Salarisadministrateur Beroepscompetentieprofiel

Transcriptie

1 Salarisadministrateur Beroepscompetentieprofiel

2 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Colofon... 4 Brondocumenten Algemene informatie over het beroep Mogelijke functiebenamingen Beschrijving van het beroep Loopbaanperspectief Trends en innovaties Overzicht van kerntaken en werkprocessen in het beroep Beschrijving van de kerntaken Kerntaak 1 Verzameld, Controleert en muteert individuele en collectieve gegevens Kerntaak 2 Bereidt uitbetaling lonen, belastingen, afdrachten en loonaangifte voor Kerntaak 3 Verricht controles en verstrekt informatie over de salarisadministratie Er bestaat in het Nederlands een dilemma als het gaat over het gebruik van woorden die als mannelijk en vrouwelijk geïnterpreteerd kunnen worden. We zouden consequent kunnen werken met 'hij/zij' en 'zijn/haar', maar dat geeft een gedwongenheid die wij stilistisch niet verantwoord vinden. De personen die in dit stuk de handelingen verrichten of beschreven worden, kunnen in onze optiek net zo goed mannen zijn als vrouwen. BCP Salarisadministrateur 2

3 Inleiding Wat is een beroepscompetentieprofiel? Een beroepscompetentieprofiel (bcp) beschrijft de werkzaamheden en competenties die nodig zijn om een bepaald beroep uit te oefenen. Hierbij wordt uitgegaan van een vakvolwassen werknemer die al drie tot vijf jaar in het beroep werkzaam is. Drie begrippen staan centraal in het beroepscompetentieprofiel: kerntaken, opgesplitst in een aantal werkprocessen en de competenties die noodzakelijk zijn bij de uitvoering van de werkzaamheden. De inhoud van een beroepscompetentieprofiel moet herkenbaar zijn voor het bedrijfsleven. Daarom worden deze profielen opgesteld in opdracht van of in samenwerking met het georganiseerde bedrijfsleven. Om het document een formele status te geven, is vaststelling door het georganiseerde bedrijfsleven noodzakelijk. Wat is de functie van een beroepscompetentieprofiel? Een beroepscompetentieprofiel kan verschillende functies vervullen. Binnen een branche kan het een hulpmiddel zijn bij functiewaardering, het kan ook gebruikt worden voor verdere professionalisering van werknemers, voor de ontwikkeling van competentie-instrumenten en als voorlichtingsmateriaal. Daarnaast kan een beroepscompetentieprofiel dienen als input voor opleidingen in het middelbaar beroepsonderwijs. Het bedrijfsleven is immers afnemer van mbogediplomeerden, en is daarom in hoge mate richtinggevend voor de eisen die gesteld moeten worden aan deze gediplomeerden. De eisen hebben zowel betrekking op de aard en inhoud van de werkzaamheden als op de mate van bekwaamheid waarmee iemand handelt: zijn competenties. In het schema is deze laatste functie van het beroepscompetentieprofiel weergegeven: Bedrijfsleven Kenniscentra in samenwerking met onderwijs en bedrijfsleven Onderwijs Beroepscompetentieprofielen > Opleidingseisen in kwalificatiedossier > Concrete opleidingen en examens Conform deze ketengedachte is het bedrijfsleven verantwoordelijk voor het ontwikkelen en onderhouden van beroepscompetentieprofielen. Kenniscentra ontwikkelen en onderhouden op basis van deze beroepscompetentieprofielen de opleidingseisen in de vorm van kwalificatiedossiers. Dit gebeurt in samenwerking met vertegenwoordigers van sociale partners en onderwijs. Het onderwijs ontwikkelt op basis van de kwalificatiedossiers concrete opleidingen en examens. BCP Salarisadministrateur 3

