Document 2005/038 Versie: 1.0 Datum: 9 april 2006 Auteur: Klaartje Pompe Vastgesteld: stuurgroep d.d. 9-5-2006 Gemeentearchief Rotterdam 1
Inhoud Inleiding... 3 Definitie E-depot... 3 Projectdoel... 3 Projectopdracht... 3 Mensen en tijd... 5 Financiën 2005... 7 Communicatie... 7 Samenvatting... 9 Gemeentearchief Rotterdam 2
Eindrapportage E-depot Deze eindrapportage bestrijkt de projectperiode februari 2005 tot februari 2006. Inleiding Het Projectplan 2005 Island hopping beschrijft het doel van het project E-depot als het in goede, geordende en toegankelijke staat acquireren, beheren en beschikbaar stellen van digitale informatie. In het projectjaar 2004 is met succes een prototype van een e-depot op basis van open source software gerealiseerd. Vanuit de euforie van dit succesvol gerealiseerde prototype is in 2005 het project met meer mensen en middelen vervolgd om te verbreden en te verdiepen. Een groot deel van de medewerkers van het gemeentearchief is betrokken geweest bij het project, in stuurgroep, projectgroep of één van de tien werkgroepen. Het projectjaar 2005 betekende een landing met de voeten op de grond van projectgroepleden. Projectmedewerkers zijn in het projectjaar 2005 geconfronteerd met de beperkingen van de open source software. Aan het eind van het projectjaar was er geen e-depot software ontwikkeld. Desondanks zijn er in het projectjaar successen behaald en stappen gezet richting de voltooiing van het e-depot. De samenwerking met de Stichting Archiefschool is in 2005 voortgezet, waarbij de inbreng van de Archiefschool voor het project van grote betekenis is geweest. De projectadviseur heeft inhoudelijke projectdocumenten (Procesmodel) gemaakt, geadviseerd en kennis ingebracht. Definitie E-depot De definitie van het E-depot als het geheel van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden waarmee het Gemeentearchief Rotterdam in staat is zijn digitale informatie te beheren en beschikbaar te stellen bleef in 2005 van kracht. Het gaat derhalve om hard- en software voor de duurzame opslag van digitale informatie-objecten met uitgewerkte procedures, kwaliteitseisen en medewerkers die de nodige kennis en competenties hebben. Het project beperkt zich niet tot het realiseren van een fysieke omgeving voor het duurzaam bewaren van digitale informatie-objecten maar het gemeentearchief ontwikkelt tevens een beheer- en presentatie-omgeving. Projectdoel Doel van het project E-depot 2005 was, uitgaande van de resultaten van het project E-depot 2004, het e-depot verder te ontwikkelen, de applicatie architectuur en ter beschikkingstelling te ontwerpen en te veranderen. Bij het project betrokken medewerkers van het gemeentearchief werken in een aantal deelprojecten de functionaliteiten van het e-depot verder uit. Ieder deelproject met daaraan gekoppelde kwaliteitseisen levert een bijdrage aan de verdere ontwikkeling van het e-depot 1. Projectopdracht De projectopdracht omvatte de drie onderstaande resultaatgebieden: 1. Ontwikkelen van het e-depot; 1 Zie PID E-depot 2005 versie 1.2, p. 4 Gemeentearchief Rotterdam 3
