info active Nieuwsbrief + Najaar 2013 Special HR Solutions + De HR Scan: goed gewapend bij sociale controle + Welke veranderingen brengt het eenheidsstatuut in 2014? contact@vdl.be www.vandelanotte.be + HR Analytics: maak uw personeelsbeleid meetbaar 1
2 3 + HR Analytics: maak uw personeelsbeleid meetbaar Het belang van data binnen organisaties en de manier waarop organisaties deze inzetten voor verschillende business functies zoals Marketing, Logistiek en Finance is al tientallen jaren onderkend. In dat opzicht is het misschien vreemd dat tot op heden HR data bij weinig organisaties werden gebruikt of geanalyseerd bij het zoeken naar oplossingen voor business problemen. Nochtans is iedereen het er over eens dat de werknemers bij uitstek het kapitaal van een onderneming vormen en een belangrijke factor blijken te zijn bij succesvolle organisaties. Worden HR data dan niet verzameld? Volgende stappen zijn steeds belangrijk: + Vandelanotte HR Solutions Als ondernemer weet u beter dan wie dan ook dat uw medewerkers het hart van uw onderneming vormen. In vele gevallen zijn zij helaas echter ook één van de grootste kostenposten. Het verzoenen van deze twee elementen enerzijds de juiste mensen vinden, houden en motiveren en anderzijds de loonkosten onder controle houden is één van de meest complexe uitdagingen waarmee u geconfronteerd wordt. Vandelanotte HR Solutions kan u hierbij helpen. Vandelanotte HR Solutions is het resultaat van het samengaan van onze specialisten in Talent management met onze experts op het vlak van Sociaal recht. Door deze unieke combinatie beschikt u nu over één aanspreekpunt voor al uw vragen op gebied van personeelsmanagement. Dankzij hun jarenlange ervaring kunnen onze deskundigen u bijstaan in alle fases van uw personeelsmanagement. Zo kunnen wij u niet alleen bijstaan bij de werving en selectie van de juiste kandidaat, maar helpen we u ook een zo fi s- caal vriendelijk mogelijk verloningspakket uit te werken én de juiste contractuele voorwaarden vast te leggen. Ook voor uw bestaande medewerkers kan het trouwens zinvol zijn om regelmatig na te gaan of u wel gebruik maakt van alle mogelijke fi scale en sociale gunstmaatregelen. Naarmate uw onderneming groeit, ondersteunen we u bij het uitwerken van een meer gestructureerd personeelsbeleid. In bepaalde gevallen kan het opzetten van een bonussysteem hiervan een essentieel onderdeel uitmaken. Ook dan zullen onze experts op zoek gaan naar die systemen die de kloof tussen netto- en brutoloon zo klein mogelijk maken. Het is evident dat u ook op ons kan rekenen indien u ooit geconfronteerd wordt met sociale controle. De steeds complexer wordende sociale en arbeidsreglementering maakt het bijna onmogelijk om aan alle verplichtingen te voldoen. De bijstand van een specialist is dan ook geen overbodige luxe. Helaas bent u soms ook genoodzaakt om afscheid te nemen van één of meerdere medewerkers. Ook op dat moment kunnen wij u bijstaan met bijvoorbeeld juridisch advies ingeval van een ontslag om dringende redenen of begeleiding bij outplacement. Dit zijn slechts enkele voorbeelden van de dienstverlening van Vandelanotte HR Solutions. Een meer uitgebreide voorstelling van bepaalde onderwerpen vindt u verder in deze speciale editie van onze Infoactive. nikolas.vandelanotte@vdl.be Integendeel, in de meeste bedrijven zijn heel wat gegevens beschikbaar of makkelijk opvraagbaar. Denken we maar aan: het aantal dagen ziekteverzuim, de totale personeelskost, het aantal uren opleiding, enz. Alleen worden deze cijfers in de meeste gevallen simpelweg gerapporteerd zonder verbanden