Inhoudsopgave Uitnodiging ALV / Agenda... 3 Notulen ALV 18 september 2012... 4 Bestuurlijk Jaarverslag... 7 Jaarverslag ATZ... 10 Jaarverslag Senioren... 10 Jaarverslag JC... 11 Jaarverslag Recreanten... 12 Financieel Jaarverslag... 13 Verslag Kascommissie... 16 Begroting en contributies... 17-2 -
Uitnodiging ALV / Agenda Arnhem, 15 september 2013 Aan alle Volveraleden, ouders/verzorgers van jeugdleden en train(st)ers. Namens het bestuur nodig ik jullie uit voor de jaarlijkse algemene ledenvergadering (ALV) op dinsdag 17 september 2013 in de Laar. Om 20.00 uur zal de vergadering worden geopend, derhalve verzoek ik jullie op tijd aanwezig te willen zijn. Tijdens deze vergadering kunnen alleen geldige besluiten worden genomen als tenminste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is. Mocht dit quorum niet aanwezig zijn, dan zal na een korte onderbreking een tweede vergadering beginnen, waarin wel geldige besluiten kunnen worden genomen. De agenda. 1. Opening 2. Mededelingen. 3. Ingekomen stukken voor de vergadering. 4. Notulen ALV dd. 18 september 2012 5. Bestuurlijk jaarverslag - verantwoording werkplan 2012-2013 6. Jaarverslag ATZ (Senioren, Jeugd en recreanten). 7. Financieel jaarverslag 8. Verslag controle kascommissie ( Rick de Kok, Bram Suithoff) 9. Decharge bestuur 10. Samenstelling bestuur 11. Commissie van Beroep (Steven Leijenaar, Bram Suithoff en Hans Quaijtaal) 12. Samenstelling kascommissie 13. Vaststelling werkplan 2013-2014 14. Vaststellen begroting en contributie 15. Rondvraag 16. Sluiting. Ad 3-8) De stukken staan in deze bundel. Ad 10) Voorstel samenstelling bestuur: - Voorzitter: Vacature - Secretaris Erno Breedveld - Penningmeester Maarten Funk - algemeen bestuurslid: Hans Heijwegen - Technische zaken: Regina Pruijs - en een vacature voor sponsorzaken. Kandidaten / tegenkandidaten ouder dan 18 jaar en ouders / verzorgers kunnen zich voor 11 september a.s. opgeven bij de ledenadministratie. Ad 14) Begroting, deze is gebaseerd op actuele ledenaantallen en een gemiddelde stijging van de contributies en kosten met ongeveer 3%. Daarnaast wordt rekening gehouden met een stijging van de zaalhuur met 5% per 1 januari en de verlaagde teamgelden. Afmelden voor deze vergadering kan via de ledenadministratie (schriftelijk, telefonisch of per e-mail) Graag tot ziens op 17 september a.s.. Het bestuur - 3 -
Notulen ALV 18 september 2012 Notulen: Aanwezig: Afwezig m.k.: Erno Breedveld Eef van de Worp, Robert Lieferink, Frank Bulten, Rick de Kok, Bram Suithoff, Erik Kluitman, Carina Küh, Rob Jansen, Paul Beier, Alexander Pil, Jacqueline Snijder, Dennis Borghols, Janneke Janssen, Regina Pruijs, Maarten Funk, Hans Heijwegen, Rob de Bruijn, Erno Breedveld Tineke Otter, Maurice en Froukje de Does, Silvano Onnekink, Ilja van Dijk, Hans Quaijtaal, Jos Borghols, Wim de Grijs, Paul Broeders, Wim de Haan, Peter van der Borg, Marco Buist, Marc Verheem, Tsjarco Massa 1. Opening Rob opent de vergadering en sluit de vergadering in verband met het aantal aanwezige leden. De vergadering wordt vervolgens voor de 2de keer geopend. 2. Mededelingen Rob geeft aan dat het Jubileumfeest een groot succes was en geeft de organisatie een groot compliment! 3. Ingekomen stukken vergadering Maarten geeft aan dat er ongeveer 10 schriftelijke afmeldingen zijn geweest (zie afwezig m.k.). 4. Notulen ALV 28 september 2011 De notulen worden conform vastgesteld met dank aan de notulist, Hans Heijwegen. 5. Bestuurlijk jaarverslag Rob de Bruijn geeft op basis van het jaarverslag aan welke doelstellingen er zijn gesteld en welke doelstellingen gehaald zijn. Ten aanzien van het sponsorplan geeft Rob aan dat dit verder zal worden uitgebouwd met behulp van studenten van de HAN. Daarover is al een eerste contact gelegd. Rob staat kort stil bij de Nulmeting (enquête) die eind 2011 is gehouden en geeft aan dat de resultaten van de enquête input zijn geweest voor het werkplan en de daaruit voortkomende jaarplannen. Doel is dat er nu een soort peilstok is, op basis waarvan volgend jaar opnieuw kan worden vastgesteld waar we staan als vereniging. Bram Suithoff vraagt of de uitkomsten van de Nulmeting op de site worden gepresenteerd. Rob geeft aan dat dit binnen het bestuur verder zal worden besproken. Het bestuurlijk jaarverslag wordt conform vastgesteld. 6. Jaarverslag ATZ Het afgelopen jaar is een goed jaar geweest. De doelstellingen zijn gehaald en de ATZ is wat dat betreft tevreden. Er is een herenteam bijgekomen (nu 5 herenteams), maar er is ook een jongensteam verdwenen. Dat laatste heeft de nadrukkelijke aandacht van het bestuur. Iedere groep heeft in principe 2 trainers en de ATZ is alert op de gang van zaken met betrekking tot de trainingen. De JTC is gesplitst in een technisch deel (ATZ) en een organisatorisch deel (JC). De doelen die zijn opgesteld zijn bereikt. Het te bereiken doel voor volgend seizoen is om te continueren en verder te verbeteren. Het jaarverslag ATZ wordt conform vastgesteld. 7. Financieel jaarverslag Maarten Funk geeft aan dat hij niet uitgebreid in zal gaan op het jaarverslag. Er zijn naar aanleiding van het verslag verschillende vragen. - 4 -
