem Alexander De Tweeklank ZieZo KMN Kind&Co De Vrije Vogels Gemeente Totaal Verdeling in % 33,6% 33,6% 19,1% 4,0% 3,4% 6,3% 100% Bovenstaande verdeling volgt uit de ruimtestaat d.d. 22 augustus 2011.
Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld, Nieuwegein Pagina 15 van 20 Beheerdocument versie 4.0 In onderstaand figuur is bovenstaande verdeling schematisch weergegeven. 4.8.1. Extra investering energiezuinige Brede school De extra investering die de gemeente Nieuwegein doet voor de energiezuinige Brede school zal in 15 jaar via een toeslag op de werkelijke energielasten van de 3 basisscholen worden verrekend. Na ongeveer 15 jaar ontstaat winst voor de 3 basisscholen in de energielasten (bij gelijkblijvende uitgangspunten). 4.8.2. Verdeling gasverbruik Gas wordt door de gemeente Nieuwegein ingekocht en vervolgens is gas onderdeel van de financiële afdracht van de exploitatie van de partners aan de gemeente Nieuwegein. Gas komt centraal binnen en vervolgens zijn er 5 tussenmeters (ZieZo, Willem Alexander, De Tweeklank, KMN Kind&Co en De Vrije Vogels) aanwezig. Voor de kosten van het gasverbruik van de gemeenschappelijke ruimten wordt de verdeelsleutel op basis van de werkelijk gebruik aangehouden. 4.8.3. Verdeling elektraverbruik De elektra wordt door de gemeente Nieuwegein ingekocht en vervolgens is elektra onderdeel van de financiële afdracht van de exploitatie van de partners aan de gemeente Nieuwegein. Elektra komt centraal binnen en vervolgens zijn er 5 tussenmeters (ZieZo, Willem Alexander, De Tweeklank, KMN Kind&Co en De Vrije Vogels) aanwezig. Voor de kosten van het elektraverbruik van de gemeenschappelijke ruimten wordt de verdeelsleutel op basis van de werkelijk gebruik aangehouden.
Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld, Nieuwegein Pagina 16 van 20 Beheerdocument versie 4.0 4.8.4. Verdeling waterverbruik Het water wordt door de gemeente Nieuwegein ingekocht en vervolgens is water onderdeel van de financiële afdracht van de exploitatie van de partners aan de gemeente Nieuwegein. Water komt centraal binnen en vervolgens zijn er 5 tussenmeters (ZieZo, Willem Alexander, De Tweeklank, KMN Kind&Co en De Vrije Vogels) aanwezig. Voor de kosten van het waterverbruik van de gemeenschappelijke ruimten wordt de verdeelsleutel op basis van de werkelijk gebruik aangehouden. 4.8.5. Verdeling kosten gemeenschappelijke ruimten Voor de volgende facilitaire kosten zal de verdeelsleutel op basis van de gehuurde vierkante meters (BV) gelden: schoonmaakkosten; kosten voor netwerksysteem (internet etc.); kosten voor alarmopvolging; kosten voor dagelijks onderhoud. De kosten voor eventueel huishoudelijk personeel (beheerder/conciërge) heeft een nadere uitwerking nodig. Drank en voeding De bestellingen van drank en voeding vinden plaats door het huishoudelijk personeel waarin onderscheid wordt gemaakt in drie soorten bestellingen: a. gezamenlijke bestellingen koffie/thee/limonade/suiker en melk; b. bestellingen voor centrale keuken apart per partner; c. overige bestellingen apart per partner. Partners ontvangen voor bestellingen b en c een aparte factuur van de leverancier. Bestellingen genoemd onder a worden verrekend volgens de volgende verdeelsleutel: Investeringen in gemeenschappelijke ruimtes De inboedel voor de volgende gemeenschappelijke ruimten is onderdeel van het bouwbudget: hoofdentree (tochtsluis); gemeenschappelijke atrium; activiteitenruimte, mediatheek en ICT leeskamer; centrale keuken; spreekkamer/wisselkantoor; serverruimte; gemeenschappelijke berging; werkkasten; toiletten; technische ruimte; lift. Vervanging en onderhoud van de inboedel voor de gemeenschappelijke ruimten verzorgen de partners gezamenlijk. Dit heeft betrekking op de losse inrichting van bovenstaande gemeenschappelijke ruimten, bestaande uit: meubilair; apparaten; gebruiksmaterialen. De inrichting van de volgende ruimten is de verantwoordelijkheid van de partners: speellokaal incl. berging; reproruimte/papieropslag; wissellokalen; vuilcontainerruimte. Investeringen in de inboedel van de gemeenschappelijke ruimten worden in gezamenlijkheid gedaan in onderlinge overeenstemming en verdeeld op basis van verdeelsleutel op basis van de gehuurde vierkante meters (BV). Wanneer een partij een eigen investering wil doen in een gezamenlijke ruimte worden indien nodig aparte afspraken gemaakt over het gebruik.
Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld, Nieuwegein Pagina 17 van 20 Beheerdocument versie 4.0 5. BEHEER EIGEN DMEINEN 5.1. Eigen ruimten Het oppervlakte van de eigen domeinen van de gebruikers is in bijlage 1 weergegeven. Jaarlijks zal tussen de partners en de gemeente Nieuwegein overleg plaatsvinden over de bezetting van de eigen ruimten. Bij eventuele structurele leegstand in de eigen domeinen is de Verordening onderwijshuisvesting van toepassing. Voor de overige niet-onderwijsruimten is de gemeente Nieuwegein van toepassing. 5.2. Taken en verantwoordelijkheden nderstaande tabel geeft de principeverdeling van de verantwoordelijkheden en taken van de verschillende partijen voor de eigen domeinen weer. Taken ZieZo Willem Alexander Beheerplan gebouw Verhuur + contracten Afdracht huur De Tweeklank KMN Kind&Co De Vrije Vogels Eigenaar Gemeente Nieuwegein Programmering pstellen gebruiksrooster Huishoudelijk reglement eigen domeinen verleg over de huur eigen domeinen Externe communicatie (pers, buurt) Contractbeheer: verzekering inboeldel (*1) Contractbeheer: alarmopvolging Contractbeheer: schoonmaak en vuil Contractbeheer: gas, water, elektra en internet pstal verzekeringen, belastingen schoonmaak, alarmering, vuil, energie e.d. Toezicht op uitvoering taken Aanspreekpunt informatie en storingsonderhoud Veiligheid, efening, ontruimingsplan, calamiteitenplan Bedrijfshulpverlening
Brede school Lekboulevard Hoog Zandveld, Nieuwegein Pagina 18 van 20 Beheerdocument versie 4.0 Afwerken storingsonderhoud (alleen gebouwgerelateerde) Sluiten en openen van ruimten Toezicht buitenruimte Groot onderhoud casco Dagelijks onderhoud (*1) = De verzekering van de inboedel van het onderwijs- en het gemeenschappelijk deel is de verantwoordelijkheid van de gemeente Nieuwegein. De indeling naar domeinen/huurders geeft duidelijkheid over het gebruik van het gebouw. De partners regelen qua programmering alles zelf in hun eigen domeinen. Dat betekent dat ZieZo, Willem Alexander, De Tweeklank, KMN Kind&Co en De Vrije Vogels ieder hun eigen programma draaien. Als er sprake is van gezamenlijke activiteiten van één of meer partijen, dan wel één van de partijen bij een andere partij een ruimte wil gebruiken, dan gebeurt dit in onderling overleg. Gratis gebruik van elkaars ruimten is uiteraard niet verboden, maar ook geen automatisch recht. In de eigen domeinen zijn de verschillende partners geheel vrij in hun programmering, mits dit uitgangspunt niet strijdig is met (huur-/gebruik-) overeenkomsten. Deze ruimten zijn in principe niet te huur en altijd beschikbaar voor de partners. Iedere partners zal zo veel als mogelijk zelf de beheertaken van de eigen domeinen uitvoeren. De relatie tussen gemeente en scholen inzake eigendom en onderhoudsverplichtingen is voor de afzonderlijke schooldelen niet anders dan in het verleden, met dien verstande dat ten behoeve van het beheer van de buitengevel en eventuele gemeenschappelijke installatiedelen een verrekening plaatsvindt tussen partners en de gemeente Nieuwegein (zie paragraaf 4.8). KMN Kind&Co en De Vrije Vogels zullen hier niet in participeren, omdat ze als huurders optreden. 5.2.1. Dagelijks onderhoud Het dagelijks beheer (conciërgetaken, schoonmaak, kleine reparaties) wordt afzonderlijk uitgevoerd en is in ieder domein toebedeeld aan de partner. Uiteraard kan op vrijwillige basis worden samengewerkt, maar in principe is de afspraak dat iedere partij het dagelijks onderhoud zelf organiseert. 5.2.2. Groot onderhoud en servicekosten De gemeente is coördinator voor de onderdelen waarvoor zij via de standaard huurcontracten en de huisvestingsverordening van het onderwijs verantwoordelijk is. Dat betreft de volgende zaken (zie ook de bolletjeslijst in bijlage 2): KMN Kind&Co en De Vrije Vogels: Deze domeinen worden door de gemeente verhuurd en door de partners zelf dagelijks beheerd. De gemeente is derhalve verantwoordelijk voor al het groot onderhoud (onderhoud dak, gevel, vloer, w+e installatie) en het onderhoud van de installaties (lift, luchtbehandeling, ketel) wordt via de servicekosten te verrekenen. Schoonmaak en binnenschilderwerk worden door de partners zelf georganiseerd en betaald; voor de scholen geldt dat de gemeente verantwoordelijk is voor het onderhoud van gevel en dak met uitzondering van het buitenschilderwerk. De overige onderhoudswerkzaamheden komen voor rekening van de schoolbesturen. Voor het buitenschilderwerk wordt een meerjarenonderhoudsschema afgesproken. De daaruit voortvloeiende kosten worden door de schoolbesturen gefinancierd in de vorm van een afdracht (zie paragraaf 4.8). Voorgesteld wordt het onderhoud van de installaties (lift, luchtbehandeling, ketel) via servicekosten te verrekenen. De gemeente coördineert dan het onderhoud hieraan;