Status: Goedgekeurd

Transcriptie

1 Status: Goedgekeurd Dit kwalificatiedossier is opgesteld op basis van de formats en handleidingen, zoals deze bekend waren op 1 juni Dit kwalificatiedossier is ontwikkeld onder de verantwoordelijkheid van de paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven van het kenniscentrum ECABO. Het bestuur van het kenniscentrum ECABO heeft op 1 juli 2005 de goedkeuring van het ministerie van OCW ontvangen. De delen 1 en 2 (blz. 1 t/m 80) geven de kern en de nadere uitwerking van het kwalificatieprofiel weer evenals het bijbehorende verantwoordingsdocument, waarin de keuzes van de paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven zijn toegelicht en verantwoord. In deel 3 (vanaf blz. 81) zijn de onderliggende brondocumenten opgenomen. Kwalificatiedossier Administrateur

2 Inhoudsopgave DEEL 1 DE DOOR HET MINISTERIE VAN OCW/LNV VAST TE STELLEN KERN VAN HET KWALIFICATIEPROFIEL ALGEMENE INFORMATIE SPECIFIEKE INFORMATIE KERNTAKEN KERNOPGAVEN COMPETENTIEMATRIX... 7 DEEL 2 DE DOOR HET BESTUUR VAN HET KENNISCENTRUM OP ADVIES VAN DE PARITAIRE COMMISSIE BEROEPSONDERWIJS BEDRIJFSLEVEN VAST TE STELLEN NADERE UITWERKING VERRIJKTE KERNTAKEN VAN HET TOTALE KWALIFICATIEPROFIEL EVENTUELE KERNOPGAVEN BEHOREND BIJ EEN UITSTROOMDIFFERENTIATIE26 8 BEROEPSCOMPETENTIES MET BEHEERSINGSCRITERIA OPBOUW KWALIFICATIEPROFIEL Kern Uitstroomdifferentiaties CERTIFICEERBARE EENHEDEN COMPETENTIEMATRIX VERANTWOORDINGSDOCUMENT De onderliggende beroepscompetentieprofielen Naam en structuur van het kwalificatieprofiel Van beroepscompetentieprofiel(en) naar kwalificatieprofiel Leer- en burgerschapscompetenties Borging van de kwaliteit van examinering Doorstroomrechten Het proces van totstandkoming van het kwalificatiedossier BIJLAGEN DEEL 3 BRONDOCUMENTEN Er bestaat in het Nederlands een dilemma als het gaat over het gebruik van woorden die als mannelijk en vrouwelijk geïnterpreteerd kunnen worden. We zouden consequent kunnen werken met 'hij/zij' en 'zijn/haar', maar dat geeft een gedwongenheid die wij stilistisch niet verantwoord vinden. De personen die in dit stuk de handelingen verrichten of beschreven worden, kunnen in onze optiek net zo goed mannen zijn als vrouwen. Kwalificatiedossier Administrateur

3 DEEL 1 DE DOOR HET MINISTERIE VAN OCW/LNV VAST TE STELLEN KERN VAN HET KWALIFICATIEPROFIEL Kwalificatieprofiel Administrateur (crebo-code: 90460) 1 ALGEMENE INFORMATIE datum: 1 juli 2005 versie: 2 Onder regie van Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO Ontwikkeld door ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie in samenwerking met vertegenwoordigers van de branche en het middelbaar beroepsonderwijs Bron- en referentiedocumenten Beroepscompetentieprofielen: - Administrateur (13 januari 2004) - Assistent accountant (15 februari 2004) - Salarisadministrateur (5 juli 2004) Het door de Stuurgroep kwalificatiestructuur vastgestelde brondocument Leren en Burgerschap (juni 2004) Raamwerk moderne vreemde talen in het secundair beroepsonderwijs, gebaseerd op de standaard voor Europese taalniveaus (Common European Framework of Reference of Languages; Learning, teaching, assessment, Council of Europe, 2001) Verantwoording door/op Bestuur ECABO d.d. 15 december 2004 Kwalificatiedossier Administrateur 1

