PRESENTATIEVAARDIGHEDEN

PRESENTATIEVAARDIGHEDEN INLEIDING Van academici wordt steeds vaker verwacht dat ze in staat zijn om voor een publiek een presentatie te houden. Ze moeten bijvoorbeeld een lezing kunnen geven op een congres of een symposium. Of ze moeten hun onderzoeksresultaten kunnen presenteren aan vakgenoten. Maar ook van afgestudeerden die niet in de wetenschap maar in het bedrijfsleven werkzaam zullen zijn, verwacht men vroeg of laat dat ze een presentatie geven of een publiek toespreken. Een presentatie heeft als belangrijkste doel om een boodschap over te brengen op de luisteraars. De spreker moet daarom zijn boodschap op zo n manier overbrengen dat de luisteraars die boodschap begrijpen en aanvaarden. De begrijpelijkheid van de boodschap is afhankelijk van de opbouw van de presentatie, de samenhang en de formulering. De aanvaardbaarheid is afhankelijk van de gekozen stijl en de argumenten die worden aangevoerd. Wie een publiek gaat toespreken dient voor ogen te houden dat een gemiddelde luisteraar slechts ongeveer 10% onthoudt van wat er verteld wordt. Een presentatie leent zich daarom beter voor het uitzetten van grote lijnen dan om gedetailleerde informatie over te brengen. Tijdens dit onderdeel oefenen studenten in het geven van presentaties voor een publiek. Alle onderwerpen die bij het presenteren van een verhaal van belang zijn, komen in de syllabus aan bod. Allereerst wordt aandacht besteed aan de voorbereiding op een presentatie. Dan komen de zaken aan bod die de presentatie zelf beïnvloeden, zoals houding en stemgebruik. Vervolgens worden tips gegeven voor het gebruik van audiovisuele hulpmiddelen. Tot slot worden tips gegeven om na een presentatie vragen te beantwoorden. Er is een lijst opgenomen met literatuur over mondeling presenteren. Aansluitend tref je nog een checklist aan voor de voorbereiding van de presentatie en een voorbeeld van een spreekschema. 1. HET VOORBEREIDEN VAN EEN PRESENTATIE Om een effectieve voordracht te kunnen houden, is de voorbereiding van essentieel belang. De voorbereiding van een presentatie bestaat uit het kiezen van een onderwerp, het bepalen van het doel, het structureren van de tekst en het afstemmen op een publiek van luisteraars. Verder bestaat de voorbereiding uit een aantal praktische zaken, zoals het maken van een spreekschema, het oefenen en timen van de voordracht en het verkennen van de locatie. In dit hoofdstuk zullen de aspecten van de voorbereiding van een presentatie aan bod komen. Een onderwerp kiezen Wie ergens een voordracht moet houden, weet vaak al waarover het moet gaan. Een spreker wordt immers meestal uitgenodigd met een bepaalde reden: een onderzoek presenteren, een 1

lezing over een thema houden, specifieke ervaringen overbrengen. Zelden komt het voor dat een spreker helemaal vrij is in de keuze voor een onderwerp. Als je helemaal vrij bent in de keuze voor een onderwerp, is het aan te raden om een onderwerp te kiezen dat je interesse heeft. Als je een onderwerp interessant vindt, kun je dat makkelijker op boeiende en enthousiaste manier overbrengen. Ook is de voorbereiding dan makkelijker: je hebt al enige basiskennis waarop je kunt steunen. Stem de keuze van het onderwerp ook af op de interesse van het publiek. Luisteraars komen met een bepaalde reden naar een presentatie luisteren: ze zijn nieuwsgierig naar een onderwerp of ze willen juist op de hoogte blijven van recente ontwikkelingen. Neem de voorkennis van de luisteraars als uitgangspunt en probeer je te verdiepen in wat zij graag van jou zouden willen vernemen. Niemand gaat naar een lezing om daar reeds bekende zaken te vernemen. Daarom moet een presentatie niet alleen aansluiten op voorkennis van de luisteraars, een presentatie moet hun ook iets nieuws kunnen bieden: nieuwe informatie, een nieuwe invalshoek, nieuwe methoden. Probeer wel een juiste verhouding te vinden tussen al bekende en nieuwe informatie: een presentatie met te veel bekende informatie is al gauw saai en een presentatie met te veel nieuwe informatie niet te volgen. Samenvattend: kies een onderwerp dat je interesse heeft stem af op de interesses van het publiek sluit aan op de voorkennis van het publiek zorg voor nieuwswaarde Het doel bepalen Nu het onderwerp van de presentatie bekend is, moet het doel vastgesteld worden. Het doel van de presentatie is niet hetzelfde als het onderwerp. Wie bijvoorbeeld een presentatie houdt met als onderwerp studieverenigingen, kan verschillende doelen nastreven. Zo kan hij voor aankomende studenten een overzicht geven van bestaande studieverenigingen en hun specifieke eigenschappen. De spreker heeft dan tot doel de luisteraars te informeren over studieverenigingen en belangenorganisaties. Maar ook kan hij een bepaalde conclusie verdedigen tegenover een publiek. Hij kan bijvoorbeeld betogen dat het zinvol is om lid te worden van een studievereniging. De spreker heeft dan tot doel de luisteraars te overtuigen van een stelling of conclusie. Zoals uit het bovenstaande blijkt, is het doel van de presentatie dus niet gelijk aan het onderwerp. Ook de invalshoek kan verschillen: je kunt betogen dat het je studie ten goede komt om lid te worden van een vereniging, maar ook juist dat het je studie niet ten goede komt. Het is kortom van essentieel belang van tevoren vast te stellen welke boodschap overgebracht gaat worden en met welk doel: informeren of overtuigen. Houd rekening met de beschikbare tijd bij het vaststellen van onderwerp en doel van de presentatie. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om in tien minuten een overzicht te geven INLEIDING EUROPESE STUDIES (ONDERZOEKSVAARDIGHEDEN) 2

van de Westerse kunstgeschiedenis van de afgelopen 2000 jaar. Zorg ervoor dat onderwerp en doel passen bij de beschikbare tijd, zodat de presentatie niet te globaal en daardoor te vaag wordt. Samenvattend: stel het doel van je presentatie vast: informeren of overtuigen kies een invalshoek kies onderwerp en doel passend bij de beschikbare tijd De tekst structureren Als je wilt dat luisteraars jouw voordracht goed kunnen volgen, moet je ervoor zorgen dat de presentatie goed gestructureerd is. Een goed gestructureerde voordracht is voor luisteraars namelijk veel beter te volgen dan een presentatie waarin geen logische lijn te vinden is. Wanneer luisteraars de logische lijn goed kunnen volgen, begrijpen ze de inhoud beter en komt ze de boodschap aan die de spreker wil overbrengen. Bij slecht gestructureerde presentaties dwalen luisteraars vaak af met hun gedachten. Een goed gestructureerde presentatie bevat uitsluitend informatie die relevant is voor het doel van de presentatie. Irrelevante informatie leidt de aandacht van de luisteraars af: ze gaan zich afvragen waarom de spreker deze informatie verstrekt. Aan de andere kant mogen relevante onderdelen niet ontbreken. Als een luisteraar noodzakelijke informatie moet ontberen, zal de inhoud van de presentatie hem deels ontgaan. 2. DE OPBOUW Een presentatie heeft altijd de logische lijn: inleiding - kern - slot. Elk onderdeel kent specifieke eisen die hieronder in aparte paragrafen besproken zullen worden. De inleiding De inleiding van een presentatie heeft verschillende functies: in de inleiding moet de aandacht van het publiek worden getrokken en moeten de luisteraars op de hoogte worden gebracht van onderwerp, doel en aanpak van de voordracht. Daarnaast kunnen luisteraars tijdens de inleiding wennen aan de spreker en vormen ze zich een beeld van het verdere verloop; ze bepalen grotendeels of ze de spreker sympathiek vinden of niet en of ze de voordracht geboeid gaan beluisteren of niet. Met andere woorden: tijdens de inleiding worden veel zaken vastgelegd die bepalend zijn voor het slagen van de presentatie. Een spreker heeft invloed op het beeld dat luisteraars zich van hem en de toespraak vormen. In de inleiding horen de volgende elementen thuis: 1. groet het publiek 2. stel jezelf voor (als dat niet door iemand anders is gedaan) 3. trek de aandacht van het publiek met een pakkende opening 4. introduceer het onderwerp en het doel van de presentatie 3

