Praktijkopdrachten Financiële beroepen. Kwalificatie: Financieel administratief medewerker

Transcriptie

1 Praktijkopdrachten Financiële beroepen Kwalificatie: Financieel administratief medewerker Kwalificatiedossier Financiële beroepen

2 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Overzicht van het kwalificatiedossier Financiële beroepen... 4 Praktijkopdracht 1.1: Werkt het inkoopboek bij... 5 Praktijkopdracht 1.2: Werkt het verkoopboek bij... 7 Praktijkopdracht 1.3: Werkt de bankboeken bij... 9 Praktijkopdracht 1.4: Werkt het kasboek bij Praktijkopdracht 3.1: Voert stamgegevens in en wijzigt deze Praktijkopdracht 3.2: Stelt facturen op en controleert deze Praktijkopdracht 3.3: Bewaakt betalingstermijnen en verricht activiteiten voor de invordering Praktijkopdracht 3.4: Controleert inkoopfacturen en verricht activiteiten voor fiattering van inkoopfacturen Praktijkopdracht 4.2: Houdt een urenadministratie bij Praktijkopdracht 4.3: Houdt administraties van kwantitatieve gegevens bij of controleert deze.. 26 Tips bij de praktijkopdrachten

3 Inleiding In deze praktijkopdrachten voor de Financiële beroepen, kwalificatie Financieel administratief medewerker vind je: - een overzicht van het kwalificatiedossier, - de praktijkopdrachten met daarin: de opdrachten per werkproces de vragen De vragen geven een overzicht van wat je allemaal moet weten voordat je begint. Je praktijkopleider kan ze gebruiken om samen met jou te bespreken of je een opdracht goed hebt gedaan. - de tips bij de praktijkopdrachten. 3

4 Salarisadministrateur Assistent-accountant Bedrijfsadministrateur Financieel administratief medewerker Overzicht van het kwalificatiedossier Financiële beroepen Kerntaak Werkproces 1 Houdt de dagboeken bij 1.1 Werkt het inkoopboek bij x x x x 1.2 Werkt het verkoopboek bij x x x x 1.3 Werkt de bankboeken bij x x x x 1.4 Werkt het kasboek bij x x x x 2 Verricht werkzaamheden t.b.v. periodeafsluitingen en belastingaangiften 2.1 Verricht boekingen in het memoriaal x x x 2.2 Verricht werkzaamheden voor de periodeafsluiting x x 2.3 Treft voorbereidingen voor de aangifte omzetbelasting x x 2.4 Verricht werkzaamheden voor de aangifte inkomstenbelasting x 3 Verricht activiteiten voor het debiteuren- en crediteurenbeheer 3.1 Voert stamgegevens in en wijzigt deze x x x x 3.2 Stelt facturen op en controleert deze x x x 3.3 Bewaakt betalingstermijnen en verricht activiteiten voor de x x x invordering 3.4 Controleert inkoopfacturen en verricht activiteiten voor x x x fiattering van inkoopfacturen 3.5 Controleert het debiteurenbeheer x 3.6 Controleert het crediteurenbeheer x 4 Houdt kwantiteitenregistraties bij 4.1 Houdt een projectadministratie bij of controleert deze x x x 4.2 Houdt een urenadministratie bij x x x x 4.3 Houdt administraties van kwantitatieve gegevens bij of x x x x controleert deze 4.4 Instrueert over het gebruik van administratieve systemen x x x 4.5 Beheert de kas x x 5 Verricht werkzaamheden t.b.v. payroll services 5.1 Verzamelt gegevens en muteert stamgegevens voor de salarisadministratie 5.2 Verwerkt individuele en collectieve mutaties x 5.3 Bereidt de uitbetaling van lonen, belastingen en afdrachten x voor 5.4 Treft voorbereidingen voor de loonaangifte x 5.5 Verricht controles x 5.6 Informeert over salarisadministratie x x 4

5 Praktijkopdracht 1.1: Werkt het inkoopboek bij In praktijkopdracht 1.1 leer je hoe je inkoopfacturen verwerkt in een boekhoudkundig pakket. Daarbij gaat het niet alleen om het gebruik van het boekhoudkundig pakket, maar ook om de voorbereidende en controlerende werkzaamheden. Opdracht 1: Het inkoopboek bijwerken 1. Verzamel en orden de te boeken inkoopfacturen. 2. Controleer de inkoopfacturen rekenkundig. 3. Meld de verschillen aan de verantwoordelijke personen. 4. Codeer de inkoopfacturen volgens de in je organisatie gehanteerde procedure of geef ze aan de daartoe bevoegde persoon om ze te laten coderen. 5. Voer de facturen in in de administratie. 6. Draai vervolgens een invoerverslag/mutatielijst uit. 7. Controleer of de mutaties en de bedragen overeenkomen met de invoerrubrieken op de gecodeerde facturen. 8. Overleg hoe je de eventueel geconstateerde verschillen corrigeert. 9. Als de mutaties zijn goedgekeurd door je praktijkopleider, vraag dan of je de mutaties mag verwerken 10. Verwerk de goedgekeurde mutaties. 11. Draai een verwerkingsverslag uit. 12. Berg de inkoopfacturen, het invoerverslag en het verwerkingsverslag op volgens de archiveringsprocedure van je organisatie. 5