Bram Suithoff vraagt zich af waarom er zo'n groot verschil zit in de post "Afschrijving kleding". Maarten geeft aan dat vanaf seizoen 2010/2011 in 4 jaar is afgeschreven, terwijl er vanaf 2011/2012 in 3 jaar wordt afgeschreven. Dat verklaart het verschil. Rick de Kok vraagt of er geen wanbetalers meer zijn. Maarten geeft aan dat die er nog wel zijn, maar hij vindt dat op dit moment niet zorgelijk. Het blijft binnen de perken. Carin Küh vindt de zin met betrekking tot de contributieopbrengsten en de volgende zin met betrekking tot zuinige inhuur enigszins verwarrend. Maarten legt uit dat er minder contributie is binnengekomen (minder leden), maar dat er zodanig is ingehuurd (minder uren) dat dit met elkaar in evenwicht is. 8. Verslag kascommissie Robert Lieferink heeft het verslag van de kascommissie opgesteld en heeft Tim Abeln als vrijwilliger bereid gevonden hem bij te staan. 9. Decharge bestuur De kascommissie verleent decharge aan het bestuur voor het gevoerde beleid. 10. Samenstelling bestuur Er zijn geen tegenkandidaten voor het zittende bestuur. Tim Abeln wordt als kandidaat-lid toegevoegd aan het bestuur, waarna het bestuur voor het komende jaar formeel wordt geïnstalleerd. Rob Jansen wordt door Rob de Bruijn bedankt voor zijn inzet als bestuurslid. Rob zal nog wel actief betrokken blijven (o.a. materiaalbeheer, beheer website). 11. Commissie van Beroep Bram Suithoff geeft aan dat er geen beroepen zijn geweest. Hans Quaijtaal heeft contact gehad met Steven Leijenaar en zij zullen met plezier nog een jaar de commissie van Beroep vormen. 12. Samenstelling kascommissie Tim Abeln kan geen deel meer uitmaken van de kascommissie, omdat hij plaats neemt in het bestuur. Rick de Kok en Bram Suithoff bieden zich vrijwillig aan als nieuw lid van de kascommissie. 13. CMV/Sportimpuls Hans Heijwegen gaat in op CMV en Sportimpuls. Speerpunt voor de komende maanden is Sportimpuls. Er is veel (subsidiegeld) beschikbaar en Volvera wil daar op in zetten. Er is samenwerking gezocht met SKAR voor CMV in de Schuytgraaf. Voor CMV wordt de aandacht verlegd van groep 5/6 naar groep 3/4, om de kans te vergroten dat kinderen komen. Daarnaast wordt de aandacht nog meer gericht op jongens door middel van de introductie van o.a. Smashbal. Het beleid van de gemeente Arnhem is gewijzigd. Er wordt meer ondersteuning gegeven als je als vereniging samenwerkt (dus niet als vereniging solo acteren, maar samenwerking zoeken met andere verenigingen, BSO, scholen, wijkverenigingen). Vroeger gingen dit soort subsidies naar de bond, maar tegenwoordig gaan ze juist naar verenigingen. Het is wel van belang om de subsidie te borgen. Met andere woorden: hoe behoud je de inkomsten als de subsidie wegvalt. 14. Vaststellen begroting en contributie Maarten Funk geeft een korte toelichting. De begroting is niet spectaculair. De zaalhuur is +5% begroot, gelet op de te verwachten verhoging vanuit de gemeente. Er is ook rekening gehouden met inhuur in mei. Samen met de (verhoogde) contributie die al is opgenomen in de begroting leidt dit tot een sluitende begroting. Alexander Pil vraagt zich af waarom de activiteiten weer laag zijn begroot, terwijl ze afgelopen jaar hoger zijn uitgevallen dan begroot. Is het dan zo dat er minder activiteiten worden georganiseerd? Maarten geeft aan dat dat niet de bedoeling is. Tim valt hem bij en geeft aan dat hij juist sponsoren wil interesseren om activiteiten te sponsoren. Alexander vraagt zich ook af hoe het zit met de vrijwilligersregeling. Maarten geeft aan dat die voorlopig blijft staan (om iets achter de hand te houden), maar dat het bestuur zich nog beraad over hoe daar in de toekomst mee om te gaan. - 5 -