5. kondig de aanpak en lengte van de presentatie aan Deze volgorde hoeft niet per se aangehouden te worden: wie bijvoorbeeld eerst met een pakkende opening wil komen voordat hij zichzelf voorstelt, kan 2. en 3. omdraaien. Er hoeft ook geen herkenbare scheiding aangebracht te worden tussen de onderdelen. Wie bijvoorbeeld zegt: De komende tien minuten wil ik benutten om u over te halen om geheelonthouder te worden, heeft onderwerp, doel en lengte van de presentatie in één zin aangekondigd. Een spreker kan dus variëren in de volgorde. Een spreker kan op verschillende manieren de aandacht van de luisteraars trekken. Hieronder volgen enkele voorbeelden. De retorische vraag: Wat zou u ervan vinden als uw naam in de krant komt? De spreker geeft een verrassende wending aan de voordracht: eerst lijkt het aantrekkelijk om je naam in de krant te krijgen. Echter, de voordracht gaat over het gebruik van veiligheidsgordels in de auto: zonder gordels is de kans groter dat je een auto-ongeluk niet overleeft en dat je naam dus in de krant verschijnt, bij de rouwadvertenties wel te verstaan. Een andere opening is de anekdote: Ik zat laatst in de trein naast een mevrouw die schijnbaar zeer geboeid zat te lezen in De vriendschap van Connie Palmen. Ik vroeg me juist af... Een onderhoudende of verrassende anekdote heeft altijd de aandacht van de luisteraars. Let er wel op dat de anekdote relevant is voor het onderwerp en dat het verband tussen anekdote en de rest van de presentatie niet vergezocht is. Dat kan namelijk juist averechts werken. Een spreker kan ook de belangstelling wekken door de luisteraars bij het onderwerp te betrekken: Binnen 48 uur zal een van de aanwezigen in de zaal het slachtoffer zijn van een misdrijf. of door het onderwerp te betrekken op een persoonlijke ervaring: Als student heb ik niet veel geld te besteden. Ik leef van een basisbeurs en moet regelmatig aan het einde van de maand de keuze maken of ik liever een studieboek aanschaf of de rest van de maand nog vlees en fruit kan eten. Toch ga ik nu 25,- storten op rekening van de kankerstichting. Een vriend van mij heeft pas geleden namelijk te horen gekregen dat hij botkanker heeft. Daardoor ben ik gaan beseffen wat het betekent om kanker te hebben. De kankerstichting kan veel goeds doen met ons geld. In het komende halfuur zal ik u vertellen welke onderzoeken worden gesubsidieerd door de kankerstichting. Tot slot kan de spreker zijn publiek ook schokken of provoceren: Vandaag is er om 13.00 uur een man vergast. Het duurde 21 minuten en 6 seconden voordat hij helemaal dood was. Hij kreeg de doodstraf acht jaar geleden, omdat hij werd veroordeeld INLEIDING EUROPESE STUDIES (ONDERZOEKSVAARDIGHEDEN) 4

voor een misdrijf dat hij niet had gepleegd. Hij is onschuldig om het leven gebracht, hij is vermoord. Er zijn natuurlijk nog talloze manieren om de aandacht van het publiek te trekken. De opening moet in elk geval passen bij het onderwerp en niet een te ver verwijderd verband leggen. Begin niet met een sheet of een dia. De aandacht van de luisteraars is in het begin van de presentatie gericht op de spreker: die heeft iets te vertellen. Vermijd ook liever de clichés, zoals het citaat (Hamlet zei het al: To be or not to be, that s the question ), de oudheid (De Grieken/Romeinen wisten het al...), het huidige bestaan (De wereld wordt steeds sneller/complexer/et cetera.) of de anekdote over hoe de spreker hier verzeild raakte (Toen ik werd uitgenodigd om hier te komen spreken, dacht ik...). Zulke openingen worden zo vaak gebruikt dat ze nauwelijks aandacht trekken, maar eerder verveling opwekken. De kern In de kern wordt het onderwerp uitgewerkt dat in de inleiding is aangekondigd. Doel van een presentatie is dat luisteraars begrijpen en onthouden wat de spreker vertelt. Daarom is het van belang dat de kern goed gestructureerd is: de informatie kan dan beter worden opgenomen en onthouden. De opbouw van de kern moet voldoen aan twee eisen: eenvoud overzichtelijkheid De kern voldoet aan de eis van eenvoud als het onderwerp wordt opgedeeld in een aantal kernpunten. De informatie wordt opgedeeld in een aantal kleinere deelonderwerpen. Let erop dat je de presentatie niet versnippert tot talloze details. Hoe minder kernpunten een presentatie heeft, hoe beter de informatie overkomt. Elk kernpunt moet zo eenvoudig mogelijk worden gehouden en in elk geval worden geïllustreerd met voorbeelden. De kern moet ook overzichtelijk zijn voor de luisteraars. Deze eis houdt in dat de kernpunten in een logische volgorde worden gepresenteerd. Overzichtelijkheid hangt ook af van het doel van de presentatie. Wie luisteraars wil informeren over een bepaald onderwerp kiest een indeling die het meest geschikt is voor het onderwerp. Een presentatie over het ontstaan van de Renaissance kan bijvoorbeeld geografisch worden ingedeeld: de ontwikkelingen worden dan per land beschreven. Maar ook zou de spreker voor een thematische indeling kunnen kiezen per kunstvorm: literatuur, muziek, beeldende kunst. Een chronologische ordening is eveneens denkbaar: de spreker zet uiteen hoe de Renaissance zich ontwikkelde per tijdvak. Kortom, het is afhankelijk van het onderwerp en de invalshoek hoe een informatieve presentatie wordt ingedeeld. Voor een presentatie die tot doel heeft de luisteraars te overtuigen van een bepaalde visie of een standpunt, is het van belang dat de argumenten overzichtelijk worden gepresenteerd. Luisteraars zullen niet gauw overtuigd raken door een reeks argumenten die 5