2. Ontwerpen van de applicatie architectuur en de wijze van terbeschikkingstelling via de GARwebsite; 3. Veranderen door beleidsmatige adviezen op strategisch, tactisch en operationeel niveau én veranderen op organisatorisch gebied (leren, verwerven van de benodigde competenties) Elk resultaatgebied was onderverdeeld in een aantal deelprojecten met eigen deelprojectopdrachten. Projectleider en projectadviseur hebben geparticipeerd in de deelprojecten en hen van advies voorzien. Voor de concrete resultaten van de deelprojecten wordt verwezen naar bijlage 1 (Overzicht oplevering E-depot en vervolg 2006) en naar de verzamelde eindrapportages, die op 17 januari 2006 toegelicht en besproken zijn. Ad 1 Resultaat Ontwikkelen Het ontwikkelresultaat is in 2005 beperkt gebleven. DSpace, de software waarop het prototype van 2005 was gebaseerd, bleek in een aantal opzichten niet geschikt. Oorzaken zijn: - DSpace bevat onvoldoende functionaliteiten voor het uitgebreid beschrijven van digitale bestanden. Het toevoegen van meer metadata dan de standaard Dublin Core is niet mogelijk. Dit vormt vooral een probleem bij metadata over Authority (= een persoon, of groep van personen die een rol speelt bij de creatie en/of beheer van informatie-objecten). Ook de hiërarchie in metadata, noodzakelijk voor multi-level description wordt onvoldoende door het DSpace metadatamodel ondersteund; - DSpace kan Bulkbestanden met onderlinge samenhang (bijvoorbeeld een digitaal archief) niet opnemen ; - DSpace is onvoldoende flexibel met het toekennen van rechten. Het administratieve en technische beheer is in 1 rol vervlochten; - DSpace voorziet niet in functionaliteiten voor de werkomgevingen van Quarantaine en Preservering - Het opnemen van grote bestanden gaat te langzaam door de techniek van het uploaden. Een softwarebedrijf in open source software, CQ2, heeft in de eerste helft van 2005 projectgroepleden geadviseerd en geholpen bij het in kaart brengen van de gewenste functionaliteiten. De door CQ2 opgeleverde proof of concept van de quarantaine- en preserveringsomgeving is in een eerste test onvoldoende stabiel gebleken. De stuurgroep heeft in de tweede helft van 2005 besloten niet verder te investeren in de ontwikkeling van het proof of concept maar eerst zicht te krijgen op het totale beeld van ontwikkeling. De bevindingen van de deelprojecten zijn daarbij belangrijk. Ad 2 Resultaat Ontwerpen Het ontwerp van de applicatiearchitectuur gaat uit van een hergebruik van bestaande applicaties voor beheer en ter beschikkingstelling, ABS/ Archeion, Mais-Flexis en Atlantis. De open source software DSpace is in 2005 nog gehandhaafd maar bleek onvoldoende functionaliteit te bieden voor registratie en beschrijving. Voor de op Oracle gebaseerde archiefbeheersapplicatie, ABS/ Archeion is in de opzet van de applicatiearchitectuur een belangrijke rol voorzien. Het Gemeentearchief Rotterdam heeft in januari 2006 van de gebruikersgroep ABS/ Archeion toestemming gekregen te beschikken over de broncode van de applicatie om zo te onderzoeken of ABS/ Archeion geschikt voor registratie van digitale informatie-objecten te maken is. In de opzet van de applicatiearchitectuur zetten conversie-scripts metadata uit afzonderlijke applicaties over naar een laag met gestandaardiseerde metadata in XML. Wijzigingen in en Gemeentearchief Rotterdam 4
toevoegingen van metadata blijven via de bestaande applicaties lopen. Voor de presentatie van de XML-metadata worden stylesheets gemaakt om de gegevens een leesbare vorm te geven. In 2006 moet een besluit volgen over al of niet verder gaan met DSpace als onderdeel van het e- depot systeem. De projectresultaten van 2005 geven weinig aanleiding verder te gaan met de open source bibliotheeksoftware DSpace, zeker nu de voor verdere ontwikkeling noodzakelijke community in de archiefwereld ontbreekt. Ad 3 Leer en veranderresultaat Deelnemers aan het project hebben kennis verworven over specifieke vragen rond digitale archivering en ter beschikking stelling. Enerzijds is veel geleerd, anderzijds was de materie soms zo complex dat bij sommigen het gevoel ontstond de grip erop te verliezen. De werkgroep Websites