4 2 SPECIFIEKE INFORMATIE Korte typering van het kwalificatieprofiel Zij die de opleiding Administrateur hebben gevolgd zijn gekwalificeerd om, afhankelijk van hun uitstroomdifferentiatie, te werken als bedrijfsadministrateur, als assistent accountant, of als salarisadministrateur. De administrateur werkt zelfstandig, al dan niet in opdracht, aan taken met enige complexiteit. De werkzaamheden zijn afwisselend en worden meestal verricht vanuit een back office, maar er zijn ook externe contacten. De administrateur kan werkzaam zijn op de administratie van een bedrijf, een instelling of bij een administratiekantoor. Zijn doel is om inzicht te creëren in de financiële positie van het bedrijf, ten behoeve van het management en externe belanghebbenden. De werkzaamheden zijn primair intern gericht. Hoewel ook de administrateur steeds meer externe contacten onderhoudt, is er doorgaans sprake van een back office functie. Kenmerkend voor deze functie is de noodzaak goed inzicht in het boekhouden te hebben, en overzicht over de gehele administratie met haar subadministraties. De werkzaamheden zijn enerzijds gericht op het bijwerken van de dagboeken, anderzijds assisteert de administrateur bij de periodeafsluitingen. Hij kan relatief snel als vervanger optreden voor lager gekwalificeerde medewerkers op de subadministraties. De administrateur kan werkzaam zijn op een accountantskantoor en administratieve handelingen verrichten ten behoeve van de klanten. Zijn doel is om financiële informatie van de klant te controleren en om, indien gewenst, financieel-administratieve ondersteuning te bieden. De werkzaamheden worden meestal op het accountantskantoor uitgevoerd en sporadisch bij de klant. De administrateur onderhoudt steeds meer contacten met externe klanten, toch is er nog steeds sprake van een back office functie. Kenmerkend voor deze functie is de noodzaak goed inzicht te hebben in het boekhouden en overzicht over de gehele administratie met haar subadministraties. De administrateur moet zich tevens een beeld kunnen vormen van de bedrijven waarvoor hij zijn werkzaamheden verricht. Zijn werkzaamheden hebben een sterk controlerend karakter en zijn gericht op het voorbereiden van de periodeafsluitingen en het jaarverslag en het opstellen van belastingaangiften. De administrateur kan werkzaam zijn bij een salarisadministratie. Zijn doel is om de salarissen en de daaraan gerelateerde belastingen en afdrachten correct en tijdig uit te laten betalen. Zijn taken hebben de nodige complexiteit. Kenmerkend voor deze functie is de noodzaak goed inzicht te hebben in de salarisverwerking in al haar facetten en de gevolgen die fouten of vertragingen kunnen hebben voor het bedrijf en zijn medewerkers. De administrateur die werkzaam is bij dienstverleners zoals salarisadministratie- en accountantskantoren, moet zich tevens een beeld kunnen vormen van de bedrijven waarvoor hij zijn werkzaamheden verricht. De administrateur verwerkt salarissen en/of verricht voorbereidingen en administratieve Kwalificatiedossier Administrateur 2

5 handelingen ten behoeve van de salarisverwerking. De loopbaanmogelijkheden voor de diverse uitstroomdifferentiaties van de administrateur. Bedrijfsadministrateur: De bedrijfsadministrateur kan doorgroeien naar hogere administratieve functies binnen en buiten de eigen organisatie. Voortgezette studie is hiervoor zeer wenselijk en gebruikelijk. Assistent accountant: De assistent accountant kan doorgroeien naar hogere administratieve functies binnen en buiten de eigen organisatie. Doorleren en doorgroeien wordt sterk gestimuleerd door de werkgevers. Met het nodige doorzettingsvermogen is het mogelijk om AA-accountant te worden. Salarisadministrateur: De salarisadministrateur kan doorgroeien naar hogere administratieve functies met meer verantwoordelijkheden, binnen de specialisatie en binnen en buiten de eigen organisatie. Doorleren en doorgroeien wordt sterk gestimuleerd door de werkgevers. N.B.: Diverse handelingen in een administratie mogen in de praktijk niet door dezelfde medewerker worden verricht vanwege de vereiste functiescheiding. De handelingen waar dit voor geldt, verschillen sterk per bedrijf of instelling en zijn ook afhankelijk van de branche en organisatiegrootte. Kwalificatiestructuur ECABO, zie bijlage 1 Typering en niveau van de kwalificatie 0 assistent 0 niveau 1 vakman/vakvrouw 0 niveau 2 0 niveau 3 niveau 4 0 middenkaderfunctionaris 0 niveau 4 Uitstroomdifferentiaties De uitstroomdifferentiaties en bijbehorende competentiematrix zijn vastgesteld door het bestuur van het kenniscentrum ECABO op advies van de paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven behorend bij het kenniscentrum ECABO op basis van het mandaat van het ministerie van OCW/LNV. De uitstroomdifferentiaties zijn daarmee integraal onderdeel van het door het ministerie van OCW/LNV vastgestelde kwalificatieprofiel. Vrije ruimte De inhoud van de vrije ruimte wordt vastgesteld en onderhouden door het bevoegd gezag van de onderwijsinstelling. Kwalificatiedossier Administrateur 3