15. Huishoudelijk Reglement Rob de Bruijn geeft aan dat het bestuur voornemens is het Huishoudelijk Reglement op kleine punten aan te passen. Het betreft hoofdzakelijk het opfrissen en het op detail aanpassen van een aantal artikelen. De vergadering gaat akkoord met de voorgestelde wijzigingen. 16. Rondvraag en wat verder ter tafel komt Rob Jansen vraagt zich af of we als vereniging recht hebben op ballen van de Nevobo. Maarten geeft aan dat dat alleen van toepassing was in de oude regio's, omdat daar (te) veel geld beschikbaar was. Rick de Kok geeft aan, dat wat hem betreft de deal met de banketbakker kan worden gecontinueerd voor de Banketactie met Sinterklaas. De aanwezigen reageren enthousiast, waarbij Rick wel aangeeft dat er nog vrijwilligers nodig zijn om de actie te coördineren. Erno en Hans bieden aan om dat dit jaar te doen. Frank Bulten geeft aan dat het naar zijn idee op de maandagavond drukker is en dat zich dat ook manifesteert in de kleedkamers. Is het een optie om extra kleedkamers te gebruiken. Erno zal navraag doen bij het Sportbedrijf. Alexander Pil geeft aan dat er - dat blijkt ook uit de enquête - behoefte is aan het opleuken van de kantine. Ook de biertap is een steeds terugkerend onderwerp. Vanuit het bestuur wordt aangegeven dat dit valt onder de regie van de Stichting. Het Stichtingsbestuur wordt wel verjongd (o.a. met Leon), dus de verwachting is wel dat er komend seizoen concrete plannen worden gemaakt. Wanneer een en ander wordt uitgevoerd is echter nog niet bekend. Alexander vraagt zich verder af hoe het zit met de plannen voor het clubblad. Daar is nog niets mee gebeurd, omdat er geen vrijwilligers zijn. Hans geeft overigens aan dat er wel een CMV nieuwsbrief is. Die kan wellicht worden gebruikt als opstapje voor een nieuwe nieuwsbrief voor de overige leden. Dit heeft aandacht van het bestuur. Tot slot vraagt Alexander zich af hoe het zit met de plannen in de Schuytgraaf. Vanuit het bestuur wordt aangegeven dat dit nadrukkelijk deel uit maakt van de plannen voor de toekomst. Denk hierbij aan de mogelijkheden van de nieuw te bouwen hal, maar ook aan de mogelijkheden voor CMV en jeugd. Dat laatste wordt reeds door Hans opgepakt in de Jeugdcommissie. Tot slot wordt gevraagd of bij aanmelding van een nieuw lid gevraagd wordt wat dit lid als vrijwilliger wil doen voor de vereniging. Als een lid Volvera verlaat is het belangrijk om te weten wat hier de reden van is. Het bestuur neemt dit mee. Rob de Bruijn sluit de vergadering en bedankt iedereen voor zijn/haar komst en inbreng! Arnhem, 15 januari 2013 Erno Breedveld - secretaris Volvera - 6 -
Bestuurlijk Jaarverslag Samenstelling bestuur Voorzitter: Penningmeester: Secretaris: Technische zaken: Algemene bestuursleden: Rob de Bruijn Maarten Funk Erno Breedveld Regina van Dijk Hans Heywegen Tim Abeln Maarten Funk en Leon van der Kolk zijn namens Volvera bestuursleden van de Stichting de Laar. Leon is de opvolger van Jacques Arends die na jaren trouwe dienst de functie heeft neergelegd. Van de bestuurstafel Het bestuur heeft het 2 e seizoen (2012-2013) erop zitten in haar nieuwe samenstelling en vernieuwde aanpak; basis voor het beleid van de vereniging is het Verenigingsplan 2011-2015 waarin de koers is uitgezet. Het afgelopen seizoen heeft Tim Abeln de sponsoring ter hand genomen; enkele studenten van de HAN hebben een sponsorplan geschreven dat nog moet worden samengevat en vervolgens worden vastgesteld door het Bestuur. SMB Willems is geworven als shirtsponsor voor zowel Dames 1 en Heren 1. Aan het einde van het seizoen is er nog een shirtsponsor gevonden voor Heren 2. Het gaat om Willemsen fysiotherapie die meer naamsbekendheid wil. Een mooi resultaat waarop de vereniging trots mag zijn. Aan het eind van het seizoen werd echter ook duidelijk dat Tim Abeln onze vereniging gaat verlaten, daarmee is er weer een vacature voor Sponsoring en Activiteiten (SA). Het bestuur dankt Tim voor zijn inzet in het afgelopen seizoen. De voorzitter van Volvera, Rob de Bruijn, heeft aan het eind van het seizoen aangegeven om met name vanwege privé redenen te willen stoppen als voorzitter. Hij stelt zich dan ook niet verkiesbaar in de ALV van september 2013. Een nieuwe voorzitter wordt dus gezocht en kan zich aanmelden. Het bestuur dankt Rob voor zijn inzet als voorzitter voor de afgelopen twee seizoenen. Rob zal nog actief blijven voor de vereniging; hij zal zich bezig gaan houden met het periodiek laten verschijnen van nieuwsbrieven. Er zijn dus nog vacatures binnen het bestuur. Het is van belang voor de continuïteit van de vereniging dat de vacatures het komend seizoen worden vervuld. Verenigingsplan 2011-2015: hoe ver staan we met de doelstellingen? In het Verenigingsplan 2011-2015 zijn 4 hoofddoelstellingen genoemd die verder zijn uitgewerkt in doelstellingen voor de korte (2011-2013) en langere termijn (2013-2015). In 2012 spelen heren 1 en dames 1 stabiel in de 1e klasse van de Nevobo. Deze doelstelling was vorig jaar reeds behaald. Hoewel afgelopen seizoen Heren 1 is gedegradeerd naar de 2e klasse, zijn zij gelukkig voor het nieuwe seizoen toch weer in de 1e klasse ingedeeld. Bij dames 1 is de handhaving helaas niet gelukt, zij degraderen naar de 2 e klasse. Dames 2 is afgelopen seizoen kampioen geworden en promoveert naar de 2 e klasse. Ook de Dames 3 is gepromoveerd naar de 3 e klasse. Op de korte termijn (2011-2012) zorgen voor het behoud van het aantal (180) leden (stand juli 2011). Het huidige ledenaantal (stand juli 2013) is 224 leden. Hiermee is het ledenaantal van vorig jaar met ruim 40 leden toegenomen. De aanwas zit m met name bij de jeugd. Het Bestuur juicht deze ontwikkeling toe. Overigens is de doelstelling behaald zonder echt actieve ledenwerving. In 2015 zouden we als vereniging 250 leden willen hebben. Dit vereist nog wel de nodige inspanning. - 7 -
