Update-procedure AccountView Team en Business

Update-procedure AccountView Team en Business VERSIE 8 NAAR VERSIE 9 De update-procedure van AccountView bestaat uit vijf checklists. Deze checklists helpen u de verschillende stappen in de juiste volgorde uit te voeren. Lees voordat u de update gaat uitvoeren deze procedure volledig door. Met dit document kunt u de juiste voorbereidingen treffen voor een succesvolle update. Onder aan deze pagina staat voor iedere checklist het doel beschreven en de verwachte duur voor het uitvoeren. Controleer op onze website of er een recentere versie van deze checklist beschikbaar is: Updateprocedures voor AccountView Windows. Vergelijk de laatste revisiedatum met de revisiedatum hieronder en zorg dat u de nieuwste versie gebruikt. Als u ter plaatse ondersteuning wilt of ondersteuning bij de inrichting of implementatie kunt u contact opnemen met uw AccountView-leverancier. Vraag voordat u deze inschakelt naar de kosten van de ondersteuning. Mocht uw leverancier of een andere deskundige de update voor u uitvoeren, overhandig dan altijd deze update-procedure. Laatste revisie: 23 juni 2014 CHECKLIST A: ALGEMENE VOORBEREIDINGEN Doel: Vaststellen dat uw organisatie klaar is voor het uitvoeren van de update. Duur: Afhankelijk van de omvang van uw organisatie, houd rekening met een kwartier tot maximaal één uur. CHECKLIST B: PROEF-UPDATE Doel: Nadat de update is uitgevoerd: zorgen dat uw bedrijfsprocessen verlopen zoals u wenst en verwacht. Inzicht krijgen in wijzigingen die direct na de update moeten worden uitgevoerd. Duur: Afhankelijk van de omvang van uw organisatie, houd rekening met één tot vijf dagen. CHECKLIST C: UPDATE VOORBEREIDEN Doel: Zorgen dat de huidige AccountView-installatie klaarstaat om de update uit te voeren. Duur: Afhankelijk van de omvang van uw organisatie, houd rekening met een kwartier tot maximaal één uur. CHECKLIST D: UPDATE UITVOEREN Doel: De nieuwe AccountView-versie installeren. Duur: Afhankelijk van de omvang van uw organisatie, houd rekening met één tot vier uur. CHECKLIST E: UPDATE PER ADMINISTRATIE Doel: De administraties geschikt maken voor de nieuwe AccountView-versie. Duur: Afhankelijk van de grootte van uw administratie, houd rekening met een kwartier tot maximaal één uur per administratie, eventueel aangevuld met extra stappen vanuit de proef-update. CHECKLIST F: AANDACHTSPUNTEN IN DE NIEUWE VERSIE Doel: Eventuele wijzigingen in de functionaliteit doorvoeren Duur: Afhankelijk van de omvang van uw organisatie, houd rekening met een kwartier tot maximaal één uur Visma Updateprocedure Team en Business - 23-06-2014 1