onderling geen enkele samenhang vertonen en waarvan niet duidelijk is op welke manier ze het standpunt onderbouwen. Argumenten zijn effectiever wanneer ze in een logische volgorde en met een duidelijke samenhang op de luisteraar worden overgebracht. De structuur van de presentatie wordt voor de luisteraar nog duidelijker wanneer de spreker expliciet aangeeft dat hij overgaat op een nieuw kernpunt van de voordracht. De spreker moet dus niet alleen in de inleiding aankondigen hoe de presentatie is opgebouwd, maar dit ook steeds herhalen tijdens de presentatie: Hiervoor heb ik uiteengezet hoe eenvoudig iemand besmet kan raken met het AIDS-virus. Nu wil ik meer vertellen over hoe de eerste symptomen zich openbaren. Luisteraars onthouden de informatie veel beter wanneer de hoofdpunten worden geïllustreerd met voorbeelden en concretiseringen. Zo kunnen luisteraars zich een beeld vormen van het onderwerp. Ga bij het verzinnen van voorbeelden altijd uit van het menselijk voorstellingsvermogen. De uitspraak Het is belangrijk dat we de auto zo veel mogelijk laten staan is te abstract om echt te gaan leven bij het publiek. Het publiek gelooft wel dat het belangrijk is, maar de volgende uitspraak spreekt meer tot de verbeelding: Als wij niet het autogebruik tot de helft terugdringen voor het jaar 2000, dan is de atmosfeer binnen 25 jaar zodanig vervuild dat wij niet meer zonder zuurstofmasker de straat op kunnen. Wie statistieken of cijfermatige gegevens moet presenteren, doet er zeker goed aan de getallen te concretiseren. Getallen blijven vaak niet in het geheugen hangen. De uitspraak Een topsporter eet dagelijks 4000 tot 5000 calorieën is minder concreet dan: Een topsporter eet dagelijks 4000 tot 5000 calorieën. Dat komt overeen met tien boterhammen met kaas, drie glazen melk, drie bananen, twee appels, drie borden spaghetti met saus, twee patatmet en drie repen chocolade. De luisteraar kan nu op basis van eigen ervaring inschatten of 4000 tot 5000 calorieën veel is of niet. Het slot Een spreker mag het slot van zijn presentatie niet afraffelen. Afsluiten met een opmerking als: Dat was het, of Ik zie dat ik geen tijd meer heb, dus ik zal het hier maar bij laten is niet alleen fantasieloos, de spreker laat zo ook een kans liggen om zijn presentatie kracht bij te zetten. In de afsluiting moet de spreker in elk geval het doel en de kernboodschap van de presentatie herhalen, en een kort overzicht geven van de kernpunten. De luisteraars onthouden zo beter waar de presentatie over ging, en welke informatie van belang was. Vaak doen sprekers ook een appèl op de luisteraars. Dat is het geval bij overtuigende presentaties. Wie een duidelijk appèl doet op de luisteraars brengt daarmee nogmaals de kern over: Als je dus stage wil lopen in buitenland, denk dan aan mijn betoog en zorg ervoor dat je de ambassade en andere belangrijke instanties weet te vinden. INLEIDING EUROPESE STUDIES (ONDERZOEKSVAARDIGHEDEN) 6

Zoals bij de inleiding werd aangeraden om te beginnen met een aandachtstrekker, is het ook aan te bevelen om te eindigen met een pakkend slot. Een pakkend slot zet de boodschap nog eens kracht bij, en zorgt ervoor dat de presentatie een evenwichtig geheel vormt. Er zijn verschillende manieren om een presentatie af te sluiten. Hierboven is al het appèl genoemd. De spreker kan ook eindigen met een vraag aan het publiek: Wilt u nu nog steeds graag uw naam in de krant zien? De technieken voor een pakkende opening gelden eveneens voor het afsluiten van de presentatie. Deze paragraaf wordt afgesloten met nog een voorbeeld van een pakkend slot, uitgesproken door Nelson Mandela bij zijn vrijlating van Robbeneiland: Tot slot wil ik terugkomen op mijn eigen woorden tijdens het verhoor bij mijn arrestatie in 1964. Ze gelden vandaag nog evenzeer als toen: Ik heb gevochten tegen blanke overheersing, en ik heb gevochten tegen zwarte overheersing. Ik heb het ideaal gekoesterd van een democratische en vrije samenleving waarin iedereen in harmonie en met gelijke kansen samenleeft. Dat is een ideaal waarvoor ik leef en dat ik hoop te bereiken. Maar als het nodig is, is het ook een ideaal waarvoor ik bereid ben te sterven. 3. PRAKTISCHE VOORBEREIDING Een spreekschema maken Op congressen en symposia zijn er dikwijls sprekers die hun hele presentatie voorlezen. Vaak gebeurt dat omdat de spreker nerveus is, bang om de lijn van het verhaal kwijt te raken of om delen weg te laten die van belang zijn. Maar het gebeurt ook uit gewoonte of uit luiheid: uit het hoofd spreken vergt meer voorbereiding. Om een boodschap op het publiek te laten overkomen, is het van belang dat een spreker op natuurlijke wijze spreekt en oogcontact met het publiek kan maken. Natuurlijk hoeft iemand niet de hele presentatie uit het hoofd te leren om dit te bereiken. Het is het beste om gebruik te maken van een spreekschema. Een spreekschema is een schematische weergave van de presentatie. In een spreekschema worden de volgende elementen opgenomen: de inleiding, deels of helemaal uitgeschreven de kern met de kernpunten, aangeduid met steekwoorden de overgangen tussen de verschillende kernpunten details die moeilijk zijn te onthouden, zoals cijfers en citaten aanwijzingen voor het gebruik van hulpmiddelen, zoals sheets de afsluiting, aangeduid met steekwoorden of deels uitgeschreven 7

Let erop dat uitgeschreven delen in spreektaal zijn opgenomen; gebruik dus geen lange, ingewikkelde zinnen of abstracte termen die niet toegelicht worden. Zorg er ook voor dat het spreekschema in een grote letter is geschreven of uitgeprint. Als de letters te klein zijn, loopt de spreker het risico toch te veel naar het blaadje te turen. De aantekeningen moeten goed leesbaar zijn, zodat de spreker slechts een korte blik erop hoeft te werpen. Een spreekschema kan op één of twee vellen A4 uitgeschreven worden, zodat het op een katheder of tafel gelegd kan worden. Sommige sprekers maken een spreekschema op losse kaartjes, die ze tijdens het spreken gemakkelijk in de hand kunnen houden. Er bestaat geen voorkeur voor een van beide. Een spreker kan zelf kiezen voor een systeem waar hij zich het prettigst bij voelt. Aan het eind van dit hoofdstuk is een voorbeeld van een spreekschema opgenomen. De presentatie oefenen Het is zeer nuttig om de presentatie eerst een paar maal te oefenen, omdat je zo een aantal zaken kunt nagaan voordat je voor een publiek gaat spreken. Ten eerste kun je nagaan of de tekst goed is uit te spreken: struikel je niet over woorden ( deontische praxiologie ) of zinnen ( In die tijd poetste de koetsier de postkoets zelf )? Ten tweede kun je nagaan of je alle informatie hebt om een vloeiend verhaal te vertellen: ontbreekt er geen belangrijke informatie, gaan de overgangen tussen inleiding, kern en slot soepel, en tussen de kernpunten, ga je makkelijk met de hulpmiddelen om? Tot slot kun je bij het oefenen nagaan of je de tijd vult, of dat je te kort of juist te lang aan het woord zult zijn. De presentatie is grondig voorbereid als de volgende fasen zijn doorlopen: korte doorloop zonder publiek bijstellen van het spreekschema volledige doorloop met iemand als publiek Tijdens de korte doorloop zonder publiek oefen je door de presentatie voor jezelf hardop uit te spreken. Ga na of de voordracht compleet is en of het verhaal enigszins vloeiend verteld kan worden. Neem de tijd op. Bedenk wel dat sprekers voor een publiek vaak sneller praten door de spanning. Oefen daarom ook in rustig spreken, normaal doorademen tijdens het spreken en pauzes inlassen. Op basis van de ervaringen uit de eerste fase kan het spreekschema bijgesteld worden als dat nodig is gebleken. Kijk ook nog eens kritisch naar de opening (is die pakkend en passend?), de voorbeelden (ondersteunen die de kernpunten?) en het slot (komt de boodschap duidelijk over? Is de afsluiting pakkend?). Vraag bij de volledige doorloop of iemand bereid is kritisch naar het verhaal te luisteren. Oefen de presentatie volledig, dus ook met de hulpmiddelen. Natuurlijk hebben de meeste INLEIDING EUROPESE STUDIES (ONDERZOEKSVAARDIGHEDEN) 8