4 Colofon Ontwikkeld door In opdracht van Verantwoording ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie in samenwerking met vertegenwoordigers vanuit de branche (bedrijfsleven) en het middelbaar beroepsonderwijs Sectorraad Financiële beroepen Vastgesteld door: Op: 21 september 2010 Te: Amersfoort Geraadpleegde praktijkdeskundigen en organisaties Naam Dhr. A. Blom Dhr. N. Terpstra Dhr. A. de Haas Dhr. E. de Koster Werkzaam bij / organisatie B+P Belastingadviseurs BDO Vereniging Nederlandse Salarisadministrateurs Raet Sectorraad Financiële beroepen Voor de Financiële beroepen wordt het ECABO bestuur ondersteund door een sectorraad. Deze commissie met afgevaardigden uit het bedrijfsleven en het onderwijs, behartigt de opleidingsbelangen voor de beroepsgroep. De beroepseisen zijn vastgesteld door: Namens de werkgevers / beroepsorganisaties Naam Werkzaam bij Namens Dhr. A.A. de Bie Dhr. A. Blom Mevr. W. de Witte TNT Post B+P Belastingadviseurs Administratie en adviesbureau De Witte Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingdeskundigen (NOAB) Dhr. H.J.M. Menting Rabobank Nederland Financials for Financials Dhr. P.G.E.M. Smeets Namens de werknemers Bridge Consulting Group Naam Werkzaam bij Namens Dhr. J.A. Buijs Dhr. E. de Koster Raet Nederlandse Orde van Accountants- Administratieconsulenten (NOvAA) Vereniging Nederlandse Salarisadministrateurs (VNSa) BCP Salarisadministrateur 4

5 Namens het onderwijs Naam Werkzaam bij Namens Mevr. M. van Haselen Hogeschool INHOLLAND HBO Dhr. J.P. van Ommen ROC Aventus MBO Raad Dhr. C. Sietsema ROC Horizon College MBO Raad Dhr. T. van Vastenhoven NOVA College MBO Raad Brondocumenten Monitor arbeidsmarkt en beroepsonderwijs Kerngegevens arbeidsmarkt en onderwijs kwalificatierichting Financiële beroepen maart 2010 Diverse actuele functieomschrijvingen 2010 Diverse actuele vacatures 2010 Diverse artikelen vaktijdschriften BCP Salarisadministrateur 5

6 1 Algemene informatie over het beroep 1.1 Mogelijke functiebenamingen Salarisadministrateur Medewerker salarisadministratie Payroll professional Salarisspecialist 1.2 Beschrijving van het beroep Werkomgeving Typerende beroepshouding Rol en verantwoordelijkheden De salarisadministrateur is werkzaam bij een dienstverlener op het gebied van salarisadministratie, zoals een salarisadministratiekantoor of accountantskantoor, of op de afdeling financiële administratie of personeelszaken van een bedrijf of instelling (klein, middelgroot, groot, profit, nonprofit). De werkzaamheden van de salarisadministrateur van een bedrijf of instelling zijn primair intern gericht. Hij onderhoudt externe contacten met instellingen als pensioenfondsen en de belastingdienst. De salarisadministrateur op een (salaris)administratiekantoor of accountantskantoor heeft naast interne contacten met collega s en leidinggevende vooral contact met de externe klanten waaraan diensten worden verleend, en met de hiervoor genoemde externe instellingen. De salarisadministrateur werkt nauwkeurig en behoudt zijn concentratie, ook als de werkomstandigheden minder gunstig zijn. De salarisadministrateur is gezond kritisch en controleert altijd aangeboden gegevens, op juistheid, plausibiliteit en op autorisatie. Hij controleert zijn eigen werk systematisch. De salarisadministrateur werkt met vertrouwelijke bedrijfsinformatie van personen en het bedrijf of de bedrijven die klant zijn. Van hem wordt verwacht dat hij op integere wijze omgaat met de aan hem toevertrouwde informatie. Hij draagt zorgt voor een goede dossiervorming. De salarisadministrateur is in staat om zich de gevolgen van de toepaste regelgeving voor individuen en bedrijven/instellingen voor te stellen, en daar in zijn handelen rekening mee te houden. In de contacten met interne en externe klanten toont hij geduld en tact. Hij moet daarbij in staat zijn om de regels toe te passen èn om de relatie in stand te houden. Bovendien moet hij makkelijk kunnen schakelen tussen de verschillende klanten voor wie hij de salarisadministratie verzorgt. Kernmerkend voor het werk van de salarisadministrateur is dat hij te maken heeft met frequente veranderingen in de wet- en regelgeving. Hij is geïnteresseerd en zelf actief om de veranderingen die te maken hebben met zijn vak bij te houden en zich regelmatig bij te scholen. De salarisadministrateur heeft er geen moeite mee om zijn werkritme aan te passen aan de periodieke pieken. Hij is stressbestendig en kan goed plannen en prioriteiten stellen. De salarisadministrateur verricht zijn werkzaamheden vanuit een uitvoerende rol. Hij past standaardprocedures toe, is kritisch ten aanzien van standaardprocessen en -procedures en werkt zelfstandig.hij legt wel tussentijds verantwoording af over de BCP Salarisadministrateur 6