Ledenverloop Volvera 350 300 250 200 150 100 50 0 88/89 89/90 91/92 92/93 93/94 94/95 95/96 96/97 97/98 98/99 99/00 00/01 01/02 02/03 03/04 04/05 05/06 06/07 07/08 08/09 09/10 10/11 11/12 12/13 13 Jul 18+ Jeugd A Jeugd B Jeugd C CMV Recreanten Geen Contributie Verantwoording Werkplan 2012-2013 Dit jaar heeft Volvera voor de tweede keer gewerkt met een door de ALV in september 2012 vastgesteld werkplan 2012-2013 dat gekoppeld is aan diverse doelstellingen voor de onderwerpen Organisatie, Beleid en Ontwikkelingen, Sporttechnisch kader (trainers en scheidsrechters), Jeugd (5-18 jaar), Vijftigplussers, Ledenbehoud en groei, Vrijwilligers, In- en externe communicatie en PR, Sponsoring, Clubsfeer cultuur en activiteiten en tenslotte Middelen (financiën, accommodatie, kantine e.d.). Een verantwoording is opgesomd in <bijlage 1>. Enkele belangrijke wetenswaardigheden zijn vermeldenswaardig: a. Het bestuur heeft het o.a. het volgende vastgesteld: een herziene jaarkalender en een vergoedingenbeleid voor trainers. Het PvA voor de jeugd is in voorbereiding. b. In september 2012 is het jubileumfeest van Volvera gevierd en zijn Margot de Boer en Maarten Funk benoemd als ereleden van de vereniging. Het feest is groots gevierd en zeer goed voorbereid door een aantal enthousiaste vrijwilligers. Ook is de nieuwe website www.volvera.nl van de vereniging gelanceerd. c. Tineke Otter heeft het afgelopen seizoen enorm veel inzet geleverd voor de CMV/jeugd. Door twee jeugdtrainers zijn elke maand clinics gegeven voor onze jeugdtrainers. In april is er een zeer succesvolle jongensmaand gehouden. Hierdoor is eindelijk sprake van een aanwas van met name jongens jeugd binnen de vereniging, een ontwikkeling die het Bestuur van harte steunt. Tineke is aan het einde van het seizoen geëerd als supervrijwilliger van het seizoen 2012-2013. d. Er zijn door een aantal enthousiaste leden weer diverse activiteiten georganiseerd, zoals openingstoernooi, nieuwjaarstoernooi en mixtoernooi in juni 2013, sinterklaasviering, BBQ in april 2013, een super jeugdkamp in mei 2013, Grote Clubactie en banketactie etc.. We willen de leden die zich hiervoor hebben ingespannen hartelijk danken. In juni 2013 heeft het Bestuur alle vrijwilligers die zich actief voor de vereniging hebben ingezet bedankt en een attentie meegegeven. e. Hoewel het seizoen in mei was afgelopen is nog met veel plezier door veel leden in juni doorgetraind. Stichting GOVA/Eagles/Volvera In mei 2012 is er een nieuw bestuur gekozen van de Stichting. Dit biedt in de nabije toekomst kansen om zaken te agenderen die gezamenlijk worden gedragen en kunnen worden uitgevoerd. Het nieuwe bestuur is nog zoekend voor wat betreft de te volgen koers. In ieder geval staat aanpassing / modernisering van de kantine op de agenda. - 8 -
Sponsoren In het afgelopen seizoen zijn diverse teams en de vereniging in meer of mindere mate gesponsord. Deze sponsoring kan in de meeste gevallen tot stand door initiatieven van individuele leden. Wij roepen andere leden op om dit voorbeeld te volgen. Op deze plaats willen wij de sponsoren danken voor hun ondersteuning. - 9 -
Jaarverslag ATZ Jaarverslag Senioren Samenstelling ATC: Regina Pruijs - Voorzitter Jacqueline Snijder DTC Alexander Pil HTC Janneke Janssen - JTC Paul Beier Recreanten Tineke Otter CMV Algemeen Na de nieuwe start van vorig seizoen moest dit seizoen de visie van Volvera duidelijker worden. Het werkplan moest verder in praktijk worden gebracht, en daarbij moest ook het technisch beleid verder vorm worden gegeven. Veel aandacht was er voor onze trainers, waar door middel van opleidingen, clinics, begeleiding, evaluatiegesprekken, alles in het werk werd gesteld om ervoor te zorgen dat het trainerscorps van Volvera van een steeds beter niveau gaat worden. Gezien het stijgende ledenaantal (met name bij ons CMV afdeling) denken we dat we op de goede weg zijn! Hartelijk dank dus aan al onze trainers, die toch steeds maar weer iedere week in de hal hun trainingen staan te geven. Ook komend seizoen zal er veel aandacht zijn voor onze trainers, en willen we op die manier ervoor zorgen één van de hoofddoelstellingen uit het werkplan van Volvera in ieder geval bereikt wordt. Volvera wil een vereniging zijn waar al onze leden onder een