6 Vragen Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider. 1. Je kunt te maken krijgen met allerlei zaken die het lastig maken je werk goed uit te voeren. Denk daarbij aan de inhoud van het werk (bijvoorbeeld het omgaan met vertrouwelijke informatie), contacten met anderen (collega s, klanten) en de omstandigheden (bijvoorbeeld werken onder tijdsdruk). Wat speelt in jouw werksituatie een rol en hoe ga je daarmee om? 2. Waar moet je om denken bij de rekenkundige controle van de factuur? Bij wie moet je afwijkingen melden? 3. Worden er verschillende btw-tarieven door leveranciers gehanteerd? Zo ja, geef voorbeelden van producten/diensten met een verschillend btw-tarief. 4. Op een factuur kunnen extra kosten of toeslagen in rekening worden gebracht, zoals vrachtkosten, statiegeld of kredietbeperking. Ook kan er sprake zijn van betalingskorting. Hoe worden deze kosten/kortingen in de administratie verwerkt? 5. Als een organisatie een inkoopfactuur ontvangt, welke rekening moet dan worden gedebiteerd en welke gecrediteerd? Denk ook aan de rekening prijsverschillen bij het hanteren van een vaste verrekenprijs! 6. Als een organisatie een creditfactuur (inkoop) ontvangt, welke rekening moet dan worden gedebiteerd en welke gecrediteerd? Denk ook aan de rekening prijsverschillen bij het hanteren van een vaste verrekenprijs! 7. Welke rekeningen worden naar aanleiding van een goederenontvangst gedebiteerd of gecrediteerd? 8. Welke rekeningen worden naar aanleiding van een betaling en een afschrijving gedebiteerd of gecrediteerd? 9. Hoe worden de documenten met betrekking tot inkoop in de organisatie gearchiveerd? 10. Hoe worden betaalopdrachten verzonden of betalingen verricht (bijv. op papier, diskette, tape of wordt er gebruik gemaakt van telebanking)? 11. Hoe worden bankafschriften in de organisatie gearchiveerd? 12. Hoe worden gedeeltelijke betalingen verwerkt? 13. Waar worden de boekingsstukken inkoop-/crediteurenadministratie bewaard? Hoe lang en waarom moeten deze stukken bewaard blijven? 6

7 Praktijkopdracht 1.2: Werkt het verkoopboek bij In praktijkopdracht 1.2 leer je hoe je verkoopfacturen verwerkt in een boekhoudkundig pakket. Daarbij gaat het niet alleen om het gebruik van het boekhoudkundig pakket, maar ook om de voorbereidende en controlerende werkzaamheden. Opdracht 1: Het verkoopboek bijwerken 1. Verzamel en orden de te boeken verkoopfacturen. 2. Codeer de verkoopfacturen volgens de in je organisatie gehanteerde procedure (of geef ze aan de daartoe bevoegde persoon om ze te laten coderen). 3. Laat de coderingen controleren. 4. Voer de facturen in in de administratie. 5. Draai vervolgens een invoerverslag uit. 6. Controleer of de mutaties overeenkomen met de coderingen en de bedragen op de facturen. 7. Overleg met je praktijkopleider of je de mutaties mag verwerken. 8. Verwerk de goedgekeurde mutaties. 9. Draai een verwerkingsverslag uit. 10. Berg de verkoopfacturen, het invoerverslag en het verwerkingsverslag op volgens de archiveringsprocedure van je organisatie. 7

8 Vragen Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider. 1. Je kunt te maken krijgen met allerlei zaken die het lastig maken je werk goed uit te voeren. Denk daarbij aan de inhoud van het werk (bijvoorbeeld het omgaan met vertrouwelijke informatie), contacten met anderen (collega s, klanten) en de omstandigheden (bijvoorbeeld werken onder tijdsdruk). Wat speelt in jouw werksituatie een rol en hoe ga je daarmee om? 2. Hoe vaak (eens per week, eens per maand) worden binnen de organisatie waar je werkt de verkoopfacturen geboekt? Waarom niet vaker en waarom niet minder vaak? 3. Als je de verkoopfacturen hebt verzameld, hoe weet je dan dat er geen verkoopfacturen ontbreken? 4. Als je de verkoopfacturen hebt verzameld, dan moet je ze ordenen. Hoe worden de verkoopfacturen geordend in de organisatie waar je werkt? En waarom zo? 5. Wanneer je moet controleren of de verkoopfacturen correct zijn, wat moet je dan precies controleren? 6. Welke codering hoort er bij een eenvoudige verkoopfactuur? 7. Welke bijkomende kosten kunnen aan de klant in rekening worden gebracht? Hoe worden deze bijkomende kosten gecodeerd? 8. Welke kortingen kunnen aan de klant worden verleend? Hoe worden deze kortingen gecodeerd? 9. Hoe lang moeten verkoopfacturen wettelijk worden bewaard? 10. Wie kan belang hebben bij oude verkoopfacturen? 11. Welke opbergsystemen ken je? 8