7 door hem uitgevoerde werkzaamheden aan zijn leidinggevende. Hij is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen werkzaamheden. Afhankelijk van het soort organisatie heeft hij meer verantwoordelijkheid voor het eindresultaat (betaling van salarissen en loonafdrachten) en heeft hij meer of minder contacten met collega s buiten de eigen afdeling en klanten en/of overige externen. De salarisadministrateur kan te maken krijgen met afbreukrisico bij zijn werkzaamheden, met name bij opdrachten onder grote druk en bij contacten met klanten en/of medewerkers. Complexiteit Wettelijke beroepsvereisten De werkzaamheden van de salarisadministrateur zijn uitvoerend. Regelmatig worden de routines veranderd vanwege veranderingen in de wet- en regelgeving of de ondersteunende software. De medewerker moet over voldoende specialistische kennis beschikken van loonheffing, sociale zekerheid, arbeidsrecht en andere relevante regelgeving en procedures. Hij moet bij zijn werkzaamheden namelijk de regels en voorschriften kunnen toepassen. In onverwachte situaties wordt er van hem verwacht, dat hij standaardwerkwijzen toepast, danwel combineert en anders een senior of leidinggevende raadpleegt hoe hij moet omgaan met de onverwachte situatie. Hij is zich bewust van de consequenties die bepaalde mutaties hebben in het verwerkingsproces. De salarisadministrateur beantwoordt vragen van overige werknemers van zijn bedrijf of klanten en moet soms uitleg geven over veranderingen of reageren op klachten. De werkzaamheden rond de jaarwisseling, waarbij enerzijds afsluitende werkzaamheden van het kalenderjaar moeten worden verricht en anderzijds nieuwe wet- en regelgeving moet worden ingepast in de salarisverwerking, zijn ingewikkeld voor de salarisadministrateur. Deze werkzaamheden, en in mindere mate die voor de maandelijkse uitbetaling van salarissen, moeten soms onder grote tijdsdruk en zorgvuldig en correct worden uitgevoerd. Afhankelijk van de opdracht komt de salarisadministrateur soms de grenzen van zijn kunnen tegen. Van de salarisadministrateur die werkzaam is bij dienstverleners zoals salarisadministratie- en accountantskantoren, wordt bovendien verwacht dat zijn inzicht en vaardigheden in de salarisverwerking zodanig zijn, dat hij in dezelfde periode kan werken aan de salarisverwerking van verschillende klanten en hiertussen gemakkelijk kan schakelen. Nee Branche vereisten Nederlands en (moderne) vreemde talen Rekenen/ wiskunde Nee Het beheersingsniveau van het Nederlands is van essentieel belang voor de communicatieve vaardigheden voor de salarisadministrateur. Hij moet het bedrijf kunnen vertegenwoordigen in contacten met klanten. Daarnaast moet hij beschikken over een goede leesvaardigheid voor het lezen van procedures, handboeken en wettelijke bepalingen. De salarisadministrateur dient te beschikken over een goed beheersingsniveau van de Engelse taal. Het aantal bedrijven met Engels als corporate language neemt toe. Een goed beheersingsniveau van de rekenvaardigheid is noodzakelijk voor het uitvoeren van controles of salarissen juist zijn berekend, voor het verrichten van diverse vierkants- en verbandscontroles. BCP Salarisadministrateur 7

