Management Anders Organiseren O2A5 Opdrachtgever O2A5 Bert van der Lee Opgesteld door Henk Norder, Hanneke Oosting en Bert van der Lee Kenmerk Datum 19 Februari 2015 fe
Samen werken aan kwaliteit in nieuwe tijden Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Organogram en routekaart 3 3 Benoemingsprocedure clusterdirecteur 6 4 Actieplan geen clusterdirecteur 9 Bijlage I Functieomschrijving clusterdirecteur 11 Bijlage II Flowchart 17
1 Inleiding Pagina 2 van 14 In het najaar van 2014 is na zorgvuldig overleg met alle betrokken interne en externe partijen besloten om onderwijsteams te introduceren. In de vastgesteld notitie Contourenschets ombuiging O2A5 plan van aanpak staat dit uitgebreid beschreven. Deze notitie gaat met name in op het invoeren van de managementstructuur passend bij de visie op de inrichting van onderwijsteams. Deze notitie heeft vier hoofdstukken. Achtereenvolgens wordt ingegaan op 1. Organogram en routekaart 2. Benoemingsprocedure clusterdirecteur 3. Functieomschrijving 4. Actieplan met betrekking tot directeuren die geen clusterdirecteur willen of kunnen worden. Na uitvoerige inspraak rondes is deze notitie aangepast. De vele adviezen die door de bestuurder zijn overgenomen staan in een aparte notitie en maken integraal onderdeel uit van het plan van aanpak. 2 Organogram en routekaart Hieronder zijn twee organogrammen opgenomen. De eerste beschrijft de huidige situatie, de tweede de situatie na de herschikking. Figuur 1. Organogram huidige situatie Pagina 3 van 19
Goed is om met name de positie van de regiodirecteuren nog even te beschrijven. Op dit moment zijn er naast de directeuren en het bestuursbureau zgn. regiodirecteuren. De inzet van de regiodirecteuren is in de afgelopen jaren al aangepast, denk aan de omvang en de taken van betreffende medewerkers. Tijdens de besprekingen om te komen tot onderwijsteams is regelmatig gesproken over het belang en de toegevoegde waarde van betreffende medewerkers. De naam regiodirecteur past niet meer in de nieuwe structuur en vervalt na 1 augustus 2015. Naast de vele zaken die door hen worden opgepakt, zijn vier aandachtsgebieden van cruciaal belang. Dat zijn onderwijskwaliteit, personele aangelegenheden, huisvesting en interim management. Om voor O2A5 de transitiefase (de overgangsfase) augustus 2015- augustus 2017 naar onderwijsteams geolied te laten verlopen, zijn deze aandachtsgebieden van belang en moeten ze zichtbaar en krachtig worden belegd. Des te meer omdat de voorzitter van het bestuur ook een relevante externe taak heeft. Namelijk in een krachtige interactie met SWV én, gemeentes, collegabesturen O2A5 te positioneren als een professionele onderwijsorganisatie, die ruimte krijgt om de leerlingen maximaal te ondersteunen bij hun ontwikkeling. Tijdens de transitiefase naar onderwijsteams is het van belang om de aandacht op de onderwijskwaliteit maximaal te houden. Het zal niet de eerste keer zijn, dat bij een structuurverandering de focus op de structuur ligt en niet op de inhoud. Op dit moment is de kwaliteitszorg belegd bij een regiodirecteur. Voor de continuïteit is het goed om hiervan te maken de manager kwaliteitsbeleid. Hierbij is sprake van een werktijdfactor van 0,8 fte (was 1fte) Hetzelfde geldt voor de regiodirecteur met de portefeuille personeel. De transitie van onderwijsteams vraagt ook veel van de medewerkers zelf. Van belang is dus vanaf de eerste dag een professionele vinger aan de pols te houden rondom de personele ontwikkelingen. Competentiemanagement en mobiliteit zullen twee relevante begrippen zijn. Om deze continuïteit te waarborgen wordt dit de manager personeelsbeleid. Hier is sprake van een werktijdfactor van 0,5 fte.( was ook nu aan de orde). Het derde aandachtsgebied is de huisvesting. Het spreekt voor zich dat de krimp van het aantal leerlingen zijn weerslag heeft op het aantal en de omvang van de schoolgebouwen. Ook bij de ontwikkeling van kindcentra is huisvesting een belangrijke aandachtsgebied. Tot slot speelt de recente overheveling van het gemeentelijk onderhoud naar het schoolbestuur hierbij ook een rol.