9 Praktijkopdracht 1.3: Werkt de bankboeken bij In praktijkopdracht 1.3 leer je de bankboeken bij te werken. Dat is vooral lastig omdat bijna alle betalingen per bank plaatsvinden en je een behoorlijk inzicht moet hebben om de juiste coderingen te vinden. Opdracht 1: Een bankboek bijwerken 1. Verzamel en orden de te boeken bankmutaties. 2. Controleer of de bankmutaties correct zijn, d.w.z. of de bedragen overeenkomen met de facturen. 3. Codeer de bankmutaties volgens de in je organisatie gehanteerde procedure (of geef ze aan de daartoe bevoegde persoon om ze te laten coderen). 4. Laat de coderingen controleren. 5. Voer de bankmutaties in in de administratie. 6. Draai vervolgens een invoerverslag uit. 7. Controleer of de mutaties overeenkomen met de coderingen en de bedragen op de bankmutaties. 8. Overleg of je de bankmutaties mag verwerken. 9. Verwerk de goedgekeurde bankmutaties. 10. Draai een verwerkingsverslag uit. 11. Berg de bankmutaties en de overige gebruikte documenten op, op de in de organisatie gebruikelijke wijze. Opdracht 2: Subadministraties bijwerken De toenemende integratie maakt dat er steeds minder subadministraties worden bijgehouden. Doorgaans worden de debiteuren- en crediteurenadministraties automatisch bijgewerkt als de bankboeken worden bijgewerkt. Toch zijn er veel administraties waar allerlei afzonderlijke overzichten worden bijgehouden. Soms ook aan de hand van het bankboek. Met de term subadministraties wordt ook op zulke overzichten gedoeld. 1. Overleg met je praktijkopleider of er administraties zijn die moeten worden bijgewerkt naar aanleiding van de bankafschriften. 9

10 2. Werk, in overleg met je praktijkopleider, deze subadministraties bij. Vragen Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider. 1. Je kunt te maken krijgen met allerlei zaken die het lastig maken je werk goed uit te voeren. Denk daarbij aan de inhoud van het werk (bijvoorbeeld het omgaan met vertrouwelijke informatie), contacten met anderen (collega s, klanten) en de omstandigheden (bijvoorbeeld werken onder tijdsdruk). Wat speelt in jouw werksituatie een rol en hoe ga je daarmee om? 2. Hoe vaak (eens per week, eens per maand) worden binnen de organisatie waar je werkt de bankmutaties geboekt? Waarom niet vaker en waarom niet minder vaak? 3. Als je de bankmutaties hebt verzameld, dan moet je ze ordenen. Hoe worden de bankmutaties geordend in de organisatie waar je werkt? En waarom zo? 4. Wanneer je moet controleren of de bankmutaties correct zijn, wat moet je dan precies controleren? 5. Welke onderliggende stukken heb je nodig voor de controle van de verschillende bankmutaties? 6. Worden pinbetalingen tot de bankmutaties gerekend? Verklaar je antwoord. 7. Welke actie moet je ondernemen als blijkt dat een debiteur niet het juiste bedrag betaald heeft? 8. Waarom is het pas zinvol een lijst van openstaande posten te maken nadat de bankmutaties zijn verwerkt? 9. Waarom is het niet nodig de grootboekrekeningen debiteuren en crediteuren bij te werken als het debiteurenboek en het crediteurenboek zijn bijgewerkt? 10. Welke subadministraties zijn er binnen de organisatie waar je werkt die automatisch worden bijgewerkt wanneer de bankmutaties zijn verwerkt? 11. Welke subadministraties worden binnen de organisatie waar je werkt apart bijgewerkt nadat de bankmutaties zijn verwerkt? 10

11 Praktijkopdracht 1.4: Werkt het kasboek bij In praktijkopdracht 1.4 leer je een kasboek bij te werken. Bij een kasboek gaat het vaak om kleinere bedragen en weinig posten per dag. Hierdoor behoort het kasboek tot dat deel van de administratie dat het laatst wordt geautomatiseerd. Door de diversiteit aan soorten uitgaven kan het bijwerken van een kasboek lastig zijn. Opdracht 1: Het kasboek bijwerken 1. Verzamel en orden de te boeken kasmutaties. 2. Controleer of de kasmutaties overeenkomen met de betaal- en ontvangstbewijzen. 3. Codeer de kasmutaties volgens de in je organisatie gehanteerde procedure (of geef ze aan de daartoe bevoegde persoon om ze te laten coderen). 4. Controleer je werk voordat je het laat controleren. 5. Laat de coderingen controleren. 6. Boek de kasmutaties. Zet de volgende stappen als het kasboek wordt bijgehouden in het boekhoudprogramma: 1. Bespreek met je praktijkopleider welke handelingen in het boekhoudprogramma je zelfstandig mag doen en welke je pas mag doen als je praktijkopleider zijn goedkeuring heeft gegeven. 2. Voer de kasmutaties in. 3. Draai vervolgens een invoerverslag uit. 4. Controleer of de mutaties overeenkomen met de coderingen en de bedragen op de kasmutaties. 5. Verwerk de door je praktijkopleider goedgekeurde kasmutaties. 6. Draai een verwerkingsverslag uit. Als het kasboek op papier wordt bijgehouden: 1. Werk het papieren kasboek bij. 11

12 2. Controleer je eigen werk en laat het kasboek door je praktijkopleider fiatteren. 3. Overleg met je praktijkopleider hoe het kasboek wordt verwerkt in het boekhoudprogramma. 4. Verwerk de resultaten van het kasboek in het boekhoudprogramma. 5. Draai een verwerkingsverslag uit. Archiveer kasstukken 1. Berg kasstukken op, op de in de organisatie gebruikelijke wijze. Vragen Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider. 1. Je kunt te maken krijgen met allerlei zaken die het lastig maken je werk goed uit te voeren. Denk daarbij aan de inhoud van het werk (bijvoorbeeld het omgaan met vertrouwelijke informatie), contacten met anderen (collega s, klanten) en de omstandigheden (bijvoorbeeld werken onder tijdsdruk). Wat speelt in jouw werksituatie een rol en hoe ga je daarmee om? 2. Hoe vaak (eens per week, eens per maand) worden binnen de organisatie waar je werkt de kasmutaties geboekt? Waarom niet vaker en waarom niet minder vaak? 3. Als je de kasmutaties hebt verzameld, dan moet je ze ordenen. Hoe worden de kasmutaties geordend in de organisatie waar je werkt? En waarom zo? 4. Wanneer je moet controleren of de kasmutaties correct zijn, wat moet je dan precies controleren? 5. Welke onderliggende stukken heb je nodig voor de controle van de verschillende kasmutaties? 12