mensen thuis geen overhead- of diaprojector, maar probeer de situatie zo goed mogelijk na te bootsen. Neem de tijd op. Eventueel kun je jezelf opnemen op cassette- of videorecorder. De locatie verkennen Probeer vooraf de locatie te verkennen. Het is prettig om alvast een beeld te hebben van de zaal, omdat dat ook een deel van de zenuwen kan wegnemen. Bovendien kun je zo nagaan of er apparatuur aanwezig is, of dat er apparatuur besteld moet worden. Je kunt kijken hoe groot de zaal is waar je gaat spreken, en vaststellen of het nodig is om een microfoon te gebruiken. Wie in het buitenland gaat spreken doet er goed aan om vanuit Nederland al te informeren welke faciliteiten er in het gastland aanwezig zijn. Zo is het in veel Afrikaanse landen niet mogelijk om te kopiëren en zijn er geen overheadprojectors aanwezig. Het is in zo n geval beter om hier alvast de hand-outs te kopiëren en te besluiten het gebruik van sheets achterwege te laten. Wie zich vooraf goed laat informeren, komt niet voor verrassingen te staan. 4. HET HOUDEN VAN EEN PRESENTATIE In het vorige hoofdstuk is aandacht besteed aan de voorbereiding van een presentatie. Maar het slagen van een presentatie is niet alleen afhankelijk van een goede voorbereiding, hoewel die zeker niet achterwege mag blijven. Ook de manier waarop de spreker zijn verhaal brengt, is van invloed op het succes van de presentatie. In dit hoofdstuk komen de verschillende aspecten aan bod die een rol spelen bij de presentatie: het omgaan met zenuwen, de houding, het stemgebruik en het maken van contact met het publiek. Omgaan met zenuwen De meeste mensen hebben last van zenuwen wanneer ze een publiek moeten toespreken. Ze krijgen last van natte handen, een onbestemd gevoel in de buik, of ze gaan trillen. Zelfs ervaren sprekers zijn nog regelmatig nerveus vlak voordat ze op gaan treden, en vinden het zelfs een slecht voorteken wanneer ze niet een lichte spanning voelen. Een zekere mate van nervositeit hoort dus bij het spreken in het openbaar. Zenuwen hebben niet altijd een slechte uitwerking. Ze helpen je op cruciale momenten beter te presteren en ze zorgen ervoor dat je je beter concentreert op de prestatie. Vervelend is het wanneer de zenuwen zo hoog gaan opspelen dat ze je verlammen : je komt niet meer uit je woorden of krijgt zelfs een black-out. Er zijn manieren om de zenuwen de baas te blijven. In deze paragraaf volgen enkele tips om met nervositeit om te gaan: Zorg voor een goede voorbereiding Of de presentatie een succes wordt, hangt niet af van het toeval of een goede bui. Als je je toespraak goed voorbereidt, dan heb je de situatie beter onder controle. Zorg er daarom voor dat je goed nagedacht hebt over wat je gaat vertellen en in welke volgorde, maak een 9

duidelijk spreekschema, oefen zo veel mogelijk en zorg ervoor dat je de zaal kent waar je gaat spreken. Zo kun je je een beeld vormen van het verloop van de presentatie en voorkom je dat je in paniek raakt van onverwachte zaken. Wijk niet af van de dagelijkse routine Doe op de dag van de presentatie alle dingen die je normaal gesproken ook zou doen: de krant lezen, naar college gaan, sporten. Sla ook geen maaltijden over. Wie last heeft van spreekangst, krijgt waarschijnlijk geen hap door zijn keel. Toch is het beter om jezelf wel te dwingen iets te eten: honger kan zenuwachtigheid namelijk versterken en daarmee ben je verder van huis. Licht eten kan geen kwaad, maar niet eten is uit den boze. Probeer de zenuwen te benutten Zorg ervoor dat de zenuwen niet de overhand krijgen door ze te benutten. Zenuwen zijn geen teken van zwakte; ze kunnen je juist tot betere prestaties drijven. Probeer de zenuwen niet te associëren met angst, maar met opwinding of aangename spanning (zoals je dat kunt voelen bij een spannende film). Sta jezelf toe fouten te maken Iedere spreker verspreekt zich wel eens, ook in gewone conversaties gebeurt dat zeer frequent. Het is daarom geen schande als je even niet uit je woorden komt; de meeste toehoorders zullen het niet eens merken, zo gewend zijn ze eraan. Ga ervan uit dat je altijd wel iets vergeet te vertellen. Zowel ervaren als beginnende sprekers laten altijd wel per ongeluk iets weg uit hun verhaal. Als dat gebeurt, berust dan in de situatie: het valt de luisteraars toch niet op, want die kennen jouw spreekschema niet. Het valt juist meer op als je zegt: Oh, dat was ik net vergeten te zeggen.... Laat stiltes toe tijdens de presentatie Wees niet bang voor korte rustpauzes of stiltes. Het kan zijn dat je even naar woorden moet zoeken, of op je spreekschema wilt kijken. Het is natuurlijker om dan een korte stilte in te lassen, dan alsmaar door te praten. Zo geef je de toehoorders ook de tijd om te verwerken wat je tot dan toe verteld hebt. Een korte stilte is dus niet erg, maar laat het niet te lang duren. Realiseer je dat het publiek de zenuwen niet waarneemt Zelf neem je elke verandering onmiddellijk waar: je handen trillen, je stem vervormt, je knieën knikken. Wees je ervan bewust dat het grootste deel van deze symptomen alleen voor jezelf merkbaar is. Het publiek heeft meestal niet door dat de spreker zenuwachtig is. Alleen wanneer je zelf je zenuwen gaat benadrukken door er expliciet opmerkingen over te maken ( Ik ben op van de zenuwen, Ik ben zo nerveus ), merkt het publiek dat er iets aan de hand is. Doe ontspanningsoefeningen Het kan zijn dat de spanningen ondanks alle bovenstaande tips toch nog hoog opspelen. In dat geval is het zinvol om een paar ontspanningsoefeningen te doen. INLEIDING EUROPESE STUDIES (ONDERZOEKSVAARDIGHEDEN) 10