6 Examinering De onderwijsinstellingen bieden via de bedrijfstakgroepen (BTG s) van de Bve Raad de paritaire commissie inzicht in de wijze waarop de examinering van dit kwalificatieprofiel wordt vormgegeven. De paritaire commissie kan hierover haar mening geven, maar heeft geen bevoegdheden inzake examinering. Diploma Ten bewijze dat is voldaan aan de eisen uit dit kwalificatieprofiel wordt het diploma Administrateur toegekend, indien de examinering van de kern met tenminste één van de onderstaande uitstroomdifferentiaties met een voldoende resultaat is afgerond: - Bedrijfsadministrateur (crebo-code: 90462) - Assistent accountant (crebo-code: 90461) - Salarisadministrateur (crebo-code: 90463). Certificeerbare eenheden Indien er certificeerbare eenheden zijn, zijn zij vastgesteld door het bestuur van het kenniscentrum ECABO op advies van de paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven behorend bij het kenniscentrum ECABO op basis van het mandaat van het ministerie van OCW/LNV. De certificeerbare eenheden zijn daarmee integraal onderdeel van het door het ministerie van OCW/LNV vastgestelde kwalificatieprofiel. Wettelijke beroepsvereisten Niet van toepassing Kwalificatiedossier Administrateur 4

7 3 KERNTAKEN De volgende kerntaken maken deel uit van de kern van het kwalificatieprofiel: 1. Verricht activiteiten voor de debiteurenadministratie 2. Verricht activiteiten voor de crediteurenadministratie 3. Verricht activiteiten voor de boekhoudkundige verwerking van het betalingsverkeer 4. Verwerkt onder begeleiding boekhoudkundige mutaties in het memoriaal 5. Voert kwantiteitenregistraties en projectadministraties Kwalificatiedossier Administrateur 5

8 4 KERNOPGAVEN De volgende kernopgaven maken deel uit van de kern van het kwalificatieprofiel: Kernopgave 1: Controle versus fouten De administrateur staat voor de opgave om alle informatie die hij krijgt, en alle werkzaamheden die hij verricht, te controleren op juistheid en plausibiliteit. Indien hij informatie die hij krijgt, en zijn eigen werk, niet controleert, kunnen diverse fouten ontstaan of niet worden ontdekt. Dit kan ernstige consequenties hebben voor de eigen organisatie en/of voor de klanten. Kernopgave 2: Werkdruk en kwaliteit De administrateur staat voor de opgave om aan de kwaliteitseisen te voldoen ondanks eventuele tijdsdruk en minder goede werkomstandigheden. Hij moet foutloos werken en zijn deadlines halen, anders komt de kwaliteit van het werk in het gedrang. Fouten in het werk van de medewerker kunnen ernstige gevolgen hebben. De medewerker moet daarom een goede inschatting kunnen maken van de voor het werk benodigde tijd en zo nodig maatregelen treffen. Kernopgave 3: Bewaken integriteit versus voordelen op korte termijn en klanttevredenheid De administrateur staat voor de opgave om de gevolgen van niet toepaste regelgeving af te wegen tegen voordelen op korte termijn en klanttevredenheid. Van hem wordt verwacht dat hij altijd integer is en situaties goed beoordeelt. Hij moet in geval van geconstateerde misstappen altijd een aantekening maken en zijn leidinggevende inlichten. Indien hij niet integer is kan dit ernstige consequenties hebben voor de eigen organisatie en/of voor de klanten. Het gevolg van het integer zijn is dat op korte termijn de klanttevredenheid en de werkomvang negatief beïnvloed kunnen worden. Kernopgave 4: Vertrouwelijkheid van privé-gegevens en bedrijfinformatie bewaken versus schaden De administrateur staat voor de opgave altijd zorgvuldig om te gaan met gegevens. Hij werkt met zeer vertrouwelijke privé-gegevens en bedrijfsinformatie en kan op de hoogte zijn van maatregelen die genomen gaan worden in een bedrijf en de effecten daarvan op personen.van hem wordt verwacht dat hij op integere wijze omgaat met de aan hem toevertrouwde informatie. Het niet in acht nemen van de vertrouwelijkheid kan personen en bedrijfsbelang schaden. Kwalificatiedossier Administrateur 6