heeft de cursus downloaden van websites gevolgd. De conclusie van deelnemers was dat het downloaden van websites een vaardigheid is die de e-conservator vanuit zijn kennis rond digitale preservering het best kan uitvoeren. De verworven kennis over XML is door betrokkenen als zeer zinvol ervaren. Deelnemers aan de workshops begrijpen na de cursus basisbegrippen rond XML (linken, DTD s, stylesheets) en kunnen deze toepassen. Dit is van belang voor het vervolg van de werkzaamheden in 2006, waarbij XML een belangrijke rol speelt (XML voor toegankelijkheid). E-depot gerelateerde begrippen zijn vastgelegd in de Begrippenlijst die komende jaren verder uitgebreid zal worden. Voor projectmedewerkers gebruiken de Begrippenlijst als naslagwerk en leveren nieuwe begrippen aan. Het project heeft medewerkers Beheer laten realiseren dat het nodig is te komen tot een gemeenschappelijk metadatamodel om informatie over objecten toegankelijk en vindbaar te houden. Implementatie van deze andere manier van werken zal de komende jaren tijd vragen. Mensen en tijd In het projectjaar 2005 zijn 2 fte volledig vrijgemaakt voor het project. De extra inzet van 2 medewerkers voor het project is gerechtvaardigd vanwege de toegenomen omvang van het project. De projectleider is voor de duur van het projectjaar vrijgesteld van haar werk als afdelingshoofd. In 2006 zal een projectleider met ICT-achtergrond input geven aan verdere ontwikkeling van het e-depot. E-conservator. De e-conservator, een in het archiefwezen nieuwe medewerker op het gebied van digitale preservering, is voor de duur van 1 jaar geworven. Gedurende een half jaar heeft de e- conservator op tijdelijke basis invulling gegeven aan de functie. Hij heeft zich vooral toegelegd op advisering in werkgroepen en documentatie van onderzoek. De combinatie van projectsecretaris en e- conservator in een functie is minder geslaagd gebleken. Momenteel wordt geworven voor een e- conservator, die een ICT-achtergrond heeft. Adviseur ICT. De adviseur ICT heeft op tijdelijke basis I&A en het project van advies voorzien over OS Linux, koppeling van LUN s, architectuur, beveiliging. Tevens heeft hij specifieke software helpen installeren. De stagiaire van de Haagse Hogeschool, heeft als onderdeel in haar stage een literatuuronderzoek voor het project gedaan. Ze heeft in overleg met de projectleider publicaties over bestandsformaten en aanbevolen duurzame formaten in kaart gebracht (zie P. Reniers, Literatuuronderzoek: Bestandsformaten en digitale duurzaamheid voor het Gemeentearchief Rotterdam). De stagiaire van de Archiefschool/ Hogeschool Amsterdam, heeft de eisen die de bezoeker van het gemeentearchief stelt aan de functionaliteit voor het zoeken en presenteren van gegevens onderzocht. Het deelproject Digitale Balie heeft gebruik gemaakt van haar onderzoek. Overige projectmedewerkers. Directeur en het MT van het gemeentearchief hebben ervoor gekozen het project in 2005 prioriteit te geven. Afdelingen hebben hierdoor vaak meer tijd in het project Gemeentearchief Rotterdam 5
gestoken dan gepland, wat ten koste van afdelingswerkzaamheden is gegaan. Het resultaat is geweest dat bijna 30 medewerkers van het gemeentearchief geïnformeerd en betrokken zijn geweest en kennis hebben verworven. Gemeentearchief Rotterdam 6