a) Ga zo ontspannen mogelijk staan of zitten en zet beide voeten op de grond. Adem rustig in door je neus en houd de adem enkele tellen vast. Zet tijdens het inademen je buik uit, zodat de adem goed laag komt (buikademhaling). Adem vervolgens weer rustig uit, het liefst door de mond. Herhaal dit enkele malen totdat je wat kalmer bent. b) Ga op een stoel zitten en zet beide voeten op de grond. Laat je armen op je schoot rusten. Ontspan nu bewust langzaam elk deel van het lichaam. Begin bij je gezicht, dan nek en schouders, armen en handen, benen en voeten. Adem ondertussen rustig door. Blijf tijdens de oefening wel rechtop zitten; zak niet in. Houding Je houding vertelt het publiek al veel over jezelf. In je houding geef je non-verbale informatie over jezelf, informatie over wat voor een persoon je bent zonder dat je daarover iets hebt verteld. Een spreker die zijn schouders laat afhangen, alleen naar zijn aantekeningen of naar het plafond staart of die steeds op één been wiebelt, komt minder overtuigend over. Je kunt het beste rechtop gaan staan en op beide voeten. Zo kom je zeker over en kun je makkelijker oogcontact maken met het publiek. Bewegen of lopen tijdens het spreken is niet erg: dat maakt je houding juist natuurlijker dan wanneer je stokstijf op één punt blijft staan. Hulpmiddelen maken het bewegen makkelijker: dan kun je eens naar het bord of de flip-over lopen om iets op te schrijven, of naar de overheadprojector om een sheet neer te leggen. Ga liever niet zitten, dan is de kans groot dat de aandacht van het publiek al gauw verslapt. In een klein gezelschap (maximaal 10 mensen) is het niet zo erg, maar een groter publiek bereik je makkelijker met je stem wanneer je staat, en het komt enthousiaster over. Veel sprekers weten zich geen raad met hun handen. Ineens blijken de handen erg in de weg te zitten. Je kunt vaak je woorden kracht bijzetten door ondersteunende gebaren te maken tijdens het spreken. Ook kun je meetellen met je handen bij een opsomming, of dingen aanwijzen. Ga echter niet te veel stilstaan bij wat je precies met je handen doet, want dan komen gebaren onnatuurlijk over. Houd je handen onder controle: ga niet met een ballpoint klikken of ergens aan frommelen ; dat leidt de luisteraars af van het verhaal. In sommige zalen is een katheder aanwezig. Het kan handig zijn om gebruik te maken van een lessenaar, omdat je daarop aantekeningen kwijt kunt. Omdat het blad van een katheder schuin is, hoef je dan niet ver te buigen met je hoofd om de aantekeningen te kunnen lezen. Veel sprekers gaan zich echter vastklampen aan het katheder en laten het niet meer los totdat de voordracht ten einde is. Doe dat niet, het maakt een gespannen indruk en biedt de toehoorders weinig afwisseling. Stemgebruik Stemgebruik is een belangrijk onderdeel van de presentatie. Luisteraars kunnen al veel horen aan de stem van een spreker: betrokkenheid, spanning, enthousiasme en mate van zelfvertrouwen. Mensen horen graag een duidelijk, natuurlijk stemgeluid. De populariteit van 11

Philip Bloemendal bewijst dat: de naam zegt misschien weinigen iets, maar als stem van het Polygoon-journaal is hij zeer beroemd geworden. Hieronder worden enkele tips gegeven om de stem goed te gebruiken: Bereid de stem voor op de presentatie Het klinkt misschien vreemd, maar je kunt je stem ook voorbereiden op het spreken. Wie zijn stem voorbereidt, voorkomt een zogenaamde koude start : je begint wel met spreken, maar er komt geen geluid. Je kunt je stem voorbereiden door vanaf een dag voor de presentatie weinig of niet te roken en geen alcohol te drinken. Rook en alcohol prikkelen de slijmvliezen en zorgen voor taai slijm en een droge mond. Drink een glas water voor de presentatie en houd een glas water bij de hand tijdens de presentatie. Uitrusten doet de stem ook goed. Zorg daarom voor een goede nachtrust voor de dag van de voordracht. Probeer zo ontspannen mogelijk te spreken, zodat de stem natuurlijk klinkt. Daarvoor kun je een ontspanningsoefening doen (zie de tekst over Omgaan met zenuwen). Let op houding en ademhaling Zorg ervoor dat je rechtop staat, de stem op het gehoor richt en dat je een rustige buikademhaling hebt. Zo kan het lichaam als klankkast dienen en wordt je stem vanzelf versterkt. Articuleer duidelijk Een goede articulatie betekent dat je niet binnensmonds praat, lettergrepen inslikt of klanken afvlakt. Spreek de woorden goed uit en let daarbij vooral op termen die je vaak gebruikt. Veel sprekers hebben namelijk de neiging die deels in te slikken: hstries bsef in plaats van historisch besef. Een spreker die duidelijk articuleert, heeft een stem die beter draagt, waardoor hij niet zo hard hoeft te spreken en de stem dus niet hoeft te forceren. Articuleer echter ook niet te nadrukkelijk, want dat kan overdreven overkomen. Spreek niet te zacht of juist te luid Je stem moet achterin de zaal ook verstaanbaar zijn, dus het is belangrijk dat je zo luid spreekt dat iedereen je kan horen. Je hebt hierboven al gelezen dat je stem al beter draagt als je een goede houding en ademhaling hebt en duidelijk articuleert. Forceer de stem niet, want dan houd je het spreken niet lang vol. Bovendien kan heel luid spreken intimiderend werken. Varieer in intonatie Een monotone stem is vaak slaapverwekkend en houdt de aandacht van het gehoor niet lang vast. Probeer daarom te variëren in de toonhoogte van de stem. Als je duidelijk articuleert, gaat dat meestal al vanzelf. Let er op dat je met toonhoogte belangrijke zaken benadrukt. Zo verlevendig je de presentatie en houd je makkelijker de aandacht van de luisteraars vast. INLEIDING EUROPESE STUDIES (ONDERZOEKSVAARDIGHEDEN) 12