adequate leiding en met voldoende middelen primair lekker kunnen volleyballen! Dameslijn Dames 1, 1 e klasse Wederom een lastig seizoen voor de dames. Vol goede moed, werd gestart met een nieuwe trainer in de 1 e klasse. De visie van trainer en speelsters bleek erg uit elkaar te liggen, waardoor de klik tussen trainer en team helaas nooit is ontstaan. Voor het kerstreces werd de samenwerking opgezegd. Vervolgens ontstond een verre van ideale situatie. Geen trainer, een lage trainingsopkomst, dit alles vergde veel incasseringsvermogen van het gehele team. Gelukkig werd een trainster bereid gevonden de trainingen op de vrijdagen te verzorgen, en gingen speelsters van dames 2 en meisjes A meetrainen. Helaas is het de dames uiteindelijk niet gelukt om in de 1 e klasse te blijven. Met een aantal nieuwe, eigen, speelsters binnen het team, en met een nieuwe trainer kan het aankomend seizoen alleen maar beter verlopen. Dames 2, 3 e klasse Een uitstekend seizoen voor dit team. Na degradatie naar de 3 e klasse is, had het team een bliksemstart. Wedstrijd na wedstrijd werd gewonnen. Stabiliteit binnen het team, een uitstekende trainingsopkomst en een goede sfeer zorgde ervoor dat al snel duidelijk werd dat de dames hoge ogen zouden gooien dit seizoen. Uiteindelijk is het team met overmacht kampioen geworden in de 3 e klasse. Met een aantal wijzigingen binnen het team, alsmede een trainerswijziging, maar met dezelfde coach, zal aankomend seizoen gestreden worden voor behoud in de 2 e klasse Dames 3, 4 e klasse Ook dit seizoen was het doel om te promoveren naar de 3 e klasse. De wil om dit doel te behalen was bij de dames zo groot, dat zelf werd gezorgd voor een extra training. Gelukkig was de trainer beschikbaar om ook deze extra training te verzorgen. Uiteindelijk resulteerde dit in een prima seizoen, met promotie naar de derde klasse. Aankomend seizoen zullen de dames standaard twee keer per week gaan trainen en er alles aan doen om, met dezelfde trainer, ook hoge ogen in de 3 e klasse te gooien. - 10 -
Herenlijn Heren 1, 1 e klasse Met een nieuwe teamsamenstelling was de doelstelling om dit seizoen bovenin mee te draaien in de 1 e klasse. Dit bleek lastiger dan verwacht. Een sterke competitie zorgde voor veel verliespartijen. Een goede voorbereiding, het groot aantal spelers, het mocht niet baten, de goede resultaten bleven helaas uit, waardoor degradatie naar de 2 e klasse een feit is. Met een geheel nieuwe samenstelling zal volgend seizoen alles in het werk worden gesteld om zo hoog mogelijk te eindigen. n.b. wegens verschuivingen in de hogere klasses, zal heren 1 volgend seizoen gelukkig toch weer in de 1 e klasse uitkomen. Heren 2, 2 e klasse Heren 2 heeft sportief gezien een uitstekend seizoen gedraaid. Ondanks blessures en een matige trainingsopkomst is het team tot het eind mee blijven spelen om promotie naar de 1 e klasse. Mede door inzet van spelers uit andere teams, bleek de uiteindelijke klassering zo goed, dat er promotiedegratiewedstrijd gespeeld moesten worden. Helaas bleek dit iets te teveel van het goede te zijn, waardoor promotie net niet is gelukt. Met een geheel nieuwe samenstelling, en met één maal per week trainen, zal de uitdaging volgend seizoen zijn om wederom zo hoog mogelijk te eindigen. Heren 3, 2 e klasse Dit opleidingsteam bestond uit een mix van jeugd en ervaring. Wat voorafgaand als een moeilijk seizoen werd ingeschat bleek ook uit te komen. Hard werken, een enorme inzet, prima opkomst, en spelers die tijdens het seizoen steeds beter hun draai begonnen te vinden, hebben er helaas niet voor gezorgd dat klasse behoud veilig kon worden gesteld. Heren 3 degradeerde naar de 3 e klasse. Volgend seizoen zal met een nieuwe trainer vol gas voor promotie worden gegaan. n.b. wegens verschuivingen in de hogere klasses, zal heren 3 ook volgend seizoen toch weer in de 2 e klasse uitkomen. Heren 4, 3 e klasse Ondanks wat personele problemen hebben de heren ook dit seizoen weer prima gepresteerd. Een niet altijd even grote opkomst tijdens trainingen hebben gelukkig niet al te veel invloed gehad op de wedstrijdprestaties. Met een uitstekende 6 e plek werd het seizoen afgesloten. Hopelijk zullen de trainingen het aankomend seizoen beter bezet zijn, zodat er met nog meer plezier voor een nog betere klassering gevochten kan worden. Heren 5, 3 e klasse Deze routiniers van Volvera hebben ook dit seizoen een goede mix tussen trainen, spelen en plezier weten te vinden. Een prima opkomst bij trainingen en met name teamuitjes zorgen voor een goede teamsfeer. Ook aankomend seizoen zullen de heren weer hun uiterste best doen voor een zo hoog mogelijk klassering. Regina Pruijs Algemene Technische Zaken Volvera Jaarverslag JC Hieronder treft u het