Dit wordt ondergebracht bij de manager accommodatiebeleid voor een omvang van 0.3 fte. Dit was ook in de bestaande situatie aan de orde. Deze managersfuncties worden tijdelijk ingevuld. Bij de tussenevaluatie (midden 2016) en de eindevaluatie (midden 2017) worden deze functies op hun toegevoegde waarde getoetst. Afhankelijk van deze evaluaties wordt besloten hoe hier na 1 augustus 2017 mee wordt omgegaan. Zoals eerder is vermeld is de externe rol van de voorzitter van het bestuur zeer relevant. Het heeft de voorkeur om de leiding van de onderwijsteams voor de komende twee jaar te beleggen bij de manager onderwijsteams, waarbij de werktijdfactor 0,5 fte past. (was voorheen 2 keer 0.5). Het betreft hier een tijdelijke functie. Ook deze functie valt onder de evaluatie, zoals genoemd bij de andere managersfuncties. Het aandachtsgebied interim-management is ondergebracht bij de projectclusterdirecteur. Zie hiervoor hoofdstuk 3. Bovengenoemde functies zijn nog niet opnieuw beschreven en als zodanig inhoudelijk uitgewerkt en opnieuw gewaardeerd in een functiewaardering. Wanneer deze bovengenoemde lijn wordt gevolgd, zal dit zo spoedig mogelijk moeten worden uitgewerkt, zo mogelijk voor 30 maart 2015. Onderdelen van deze werkzaamheden staan in het functieboek beschreven bij de functie van regiodirecteur. Van belang is natuurlijk dat er een tussen- en een eindevaluatie plaatsvindt in de periodes midden 2016 en voor 1 augustus 2017 rondom de invoering van de onderwijsteams. Deze evaluatie kan uiteraard leiden tot aanpassingen binnen de organisatie van O2A5 vanaf 1 augustus 2017. Voor 1 mei 2015 wordt het evaluatiekader en de evaluatiewijze vastgesteld. Op basis van een nog op te stellen notitie. Dit alles vanuit het motto: Al doende leert men. Pagina 5 van 19
Benoemingsprocedure clusterdirecteur Ombuiging O2A5 In het kader van de ombuiging van de organisatie van O2A5 zullen clusterdirecteuren worden benoemd. Er worden per 1 augustus 2015 vijf clusters gevormd. Per cluster worden clusterdirecteuren benoemd. De omvang per cluster is als volgt: A. Lingewaal 1,5 fte B. Leerdam 3,5 fte C. Zederik / Vianen 2,5 fte D. Giessenlanden 2,3 fte E. Molenwaard 2,5 fte Norm directie fte en taakverdeling. Om voldoende fte directie te hebben per cluster, wordt de norm 0,2 fte per 50 kinderen gehanteerd. In specifieke situaties kan op bestuursniveau worden besloten om de norm naar boven op beneden gemotiveerd bij te stellen. Op basis van deze norm zal 12,3 fte (cluster) directie worden benoemd. Binnen elk cluster wordt een eindverantwoordelijke van de (cluster) directie benoemd. De eindverantwoordelijke clusterdirecteur ontvangt hiervoor een (tijdelijke) toelage. Per cluster zal na benoeming de taakverdeling tussen de clusterdirecteuren nader worden uitgewerkt. De voorkeur gaat hierbij uit naar een themaverantwoordelijkheid (of portefeuille). Deze taakverdeling wordt jaarlijks geëvalueerd en kan op basis hiervan worden aangepast. Er kan bijvoorbeeld rekening gehouden worden met voorkeur (talenten) voor een onderscheid in onderwijskundig en organisatorisch leiderschap of een geografische verdeling. Op dit moment is er binnen O2A5 een vaste interim-manager. Dit is een van de huidige regiodirecteuren. In de praktijk blijkt dit goed te werken. Om deze situatie te continueren wordt een extra clusterdirecteur benoemd. Dit is een zgn. projectclusterdirecteur. Naast het beschikbaar zijn als interim-clusterdirecteur is hij/zij verantwoordelijk voor een of meerdere (nader te bepalen) projecten binnen O2A5. Vertrouwenscommissie Om dit benoemingsproces zorgvuldig te begeleiden wordt een vertrouwenscommissie samengesteld. Deze commissie bestaat uit: - Extern/onafhankelijk commissielid namelijk de heer B. Verwijmeren - Voorzitter van het bestuur van O2A5 (Bert van der Lee) - 2 GMR leden (1 ouder en 1 personeelslid) De vertrouwenscommissie wordt begeleid door Henk Norder (Penta Rho). Hij zal de rol van onafhankelijk gespreksleider op zich nemen. Stappenplan benoemingsprocedure Alle huidige directeuren van O2A5 mogen deelnemen aan de benoemingsprocedure. Indien een directeur niet wenst deel te nemen dan wordt dit schriftelijk kenbaar gemaakt bij de voorzitter van het bestuur en komt de directeur automatisch in het traject van flankerend beleid. Pagina 6 van 19
