Samenvatting De gewijzigde visie op en inrichting van de aanpak van verzuim maakt het noodzakelijk het verzuimprotocol te actualiseren.

Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Geactualiseerd Verzuimprotocol Programma / Programmanummer Bestuur & Middelen / 1042 BW-nummer Portefeuillehouder H. Kunst Samenvatting De gewijzigde visie op en inrichting van de aanpak van verzuim maakt het noodzakelijk het verzuimprotocol te actualiseren. Met het onderhavige protocol wordt deze gewijzigde visie vormgegeven en de rollen en verantwoordelijkheden verhelderd van de verschillende actoren in het verzuimproces. Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. PO10, Anita van Kempen, 2583 Datum ambtelijk voorstel 4 oktober 2012 Registratienummer 12.0017496 Deze aanpak heeft de bedoeling het voorkomen van verzuim blijvend te kunnen beïnvloeden en verlagen. De in het protocol geformaliseerde werkwijze wordt al sinds vorig jaar toegepast en heeft bijgedragen aan de verlaging van ons verzuim tot een niveau van 4,8% op dit moment. Ter besluitvorming door het college Het geactualiseerde verzuimprotocol vast te stellen. Paraaf akkoord Datum Concern B & V Leidinggevende H. Boon van Ostade Programmamanager H. Boon van Ostade Programmadirecteur B. v.d. Ploeg Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 23 oktober 2012 nummer: 3.33 Conform advies Aanhouden Anders, nl. Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Gemeentesecretaris Portefeuillehouder Collegevoorstel.docx

Collegevoorstel 1 Probleemstelling In een verzuimprotocol zijn de afspraken geregeld over de aanpak van het verzuim en daarbij worden de stappen gevolgd die door de Wet Verbetering Poortwachter zijn voorgeschreven. Eind 2010 zijn de vernieuwde uitgangspunten voor de aanpak van het gemeentelijk verzuimen arbobeleid vastgesteld en deze uitgangspunten hebben de basis gevormd voor de aanbestedingsprocedure die geleid heeft tot Maatwerk BedrijfsGezondheidsZorg en Arbozorg. Eind 2011 is het aanbestedingstraject afgerond en dat heeft geleid tot een gewijzigde organisatie van de BedrijfsGezondheidsZorg binnen de gemeente Nijmegen. De nadruk is daarbij komen liggen op de eigen regie en een gedeelde verantwoordelijkheid in het proces van ziekteverzuim. Het bestaande verzuimprotocol voldeed hieraan niet langer en daarom was actualisatie van het protocol nodig. In het protocol zijn in algemene zin de rollen van de medewerker,, P&Oadviseur in diens rol van casemanager, de verzuimcoördinator (een nieuwe rol die nodig is om eigen regie te kunnen vormgeven) en de bedrijfsarts beschreven en daarmee zijn de verantwoordelijkheden in het proces toegewezen. Deze rolverdeling komt terug in de stapsgewijze beschrijving die volgt en die volgens de Wet Verbetering Poortwachter voorgeschreven is. In het protocol wordt ook verwezen naar de mogelijke inzet van interventionisten als psycholoog, maatschappelijk werker, bedrijfsfysiotherapeut en arbocoördinator, waarmee een van de uitgangspunten in onze verzuimaanpak: preventief werken is vorm gegeven. 2 Juridische aspecten Op dit onderwerp zijn de Arbowet en de Wet Verbetering Poortwachter van toepassing. De Ondernemingsraad heeft inmiddels zijn instemming betuigd met het voorliggende verzuimprotocol. 3 Doelstelling Het verzuimprotocol heeft als doel om de rol en alle noodzakelijke stappen van alle actoren in het proces van ziekteverzuim en verzuimbegeleiding te verhelderen en te bewaken. 4 Argumenten Met dit protocol wordt voldaan aan de wettelijke verplichtingen voor de begeleiding van verzuimprocessen en daarmee wordt gestreefd invloed uit te oefenen op de hoogte van het voorkomen van verzuim en de wijze waarop daarmee wordt omgegaan. De - in het protocol- geformaliseerde werkwijze wordt sinds de vaststelling van het verzuimbeleid in 2011 gevolgd en heeft bijgedragen aan de verlaging van ons verzuim naar een niveau van 4,8%(cijfers september 2012). 5 Financiën Dit punt is niet van toepassing op dit voorstel.

