Agile Scrum Tom Luuring 1576519
Inleiding Als een storm verovert Agile project management de creatieve markt, en springen design teams enthousiast op de bandwagon genaamd Scrum; de meest populaire lightweight Agile project management methode van nu. Agile? Agile is een gedachtegoed, een mindset, een manier van denken. Aan de kern van Agile ligt inntovatie en de mogelijkheid tot aanpassingen maken centraal. Scrum? Scrum is een iteratief en incrementeel raamwerk gericht op het leveren van continue verbeteringen in een kort cyclisch proces. Wanneer je vandaag de dag met een design team een project aanneemt is er een grote kans dat de Agile gedachtegoed de drijvende kracht achter de project management is. De quick to adapt lichtgewicht development methodes zoals Scrum, XP, KanBan en Lean winnen marktaandeel tegenover de traditionele zwaargewichten zoals waterval. De wind staat gunstig voor lichtgewicht project management methodes. Als vierdejaars CMD student en User Experience Designer in spe heb ik mijzelf verdiept in de Agile gedachtegoed, Scrum en de waarde die ze toevoegen aan het werkproces van de UX er en de CMD student. 1
De opkomst van Agile Ontstaan in de Software Development. Agile is een gedachtegoed, een mindset die sterk rust op iteratie en innovatie. Het ontstaan van dit gedachtegoed dateert terug naar de jaren 70, maar wist pas stukje bij beetje in faam te stijgen in de jaren 90, tot het volgende mijlpaal in februari 2001. The Agile Manifesto (2001). De fundering. Een document waarbij de eerste stappen zijn gezet naar het vastleggen van de Agile gedachtegoed. Een groep van zeventien beoefenaars die zichzelf The Agile Alliance noemen; allen gebruikmakend van diverse project management methodes. In de Wasatch bergen in Utah, Amerika, hield het gezelschap felle discussies over project management waarbij veel onenigheid ontstond. Naast de vele meningsverschillen waren zij het eens over een aantal punten. Eenvoud is essentieel. Veranderende eisen, zelfs laat in het ontwikkel proces worden omarmt. De focus ligt op constante en continue opleveringen van producten van waarde, waarbij een nauwe band met de klant en face-to-face communicatie een must is. Hoe is Agile van waarde voor de CMD er? Laten we kijken naar het werkproces van de CMD er in een design team bij gebruik van een traditionele project management methode voor een betalende klant. Er is een handjevol contactmomenten met de opdrachtgever dus het opleveren van het juiste product voor de volgende bijeenkomst is essentieel. Na de product pitch blijkt dat de opdrachtgever een andere uitwerking van het concept had verwacht. De opdrachtgever is ontevreden en vraagt om een complete rework. Er blijkt echter geen budget meer te zijn. Het design team vraagt om meer geld, maar de opdrachtgever zegt niet te betalen voor een product dat nog niet goed is. Ik betaal voor een goed resultaat. Wanneer het design team voor een Agile aanpak had gekozen had dit verholpen kunnen worden. Hoewel veranderende eisen omarmt worden, zorgen de iteraties ervoor dat er vaker tussentijds product opleveringen zijn, en er vaker gepeild kan worden of de product eisen nogsteeds overeenkomen. Indien dit niet het geval is kunnen de nieuwe eisen in acht worden genomen, en kan een volgend vroegtijdige iteratie het juiste product opleveren. 2
