instructie Financieel administratieve beroepsvorming 3 (CBA03.3/CREBO:50143)
pi.cba03.3.v3 ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus 1230 3800 BE AMERSFOORT
Inhoud Inleiding 3 Taak 1 Inkoop-/crediteurenadministratie (eindterm 2.4, 2.5, 3.1, 4.2, 4.4, 8.1 en 9.1 t/m 9.4) 5 Taak 2 Verkoop-/debiteurenadministratie (eindterm 2.4, 2.5, 2.6, 3.1, 4.3, 4.4, 8.1 en 9.1 t/m 9.4) 9 Taak 3 Boekingsstukken/grootboekadministratie (eindterm 2.4, 2.5, 4.1, 4.4 t/m 4.10, 7.2, 8.1 en 9.1 t/m 9.4) 12 Taak 4 Salarisadministratie (eindterm 5.3, 5.4, 5.5 en 8.1) 15 Financieel administratieve beroepsvorming 3
Financieel administratieve beroepsvorming 3 Praktijk
Inleiding Bedrijven houden een boekhouding bij om een overzicht te hebben van hun bezittingen en schulden. Welke bezittingen en schulden een bedrijf heeft, is terug te vinden op de balans. De balans is opgebouwd uit diverse rekeningen van schulden en bezittingen. Er is bijvoorbeeld een rekening voor de inventaris, voor de kas, voor debiteuren enzovoort. Een balansrekening verandert door een financieel feit. Maar ook het resultaat van een organisatie (verlies en winst) wordt beïnvloed door deze financiële feiten. Bijvoorbeeld als goederen en diensten worden ingekocht, geleverd, betaald of als er kosten worden gemaakt. Allemaal feiten met financiële gevolgen, die effect hebben op het resultaat van de onderneming en dus uiteindelijk ook op de bezittingen en schulden. Deze financiële feiten moeten verwerkt worden, of in de balansrekeningen (schulden/bezittingen) of op de hulprekeningen (verlies/winst). Deze rekeningen samen noemen we het grootboek. Van de financiële feiten staan de gegevens op diverse documenten. Deze documenten, waarvan de financiële gegevens moeten worden overgenomen, noemen we boekingsstukken. Boekingsstukken die betrekking hebben op inkoop en verkoop leer je verwerken in taak 1 en 2. De overige boekingsstukken leer je verwerken in taak 3. In taak 4 leer je tenslotte hoe diverse loon- en salariskosten in de administratie worden verwerkt. Financieel administratieve beroepsvorming 3 3
Financieel administratieve beroepsvorming 3 4
Taak 1 Inkoop-/crediteurenadministratie In de organisatie worden regelmatig goederen en diensten ingekocht. Hiervoor ontvangt je voor, met of na de levering facturen. Of deze facturen overeenstemmen met de bestelling en de aflevering moet je controleren. Eventuele verschillen moet je signaleren en (administratief) afhandelen. Vervolgens kunnen de facturen worden ingeboekt. Daarna moeten de facturen betaald worden. Zolang de facturen niet zijn betaald, behoren ze tot de openstaande posten. Je zult moeten bepalen op welke datum deze openstaande posten betaald moeten worden en je stelt een betalingsvoorstel op. De factuur wordt vervolgens betaald en de organisatie ontvangt later een bankafschrift waarop staat dat het bedrag is afgeschreven van de rekening en aan wie het is overgemaakt; deze betaling moet in de administratie verwerkt worden. Als de organisatie de rekening niet betaalt, ontvangt de organisatie wellicht een aanmaning. In deze taak inkoop-/crediteurenadministratie leer je hoe je de hierboven omschreven "financiële feiten" in de administratie verwerkt. Ook leer je hoe je foutieve boekingen herstelt. In de organisatie kunnen de afzonderlijke activiteiten door meerdere personen uitgevoerd worden. Het is dus van groot belang dat je volgens procedures werkt. Doel Aan het eind van deze taak kun je: inkoopfacturen controleren, coderen en boeken (eindterm 2.5 en 4.2) een betalingsvoorstel en betalingsopdrachten samenstellen (eindterm 8.1) bankafschriften m.b.t. crediteuren in de administratie verwerken en eventuele foutieve boekingen herstellen (eindterm 2.4 en 4.4) inkoopdocumenten archiveren (eindterm 9.1 t/m 9.4) informatie over crediteuren samenstellen (eindterm 8.1) crediteurengegevens muteren (eindterm 3.1) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Omdat er per boekingsperiode nogal wat facturen binnen