9 5 COMPETENTIEMATRIX In de competentiematrix zijn ten behoeve van de overzichtelijkheid de competenties opgenomen die bij de kern van dit kwalificatieprofiel een rol spelen. De matrix is een hulpmiddel en brengt in beeld welke competenties nodig zijn bij welke kerntaken en kernopgaven. Voor de nadere detaillering wordt geadviseerd het betreffende onderdeel in deel 2 van het kwalificatieprofiel te bekijken. Kerntaak 1: Verricht activiteiten voor de debiteurenadministratie 2: Verricht activiteiten voor de crediteurenadministratie 3: Verricht activiteiten voor de boekhoudkundige verwerking van het betalingsverkeer 4: Verwerkt onder begeleiding boekhoudkundige mutaties in het memoriaal 5: Voert kwantiteitenregistraties en projectadministraties Kernopgave 1: Controle versus fouten 2: Werkdruk en kwaliteit 3: Bewaken integriteit versus voordelen op korte termijn en klanttevredenheid 4: Vertrouwelijkheid van privé-gegevens en bedrijfsinformatie bewaken versus schaden Competenties Kerntaak Kernopgave De administrateur is in staat om op adequate wijze de boekhoudkundige verwerking van de X X X X X debiteurenmutaties uit te voeren 2. het debiteurenbeheer uit te voeren X X X X X 3. de boekhoudkundige verwerking van de X X X X X crediteurenmutaties uit te voeren 4. het crediteurenbeheer uit te voeren X X X X X 5. de bankmutaties te boeken en te controleren X X X X 6. de boekhoudkundige verwerking van de kasmutaties X X X X X uit te voeren 7. een kas te beheren X X X X X 8. boekingen in het memoriaal te verrichten X X X X X 9. voorraadmutaties administratief te verwerken X X X X X 10. een urenregistratie te voeren X X X X X 11. een projectadministratie te voeren X X X X X 12. te handelen in overeenstemming met eigen X X X X X X X X X verantwoordelijkheden en bevoegdheden 13. eigen werkzaamheden voor te bereiden X X X X X X X 14. zorg te dragen voor kwaliteit X X X X X X X X 15. over werkzaamheden te rapporteren en X X X X X X X X X communiceren 16. samen te werken X X X X X X X X 17. beroepscompetenties te ontwikkelen X X X X X 18. om te gaan met problemen X X X X X X X X X 19. veilig en milieubewust te werken X X X X X X X X 20. klantgericht te handelen X X X X X X X X 21. informatie op te vragen X X X X X X X X Kwalificatiedossier Administrateur 7

10 DEEL 2 DE DOOR HET BESTUUR VAN HET KENNISCENTRUM OP ADVIES VAN DE PARITAIRE COMMISSIE BEROEPSONDERWIJS BEDRIJFSLEVEN VAST TE STELLEN NADERE UITWERKING 6 VERRIJKTE KERNTAKEN VAN HET TOTALE KWALIFICATIEPROFIEL Kerntaak 1: Verricht activiteiten voor de debiteurenadministratie Proces De administrateur voert gegevens in in de debiteurenadministratie. In voorkomende gevallen stelt hij ook een standaard verkoopfactuur op. Hij maakt nieuwe debiteuren aan, en checkt zo nodig de kredietwaardigheid, het betalingsgedrag en de kredietruimte. Hij bewerkt de stamgegevens van bestaande debiteuren. Hij registreert de betalingen van de debiteuren in de boekhouding. De administrateur bewaakt de betalingstermijnen en verstuurt (standaard) betalingsherinneringen en/of aanmaningen en houdt de verdere stappen van het invorderingstraject (door incassobureau) in de gaten. Rol/verantwoordelijkheden Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Hij werkt zelfstandig, maar binnen vast omschreven regels. Complexiteit Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. Voor de externe contactmomenten met debiteuren is speciale aandacht nodig, waarbij geduld en tact worden gevraagd van de administrateur. Betrokkenen De administrateur werkt samen met collega's van zijn eigen afdeling, maar heeft daarnaast ook te maken met de afdeling verkoop, het magazijn, de postkamer en de afdeling automatisering. Af en toe zijn er ook externe contacten met debiteuren, de bank en in voorkomende gevallen met een factoringbedrijf. Hulpmiddelen De administrateur maakt gebruik van een geautomatiseerd boekhoudsysteem, spreadsheets en speciale applicaties, en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is een vereiste. Kwaliteit van proces en De administrateur levert tijdig producten af, die rekenkundig, resultaat inhoudelijk en boekhoudkundig correct zijn en opgesteld conform de wet en de voorschriften die het bedrijf hanteert. Het gaat om producten als stamgegevens, actuele overzichten met openstaande posten, boekingen van betalingen, (standaard) betalingsherinneringen en aanmaningen. Keuzes en dilemma s Dienstverlening versus organisatievoorschriften De administrateur moet regelmatig een afweging maken tussen het belang van de klant en het hanteren van de voorschriften. Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Delen van informatie met anderen of hen niet lastig vallen De administrateur moet dikwijls beoordelen of bepaalde informatie van belang is voor anderen in de organisatie, of niet. Kwalificatiedossier Administrateur 8