De benoemingsprocedure bestaat uit de volgende stappen: - Alle huidige directeuren (in een vast dienstverband) kunnen kenbaar maken of ze willen deelnemen aan de benoemingsprocedure en kunnen hierbij hun wensen/voorkeuren aangeven. Hiervoor is een profielschets opgesteld. Iedere directeur schrijft hiervoor een motivatiebrief ter attentie van de voorzitter van het bestuur voor 10 maart a.s.. - De vertrouwenscommissie voert gesprekken met geïnteresseerde kandidaten. - Door de vertrouwenscommissie voorgedragen kandidaten krijgen een assessment. - Kennismaking van de te benoemen clusterdirectie met een delegatie van het betreffende onderwijsteam. - De clusterdirecteur(en) wordt benoemd door de voorzitter van het bestuur van O2A5 (Bert van der Lee) na advies van de vertrouwenscommissie, delegatie onderwijsteams en assessment. - Communicatie over de benoemingen naar medewerkers en ouders. Belangrijk (uit het overleg met de vakbonden): Voor huidige directeuren die niet worden benoemd als directie in het nieuwe cluster zal in goed overleg met de voorzitter van het bestuur van O2A5 andere werkzaamheden worden gezocht (via flankerend beleid). Vooraf aan dit traject zijn ambitiegesprekken gevoerd met alle huidige directeuren door de voorzitter van het bestuur. In deze gesprekken is een eerste verkenning geweest m.b.t. de functie van clusterdirecteur. 1. Gesprekken met vertrouwenscommissie De vertrouwenscommissie komt met een voorstel tot benoeming van de kandidaten per cluster aan de voorzitter van het bestuur. Voor elk onderwijsteam wordt één clusterdirecteur (als zijnde de eerste voorzitter) en de overige clusterdirecteuren (afhankelijk van de grootte van de cluster wordt het aantal fte bepaald) voorgedragen. Binnen de vertrouwenscommissie wordt gestreefd naar unanimiteit. De voorzitter van het bestuur bepaalt of de voorgestelde clusterdirecteuren door kunnen gaan naar het assessment of dat er mogelijkerwijs zwaarwegende argumenten zijn om van het voorstel van de vertrouwenscommissie af te wijken. 2. Assessment Alle directeuren die op basis van stap 1 als mogelijke clusterdirecteur naar voren komen, doen mee aan het assessment. Dit (ontwikkel) assessment wordt uitgevoerd door GITP. Na een positief assessment worden kandidaten voorgesteld aan een delegatie van de onderwijsteams. 3. Kennismaking met delegatie van het onderwijsteam Elk onderwijsteam (via een delegatie) maakt vooraf kennis met de (cluster)directie, die naar aanleiding van het gesprek met de vertrouwenscommissie en het assessment worden voorgedragen door de voorzitter van het bestuur. Pagina 7 van 19
Samenstelling van de delegatie: - P&O medewerker O2A5 - Maximaal 6 personen per onderwijsteam, maximaal 3 personeelsleden en maximaal 3 ouders. De ouders dienen lid te zijn van één van de MR-en binnen het onderwijsteam. Na deze kennismaking met een delegatie van het onderwijsteam wordt na afloop van deze kennismaking door beide partijen (zowel delegatie onderwijsteam als clusterdirectie) contact opgenomen met de voorzitter van het bestuur. Na een positief advies van beide partijen wordt de procedure via de volgende stap afgerond. 4. Besluit benoeming directeur onderwijsteam De voorzitter van het bestuur benoemt de clusterdirectie (inclusief de eerste voorzitter) per cluster. Dit wordt z.s.m. aan de kandidaten meegedeeld. Nadat de kandidaten de benoemingen hebben geaccepteerd, worden de medewerkers en de ouders geïnformeerd. 5. Kennismaking De clusterdirectie van de onderwijsteams maakt kennis met de onderwijsteams en MR-en. Pagina 8 van 19