kunnen komen, is het niet noodzakelijk om onderstaande stappen in deze volgorde af te handelen. Geldt voor de ene factuur dat je alleen stap 1, 4 en 5 hoeft uit te voeren, een andere factuur kan tot meerdere stappen leiden. Bovendien kunnen er meerdere facturen "gelijktijdig" worden behandeld en misschien door meerdere personen. Inkoopfacturen boeken en een betalingsvoorstel doen Stap 1 Controleer de inkoopfacturen. Stap 2 Codeer en boek de inkoopfacturen. Stap 3 Stel een betalingsvoorstel op. Stap 4 Stel de betalingsopdrachten samen. Stap 5 Verwerk bankafschriften, corrigeer foutieve boekingen. Stap 6 Handel aanmaningen af. Gegevensbeheer crediteuren Stap 1 Wijzig de crediteurengegevens. Stap 2 Vraag informatie over crediteuren op of stel deze samen. Taak 1 Financieel administratieve beroepsvorming 3 5
Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke onderdelen van de factuur moeten worden gecontroleerd? Bij wie moet je afwijkingen melden? 2. Waar kun je de gegevens (m.n. aantallen/prijs) over de bestelling en de ontvangst verkrijgen? Aan wie moet je afwijkingen melden, zodat er actie ondernomen kan worden? 3. Wat voor soorten bestellingen komen er in de organisatie voor? Denk hierbij bijv. aan afroeporders, termijnorders e.d. Hoe is de administratieve verwerking van deze bestellingen? 4. Worden er diverse btw-tarieven door leveranciers gehanteerd? Zo ja, geef voorbeelden van producten/diensten met een verschillend btw-tarief. 5. Op een factuur kunnen extra kosten of toeslagen in rekening worden gebracht, zoals vrachtkosten, statiegeld of kredietbeperking. Ook kan er sprake zijn van betalingskorting. Hoe worden deze kosten/kortingen in de administratie verwerkt? 6. Is er verschil tussen de administratieve verwerking van een ontvangst van goederen waarbij de factuur is ingesloten en de verwerking van een ontvangst waarvan de factuur afzonderlijk wordt verstuurd? 7. De organisatie ontvangt een inkoopfactuur. Welke rekening moet nu worden gedebiteerd en welke gecrediteerd? Denk ook aan de rekening prijsverschillen bij het hanteren van een vaste verrekenprijs! 8. De organisatie ontvangt een creditfactuur (inkoop). Welke rekening moet nu worden gedebiteerd en welke gecrediteerd? Denk ook aan de rekening prijsverschillen bij het hanteren van een vaste verrekenprijs! 9. Welke rekeningen worden naar aanleiding van een goederenontvangst gedebiteerd of gecrediteerd? 10. Welke rekeningen worden naar aanleiding van een betaling en een afschrijving gedebiteerd of gecrediteerd? 11. Hoe worden in de organisatie de documenten met betrekking tot inkoop gearchiveerd? 12. Waar kun je informatie vinden over de betalingsvoorwaarden van de verschillende crediteuren? 13. Wie is bevoegd om de betalingsopdrachten te ondertekenen/fiatteren? 14. Wie keurt de overschrijvingen goed in de organisatie? (Noem niet de naam van de persoon maar de functie.) 15. Hoe worden betaalopdrachten verzonden of betalingen verricht (bijv. op papier, diskette, tape of wordt er gebruik gemaakt van telebanking)? 16. Hoe worden bankafschriften in de organisatie gearchiveerd? 17. Hoe worden gedeeltelijke betalingen verwerkt? 18. Waar worden de boekingsstukken inkoop-/crediteurenadministratie bewaard? Hoe lang en waarom moeten deze bewaard blijven? Taak 1 Financieel administratieve beroepsvorming 3 6
Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, zo nodig aan. Voer de opdrachten daarna uit. Bespreek vooraf met je praktijkopleider of de opdrachten zo uitgevoerd kunnen worden of dat je deze eerst onder toezicht of stapsgewijs in overleg met je praktijkopleider uitvoert. 1. Controleren binnengekomen facturen - Controleer de aantallen op de factuur door deze te vergelijken met de aantallen op de bestelbon/inkooporder en/of op de pakbon. Meld verschillen aan de verantwoordelijke personen. - Controleer de prijzen en tarieven op de factuur door deze te vergelijken met de overeengekomen prijzen en tarieven. Let ook op bijkomende kosten en of deze volgens afspraak zijn. - Geef gevonden verschillen door aan de voor de afhandeling van de factuur verantwoordelijke persoon. - Laat de factuur, wanneer deze goedgekeurd is, aftekenen door de met de controle belaste persoon. 