Notulen van de Ledenvergadering van VvE Flatgebouw Vredenoordlaan 46a t/m 68d (even) gehouden te Rotterdam op 30 maart 2009. Namens VP&A is aanwezig de heer R. van t Ende, hierna te noemen: de beheerder. 1. Opening / mededelingen en ingekomen stukken. De beheerder, tevens dagdeelvoorzitter van de vergadering, opent de vergadering om 19.35 uur en heet de aanwezigen van harte welkom. Blijkens de presentielijst zijn 32 van de 48 stemmen aanwezig of middels volmacht vertegenwoordigd, hetgeen betekent dat rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen over de geagendeerde onderwerpen. 2. Vaststelling notulen laatstgehouden Ledenvergadering. Het samenvattend verslag van de ledenvergadering van 4 maart 2008 wordt ter vaststelling aan de vergadering voorgelegd. Er zijn geen opmerkingen van inhoudelijke of tekstuele aard. Het verslag wordt overeenkomstig goedgekeurd en vastgesteld. 3. Vaststelling jaarrekening 2008. De kascommissie, bestaande uit de heer P.C. Konijnenburg en de heer R. Zwebe, heeft de jaarstukken 2008 gecontroleerd en akkoord bevonden. Als bijlage bij de aankondiging van de vergadering is meegezonden de jaarrekening over het boekjaar 2008. De balans geeft een overzicht van schulden en bezittingen weer. Op het exploitatieoverzicht (of verlies- en winstrekening) staan de kostenrekeningen, die betrekking hebben op het afgesloten boekjaar. De exploitatie sluit in zijn totaal met een tekort. De vergadering besluit de jaarrekening overeenkomstig vast te stellen en daarmee décharge te verlenen aan de beheercommissie en bestuurder/beheerder voor het gevoerde beleid in 2008. Voorts besluit de vergadering om het exploitatietekort met de bestemmingsreserve te verrekenen. 4. Vaststelling begroting en bijdragen 2009. Als bijlage bij de aankondiging van de vergadering is de conceptbegroting gevoegd. De exploitatiebegroting is opgesteld op basis van een volledig kalenderjaar. De begroting wordt nader toegelicht. De opgenomen bedragen zijn getoetst aan de hand van beschikbare gegevens en in een aantal gevallen inflatoir gecorrigeerd. De voorschotbijdrage wordt berekend naar de in het reglement vastgelegde verdeelsleutels en is gebaseerd op de door de vergadering van eigenaren vastgestelde begroting. Dat wil zeggen, indien de vergadering de begroting heeft vastgesteld, daarmee tevens de individuele voorschotbijdrage vast staat. [99.061] 1/5
De vergadering besluit bij acclamatie om de begroting 2009 vast te stellen met de totaaltellingen 46.080,- (deelbegroting A) en 7.488,- (deelbegroting B). De totaaltellingen zijn gelijk aan het voorgaande jaar. Derhalve blijven de maandelijkse VvEbijdragen in 2009 gelijk. 5. Vaststelling incassoprocedure en machtiging rechtsmaatregelen. In verband met eventuele incassoprocedures van achterstallige VVE-bijdragen verzoekt de administratief beheerder de vergadering, conform het bepaalde in het Reglement van Splitsing van eigendom, hem te machtigen om (rechts)maatregelen te treffen indien een eigenaar zijn bijdrage en/of tekort op de exploitatierekening niet of niet tijdig voldoet; uiteraard na aanmaning c.q. ingebrekestelling. Bij incasso- en gerechtsprocedures komen de hieraan verbonden kosten waaronder begrepen de (buiten)-gerechtelijke kosten voor rekening van de betrokken eigenaar. De machtiging wordt opnieuw door de vergadering verleend. 6. Verkiezing/benoeming kascontrolecommissie. De heer P.C. Konijnenburg licht toe dat hij zich niet meer verkiesbaar stelt, omdat hij van mening is dat hij te weinig kennis heeft van boekhouding en hij zich ook weer bij de beheercommissie wil voegen. Hij wijst erop dat het wel essentieel is dat er tenminste twee kascontrolecommissieleden worden benoemd. Mevrouw M.M. Stolk en de heer R. Zwebe stellen zich verkiesbaar en worden unaniem benoemd tot kascontrolecommissie 2009. 