Scrum Scrum is geen techniek, en ook geen proces. Het is een raamwerk waarin je de optie hebt verschillende processen en technieken toe te passen. Sprints Scrum werkt met sprints. Een sprint duurt meestal 2 tot 4 weken. In een sprint wordt een gedeelte van het project uitgewerkt. Sprints staan in de Scrum community synoniem aan iteraties. Product Backlog In de Product Backlog bevinden zich items genaamd user stories. Dit is een lijst van wat er wellicht nodig zal zijn in het te ontwikkelen product. De Product Backlog verandert constant om te bepalen wat het product nodig heeft om competitief, bruikbaar en passend te zijn. Als een <type gebruiker/rol> wil ik <doel/user need> zodat ik <waarde/resultaat> Daily Scrum Gedurende een sprint is er sprake van een dagelijkse bijeenkomst genaamd de Daily Scrum. Van elk teamlid wordt verwacht dat ze een antwoord hebben op de volgende vragen: 1. Wat heb ik gisteren/sinds de vorige meeting gedaan? 2. Wat ga ik vandaag/tot de volgende meeting doen? 3. Tegen welke complicaties ben ik aangelopen, en welke hulp heb ik hierbij nodig? Een user story template Het Scrum board De post-it muur, waarbij in één oogopslag duidelijk is hoe de sprint vordert. Op het bord zijn de sprint backlog items weergegeven. We hebben te maken met 3 kolommen: To Do Doing Done 3
Scrum rollen In een Scrum project wordt er gewerkt met verschillende rollen. Zo heb je de Scrum Master en de Product Owner. Naast deze rollen heb je het team. Het team zal het daadwerkelijke werk leveren om in vervolg de sprint doelen te realiseren. De Scrum Master De Scrum master zorgt ervoor dat het team de regels en theorie van Scrum begrijpt en navolgt. De Scrum Master zorgt ervoor dat het team op een aangename en juiste manier kan functioneren. Enige obstakels of ongemakkelijkheden worden door de Scrum Master weggewerkt. De Product Owner De Product Owner is de eigenaar van het product namens de klant en de stakeholders. Hij/zij is verantwoordelijk voor het maximaliseren van de waarde van het product en de onderhoud van de Product Backlog. Zo zorgt de Product Owner ervoor dat elk item in de backlog helder genoteerd is en dat de items op juiste volgorde van relevantie staat. CMD & Scrum Ik nam contact op met Michiel Rovers. Docent Communication & Media Design, onderzoeker aan de Hogeschool Utrecht en tevens Scrum coördinator van de CMD student in jaar twee. Hoe ervaart de CMD student Scrum? Scrum wordt in jaar 2 ingevoerd. Het is eenvoudig te hanteren, vertelt Michiel. Individuele activiteiten worden blootgelegd. Er worden echter alleen delen van het Scrumproces behandeld. Het onder de knie krijgen van Scrum is namelijk geen leerdoel binnen de cursus. De CMD student blijkt over het algemeen redelijk positief te zijn. Er heerst overzicht in het totaalproject en de taken die moeten worden verricht. Echter waar ze moeite mee hebben is het juist noteren van de activiteiten, zodat deze niet te groot zijn. Hoe pas je Scrum juist toe? Ik zat aan tafel met Jeroen van Geel. Voormalig Scrum Master en interaction designer bij multidisciplinair ontwerpbureau Fabrique, nu, Creative director bij strategisch design bureau Oak & Morrow. 4
Jeroen heeft een aantal tips voor de CMD student die net begint met Scrum: 1. Zorg dat je één ervaren iemand hebt die het proces begeleidt 2. Houd je aan de basis regels en volg deze strak op 3. Hang alles op de wand, en doe niks digitaal Scrum & rolvervulling Ik vraag Jeroen hoe het zit met de rol vervulling binnen een Scrum team. Zo vervult de UX er in het algemeen vaker dan niet, de rol van de Product Owner. Jeroen zegt dat dit een optie is, echter niet de beste optie. Jeroen is van mening dat de klant altijd de Product Owner moet zijn, zelf dwingt hij dit vaak af, want dat is zoals hij zegt, de ideale scenario. De klant is nauw betrokken met budget bepaling en kan de interne politiek in de organisatie aanvoelen. Hoe dichter hij/zij tegen het projectteam aanzit hoe sneller hij/ zij beslissingen kan maken. Jeroen vertelt dat hij zowel de rol als Scrum Master en de rol van UX er op zich neemt, om vervolgens de Product Owner te ondersteunen. Bijvoorbeeld