2. Coderen en boeken van gecontroleerde facturen - Codeer de facturen volgens het in de organisatie gehanteerde rekeningstelsel en gebruikte codes. - Verwerk de factuur in de administratie. - Draai vervolgens een mutatielijst uit. - Controleer of de mutaties overeenkomen met de invoerrubrieken op de gecodeerde factuur. - Overleg met je praktijkopleider hoe je de eventueel geconstateerde verschillen corrigeert. - Als de mutaties zijn goedgekeurd door je praktijkopleider vraag dan of je de mutaties door mag voeren. - Berg de facturen, het mutatieverslag en het verwerkingsverslag op volgens de archiveringsprocedure van de organisatie. 3. Opstellen van een betalingsvoorstel - Maak een betalingsvoorstel waarbij rekening gehouden wordt met de standaardafspraken. - Laat dit betalingsvoorstel fiatteren (goedkeuren) door je leidinggevende of de personen die daarvoor verantwoordelijk zijn. 4. Opstellen betaalopdrachten bank - Stel aan de hand van het gefiatteerde betalingsvoorstel de overschrijvingen samen, laat de overschrijvingen ondertekenen, goedkeuren of fiatteren (afhankelijk van het medium waarop overschrijvingen aangeleverd worden) door de bevoegde personen. 5. Verwerken van bankafschriften in de administratie - Controleer de gegevens op de bankafschriften aan de hand van de betalingsopdracht. Let op de volgende rubrieken: - af/bij - crediteur en/of omschrijving - factuurnummer en omschrijving levering Taak 1 Financieel administratieve beroepsvorming 3 7
- bedrag. Meld afwijkingen aan de verantwoordelijke persoon. - Verwerk het bankafschrift in de crediteurenadministratie. - Berg de bankafschriften op volgens de in de organisatie gehanteerde methode. 6. Aanmaningen afhandelen - Controleer of de aanmaning die de leverancier gestuurd heeft terecht is, door in de crediteurengegevens te kijken of de betaling nog openstaat en al betaald had moeten zijn. - Als de aanmaning onterecht is, omdat bijvoorbeeld de betaling onderweg is, meld dit dan zo nodig aan de leverancier. - Als de aanmaning terecht is, ga dan na waarom niet betaald is. Meld zo nodig aan de verantwoordelijke persoon dat de rekening nog betaald moet worden. Overleg met je praktijkopleider hoe je dit moet doen. Taak 1 Financieel administratieve beroepsvorming 3 8
Taak 2 Verkoop-/debiteurenadministratie Als een bedrijf goederen en/of diensten heeft geleverd aan klanten, wordt er een rekening/factuur opgemaakt voor de klant en verzonden. Dan heeft de organisatie voor de geleverde goederen/diensten dus een vordering op de afnemer/klant. Deze vordering wordt geregistreerd in de debiteurenadministratie. Een klant betaalt zijn rekening. Dit moet worden verwerkt in de administratie. Als klanten niet (tijdig) betalen, moet er actie ondernomen worden. In deze taak leer je de bovengenoemde "financiële feiten" administratief te verwerken. Doel Aan het eind van deze taak kun je: facturen maken, controleren en in de administratie verwerken (boeken) (eindterm 2.5 en 2.6) openstaande posten signaleren en standaardaanmaningen verzenden (eindterm 4.3 en 8.1) bankafschriften m.b.t. debiteuren in de administratie verwerken en eventuele foutieve boekingen herstellen (eindterm 2.4 en 4.4) verkoopdocumenten archiveren (eindterm 9.1 t/m 9.4) informatie over debiteuren samenstellen (eindterm 8.1) debiteurengegevens wijzigen (eindterm 3.1) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Verkoopfacturen maken, verwerken en verzenden Stap 1 Maak een factuur aan en verwerk deze in administratie. Stap 2 Verzend de factuur en archiveer de kopiefactuur. Stap 3 Verwerk bankafschriften en corrigeer foutieve boekingen. Stap 4 Stel een openstaande postenlijst op en verstuur de standaardaanmaningen. Gegevensbeheer debiteuren Stap 1 Wijzig de debiteurengegevens. Stap 2 Vraag informatie over debiteuren op of stel deze samen. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke gegevens staan in de kop van de factuur? Waar komen deze gegevens vandaan? 2. Hoe kun je de gegevens van de geleverde goederen/diensten vinden? Zijn er alternatieve zoeksleutels voor het ophalen van de ordergegevens? 3. Welke gegevens staan in de staart van de factuur? Waar komen deze gegevens vandaan en/of hoe worden deze gegevens samengesteld? Hoe kun je deze gegevens gebruiken om de invoer op juistheid te controleren? 4. De prijs van een artikel of dienst kan per klant verschillen. Welke factoren kunnen van invloed zijn op de prijs? 5. Welke personen in de organisatie mogen de beslissing nemen om een afwijkende prijs te berekenen? (Noem geen namen maar functies). 6. Gebruikt de organisatie speciaal papier voor facturen? Zo ja, hoe kun je de printer instellen, zodat de gegevens op de juiste plaats worden afgedrukt? 7. Is het in de organisatie mogelijk om goederen aan de balie te kopen (zgn. contante verkoop)? Wat is er anders in de verwerking van een contante Taak 2 Financieel administratieve beroepsvorming 3 9
verkoop ten opzichte van leveringen op rekening? 8. Waar worden de kopiefacturen bewaard? Hoe lang en waarom moeten deze bewaard blijven? 9. Wordt in de organisatie aan klanten betalingskorting verleend of kredietbeperkingstoeslag in rekening gebracht? 10. Hoe kun je een overzicht van de openstaande posten krijgen? 11. Waarom is het vermelden van een vervaldatum van een factuur in de debiteurenadministratie belangrijk? 12. Op welke manieren kunnen klanten facturen betalen aan de organisatie? 13. Wat gebeurt er als een debiteur het niet eens is met een factuur? 14. Wordt er in de organisatie door bepaalde debiteuren automatisch betaald (automatische incasso)? Zo ja, hoe gaat het automatisch betalen door debiteuren precies? 15. Wat gebeurt er als een automatische incasso niet verwerkt kan worden door de bank? Wat kan de oorzaak zijn? Hoe kan betaling alsnog geregeld worden? 16. Wanneer worden er aanmaningen verstuurd aan een debiteur? Krijgen alle achterstallige debiteuren aanmaningen of zijn er uitzonderingen? 17. Welke actie moet je ondernemen als bij de boeking van bank/giro blijkt dat een debiteur niet het juiste bedrag betaald heeft? 18. Welke stappen zet de organisatie als de debiteur na een aanmaning niet betaalt? 19. In welke gevallen wordt er een creditnota gemaakt door de organisatie? Welke personen in de organisatie mogen creditnota's opstellen? (Noem de functie(s).) Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, zo nodig aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Facturen maken en verwerken in de administratie - Zoek de gegevens bij elkaar om de factuur op te stellen. - Haal de gegevens voor de kop van de factuur op. - Vul de variabele gegevens van de factuur in. - Stel de voetregel van de factuur samen. - Controleer de factuur op juistheid en volledigheid. - Sla de factuur op. - Print de factuur. - Draai een verwerkingsverslag uit. - Controleer je werk door de invoer met de kopiefacturen en met het verwerkingsverslag te vergelijken. Signaleer eventuele fouten, en overleg met je praktijkopleider wat je hieraan moet doen. 2. Facturen verzenden en archiveren - Maak de factuur verzendklaar. - Archiveer de kopiefactuur en het verwerkingsverslag. 3. Verwerken bankafschriften - Boek aan de hand van het bankafschrift betalingen van debiteuren in de debiteurenadministratie. Taak 2 Financieel administratieve beroepsvorming 3 10