7. Diversen beheercommissie. a. Bespreking verslag beheercommissie 2008 Het verslag van de beheercommissie over het jaar 2008 is als bijlage bij de aankondiging van de vergadering toegezonden. Ten aanzien van de vernieuwing van de belinstallatie wordt gevraagd wat daarvan de status is. De heer P.C. Konijnenburg licht namens de beheercommissie toe dat vorig jaar reeds door de vergadering een akkoord was gegeven voor het uitvoeren van deze werkzaamheden. Wegens omstandigheden is daar echter pas recentelijk opdracht voor gegeven aan de firma J.T. Electric. De beheercommissie excuseert zich voor de opgelopen vertraging. De heer Konijnenburg geeft toelichting op de uit te voeren werkzaamheden. De bellenborden worden vervangen, maar de huidige brievenbussen worden teruggeplaatst. Voorts worden de spreek-/luisterverbinding, het intercomtoestel en de bel in elke woning vernieuwd. Het is van belang dat alle bewoners hun medewerking verlenen, want als in één van de woningen geen werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd, zal de gehele installatie aan die zijde van de portiek niet aangesloten kunnen worden. De werkzaamheden zullen rond half mei gaan plaatsvinden en worden over een periode van [99.061] 2/5
ongeveer twee weken uitgesmeerd. Per zijde van een portiek wordt één dagdeel uitgetrokken. b. Verkiezing/benoeming beheercommissieleden De heer W.T.M. van Yperen en de heer M.Th.G.M. Slee maken deel uit van de beheercommissie en zoeken versterking. De heer P.C. Konijnenburg heeft zich adinterim bij de commissie gevoegd en stelt zich verkiesbaar voor officiele benoeming. De vergadering gaat unaniem akkoord met de benoeming van de heer Konijnenburg tot medelid van de beheercommissie. c. Gezocht: nieuwe webmaster www.vvevredenoordlaan.nl Er wordt een kandidaat gezocht voor het up-to-date houden van de website www.vvevredenoordlaan.nl. De heer J. Jongejan stelt zich hiervoor kandidaat en wordt unaniem benoemd tot webmaster van de site. De beheercommissie zal hem in contact brengen met de heer B. Staal voor o.a. het verkrijgen van de toegangsinformatie. 8. Besluitvorming onderhoudszaken. a. Schilderen houtwerk voor- en zijgevels (planmatig) Aan de vergadering wordt voorgesteld om dit jaar de buitenzijde van het houtwerk van de voor- en kopgevels te schilderen. Hiervoor is een verftechnisch advies aangevraagd bij Sikkens, op basis waarvan vier offertes zijn aangevraagd. De beheercommissie heeft de offertes met elkaar vergeleken en geoordeeld dat de offerte van Kurvers & Van Veluwen de meest gunstige is. Tevens heeft de beheercommissie vanwege goede referenties en het bezitten van het AF Kenmerk en het gevoerde overleg vertrouwen in dit bedrijf. De vergelijking en de offerte zijn als bijlage bij de aankondiging van de vergadering aan de leden toegezonden. Het werk betreft het voorbereiden en behandelen van het houtwerk van de kozijnen, de portiekingangen en de luifel. Tevens worden de (anti-)duivenpennen op de hijsbalken aan de voorzijde verwijderd en opnieuw - nu degelijker - aangebracht. Tenslotte worden de kitvoegen die thans onder de onderdorpels van de kozijnen zitten verwijderd. Deze kitvoegen hadden er om technische redenen ueberhaupt niet moeten zitten. Desgevraagd meldt de heer Konijnenburg dat het waarschijnlijk niet nodig zal zijn dat bewoners thuis blijven wanneer de werkzaamheden worden uitgevoerd. Wellicht dat een draairaam een dagdeel opengezet moet worden. Voorts wordt de mogelijkheid ter discussie gebracht om ook ter plaatse van de achtergevel duivenwering aan te brengen. De bewoners van de bovenwoningen geven aan dat er op hun balkons veel vervuiling is door duivenpoep. De heer Konijnenburg stelt voor dat de beheercommissie onderzoek doet naar een goed alternatief ter bestrijding van de overlast. Aan de vergadering wordt voorgesteld om voor de maatregelen een vrij budget beschikbaar te stellen en de beheercommissie mandaat te verlenen om hier uitvoer aan te geven. De vergadering stemt unaniem met dit voorstel in. [99.061] 3/5
De beheercommissie adviseert de vergadering in te stemmen met het voorstel om opdracht voor het complete werk te verlenen aan Kurvers en Van Veluwen. De verplichting die daarmee samenhangt bedraagt 27.387,75. Dit bedrag is exclusief eventueel te repareren houtrot. Het is echter niet de verwachting dat dit aangetroffen wordt. Het voorstel wordt ter stemming gebracht en unaniem aangenomen. Het werk zal naar verwachting in juni worden uitgevoerd. Desgevraagd meldt de heer Konijnenburg dat het schilderwerk voor de achterzijde waarschijnlijk volgend jaar weer op de agenda moet worden gezet. Het is dan vijf jaar na de vorige schilderbeurt. Ook zal er zeker weer houtrotherstel moeten worden uitgevoerd. Dat zal een bewerkelijk karwei zijn, omdat het houtrot per woning geïnventariseerd moet worden. b. Verfraaiing tuinaanplant (incidenteel) De heer M.Th.G.M. Slee stelt voor om de groenstroken langs de kopgevels van het gebouw te voorzien van nieuwe beplanting. De heer Slee licht toe dat het huidige contract met de hovenier voorziet in periodiek snoei- en maaiwerk, maar niet het aanbrengen van nieuwe beplanting. Na een korte discussie besluit de vergadering mandaat te verlenen aan de heer Slee om zijn voorstel tot uitvoer te brengen. De vergadering stelt hiervoor een budget van 1.000,- beschikbaar. 