13 Praktijkopdracht 3.1: Voert stamgegevens in en wijzigt deze In praktijkopdracht 3.1 leer je hoe je stambestanden invoert en wijzigt. Opdracht 1: Stamgegevens invoeren en wijzigen 1. Zoek in het boekhoudprogramma dat de organisatie gebruikt de stamgegevens op van een debiteur en druk deze stamgegevens af. 2. Koppel de stamgegevens van een debiteur aan een verkoopfactuur en druk deze af. 3. Voer, in overleg met je praktijkopleider, de stamgegevens in van een aantal nieuwe debiteuren. 4. Controleer de stamgegevens van de debiteur, voor zover mogelijk, met andere bronnen, zoals de website van de debiteur, het telefoonboek en de Kamer van Koophandel. 5. Voer veranderingen in de stamgegevens door. 6. Controleer je invoer. Vragen Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider. 1. Je kunt te maken krijgen met allerlei zaken die het lastig maken je werk goed uit te voeren. Denk daarbij aan de inhoud van het werk (bijvoorbeeld het omgaan met vertrouwelijke informatie), contacten met anderen (collega s, klanten) en de omstandigheden (bijvoorbeeld werken onder tijdsdruk). Wat speelt in jouw werksituatie een rol en hoe ga je daarmee om? 2. Wat zijn stamgegevens precies? 3. Waarom zijn stamgegevens belangrijk? 4. Bij welke activiteiten maak je gebruik van de stamgegevens? 5. Welke gegevens behoren in de organisatie waar je werkt tot de stamgegevens? 6. Welke functionarissen hebben toestemming de stamgegevens te wijzigen? 13

14 7. Welke beveiligingen zijn in het geautomatiseerde systeem aangebracht om te voorkomen dat de stamgegevens ten onrechte worden gewijzigd? 14

15 Praktijkopdracht 3.2: Stelt facturen op en controleert deze In praktijkopdracht 3.2 leer je hoe je facturen (verkoop en credit) opstelt. Opdracht 1: Opstellen van verkoopfacturen 1. Controleer bij voorfacturering of aan de klant geleverd mag worden. Zijn betalingsgedrag en kredietlimiet kunnen reden zijn om niet (meer) te leveren. 2. Zoek de gegevens bij elkaar die nodig zijn om de eerste verkoopfactuur op te stellen. Deze gegevens kunnen uit de geautomatiseerde verkoopadministratie komen, maar ook kan het gaan om ingevulde orderformulieren, goederenuitgiftes of urenverantwoordingen. 3. Ga na of er met de klant afspraken zijn gemaakt over prijzen en kortingen. 4. Stel de factuur samen en controleer of de factuur correct is opgemaakt, btw en dergelijke. 5. Controleer of de op de factuur vermelde gegevens overeenkomen met de - met de klant gemaakte - afspraken. 6. Herhaal bovenstaande activiteiten voor de overige facturen. 7. Als alle facturen zijn ingevoerd, kun je de proeffacturen printen. 8. Vergelijk de proeffacturen met de oorspronkelijke gegevens. 9. Signaleer eventuele fouten en overleg met je praktijkopleider wat je hiermee moet doen. 10. Maak de facturen verzendklaar. 11. Berg de gebruikte documenten op. Opdracht 2: Opstellen van creditfacturen 1. Zoek de gegevens bij elkaar om de creditnota s op te stellen. 2. Stel de creditfactuur samen op basis van de gegevens die je ter beschikking staan. 3. Controleer of de op de creditfactuur vermelde prijzen en kortingen overeenkomen met die op de oorspronkelijke factuur en met de - met de klant gemaakte - afspraken. 4. Herstel eventuele fouten. 5. Bespreek de creditnota s met je praktijkopleider en vraag of je de creditnota s verder mag verwerken. 15

16 6. Maak de creditnota s verzendklaar. 7. Berg de gebruikte documenten op. Opdracht 3: Controleren van de verkoopfacturen van de afdeling verkoop 1. Verzamel en orden de verkoopfacturen. 2. Controleer de verkoopfacturen, zowel rekenkundig als met onderliggende stukken zoals de bestelbon, inkooporder en/of pakbon. 3. Controleer de prijzen en tarieven op de verkoopfactuur door deze te vergelijken met de orderbevestiging en eventueel magazijnbonnen. Let ook op bijkomende kosten en of deze volgens afspraak zijn. 4. Maak een aantekening van onjuistheden die je opmerkt. 5. Overleg met je praktijkopleider of je constateringen correct zijn. 6. Overleg met je praktijkopleider welke stappen je zet om deze onjuistheden te (laten) corrigeren. Vragen Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider. 1. Je kunt te maken krijgen met allerlei zaken die het lastig maken je werk goed uit te voeren. Denk daarbij aan de inhoud van het werk (bijvoorbeeld het omgaan met vertrouwelijke informatie), contacten met anderen (collega s, klanten) en de omstandigheden (bijvoorbeeld werken onder tijdsdruk). Wat speelt in jouw werksituatie een rol en hoe ga je daarmee om? 2. Door welke afdeling worden binnen de organisatie waar je werkt meestal de facturen opgesteld? 3. Welke gegevens zijn nodig om in de organisatie waar je werkt een factuur op te kunnen stellen? 4. Welke afdeling levert de gegevens aan die nodig zijn om een factuur op te stellen? 5. Welke gegevens moeten er wettelijk op een factuur staan? 6. Welk geautomatiseerd systeem wordt in de organisatie waar je werkt gebruikt voor het maken van facturen? 16