4. Openstaande postenlijst opstellen, creditnota's en standaardaanmaningen opstellen en verzenden - Stel een openstaande postenlijst op. - Ga na of er sprake is van een overschrijding van de vervaldatum (ga naar aanmaningen) of dat er een correctie plaats moet vinden (ga naar creditnota). - Maak creditnota's aan volgens instructie. - Zoek de gegevens bij elkaar om de creditnota aan te maken. Let op toegepaste kortingen/toeslagen en de btw. - Bespreek deze creditnota met je praktijkopleider en vraag of je deze creditnota verder mag verwerken. - Verwerk de creditnota in de debiteurenadministratie. - Maan achterstallige debiteuren aan. - Ga na of de betreffende debiteur voor de factuur al eerder is aangemaand. Zo ja, overleg met je praktijkopleider wat er verder moet gebeuren. - Ga bij de medewerker die de vordering deed uitgaan na of er bijzondere afspraken zijn gemaakt. - Als er geen bijzondere afspraken zijn gemaakt, maak je een aanmaning/betalingsherinnering. 5. Debiteurengegevens wijzigen - Wijzig stamgegevens. 6. Informatie over debiteuren opvragen/samenstellen - Stel een openstaande postenlijst op per vervaldatum. (Zie opdracht 4.) - Maak per debiteur een overzicht van het saldo. Taak 2 Financieel administratieve beroepsvorming 3 11
Taak 3 Boekingsstukken/grootboekadministratie In deze taak leer je de boekingsstukken te behandelen en verwerken in de grootboekadministratie. Ook leer je het nummeringssysteem (rekeningstelsel) van het grootboek te hanteren, een grootboekrekening aan te maken en diverse overzichten uit het grootboek op te stellen. N.B. De boekingsstukken uit de debiteuren- en crediteurenadministratie worden in deze taak niet meer behandeld. Doel Aan het eind van deze taak kun je: boekingsstukken sorteren, controleren en coderen (eindterm 2.5) boekingsstukken boeken (eindterm 4.1, 4.4, 4.5, 4.6, 4.7, 4.8, 4.9, 4.10, 7.2) bankafschriften in de administratie verwerken en eventuele foutieve boekingen herstellen (eindterm 2.4 en 4.4) boekingsstukken archiveren (eindterm 9. 1 t/m 9.4) informatie over grootboekrekeningen opvragen/samenstellen (eindterm 8.1) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Boekingsstukken Stap 1 Sorteer, controleer en codeer de boekingsstukken. Stap 2 Voer de boekingsstukken in en verwerk deze. Stap 3 Archiveer de boekingsstukken. Grootboek Stap 1 Maak grootboekrekeningen aan. Stap 2 Stel overzichten van het grootboek samen. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Wie sorteert in de organisatie de boekingsstukken? Geef aan welke functie deze medewerker heeft binnen de organisatie. 2. Wat gebeurt er met ongeldige boekingsstukken? 3. Worden alle boekingsstukken dagelijks verwerkt? Geef aan waarom wel of niet. 4. Bij wie moeten onjuistheden in het boekingsstuk gemeld worden? Geef aan welke functie deze persoon heeft. 5. Wat is de interne regelgeving met betrekking tot het corrigeren van boekingsstukken? 6. Wat zijn tussenrekeningen? Welke tussenrekeningen worden gehanteerd in de organisatie? Hoe worden deze tussenrekeningen gecontroleerd? 7. Geef aan welke boekingsstukken door wie voor verwerking geparafeerd moeten worden. Taak 3 Financieel administratieve beroepsvorming 3 12
Als er in de organisatie met vreemde valuta wordt gewerkt, moet je ook vraag 8 en 9 beantwoorden. Anders kun je naar vraag 10. 8. Welke vreemde valuta worden gebruikt? 9. Bij betalingen in vreemde valuta kan er sprake zijn van koersverschillen en kosten voor de overboeking. Hoe worden deze geboekt? 10. Op welke (soort) kosten wordt in de organisatie permanentie toegepast? 11. De regelgeving voor het afsluiten van de grootboekrekeningen is belangrijk. Waarom gebeurt dit periodiek? Welke periode hanteert de organisatie? 12. Hoe wordt gecontroleerd of alle gegevens verwerkt zijn? 13. Van hoelang geleden zijn de oudste mutaties die je in je boekhoudprogramma kunt vinden? 14. Gedurende welke periode kun je nog wijzigingen invoeren? 15. Wanneer wordt een bestand in de organisatie een historisch bestand? 16. Hoe wordt een historisch bestand opgeslagen bij de organisatie? 17. Waar worden de diverse boekingsstukken bewaard? Hoe lang en waarom dienen deze bewaard te blijven? 18. Welke procedures worden gevolgd om grootboekrekeningen aan te maken? 19. Wat is een rekeningschema? Welke personen/afdelingen maken hier gebruik van? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, zo nodig aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Boekingsstukken sorteren - Sorteer de boekingsstukken aan de hand van de volgende categorieën (onderscheid boekingsstukken in vreemde valuta van overige): - kas/bank/giro - inkoop/crediteuren (zie taak 1) - verkoop/debiteuren (zie taak 2) - memoriaal. - Leg de boekingsstukken per soort op chronologische volgorde. - Stel in overleg met je praktijkopleider de prioriteit van de boekingsstukken vast. 2. Boekingsstukken controleren - Controleer de boekingsstukken op: - juistheid en geldigheid wat betreft adressering, handtekening/ paraaf, bedragen/totalen, afspraken/contracten enz. - volledigheid - Voer bij afwijkingen in overleg met je praktijkopleider de correcties door. 3. Boekingsstukken coderen - Bepaal aan de hand van het rekeningschema het nummer van de grootboekrekening, codeer het boekingsstuk. Taak 3 Financieel administratieve beroepsvorming 3 13
4. Boekingsstukken invoeren en verwerken, incl. het uitvoeren van correctieboekingen - Voer de mutaties in en verwerk ze in het grootboek. - Controleer de betreffende tussenrekening(en) en herstel de eventuele fouten. - Draai een verwerkingsverslag uit. 5. Grootboekrekeningen aanmaken - Bestudeer de rubrieken van het rekeningschema. - Stel, in overleg met je praktijkopleider, vast welke rekening aan het rekeningschema moet worden toegevoegd. - Bepaal in welke rubriek de ontbrekende grootboekrekening geplaatst kan worden en geef de grootboekrekening een nummer. Let op het onderscheid tussen balansrekeningen en verlies- en winstrekeningen. - Maak een grootboekrekening aan volgens de procedure in de organisatie. 6. Overzichten grootboek samenstellen - Maak maandafsluitingen van grootboekrekeningen. - Controleer of alle boekingsstukken van de maand zijn verwerkt, en of het memoriaal is geboekt. - Sluit de periode af onder toezicht van je praktijkopleider. - Maak per periode een overzicht van diverse grootboekrekeningen per groep/rubriek. - Draai alle grootboekrekeningen uit. - Maak een proef- en saldibalans van alle grootboekrekeningen. - Archiveer de gegevens volgens de in de organisatie geldende procedure (met het oog op historische bestanden). 7. Archiveren van boekingsstukken - Bepaal het soort boekingsstuk. - Berg het boekingsstuk op volgens de in de organisatie geldende archiveringsprocedure. Taak 3 Financieel administratieve beroepsvorming 3 14
Taak 4 Salarisadministratie Als werknemer van een bedrijf reken je erop dat je salaris aan het eind van iedere maand wordt uitbetaald. Misschien heb je er nog nooit bij stil gestaan dat er heel wat handelingen moeten worden verricht voordat het salaris op je rekening kan worden gestort. In deze taak leer je hoe je vanuit een brutosalaris van een werknemer een nettosalaris kunt berekenen. Bovendien leer je de loon- en reiskosten in de administratie te verwerken. Doel Aan het eind van deze taak kun je: bruto-salariscomponenten berekenen (eindterm 5.3) een nettosalaris berekenen (eindterm 5.4) loon-/salariskosten administratief verwerken (eindterm 5.5) overzichten uitdraaien met betrekking tot salarisberekeningen, boekingen, afdrachten, mutaties en verwerking (eindterm 8.1) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Muteer de loon-/beloningsgegevens. Stap 2 Stel het brutosalaris vast. Stap 3 Stel vast welke inhoudingen er zijn. Stap 4 Stel het nettosalaris vast. Stap 5 Boek de loonkosten. Stap 6 Administreer de afdrachten. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Met welk geautomatiseerd systeem voor de salarisadministratie wordt in de organisatie gewerkt? Is er een koppeling met het grootboek? Hoe is die tot stand gekomen? 2. Hoe worden de gewerkte uren in de organisatie geregistreerd? Is er een koppeling tussen de urenregistratie en het salarissysteem? 3. Hoe zijn de toegangsrechten tot de salarisgegevens in de organisatie geregeld? Wie mag gegevens inzien, wijzigen e.d.? 4. Welke vergoedingsregelingen zijn er in de organisatie voor overwerk en onregelmatige diensten? Dit kunnen bijv. CAO-regelingen zijn of individuele afspraken met werknemers. 