te leggen of te zoeken met de business an sich. HR analytics gaat een stap verder en stelt zich tot doel om de business impact van human capital investeringen en/of processen te kwantifi ceren. HR analytics tracht via de HR data concreet antwoorden te formuleren op vragen als: - Wat is de lange termijn impact van opleidingen of trainingen op de productiviteit? - Wat is de correlatie tussen de beoordelingsscore en de betrokkenheid van medewerkers? - Welke wervingskanalen leveren de beste medewerkers op? - Wat is de relatie tussen opleidingsniveau en/of ervaring van medewerkers en klantentevredenheid? Hoe begin je hier nu aan? Eerlijk gezegd, dat is afhankelijk van de specifi eke situatie en van wat er al in huis is. Maar vooral: van de business vra(a)g(en) die je hebt. 1. Bepaal wat je wil meten. Begin met het nauwkeurig in kaart brengen van de knelpunten en strategische kansen binnen de organisatie. Welke personeel gerelateerde zaken hebben daar een impact op? 2. Breng de databronnen in kaart. Ga naast de gebruikelijke ken- en stuurgetallen zoals verzuimpercentages en opleidingsbudgetten op zoek naar data die gelinkt zijn aan de bedrijfsresultaten. Focus daarbij op gesegmenteerde data (per afdeling, per ervaringsniveau, per functieniveau, ). 3. Koppel de relevante data aan elkaar. Bij HR analytics draait het om koppelen van HR data aan organisatiedata zoals omzet, klantentevredenheid en productiviteit. Doel is causale verbanden vast te stellen tussen investeringen in HR en organisatieresultaten. 4. Verbind concrete acties aan de uitkomsten. Wat kan of moet je veranderen aan je HR inspanningen om de in stap 3 gevonden verbanden positief te beïnvloeden? 5. Stel een plan op met toekomstige doelstellingen. Blijf niet hangen in de huidige situatie, maar probeer met de bekomen resultaten te anticiperen op de toekomstige uitdagingen van de onderneming. jan.vanfl eteren@vdl.be
4 5 + Het belang van een consistent en transparant loonbeleid Verloning vormt een kernproces binnen resultaatgericht personeelsbeleid. Het belang van een goed uitgekiend en professioneel loonbeleid spreekt dan ook voor zich en situeert zich rond volgende pijlers. Strategie Aangezien een goed verloningssysteem uiteindelijk dient bij te dragen tot het behalen van de organisatiedoelstellingen, is het van belang om de loonpolitiek te enten op de strategie en de cultuur van de organisatie. Bestaat de strategie er bijvoorbeeld in om de klant centraal te stellen, dan speelt klantgerichtheid idealiter ook in het loonbeleid een cruciale rol. Functiewaardering Goed opgestelde functiebeschrijvingen vormen een onmisbare basis voor een effi ciënt loonbeleid. Opdat de basislonen van medewerkers een goede weerspiegeling zouden zijn van de toegevoegde waarde van hun respectievelijke functies, dringt de nood aan functiewaardering en -classifi catie zich op. Externe markt Naast het intern wegen van functies is aangewezen ook ten aanzien van de externe markt een aftoetsing te maken. Competente medewerkers zijn immers niet enkel intern, maar ook extern heel wat waard. Om als werkgever aantrekkelijk te zijn en te blijven, speelt een marktconform loonbeleid dan ook een belangrijke rol. Bij het benchmarken loont het trouwens de moeite om verloning in brede zin te beschouwen. Zo kunnen ook fi nanciële extra s en zelfs niet-fi nanciële voordelen zoals groeikansen of ontwikkelingsondersteuning van tel zijn. Functie-invulling Hoe het loonpakket van een medewerker is opgebouwd en evolueert, wordt naast de aard van de functie en de externe marktvergelijking bepaald door de manier waarop