jaarverslag aan van de jeugdcommissie. Sinds het seizoen 2011-2012 heeft er een splitsing plaatsgevonden tussen het organisatorische en het technische gedeelte van de jeugd, alhoewel de raakvlakken tussen beide delen zeer groot zijn. Dit 2 e jaar van splitsing tussen het organisatorische en het technische gedeelte heeft dit jaar helaas tot een tijdelijke stilstand geleid omdat we heel goed hebben moeten opstellen wat wel en wat niet bij de jeugdcommissie moet liggen. De samenstelling tijdens het seizoen 2012-2013 was als volgt Voorzitter: Hans Heijwegen Coördinatie ABC: Marc Verheem Coördinatie CMV: Hans Heijwegen Technische ondersteuning: Ruud van Dijk Algemeen Lid: Erik Kluitman Het afgelopen jaar hebben wij vastgesteld wat de taken van de JC zijn. Hierbij moet vooral gedacht worden aan coördinerende taken waarbij het onderhouden van contacten en de voortgangsbewaking - 11 -
betreffende de jeugdactiviteiten. Denk hierbij aan het jeugdkamp en de Sinterklaasviering en de CMV dag bij Rijkerswoerd. Daarnaast het medeorganiseren van activiteiten ter werving van jeugd zoals daar dit jaar was de buitenspeeldag bij Malburgen, het organiseren van een jongensmaand. Het afgelopen jaar werden de volgende zaken geregeld door de jeugdcommissie: - Sinterklaasviering - Buitenspeeldag in Malburgen, mede geïnitieerd door Tineke Otter, maar wel een activiteit die thuishoort binnen de JC. - Samen met de AC de organisatie en begeleiding van het zeer geslaagde Jeugdkamp. - Jongensmaand bij de CMV in april. - CMV dag bij Rijkerswoerd mede op initiatief van Tineke Otter en de AC. In het afgelopen jaar is er ook een aangepast Plan van Aanpak gemaakt waarin een aantal punten centraal gesteld werden. Een aantal van deze plannen is uitgevoerd terwijl een aantal andere plannen een continu proces vormen. Aan het totale plan van aanpak wordt op dit moment de laatste hand gelegd binnen het bestuur. Helaas gaan het komende seizoen Ruud van Dijk en Marc Verheem de JC verlaten waardoor wij naarstig op zoek zijn naar bij voorkeur jonge aanwas. Hierdoor hopen wij dat we meer jeugd bij de JC kunnen betrekken. Namens de Jeugdcommissie Hans Heijwegen/voorzitter. Jaarverslag Recreanten Het afgelopen seizoen zijn de recreanten met een 2 e groep gestart groep op maandag. Net als op de vrijdagavond heeft Martijn v. Duuren de meeste trainingen op zich genomen. Aan het begin van het seizoen hebben de recreanten een aantal nieuwe leden mogen verwelkomen. Een aantal recreanten heeft er voor gekozen om op beide avonden te gaan trainen en spelen. De groep op vrijdagavond zat vol en op maandag was er voldoende ruimte. Gaandeweg het seizoen is de opkomst wat, om verschillende redenen, minder geworden en zijn er 2 leden gestopt met volleyballen. De opkomst op maandag was gemiddeld 8 recreanten en op vrijdag waren dat er 12. De recreanten hebben met veel plezier met een team deelgenomen aan de midweek competitie in Valkenhuizen. Wim de Grijs heeft zowel op maandag als op vrijdag een 3 tal trainingen verzorgd wat met veel plezier ontvangen is. Daarnaast hebben de recreanten een eigen T-shirt aangeschaft. De recreanten hebben een leuk en sportief seizoen gehad. Namens de Recreanten Paul Beier Contactpersoon - 12 -
Financieel Jaarverslag Exploitatieoverzicht: Realisatie Begroot Realisatie 2011/2012 2012/2013 2012/2013 Materiaal 713,77 750,00 1.270,20 Afschrijving Kleding 4.298,27 4.298,27 5.856,39 Representatie 619,13 677,00 887,63 Promotie/Werving 15,64 900,00 301,29 Activiteiten 746,12 200,00 53,25 Internet 114,42 215,00 151,73 Drukwerk 63,98 - Porti 69,00 50,00 80,00 Boetes Nevobo 65,00 150,00 25,00 Lidmaatschappen 63,08 75,00 - Verzekering AVB 110,33 110,00 110,33 bankkosten 267,20 250,00 180,06 Zaalhuur 21.056,42 22.500,00 23.394,35 Nevobo 7.340,00 7.250,00 7.485,00 Trainers 7.223,00 9.650,00 8.836,50 Opleidingen 918,10 1.000,00 1.045,94 Totaal kosten 43.683,46 48.075,27 49.677,67 Contributies 39.429,05-43.500,00- - 46.115,07 Kledinghuur 2.729,00-2.975,27- - 3.062,50 Sponsoring 1.149,72-1.000,00- - 1.819,72 Stichting 650,00-500,00- - 200,00 Diversen 262,13 100,00- - 75,87 Totaal inkomsten 43.695,64-48.075,27- - 51.273,16 Saldo 12,18-0,00 1.595,49- Het financiële beeld is ten opzichte van vorig seizoen niet echt gewijzigd. Door de afwezigheid van trainers ontstaat een financieel voordeel. De contributieopbrengsten zijn aanzienlijk hoger dan begroot door de sterke stijging in het ledenaantal. Een deel van het voordeel in de contributieopbrengsten is ingezet om de trainingen tot en met juni door te laten gaan. Eerder was dit om financiële redenen niet mogelijk. De opbrengsten uit de exploitatie van de kantine door de stichting leveren nog maar een marginale bijdrage. In de exploitatie is de