De werkkostenregeling 28 mei 2014 Mariëlle Schoonhoven-Aukema Frank Troost
EVALUATIE WERKKOSTENREGELING 1 De systematiek van de WKR is goed, maar de regeling wordt nog beperkt toegepast Redenen niet toepassen WKR: - Onbekendheid met de regeling - Het gebrek aan (verwachte) administratieve lastenverlichting - Het ontbreken van de noodzaak om over te stappen 2
EVALUATIE WERKKOSTENREGELING 2 De forfaitaire ruimte van 1,5% wordt als voldoende ervaren. Ruim de helft van de werkgevers die nu een fietsplan of fitnessplan hebben, zegt dit onder de WKR voort te zetten. Brief staatssecretaris Ministerie van Financiën 7 maart 2013: - Uitstel tot 1 januari 2015 - Verdere vereenvoudiging 3
2014 MTH Overzicht WKR Alle vergoedingen/verstrekkingen/voorzieningen Niet aangewezen kosten Intermediaire kosten Aangewezen werkkosten of en Gerichte vrijstellingen Werkkostenforfait Altijd regulier loon Regulier eindheffingsloon vrijgesteld loon Zoals: - Zakelijke reiskosten - Tijdelijke verblijfskosten - Maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter - Vakliteratuur - Beroepsregister - Outplacement - Studiekosten - Extraterritoriale kosten - Verhuiskosten - Kosten EVC-procedure Voorzieningen/loon in natura nihil waardering + Het totaalbedrag van de aangewezen werkkosten inclusief het bovenmatige deel van de gerichte vrijstellingen, rekening houdend met: * lagere waarderingen * verstrekkingen postactieven e.d. Let op: de aanwijzing kan/mag verschillen per (groep) werknemer(s) 2014: 1,5% van totale fiscale loon per inhoudingsplichtige Aangewezen ongebruikelijke werkkosten auto van de zaak Dienstwoning geldboeten = Belaste werkkosten Normaal belast loon of eindheffingsloon Geen loon, geen eindheffing Onbelast Eindheffing 80% Normaal belast loon Belast Onbelast Werkkosten
DE WERKKOSTENREGELING Ingangsdatum: 1 januari 2011 Doel: administratieve lastenverlichting - Vereenvoudiging - Hoog detailniveau huidige regelgeving - Veel discussies over vergoedingen/verstrekkingen met gemengd karakter Middel: aanpassing wet LB 1964 en nieuwe uitvoeringsregeling Overgangsregeling tot en met 2014 - Werkgever moet jaarlijks wel kiezen 5
EENVOUDIGE SYSTEMATIEK Alle vergoedingen en verstrekkingen worden tot het belastbare loon gerekend Uitzonderingen - Voordelen buiten dienstbetrekking - Intermediaire kosten - Gerichte vrijstellingen Vrije ruimte: 1,5% van de fiscale loonsom (kolom 14) Overschrijding vrije ruimte: 80% eindheffing - Voor rekening van werkgever - Niet verhaalbaar op werknemer 6
KEUZE(S) WERKGEVER Werkgever moet voor het volgende kalenderjaar kiezen: werkkostenregeling of niet? - Kenbaar maken: aangifte LH eerste loontijdvak volgend kalenderjaar - Keuze is onherroepelijk! (voor dat jaar!) Bij keuze werkkostenregeling! Steeds keuze werkgever vooraf of vergoeding/verstrekking als normaal loon of als eindheffingsloon wordt aangemerkt - Keuze is onherroepelijk! 7
UITBREIDING LOONBEGRIP Art. 10 LB: daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking Uitzonderingen op het loonbegrip - Voordelen buiten dienstbetrekking - Intermediaire kosten 8
