HR voor facility managers Direct aan de slag met functionerings- en beoordelingsgesprekken, conflicthantering, verplichtingen bij ziekteverzuim en re-integratie
Inhoud Inleiding 4 1. Functioneren en beoordelen 1.1 Voorbereiding beoordelingsgesprek 1.2 Beoordelingsreglement 1.3 Checklist Beoordelingsgesprek 1.4Functioneringsgesprek 1.5Vijf fasen functioneringsgesprek 1.6Checklist Evaluatie en nazorg functioneringsgesprek 1.7 Checklist Introgesprek 1.8Belangrijke do's en don ts 1.9Slechtnieuwsgesprek 5 6 6 8 9 10 11 13 13 2.Conflicthantering 2.1Conflicthantering: keuze stijl en houding leidinggevende 2.2Checklist Gebruiksmogelijkheden van iedere stijl 2.3Onderhandelen en overleggen 2.4Houding leidinggevende 2.5 Vraag en antwoord 19 19 20 22 23 3. Verzuim en re-integratie 3.1Wet verbetering poortwachter 3.2Re-integratiedossier 3.3Verantwoordelijken voor re-integratie 3.4Flankerende maatregelen 3.5Re-integratieverplichtingen werkgever en werknemer 3.6Verplichte inspanningen werkgever 3.7 Optimaal aanbod van re-integratiemaatregelen 3.8Checklist Re-integratiemaatregelen 3.9Verplichte inspanningen werknemer 3.10Oneigenlijk ziekteverzuim aanpakken 3.11Verzuim niet door ziekte 3.12Verzuimreglement in personeelshandboek 3.13Maatregelen terugdringen zwart verzuim 3.14Verzuimcijfers 3.15Vraag en antwoord 3.16 Model Checklist verzuim 25 25 26 26 29 29 30 31 31 32 2
4.Werven en sollicitatiegesprekken voeren 4.1Checklist Voorbereiding van de werving 4.2Functieanalyse 4.3Checklist Functieanalyse 4.4Checklist Informatiebronnen functieanalyse 4.5Selectiecriteria 4.6Kennis 4.7Ervaring 4.8Motivatie 4.9 Vaardigheden 4.10Persoonlijkheid 4.11Gedrag 4.12Intelligentie 4.13Onderwerpen eerste selectiegesprek 4.14 Soort vragen 4.15Vraag en antwoord 5. Ontslag 5.1Ontslagprocedure: stappenplan 5.2Opzegtermijnen en -verboden werkgever en werknemer 5.3Opzegging tegen bepaalde dag 5.4Duur opzegtermijn werkgever 5.5 Checklist Wettelijke opzegtermijnen 5.6Beëindiging door werknemer 5.7Opzegverboden 5.8Checklist Opzegverboden 5.9 Vraag en antwoord Bijlage 1. Model Beoordelingsreglement Bijlage 2. Formulier agendapunten functioneringsgesprek Bijlage 3. Model Vragenformulier functioneringsgesprek Bijlage 4. Modelbrief Bevestiging van ontslagname door werknemer 3
Inleiding Als facility manager heeft u in veel gevallen twee petten op. Aan de ene kant bent u verantwoordelijk voor de facilitaire zaken binnen uw organisatie en de bijdrage daaraan aan het primaire proces. Aan de andere kant bent u ook leidinggevende en in die rol verantwoordelijk voor de aansturing en ontwikkeling van uw afdeling. Met name die tweede rol is voor veel facility managers niet meteen 'core business'. Hoewel zaken als functionerings- en beoordelingsgesprekken, wet- en regelgeving rondom verzuim en re-integratie, conflicthantering en ontslag in eerste instantie tot het domein van Human Resources (HR) behoren, hebben lijnmanagers ook belangrijke verantwoordelijkheden op dit terrein. In deze syllabus zijn de zaken die u als leidinggevende moet weten op HR-gebied verzameld in de vorm van handige checklists, stappenplannen, tips, modellen en praktijkvoorbeelden. Een onmisbaar naslagwerk voor iedere facility manager die zijn leidinggevende taken serieus neemt! 4
1. Functioneren en beoordelen Wanneer in functioneringsverslagen criteria en/of afspraken nog niet zijn vastgelegd, moet u ervoor zorgen dat u ruim van tevoren, liefst al voorafgaande aan de beoordelingsperiode van een jaar, op de hoogte bent van de criteria van de beoordeling. Dan kunt u naar het beoordelingsgesprek toewerken. De normen waaraan voldaan moet worden, dienen namelijk voorafgaande aan de beoordelingsperiode bij de medewerker bekend te zijn en te behoren bij de functie die hij vervult. De medewerker moet binnen de beoordelingsperiode aan de gestelde normen kunnen voldoen. Kennelijke onbekende en onredelijke normen mogen dus niet in de beoordeling worden gesteld. 1.1 Voorbereiding beoordelingsgesprek Een goede voorbereiding is het halve werk. Vooraf heeft de medewerker heldere informatie gekregen over wat de organisatie van hem verwacht en zijn hierover afspraken gemaakt. Op basis hiervan wordt informatie uit de in het bedrijf aanwezige systemen gehaald die een indruk kan geven van de mate waarin de afspraken zijn gerealiseerd. Dit zijn de 'harde criteria'. Daarnaast kunnen er criteria zijn die minder hard meetbaar zijn. Ook hierbij dient vooraf vast te staan hoe deze worden gemeten (bijvoorbeeld sociale vaardigheden door collega's, klanttevredenheid via een klantenenquête, et cetera). Op basis hiervan stelt de beoordelaar zijn oordeel vast. Dit oordeel zet hij vooraf op papier met een eventuele 'score' (afhankelijk van het systeem en de schaal die binnen de organisatie gebruikelijk is). Het is van groot belang de harde criteria uitdrukkelijk te benoemen en concrete voorbeelden te gebruiken bij de 'zachte criteria'. Voorbeeld Voorbereiding beoordelingsgesprek Bij ingenieursbureau X staan de beoordelingsgesprekken weer gepland. Medewerker Jan wordt beoordeeld op een aantal aspecten, waaronder 'aantal declarabele uren' en 'omgang met collega's'. Het eerste aspect is zeer eenvoudig uit het systeem te halen en is dus geen punt voor discussie. Het onderdeel 'omgang met collega's' is echter moeilijker meetbaar. Hier moeten voorbeelden worden gebruikt om het oordeel te ondersteunen. Jan heeft het afgelopen jaar in zes gevallen extra ondersteuning (dus buiten zijn verantwoordelijkheid om) verleend aan een collega, waardoor een project alsnog op tijd kon worden afgerond. Daarnaast neemt hij het voortouw bij het organiseren van activiteiten buiten het werk, blijkend uit het personeelsfeest dat hij afgelopen jaar met twee collega's heeft georganiseerd. In de projectvergaderingen betrekt hij iedereen bij de besluitvorming, waardoor er een teambesluit tot stand kan komen. Dit heeft als voordeel voor het ingenieursbureau dat het genomen besluit een groot draagvlak heeft. Deze voorbeelden leiden tot de conclusie dat Jan een prima 'teamspeler' is en een loyale collega. 5