in het schrijven en op prioriteit ordenen van user stories. Uiteindelijk verschilt de precieze invulling van de rollen per organisatie, waarbij de cultuur van je organisatie een grote rol speelt. Het verschilt per team en per bedrijf. Zo benoemt Pieter Jongerius (Scrum trainer, Strategist en UX passionate) Product Owner tot The toughest job in Scrum. Het is van belang dat je het vervullen van een bepaalde rol aan de juiste mensen toelaat. UX staat centraal Jeroen vertelt dat elke bedrijfscultuur zo zijn eigen methodieken hanteert. Toen hij nog bij Fabrique werkte was hun Scrum aangepast richting een design structuur. Hij vertelt dat User Experience hierbij in de lead is, en een belangrijke/prominente rol vervult in het Scrum proces. Agile raamwerken zeggen in feite niks over de invulling van deze elementen. Fabrique heeft het raamwerk op deze manier naar eigen hand gezet. 5
Conclusie Alles is UX zegt Jeroen. Iedere seconde in een Scrum proces bepaalt hoe de UX is. Hoe zorgt het design team ervoor dat de UX-mindset wordt nagevolgd? Jeroen verwijst een UX-check poster, die hij heeft gemaakt gedurende een project voor de 9292 website. Via een stel vragen waaronder: Snapt mijn moeder het? Kan iedereen op zijn eigen houtje ontleden of hetgeen wat hij/zij heeft bedacht UX waardig is. Agile is een krachtig gedachtegoed. Door de vele korte iteratie momenten kan er goed worden ingespeeld op de veranderende eisen van de klant, wat zorgt voor een sterk afgericht product die nauw aansluit op de behoeftes van de gebruiker. Scrum als raamwerk is een zeer waardvol project management methode. Gezien het een raamwerk is vraagt het echter wel om eigen invulling. Zo zijn er een aantal conventies waar de meerderheid baat bij heeft, echter wat belangrijker is is om te kijken wat werkt voor jouw unieke situatie, jouw project en of het past in jouw (bedrijfs)cultuur. Daarbij is belangrijk dat de juiste mensen de juiste rollen vervullen. Wanneer de klant de rol als Product Owner vervult kan dit zorgen voor een sneller, maar vooral effectiever proces. Wordt de UX er de Scrum Master? In hoeverre ondersteunt hij/zij de Product Owner? Zo zegt Agile coach Skyp Angel: Scrum is easy to learn, but difficult to master. 6
Bronnenlijst Boeken Get Agile! Scrum for UX, design & development Jongerius, P. (2012) blz 10 t/m blz 44 PDF publicaties http://www.upassoc.org/upa_publications/jus/2007may/agile-ucd.pdf Sy, D. (2007, May) blz 120 http://cdn2.hubspot.net/hub/134568/file-505882676-pdf/enfocussolutions_dualtrackagile_2.4.14.pdf Parker, J. (2014, February 4) https://www.scrum.org/portals/0/documents/scrum%20guides/scrum_guide.pdf Sutherland, J. Schwaber, K. (2011, October) http://www.agileproductdesign.com/writing/ieee/patton_getting_software_rite.pdf Patton, J (2008, May/June) https://www.scrumalliance.org/scrum/media/scrumalliancemedia/files%20and%20pdfs/state%20of%20scrum/2013-state-of-scrum-report_062713_final.pdf Scrum Alliance (Unknown) (2013, June) 7
Bronnenlijst Artikelen http://agilemanifesto.org/history.html Highsmith, J. (2001) http://www.agilealliance.org/the-alliance/the-agile-manifesto/the-twelve-principles-of-agile-software/ Agile Alliance (Unknown) (2014) http://boxesandarrows.com/the-ux-professionals-guide-to-working-with-agile-scrum-teams/ Rosenstein, A. (2013, September 2) http://www.agileproductdesign.com/blog/emerging_best_agile_ux_practice.html Patton, J. (2008, June 27) Geïnterviewden Jeroen van Geel Scrum & product personality specialist http://www.jeroenvangeel.com https://www.linkedin.com/in/jeroenvangeel https://twitter.com/jeroenvangeel Michiel Rovers - Docent & onderzoeker nl.linkedin.com/pub/michiel-rovers/10/983/256 https://twitter.com/michielrovers 8