4 Actieplan geen clusterdirecteur Actieplan met betrekking tot directeuren welke niet worden benoemd tot clusterdirecteur. Ombuiging O2A5 In het kader van de ombuiging van de organisatie van O2A5 worden clusterdirecteuren benoemd. Het beschikbaar aantal fte voor clusterdirecteuren is aanzienlijk minder dan de huidige bezette directie formatie bij O2A5. Met de vakbonden is het volgende afgesproken (technisch overleg d.d. 11 december 2014): In goed overleg zal met de beoogde ex-directeuren individuele afspraken (maatwerk) worden gemaakt en schriftelijk worden vastgelegd. Deze afspraken worden gemaakt onder het gesternte van behoud van werkgelegenheid en met behoud van bestaande rechten qua salaris en salarisperspectief. Voor de goede orde: van gedwongen ontslag kan geen sprake zijn. Vertrouwenscommissie Om dit benoemingsproces zorgvuldig te begeleiden wordt een vertrouwenscommissie samengesteld. Van belang is te vermelden dat de vertrouwenscommissie ook betrokken is bij de stappen die gezet gaan worden voor de directeuren welke wel benoemd worden tot clusterdirecteur. Hiermee behoudt de vertrouwenscommissie een volledig beeld met betrekking tot de directie veranderingen. Deze commissie bestaat uit: - Onafhankelijk/ Extern lid; Dhr. B. Verwijmeren - Voorzitter van het bestuur O2A5 (Bert van der Lee) - 2 GMR leden (1 ouder en 1 personeelslid) De vertrouwenscommissie wordt begeleid door Henk Norder (Penta Rho). Hij zal de rol van onafhankelijk procesbegeleider op zich nemen. Werkwijze - procedure Huidige directeuren kunnen kenbaar maken of ze willen deelnemen aan de benoemingsprocedure voor clusterdirecteur. Met alle directeuren zijn inmiddels ambitiegesprekken gevoerd met de voorzitter van het bestuur. Hiermee is al een eerste beeld ontstaan met betrekking tot de wensen van de huidige directeuren en de mogelijkheden binnen de organisatie. Wanneer duidelijk is dat een van de zittende directeuren niet beschikbaar wil zijn voor clusterdirecteur gaat de periode van het zgn. flankerend beleid in. Via individuele gesprekken met deze directeuren wordt een persoonlijk plan van aanpak opgesteld. Dit gesprek zal worden begeleid door de onafhankelijk gespreksleider en de voorzitter van het bestuur. In dit gesprek zullen de wensen en mogelijkheden van de betrokken directeur worden besproken. De procesbegeleider maakt een analyse van alle gesprekken. En stelt een blauwdruk op. Deze blauwdruk wordt met de voorzitter van het bestuur besproken. Het is belangrijk om de optelsom van individuele wensen te vertalen tot een realistisch plan voor geheel O2A5. Pagina 9 van 19
Vervolgens worden er via individuele contacten tussen de betrokken directeur, de voorzitter van het bestuur en (eventueel) de procesbegeleider het plan van aanpak met betrekking tot de betrokken directeur vastgesteld en vervolgens uitgevoerd. Wanneer het opstellen en vaststellen van het plan van aanpak niet leidt tot een commitment van beide partijen (lees directeur en voorzitter van het bestuur), kan dit aan de vertrouwenscommissie worden voorgelegd. Op het moment dat deze situatie zich voordoet, stapt de voorzitter van het bestuur uit de vertrouwenscommissie. De vertrouwenscommissie brengt vervolgens een advies uit. Dit advies wordt door de voorzitter van het bestuur als bindend gezien en dus bekrachtigd. De betrokken directeur kan tegen het besluit bezwaar aantekenen via hiervoor gangbare juridische procedures. Flankerend beleid Van belang is natuurlijk om vooraf te verkennen wat de mogelijkheden zijn van de directeuren binnen O2A5 om aan de slag te kunnen blijven, waarbij de afspraak met de vakbonden zoals gemaakt in het technisch overleg vorm krijgt. Deze mogelijkheden vallen onder het zgn. flankerend beleid: 1. Vervroegd uittreden. 2. Verlofmogelijkheden. 3. Sollicitatietraining/outplacement. 4. Herplaatsen in een andere (bestaande of tijdelijke) functie binnen O2A5. 5. Het verrichten van werkzaamheden gedurende het transitieproces bij de inrichting van de onderwijsteams. 6. Herplaatsen in een functie buiten O2A5 7. 8. Het vigerende mobiliteitsbeleid, zoals binnen O2A5 wordt gehanteerd, is hierbij (mede) van belang (november 2011). De afspraken die binnen het flankerend beleid worden gemaakt, zijn te kenschetsen als maatwerk. Pagina 10 van 19