Spreek niet te snel of juist te langzaam Veel sprekers gaan door zenuwen sneller en sneller spreken. Dat is voor de luisteraars niet prettig: zo moeten ze moeite doen om het verhaal te volgen. Tijdens een presentatie spreek je langzamer dan je tijdens een gewoon gesprek zou doen. Dat komt in het begin misschien wat onnatuurlijk over, maar voor de luisteraars is dat niet merkbaar. Wie rustiger spreekt dan normaal, kan ook zenuwen en ademhaling beter onder controle krijgen. Spreek niet té langzaam: luisteraars verliezen dan hun aandacht. Tot slot: probeer nooit een rumoerige zaal te overschreeuwen. Spreek juist iets zachter dan je van plan was, de kans is dan groot dat je de aandacht van het publiek weer vangt. Als het nog niet stil wordt als je zachter bent gaan spreken, houd dan op met praten en ga pas weer door als het helemaal stil is geworden. De luisteraars vinden dan niet jou lastig, maar degenen die het langst doorpraten in de zaal. Contact maken met het publiek De jazz-zangeres Denise Jannah wil tijdens een optreden altijd dat de lichten in de zaal aan staan, zodat ze haar publiek aan kan kijken. Op die manier kan ze zien in welke stemming de luisteraars zijn en zingt ze niet voor een anonieme menigte. Zij weet hoe belangrijk het is om contact met het publiek te leggen: ze staat er immers voor hen. Veel sprekers vergeten van de zenuwen tijdens de presentatie contact te leggen met het publiek. Ze klampen zich vast aan de tekst en hebben maar één doel voor ogen: zo gauw mogelijk het verhaal afdraaien, zodat het weer achter de rug is. Maar om overtuigend over te komen is het van groot belang dat het publiek zich persoonlijk aangesproken voelt. Een spreker kan contact met het publiek maken door de mensen in de zaal aan te kijken en door ze aan te spreken. Door oogcontact te maken, kun je het publiek aan je binden : wie luisteraars blijft aankijken, betrekt ze bij de inhoud van de presentatie. Kijk niet steeds naar dezelfde gezichten in de zaal, maar probeer met elk individu minstens één keer oogcontact te maken. Als je de luisteraars niet aankijkt, dan voelen ze zich waarschijnlijk niet betrokken bij de presentatie: de verleiding is groot om ondertussen een boodschappenlijstje te maken of af te dwalen met de gedachten. Door oogcontact te maken, betrek je het publiek niet alleen bij het verhaal; je krijgt ook directe feedback op de presentatie. Luisteraars gaan lachen om een grap, knikken instemmend, fronsen hun wenkbrauwen, buigen naar voren als ze het niet verstaan, kijken weg als ze zich gaan vervelen, geven kortom bijna op alles een reactie. Een goede spreker peilt met oogcontact de stemming van de luisteraars en speelt daarop in. Je kunt het publiek ook bij de presentatie betrekken door het rechtstreeks aan te spreken. Zo kun je een open vraag stellen waar het publiek op kan antwoorden: Wie van u heeft er thuis meer dan één televisie? Als u meer dan één tv hebt, wilt u dan nu uw hand opsteken? 13

De participatie van het publiek is in dit voorbeeld erg groot. Een andere manier is de gedachten van de luisteraars te sturen door een retorische vraag te stellen. Retorische vragen hebben niet tot doel om een antwoord te krijgen, want de spreker weet het antwoord zelf al. Retorische vragen trekken vaak de aandacht van de afdwalers omdat ze een soort aansporing bevatten om zelf na te denken. Daarnaast wordt door retorische vragen in de formulering enige variatie aangebracht: Stellend zou het zijn: Als ze beiden 35 jaar zijn, verdient een postbode per jaar 30.000 terwijl een violist van het Concertgebouworkest per jaar 22.000 verdient. Vragend wordt het: Wie denkt u dat het meest verdient? Een postbode of een violist van het Concertgebouworkest? Tot slot kun je je publiek ook aanspreken door gebruik te maken van u of jullie, in plaats van men of de lijdende vorm. Zo wordt de toon van de presentatie persoonlijker en minder abstract. 5. HET GEBRUIK VAN HULPMIDDELEN Een presentatie kan worden verlevendigd door audiovisuele hulpmiddelen te gebruiken. Wie alleen informatie beluistert, onthoudt slechts 10% van het vertelde, maar wie daarnaast visuele hulpmiddelen krijgt voorgezet, onthoudt zo n 60%. Hiertegenover staat dat een overdadig gebruik van visuele hulpmiddelen de luisteraars kunnen afleiden van het betoog. Zorg er daarom voor dat het gebruik zuiver functioneel is. In dit hoofdstuk worden enkele aanwijzingen gegeven voor het omgaan met audiovisuele hulpmiddelen. Achtereenvolgens komen aan bod: de overheadprojector, het bord, de flip-over, de diaprojector, de hand-out, de video en de digitale hulpmiddelen. Overheadprojector Een overheadprojector wordt gebruikt om sheets op te vertonen. Een sheet is een transparant vel waarop tekst is geprint. Met de overheadprojector worden sheets geprojecteerd op een scherm of een witte muur. Op een sheet kun je makkelijk de opbouw van de presentatie weergeven of trefwoorden op een rijtje zetten. Ook tabellen of grafieken kunnen op een sheet goed worden weergegeven. Sheets zijn echter minder geschikt om veel informatie op te zetten: ingewikkelde tabellen met veel cijfers, of lange tekstfragmenten vergen te veel tijd om helemaal te lezen. Zulke informatie kun je beter op een hand-out zetten. Belangrijk is dat sheets goed leesbaar zijn en dat ze niet te veel informatie bevatten. Let bij het maken van sheets op de volgende punten: gebruik een groot lettertype (14-24 punts) INLEIDING EUROPESE STUDIES (ONDERZOEKSVAARDIGHEDEN) 14

zet weinig informatie op een sheet (maximaal 7 regels) gebruik simpel vormgegeven tabellen en grafieken nummer je sheets en voorzie ze eventueel van een titel gebruik niet te veel sheets tijdens de presentatie (1 per 3 minuten) Let er ook op dat je niet tijdens de hele presentatie sheets vertoont. Veel sprekers vluchten in een sheetvertelling : ze spreken niet zonder dat er een sheet op de projector ligt en hebben alles wat ze gaan vertellen op de transparant gezet. Sheets zijn er om de belangrijke zaken te benadrukken, niet om alle tekst alsnog uit te schrijven. Geef luisteraars altijd de tijd om een sheet te bekijken. Verwijs expliciet naar de termen of tabellen die op de transparant staan. Zo voorkom je dat luisteraars in het duister tasten over de reden waarom een spreker een sheet vertoont. Ga niet met je rug naar het publiek staan bij het vertonen van sheets. De luisteraars kunnen je dan slecht verstaan en het contact met het publiek verslapt. Bord Iedereen die onderwijs heeft gevolgd, kent het schoolbord. Het bord is geschikt om termen op te schrijven die belangrijk zijn en die de luisteraars moeten onthouden. Zeker als het om termen gaat die bij de luisteraars niet bekend zijn, is het zinvol om ze op het bord te schrijven. Zorg ervoor dat het bord aan het einde van de presentatie geen chaos is van pijlen, omcirkelde begrippen enzovoort. Je kunt zo n chaos voorkomen door bij de voorbereiding een zogenaamd bordschema op te nemen in het spreekschema een planning van welke zaken op het bord komen en hoe die geordend worden. Schrijf goed leesbaar op het bord: in een net handschrift en in een grote letter. Veel beginnende bordschrijvers schrijven schuin en maken de letters niet van dezelfde grootte. Probeer dit te voorkomen. Nog enkele tips voor het bordgebruik: let er allereerst op dat je tijdens het schrijven op het bord niet doorpraat. De luisteraars kijken dan namelijk tegen jouw rug aan, wat het contact en de betrokkenheid niet bevordert. Zorg er ten tweede voor dat de luisteraars mee kunnen lezen. Dat houdt in dat je niet met je hoofd vóór je schrijfhand gaat staan, maar ernaast (dus rechtshandigen houden hun arm gestrekt naar rechts tijdens het schrijven, linkshandigen naar links). Kijk vooraf of er krijtjes en wisser aanwezig zijn in de zaal. Een variant van het traditionele schoolbord is het zogenoemde whiteboard dat niet met krijt, maar met stift wordt beschreven. Als er in de zaal een whiteboard aanwezig is, controleer dan altijd vooraf of er stiften en een wisser aanwezig zijn en of die het ook doen. Het gebeurt maar al te vaak dat een spreker op het laatste moment erachter komt dat de stiften leeg zijn, wat een nare verrassing is. Je kunt dit probleem ook ondervangen door ervoor te zorgen dat je zelf twee goedschrijvende whiteboard(!)stiften bij je hebt. 15