afschrijving en verhuur van de nieuwe shirts opgenomen. De lasten zijn hoger dan geraamd doordat in het afgelopen seizoen een extra voorraad is aangeschaft doordat de kleding uit de collectie gaat. Daarnaast wordt de afschrijving hoger doordat we de volledige voorraad in het seizoen 2013/2014 afgeschreven willen hebben De kosten van de lustrumactiviteiten bedroegen per saldo 1.747,00. Hierbij zijn de diverse sponsorbijdragen en de verkoop van de lustrumshirts al gesaldeerd. Deze kosten waren vooraf voorzien en ten laste van de voorziening gebracht. De activiteiten worden in het financiële verslag als één bedrag genoemd, maar onder deze noemer gaan meerdere activiteiten met inkomsten en uitgaven schuil. Een korte opsomming: Banketactie: opbrengst 268,64 Grote clubactie: opbrengst 193,42-13 -
Nieuwjaarstoernooi: kosten 168,46 Eindtoernooi: kosten 166,33 Jeugdkamp: inkomsten (inschrijfgeld, sponsoring, LOTERIJ!!) 2.860, kosten 2.927 Door de diverse acties en het stijgende ledenaantal ontstaat een positief exploitatieresultaat van 1.595,49. Op advies van de kascommissie wordt dit bedrag toegevoegd aan de algemene reserve Deze reserve komt daardoor bijna uit op de gewenste 20% van begroting. Balans 30-6-2012 30-6-2013 30-6-2012 30-6-2013 NL 56 INGB 0002206635 976,97 2.006,13 Reserve 8.661,19 8.673,37 Rentemeer 2.781,83 6.500,00 Winst&Verlies 12,18 1.595,49 Kleding 8.596,54 6.305,00 voorziening shirts 1.596,94 2.167,22 nog te ontv. contributie 826,36 904,56 voorziening activiteiten 3.150,00 1.425,00 nog te ontv. overigen 375,00 - nog te bet. overigen 49,80 5,00 Tussenrek. 1.617,45 1.088,20 nog te betalen Zaalhuur 1.511,54 2.598,81 Nog te betalen Trainers 192,50 339,00 Toelichting op de balans: 15.174,15 16.803,89 15.174,15 16.803,89 Giro en spaarrekening: Volvera beschikte over een ING rekening en een daaraan gekoppelde spaarrekening. Kledingvoorraad: Boekwaarde (op basis van een afschrijving voor het grootste deel in 4 jaar) van de totale voorraad shirts, broekjes, tassen, sokken en trainingspakken. Aanschaffingen in het afgelopen seizoenen worden in 3 of 2 jaar afgeschreven. In het seizoen 2013/2014 is de kleding volledig afgeschreven. We zullen met een voorstel komen voor het tenue in het seizoen 2014/2015. Nog te ontvangen contributie: Bevat een reële inschatting van nog te ontvangen contributies over het seizoen 2012/2013 (10 leden, waarvan een aantal zeer recent aangemeld!). Inmiddels is al ruim de helft van het openstaande bedrag binnengekomen. Er is nog steeds een overzicht aanwezig van afgeboekte bedragen, om mogelijk bij hernieuwde aanmeldingen alsnog de contributies te kunnen innen. Met ingang van het seizoen 2007/2008 is de automatische incasso ingevoerd. Inmiddels heeft ruim 90% van de leden een machtiging afgegeven. Nog te ontvangen overigen: Betrof in het vorig seizoen de borgsom voor de locatie van het jeugdkamp en sponsorbijdragen. Deze bedragen zijn alle Inmiddels ontvangen. Tussenrekening Betreft vooruitbetaalde bedragen in verband met de website, verzekeringen en trainerscursussen. Reserve / Winst&Verlies Betreft het eigen vermogen van de vereniging. Het exploitatieresultaat wordt toegevoegd aan het vermogen. Inmiddels bedraagt het eigen vermogen ongeveer 18% van het begrotingstotaal. De kascommissie adviseert een percentage van 20%. Voorzieningen In het afgelopen seizoen zijn een aantal nieuwe voorzieningen op de balans opgenomen. Het betreft: - 14 -
Voorziening shirts Ten aanzien van de nieuwe tenues zijn van sponsoren bedragen ontvangen voor de totale looptijd (4 jaar). Deze bedragen worden gebruikt voor de financiering van de jaarlijkse afschrijving naast de huurbedragen van de leden. Voorziening activiteiten In het afgelopen jaar zijn de kosten van het uitgestelde lustrum ten laste van deze voorziening gebracht (1.747,99). Op basis van het exploitatieresultaat wordt voorgesteld deze voorziening op het huidige niveau te handhaven ten bate van activiteiten en promotie van de vereniging. Nog te betalen overigen: Betreft een nog te betalen boete aan de Nevobo. Deze is inmiddels voldaan. Nog te betalen zaalhuur: Betreft de laatste facturen over het afgelopen seizoen. Deze zijn inmiddels voldaan. Nog te betalen trainers: Er wordt nog rekening gehouden met een kleine nabetaling. - 15 -
Verslag Kascommissie - 16 -