17 7. Hoe kun je in de organisatie waar je werkt zien of een klant slecht betaalt of aan zijn kredietplafond zit? 8. Hoe worden de verkoopfacturen in deze organisatie gecontroleerd? En door wie? 17

18 Praktijkopdracht 3.3: Bewaakt betalingstermijnen en verricht activiteiten voor de invordering Praktijkopdracht 3.3 gaat over het debiteurenbeheer. De afnemers moeten betalen en in deze praktijkopdracht leer je hoe je ziet welke vorderingen nog niet betaald zijn en hoe je deze vorderingen kunt innen. Opdracht 1: Bewaken van de betalingstermijn 1. Ga na welke betalingsvoorwaarden worden gebruikt in de organisatie. 2. Ga na hoe deze betalingsvoorwaarden zijn verwerkt in het geautomatiseerde systeem. 3. Stel een openstaande postenlijst op, op basis van de vervaldatum. 4. Leg uit waarom de bankboeken en het kasboek moeten zijn bijgewerkt voordat je de openstaande postenlijst opstelt. 5. Bespreek met je praktijkopleider de procedure die de organisatie waar je werkt volgt als een betaling uitblijft omdat de klant niet tevreden is over de levering. 6. Bespreek met je praktijkopleider de procedure die de organisatie waar je werkt volgt om opeisbare vorderingen te innen. 7. Bespreek met je praktijkopleider wanneer een vordering als dubieus wordt beschouwd. Opdracht 2: Telefoneren met een debiteur over een uitblijvende betaling Als in de procedure staat dat er telefonisch contact met de debiteur moet worden opgenomen, vraag dan of je bij zo n telefoongesprek aanwezig mag zijn. 1. Maak aantekeningen. 2. Bespreek onduidelijkheden met je collega. Als je een aantal gesprekken hebt bijgewoond waarin de klant wordt geattendeerd op zijn betalingsachterstand, vraag dan aan je praktijkopleider of je ook zelf zo n gesprek mag voeren. Mag dat: 1. Bereid je dan goed voor op het gesprek. 2. Laat je praktijkopleider meeluisteren. 3. Bespreek het gesprek met hem na. 4. Noteer wat je een volgende keer anders wilt doen. 18

19 Opdracht 3: Opstellen van betalingsherinneringen en aanmaningen 1. Overleg met je praktijkopleider voor welke openstaande posten je een betalingsherinnering moet opstellen. 2. Stel deze betalingsherinneringen op. 3. Overleg met je praktijkopleider voor welke openstaande posten je een aanmaning moet opstellen. 4. Stel deze aanmaningen op. Vragen Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider. 1. Je kunt te maken krijgen met allerlei zaken die het lastig maken je werk goed uit te voeren. Denk daarbij aan de inhoud van het werk (bijvoorbeeld het omgaan met vertrouwelijke informatie), contacten met anderen (collega s, klanten) en de omstandigheden (bijvoorbeeld werken onder tijdsdruk). Wat speelt in jouw werksituatie een rol en hoe ga je daarmee om? 2. Wat staat er in betalingsvoorwaarden van de organisatie waar je werkt? 3. Wat zijn in Nederland veel voorkomende betalingstermijnen? 4. Welke verschillen zijn er per branche bij de betalingstermijnen? 5. Als de organisatie ook internationaal zaken doet, welke verschillen zijn er internationaal wat betreft de betalingstermijnen? 6. Welke procedure volgt de organisatie waar je werkt om vorderingen te innen? 7. Welke afdelingen zijn hierbij betrokken? 8. Wanneer verzendt de organisatie waar je werkt een betalingsherinnering? 9. Welk percentage van de klanten betaalt na de eerste betalingsherinnering? 10. Wanneer wordt een aanmaning gezonden? 19

20 11. Hoeveel vorderingen worden aan een incassobureau overgedragen en hoe duur is een inning via een incassobureau? 12. Wat doet een incassobureau om een vordering te innen? 13. Bij welke gebeurtenissen betreffende de invordering wordt je organisatie door het incassobureau geïnformeerd? 14. Welke communicatiemiddelen worden hiervoor gebruikt? 15. Hoe heet de computeruitdraai waarop je kunt zien wie te laat is met betalen? 16. Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning? 17. Hoe kan een bedrijf zich verzekeren tegen wanbetalers? 18. Wat is de rol van de afdeling verkoop bij het innen van vorderingen? 19. Wanneer verstuurt de organisatie waar je werkt een betalingsherinnering om achterstallige betalingen te innen? 20. Welke gegevens staan op de betalingsherinnering vermeld? 21. Welke gegevens staan op de aanmaning vermeld? 22. Is de organisatie waar je werkt, verzekerd tegen wanbetalers? 23. Welke functionaris in het bedrijf waar je werkt, beslist of een vordering als dubieus wordt beschouwd? 24. Welke functionarissen worden in de organisatie waar je werkt geïnformeerd over de beslissing dat een vordering als dubieus wordt beschouwd? 25. Wat betekent het voor de relatie met de klant als een vordering als dubieus wordt beschouwd? 26. Welke boekingen worden door de organisatie waar je werkt gedaan als een vordering (gedeeltelijk) als dubieus wordt beschouwd? 27. Wat is een incassobureau? 28. Wat gebeurt er als een klant failliet gaat? 29. Wat is surseance van betaling? 30. Wat is een preferente schuldeiser? 31. Welke preferente schuldeisers ken je? 20