CHECKLIST A: ALGEMENE VOORBEREIDINGEN A-1 GA NA OF UW CONFIGURATIE VOLDOET AAN ONDERSTAANDE EISEN Om AccountView te installeren moet u minimaal beschikken over een recent systeem met de volgende configuratie: Besturingssysteem: wij adviseren Windows XP (vanaf SP2) of nieuwere versies van Windows, bijv. Windows 7 of Windows 8 (vanaf 9.0B). Zie ook: Systeemeisen AccountView. Microsoft.NET Framework 3.5 SP 1 of hoger (inclusief eerdere versies van het framework) Beeldscherm: minimale resolutie van 1024 x 768. A-2 GA NA OF ER MAATWERK IS GEÏNSTALLEERD Kies Bestand/Administraties en vervolgens Rapporten/Add-Ins, markeer het veld Eigen aanpassingen onderdrukken en druk het rapport af. Als u de optie niet kunt kiezen, is er geen maatwerk geïnstalleerd. Als u de melding Geen gegevens voor rapport aanwezig krijgt is er geen maatwerk geïnstalleerd. Als er wel een rapport wordt afgedrukt, vindt u in de kolom Vendor een afkorting van de leverancier van het maatwerk. Neem in dit geval contact op met uw AccountView-leverancier. A-3 GA NA OF ER UITWISSELING PLAATSVINDT MET UW ACCOUNTANT Veel accountantskantoren gebruiken backups om gegevens met hun cliënten uit te wisselen. Hiervoor dient echter de versie exact hetzelfde te zijn. AccountView ondersteunt alleen gegevensuitwisseling tussen gelijke versies. Neem zo nodig contact op met uw accountant om na te gaan welke versie wordt gebruikt en hoe uw uitwisseling gaat verlopen in de nieuwe versie. AccountView heeft voor de uitwisseling van gegevens tussen verschillende AccountView versies speciale modules ontwikkeld: Cliënt-import en Cliënt-export. Met deze modules kunt u versieonafhankelijk gegevens uitwisselen. Neem contact op met uw AccountView-leverancier om de mogelijkheden te bespreken. A-4 ORIËNTEER U OP DE NIEUWE FUNCTIONALITEIT Op de volgende pagina vindt u een compleet overzicht per AccountView-versie van alle gewijzigde en nieuwe functionaliteit: Nieuw in AccountView. Ga aan de hand van deze informatie per tussenliggende versie na welke invloed de nieuwe functionaliteit heeft op uw bedrijfsprocessen. Bepaal of nieuwe functionaliteit kan bijdragen in het verder verbeteren van uw bedrijfsprocessen. Bepaal ook of er wijzigingen binnen de bestaande inrichting nodig zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de volgende zaken: Financieel o Interne rapportage via het venster Verslaglegging (Beter inzicht in uw financiële cijfers in versie 9). Uw verslagen zijn geconverteerd naar Verslagmodellen (Verslaglegging in versie 9.0) o Budgetten op rubriek-niveau (Budgettering I) worden omgezet naar budgetbedragen op de eerste grootboekrekening van de rubriek Handel en logistiek o Splitsing van de module Goederenuitgifte naar extra module Voorraadbeheer o Transitorische verwerking van abonnementen o Afleveradressen inrichten o Artikelhistorie dynamisch laten bijwerken Projecten en uren Visma Updateprocedure Team en Business - 23-06-2014 2

o Standaardrapportage met uitgebreide groeperingsmogelijkheden o Historische projectgegevens automatisch laten bijwerken Diversen o Infoline o Nieuwe interface met navigatievenster dat u naar eigen inzicht kunt inrichten o Backup van administratie en systeem in meerdere backup-versies laten bewaren Als u werkt met de module CRM het volgende aandachtspunt. Houd rekening ermee dat door interne verbeteringen verstuurde verwijzingen vanuit eerdere versies niet geopend kunnen worden vanaf AccountView versie 9.0E. Om ongewenste verrassingen te voorkomen moeten uw AccountView gebruikers ruim vóór de update de documenten waarin de nieuwe functionaliteit wordt beschreven hebben gelezen. A-5 GA NA OF ONDERSTEUNING GEWENST IS Bij het uitvoeren van een update kunnen ook implementatie- of inrichtingsvraagstukken aan bod komen. Uw AccountView-leverancier is de aangewezen partij om u hierbij te ondersteunen. Ga bij de volgende stappen na of ondersteuning gewenst is van uw AccountView-leverancier. A-6 GA NA OF HET UITVOEREN VAN EEN PROEF-UPDATE ZINVOL IS Hiermee kunt u een paar tests uitvoeren en nagaan of na de update uw bedrijfsprocessen verlopen zoals u wenst en verwacht. Overleg dit eventueel met uw AccountView-leverancier. Hij is goed op de hoogte van uw bedrijfssituatie en is de aangewezen partij om u hierbij te ondersteunen. De AccountView-supportafdeling zal geen prioriteit geven aan supportverzoeken die ontstaan na het uitvoeren van de update, en die redelijkerwijs hadden kunnen worden voorkomen door het uitvoeren van een proef-update. Voert u geen proef-update uit, ga dan verder met checklist C. Visma Updateprocedure Team en Business - 23-06-2014 3