Collegevoorstel Vervolgvel 2 6 Communicatie Na besluit name door het college wordt het geactualiseerde verzuimprotocol gecommuniceerd met medewerkers en n middels een nieuwsbrief en Binnenwerk. Externe partijen uit het pakket van BedrijfsGezondheidsZorg worden door de arbocoördinator geïnformeerd. 7 Uitvoering en evaluatie Middels het volgen van de verzuimcijfers vindt een continue evaluatie van de aanpak van het verzuim plaats. Indien wetgeving of andere werkwijze daartoe aanleiding is, wordt het protocol opnieuw geactualiseerd. 8 Risico Aan dit voorstel zijn geen risico s verbonden. Bijlage(n): Verzuimprotocol Gemeente Nijmegen Instemming Ondernemingsraad

Verzuimprotocol Gemeente Nijmegen Rollen in het verzuimproces: : Leidinggevende: P&O adviseur Verzuimcoördinator Bedrijfsarts: is verantwoordelijk voor zijn 1 eigen proces. Dit betekent dat hij zich ziek meldt bij zijn en actief meedenkt in zijn herstelproces en is bereid daarover afspraken te maken. Hij houdt zijn actief op de hoogte van het herstelproces. Ook spant de medewerker zich in om herstel en terugkeer in het arbeidsproces te bevorderen. De formele afspraken over rechten en plichten zijn vastgelegd in hoofdstuk 7 van de AGN. heeft de regie in het verzuimproces. Dit betekent dat hij aandacht heeft voor de medewerkers, hen stimuleert, vertrouwen en gericht feedback geeft en zorgt voor goede arbeidsomstandigheden. In het verzuimproces is hij actief en bevraagt de medewerker naar de achtergrond van zijn ziekmelding en zijn mogelijkheden om (nog) te werken. Hij probeert zich zo ook een beeld te vormen of de ziekmelding met het werk te maken heeft. Hij neemt de verantwoordelijkheid voor het verzuimtraject en bewaakt de afspraken die hij daarin met de medewerker maakt ook in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter. Hij onderhoudt regelmatig contact met de medewerker en is betrokken bij zijn proces. Hij kan daarin ook aanschuiven voor een drie of viergesprek met de bedrijfsarts en/of een van de andere interventionisten. 2 is casemanager in het kader van de WVP. Hij heeft een ondersteunende en adviserende rol naar zowel als medewerker en stuurt het verzuimproces. Dit betekent dat hij een inhoudelijke bijdrage levert aangaande de te ondernemen stappen en het zoeken van reïntegratiemogelijkheden. Hij is procesverantwoordelijk en ziet erop toe dat de afspraken in procedures in het kader van WVP worden nagekomen en draagt bij naar het zoeken van oplossingen om het verzuimproces te verkorten. In zijn rol van casemanager kan de P&O adviseur aanschuiven bij het drie of viergesprek (bedrijfsarts, medewerker, + P&O adviseur) bewaakt het hele proces van WVP aan de hand van signalen uit RAET Verzuim Module (RVM). Zij signaleert en adviseert de P&O adviseur inzake de verschillende processtappen en de daarbij behorende acties. Ook verzorgt zij voor de verschillende interventionisten het inplannen van afspraken binnen RVM. wordt ingeschakeld op verzoek van de en adviseert deze ook. Hij denkt mee bij het zetten van stappen tot verkorting van het ziekteporces van de betrokken medewerker. Zijn rol is gericht op het bevorderen van het herstelproces en het geven van inzetbaarheidsadviezen (ook preventief). Ook beoordeelt hij de arbeidsrelevantie van de klachten en adviseert de hieraangaande. eerste dag verantwoordelijke actie 1. ziekmelding medewerker De medewerker meldt zich vóór 9.00 uur telefonisch ziek bij zijn. houdt vanaf de eerste datum ziekmelding aantekening bij van hetgeen is afgesproken en met wie hij die afspraken heeft gemaakt. (het verzuimlogboek kun je vinden op de binnenbalie http://fauna/pdcintern/pdc2.asp?req=toon_product&productid=553&loketid=0&hoe=fulltext ) 1 Daar waar in dit protocol gesproken wordt over hij en zijn, wordt ook nadrukken zij en haar bedoeld. 2 Als interventionisten kennen we psychologen, bedrijfsmaatschappelijk werk er, bedrijfsfysiotherapeuten en arbocoördinatoren voor werkplekadviezen. verzuimprotocol gemeente nijmegen.doc 1