21 Praktijkopdracht 3.4: Controleert inkoopfacturen en verricht activiteiten voor fiattering van inkoopfacturen Praktijkopdracht 3.4 gaat over het crediteurenbeheer. De leveranciers willen tijdig hun geld ontvangen, maar je organisatie zal niet eerder willen betalen dan nodig en pas als de afgesproken prestatie is geleverd. In deze praktijkopdracht leer je facturen te controleren en om te gaan met budgethouders. Opdracht 1: Inkoopfacturen controleren en activiteiten voor fiattering van inkoopfacturen verrichten 1. Verzamel en orden de inkoopfacturen. 2. Controleer de aantallen op de factuur door deze te vergelijken met de aantallen op de bestelbon/inkooporder en/of op de pakbon. 3. Controleer de prijzen en tarieven op de factuur door deze te vergelijken met de overeengekomen prijzen en tarieven. Let ook op bijkomende kosten en of deze volgens afspraak zijn. 4. Maak een aantekening van onjuistheden die je opmerkt. 5. Overleg met je praktijkopleider of je constateringen correct zijn 6. Overleg met je praktijkopleider welke stappen je zet om deze onjuistheden te corrigeren. 7. Verspreid de inkoopfacturen onder de budgethouders om toestemming tot betaling te verkrijgen. 8. Rappelleer bij budgethouders over inkoopfacturen die te lang bij hen blijven liggen op de wijze die bij de organisatie waar je werkt gebruikelijk is. 21

22 Vragen Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider. 1. Je kunt te maken krijgen met allerlei zaken die het lastig maken je werk goed uit te voeren. Denk daarbij aan de inhoud van het werk (bijvoorbeeld het omgaan met vertrouwelijke informatie), contacten met anderen (collega s, klanten) en de omstandigheden (bijvoorbeeld werken onder tijdsdruk). Wat speelt in jouw werksituatie een rol en hoe ga je daarmee om? 2. Welke onderdelen van de factuur moeten worden gecontroleerd? Bij wie meld je afwijkingen? 3. Waar kun je de gegevens over de bestelling (m.n. over aantallen/prijs) en de ontvangst verkrijgen? Aan wie moet je afwijkingen melden, zodat er actie ondernomen kan worden? 4. Wat voor soorten bestellingen komen er in de organisatie voor? Denk hierbij bijv. aan afroeporders, termijnorders e.d. Hoe verloopt de administratieve verwerking van deze bestellingen? 5. Worden er verschillende btw-tarieven door leveranciers gehanteerd? Zo ja, geef voorbeelden van producten/diensten met een verschillend btw-tarief. 6. Is er verschil tussen de administratieve verwerking van een ontvangst van goederen waarbij de factuur is ingesloten en de verwerking van een ontvangst waarvan de factuur afzonderlijk wordt verstuurd? 7. Waar kun je informatie vinden over de betalingsvoorwaarden van de verschillende crediteuren? 8. Wie is in de organisatie bevoegd om de betalingsopdrachten te ondertekenen/fiatteren? 9. Wie keurt de overschrijvingen goed in de organisatie? (Noem niet de naam van de persoon maar de functie.) 22

23 Praktijkopdracht 4.2: Houdt een urenadministratie bij In praktijkopdracht 4.2 leer je hoe je het urenregistratiesysteem bijwerkt. Daarbij gaat het niet alleen om het gebruik van het geautomatiseerde systeem, maar ook om de voorbereidende en controlerende werkzaamheden. Speciale aandacht is er voor het beantwoorden van vragen over het urenregistratiesysteem. Opdracht 1: Verzamelen van urenoverzichten 1. Verzamel op de afgesproken wijze de urenregistraties van de functievervullers. 2. Spoor de functievervullers eventueel aan hun urenregistraties/urenoverzichten in te vullen. 3. Rappelleer hen zo nodig volgens de procedure en op de wijze die in de organisatie waar je werkt gebruikelijk is. 4. Handel zoals de procedures van de organisatie dat voorschrijven als de functievervullers niet op tijd hun urenregistraties hebben ingeleverd. 5. Onderzoek waarom de organisatie ervoor gekozen heeft functievervullers op deze wijze te verzoeken hun urenregistraties in te leveren. 6. Spreek hierover met je praktijkopleider. Opdracht 2: Invoeren van de urenoverzichten in het urenregistratiesysteem 1. Orden op afgesproken wijze de in te voeren urenregistraties. 2. Controleer de uren zorgvuldig op volledigheid. 3. Controleer de uren op plausibiliteit oftewel is het aantal uren dat de functievervuller invult ook redelijk? Kan dit kloppen? 4. Voer de urenregistraties in in het urenregistratiesysteem. Opdracht 3: Controleren van de urenoverzichten 1. Draai een overzicht van gewerkte uren uit zoals dat in de organisatie waar je werkt gebruikelijk is. 2. Controleer de urenoverzichten op de punten zoals in de organisatie waar je werkt gebruikelijk is. 3. Verbeter het overzicht als je invoerfouten hebt gemaakt. 23