11 Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen. Kwalificatiedossier Administrateur 9

12 Kerntaak 2: Verricht activiteiten voor de crediteurenadministratie Proces De administrateur ordent de binnengekomen inkoopfacturen en registreert deze. De administrateur controleert de inkoopfacturen en biedt ze ook ter controle aan bij de budgethouders. Vervolgens voert hij de inkoopfacturen in, in de boekhouding. Tenslotte stelt hij een betaaladvieslijst op en legt deze ter goedkeuring voor aan zijn leidinggevende. Rol/verantwoordelijkheden Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Hij werkt zelfstandig, maar binnen vast omschreven regels. Complexiteit Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. Voor de externe contactmomenten met crediteuren is speciale aandacht nodig, waarbij geduld en tact worden gevraagd van de administrateur. Betrokkenen De administrateur werkt samen met collega's van zijn eigen afdeling, maar heeft daarnaast ook te maken met de afdeling inkoop, budgethouders, het magazijn, de postkamer en de afdeling automatisering. Af en toe zijn er ook externe contacten met crediteuren en de bank. Hulpmiddelen De administrateur maakt gebruik van een geautomatiseerd boekhoudsysteem, spreadsheets en speciale applicaties. In toenemende mate wordt gebruik gemaakt van en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is een vereiste. Kwaliteit van proces en De administrateur levert tijdig producten af, die rekenkundig, resultaat inhoudelijk en boekhoudkundig correct zijn en opgesteld conform de wet en de voorschriften die het bedrijf hanteert. Het gaat om producten als stamgegevens, geordende facturen (te controleren, te betalen of te retourneren), boekingen, interne rappellijsten en een betaaladvieslijst (rekening houdend met betaaltermijnen, boeterente en vermogensbeslag). Keuzes en dilemma s Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Delen van informatie met anderen of hen niet lastig vallen De administrateur moet dikwijls beoordelen of bepaalde informatie van belang is voor anderen in de organisatie, of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen. Kwalificatiedossier Administrateur 10

13 Kerntaak 3: Verricht activiteiten voor de boekhoudkundige verwerking van het betalingsverkeer Proces Voor het girale betalingsverkeer ordent de administrateur bankafschriften en vergelijkt de bedragen op de afschriften met de onderliggende boekingsstukken. Hij voert de bij- en afschrijvingen in, in het dagboek. Hij verricht standaardboekingen in de subadministraties debiteuren en crediteuren. Voor het chartale betalingsverkeer codeert hij de kasstukken en verzorgt de invoer van de boekingsstukken in een dagboek. In het geval van kasbeheer betaalt en ontvangt de administrateur geld en geldswaardige artikelen, volgens instructies en op basis van de stukken die hem worden aangeboden. Hij controleert parafen, maakt kwitanties, gebruikt een kasregister, tekent voor betaling en controleert periodiek de hoeveelheid geld en geldswaardige artikelen. Hij nummert de kasstukken en archiveert documenten, of draagt deze over. Hij legt verantwoording af over de inhoud van de kas en meldt kasverschillen. Rol/verantwoordelijkheden Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Hij werkt zelfstandig, maar binnen vast omschreven regels. Complexiteit Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. Voor de contacten met interne en externe klanten is speciale aandacht nodig, waarbij geduld en tact worden gevraagd van de administrateur. Hij moet daarbij in staat zijn de regels toe te passen en de relatie in stand te houden. Betrokkenen De administrateur heeft, indien hij de kas beheert, contact met vrijwel alle collega's in de organisatie, maar ook met klanten en leveranciers, afhankelijk van de soort organisatie. Hij heeft ook af en toe contact met banken, Interpay en creditcardmaatschappijen. Hulpmiddelen De administrateur maakt gebruik van een geautomatiseerd boekhoudsysteem, spreadsheets of speciale applicaties. Voor het bijhouden van het kasboek wordt vaak nog pen en papier gebruikt. In toenemende mate wordt gebruik gemaakt van . Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is een vereiste. Kwaliteit van proces en De administrateur levert tijdig producten af, die rekenkundig, resultaat inhoudelijk en boekhoudkundig correct zijn en opgesteld conform de wet en de voorschriften die het bedrijf hanteert. Van de administrateur wordt verwacht dat hij tijdig producten aflevert die rekenkundig, inhoudelijk en boekhoudkundig correct zijn, conform de voorschriften die het bedrijf hanteert. Het gaat om producten als de gecontroleerde kas, de bijgewerkte kasstaat en het bijgewerkte kasboek. Keuzes en dilemma s Dienstverlening versus organisatievoorschriften De administrateur moet regelmatig een afweging maken tussen het belang van de klant en het strikt hanteren van de voorschriften. Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Kwalificatiedossier Administrateur 11