Begroting en contributies Begroot Realisatie Begroot 2012/2013 2012/2013 2013/2014 Materiaal 750,00 1.270,20 1.250,00 Afschrijving Kleding 4.298,27 5.856,39 6.103,71 Representatie 677,00 887,63 1.000,00 promotie/werving 900,00 301,29 1.000,00 Activiteiten 200,00 53,25 450,00 Website 215,00 151,73 200,00 Porti 50,00 80,00 100,00 Boetes Nevobo 150,00 25,00 150,00 Lidmaatschappen 75,00 - Verzekering AVB 110,00 110,33 125,00 bankkosten 250,00 180,06 325,00 Zaalhuur 22.500,00 23.394,35 25.000,00 Nevobo 7.250,00 7.485,00 7.900,00 Trainers 9.650,00 8.836,50 10.000,00 Opleidingen 1.000,00 1.045,94 1.000,00 Totaal kosten 48.075,27 49.677,67 54.603,71 Contributies 43.500,00-46.115,07-49.000,00- Kledinghuur 2.975,27-3.062,50-3.444,71- Sponsoring (incl kleding) 1.000,00-1.819,72-1.859,00- Stichting 500,00-200,00-200,00- Diversen 100,00-75,87-100,00- Totaal inkomsten 48.075,27-51.273,16-54.603,71- Saldo 0,00 1.595,49-0,00 Toelichting Begroting: Op basis van de realisatiecijfers en een inschatting van noodzakelijke kosten en kosten op basis van de activiteiten uit het beleidsplan zijn de posten materiaal tot en met bankkosten begroot. Deze kosten zijn zuinig begroot. Hier en daar zijn om praktische redenen posten herschikt. De kosten van het tribune/clubblad zijn opgenomen in de post promotie/werving. De afschrijvingslasten van de kleding zijn gebaseerd op het gegeven dat de totale voorraad volgend seizoen vervangen moet worden, een klein deel kan nog 1 jaar langer mee (cmv shirts en trainingspakken). De kosten moeten worden gedekt uit huurbedragen en sponsorbijdragen. Veiligheidshalve houden we voor het komende seizoen rekening met een kostenstijging van 5% per 1 januari bij de post zaalhuur. Er is uitgegaan van de noodzakelijke huur op basis van het gehanteerde trainingsschema en de noodzakelijke inhuur voor de wedstrijden. Door het iets minder gunstige aantal teams moeten we helaas iets meer huren voor de zaterdagen. In de zaalhuur is rekening gehouden met doortrainen in mei en zeer beperkt in juni. De post Nevobo is begroot uitgaande van onderstaand ledenaantal x de individuele nevobobijdrage per persoon en de teamgelden voor de inschrijving van de competitie. De nevobo kent voor het derde jaar een volledig gewijzigde contributiestructuur. Alle leden betalen een vaste jaarlijkse bijdrage van 10,- en daarnaast wordt betaald voor de afgenomen diensten. Dit betreft met name de teamgelden voor de competitie. Deze zijn sinds het vorige seizoen voor de totale regio Oost gelijk. De trainerskosten zijn begroot uitgaande van een nieuw systeem van vergoedingen met redelijk geachte vergoedingen. Op basis van het beleidsplan wordt rekening gehouden met scholingskosten van het eigen kader. - 17 -
De inkomsten van de stichting die de kantine beheert betreffen een reële (zij het lage) inschatting. Onder de diverse inkomsten zullen tenminste de rente inkomsten van het spaargeld verantwoord worden. De contributieopbrengsten zijn gebaseerd op het onderstaande ledenaantal en uitgaande van een verhoging van de contributies met ongeveer 3%. Hierbij was het uitgangspunt dat het totaalbedrag per lid per jaar voor iedereen ongeveer gelijk moest stijgen. Echter door de aanpassingen in de competitie door gewijzigde teamgelden, extra zaalhuur per team en gemiddelde team grootte zijn de mutaties bij de nevobobijdrage soms groter. Daarnaast zijn de bedragen zodanig samengesteld dat de opgetelde bedragen bij een maandelijkse incasso een mooi bedrag als uitkomst geeft. Voorstel contributiebedragen (en begroot aantal leden): Contibutie was wordt # Nevobo Was wordt # Senioren 2x 227,00 230,00 43 sen va pr. klasse 173,00 173,00 - Senioren 1x 198,00 203,00 42 sen tm 1 e klasse 100,00 103,00 85 JA/MA 165,00 170,00 10 Jeugd 80,00 82,00 52 JBC/MBC 142,00 146,00 42 CMV 45,50 46,00 30 CMV 115,00 119,00 36 recr / overig 10,00 10,00 33 Recreanten 155,00 161,00 20 Recr 2x 182,50 191,00 7 Totaal aantal leden 200 200 Deze contributiebedragen houden geen rekening met de mogelijke toeslag zoals deze wordt benoemd in de vrijwilligersregeling. In aansluiting bij de huidige regeling stellen voor de bijdrage voor dit seizoen vast te stellen op 25,-. Vooralsnog zal deze bijdrage ook dit seizoen niet gebruikt worden. Indien nodig kan het bestuur hiertoe alsnog besluiten. Bij de competitiespelende leden worden de huurbedragen voor de tenues als extra toeslag berekend. De bedragen zijn per seizoen (na 1 januari de helft): Huur minishirt 12,00 Huur volvera shirt+broek+tas 21,00 (gesponsorde teams 15,00) Huur volvera trainingspak 12,00 (gesponsorde teams 9,00) Leden die een sponsor aanbrengen betalen geen huurbedrag. Deze opbrengsten zullen iets lager worden dan de berekening doordat bij de senioren een aantal jeugdleden speelt. Zij betalen nog de jeugdcontributie. Met ingang van het seizoen 2013/2014 worden de te betalen bedragen in maandelijkse termijnen geincasseerd. In het verleden werd de shirthuur en de nevobobijdrage ineens in september en januari geïncasseerd. Dit is om praktische redenen aangepast. In de loop van het seizoen zal de vereniging (verplicht) overstappen naar de nieuwe Europese incasso (SEPA). - 18 -