24 4. Noteer onwaarschijnlijke uitkomsten. 5. Bespreek de opmerkelijke zaken die niet aan invoerfouten liggen met je praktijkopleider. 6. Onderneem vervolgens de benodigde vervolgstappen. Opdracht 4: Beantwoorden van vragen van collega s over het werken met het systeem van urenregistratie 1. Luister mee als de collega die daarmee is belast, uitleg geeft over het urenregistratiesysteem. 2. Bedenk wat de vragen van een onervaren collega zouden kunnen zijn over het urenregistratiesysteem en formuleer daarop de juiste antwoorden. 3. Bespreek deze vragen en antwoorden met je praktijkopleider. 4. Beantwoord, in aanwezigheid van je praktijkopleider of de collega die met de uitleg van het urenregistratiesysteem is belast, vragen van collega s over de urenregistratie. Vragen Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider. 1. Je kunt te maken krijgen met allerlei zaken die het lastig maken je werk goed uit te voeren. Denk daarbij aan de inhoud van het werk (bijvoorbeeld het omgaan met vertrouwelijke informatie), contacten met anderen (collega s, klanten) en de omstandigheden (bijvoorbeeld werken onder tijdsdruk). Wat speelt in jouw werksituatie een rol en hoe ga je daarmee om? 2. Waarvoor wordt de urenregistratie bij de organisatie waar je werkt gebruikt? 3. Wat is de kleinste eenheid waarin de urenregistratie wordt bijgehouden? Waarom is voor deze eenheid gekozen? 4. Als de urenregistratie gebruikt wordt voor de facturering, hoe komt dan de koppeling tot stand met de debiteurenadministratie? 5. Als de urenregistratie gebruikt wordt voor de projectadministratie, hoe komt dan de koppeling met de projectenadministratie tot stand? 24

25 6. Als de urenregistratie gebruikt wordt als aanwezigheidsregistratie van de medewerkers, welke rol heb jij dan in de communicatie met de medewerkers? 7. Hoe verzamel je de urenregistraties in de organisatie waar je nu werkt? 8. Hoe rappelleer je medewerkers die traag zijn in het bijwerken van hun urenregistratie? 9. Wanneer houd je op met rappelleren en draag je het verzamelen over aan een collega? 10. Waarop controleer je de urenoverzichten in de organisatie waar je werkt? 11. Hoe voer je in de organisatie waar je werkt de urenoverzichten in in het urenregistratiesysteem? 12. Welke opbergsystemen ken je? 13. Hoe zijn de stukken die verband houden met de urenregistratie in de organisatie waar je werkt gearchiveerd? 25

26 Praktijkopdracht 4.3: Houdt administraties van kwantitatieve gegevens bij of controleert deze In praktijkopdracht 4.3 leer je hoe je administraties van kwantitatieve gegevens bijwerkt. Daarbij gaat het niet alleen om het gebruik van het geautomatiseerde systeem, maar ook om de voorbereidende en controlerende werkzaamheden. Speciale aandacht is er voor het beantwoorden van vragen over het geautomatiseerde systeem. Opdracht 1: Voorraadmutaties boeken 1. Verzamel en orden de te boeken magazijnbonnen. 2. Controleer of de magazijnbonnen compleet en correct zijn. 3. Codeer de voorraadmutaties volgens de in je organisatie gehanteerde procedure of geef ze aan de daartoe bevoegde persoon om ze te laten coderen. 4. Voer de magazijnbonnen in, in de administratie. 5. Draai vervolgens een invoerverslag uit. 6. Controleer of de mutaties overeenkomen met de coderingen en de aantallen op de magazijnbonnen. 7. Overleg bij verschillen met je praktijkopleider hoe je deze corrigeert. 8. Als de mutaties zijn goedgekeurd door je praktijkopleider, verwerk dan de mutaties. 9. Draai een verwerkingsverslag uit. 10. Archiveer de magazijnbonnen. Opdracht 2: Beantwoorden van vragen van collega s over het werken met het systeem van gegevensregistratie 1. Luister mee als de collega die daarmee is belast, uitleg geeft over het systeem van gegevensregistratie. 2. Bedenk wat de vragen van een onervaren collega zouden kunnen zijn over het systeem van gegevensregistratie en formuleer daarop de juiste antwoorden. 3. Beantwoord, in aanwezigheid van je praktijkopleider of de collega die met de uitleg van het systeem van gegevensregistratie is belast, vragen van collega s. 26

27 Vragen Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider. 1. Je kunt te maken krijgen met allerlei zaken die het lastig maken je werk goed uit te voeren. Denk daarbij aan de inhoud van het werk (bijvoorbeeld het omgaan met vertrouwelijke informatie), contacten met anderen (collega s, klanten) en de omstandigheden (bijvoorbeeld werken onder tijdsdruk). Wat speelt in jouw werksituatie een rol en hoe ga je daarmee om? 2. Als je de magazijnbonnen hebt verzameld, hoe weet je dan dat er geen magazijnbonnen ontbreken? 3. Als je de magazijnbonnen hebt verzameld, dan moet je ze ordenen. Op basis van welk criterium orden je de magazijnbonnen en waarom zo? 4. Welke gegevens staan er bij de organisatie waar je werkt op een magazijnbon? 5. Waarop let je bij het controleren van de magazijnbonnen? 6. Waarom is de voorraadadministratie een kwantiteitenregistratie? 7. Waarvoor is een voorraadadministratie van belang? 8. Wanneer zal een organisatie van een voorraadadministratie afzien? 9. Wat betekent het begrip minimumvoorraad? 10. Wat is de ijzeren voorraad? 11. Wat betekent het begrip bestelhoeveelheid? 12. Wat is de besteleenheid? 13. Welke functiescheiding is nodig bij het voorraadbeheer? 14. In het voorraadbeheer komt de term LIFO voor. Wat betekent dat? Wanneer wordt dit systeem gebruikt? 27