iemand zijn functie vervult. Een effectief loonbeleid voorziet dan ook in het belonen van competenties en vormt in die zin het sluitstuk van een goed doordacht competentiebeleid. Een competentiegericht loonbeleid laat toe te differentiëren tussen mensen met een gelijkaardig takenpakket. Zo wordt het mogelijk een hoger loonpakket toe te kennen aan mensen die qua competenties en waarde voor de organisatie boven de massa uitstijgen. Transparante communicatie Eerder dan de werkelijke hoogte van het loon, blijken de samenstelling van het loonpakket en de transparantie over de manier waarop dit wordt toegekend bepalend te zijn voor werknemerstevredenheid. De boodschap luidt dan ook om duidelijk en consequent te communiceren over de basis waarop loonpakketten en loonsverhoging worden toegekend. veerle.cool@vdl.be + De HR Scan: goed gewapend bij sociale controle Vroeg of laat krijgt elke onderneming te maken met Sociale Inspectie. Een HR Scan staat u toe om zich optimaal voor te bereiden op een mogelijke controle. De Sociale Inspectie: wie zijn ze? Het begrip Sociale Inspectie dekt een brede lading. Vooreerst zijn er de inspecteurs van de FOD WASO. Zij richten zich op de arbeidsrechtelijke aspecten van uw personeelsbeleid. De inspecteurs van de Sociale Inspectie en de RSZ zelf hebben dan weer als hoofdtaak na te gaan of de socialezekerheidswetgeving correct wordt toegepast. Daarnaast zijn er nog de inspectiediensten inzake Welzijn op het Werk, RVA, enz. Wat zijn hun bevoegdheden en verplichtingen? De Sociale Inspectie bepaalt welke acties zij onderneemt. Hiertoe beschikken zij over een arsenaal aan middelen, waaronder: - De toegang tot alle plaatsen waar vermoedelijk personeel tewerkgesteld wordt; - Het verhoor en de identificatie van alle nuttige personen (ook uw werknemers!); - De kennisname en inbeslagname van wettelijk verplichte documenten of andere stukken die zij ontdekken; - De inbeslagname van diverse relevante goederen (bv. PC s); - Het opmaken van Pv s; - Wie de inspecteurs belemmert om hun bevoegdheden uit te oefenen, maakt zich strafbaar aan de inbreuk van het verhinderen van toezicht. Naast rechten hebben ze eveneens een aantal verplichtingen zoals discretie en geheimhouding rond hun opdracht en de verzamelde gegevens. Hoe kunt u zich voorbereiden? De Sociale Inspectiediensten dienen zich goed gedocumenteerd aan bij uw onderneming. Vaak beschikken ze over een uitgebreide kennis en ervaring binnen uw sector. Daarnaast werken de Sociale Inspectiediensten meer en meer gespecialiseerd op bepaalde types van ondernemingen zoals eenmanszaken, KMO s met minder dan 50 werknemers en grotere werkgevers. Ze zijn dan ook bijzonder onderlegd in het opsporen van pijnpunten binnen het HR beleid van een specifieke werkgever. Ook u kunt zich evenwel voorbereiden op sociale controles. Een HR Scan die zich focust op de controlepunten van de sociale inspectie, stelt u in staat om de diverse aandachtpunten te identificeren. Dergelijke scan spitst zich toe op de diverse documenten die aan de sociale inspectie moeten worden voorgelegd zoals individuele rekeningen, arbeidsovereenkomsten, ontslagdossiers, verzekeringen, bewijsstukken en context van extralegale vergoedingen: wagenlijsten, kosten eigen aan de werkgever, telefonie en internet en uw boekhouding. Op basis van de resultaten van deze scan wordt een plan opgesteld met concrete en praktische actiepunten die u in uw HR beleid kunt opnemen. anneleen.wydooghe@vdl.be