Bijlage I Functieomschrijving eindverantwoordelijke clusterdirecteur Let op: moet nog officieel worden gewaardeerd. 1. Functie-informatie Functienaam Eindverantwoordelijke clusterdirecteur Organisatie Stichting Openbaar Onderwijs Alblasserwaard-Vijfheerenlanden Salarisschaal DB met toelage in verband met eindverantwoordelijkheid Aanvullende toelage bij een cluster met meer dan 400 leerlingen Indelingsniveau Vb Werkterrein Management schoolmanagement Activiteiten Beleid voorbereiden, ontwikkelen, implementeren en evalueren Coördineren van activiteiten en processen Kenmerkscores Somscore nader te bepalen Datum 19 februari 2015 Uitvoerder Context De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de stichting Openbaar Onderwijs AlblasserwaardVijfherenlanden (O2A5) die het bevoegd gezag is van 24 openbare scholen waaronder 1 algemeen bijzondere school in het basisonderwijs. De scholen staan in 6 gemeenten. Ongeveer 320 personeelsleden verzorgen onderwijs aan ongeveer 2986 leerlingen. De voorzitter van het bestuur draagt zorg voor de strategische beleidsvorming, de beleidsvoorbereiding en -uitvoering op de diverse beleidsterreinen ten behoeve van de scholen. De voorzitter van het bestuur vervult een beleidsbepalende rol, ontwikkelt de doelstelling van de school en vertaalt deze in afspraken en beleidskaders voor de school. De clusterdirecteur legt ook verantwoording af aan de voorzitter van het bestuur. De manager onderwijsteams voert (tijdens de transitiefase) de functionerings- en beoordelingsgesprekken met de clusterdirecteur. De werkzaamheden van de clusterdirecteur worden verricht binnen een cluster van scholen voor primair onderwijs. De clusterdirecteur voert het beleid uit en levert een bijdrage aan de meningsvorming. In het managementstatuut zijn de taken en bevoegdheden van de directeur beschreven. De clusterdirecteur geeft leiding en sturing aan het onderwijs en de organisatie van de scholen in de cluster, ontwikkelt het beleid van de scholen, verzorgt de uitvoering van het onderwijsproces en is belast met het personeelsmanagement. Op basis van een vastgestelde norm zijn er per cluster meerdere clusterdirecteuren die onderling de werkzaamheden verdelen. Daarnaast is binnen de clusterdirectie een van de clusterdirecteuren eindverantwoordelijk en geeft daarmee leiding aan de clusterdirectie. Daarnaast wordt de clusterdirecteur afhankelijk van de omvang van het cluster ondersteund door: Pagina 11 van 19
- Locatieleider (aanspreekpunt): indien wordt gekozen om op een school een (deels) ambulante locatiecoördinator te plaatsen, dan zal dit bij de directieformatie in mindering worden gebracht, anders wordt de huidige situatie behouden. - IB er - Administratief medewerker - Het bestuursbureau en de managers personeel, huisvesting en kwaliteit. De clusterdirecteuren worden door de voorzitter van het bestuur aangesproken op het al dan niet behalen van de resultaten, vastgelegd in prestatie-indicatoren of in een managementcontract. Werkzaamheden 1. Leiding en sturing onderwijs en organisatie van de scholen in het cluster: * organiseert het onderwijs en de leerlingenzorg op de scholen; * bewaakt de kwaliteit van de werkzaamheden (kwaliteitszorg); * bewaakt de doelstelling, identiteit en het gewenste pedagogisch-didactisch klimaat van de scholen; * organiseert passende oplossingen voor (dreigende) problemen in de onderwijsuitvoering; * neemt deel aan schooloverstijgende overlegsituatie, gericht op afstemming van onderwijs- en werkprocessen; * onderhoudt de contacten met relevante scholen/instelling gericht op afstemming van onderwijs en leerlingenzorg, o.a. in het samenwerkingsverband; * onderhoudt de contacten met ouders/verzorgers van leerlingen van de scholen; * voert het overleg met de groepsmedezeggenschapsraad of medezeggenschapsraden. 2. Beleidsontwikkeling (scholen) * vertaalt ontwikkelingen binnen de schoolorganisatie en de omgeving van de scholen (onderwijs, welzijn, jeugdzorg) naar beleidsvorming en uitvoeringsprogramma s voor de scholen; * is verantwoordelijk voor het voorbereiden, ontwikkelen, implementeren en evalueren van het onderwijsbeleid binnen de scholen; * realiseert multidisciplinaire beleidsprojecten; * adviseert en informeer de voorzitter van het bestuur over de jaarlijkse en meerjarenplannen en programma s en legt beleidsvoorstellen voor aan de voorzitter van het bestuur. 3. Uitvoering onderwijsproces * draagt zorg voor de opstelling van de begroting en het jaarverslag van de scholen; * draagt zorg voor de uitvoering van besluiten van het bestuur; * beslist binnen vastgestelde kaders en afspraken over toelating en verwijdering van leerlingen; * beslist op basis van specialisten over het doorverwijzen van leerlingen naar hulpinstanties en specialisten. 4. Personeelsmanagement * geeft leiding aan de medewerkers binnen het onderwijsteam; * stimuleert en creëert mogelijkheden voor de ontwikkeling en begeleiding van medewerkers; * voert doelstelling-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken met de medewerkers; * is verantwoordelijk voor de personele zorg en het personeelsbeheer binnen het onderwijsteam; * is verantwoordelijk voor de werving en selectie van personeel binnen het onderwijsteam; * adviseert de voorzitter van het bestuur over personele vraagstukken binnen het onderwijsteam; * levert een bijdrage aan de ontwikkeling van het personeelsbeleid van de organisatie. Pagina 12 van 19
Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden - Beslist /over: het organiseren van het onderwijs en de leerlingenzorg op de scholen, het vertalen van ontwikkelingen binnen de schoolorganisatie en de omgeving van de scholen (onderwijs, welzijn, jeugdzorg) naar beleidsvorming en uitvoeringsprogramma s voor de scholen, het opstellen van de begroting en het jaarverslag van de scholen binnen het onderwijsteam en het leiding geven aan de medewerkers op de scholen. Is financieel eindverantwoordelijk voor het cluster. - Kader: de onderwijs wet- en regelgeving, het voor het cluster beschikbare budget en het beleidskader van het bestuur. - Verantwoording: aan de voorzitter van het bestuur en de manager onderwijsteam over de leiding en sturing aan het onderwijs en de organisatie van de scholen, het ontwikkeld beleid van de scholen, de uitvoering van het onderwijsproces en het personeelsmanagement. Kennis en vaardigheden - brede theoretische kennis van (de ontwikkeling in) het primair onderwijs; - kennis van de organisatie van onderwijskundige en bedrijfsvoering processen; - inzicht in het functioneren van de organisatie en de daarmee samenhangende besluitvormingscircuits; - inzicht in vraagstukken en problemen die zich op andere terreinen in het onderwijs en de jeugdzorg afspelen; - inzicht in samenhangen tussen het eind werkterrein en de daarop van invloed zijnde werkprocessen; - adviesvaardigheden; - vaardig in het organiseren en begeleiden van werkprocessen; - vaardig in het onderhouden van contacten en omgaan met conflictsituaties; - vaardig in het aansturen van professionals. Contacten - manager onderwijsteam; - de controller en de voorzitter van het bestuur over beleidsaangelegenheden om beleid voor te bereiden en om afstemming en draagvlak te creëren voor het relevante beleid van de organisatie; - met clusterdirecteuren om informatie uit te wisselen en af te stemmen; - met ouders en medezeggenschap over te nemen of genomen beslissingen om relevante aangelegenheden met hen af te stemmen en/of hierover te onderhandelen; - met vertegenwoordigers uit het lokale onderwijsveld (o.a. scholen/(scholings)instellingen) over politiek-onderwijskundige ontwikkelingen om af te stemmen en tot positiebepaling te komen; - met vertegenwoordigers bij gemeenten over lokaal onderwijsbeleid om tot nadere afspraken te komen; - met hulpinstanties/specialisten over problemen om tot oplossingen of oplossingsrichtingen voor leerlingen te komen. Pagina 13 van 19
Bijlage 2 Functieomschrijving Let op: moet nog officieel worden gewaardeerd. 1. Functie-informatie Functienaam Organisatie Salarisschaal Clusterdirecteur Stichting Openbaar Onderwijs Alblasserwaard-Vijfheerenlanden DB Indelingsniveau Vb Werkterrein Management schoolmanagement Activiteiten Beleid voorbereiden, ontwikkelen, implementeren en evalueren Coördineren van activiteiten en processen Kenmerkscores Somscore nader te bepalen Datum 19 februari 2015 Uitvoerder Context De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de stichting Openbaar Onderwijs AlblasserwaardVijfherenlanden (O2A5) die het bevoegd gezag is van 24 openbare scholen waaronder 1 algemeen bijzondere school in het basisonderwijs. De scholen staan in 6 gemeenten. Ongeveer 320 personeelsleden verzorgen onderwijs aan ongeveer 2986 leerlingen. De voorzitter van het bestuur draagt zorg voor de strategische beleidsvorming, de beleidsvoorbereiding en -uitvoering op de diverse beleidsterreinen ten behoeve van de scholen. De voorzitter van het bestuur vervult een beleidsbepalende rol, ontwikkelt de doelstelling van de school en vertaalt deze in afspraken en beleidskaders voor de school. De clusterdirecteur