8 1.3 Loopbaanperspectief Doorleren en doorgroeien is in dit beroep gebruikelijk en wordt doorgaans sterk gestimuleerd door werkgevers. Daarnaast wordt er veel bijgeschoold om de vakkennis te actualiseren. Particuliere opleiders bieden specifieke vervolgopleidingen tot en met hbo-niveau: VPS, CPS en MPS. Er bestaan een aantal beroepsregisters voor salarisadministrateurs. De registers hebben toelatingseisen op basis van vooropleiding en ervaring. De geregistreerde salarisadministrateurs moeten jaarlijks hun kennis verplicht op peil houden via een PEpuntensysteem (Permanente Educatie). Salarisadministrateurs met ervaring kunnen complexere salarisadministraties gaan voeren en uiteindelijk doorstromen naar functies als senior medewerker, teamleider, of hoofd salarisadministratie. Ook behoort een functie op een afdeling kennis, wet- en regelgeving bij een softwareleverancier of een interim functie bij een detacheringsbedrijf tot de mogelijkheden. Hij kan zich tevens specialiseren richting een P&Oof HR-functie. BCP Salarisadministrateur 8

9 1.4 Trends en innovaties Hieronder worden relevante ontwikkelingen voor het beroep beschreven. Trends en innovaties geven aan in hoeverre het beroep nog kan veranderen onder invloed van vernieuwingen. Het gaat hierbij om ontwikkelingen op de arbeidsmarkt, ontwikkelingen in wetgeving en overheidsregulering en ontwikkelingen in de beroepsuitoefening zelf (bijvoorbeeld technologische veranderingen of marktontwikkelingen in de sector). Arbeidsmarkt Wetgeving en regelgeving Voor informatie over de arbeidsmarkt wordt verwezen naar de jaarlijkse ECABO publicatie "Monitor arbeidsmarkt en beroepsonderwijs". Dit arbeidsmarktonderzoek wordt uitgevoerd door ECABO en is terug te vinden op Het arbeidsmarktperspectief voor de salarisadministrateur is voldoende tot goed. Er zijn ruim voldoende arbeidsplaatsen voor nieuwkomers op de arbeidsmarkt. Er is wel een trend waarneembaar dat het aantal hbo ers dat werkzaam is in de salarisadministratie toeneemt. Door de voortdurende wijzigingen in de administratieve eisen, de Arbo-wetgeving en fiscale wetgeving veranderen percentages, normbedragen en procedures in de salarisadministratie. Belastingwetten worden regelmatig aangepast en vernieuwd, dit heeft gevolgen voor de afwikkeling van de aangiften. De veranderde wet- en regelgeving moet tijdig en volledig in de eigen organisatie worden ingevoerd en dat heeft gevolgen voor de dagelijkse werkzaamheden. Deze veranderingen brengen onzekerheid voor zowel hoger als lager opgeleide beroepsbeoefenaren met zich mee. Indien het bedrijf of de instelling waar de salarisadministrateur werkt, niet juist omgaat met deze voorschriften, kan de belastingdienst zware sancties opleggen. De continue wijzigingen van wetten en regelingen zijn een belangrijke reden voor en het grote aanbod aan vakliteratuur, seminars en cursussen voor beroepsbeoefenaren. BCP Salarisadministrateur 9

10 Ontwikkelingen in de beroepsuitoefening Uitbesteding en centralisatie van salarisadministratie Niet alleen kleinere bedrijven, maar ook grote bedrijven en instellingen besteden steeds vaker de salarisverwerking uit aan grote salarisverwerkers, accountants- of administratiekantoren. Bij bedrijven die de salarisberekening uitbesteden, verandert de rol van de salarisadministrateur. Deze medewerker verloont niet meer, maar stuurt nog wel mutaties door, beheert de arbeidsvoorwaarden en verricht eventueel nog controles. Een groter deel van de beroepsgroep is werkzaam bij dienstverleners. Met Employee Self Service krijgen medewerkers zelf het beheer over hun personeelsgegevens, hiermee kan elke medewerker de eigen personalia bekijken en wijzigen. Alle wijzigingen worden dan na een digitaal akkoord automatisch doorgevoerd in de administratie. Verder centraliseren grote bedrijven en instellingen de lokale salaris- en financiële administraties in financial shared service centers. Dit betekent dat de salarisadministrateurs vanaf één centrale locatie de salarissen verwerken voor alle vestigingen van het bedrijf. Een aantal multinationals hebben hun financial shared service center verplaatst naar lagelonenlanden of zijn dit aan het voorbereiden. Dienstenpakket salarisverwerkers De dienstverleners die de salarisadministratie voor klanten verwerken, beschikken over een flexibel aanbod. Uitersten zijn enerzijds het verzorgen van de volledige salarisadministratie en anderzijds het uitvoeren van enkele minimale salarisberekeningen. Software en internettoepassingen zijn van grote invloed op de mogelijkheden binnen het dienstenpakket, waardoor het aandeel van standaardinvoer en mutaties in de werkzaamheden wordt geminimaliseerd. Het accent van het beroep salarisadministrateur zal langzaam verschuiven van verwerken naar adviseren en controleren. Evenals bij de dienstverlening in de accounts- en administratiekantoren wordt de salarisadministrateur gedwongen nieuwe ontwikkelingen op de voet te volgen en worden contacten met klanten intensiever. Adviesfunctie van de salarisadministrateur Het management en de klant willen steeds sneller beschikken over gegevens, adviezen en managementinformatie. Ze worden kritischer en verwachten meer transparantie in de werkzaamheden die door de salarisadministrateur worden verricht. De salarisadministrateur moet meer toelichten en meer laten zien (bijvoorbeeld grafisch visualiseren). BCP Salarisadministrateur 10