eerste dag verantwoordelijke actie N.B.: De eerste ziektedag is de eerste werkdag tijdens de ziekte. Werkdag is een dag waarop je normaal gesproken werkt, en dus recht op bezoldiging hebt. Het weekend telt dus niet mee, evenmin als de vaste vrije dag voor een deeltijder. Op een verlofdag (vakantiedag of compensatiedag) heb je recht op bezoldiging zodat ziekte op deze dag wel wordt doorgegeven. De compensatiedag vervalt bij ziekte, verlof krijg je bij ziekte terug. 2. medewerker bespreken: de situatie en aard van de beperkingen die geleid hebben tot de ziekmelding; de verwachte duur (indien mogelijk); wat is er aan de hand; ligt er evt. een relatie met het werk; is er contact gezocht met huisarts of specialist; waar is de medewerker tijdens zijn ziekte te bereiken; welke taken kunnen er nog wel gedaan worden; mogelijke afspraken die moeten worden afgezegd en of er werkoverdracht dient plaats te vinden en afspraak over het volgend contact. (zie voor uitgebreide info het verzuimscript) Als de niet bereikbaar is op moment van ziekmelding, neemt hij dezelfde dag nog contact op met de zieke medewerker. De zieke medewerker dient aan de werkgever te melden welke werkzaamheden hij nog kan verrichten. Is dat bij de werkgever bekend dan kan hij immers beoordelen of en zo ja welke actie nodig is om werk aan te bieden, zodat aan de wettelijke verplichtingen op het gebied van verzuimbegeleiding en werkhervatting kan worden voldaan. Bijvoorbeeld: in het geval van griep zal zonder meer duidelijk zijn dat iemand niet op het werk kan verschijnen. Maar iemand met een verzwikte enkel zou wellicht administratief werk kunnen doen als er voor een voetenbankje wordt gezorgd en eventueel vervoer is geregeld. Ook kan de in voorkomende gevallen de medewerker attenderen op de mogelijkheden die het pakket van BedrijfsGezondheidsZorg (psycholoog, bedrijfs maatschappelijk werk, bedrijfsfysiotherapeut en werkplekadvies door arbocoördinator ) in het kader preventie kan bieden. http://binnenwerk/intranet/werken_bij_de_gemeente/gezondheid/bedrijfsgezondheidszorg De medewerker, hoeft, als hij dat niet wil, niet aan zijn werkgever te zeggen wat de precieze klachten zijn, wel moet hij aangeven waarom hij niet kan werken. (= aangeven van de beperkingen) Indien de situatie daartoe aanleiding geeft kan de afspreken dat hij in de loop van de dag nog eens contact opneemt om de situatie te bespreken. De geeft aan de verzuimcoördinator door als de medewerker op een ander adres dan zijn huisadres bereikbaar is (denk ook aan telefonische bereikbaarheid) verzuimprotocol gemeente nijmegen.doc 2