28 Tips bij de praktijkopdrachten Tips bij praktijkopdracht 1.1 t/m Het controleren van de facturen, bank- en kasmutaties moet natuurlijk gebeuren voordat je ze gaat coderen en boeken. Sommige mensen vinden het prettig om eerst alles te controleren en ze dan te coderen en te boeken. Anderen vinden het prettig om het werkproces per factuur of mutatie af te werken. Dus ze controleren er één, coderen deze, en boeken deze direct. Maar als je bij het controleren iets vergeten bent, dan kan dit leiden tot een fout bij het coderen en boeken. Voor een beginner is de eerste werkwijze daarom beter. Dus eerst alle facturen en mutaties volledig controleren, vervolgens alles coderen en dan pas boeken. - Overleg met je praktijkopleider wat je moet weten en kunnen om het boekhoudprogramma van de organisatie te kunnen gebruiken voor het boeken van in- en verkoopfacturen, bij- en afschrijvingen van bank- en kasboek. - Overleg ook hoe je je deze kennis en kunde eigen kunt maken. Spreek met je praktijkopleider af wanneer je gaat oefenen met het boekhoudprogramma en op welke datum je het programma voldoende zult beheersen om de verschillende opdrachten uit te kunnen voeren. - Bespreek met je praktijkopleider welke handelingen in het boekhoudprogramma je zelfstandig mag doen en welke je pas mag doen als je praktijkopleider zijn goedkeuring heeft gegeven. - Laat je door je praktijkopleider uitleggen hoe de documenten worden opgeborgen. - Het is van belang foutloos te werken. Zorg er daarom voor, voor zover je het kunt beïnvloeden, dat je zo geconcentreerd mogelijk kunt werken. - Overleg bij onduidelijkheden, bijvoorbeeld over de juiste codering, met je praktijkopleider. - Bij deze opdrachten kan het voorkomen dat je lang in dezelfde houding zit. Loop eens een rondje om je bureau of ga koffie halen (vergeet je collega s niet) zodra je je wat stijf gaat voelen. Hierdoor kun je het werk langer volhouden. Tips bij praktijkopdracht 3.1 t/m Stamgegevens zijn voor de organisatie belangrijk. Ga hier zeer voorzichtig mee om. Als ze verloren gaan, is dat een ramp. Als de gegevens in verkeerde handen komen, kan dat het bedrijf veel schade berokkenen. Stamgegevens zijn privacygevoelig. - Overleg met je praktijkopleider wat je moet weten en kunnen om het boekhoudprogramma van de organisatie te kunnen gebruiken voor het invoeren van stamgegevens. 28

29 - Overleg ook hoe je je deze kennis en kunde eigen kunt maken. Spreek met je praktijkopleider af wanneer je je in het gebruik van het boekhoudprogramma zult oefenen en op welke datum je het programma voldoende zult beheersen om stamgegevens te kunnen invoeren. - Voor het opstellen van een factuur heb je vaak informatie van anderen nodig. Aarzel niet die te vragen. - Een factuur moet altijd correct zijn. Dit geldt extra voor een creditfactuur. Soms is een creditfactuur immers een correctie van een eerder gemaakte fout. Let daarom bij het opstellen van een creditfactuur nog beter op dan anders en controleer de gegevens die je gebruikt extra goed. - Het invorderen van achterstallige betalingen kan de relatie met de klant onder druk zetten. Tact is daarom geboden. Spreek hierover met je praktijkopleider. - De informatie die je bij debiteurenbeheer onder ogen krijgt, is wellicht privacygevoelig. Niemand vindt het leuk als bekend wordt dat hij een slechte betaler is. Houd daar rekening mee. - Veel bedrijven beschouwen de informatie over het betalingsgedrag van hun klanten als concurrentiegevoelig. Houd daar rekening mee. - Het is van belang foutloos te werken. Zorg er daarom voor, voor zover je het kunt beïnvloeden, dat je zo geconcentreerd mogelijk kunt werken. - Bij deze opdracht kan het voorkomen dat je lang in dezelfde houding zit. Loop eens een rondje om je bureau of ga koffie halen (vergeet je collega s niet) zodra je je wat stijf gaat voelen. Hierdoor kun je het werk langer volhouden. Tips bij praktijkopdracht 4.2 en Overleg met je praktijkopleider wat je moet weten en kunnen om het urenregistratiesysteem van de organisatie te kunnen gebruiken voor het invoeren van uren - Overleg ook hoe je je deze kennis en kunde eigen kunt maken. Spreek met je praktijkopleider af wanneer je met het urenregistratiesysteem zult oefenen en op welke datum je het programma voldoende zult beheersen om uren te kunnen invoeren. - Bespreek met je praktijkopleider welke handelingen in het urenregistratiesysteem je zelfstandig mag doen en welke je pas mag doen als je praktijkopleider zijn goedkeuring heeft gegeven - Onderzoek welk archiefsysteem in de organisatie wordt gebruikt, en waar en volgens welk criterium registratieformulieren worden bewaard. - Laat je door je praktijkopleider uitleggen hoe registratieformulieren opgeborgen worden. - Controleer de resultaten van je werk. Het is belangrijk dat je kunt beredeneren dat de uitkomsten waarschijnlijk correct zijn. 29