Flip-over Een flip-over is een grote blocnote (A0-formaat) waarop geschreven kan worden met een stift. De flip-over kan het schoolbord vervangen, maar het heeft nog meer voordelen. Ten eerste kun je de flip-over vooraf volschrijven. Daardoor hoef je niet te schrijven tijdens het spreken en kun je ervoor zorgen dat je handschrift goed leesbaar is. Ten tweede kun je informatie terughalen. Als je bijvoorbeeld een vel hebt gebruikt om de opbouw van de presentatie op weer te geven, dan kun je dat vel terughalen tijdens het samenvatten. Voor de vormgeving van de flip-overvellen geldt dat er niet te veel informatie op één vel moet staan, en dat het handschrift goed leesbaar is. Voor het gebruik geldt dat je luisteraars de tijd geeft om de tekst te lezen en dat je verwijst naar datgene wat op de flipover staat. Ook bij het gebruik van een flip-over geldt: controleer of er stiften aanwezig zijn in de zaal en of die het doen. Zorg er eventueel voor dat je zelf altijd twee goedschrijvende stiften bij je hebt. Diaprojector Wie kiest voor het vertonen van dia s, moet zich wel de gevolgen van het gebruik van dit hulpmiddel realiseren. Ten eerste is een dia pas goed zichtbaar als de zaal verduisterd is. Zeker als de presentatie voortdurend wordt ondersteund met dia s, blijven de luisteraars steeds in duisternis gehuld. Dat heeft als nadeel dat het publiek zich slaperig kan gaan voelen. Ten tweede vereist het vertonen van dia s assistentie: er moet iemand bij de lichtschakelaar staan om het licht aan en uit te kunnen doen. De presentatie wordt dan frequent onderbroken met de opmerkingen: Het licht kan uit en Het licht kan weer aan. Voor luisteraars is het niet erg prettig om steeds aan donker of licht te moeten wennen. Tot slot brengt het vertonen van dia s vaak veel gehannes met zich mee: dia s staan op hun kant of kop, de projector weigert dienst, of de spreker drukt per ongeluk op de verkeerde knopjes en laat de vorige dia in plaats van de volgende zien. Zorg er dus voor dat je goed kunt omgaan met de diaprojector en controleer of de dia s goed staan en in de goede volgorde. Als het gebruik niet soepel verloopt, wekt dat de ergernis van de luisteraars op en wordt je concentratie verstoord. Hand-out Een hand-out bestaat uit één of meer velletjes papier waarop je informatie hebt gezet die je uitdeelt aan de luisteraars. Hand-outs zijn handig om te gebruiken wanneer je wilt dat het publiek tijdens jouw presentatie bepaalde informatie voor zich heeft, of dat het publiek bepaalde passages kan meelezen, zoals citaten. Hand-outs kunnen ook bruikbaar zijn als je wilt dat de luisteraars belangrijke informatie uit jouw presentatie later nog eens na kunnen lezen. Deel een hand-out pas uit op het moment dat je hem nodig hebt tijdens de presentatie. De meeste mensen gaan een vooraf uitgedeelde hand-out namelijk al meteen lezen, waardoor ze INLEIDING EUROPESE STUDIES (ONDERZOEKSVAARDIGHEDEN) 16

belangrijke onderdelen van jouw presentatie missen. Selecteer ook zorgvuldig welke informatie je op een hand-out zet: alleen relevante informatie is van belang. Als er meer informatie op de hand-out staat dan nodig is, dan leidt dat de aandacht af van jouw verhaal. Let bij het maken van hand-outs op de volgende zaken: zet niet te veel informatie op een hand-out zorg ervoor dat de hand-outs er netjes uitzien (vormgeving en kwaliteit van de kopieën zorg ervoor dat je voldoende kopieën hebt voor alle luisteraars Op hand-outs kun je natuurlijk ook afbeeldingen afdrukken, wat een goed alternatief is voor het vertonen van dia s. Video Het beeld is een krachtig medium. Een goedgekozen plaatje bewegend of niet kan in korte tijd een lange, ingewikkelde uiteenzetting overbodig maken. Bewegende beelden worden meestal ook verwelkomd omdat ze worden geassocieerd met ontspanning, ongeacht het onderwerp. Een videofragment is dan ook een nuttig middel om een goed ritme van inspanning en ontspanning aan te brengen in je presentatie. Door een goede afwisseling van beide houd je het publiek beter en langer bij de les. De kracht van het beeld heeft ook een keerzijde. Juist door de kracht ervan overvleugelen videofragmenten makkelijk je betoog. Daarom moeten ze gedoseerd worden. Daar komt bij dat videofragmenten geen vervanging van het betoog kunnen zijn. Fragmenten van vele minuten zijn dan ook meestal niet gewenst. Ook de afspeelapparatuur zélf kan problemen opleveren. Videorecorders zijn niet alleen storingsgevoelig, maar er zijn ook veel systemen op de markt, met elk hun bedieningseigenaardigheden. Oefen van tevoren met de apparatuur. Begin dus nooit een verhaal voordat je zeker weet dat je beeld (én geluid) hebt. Het beste is natuurlijk als je een assistent in de zaal hebt die de videorecorder (en het zaallicht) op jouw teken bedient. Dat voorkomt een hoop onnodige stress. Gebruik de originele band als je slechts één fragment of een uitzonderlijk lang fragment wilt laten zien. Maak als de kwaliteit van de band dat toelaat een montage als je verschillende fragmenten vertoont. Een montage voorkomt dat je banden moet verwisselen waardoor het publiek en jijzelf de concentratie verliest. Zet een fragment diverse keren op een band als je iets ook vaker wilt laten zien. Terugspelen geeft immers te veel gedoe. Zet thuis je band op scherp, dat wil zeggen bij het begin van het fragment. Oefen het gebruik van de video thuis, maar speel ook vlak vóór je presentatie een paar seconden af en controleer beeldkwaliteit en geluid. Oefen dan ook met de functies play, rewind, fastforward en pauze. Bedenk dat de tijdscodes van de ene videorecorder niet overeen hoeven te komen met de andere recorder. 17