eerste dag verantwoordelijke actie 3. Als de dat om redenen een spoedcontrole wenselijk vindt, dan kan hij deze zelf vormgeven door middel van een extra telefoontje of een bezoek aan huis. 4. Meldt medewerker ziek middels het formulier via [hier link toevoegen naar formulier binnenbalie]. Houdt vanaf eerste datum ziekmelding een logboek bij van hetgeen is afgesproken met de medewerker. http://fauna/pdcintern/pdc2.asp?req=toon_product&productid=553&loketid=0&hoe=fulltext 5. Melding UWV Voor ziekmeldingen ten aanzien van medewerkers die een Ziektewet uitkering genieten (bij zwangerschap, orgaandonatie, arbeidshandicap) geldt dat de ziekmelding uiterlijk op de vierde ziektedag automatisch wordt doorgegeven aan de UWV. 6. herstelmelding medewerker De medewerker meldt zich op de 1e hersteldag voor 9.00 uur beter bij zijn. Indien de betermelding plaatsvindt in het weekend dan meldt de medewerker zich met terugwerkende kracht beter. (zie notitie slim beter melden ) Ook als deze hersteldag op een niet reguliere werkdag valt (bij parttimers) en ook als de medewerker nog niet volledig hersteld is. Hij geeft dan door voor hoeveel uur hij het werk kan hervatten. Deze werkwijze geldt ook als de herstelmelding later dan de 1e week plaatsvindt. 7. Meldt medewerker hersteld middels het formulier via [hier link toevoegen naar formulier binnenbalie]. Als de herstelmelding gedeeltelijk is, maakt hiervan aanteking van in het verzuimlogboek. 8. registratie UWV Ten aanzien van medewerkers die een Ziektewetuitkering genieten (bij zwangerschap, orgaandonatie, arbeidshandicap) geldt dat de herstelmelding uiterlijk op de tweede dag automatisch wordt doorgegeven aan de UWV. 9. 2 e contact Tijdens de eerste week van ziekte heeft de de 2e of 3e dag van de ziekte opnieuw contact met de medewerker en overlegt of de medewerker instaat is om op korte termijn zijn werkzaamheden te hervatten. 10. begeleiding bij (gedeeltelijk) herstel 2 e t/m 8 e week verantwoordelijke actie 11. contact en medewerker De begeleidt (gedeeltelijk) herstelde werknemer bijvoorbeeld bij veranderingen in het werk, andere taken of ander werkritme. Gedurende de eerste 8 weken van de ziekte neemt de wekelijks contact op met de medewerker. Dit contact moet leiden tot een inschatting van het verzuim. Vragen die dan beantwoord moeten kunnen worden zijn: Zal de duur van het verzuim van dien aard zijn dat een probleemanalyse noodzakelijk is; Is een interventie noodzakelijk, dan wel gewenst. (zie BedrijfsGezondheidsZorg) Ziet de medewerker mogelijkheden om (deels) zijn werkzaamheden te hervatten dan wel aangepaste taken te verrichten. verzuimprotocol gemeente nijmegen.doc 3

2 e t/m 8 e week verantwoordelijke Actie (vervolg) P&O adviseur RVM [rol casemanager] 12. Inschatting vervolgaktie 13. Uitnodiging bedrijfsarts 14. contact medewerker en bedrijfsarts 15. contact Bedrijfsarts en 16. probleemanalys e en advies 17. plan van aanpak Krijgt na 2 weken seintje en onderneemt actie richting. Leidinggevende en casemanager beoordelen noodzaak probleemanalyse. Er moet altijd een probleemanalyse worden gemaakt als iemand langer dan 6 weken ziek is. Verzuimcoördinator Zorgt inplannen afspraak in spreekuur en voor uitnodiging aan medewerker op aangeven van / P&O adviseur. bedrijfsarts In een aantal gevallen (zie punt 12) zal dit contact leiden tot een probleemanalyse. Tijdens dit contact worden zaken besproken als behandeladvies, wanneer de medewerker naar verwachting weer aan het werk kan, is het nodig werkplek, werktijden en werkinhoud aan te passen? De medewerker geeft alle relevante informatie omtrent zijn klachten aan de bedrijfsarts. Deze zal deze informatie nodig hebben om te kunnen adviseren aan de. Bedrijfsarts De Bedrijfsarts informeert de over de uitkomst van dit contact. Belangrijk daarbij is de vraag of betrokken medewerker wel of niet mogelijkheden heeft om werk te verrichten. Het gaat hierbij niet om het verstrekken van medische informatie. bedrijfsarts Binnen zes weken na de eerste ziektedag, of zoveel eerder als nodig is, stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op en/of brengt hij advies uit aan de medewerker en. Indien pas na 6 weken blijkt dat het ziekteverzuim aanhoudt, dient de Bedrijfsarts alsnog onverwijld een oordeel over het ziektegeval te geven. Een probleemanalyse en advies zijn eerder nodig zodra verzuim langer dreigt te gaan duren (bijvoorbeeld bij situatieve ziekte of psychische klachten) of zodra werkhervatting onder aangepaste omstandigheden mogelijk lijkt. Het advies gaat in op de beperkingen en de medisch verantwoorde mogelijkheden om te werken. De probleemanalyse bevat geen privacygevoelige informatie, dus ook geen diagnose en/of medische informatie. De ontvangt de probleemanalyse die hij nodig heeft om een plan van aanpak voor reïntegratie te kunnen maken. De werknemer altijd een exemplaar van de bedrijfsarts mee ook voor zijn probleemanalyse. P&O adviseur Bij dreigend langdurig verzuim stellen uiterlijk in week 8 de en de medewerker met hulp van P&O een plan van aanpak op nadat ze de probleemanalyse hebben ontvangen.. medewerker Doel van het plan is te bezien of het mogelijk is : terug te keren in de eigen functie; te gaan werken in een andere functie bij dezelfde werkgever te gaan werken bij een andere werkgever; tijdelijk (een aangepaste) functie te vervullen; een periode af te spreken ( proefperiode of permanent) 2 e t/m 8 e week verantwoordelijke Actie (vervolg) verzuimprotocol gemeente nijmegen.doc 4

17a. Plan van aanpak (vervolg) plan van aanpak toelichting P&O adviseur medewerker In het plan van aanpak komen de volgende zaken aan de orde: acties van de om terugkeer te bespoedigen (bijvoorbeeld aanpassen werkplek), werkinhoud, zoeken naar herplaatsingsmogelijkheden). Tijdens de eerste 2 jaren van ziekte is er sprake van plaatsing op tijdelijke werkzaamheden. Pas na de twee jaar kan herplaatsing op andere functie plaatsvinden. De medewerker is dan arbeidsongeschikt voor zijn functie. En de arbeidsongeschiktheid voor de functie is vastgesteld door de bedrijfsarts of het UWV. acties van de medewerker om terugkeer te bespoedigen (bijvoorbeeld een uurtje in de week op de werkplek zijn, therapeutisch aan de slag, bezoek aan interventiespecialist zoals bedrijfsmaatschappelijk werk, fysiotherapeut of psycholoog.). afspraken over contact tussen bedrijfsarts en door werknemer geraadpleegde behandelaars zoals bijvoorbeeld de huisarts of interventiespecialisten. bij herplaatsing elders: afspraken over inzet reïntegratiebedrijf. Als reïntegratie bij een andere werkgever wordt beoogd, dan is inschakeling van een reïntegratiebedrijf verplicht (dat kunnen ook interne herplaatsingsadviseurs zijn). Afspraken hierover (welk reïntegratiebedrijf, het aanvragen van een persoonsgebonden reïntegtratiebudget, het beoogde resultaat) worden in het plan van aanpak opgenomen. de termijn die voor de overeengekomen acties worden afgesproken; het moment waarop de afgesproken acties worden geëvalueerd. Het Plan van Aanpak wordt door zowel de als de medewerker ondertekend. De casemanager verstrekt een afschrift van het plan van aanpak aan zowel de medewerker als de arbodienst. Acht weken termijn: het plan van aanpak is gereed binnen twee weken na het oordeel van de bedrijfsarts (de probleemanalyse). Dat zal in de regel binnen acht weken na de eerste ziektedag zijn. Het plan van aanpak vindt zijn basis in de probleemanalyse en het advies van de bedrijfsarts. Voldoet de werknemer niet aan zijn plicht tot medewerking dan gelden de sancties uit hoofdstuk 7 van de AGN. https://www.rechtspositie.info/gemeente%20nijmegen/medewerker/gemeente_car_uwo/arbeidsvoorwaa rden_356215# 2e t/m 8e week verantwoordelijke Actie 18. contact bedrijfsarts en organisatie Iedere heeft de mogelijkheid tot om te overleggen met de bedrijfsarts inzake casuïstiek. Dit kan telefonisch of hiervoor kan een afspraak worden ingepland.. Dit kan ook is zelfs aan te bevelen in een drie of viergesprek met de medewerker. verzuimprotocol gemeente nijmegen.doc 5