UITZONDERINGEN OP DE WKR Niet aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en personeelsvoorzieningen (regulier loon) Niet aan te wijzen vergoedingen, verstrekkingen en personeelsvoorzieningen - Auto van de zaak - Dienstwoning - Nederlandse (verkeers)boetes - Aangewezen werkkosten die ongebruikelijk zijn (>30%) Vergoedingen/verstrekkingen m.b.t. deze zaken zijn altijd belast normaal loon (vallen niet onder de werkkostenregeling)! 9
UITGELICHT Auto van de zaak Aangewezen werkkosten die ongebruikelijk zijn (marge 30%) DGA? Flatscreen Éénmalige uitkering 10
VOORDELEN BUITEN DIENSTBETREKKING 1 Verstrekkingen die geen uit dienstbetrekking genoten voordeel zijn, maar uit piëteit worden gedaan of bij een persoonlijke feestdag Voorbeelden: - Fruitmand bij ziekte -Bloemetje bij verjaardag - Rouwkrans bij overlijden 11
VOORDELEN BUITEN DIENSTBETREKKING 2 Belastingdienst: - Max: 25 - niet in geld of waardebonnen - in situatie waarin andere dan de werkgever ook een dergelijke attentie zou geven 12
INTERMEDIAIRE KOSTEN Kosten gemaakt op initiatief van de werkgever ten behoeve van derden in opdracht en voor rekening van de werkgever Kosten in verband met aanschaf van zaken die tot vermogen van de werkgever gaan behoren Kosten in verband met de bedrijfsvoering 13
INTERMEDIAIRE KOSTEN 2 Voorbeelden: -Benzinekosten bij auto van de zaak - Werknemer neemt cliënten mee uit eten - Werknemer koopt papier voor de printer van het bedrijf -Representatiekosten en relatiegeschenken t.b.v. externe relaties en cliënten 14
GERICHTE VRIJSTELLINGEN Vervoer in het kader van de dienstbetrekking Tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking - Maaltijden, overnachtingen e.d. tijdens dienstreizen - Maaltijden tijdens overwerk en/of koopavonden Extraterritoriale kosten / 30%-regeling Cursussen, congressen e.d. in het kader van de dienstbetrekking (ook outplacementkosten) Studiekosten met het oog op verwerven van inkomen Verhuiskosten 15
Vraag Ik kan mijn gerichte vrijstellingen niet onderbouwen. Wat nu? 16
Vraag Uit eten met relaties. Hoe gaat u om met de kosten? 17
WAARDERING LOON IN NATURA 1 Factuurwaarde (inclusief BTW) Verstrekking branche-eigen producten Voorzieningen op de werkplek Werkplek: iedere plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt gebruikt en waarvoor voor de inhoudingsplichtige de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing is - Uitzondering: de werkruimte in de eigen woning! 18
Vraag Het nieuwe werken wordt gestimuleerd onder de werkkostenregeling? 19
UITGELICHT Verstrekking branche eigen producten Overgangsregeling Werkkostenregeling Probleem? 20
WAARDERING LOON IN NATURA 2 Nihilwaardering Voorzieningen die niet elders gebruikt of verbruikt worden Arbovoorzieningen (ook fitness in het kader van preventie en reintegratie) Consumpties op de werkplek Werkkleding en kleding die op de werkplek achterblijft Hulpmiddelen, waaronder computers en dergelijke apparatuur, gereedschappen en toebehoren (zakelijk gebruik 90%) Mobiele communicatiemiddelen (zakelijk gebruik 10%) 21
Vraag Valt de waarde van ter beschikking gesteld gereedschap aan monteurs tegen factuurwaarde inclusief BTW in het werkkostenforfait? 22
Vraag Hoe moet worden omgegaan met de terbeschikkingstelling (of vergoeding van de kosten) van een parkeerplaats aan een werknemer? 23
WAARDERING LOON IN NATURA 3 Normwaardering Maaltijden op de werkplek: 3,15 per maaltijd (niet zakelijk) Huisvesting op de werkplek: 5,35 per dag Kinderopvang: wettelijk uurtarief 24