Laat je publiek niet in het ongewisse over wat ze te zien krijgt. Vertel waar men op moet letten voordat je een fragment laat zien. Geef dus een kijkaanwijzing, tenzij je een goede reden hebt om dat niet te doen, bijvoorbeeld omdat je de toehoorders wilt verrassen. Vertoon video bij voorkeur in half duisternis. Zowel fel daglicht als een volslagen donkerte komen het beeld niet ten goede. Digitale presentatietechnieken. De combinatie van een (draagbare) computer en een digitale projector (beamer) biedt een alternatief voor de overheadprojector en het whiteboard. Met behulp van een presentatieprogramma zoals Microsoft PowerPoint kunnen digitale sheets (dia s) gemaakt worden, die op een scherm geprojecteerd worden. Hiermee houdt echter iedere overeenkomst met overheadsheets op. Een presentatieprogramma biedt namelijk een aantal voordelen boven de meer statische methoden van sheets of boards. Afgezien van de eenvoud waarmee een visueel aantrekkelijke, grafische presentatie kan worden gemaakt, voegt een programma als PowerPoint ook daadwerkelijk iets toe aan een presentatie. In de eerste plaats leidt het gecombineerd gebruik van een computerscherm voor de spreker en een projectiescherm voor de toehoorders ertoe dat de spreker niet meer achterom hoeft te kijken of zijn sheets wel goed overkomen. In de tweede plaats hoeft de spreker op zijn sheets niet langer een lijst punten in één keer te vertonen, maar kan hij deze één voor één laten verschijnen, en eventueel laten verdwijnen, zodat alleen het actuele onderwerp zichtbaar is voor de toehoorders. Verder is het in een digitaal presentatieprogramma zeer eenvoudig de onderlinge samenhang van een betoog middels ordening van de argumenten te visualiseren; op een later tijdstip kan dit middels een paar muisklikken weer veranderd worden. Tevens is het mogelijk om zonder veel inspanning diverse media zoals tekst, grafieken en beeldmateriaal te combineren; ook het gebruik van geluiden, animaties of filmfragmenten behoort tot de mogelijkheden. Wanneer een spreker in staat is om zijn betoog goed te timen is het mogelijk om de digitale ondersteuning volledig te automatiseren. 6. HET REAGEREN OP VRAGEN Als de spreker het verhaal afrondt met het pakkende slot, dan is de presentatie nog niet achter de rug. Het publiek moet immers in staat worden gesteld om vragen te stellen. Het beantwoorden van vragen gaat niet zomaar goed. Hieronder enkele voorbeelden van pijnlijke situaties tijdens het vragenstellen: de spreker herhaalt een vraag niet. Wanneer de rest van het publiek een vraag niet heeft verstaan, bijvoorbeeld omdat iemand voorin de zaal de vraag stelde, luistert men ook niet naar het antwoord. INLEIDING EUROPESE STUDIES (ONDERZOEKSVAARDIGHEDEN) 18

een spreker kapt een te lange vraag niet af. Veel mensen hebben de neiging om tijdens het vragen stellen hun eigen deskundigheid te etaleren. Wie een te lange vraag niet tijdig afkapt, geeft andere toehoorders niet de kans om ook iets te vragen. een spreker reageert verdedigend op een vraag. Door zo n reactie verandert de vraag in een aanval en wordt de sfeer al gauw onprettig en defensief. Een spreker kan zich goed voorbereiden op het beantwoorden van vragen. In dit hoofdstuk worden achtereenvolgens het voorbereiden op vragen en het beantwoorden van vragen behandeld. Op vragen voorbereiden Het beantwoorden van een vraag is eigenlijk een minipresentatie, maar de spreker improviseert tijdens het beantwoorden van een vraag. Toch kun je je op vragen voorbereiden. Allereerst kun je bij de voorbereiding al inventariseren welke vragen er mogelijk gesteld gaan worden, door je af te vragen wat luisteraars nog zullen willen weten. Probeer op die vragen alvast een antwoord te formuleren. Ervaren sprekers zullen merken dat luisteraars veelal dezelfde vragen stellen. Door antwoorden voorbereid te hebben, voorkom je dat je met de mond vol tanden staat. Verder kun je nagaan op welke onderwerpen je zeker niet wilt ingaan. Beloof jezelf dat je vragen over die onderwerpen afkapt, en laat je niet verleiden er toch iets over te zeggen. Verzin eventueel beleefde formuleringen om vragen af te wimpelen. Tot slot kun je met iemand afspreken dat hij of zij een vraag stelt. Spreek dan vooraf door welke vraag deze persoon stelt, en oefen het antwoord. Dit lijkt misschien wat kunstmatig, maar het kan voor andere luisteraars een aanzet zijn om ook vragen te stellen. Vragen beantwoorden Het is aan te raden om voorafgaand aan de presentatie aan te kondigen wanneer het publiek vragen mag stellen: mogen ze het verhaal onderbreken of geef je achteraf de gelegenheid om vragen te stellen? Beginnende sprekers kunnen de vragenronde beter na de presentatie houden. Op die manier worden ze niet te veel uit hun concentratie gehaald tijdens het spreken. Voor het beantwoorden van vragen kun je je aan de volgende regels houden: Luister aandachtig naar degene die de vraag stelt. Geef met knikken en eventueel hummen (hmm...hmm...) aan dat je geconcentreerd luistert. Het staat niet gek om eventueel aantekeningen te maken: als je daar behoefte aan hebt, kun je dat zeker doen. Herhaal eerst de vraag voordat je hem gaat beantwoorden. Zo kun je controleren of je de vraag hebt begrepen en weten de overige luisteraars ook waar het over gaat. Geef 19

de vragensteller wel de kans om je te corrigeren als je de vraag niet goed hebt begrepen. Beantwoord de vraag. Zorg ervoor dat het antwoord aansluit bij de rest van je verhaal en illustreer je antwoord eventueel met een voorbeeld. Houd het antwoord wel kort, dus snijd niet een geheel nieuw onderwerp aan dat je weer moet uitdiepen. Voorzie het antwoord van een duidelijke afronding. Je kunt dat doen door bij de vragensteller te controleren of de vraag naar tevredenheid is beantwoord. Houd de tijd in de gaten. Je hebt zelf in de hand of er nog tijd is voor een volgende vraag, of dat je het hierbij wilt laten. Kondig aan wanneer de laatste vraag gesteld kan worden. Nog een laatste advies voor het beantwoorden van vragen: wees niet bang om het gelijk van een vragensteller te erkennen. Sommige kritiek is nu eenmaal terecht. Wie zulke kritiek tegenspreekt, lijdt gezichtsverlies, terwijl dat niet nodig is. Het gelijk van de vragensteller erkennen en erop inhaken om een (korte!) discussie aan te gaan is sympathieker en stimuleert overige luisteraars eventueel ook om aan de discussie bij te dragen. Literatuurlijst De volgende publicaties gaan over mondeling presenteren: Dinger, T., M. Smit en C. Winkelman. Expressiever en gemakkelijker spreken: hoe experimenteer ik met mijn spreekgedrag? 5e druk. Muiderberg: Coutinho, 1991. Edens, B. Spreken in het openbaar. Utrecht: Het Spectrum, 1994. Hooff, A. van. Tips om uw gehoor stierlijk te vervelen, in NRC Handelsblad, 8 juli 1995. Jong, J.C. de. Tien tips voor uw voordracht, in: Onze Taal, 1993/9, p. 185. Kruyzen, H. Spraakmakend presenteren: Haal meer uit zakelijke teksten en toespraken. Utrecht: Het Spectrum, 2004. Markenhof, A., M. Bastings en H. Oost. Een onderzoek presenteren. Baarn: HB Uitgevers, 2002. Osborn, M. en S. Osborn. Public speaking. 2e editie. Boston: Houghton Mifflin Co, 1991. Smuling, E.B., J.F.M.J. van Hout en M.J.A. Mirande. Colleges en presentaties. Groningen: Wolters-Noordhoff, 1993. Spek, E. van der (red.) Handboek voor speech en presentatie. Alphen a/d Rijn: Samson/Nive, 1995. Wagenaar, W.A. Het houden van een presentatie. In een serie Studeren. Rotterdam: NRC Handelsblad, 1996. INLEIDING EUROPESE STUDIES (ONDERZOEKSVAARDIGHEDEN) 20