CHECKLIST B: PROEF UPDATE B-1 STEL EEN ACCEPTATIETEST OP Bepaal criteria op basis van het document met wijzigingen (stap A-4) waaraan AccountView moet voldoen bij de acceptatietest in de proefomgeving. Overleg dit waar nodig met uw AccountViewleverancier. Een paar voorbeelden: Toegangsbeveiliging: gebruikers die interne rapportage mogen afdrukken hebben toegang tot het venster Verslaglegging. Wettelijke rente op aanmaningen berekenen in module Rentenota s Facturering: layouts zijn taal-onafhankelijk. Aanpassen importdefinitie voor Office 2007 en hoger (zie ook: Importeren Excel 2007) B-2 KOPIEER DE ACCOUNTVIEW-OMGEVING Kopieer de hele AccountView-omgeving, inclusief uw administraties, naar een lokale test computer. Voer zo nodig eerst een werkstationinstallatie uit op de lokale test computer. Deze AccountViewtestomgeving moet helemaal losstaan en geen invloed kunnen uitoefenen op de productie-omgeving. Neem contact op met uw AccountView-leverancier als er onduidelijkheden zijn bij het uitvoeren van deze stap. B-3 VOER DE PROEF-UPDATE UIT Voer vervolgens de proef-update uit aan de hand van de checklists C, D en E. B-4 VOER DE ACCEPTATIETEST UIT Voer de acceptatietest uit. Leg voor de verschillende criteria het resultaat vast en ga verder met de volgende stap als de acceptatietest volledig is goedgekeurd. B-5 BEREID U VOOR OP DE UPDATE Layouts kunt u bijvoorbeeld al wijzigen tijdens de proef-update. Als u ze klaarzet kunt u ze na de update direct gebruiken. Leg eventuele wijzigingen in inrichting vast, zoals toegangsbeveiliging of algemene uitdrukkingen, zodat u deze na de update meteen kunt toepassen. B-6 CONTROLEER DE ADMINISTRATIES In de testomgeving kunt u de administraties controleren en nagaan of de controles correct zijn. Beoordeel samen met uw AccountView-leverancier of de afdeling Support of en wanneer u eventuele meldingen gaat oplossen. Gebruik hierbij de aanwijzingen in Aansluitingsverschillen en storingen zelf oplossen. Visma Updateprocedure Team en Business - 23-06-2014 4

CHECKLIST C: UPDATE VOORBEREIDEN C-1 ZORG DAT U DE ENIGE GEBRUIKER BENT DIE ACCOUNTVIEW HEEFT GESTART Controleer met Document/Stamgegevens programma/ingelogde gebruikers of u de enige AccountView-gebruiker bent. Zorg er bovendien voor dat u alle rechten hebt. C-2 INSTALLEER HET SERVICE PACK Kies Help/Info en noteer de map die genoemd staat achter de tekst Opstartdirectory : Controleer wat er direct achter Versie staat en op onze website de supportnote Service Packs of er voor uw versie een Service Pack is. Als het Service Pack nieuwer is, moet u dat eerst installeren. De instructie vindt u op de website. C-3 ORGANISEER HET PROGRAMMA EN SYSTEEM Kies Document/Organiseren/Programma in het venster Administraties. Kies Document/Organiseren/Systeem in het venster Administraties. Visma Updateprocedure Team en Business - 23-06-2014 5

CHECKLIST D: UPDATE UITVOEREN D-1 SLUIT ACCOUNTVIEW AF Zorg ervoor dat AccountView is afgesloten. Ook een COM-koppeling vanuit een ander softwarepakket of de AccountView BackOffice Server Service mag niet meer actief zijn. Als u de koppeling zelf niet kunt uitschakelen, neem dan contact op met uw AccountView leverancier. D-2 MAAK EEN VOLLEDIGE KOPIE Maak een kopie van het hele programma AccountView. Hiermee worden niet alleen de administratiebestanden bedoeld, maar ook de bij C-2 genoteerde map Opstartdirectory, inclusief alle onderliggende mappen. Gebruik voor het maken van de volledige kopie de binnen uw bedrijf gehanteerde backup-programmatuur en/of -apparatuur. Belangrijk: Bewaar deze kopie totdat u er zeker van bent dat de nieuwe versie naar wens functioneert. D-3 INSTALLEER ACCOUNTVIEW Voor het uitvoeren van de update naar de nieuwe versie hebt u de installatie nodig. De installatie hebt u ontvangen van uw AccountView leverancier in de vorm van een installatie-dvd of een link naar onze website waar u de installatiebestanden kan downloaden. Met de volgende installatiestappen kunt u AccountView succesvol updaten. Computer kiezen om de installatie op uit te voeren We adviseren om de installatie uit te voeren op de machine waar de programma-omgeving van AccountView staat (zie de opgegeven locatie voor de opstartdirectory uit stap C-2). Als dus AccountView op een server geïnstalleerd staat, voer dan de installatie op de server uit. Als AccountView alleen lokaal op 1 werkstation is geïnstalleerd, voer dan de installatie op dat werkstation uit. Start de setup Wanneer u een installatie-dvd heeft ontvangen stopt u de DVD in de computer. Voer de setup.exe uit om de installatie te starten. Wanneer u een downloadlink heeft gekregen naar de AccountView installatie klikt u deze aan. Na het downloaden moet u de optie Uitvoeren kiezen in uw browser. Hierna wordt de installatie uitgepakt en start de setup van de nieuwe versie van AccountView vanzelf. Afhankelijk van uw besturingssysteem krijgt u na het openen van de gedownloade installatie een beveiligingswaarschuwing vanuit Windows. In de melding kunt u de optie Acties of Meer informatie kiezen, waarna u de optie Toch uitvoeren kunt kiezen. Hieronder geselecteerd product bijwerken Wanneer u na het opstarten van de setup de keuze krijgt: Hieronder geselecteerd product bijwerken of Nieuw exemplaar van dit product installeren, kiest u voor Hieronder geselecteerd product bijwerken voor de installatie die wordt weergegeven. Voltooi de setup. Als er geen optie is om te kiezen voor Hieronder geselecteerd product bijwerken of er onduidelijkheid bestaat welke installatie bijgewerkt dient te worden, dan kiest u voor Nieuw exemplaar van dit product installeren en volgt u de stappen uit stap D-4. Visma Updateprocedure Team en Business - 23-06-2014 6

