6 Aan de raad van de gemeente Lingewaard *14RDS00194* 14RDS00194 Onderwerp Nota Risicomanagement & Weerstandsvermogen 2014-2017 1 Samenvatting In deze nieuwe Nota Risicomanagement & Weerstandsvermogen 2014-2017 worden de verschillende fases van risicomanagement omschreven. Door alle risico s te analyseren (identificeren, kwantificeren en prioriteren) kan een vollediger beeld ontstaat van de risicopositie van de gemeente. Door het duidelijk en volledig beschrijven van mogelijke risico s is het beschrijven en toepassen van maatregelen om deze risico s te beheersen een minder ingrijpende activiteit. Het risicobewustzijn van de organisatie zal verder moeten worden gestimuleerd en processen dienen inzichtelijker gemaakt te worden. Keuzes in het al dan niet aanvaarden van risico s dienen op een verantwoorde wijze gemaakt te worden. Risicomanagement is het effectief omgaan met de mogelijkheden en bedreigingen die de realisatie van organisatiedoelstellingen kunnen beïnvloeden. Met andere woorden: het is gericht op proactief handelen in plaats van reactief. Risicomanagement wordt een cyclisch proces dat bestaat uit verschillende fases: kaderstelling en strategie, risicoanalyse, treffen van beheersmaatregelen, monitoren van de resultaten, toezicht en toetsing en het zonodig treffen van maatregelen ter verbetering De rapportering van risico s vindt plaats via de P&C-cyclus. 2 Waarom naar de raad In het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies (BBV) is verplicht voorgeschreven dat de paragraaf weerstandsvermogen aandacht besteedt aan de relatie tussen de risico s en de aanwezige weerstandscapaciteit. In deze nota wordt ingegaan op deze wettelijke vereisten en op de wijze waarop onze gemeente hieraan invulling geeft en verder wenst te geven. 3 Wat willen we bereiken (doelstelling en beoogd meetbaar effect) De gemeente streeft met de verdere ontwikkeling van risicomanagement na om de mogelijke risico s die de gemeente loopt inzichtelijk te maken. Om hiertoe te komen zal het risicobewustzijn van de organisatie verder moeten worden gestimuleerd en dienen processen inzichtelijker gemaakt te worden. Keuzes in het al dan niet aanvaarden van risico s dienen op een verantwoorde wijze gemaakt te worden. 4 Argumenten en alternatieven Tot op heden was het risicobeleid van de gemeente vastgelegd in de verouderde nota uit 2008. Op basis hiervan wordt middels een relatief eenvoudig model de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit berekend. Echter, omdat risicomanagement een continu proces is, is periodieke monitoring en verbetering van de risicoanalyse nodig. Het uitvoeren van een goed risicobeleid valt en staat met de verankering in de organisatie. De
medewerkers dienen bekend te zijn met het beleid en zij moeten een gevoel hierbij hebben. Daarnaast is het van belang dat medewerkers dit beleid in de dagelijkse praktijk gaan toepassen in hun werk. Risicomanagement moet onderdeel van de cultuur van de gemeente worden. 5 Wat gaan we daarvoor doen (hoe gaan we bereiken wat we willen en is evaluatie nodig) De eerste fase, kaderstelling en strategie, start bij de vaststelling van de nota Risicomanagement & Weerstandsvermogen door de gemeenteraad. In de tweede fase, de risicoanalyse, zullen de risico s moeten worden geïnventariseerd en omschreven. Hierbij valt te denken aan een breed scala aan risico s, zoals aansprakelijkheidsrisico s, materiële risico s, imago/politieke risico s. Deze inventarisatie wordt gedaan door middel van gesprekken met de teamleiders in de organisatie die op hun beleidsterrein met risico s in aanraking kunnen komen. Daarnaast zullen bij nieuwe beleidsvoorstellen risico s en maatregelen beschreven moeten worden. De analyse van risico s bestaat uit een inschatting van de kans dat een gebeurtenis optreedt, en wat daarvan de gevolgen zullen zijn. Op basis van de analyse wordt de kans van optreden en de mogelijke gevolgen bepaald. Ieder individueel risico wordt bepaald als: Kans x Gevolg. De gevolgen worden zo concreet mogelijk in beeld gebracht, waardoor de beheersmaatregelen vervolgens beter te bepalen zijn. Om de risico s onderling eenvoudig te kunnen rangschikken, wordt een klasse-indeling gebruikt voor zowel het gevolg als voor de kans van optreden. Door gevolg te vermenigvuldigen met de kans ontstaat de risicoscore. Hoe hoger de risicoscore, hoe belangrijker het is om de risico s aan te pakken. Wanneer de belangrijkste risico s in kaart zijn gebracht, moeten in de derde fase beheersmaatregelen worden beschreven om de belangrijkste risico s te kunnen beheersen. Voor de goede orde: het doel is niet om koste wat het kost risico s te vermijden of te voorkomen. Het doel is vooraf te overwegen wat er met een risico of kans wordt gedaan. De resultaten van de ingevoerde beheersmaatregelen dienen vervolgens in de volgende fase te worden gemonitord. Het komt nu aan op het uitvoeren van deze beheersmaatregelen. Er moet een plan worden gemaakt waarin is aangegeven wie wat gaat doen, wat daarvoor nodig is, hoe de effecten van de maatregelen worden bewaakt en hoe erover wordt gerapporteerd. Ook voor de beheersmaatregelen worden kaders gesteld als budget, tijdsduur en kwaliteitseisen. Er dient periodiek terug te worden gekeken om beter vooruit te kunnen kijken. Hiermee wordt de risico-intelligentie verder aangescherpt. Er dienen lessen te worden getrokken uit het verleden. Welke gebeurtenissen met (belangrijke) negatieve gevolgen hebben zich voorgedaan, welke beheersmaatregelen hebben wel gewerkt, zijn risico s tijdig in beeld gekregen, hoe kunnen risico s in de toekomst worden voorkomen? Feitelijke resulteert de beantwoording van dergelijke vragen in een continue verbetering van het systeem en methodiek van risicomanagement: Risicomanagement is nooit af, zeker gezien het feit dat omstandigheden continu veranderen. De genoemde fases in de cyclus van risicomanagement worden verwerkt in de risicomanagementmodule van het softwarepakket LIAS. Door middel van het vastleggen van de risico s en de beheersmaatregelen, alsmede de mogelijkheid deze te bundelen, biedt LIAS de mogelijkheid het cyclische proces van risicomanagement te beheren. Verankering risicomanagement binnen de gemeente Er zal het nodige in gang worden gezet om risicomanagement op een hoger plan te brengen. Om inbedding van risicomanagement binnen de gemeente te bevorderen, is het van belang dat er een aangewezen functionaris is die het proces van risicomanagement monitort en signalen geeft aan de 2
organisatie. Deze functionaris (de concerncontroller) beheerst het proces en draagt zorg voor de risico inventarisatie en beheersmaatregelen. Door middel van het doorontwikkelen van het risicomanagementbeleid binnen de organisatie wordt de risicobeheersing en risicosturing hiermee op een natuurlijke manier onderdeel van integraal management. Bij deze doorontwikkeling is expliciet aandacht vereist aan zowel de zachte (cultuur) als aan de harde kant van risicomanagement. Om de gewenste resultaten te bereiken en risicomanagement in de organisatie te verankeren, is het van belang dat afspraken gemaakt worden met betrekking tot welke acties ondernomen moeten worden en wie daarvoor de verantwoordelijkheid draagt. Deze afspraken zijn van belang voor een effectieve implementatie van risicomanagement. Taken en verantwoordelijkheden De gemeenteraad stelt iedere vier jaar de Nota Risicomanagement & Weerstandsvermogen vast. Daarnaast wordt tweemaal per jaar voor de programmabegroting en het jaarverslag de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing vastgesteld. Het College van Burgemeester en Wethouders heeft een informerende taak richting de gemeenteraad ten aanzien van de grote risico s (risicoscore hoger dan 15) en beheersmaatregelen. Het MT adviseert het college over het beleid ten aanzien van het risicomanagement. Voorts besteedt het MT tenminste één keer per jaar extra aandacht aan risicomanagement waarbij met de burgemeester de algemene gang van zaken rondom risicomanagement wordt doorgelicht. De teamleiders van de verschillende teams doorlopen hun eigen risicomanagementproces onder begeleiding van de medewerker Risicomanagement, Administratieve Organisatie & Interne Controle en werken daarin faciliterend aan de concerncontroller. De concerncontroller is in de dagelijkse praktijk verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren, monitoren en herzien van het risicomanagementbeleid. Hij houdt daarbij de actualiteiten met betrekking tot risicomanagement bij en ziet onder andere toe op het risicomanagementproces binnen de afdelingen. Hij is het aanspreekpunt voor de organisatie en draagt zorg voor het verdere risicobewustzijn van de organisatie. Daarnaast stelt hij tweemaal per jaar de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing op voor de programmabegroting en het jaarverslag. 6 Communicatie Het onderwerp risicomanagement valt onder de verantwoordelijkheid van de concerncontroller. In de dagelijkse uitvoer wordt hij hierin ondersteund door de beleidsmedewerkers Risicomanagement, Administratieve Organisatie & Interne Controle. 7 Duurzaamheid n.v.t. 8 Wat mag het kosten (kosten, baten en dekking) Omdat een bewuste keuze is gemaakt de doorontwikkeling van risicomanagement met behulp van de reeds aanwezige software van LIAS te doen, zijn geen additionele kosten gemaakt voor nieuwe software en/of licenties. De implementatie van risicomanagement, en in het bijzonder de bewustwording van de organisatie, zal de nodige manuren met zich meebrengen, en daarmee ook kosten. Het is echter lastig een schatting te maken van deze kosten. De insteek van de implementatie is om dit zoveel mogelijk met andere lopende, dan wel nieuwe processen te laten verlopen, om op die manier de organisatie zo min mogelijk extra te belasten. 9 Voorstel De nota Risicomanagement & Weerstandsvermogen 2014-2017 vast te stellen. 3
10 Behandeling in de auditcommissie Dit voorstel is aan de orde geweest in de auditcommissie van 15 oktober 2014. De gemaakte opmerkingen tijdens de vergadering zijn verwerkt in definitieve versie van de nota. Bemmel, 28 oktober 2014 burgemeester en wethouders van de gemeente Lingewaard, de secretaris, de burgemeester, w.g. drs. J. Wijnia w.g. M.H.F. Schuurmans-Wijdeven 4
Besluit raad *14RDS00196* 14RDS00196 Besluitnummer 90/2014 Onderwerp Nota Risicomanagement & Weerstandsvermogen 2014-2017 De raad van de gemeente Lingewaard; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van de gemeente Lingewaard d.d. 28 oktober 2014; gehoord de behandeling in de auditcommissie d.d. 15 oktober 2014; besluit: De nota Risicomanagement & Weerstandsvermogen 2014-2017 vast te stellen. Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van.13 november 2014. De raad voornoemd, de griffier, w.g. Th.G.L. Greep de voorzitter, w.g. M.H.F. Schuurmans-Wijdeven 5