6 7 + Hoe werknemers motiveren? Al te vaak wordt aangenomen dat geld de meest aangewezen motivatiefactor is. Nochtans blijkt uit de praktijk dat financiële beloningen vaak onvoldoende zijn om medewerkers aan te sporen om het beste van zichzelf te geven. Het zijn daarentegen veeleer intrinsieke motivatiefactoren die het meest motiveren. Denk hierbij aan het gevoel gewaardeerd te worden op het werk, het werk graag doen en er fier op zijn, erkenning ontvangen voor de geleverde prestaties en het gevoel hebben eerlijk behandeld te worden. Als werkgever is het dus belangrijk om hieraan de nodige aandacht te besteden, eerder dan louter te focussen op het aanbieden van een financiële beloning. Dit laatste kan er namelijk toe leiden dat de medewerker enkel nog zijn taak uitvoert omwille van het financiële plaatje dat eraan verbonden is, in plaats van aan de inhoudelijke taak op zich en de arbeidsvreugde die eruit voortvloeit. Dit betekent evenwel niet dat het financiële aspect van absoluut geen belang meer is. Belangrijk is dan ook om als werkgever een evenwicht te vinden tussen zowel extrinsiek (financieel belonen) als intrinsiek (schouderklopje, waardering ) motiveren. Medewerkers kunnen dan ook het best gemotiveerd worden door als organisatie in constructieve feedback te voorzien, empathie aan de dag te leggen, uitdagende taken aan te bieden en werknemers inspraak te verschaffen. Ook de leidinggevende heeft hierbij een belangrijke rol. Een leidinggevende die zijn medewerkers weet te inspireren, intellectueel te stimuleren en tevens getuigt van een oprechte persoonlijke betrokkenheid, heeft de meeste kans om hierin te slagen. Eveneens is het als leider belangrijk om doelen te stellen die aansluiten bij de werknemer. Volgens bepaalde theorieën zijn personen namelijk het meest gemotiveerd wanneer zij concrete objectieven krijgen voorgeschoteld die bovendien een geschikt moeilijkheidsniveau bezitten en daardoor als een uitdaging kunnen beschouwd worden. + Demotie: de nieuwe stap vooruit? Op het eerste gezicht lijkt een HR instrument als demotie in schril contrast te staan met het belang dat aan het motiveren van werknemers wordt toegekend. Er wordt, gedwongen of vrijwillig, een stap terug gezet in de hiërarchie van een organisatie. Het risico bestaat namelijk dat demotie leidt tot demotivatie. Ingebed in een stevig personeelsbeleid én mits een goede aanpak kan het echter voor zowel de werknemer als de werkgever voordelen opleveren. Medewerkers komen soms op een punt waarbij ze zelf vragende partij zijn om hun loopbaan te herschikken. Dit om privéredenen: om een betere balans tussen werk en privé te vinden, om opnieuw te gaan studeren, Of om professionele redenen: om niet meer op een (te) hoog niveau te moeten presteren en het wat rustiger aan te kunnen doen. Personen die kiezen voor een vrijwillige demotie ervaren dit vaak als een opluchting. Maar ook voor de werkgever kan demotie een geschikte oplossing bieden. Door de economische crisis komen heel wat bedrijven in moeilijkheden. Een re organisatie of een ontslagronde kan dan soelaas bieden. Maar mensen ontslaan kost handenvol geld én een competent personeelslid gaat verloren. Demotie daarentegen houdt hen aan boord. Bovendien is de kostprijs van de carrièrewending minimaal voor het bedrijf. Van cruciaal belang om dit proces goed door te komen, is de wijze waarop de leidinggevende en de HR dienst deze demotie uitleggen, kaderen en aanpakken. Hierbij blijkt respect voor de eigenwaarde en verwezenlijkingen van de persoon de voornaamste succesfactor te zijn. Ook belangrijk is om de toekomstmogelijkheden en de betekenis van de nieuwe functie te schetsen. De kunst is om ook die functie voor te stellen als een nieuwe uitdaging, een bot met vlees aan waar de werknemer zijn tanden in kan zetten! De conclusie is dan ook dat het motiveren van medewerkers maatwerk is. Wat zijn iemands kwaliteiten en waar ligt diens passie? Kan de medewerker zijn ei kwijt in zijn job? Wat beweegt de werknemer? Eén voor één vragen die daarbij steeds in overweging dienen genomen te worden. sarah.vandenbroucke@vdl.be