11 2 Overzicht van kerntaken en werkprocessen in het beroep In dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van de kerntaken en werkprocessen kenmerkend voor het beroep. Een kerntaak is een kenmerkende taak binnen de beroepsuitoefening. Het betreft een substantieel deel van de beroepsuitoefening naar omvang, tijdsbeslag, frequentie en/of belang. Een werkproces is een afgebakend onderdeel van een kerntaak. Het werkproces kent een begin en een eind, heeft een resultaat en wordt kenmerkend herkend in de beroepspraktijk. De werkprocessen worden in handelingen beschreven opdat duidelijk is wat de beroepsbeoefening inhoudt. Salarisadministrateur Kerntaak Werkproces Kerntaak 1 Verzamelt, controleert en muteert individuele en collectieve gegevens 1.1 Verzamelt gegevens en muteert en controleert stamgegevens 1.2 Verwerkt individuele en collectieve mutaties en controleert deze Kerntaak 2 Bereidt uitbetaling lonen, belastingen, afdrachten en loonaangifte voor 2.1 Bereidt de uitbetaling van lonen, belastingen en afdrachten voor 2.2 Treft voorbereidingen voor de loonaangifte Kerntaak 3 Verricht controles en verstrekt informatie over de salarisadministratie 3.1 Verricht controles 3.2 Informeert over salarisadministratie BCP Salarisadministrateur 11