D-4 NIEUW EXEMPLAAR VAN DIT PRODUCT INSTALLEREN Als u niet de keuze hebt voor Hieronder geselecteerd product bijwerken dan begint de installatiewizard met de stappen om een Nieuw exemplaar van dit product installeren. Volg de onderstaande stappen om AccountView te updaten: - Kies het type Server-installatie. Na het selecteren van het type installatie kiest u Volgende. - Wijs via de knop Wijzigen de locatie aan uit stap C-2. Via Aangepast zal gekozen moeten worden voor de optie Systeemtabellen in de map met programmabestanden om dezelfde locatie aan te wijzen als in stap C-2. Hierna kiest u voor Volgende De melding Eerdere versie gevonden verschijnt zodat u zeker weet dat u de juiste mappen hebt aangewezen. Kies OK op de melding en voltooi de setup. D-4 WERKSTATION-INSTALLATIE Om AccountView na de update te kunnen opstarten is een werkstationinstallatie nodig op de werkstations. Het installeren van de werkstationinstallatie op de werkstations is mogelijk door in de setup te kiezen voor de optie Hieronder geselecteerd product bijwerken en de regel met de toevoeging Werkstationinstallatie bij te werken naar de nieuwe versie. Ook kunt u kiezen voor Nieuw exemplaar van dit product installeren waarna gekozen kan worden voor het type Werkstationinstallatie. Een andere manier om de werkstationinstallatie te doen is door de runtime installatie uit te voeren. Controleer wel eerst of de benodigde onderdelen op de computer geïnstalleerd zijn voordat de runtime installatie wordt uitgevoerd. De onderdelen die naast de AccountView runtime installatie vereist zijn staan hieronder beschreven en kunt u downloaden via de bijbehorende links. Wanneer u de installatie-dvd heeft ontvangen dan vindt u deze installaties ook in de map MSI: Visma Updateprocedure Team en Business - 23-06-2014 7