UITWERKING HEFFING 1 Fiscale loonsom: 500 000 Vergoedingen en verstrekkingen 50 000 Af: intermediaire kosten 1 000 Af: gerichte vrijstellingen 5 000 6 000 Totaal 44 000 Forfaitaire ruimte 7 500 Overschrijding 36 500 Eindheffing (80%) 29 200 25
UITWERKING HEFFING 2 Fiscale loonsom: 500 000 Vergoedingen en verstrekkingen 50 000 Af: intermediaire kosten 5 000 Af: gerichte vrijstellingen 40 000 5 000 Totaal 5 000 Forfaitaire ruimte 7 500 Onbenut 2 500 Eindheffing (80%) 0 26
BEREKENINGSMETHODEN Methode 1 Neem 1,5% van de fiscale loonsom voorafgaande jaar Vul de vrije ruimte gedurende het jaar Evt. overschrijding afrekenen tegen 80% eindheffing Nacalculatie o.b.v. de feitelijke fiscale loonsom Correctie-aangifte januari volgend jaar 27
BEREKENINGSMETHODEN Methode 2 Neem 1,5% van de fiscale loonsom voorafgaande jaar Deel de vrije ruimte door het aantal aangiftetijdvakken Vul de vrije ruimte per aangiftetijdvak Evt. overschrijding afrekenen tegen 80% eindheffing Nacalculatie o.b.v. de feitelijke fiscale loonsom Correctie-aangifte januari volgend jaar Methode 3: Vergeten! ( nieuwe werkgevers) 28
CAFETARIAREGELINGEN 1 Inleiding Uitruilen brutoloon tegen vrije vergoeding of verstrekking Zowel werkgever als werknemer hebben hier in principe voordeel bij Schriftelijke regeling 29
CAFETARIAREGELINGEN 2 Cafetariaregeling onder de werkkostenregeling Vergoedingen die nu vrij zijn, kunnen onder de werkkostenregeling belast zijn voorzover ze de vrije ruimte overschrijden Werkgever loopt derhalve risico van 80% eindheffing 30
CAFETARIAREGELINGEN 3 Voorbeeld 1 huidige regelgeving Werkgever ruilt met 100 werknemers de vakbondscontributie uit tegen een (totaal) brutoloon van 10.000 Werknemer: voordeel van 42 (42% van 100) Werkgever: budgetneutraal 31
CAFETARIAREGELINGEN 4 Voorbeeld 2 werkkostenregeling Werkgever ruilt met 100 werknemers de vakbondscontributie uit tegen een (totaal) brutoloon van 10.000 Vakbondscontributie valt in het algemene forfait Vrije ruimte: 6.000 (1,5% van 400.000) Werknemer: voordeel van 42 (42% van 100) Werkgever: nadeel van 3.200 (80% van ( 10.000 -/- 6.000)) 32
WKR: AANPASSING ARBEIDSVOORWAARDEN Vergoedingen en verstrekkingen vastgelegd in: 1. CAO 2. personeelshandboek/-reglement 3. individuele arbeidsovereenkomst 33
WKR: AANPASSING ARBEIDSVOORWAARDEN In CAO Voorbeelden: - vakbondscontributie - werkkleding - reiskostenvergoeding - onkostenvergoeding - gereedschapsgeld sectoren: bouw; horeca; zorg 34
WKR: AANPASSING ARBEIDSVOORWAARDEN In contract of reglement Aanpassing: - tweezijdig mogelijk? - anders eenzijdig (mogelijk?) 35
WKR: AANPASSING ARBEIDSVOORWAARDEN Tweezijdige aanpassing - instemming ofwel overeenstemming - welbewust; volgens HR bij nadelige gevolgen voor werknemer: - duidelijkheid verschaft over inhoud en gevolgen? - instemming op basis van gedraging of verklaring werknemer? NB: schriftelijke vastlegging/bevestiging 36
WKR: AANPASSING ARBEIDSVOORWAARDEN Eenzijdige aanpassing Mogelijke gronden/normen: a. goed werknemerschap (art. 7: 611 BW) b. eenzijdig wijzigingsbeding (art. 7: 613 BW) c. onvoorziene omstandigheden (art. 6: 258 BW) d. redelijkheid en billijkheid (art. 6: 248 BW) 37
WKR: AANPASSING ARBEIDSVOORWAARDEN Eenzijdige aanpassing (a.) Goed werknemerschap (art. 7: 611 BW): De werkgever en de werknemer zijn verplicht zich als een goed werkgever en een goed werknemer te gedragen. uitwerking: HR in Stoof/Mammoet 38