12 3 Beschrijving van de kerntaken In dit hoofdstuk zijn de verschillende kerntaken in dit beroepscompetentieprofiel beschreven. Daarnaast worden in de rechterkolom de werkprocessen benoemd en resultaten die een werkproces moet opleveren 3.1 Kerntaak 1 Verzameld, Controleert en muteert individuele en collectieve gegevens Kerntaak 1 Verzamelt, controleert en muteert individuele Werkprocessen bij kerntaak 1 en collectieve gegevens Beschrijving werkproces: 1.1 Verzamelt gegevens en muteert De salarisadministrateur verzamelt alle benodigde gegevens en controleert stamgegevens voor de salarisverwerking en controleert de aangeleverde gegevens op volledigheid en plausibiliteit en of deze Competenties 1.1: geautoriseerd zijn. Vervolgens rangschikt hij de te Ethisch en integer handelen verwerken gegevens op prioriteit en voert hij de Analyseren stamgegevens in. Hij verzorgt de aan- of afmelding van Kwaliteit leveren medewerkers bij diverse instanties als de mutaties daartoe Instructies en procedures opvolgen aanleiding geven. Naderhand archiveert hij de gebruikte documenten. Resultaat: Toegankelijke, gecontroleerde en bruikbare informatie voor de salarisverwerking in de vorm van lijsten, registers en dossiers. Vakkennis en vakvaardigheden: Weten welke gegevens nodig zijn voor de salarisverwerking Kennis van mutaties in stamgegevens (wijziging NAW-gegevens, in diensttreding en ontslag, tijdelijk, of vast dienstverband, parttimefactor, salarisschaal) Kennis van periodieke mutaties zoals urenbriefjes, urenregistratie, verlof- en ziekteregistratie Vaardigheid met hulpmiddelen zoals salarisverwerkingssoftware, boekhoudkundig softwarepakket, tekstverwerker, en spreadsheet Mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels Kennis van (digitale) archiveringssystemen en archiveringsvereisten. Beschrijving werkproces: De salarisadministrateur zorgt ervoor dat het proces van mutatieaanlevering, mutatievastlegging en salarisberekening optimaal verloopt. Hij start de (proef)run van het geautomatiseerde salarisverwerkingspakket, en genereert vervolgens het verwerkingsverslag en de loonstroken. Hij controleert door steekproeven of de salarissen juist zijn berekend, vooral daar waar hij mutaties heeft aangebracht en waar hij een grotere kans op fouten voorziet. Hij herstelt verwerkingsfouten of doet een (schriftelijk) voorstel hoe de fout gecorrigeerd kan worden. Vervolgens draait hij loonstroken en eventueel de jaaropgaven uit. Hij genereert, verspreidt en archiveert diverse overzichten en rapportages zoals de loonstaat naar het management en/of de klant. Hij geeft mutaties in gegevens van medewerkers door aan externe instanties zoals de belastingdienst, verzekeraars en pensioenfondsen. Hij draagt zorg voor de dossiervorming. Piekbelasting komt regelmatig voor in de cyclus van de verloning en rondom de jaarwisseling. Daarnaast komen er regelmatig onverwachte situaties voor. Ondanks de vaak grote tijdsdruk moet de salarisadministrateur zijn werk zorgvuldig en correct doen. 1.2 Verwerkt individuele en collectieve mutaties en controleert deze Competenties 1.2: Ethisch en integer handelen Formuleren en rapporteren Vakdeskundigheid toepassen Analyseren Leren Kwaliteit leveren Met druk en tegenslag omgaan Instructies en procedures opvolgen BCP Salarisadministrateur 12

13 Resultaat: Correcte loonstroken en jaaropgaaf voor medewerkers. Rapportage cumulatieve totalen van salarissen en loonkosten (loonstaat). Mondelinge en/of schriftelijke toelichtingen op correcties. Diverse overzichten en rapportages, op verzoek van het management. Vakkennis en vakvaardigheden Inzicht in de bedrijfsprocessen rond de salarisverwerking en de werkzaamheden van de afdelingen P&O en Financiën Kennis loonheffing Kennis arbeidsrecht Kennis van overige wetgeving, in het bijzonder de Wet Bescherming Persoonsgegevens, Wet Arbeid en Zorg, Wet Walvis en WFSV Rekenvaardigheid voor het controleren van gemuteerde salarisgegevens. Vaardigheid met hulpmiddelen zoals het handboek loonheffingen, fiscaal memo, CAO, gespecialiseerde websites, almanakken, personeelsgids etc. Vaardigheid met hulpmiddelen zoals salarisverwerkingssoftware, tekstverwerker, spreadsheet en . Kennis van (digitale) archiveringssystemen en archiveringsvereisten Mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels Toelichting: Integriteit versus klantentevredenheid De salarisadministrateur staat voor de opgave zijn integriteit te bewaren en goed in te schatten wat de gevolgen zijn van het overtreden van de regelgeving voor de eigen organisatie en voor de medewerker(s) of klant(en). Hij maakt in geval van geconstateerde misstappen een aantekening en licht zijn leidinggevende in. Zelfstandigheid versus verantwoording De salarisadministrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De salarisadministrateur moet bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega of zelfs aan een externe functionaris met de juiste expertise moet doorspelen. Vertrouwelijkheid De salarisadministrateur werkt met zeer vertrouwelijke privégegevens en bedrijfsinformatie en kan tevens vroegtijdig op de hoogte zijn van maatregelen die genomen gaan worden in een bedrijf en de effecten daarvan op personen. Hij moet ten aanzien van deze informatie altijd de vertrouwelijkheid in acht nemen. BCP Salarisadministrateur 13