14 Delen van informatie met anderen of hen niet lastig vallen De administrateur moet dikwijls beoordelen of bepaalde informatie van belang is voor anderen in de organisatie, of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen. Kwalificatiedossier Administrateur 12

15 Kerntaak 4: Verwerkt onder begeleiding boekhoudkundige mutaties in het memoriaal Proces De administrateur controleert de gegevens die hem worden aangeboden op juistheid en plausibiliteit. Hij vraagt ontbrekende of aanvullende gegevens op en bewerkt deze indien nodig. Hij voert de journaalposten in in het memoriaal en maakt tevens correctieboekingen, of doet een voorstel hiertoe. Rol/verantwoordelijkheden Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Gezien de complexiteit van de memoriaalboekingen werkt hij hier onder begeleiding en binnen vast omschreven regels. Complexiteit Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. De werkzaamheden voor het memoriaal moeten soms onder grote tijdsdruk, maar toch zorgvuldig en correct worden uitgevoerd vanwege de daaropvolgende periodeafsluiting. Betrokkenen De administrateur werkt samen met collega's van zijn eigen afdeling en heeft intern contact met budgethouders, controller(s) en de salarisadministratie. Hij heeft incidenteel externe contacten met de accountant, de belastingdienst en het pensioenfonds. Hulpmiddelen De administrateur maakt gebruik van een geautomatiseerd boekhoudsysteem, spreadsheets of speciale applicaties, en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is een vereiste. Kwaliteit van proces en De administrateur levert tijdig producten af, die rekenkundig, resultaat inhoudelijk en boekhoudkundig correct zijn en opgesteld conform de wet en de voorschriften die het bedrijf hanteert. Hij dient bijzonderheden (aanvullingen, fouten, andere verwerking) goed vast te leggen en te verklaren en/of te motiveren. Het gaat om producten als het bijgewerkte memoriaal. Keuzes en dilemma s Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Delen van informatie met anderen of hen niet lastig vallen De administrateur moet dikwijls beoordelen of bepaalde informatie van belang is voor anderen in de organisatie, of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen. Kwalificatiedossier Administrateur 13

16 Kerntaak 5: Voert kwantiteitenregistraties en projectadministraties Proces De administrateur voert één of meer kwantiteitenregistraties (bijvoorbeeld een voorraadadministratie, urenregistratie) en/of projectadministraties. De administrateur boekt artikelen bij en af op de voorraadlijsten. Hij controleert de juistheid van magazijnbonnen aan de hand van facturen, bestelbonnen, orderbevestigingen en dergelijke. Hij controleert ter voorkoming van fraude of alle magazijnbonnen aanwezig zijn. Hij vergelijkt de boekhoudkundige voorraad met de inventarislijst. De administrateur verzamelt en controleert urenoverzichten en voert uren in, in een geautomatiseerd systeem. Hij rappelleert collega s die hun tijdregistratieformulieren nog niet hebben ingeleverd. Hij legt het urenregistratiesysteem uit aan nieuwe medewerkers. Hij archiveert de relevante gegevens. De administrateur voert één of meer projectadministraties (inclusief budget). Hij controleert de aangeboden gegevens op juistheid en plausibiliteit. Hij rappelleert budgethouders/projectleiders die hun gegevens nog niet hebben ingeleverd of ingevoerd. Hij vergelijkt de gegevens met de planning en het (jaar)budget en noteert de bevindingen. Tenslotte stelt hij periodiek rapportages op en distribueert deze naar de verantwoordelijke(n). Rol/verantwoordelijkheden Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Hij werkt zelfstandig, maar binnen vast omschreven regels. Complexiteit Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. De administrateur geeft instructie over het urenregistratiesysteem aan nieuwe medewerkers, hij moet hiervoor beschikken over explicatieve vaardigheden. Bij zowel de urenregistratie als bij de projectadministratie is het noodzakelijk om collega s en/of budgethouders te rappelleren. Dit vraagt geduld en tact van de administrateur. Betrokkenen De administrateur heeft hoofdzakelijk interne contacten. Voor de voorraadadministratie is hierbij te denken aan het afstemmen van zaken met de magazijnmeester, de inkoopafdeling en de verkoopafdeling. Voor de urenadministratie heeft de administrateur behalve met de collega's van zijn eigen afdeling contact met alle medewerkers waarvoor hij de urenadministratie verricht. Hij heeft ook contacten met de deelnemers van projecten, waarvoor hij de budgetten voert. Hulpmiddelen De administrateur maakt gebruik van een geautomatiseerd boekhoudsysteem, spreadsheets en speciale applicaties, en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is een vereiste. Kwalificatiedossier Administrateur 14