9. Behandeling toestemmingsaanvragen. a. Vernieuwen kozijnen Vredenoordlaan 64-a Mevrouw A.M.S. de Wijn, eigenaar van Vredenoordlaan 64-a, vraagt de vergadering om toestemming voor het vernieuwen van de gevelkozijnen en het plaatsen van dubbel glas. De tekeningen van het voorstel zijn als bijlage bij de aankondiging van de vergadering toegezonden. Mevrouw De Wijn licht toe dat de achterzijde de prioriteit heeft, omdat de woning daarmee inbraakveiliger wordt. Er ontstaat een uitgebreide discussie over de mogelijkheden voor het plaatsen van dubbel glas aan de voorzijde. De heer P.C. Konijnenburg geeft aan dat de kozijnen aan de voorzijde grotendeels in goede staat zijn. Ook zijn er nieuwe technieken voorhanden waarmee het bestaande kozijn niet zichtbaar hoeft te worden aangepast voor het plaatsen van dubbel glas. Het vervangen van de kozijnen in de voorgevel is dus overbodig. Het beleid van de Vereniging van Eigenaren is altijd geweest om de uniformiteit van de schil het gebouw te handhaven. Het voorstel is derhalve om toestemming te verlenen aan mevrouw De Wijn voor het vervangen van de kozijnen, ramen en deuren in de achtergevel, mits deze qua aanzicht en kleurstelling exact overeenkomen met de bestaande situatie. De vergadering stemt unaniem in met dit voorstel. De heer Konijnenburg adviseert mevrouw De Wijn om met de aannemer schriftelijk overeen te komen dat de nieuwe situatie exact gelijk zal zijn aan de situatie bij een referentiewoning van haar keus. Inzake het plaatsen van dubbel glas in de voor- en zijgevels wordt afgesproken dat de beheercommissie de alternatieven zal onderzoeken en een plan met voorwaarden zal opstellen. [99.061] 4/5
b. Treffen voorziening plaatsen motor voorzijde Vredenoordlaan 66-a Mevrouw M. de Jonge, eigenaar van Vredenoordlaan 66-a, vraagt de vergadering om toestemming voor het treffen van een voorziening voor het aanleggen van een motor aan de voorzijde van het gebouw middels een ring of fietsenrek aan de muur. Aan de vergadering wordt voorgesteld om toestemming te verlenen voor het bevestigen van een ring aan de gevel. De vergadering stemt unaniem met dit voorstel in. 10. Rondvraag. Gevraagd wordt wat de kleurnummers zijn van het buitenschilderwerk. Dit is bekend bij de beheercommissie. Note: dit zijn de kleuren RAL 6012 (groen) en RAL 9001 (creme). Mevrouw A.M.S. de Wijn vraagt welke zaken er verzekerd zijn door de Vereniging van Eigenaren. De beheerder deelt mee dat de opstal en het glas zijn verzekerd voor van buiten komende onheilen, zoals brand- en waterschade, stormschade, en breuk van doorzichtig gevelglas. Desgevraagd zegt de beheerder toe om een kopie van de verzekeringspolis aan mevrouw De Wijn te doen toekomen. Gevraagd wordt wat te doen bij klachten over het onderhoud van de groenvoorziening. Deze klachten kunnen worden ingediend bij de beheercommissie, bij voorkeur via het formulier op de website van de Vereniging van Eigenaren. Mevrouw S. Haanstra doet een oproep aan een ieder om geen onbekenden de portiek in te laten. Voorts wordt opgemerkt dat sommige bewoners de portiekdeur op de haak laten staan. Een ieder dient zich ervan bewust te zijn dat deze nalatigheden tot inbraken kunnen leiden. Opgemerkt wordt dat de tuinomheining op diverse plaatsen kapot is. Dit zou veroorzaakt zijn doordat fietsen er tegenaan worden gezet. Na enige discussie besluit de vergadering om mandaat te verlenen aan de beheercommissie om reparaties en vernieuwingen aan het hekwerk te laten verrichten voor maximaal 5.000,-. Eén van de leden stelt voor om fietsbeugels te laten plaatsen op de stoep. Dit is echter een aangelegenheid van de gemeente. Afgesproken wordt dat de beheercommissie de gemeente zal benaderen met het verzoek om een voorziening te treffen voor het plaatsen van fietsen. 11. Sluiting. Niets meer aan de orde zijnde, dankt de dagdeelvoorzitter de aanwezigen voor hun komst en wordt de vergadering om 21.15 uur gesloten. [99.061] 5/5