14 3.2 Kerntaak 2 Bereidt uitbetaling lonen, belastingen, afdrachten en loonaangifte voor Kerntaak 2 Bereidt uitbetaling lonen, belastingen, afdrachten en loonaangifte voor Beschrijving werkproces: De salarisadministrateur draagt er zorg voor dat het proces voor de loonaangifte en verantwoording van de loonkosten optimaal verloopt. Hij genereert de loonjournaalpost en controleert deze. Hij stelt het voorstel op voor de te betalen lonen, belastingen en afdrachten. Hij biedt dit ter fiattering aan bij zijn leidinggevende, zodat het doorgestuurd kan worden voor verdere fiattering en uitbetaling. Werkprocessen bij kerntaak Bereidt de uitbetaling van lonen, belastingen en afdrachten voor Competenties 2.1: Analyseren Kwaliteit leveren Met druk en tegenslag omgaan Instructies en procedures opvolgen Resultaat: Correcte loonjournaalpost. Correct en tijdig ingediend betalingsvoorstel voor lonen, belastingen en afdrachten. Vakkennis en vakvaardigheden Inzicht in de bedrijfsprocessen rond de salarisverwerking en de werkzaamheden van de afdelingen P&O en Financiën Kennis loonheffing Kennis arbeidsrecht Kennis van overige wetgeving, in het bijzonder de Wet Bescherming Persoonsgegevens, Wet Arbeid en Zorg, Wet Walvis en WFSV Vaardigheid met hulpmiddelen zoals het handboek loonheffingen, fiscaal memo, CAO, gespecialiseerde websites, almanakken, personeelsgids etc. Boekhoudkundige kennis (loonjournaalpost) Rekenvaardigheid voor het controleren van gemuteerde salarisgegevens Kennis van (digitale) archiveringssystemen en archiveringsvereisten Vaardigheid met hulpmiddelen zoals salarisverwerkingssoftware, boekhoudkundig softwarepakket, tekstverwerker, spreadsheet en Mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels Beschrijving werkproces: De salarisadministrateur controleert de benodigde gegevens (meestal de loonjournaalpost) op volledigheid en correctheid. Hij controleert de berekeningen, vergelijkt de aangifte met die van eerdere periodes en noteert eventuele bijzonderheden. Hij voert aanvullingen op de loonaangifte in (bijv. vermindering voor speur- en ontwikkelingswerk) en biedt deze ter controle en ter fiattering aan bij zijn leidinggevende. Hij werkt het fiscale bedrijfs- of klantendossier bij en archiveert de gebruikte documenten. Resultaat: Correcte loonaangifte. Bijgewerkt fiscaal (klanten)dossier met aantekeningen. 2.2 Treft voorbereidingen voor de loonaangifte Competenties 2.2: Formuleren en rapporteren Analyseren Kwaliteit leveren Met druk en tegenslag omgaan Instructies en procedures opvolgen Vakkennis en vakvaardigheden Kennis van wettelijke richtlijnen voor loonaangiften Kennis van (digitale) archiveringssystemen en archiveringsvereisten Rekenvaardigheid voor financiële toepassingen Vaardigheid met hulpmiddelen zoals internet, boekhoudkundig softwarepakket en/of digitale aangifteprogrammatuur Mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels BCP Salarisadministrateur 14

15 Toelichting: Integriteit versus klantentevredenheid De salarisadministrateur staat voor de opgave zijn integriteit te bewaren en goed in te schatten wat de gevolgen zijn van het overtreden van de regelgeving voor de eigen organisatie en voor de medewerker(s) of klant(en). Hij maakt in geval van geconstateerde misstappen een aantekening en licht zijn leidinggevende in. Zelfstandigheid versus verantwoording De salarisadministrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De salarisadministrateur moet bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega of zelfs aan een externe functionaris met de juiste expertise moet doorspelen. Vertrouwelijkheid De salarisadministrateur werkt met zeer vertrouwelijke privégegevens en bedrijfsinformatie en kan tevens vroegtijdig op de hoogte zijn van maatregelen die genomen gaan worden in een bedrijf en de effecten daarvan op personen. Hij moet ten aanzien van deze informatie altijd de vertrouwelijkheid in acht nemen. BCP Salarisadministrateur 15