17 Kwaliteit van proces en resultaat Keuzes en dilemma s De administrateur levert tijdig producten af, die rekenkundig, inhoudelijk en boekhoudkundig correct zijn en opgesteld conform de wet en de voorschriften die het bedrijf hanteert. Het gaat om producten als boekingen van voorraadmutaties, lijsten met voorraadverschillen, urenlijsten, factureringsvoorstellen (in uren), voortgangsbewakingsrapportages en budgetrapportages. Bij het rappeleren van gegevens voor de urenregistratie of voor budgetten bereikt hij zijn doel met de nodige tact. Bij zijn instructie aan nieuwe medewerkers brengt hij duidelijk over wat van de medewerkers wordt verwacht en wat het belang van de urenregistratie is. Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Delen van informatie met anderen of hen niet lastig vallen De administrateur moet dikwijls beoordelen of bepaalde informatie van belang is voor anderen in de organisatie, of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen. Organisatiebelang versus klanttevredenheid De administrateur moet regelmatig een afweging maken tussen het belang van de klant en het strikt hanteren van de voorschriften. Kwalificatiedossier Administrateur 15

18 Kerntaak 6: Assisteert bij periodieke verslaglegging (Uitstroomdifferentiatie Bedrijfsadministrateur) Proces De administrateur ondersteunt zijn leidinggevende bij de periodieke verslaglegging van de onderneming. Hij verzamelt eerst de benodigde informatie en vraagt ontbrekende informatie op. Hij stelt de proef- en saldibalans op en voert voorafgaande journaalposten in t.b.v. de balans en resultatenrekening. Vervolgens stelt hij de conceptbalans en resultatenrekening op. Hij vult tenslotte de aangifte omzetbelasting in. Rol/verantwoordelijkheden Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Hij werkt zelfstandig, maar binnen vast omschreven regels. Complexiteit Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. De ondersteunende werkzaamheden voor de periodeafsluitingen moeten soms onder grote tijdsdruk, maar toch zorgvuldig en correct worden uitgevoerd. De ondersteunende werkzaamheden voor de periodeafsluiting zijn ingewikkeld voor de administrateur. Afhankelijk van zijn opdrachten komt hij regelmatig de grenzen van zijn kunnen tegen. Betrokkenen De administrateur werkt samen met collega s van zijn eigen afdeling en heeft intern contact met budgethouders, projectleiders, controller(s) en de salarisadministratie. Hij heeft incidenteel externe contacten, zoals met de accountant. Hulpmiddelen De administrateur maakt gebruik van een geautomatiseerd systeem (boekhoudkundige software, tekstverwerker en spreadsheet), en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is een vereiste. Kwaliteit van proces en De administrateur levert tijdig producten af, die rekenkundig, resultaat inhoudelijk en boekhoudkundig correct zijn en opgesteld conform de wet en de voorschriften die het bedrijf hanteert. Hij dient bijzonderheden (aanvullingen, fouten, andere verwerkingswijze) goed vast te leggen en te verklaren en/of te motiveren. Het gaat om producten als de aangifte omzetbelasting en de conceptkolommenbalans (beide eenvoudig en voor MKB). Keuzes en dilemma s Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Delen van informatie met anderen of hen niet lastig vallen De administrateur moet dikwijls beoordelen of bepaalde informatie van belang is voor anderen in de organisatie, of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen. Kwalificatiedossier Administrateur 16