E-depot tijd van medewerkers Gemeentearchief periode: 1 februari 2005 1 februari 2006 Afdeling Tijd 1 feb 31 december Tijd gepland AMB 33 300 Archieven en Relatiebeheer 535 300 Baliediensten 182 300 Bibliotheek 636 300 Secretariaat/ DIV 20 - Atlas 356 120 Inspectie 462 300 I&A 230 300 Stuurgroep 0 projectleider 1083 e-conservator 585 Ondersteuning coördinatie 296 Adviseur ICT 70,5 TOTAAL 4488,5 Financiën 2005 Uitgaven Salaris projectleider 51.000 Inhuur externen o ICT adviseur 31.000 o Website advies 4.000 o e-conservator 19.000 Deskundigheidsbevordering 4.000 Bijdrage Archiefschool 20.000 Publiciteitskosten 1.000 Aanpassing en uitbreiding hard- en software 79.000 Onderhoud automatisering 6.000 Overhead 4.000 Totaal 219.000 Dekking Bijdrage GAR 219.000 Er zijn in het projectjaar geen budgettaire overschrijdingen geweest. Communicatie Vergaderingen van stuurgroep en projectgroep hebben volgens planning 2-wekelijks plaatsgevonden. Projectgroep- en werkgroepleden hebben discussies en vragen vastgelegd en projectresultaten gedocumenteerd in de E-depot mappen. Het verdient aanbeveling voor het documenteren en het raadplegen van kennis in 2006 een digitale leeromgeving te installeren. Het gemeentearchief ontwikkelt zich als lerende organisatie en het delen van kennis wordt steeds belangrijker. De op te zetten e-depot leeromgeving biedt de mogelijkheid interactief te werken en resultaten toegankelijk voor betrokkenen vast te leggen. Gemeentearchief Rotterdam 7
De projectleider- en adviseur hebben veel aandacht besteed aan het presenteren van het Rotterdamse e-depot project bij andere organisaties om te informeren, feedback en draagvlak te krijgen. In 2005 is op verschillende vlakken met andere archiefinstellingen informatie gedeeld. Samenwerking heeft plaatsgevonden in een gezamenlijk presentatie rond het thema E-depot in januari 2005, verzorgd door de gemeentearchieven van Amsterdam en Rotterdam. In het Archievenblad is 5x een artikel over het project E-depot verschenen. De publicaties hebben een positief resultaat; andere organisaties verwijzen naar de artikelen of komen naar aanleiding van de artikelen met verzoeken om nadere informatie. Met het Nationaal Archief, KB en IISG is een aantal malen informeel informatie uitgewisseld. Dat heeft nog niet geresulteerd in een samenwerkingsvorm, wel in het inzicht dat samenwerking in de archiefwereld nodig is om een e-depot te realiseren. In 2006 zal concreet gezocht worden naar samenwerking met collega-organisaties. De projectleider heeft zitting genomen in de klankbordgroep van DIVA ter voorbereiding van de DIVA cursus basisdeskundigheid ICT. Deze cursus om archiefmedewerkers basis ICT-kennis bij te brengen start in 2006. Vanuit het Gemeentearchief Rotterdam zal een groot aantal medewerkers (ruim 20) de cursus volgen. De e-nieuwsbrief is in 2005 niet gerealiseerd vanwege andere prioriteiten in het project. Een overzicht van communicatiemomenten volgt hieronder. Overzicht communicatie- en informeringsmomenten datum doelgroep Gezamenlijke presentatie E-depot met DIVA 27-1-2005 Nederlands archiefwezen en GA Amsterdam Kick off project 9-3-2005 Bij het project betrokken medewerkers GAR en Archiefschool Presentatie project in MT 14-3-2005, MT-leden 26-9-2005 Presentatie tijdens bijeenkomst OZO-netwerk 23-3-2005 Archiefvormers vanuit overheid via OZO-netwerk Presentatie voor collega s uit België (KADOC 26-5-2005 Belgische archivarissen Leuven, UB Leuven, Nationaal archief Brussel) Presentatie voor GO cursus fysiek beheer 8-6-2005 Studenten MBO opleiding fysiek beheer Presentatie op RMC congres 9-6-2005 Leden Record Management conventie (overheid en bedrijfsleven) Presentatie voor collega s van het IISG 24-6-2005 Collega organisatie die meer informatie wil Presentatie voor belangstellende externen 29-8-2005 Nederlandse vakgenoten om deel te nemenen in het project; aansluitend deelnemen van 12 externen Presentatie op Informatie, georganiseerd 23-9-2005 Belgische en Nederlandse vakgenoten door de Vlaamse Vereniging van Bibliotheek-, Documentalisten en Archivarissen Presentatie op DLM forum te Budapest 6-10-2005 Internationale groep van vakgenoten en experts Presentatie op symposium van Ososs 8-12-2005 Open standaards en open source gemeenschap Bijdrage aan cursus E-depot van de Archiefschool 13-12-2005 Vakgenoten Gemeentearchief Rotterdam 8