16 3.3 Kerntaak 3 Verricht controles en verstrekt informatie over de salarisadministratie Kerntaak 3 Verricht controles en verstrekt informatie over de salarisadministratie Beschrijving werkproces: De salarisadministrateur controleert periodiek of de juiste lonen zijn berekend en of de juiste lonen en afdrachten uitbetaald zijn. Hiervoor verricht hij diverse vierkants- of verbandscontroles en controleert hij de loonsom t.o.v. de voorgaande perioden. Hij controleert tevens de inhoud van het collectieve deel van de loonaangifte en zorgt voor inzending en afdracht aan de belastingdienst. Hij maakt indien gewenst budgetprognoses van de totale loonsom en rapporteert de diverse controles aan de belanghebbenden. Werkprocessen bij kerntaak Verricht controles Competenties 3.1: Formuleren en rapporteren Vakdeskundigheid toepassen Analyseren Kwaliteit leveren Instructie en procedures opleveren Resultaat: Uitslagen van de controles verwerkt in diverse rapportages en eventueel nader gespecificeerd in notities. Vakkennis en vakvaardigheden Inzicht in de bedrijfsprocessen rond de salarisverwerking en de werkzaamheden van de afdelingen P&O en Financiën Kennis loonheffing Kennis arbeidsrecht Kennis van overige wetgeving, in het bijzonder de Wet Bescherming Persoonsgegevens, Wet Arbeid en Zorg, Wet Walvis en WFSV Vaardigheid met hulpmiddelen zoals het handboek loonheffingen, fiscaal memo, CAO, gespecialiseerde websites, almanakken, personeelsgids etc. Rekenvaardigheid voor het controleren van gemuteerde salarisgegevens. Kennis van (digitale) archiveringssystemen en archiveringsvereisten Vaardigheid met hulpmiddelen zoals salarisverwerkingssoftware, tekstverwerker, spreadsheet en Mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels Beschrijving werkproces: De salarisadministrateur werkt mee aan, en neemt zonodig initiatief tot de schriftelijke informatie over de beloning aan betrokkenen (medewerkers van zijn organisatie of klanten waarvoor de salarisadministratie wordt verzorgd), bijvoorbeeld als er veranderingen zijn in de salarisopbouw en voor het wegwijs maken van nieuwkomers in de organisatie. Hij instrueert medewerkers van de eigen organisatie of van klantorganisaties waarvoor de salarisadministratie wordt verzorgd, welke informatie hij van hen nodig heeft, en hoe en wanneer zij deze gegevens moeten aanleveren. Verder beantwoordt hij vragen en reageert op klachten van collega s en/of klanten over het salaris, onkostenvergoedingen, belastingen enz. 3.2 Informeert over salarisadministratie Competenties 3.2: Aandacht en begrip tonen Relaties bouwen en netwerken Formuleren en rapporteren Op de behoeften en verwachtingen van de klant richten Resultaat: Goed geïnformeerde en tevreden collega s en klanten (wat betreft de salarisadministratie). Vakkennis en vakvaardigheden Mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en een moderne vreemde taal, bij voorkeur Engels Vaardigheid met hulpmiddelen zoals het handboek loonheffingen, fiscaal memo, CAO-gids, gespecialiseerde websites, almanakken etc. Vaardigheid met hulpmiddelen zoals salarisverwerkingssoftware, tekstverwerker en . BCP Salarisadministrateur 16

17 Toelichting: Integriteit versus klantentevredenheid De salarisadministrateur staat voor de opgave zijn integriteit te bewaren en goed in te schatten wat de gevolgen zijn van het overtreden van de regelgeving voor de eigen organisatie en voor de medewerker(s) of klant(en). Hij maakt in geval van geconstateerde misstappen een aantekening en licht zijn leidinggevende in. Zelfstandigheid versus verantwoording De salarisadministrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De salarisadministrateur moet bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega of zelfs aan een externe functionaris met de juiste expertise moet doorspelen. Vertrouwelijkheid De salarisadministrateur werkt met zeer vertrouwelijke privégegevens en bedrijfsinformatie en kan tevens vroegtijdig op de hoogte zijn van maatregelen die genomen gaan worden in een bedrijf en de effecten daarvan op personen. Hij moet ten aanzien van deze informatie altijd de vertrouwelijkheid in acht nemen. BCP Salarisadministrateur 17