WKR: AANPASSING ARBEIDSVOORWAARDEN Eenzijdige aanpassing (a.) Stoof/Mammoet ; 4 stappen: - is sprake van gewijzigde omstandigheden? - nopen die tot wijziging? - is het wijzigingsvoorstel redelijk in het licht van alle omstandigheden? - kan aanvaarding in redelijkheid van de werknemer gevergd worden? NB: belangenafweging en casuïstisch te beantwoorden 39
WKR: AANPASSING ARBEIDSVOORWAARDEN Eenzijdige aanpassing (a.) Beoordeling redelijk wijzigingsvoorstel volgens Stoof/Mammoet : - aard van de gewijzigde omstandigheden? - aard en ingrijpendheid van het wijzigingsvoorstel? - belang werkgever/onderneming bij wijzigingsvoorstel? - belang betrokken werknemer(s) bij handhaving arbeidsvoorwaarde? NB: afbouwregeling vaak adequaat middel (maar mogelijk?) 40
WKR: AANPASSING ARBEIDSVOORWAARDEN Eenzijdige aanpassing (b.) Eenzijdig wijzigingsbeding (art. 7: 613 BW): De werkgever kan slechts een beroep doen op een schriftelijk beding dat hem de bevoegdheid geeft een in de arbeidsovereenkomst voorkomende arbeidsvoorwaarde te wijzigen, indien hij bij de wijziging een zodanig zwaarwichtig belang heeft dat het belang van de werknemer dat door de wijziging zou worden geschaad, daarvoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken. 41
WKR: AANPASSING ARBEIDSVOORWAARDEN Eenzijdige aanpassing (b.) Indien beding in arbeidscontract: - in individuele gevallen te beoordelen - instemming OR (of PVT): vermoeden dat er een zwaarwichtig belang is NB: - eenzijdig wijzigingsbeding in (nieuwe) contracten? - OR (of PVT) verplicht en ingesteld? - OR soms instemmingsrecht! 42
WKR: AANPASSING ARBEIDSVOORWAARDEN Eenzijdige aanpassing (b.) Indien geen beding in arbeidscontract: - beroep op goed werknemerschap ( Stoof/Mammoet )? - beroep op onvoorziene omstandigheden (art. 6: 258 BW)? - beroep op redelijkheid en billijkheid (art. 6: 248 BW)? 43
WKR: AANPASSING ARBEIDSVOORWAARDEN Eenzijdige aanpassing (c.) Beroep werkgever op onvoorziene omstandigheden (art. 6: 258 BW): De rechter kan op verlangen van een der partijen de gevolgen van een overeenkomst wijzigen of deze geheel of gedeeltelijk ontbinden op grond van onvoorziene omstandigheden welke van dien aard zijn dat de wederpartij naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van de overeenkomst niet mag verwachten. Aan de wijziging of ontbinding kan terugwerkende kracht worden verleend. 44
WKR: AANPASSING ARBEIDSVOORWAARDEN Eenzijdige aanpassing (c.) Voorbeelden voor onvoorziene omstandigheden : - wetswijziging c.q. invoering nieuwe regelgeving - impact nieuwe regelgeving op werkgever en/of werknemer NB: oordeel rechter nodig 45
WKR: AANPASSING ARBEIDSVOORWAARDEN Eenzijdige aanpassing (d.) Beroep werkgever op redelijkheid en billijkheid (art. 6: 248 lid 2): Een tussen partijen als gevolg van de overeenkomst geldende regel is niet van toepassing, voor zover dit in de gegeven omstandigheden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zou zijn. NB: laatste redmiddel voor werkgever en oordeel rechter nodig 46