5. Voor welke (sociale) voorzieningen/verzekeringen, spaarregelingen, contributies en pensioenregelingen worden er premies/bedragen ingehouden op het salaris? 6. Hoe is de verdeling tussen het werkgevers- en werknemersaandeel voor het pensioenfonds in de organisatie? Betaalt de werkgever voor de werknemer nog andere premies? Zo ja, horen deze bij het belastbaar inkomen? 7. Hoeveel betaalt de werkgever aan reis- en verblijfkosten, autokostenvergoeding, provisie? Is dit (gedeeltelijk) belast? Zo ja, hoe worden deze gegevens geadministreerd? 8. Bij welke inhoudingen is sprake van franchise of een bovengrens? 9. Hoe worden de loonkosten vanuit het salarissysteem overgedragen naar of verwerkt in het grootboek? Taak 4 Financieel administratieve beroepsvorming 3 15
10. Ga na hoe de pensioenpremie, de sociale verzekeringspremies, de premie voor de uitvoeringsinstelling en de loonheffing worden afgedragen door de organisatie. Hoe vaak gebeurt dit? 11. Wat zijn de bedrijfsvoorschriften met betrekking tot de afdrachten? Over welke periode wordt afgedragen? 12. Heeft de organisatie een voorziening voor doorbetaling van de lonen bij ziekte of is de organisatie hiervoor verzekerd? Hoe wordt deze voorziening gevuld en wanneer wordt daar geld uit onttrokken? 13. Welke gegevens bevat een loonbetalingsregister/-staat en een loonverdeelregister/-staat in de organisatie? Waartoe dienen deze staten? 14. Waar worden de salarisgegevens opgeborgen? Hoe worden deze afgeschermd voor onbevoegden? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, zo nodig aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Loon-/beloningsgegevens muteren - Stel het aantal gewerkte (over)uren van werknemers vast aan de hand van gegevens uit het registratiesysteem. - Voer loon-/beloningsmutaties en eventuele correcties door, bijv. (vakantie)toeslagen en 13e maand. - Stel de loonheffingskorting vast of muteer deze. - Controleer aan de hand van het invoerverslag of correct is gemuteerd/ ingevoerd, corrigeer fouten. - Stel volgens de richtlijnen de salaristoeslagen voor overwerk, onregelmatige diensten en prestatie op. - Stel het bruto-uurloon bij overwerk vast aan de hand van het overwerkpercentage. 2. Bruto-/nettosalaris berekenen - Totaliseer bovenstaande componenten om het brutosalaris vast te stellen. - Haal per werknemer de diverse inhoudingen op (incl. loonheffing). - Zoek de functie salarisberekening en stel het nettosalaris vast. - Draai de loonstroken per werknemer uit. - Draai een verzamelloonstaat uit, zowel van de huidige als van de vorige periode. - Draai de journaalpost voor de loonboeking uit. - Draai de betaaladvieslijst salarissen uit. 3. Loonkosten boeken - Controleer met verzamelloonstaten of alle mutaties zijn doorgevoerd. - Overleg bij afwijkingen met je praktijkopleider. - Voer in overleg met je praktijkopleider de loonboekingen door in de boekhouding. Maak hierbij, als dat van toepassing is, gebruik van het loonbetalingsregister en het loonverdeelregister. - Archiveer de mutatieformulieren en verslagen volgens de in de organisatie gehanteerde procedure. Taak 4 Financieel administratieve beroepsvorming 3 16
4. Afdrachten administreren - Draai aangiftes loonbelasting en premies volksverzekeringen uit (let op de periode-optie die de organisatie hanteert). - Controleer de aangifte aan de hand van een berekeningsoverzicht en corrigeer afwijkingen in overleg met je praktijkopleider. - Verzend deze aangiften volgens de in de organisatie voorgeschreven procedure. - Controleer de ontvangen (voorschot)nota's van de uitvoeringsinstelling en het pensioenfonds aan de hand van loonstaten/loonlijsten en de ingediende formulieren. Meld afwijkingen aan je leidinggevende, of maak een mutatievoorstel voor aanpassing van de voorschotnota. - Archiveer de kopie-aangiftes, overzichten en nota's volgens de in de organisatie gehanteerde methode. Taak 4 Financieel administratieve beroepsvorming 3 17