Microsoft.NET Framework 3.5 SP 1 inclusief eerdere versies: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=en&familyid=ab99342f-5d1a- 413d-8319-81da479ab0d7 MSXML 6.0: http://www.microsoft.com/nl-nl/download/details.aspx?id=6276 De runtime installatie kunt u vinden in: De map WorkstationInstall in de hoofdmap van AccountView. De map MSI op de installatie-dvd of; Een van de leverancier ontvangen link op de website naar de runtime installatie. D-5 START ACCOUNTVIEW Start AccountView. Tijdens het starten wordt u gevraagd om uw licentiegegevens in te voeren. Deze gegevens vindt u op het licentieformulier. AccountView wordt nu verder geconverteerd. D-6 ORGANISEER PROGRAMMA EN SYSTEEM Kies Document/Organiseren/Programma in het venster Administraties. Kies Document/Organiseren/Systeem in het venster Administraties. CHECKLIST E: UPDATE PER ADMINISTRATIE E-1 UPDATE VAN DE ADMINISTRATIE Kies per administratie Document/Organiseren/Administratie in het venster Administraties. Tip 1: Het is mogelijk om alle administraties of een deel daarvan in één keer te organiseren. Zie de supportnote Administraties organiseren in AccountView Windows. Tip 2: Organiseer alleen die administraties waarin u direct na de update moet werken. Andere administraties kunt u later op ieder gewenst moment organiseren. Bij het openen van een administratie wordt automatisch gevraagd of u die wilt organiseren. Tip 3: Bewaar altijd de volledige backup van stap D-1 totdat u er zeker van bent dat de nieuwe versie naar wens functioneert. Tip 4: Organiseer regelmatig de administratie. Gebruik hierbij de aanwijzingen over Controleren die vermeld staan in de supportnote Aansluitingsverschillen en storingen zelf oplossen. CHECKLIST F: AANDACHTSPUNTEN IN DE NIEUWE VERSIE F-1 ADMINISTRATIE-AFHANKELIJKE INRICHTING Eventuele inrichtingswijzigingen hebt u kunnen voorbereiden tijdens de proef-update. Voer eventuele administratie-afhankelijke inrichtingswijzigingen door, bijvoorbeeld in taalcodes en administratieinstellingen voor het bijwerken van historische gegevens. Visma Updateprocedure Team en Business - 23-06-2014 8

F-2 ARTIKELHISTORIE MEERDERE JAREN Nadat u met versie 9 bent gaan werken zult u de instelling van Dynamisch bijwerken aan moeten zetten, zodat bij het genereren van herhalings- of creditfacturen direct de juiste lijst met historische facturen toont. Kies Opties/Instellingen/Administratie, Handel (Art.hist jaren). Controleer de inhoud van dit venster met deze schermafdruk: Na het instellen van minimaal de transactiesoort Verkoop, bewaart u dit met OK. Kies hierna Document/Stamgegevens administratie/artikelhistorie meerdere jaren. Daar voert u de opdracht Document/Artikelhistorie bijwerken uit en wordt het venster gevuld. Hiermee wordt ook bij de debiteur de verkoophistorie inzichtelijk. F-3 UBL-FORMAAT BIJ ELEKTRONISCH FACTUREREN Met ingang van versie 9.3 voor klanten met de module Facturering II wordt standaard de UBL-factuur niet meer meegestuurd bij het elektronisch factureren. Als dit toch wenselijk is, dan zal de optie Tevens UBL-formaat aanmaken bij elektr factureren gemarkeerd moeten worden. Kies voor Opties/Instellingen/Administratie, Handel (UBL). Wanneer deze optie gemarkeerd wordt om de UBL-factuur standaard mee te sturen met de elektronische facturen moeten de volgende velden gevuld zijn volgens de eisen van het UBL-formaat: 1. Het BTW-nummer en/of KvK-nummer in het veld Fiscaal BTW-nr via Opties/Instellingen/Administratie, Algemeen (Bedrijf). 2. Het BTW-nummer en/of KvK-nummer in het veld BTW-nummer via Bestand/Debiteuren, stamgegevens (F6), tabblad Financieel. F-4 VENSTER DASHBOARD Als onderdeel van het nieuwe visuele ontwerp in versie 9.4 is er een financieel dashboard-venster toegevoegd. Deze vindt u via Bestand/Dashboard. Hierin ziet u in één oogopslag de belangrijkste, actuele financiële cijfers van uw administratie. Ga na of het wenselijk is voor alle gebruikers in de omgeving om dit inzichtelijk te hebben. Wanneer u beschikt over de module Toegangsbeveiliging in de licentie kunt u het venster voor bepaalde gebruikers nog uitsluiten. Hiervoor kunt u in het venster Visma Updateprocedure Team en Business - 23-06-2014 9

Toegangsbeveiligingsrollen onder de administratie-objecten in het kopje Algemeen het onderdeel Dashboard nog uitsluiten. F-5 ISO LANDCODES BIJWERKEN De postcodemaskers in het venster ISO-landcodes zijn in versie 9.4 aangepast in de voorbeeldadministraties. Om te zorgen dat in de eigen administratie de actuele postcodemaskers aanwezig zijn dient u vanuit het venster Bestand/Administraties per administratie te kiezen voor Document/Basisgegevens bijwerken. Kies bij de optie Overnemen van de voorbeeldadministratie NL_YR_GRD. Markeer de optie ISO-landcodes en kies Bijwerken. Visma Updateprocedure Team en Business - 23-06-2014 10