19 Kerntaak 7: Verricht werkzaamheden voor de loonheffingsafdrachten (Uitstroomdifferentiatie Bedrijfsadministrateur) Proces De administrateur ordent de benodigde gegevens voor de aangifte van de loonheffingsafdracht van het bedrijf. Hij stelt de aangifte voor de loonheffingsafdracht op. Tenslotte controleert hij de (voorlopige) aanslagen van de loonbelasting, o.a. door een vergelijking met de aangiften te maken. Rol/verantwoordelijkheden Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Hij werkt zelfstandig, maar binnen vast omschreven regels. Hij legt de (tussen)resultaten van zijn werkzaamheden met regelmaat voor aan zijn leidinggevende voor overleg, ter controle en ter fiattering. Complexiteit Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. Piekbelasting komt regelmatig voor bij periodieke afsluitingen en maandelijkse aangiften. Afhankelijk van het soort bedrijf waar de administrateur werkzaam is, komt hij soms de grenzen van zijn kunnen tegen. Betrokkenen De administrateur werkt samen met collega s van zijn eigen afdeling, met name met de leidinggevende, maar heeft daarnaast incidenteel ook te maken met de afdeling P&O. De administrateur heeft externe contacten met de accountant en de belastingdienst. Hulpmiddelen De administrateur maakt gebruik van een geautomatiseerd boekhoudsysteem, spreadsheets of speciale applicaties, en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is een vereiste. Kwaliteit van proces en De administrateur levert tijdig producten af, die rekenkundig en resultaat inhoudelijk correct zijn en opgesteld conform de wet en de voorschriften die het bedrijf hanteert. Het gaat hier om de aangifte voor de loonheffingsafdracht. Hij dient bijzonderheden (aanvullingen en fouten) goed vast te leggen en te verklaren en/of te motiveren. Keuzes en dilemma s Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Delen van informatie met anderen of hen niet lastig vallen De administrateur moet dikwijls beoordelen of bepaalde informatie van belang is voor anderen in de organisatie, of niet. Integriteit versus voordelen op korte termijn en klantentevredenheid De administrateur moet dikwijls beoordelen of een bepaalde werkwijze of registratie geoorloofd is. Hierbij moet hij het belang van de klantentevredenheid afwegen tegen de integriteit. Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen. Kwalificatiedossier Administrateur 17

20 Kerntaak 8: Verzorgt werkzaamheden voor de maand-, kwartaal- en jaarafsluiting van administraties, de jaarrekening en management accounting (Uitstroomdifferentiatie Assistent accountant) Proces De administrateur zoekt het dossier op, of krijgt dit aangeboden. Daarna start hij met de werkzaamheden volgens de stappen uit het werkplan. Indien de klant erom vraagt ordent en controleert hij de aangeleverde boekingsstukken en voert hij boekingen in in de subgrootboeken en het memoriaal en stelt hij de aangifte omzetbelasting op. Hij stelt de proef- en saldibalans op en voert voorafgaande journaalposten in t.b.v. de balans en resultatenrekening. Vervolgens stelt hij de conceptbalans en resultatenrekening op. Tenslotte controleert hij diverse posten, dit doet hij o.a. door berekeningen en vergelijkingen t.a.v. voorgaande periodes te maken. Hij legt de bijzonderheden die hij tegenkomt in de boekingsgang en bij de controle van de posten vast middels aantekeningen in het klantendossier. Rol/verantwoordelijkheden Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Hij werkt zelfstandig, maar binnen vast omschreven regels. Hij legt de (tussen)resultaten van zijn werkzaamheden met regelmaat voor aan zijn leidinggevende voor overleg, ter controle en ter fiattering. De administrateur werkt altijd onder de verantwoording van de accountant; de accountant is formeel eindverantwoordelijk voor alle werkzaamheden. Complexiteit Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. Van de administrateur wordt verwacht dat hij goed kan omschakelen van opdrachten voor de ene klant naar opdrachten voor de andere klant. Piekbelasting komt regelmatig voor bij periodieke afsluitingen en maandelijkse aangiften. Ondanks de tijdsdruk moeten de opdrachten zorgvuldig en correct worden uitgevoerd. De werkzaamheden voor de periodeafsluiting zijn ingewikkeld voor de administrateur. Afhankelijk van de opdrachten komt hij soms de grenzen van zijn kunnen tegen. Betrokkenen De administrateur werkt samen met collega's van zijn eigen afdeling, met name met de leidinggevende, maar heeft daarnaast incidenteel ook te maken met de salarisverwerkingsunit van het eigen accountantskantoor. De administrateur heeft externe contacten met klanten, de belastingdienst, het Uitvoeringsorgaan Werknemersverzekeringen (UWV), het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), banken, verzekeringsmaatschappijen en pensioenfondsen. Het gaat bij de externe contacten vooral om het opvragen van ontbrekende of aanvullende gegevens. De mogelijkheid bestaat, dat een deel van de werkzaamheden wordt uitgevoerd bij de klant. Hulpmiddelen De administrateur werkt volgens het werkplan en maakt gebruik van een geautomatiseerd boekhoudsysteem, spreadsheets en speciale applicaties. In toenemende mate wordt gebruik gemaakt van en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is Kwaliteit van proces en resultaat een vereiste. De administrateur levert tijdig producten af, die rekenkundig, inhoudelijk en boekhoudkundig correct zijn en opgesteld conform de wet, het werkplan en de overige voorschriften die het kantoor hanteert. Het gaat om de volgende producten: conceptjaarrekeningen, Kwalificatiedossier Administrateur 18