WKR: AANPASSING ARBEIDSVOORWAARDEN Formuleringen in nieuwe arbeidscontracten De werkgever betaalt onverplicht maandelijks een [bijv.] vaste onkostenvergoeding voor regelmatig terugkerende zakelijke uitgaven, waarvan het niet gebruikelijk is deze apart te declareren, conform het toepasselijke reglement voor onkostenvergoedingen. De werkgever behoudt zich het recht voor om op grond van wetswijzigingen, zoals (invoering en/of wijziging van) de werkkostenregeling, de hoogte van [bijv.] de vaste onkostenvergoeding te wijzigen of deze geheel in te trekken. De werknemer kan geen rechten ontlenen aan de huidige aanspraak op de onkostenvergoeding. 47
WKR: AANPASSING ARBEIDSVOORWAARDEN Afsluitend/afsluitend - uitgangspunt: tweezijdig aanpassing ofwel overeenstemming - anders: eenzijdig wijzigingsbeding in arbeidsovereenkomst en beroep daarop mogelijk? - desnoods beroep op Stoof/Mammoet, onvoorziene omstandigheden of redelijkheid en billijkheid (casuïstisch!) - OR: instellen c.q. inschakelen!? - nieuwe contracten: eenzijdig wijzigingsbeding! - nieuwe contracten: handige formuleringen! 48
ADMINISTRATIE 1 Geen door de Belastingdienst voorgeschreven methode! WG moet wel kunnen aantonen welke kosten zijn behandeld als: - geen loon (incl. vergoedingen voor intermediaire kosten) - gericht vrijgesteld - aangewezen WKR-eindheffingsloon - loon in natura met lagere waarderingsnorm; en -...hoe de 80%-eindheffing is bepaald 49
ADMINISTRATIE 2 Hoe? Mag WG zelf weten. Als de verschillende kostensoorten maar aantoonbaar juist verwerkt zijn Redenen voor WG om dat te doen? - geen naheffingen en boetes - monitoren van de vrije ruimte; overschrijding is 80% eindheffing! - inzicht in kosten arbeidsvoorwaarden - tijdige actie mogelijk om vrije ruimte zo optimaal te kunnen benutten (indien ruimte over) 50
ADMINISTRATIE 3 In control! Wat is daarvoor allereerst vereist? Inventariseren van allevoorkomende kostensoorten enhun fiscale kwalificatie - kostensoorten bestaan vaak uit kostencategorieën met ieder een eigen fiscale kwalificatie (kostensleutel) Kostensoort Kostencategorie Kostensleutel maaltijden > 10% zakelijk gericht vrijgesteld verstrekking op werkplek binnen werktijd belast loon (forfait eigen bijdrage) vergoeding op werkplek buiten werkplek 10% zakelijk volledig belast volledig belast - een en dezelfde kostencategorie kan weer uiteen vallen in verschillende fiscale kwalificaties reiskosten woon-werk bovenmatige kilometervergoeding 0,28 gericht vrijgesteld tot 0,19 meerdere regulier belast of WKR-eindheffingsloon 51
VOORBEELDEN VAN BELANG SAMENWERKING TUSSEN HR, SA & DE FA zelfde checklist met boekingsinstructie van alle verschillende kosten, incl. fiscale kwalificatie terugkoppeling FA bedrag aan overschrijding vrije ruimte ivm juiste aangifte loonheffingen doorgeven FA van alle betaalde niet aangewezen kosten, zodat SA dit als regulier loon verloont heldere boekingsinstructies; onjuiste boeking in FA kan tot onjuiste aangifte loonheffingen leiden uitleg doorbelaste kosten aan andere concernvennootschappen 52
AANBEVELING IN GROOTBOEK MINIMAAL DE VOLGENDE ONDERVERDELING 1: 1. Alle als WKR-eindheffingsbestanddeelaangewezen kosten, excl. loon in natura waarvoor lagere waarderingsnorm geldt - bedragen incl. BTW doorgeven aan SA; specificatie per WN nodig? eventuele eigen bijdragen ook verwerken - omvat ook verplicht eindheffingsloon 2. Aangewezen loon in naturawaarvoor lagere waarderingsnorm geldt, niet zijnde nihil - alleen boeking forfait; meerdere op grootboekrek. overige personeelskosten - eventuele eigen bijdragen in mindering brengen op forfait (tot nihil) 53