8 Member of The Leading Edge International Alliance of Global Accountants & Auditors Vandelanotte heeft vestigingen in: Antwerpen Herentalsebaan 71-75 2100 Deurne T 03 320 97 97 Brugge Koningin Astridlaan 29 8200 Brugge T 050 39 28 75 Brussel Esplanade 1/85 1020 Brussel T 02 427 44 53 Deinze Kastanjelaan 17 bus 2 9800 Deinze T 09 381 51 81 Dendermonde Grootzand 166 9200 Dendermonde T 052 21 85 07 Kortrijk President Kennedypark 1a 8500 Kortrijk T 056 43 80 60 Tournai Avenue de Maire 101 7500 Tournai T 069 22 64 95 Special HR Solutions - Najaar 2013 + Welke veranderingen brengt het eenheidsstatuut in 2014? De vlag dekt hier lang niet de lading: eenheidsstatuut betekent niet dat het onderscheid tussen arbeiders en bedienden weggewerkt wordt om enkel nog te spreken over werknemers. Maar vanaf 2014 komen ze toch op een aantal vlakken dichter bijeen. Bij ontstentenis van de wet ter zake, brengen wij u hierbij een beknopt overzicht van wat eind september door de Ministerraad werd goedgekeurd. De overstap naar het eenheidsstatuut voorziet in de afschaffi ng van de carensdag. Ter compensatie zijn de eerste 2 ziektedagen per jaar dan wel vrijgesteld van RSZ. Ook komen er duidelijke regels voor de verwittiging bij arbeidsongeschiktheid, het overmaken van het medisch attest en de mogelijkheid tot medische controle waarvoor de werknemer zich beschikbaar moet houden. De nieuwe opzeggingstermijnen zijn gelijk voor arbeiders en bedienden. De opzeggingstermijn vangt aan op de eerstvolgende maandag na de schriftelijke betekening van het ontslag. Voor de lopende arbeidsovereenkomsten zal de opzeggingstermijn bepaald worden op basis van de opzegtermijnen verworven op 31 december 2013 aangevuld met de termijn volgens de nieuwe regels. Arbeiders kunnen voortaan ook een tegenopzegging geven. Het eenheidsstatuut schaft de proeftermijn af, behalve voor studenten, uitzendkrachten en middenstandsleerlingen. Arbeidsovereenkomsten voor bepaalde duur zullen in de eerste helft opzegbaar zijn. Voor sommige activiteiten zoals tijdelijke en mobiele werkplaatsen gelden uitzonderingen. Het concurrentie- en scholingsbeding hebben geen uitwerking bij ontslag in de eerste zes maanden tewerkstelling. De opzeggingstermijn voor arbeiders wijzigt dus gevoelig. In een overgangsperiode zal er evenwel een correctie van toepassing zijn, gefi nancierd door RVA-uitkeringen of gedeeltelijke fi scale vrijstelling. Verantwoordelijke uitgever Nikolas Vandelanotte President Kennedypark 1a 8500 Kortrijk nikolas.vandelanotte@vdl.be Redactie Linda Van de Walle Nikolas Vandelanotte Sarah Vandenbroucke Jan Vanfl eteren Anneleen Wydooghe Coördinatie Barbara Dequae Sollicitatieverlof telt voor iedereen 1 dag tijdens de laatste 26 weken en een halve dag in de periode ervoor. Het recht op outplacement ontstaat vanaf 9 jaar anciënniteit. Bij opzeggingstermijnen langer dan 7 maand komt de outplacement in het sollicitatieverlof. Bij betaalde opzeggingsvergoedingen van meer dan 6 maand, kunnen 4 weken ingeruild worden voor outplacement. De strengere motiveringsplicht bij ontslag wordt geregeld in een CAO van de Nationale Arbeidsraad. Onze website zal u op de hoogte houden van alle wijzigingen ter zake. linda.vandewalle@vdl.be