Presentatie eindresultaten deelprojecten 17-1-2006 Alle bij project betrokken medewerkers GAR Bijdrage in realisatie van cursus ICT voor niet ICT ers, op te zetten door DIVA Nederlandse vakgenoten Samenvatting Medewerkers. Een belangrijk resultaat betreft de medewerkers van het gemeentearchief. Het bewustzijn is er dat het e-depot, alhoewel nog projectmatig, onderdeel is van de organisatie. Medewerkers moeten de komende jaren nog veel kennis verwerven maar weten inmiddels ook zelf informatie te vinden. Door te leren, procedures uit te werken en werkprocessen te maken of aan te passen, bouwt het gemeentearchief aan een organisatie die klaar is voor digitale archivering en ter beschikking stelling. Inhoudelijk. Van groot belang is het vastgestelde Procesmodel, dat de processen van digitale objecten vanaf binnenkomst tot en met zoeken en raadplegen vastlegt. De opgestelde functionele eisen voor de Digitale Balie zijn opgesteld vanuit het gezichtspunt van de bezoeker. De Digitale Balie gaat in 2006 een grote rol spelen in het project. Voor goede en betrouwbare zoekresultaten is een gestandaardiseerd metadatamodel nodig. Het organisatiebrede metadatamodel voor beschrijvende metadata, gebaseerd op open archivistische standaards, is opgeleverd. Uitwerking en implementatie bij afdelingen zal in 2006 een behoorlijke inspanning vragen van afdelingen Archieven, Atlas en Bibliotheek. Op basis van de resultaten van 2005 en een aantal randvoorwaarden kan het gemeentearchief in 2006 websites archiveren. Hardware. Begin 2005 is hardware aangeschaft voor het e-depot. Eind 2005 was de opslagcapaciteit volledig in gebruik ten behoeve van gedigitaliseerde bestanden (kranten, adresboeken, burgerlijke stand en beeldmateriaal) en nog niet voor digitaal gecreëerde bestanden. Aan het eind van 2005 heeft het gemeentearchief geïnvesteerd in verdere uitbreiding van het e-depot en de webserver. Uitgangspunt is dat alle digitale informatie-objecten uit archieven en collecties van het gemeentearchief in het e-depot worden opgeslagen. Met grote uitbreiding van de opslagcapaciteit van het e-depot moet komende jaren rekening worden gehouden, zowel vanwege het te verwachten digitaal gemaakte materiaal als vanwege de verder gaande digitalisering bij het gemeentearchief. Naamsbekendheid. Het e-depot project van het Gemeentearchief Rotterdam staat op de kaart bij vakgenoten dankzij rondleidingen, presentaties en artikelen. Bijzonder was de deelname van collega s van andere archiefdiensten in werkgroepen. Deze openheid om een kijkje te nemen in de Rotterdamse e-depot keuken werd zeer gewaardeerd. In 2006 behoeft het project verder antwoord of onderzoek op het volgende : o functionele eisen voor de te ontwikkelen e-depot software o de keuze voor open source of gesloten software. De beslissing om niet verder te gaan met DSpace lijkt op basis van de bevindingen van het project in 2005 voor de hand te liggen maar moet nog wel genomen worden. o kwaliteitseisen aan digitale informatie-objecten. Wat zijn de kwaliteitseisen die het gemeentearchief stelt aan digitale objecten vanaf creatie tot en met ter beschikking stelling o standaardformaten voor duurzame opslag en ter beschikking stelling Gemeentearchief Rotterdam 9