AANBEVELING IN GROOTBOEK MINIMAAL DE VOLGENDE ONDERVERDELING 2: 3. Niet aangewezen belaste kosten (regulier loon) - bedrag incl. BTW doorgeven aan SA; FA geeft specificatie per WN door aan SA 4. Kosten die geen regulier noch WKR-eindheffingsloonvormen - o.a. gerichte vrijstellingen; intermediaire kosten; kosten die onder vrije ruimte vallen 54
BIJ VOORKEUR UITGEBREID MET (SUB-)GROOTBOEKREKENINGEN VOOR 1: 5. Gericht vrijgestelde kosten indien bovenmatige vergoeding betaald (en men inzicht in kosten wil hebben bijv.) - een rekening gericht vrijgestelde reiskosten en een regulier en/of WKR-eindheffingsloon rekening 6. Op centraal niveau afgerekende kosten die worden doorberekend aan concern-entiteiten 55
BIJ VOORKEUR UITGEBREID MET (SUB-)GROOTBOEKREKENINGEN VOOR 2: 7. Splitsing van kosten die zowel zien op ex-wnen derden (uitzendkracht, relaties, zzp-ers) - bedrag op factuur dat ziet op derden niet relevant voor loonheffingen op andere grootboekrek. - gedeclareerde rekening voor lunch van WN met zakenrelatie valt hier ook onder? 8. Verstrekkingen aan ingehuurde uitzendkrachten - hiervoor niet inhoudingsplichtig; niet op zelfde grootboek als waarop de verstrekkingen aan ex-wn - hiervoor blijft eindheffingsmogelijkheid bestaan 56
FINANCIËLE ADMINISTRATIE OVERIGE AANDACHTSPUNTEN: Zo inrichten dat FA vrije ruimte kan monitoren Kostendeclaratieformulier afstemmen op WKR en inrichting FA Vragen om gesplitste facturen bij kosten met verschillende fiscale kwalificatie Personeelsactiviteit buiten de werkplek onderverdeeld in zakelijk deel en feestdeel 57
LOONADMINISTRATIE/INRICHTEN Aandachtspunten: Vastleggen welke van de besproken rekenmethodes toe te passen is met betrekking tot de vrije ruimte. Boekingen van kosten zodanig specificeren dat SA en FA op elkaar aansluiten Afzonderlijke vastlegging/verwerking verstrekkingen niet-wn (vrijwillige eindheffing) Onderscheid loon tegenwoordige en loon vroegere dienstbetrekking (i.v.m. 10% grens) 58
ALGEMENE AANDACHTSPUNTEN Gebruikelijkheidstoets Opteren huidige regelgeving: vrijstelling personeelsvoorzieningen maximaal 454 Vrijwilligers Uitzendkrachten Vaste kostenvergoedingen DGA Vergoeden/ verstrekken/ter beschikking stellen 59
Werkkostenscan Van inventarisatie naar implementatie! 60
Stappenplan 1 werkgroep formeren (denk ook aan OR) nventariseren huidige voor de WKR relevante betalingen/vergoedingen/verstrekkingen trainen van Finance, Payroll en HR werknemers impact analyse (wat zijn de consequenties op de gebieden: intern, financieel, administratie en arbeidsvoorwaarden) 61
Stappenplan 2 Optimaliseren arbeidsvoorwaardenpakket Implementatie (advies) Schaduwdraaien! Controle procedures/evaluatie Begin tijdig!!!!! 62
VRAAG Bereikt de werkkostenregeling zijn doel: administratieve lastenverlichting? 63
MTH Werkgeversdagen 2014 64
Voor nadere vragen en informatie kunt u contact opnemen met: Mariëlle Schoonhoven-Aukema m.schoonhoven@mth.nl Frank Troost f.troost@mth.nl Telefoon: (033) 25 80 330 MTH Almere Amersfoort Amsterdam Assen Baarn Bussum Emmeloord Heerenveen Heerde Hilversum Lelystad Meppel Putten Steenwijk Veenendaal Voorthuizen Zeewolde Zeist www.mth.nl