legt ook verantwoording af aan de voorzitter van het bestuur. De manager onderwijsteams voert (tijdens de transitiefase) de functionerings- en beoordelingsgesprekken met de clusterdirecteur. De werkzaamheden van de clusterdirecteur worden verricht binnen een cluster van scholen voor primair onderwijs. De clusterdirecteur voert het beleid uit en levert een bijdrage aan de meningsvorming. In het managementstatuut zijn de taken en bevoegdheden van de clusterdirecteur zonder eindverantwoordelijkheid beschreven. De clusterdirectie onder verantwoordelijkheid van de clusterdirecteur met eindverantwoordelijkheid geeft leiding en sturing aan het onderwijs en de organisatie van de scholen in de cluster, ontwikkelt het beleid van de scholen, verzorgt de uitvoering van het onderwijsproces en is belast met het personeelsmanagement. Op basis van een vastgestelde norm zijn er per cluster meerdere clusterdirecteuren die onderling de werkzaamheden verdelen. Daarnaast wordt de clusterdirectie afhankelijk van de omvang van het cluster ondersteund door: - Locatieleider (aanspreekpunt): indien wordt gekozen om op een school een (deels) ambulante locatiecoördinator te plaatsen, dan zal dit bij de directieformatie in mindering worden gebracht, anders wordt de huidige situatie behouden. Pagina 14 van 19
- IB er - Administratief medewerker - Het bestuursbureau en de managers personeel, huisvesting en kwaliteit. Werkzaamheden Opmerking: alle thema s zijn hieronder genoemd. Het is de bedoeling dat binnen de clusterdirectie de werkzaamheden worden verdeeld. 1. Leiding en sturing onderwijs en organisatie van de scholen in het cluster: * organiseert het onderwijs en de leerlingenzorg op de scholen; * bewaakt de kwaliteit van de werkzaamheden (kwaliteitszorg); * bewaakt de doelstelling, identiteit en het gewenste pedagogisch-didactisch klimaat van de scholen; * organiseert passende oplossingen voor (dreigende) problemen in de onderwijsuitvoering; * neemt deel aan schooloverstijgende overlegsituatie, gericht op afstemming van onderwijs- en werkprocessen; * onderhoudt de contacten met relevante scholen/instelling gericht op afstemming van onderwijs en leerlingenzorg, o.a. in het samenwerkingsverband; * onderhoudt de contacten met ouders/verzorgers van leerlingen van de scholen; * voert het overleg met de groepsmedezeggenschapsraad of medezeggenschapsraden. 2. Beleidsontwikkeling (scholen) * vertaalt ontwikkelingen binnen de schoolorganisatie en de omgeving van de scholen (onderwijs, welzijn, jeugdzorg) naar beleidsvorming en uitvoeringsprogramma s voor de scholen; * is verantwoordelijk voor het voorbereiden, ontwikkelen, implementeren en evalueren van het onderwijsbeleid binnen de scholen; * realiseert multidisciplinaire beleidsprojecten; * adviseert en informeer de voorzitter van het bestuur over de jaarlijkse en meerjarenplannen en programma s en legt beleidsvoorstellen voor aan de voorzitter van het bestuur. 3. Uitvoering onderwijsproces * draagt zorg voor de opstelling van de begroting en het jaarverslag van de scholen; * draagt zorg voor de uitvoering van besluiten van het bestuur; * beslist binnen vastgestelde kaders en afspraken over toelating en verwijdering van leerlingen; * beslist op basis van specialisten over het doorverwijzen van leerlingen naar hulpinstanties en specialisten. 4. Personeelsmanagement * geeft leiding aan de medewerkers binnen het onderwijsteam; * stimuleert en creëert mogelijkheden voor de ontwikkeling en begeleiding van medewerkers; * voert doelstelling-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken met de medewerkers; * is verantwoordelijk voor de personele zorg en het personeelsbeheer binnen het onderwijsteam; * is verantwoordelijk voor de werving en selectie van personeel binnen het onderwijsteam; * adviseert de voorzitter van het bestuur over personele vraagstukken binnen het onderwijsteam; * levert een bijdrage aan de ontwikkeling van het personeelsbeleid van de organisatie. Pagina 15 van 19
Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden - Denkt mee bij: het organiseren van het onderwijs en de leerlingenzorg op de scholen, het vertalen van ontwikkelingen binnen de schoolorganisatie en de omgeving van de scholen (onderwijs, welzijn, jeugdzorg) naar beleidsvorming en uitvoeringsprogramma s voor de scholen, het opstellen van de begroting en het jaarverslag van de scholen binnen het onderwijsteam en het leiding geven aan de medewerkers op de scholen. - Kader: de onderwijs wet- en regelgeving, het voor het cluster beschikbare budget en het beleidskader van het bestuur. - Verantwoording: aan de voorzitter van het bestuur over de leiding en sturing aan het onderwijs en de organisatie van de scholen, het ontwikkeld beleid van de scholen, de uitvoering van het onderwijsproces en het personeelsmanagement. Kennis en vaardigheden - theoretische kennis van (de ontwikkeling in) het primair onderwijs; - kennis van de organisatie van onderwijskundige en bedrijfsvoering processen; - inzicht in het functioneren van de organisatie en de daarmee samenhangende besluitvormingscircuits; - inzicht in vraagstukken en problemen die zich op andere terreinen in het onderwijs en de jeugdzorg afspelen; - inzicht in samenhangen tussen het eind werkterrein en de daarop van invloed zijnde werkprocessen; - adviesvaardigheden; - vaardig in het organiseren en begeleiden van werkprocessen; - vaardig in het onderhouden van contacten en omgaan met conflictsituaties; - vaardig in het aansturen van professionals. Contacten - met de manager onderwijsteam; - de controller en de voorzitter van het bestuur over beleidsaangelegenheden om beleid voor te bereiden en om afstemming en draagvlak te creëren voor het relevante beleid van de organisatie; - met clusterdirecteuren om informatie uit te wisselen en af te stemmen; - met ouders en medezeggenschap over te nemen of genomen beslissingen om relevante aangelegenheden met hen af te stemmen en/of hierover te onderhandelen; - met vertegenwoordigers uit het lokale onderwijsveld (o.a. scholen/(scholings)instellingen) over politiek-onderwijskundige ontwikkelingen om af te stemmen en tot positiebepaling te komen; - met vertegenwoordigers bij gemeenten over lokaal onderwijsbeleid om tot nadere afspraken te komen; - met hulpinstanties/specialisten over problemen om tot oplossingen of oplossingsrichtingen voor leerlingen te komen. Pagina 16 van 19
Bijlage II Flowchart Pagina 17 van 19
Bijlage Tijdlijn Wie Wat Wanneer Bestuur Zorgvuldige besluitvorming November 2014 Bestuur Het opstellen van functieprofielen van directeuren Ambitiegesprekken met directeuren en regiodirectie. GMR vergadering sollicitatieprocedure etc. Januari 2015 Januari, februari Februari Bestuur Sollicitatieprocedure en flankerend beleid opstarten Februari Bestuur Het benoemen van directeuren binnen de Februari-maart afzonderlijke onderwijsteams. Het (definitief) vaststellen van onderwijsteams (zie bijlage II en III) Bestuur Het in goed overleg met clusterdirecteuren een nieuw April managementteam vormen Clusterdirecteur Het beschrijven van het plan van aanpak voor elk April-juli afzonderlijk onderwijsteam Bestuur Het in goed overleg met directeuren, die hun huidige Vanaf februari 2015 functie verliezen, vinden van een passende functie Bestuur Bezoek Joure april Bestuur Inspiratiesessies clusterdirecteuren april Bestuur DGO al of niet technisch Zo nodig Bestuur Inloop ouders en leerkrachten Zo nodig Bestuur Directie overleg Volgens planning Directeurenoverleg 18 september, 9 oktober 2014, 20 november 2014, 15 januari 2015 volgens planning 19 februari 2015, 21 mei 2015, 18 juni 2015 Extra GMR 20 november 2014, 5 februari 2015 Inloop teamleden 25 november 2014 Van bijna elke school waren er een wel 1 of meerder teamleden aanwezig. Er werden vragen gesteld, er was ruimte voor discussie en er werden antwoorden gegeven. Duidelijk is dat de contourenschets een schets is en die nog lang niet alles ingevuld is. Dat geeft ruimte, maar ook onzekerheid. Zo nodig wordt er nog één gepland in het voorjaar van 2015 Inloop ouders 9 december 2014 Een tiental ouders nam de moeite om naar Arkel te komen en aanvullende vragen te stellen. De bijeenkomst verliep in een goede sfeer er was alle ruimte voor vragen en toelichting. Zo nodig wordt er nog één gepland in het voorjaar van 2015 Pagina 18 van 19
Overleg met vakbonden 12 december 2014 Zo nodig in voorjaar 2015 Bezoek Joure April 2015 Inspiratiesessies clusterdirectie en staf April mei 2015 Pagina 19 van 19