na de 8 e ziekteweek verantwoordelijke acties 19. iedere zes weken medewerker Na de 8 e ziekteweek heeft de tenminste 1 x per 6 weken contact met de zieke medewerker. Dit contact kan helpen de voornemens uit het plan van aanpak te realiseren en biedt tevens de mogelijkheid om de zieke medewerker bij het proces te begeleiden. Ook biedt dit contact de gelegenheid om het plan van aanpak, zo vaak als nodig is, te evalueren en bij te stellen. Voor het bijstellen van het plan van aanpak gelden dezelfde regels als voor het opstellen van het plan van aanpak. De wijze waarop dit contact plaatsvindt kan variëren. Persoonlijk contact past beter in het uitgangspunt: van controle naar begeleiding. Het kan voor een zieke medewerker stimulerend werken om uitgenodigd te worden op de werkplek en afhankelijk van de mogelijkheden werkgerelateerd bezig te zijn. Dit kan bijvoorbeeld door het bijwonen van werkoverleg of koffie drinken met collega s. Is de werknemer niet in staat om naar de werkplek te gaan dan kan bezoek aan huis door de overwogen worden. 20. bijstellen plan van aanpak 21. contact bedrijfsarts en medewerker 22. contact en bedrijfsarts bedrijfsarts bedrijfsarts Het plan van aanpak wordt zo vaak als nodig geëvalueerd en bijgesteld. Dit gebeurt tenminste als er wijzigingen zijn in de situatie of omstandigheden van de medewerker en als medewerker niet meer in de eigen organisatie kan terugkeren en een reïntegratiebedrijf moet worden ingeschakeld. De bedrijfsarts heeft zo vaak contact met de zieke medewerker als naar zijn oordeel nodig is of wenselijk geacht wordt door de. Dit gebeurt in ieder geval als er wijzigingen zijn in de situatie van de medewerker of de omstandigheden die bijstelling van de probleemanalyse noodzaken. Dit kan ook door een interventiespecialist worden gedaan, mits afspraken zijn gemaakt over de inzet van de interventiespecialist en de communicatie tussen, interventiespecialist en bedrijfsarts zijn gemaakt. Bedrijfsarts en hebben zo vaak contact met elkaar als voor een afstemming en reïntegratie wenselijk is. In ieder geval vindt dit contact plaats bij iedere bijstelling van het plan van aanpak en na ieder contact dat de bedrijfsarts met de medewerker heeft. verzuimprotocol gemeente nijmegen.doc 6

Week 42 Verantwoordelijke acties Verzuimcoördinator 23. melding ivm WAO/WIA verzekering In week 46 52 na 1e ziektedag 24. eerstejaarsevaluatie Bedrijfsarts medewerker Uiterlijk 82 e Verantwoordelijke ziekteweek 25. het reïntegratieverslag bedrijfsarts medewerker P&O adviseur 6 P&O adviseur52 na 1e ziektedag De medewerker die een aanvullende verzekering WAO/WIA heeft verzekerd, moet binnen 42 weken de OHRA op de hoogte brengen van zijn ziekte, anders vervalt zijn aanspraak op de verzekering. Middels een brief wordt de medewerker hierop geattendeerd. De Bedrijfsarts zorgt voor een actueel oordeel De evalueert samen met de zieke medewerker de tot nu toe ondernomen reïntegratie inspanningen in het plan van aanpak. Naar aanleiding van deze evaluatie kan worden besloten of het plan van aanpak bijgesteld moet worden, of er wellicht op een aantal punten aanvullende afspraken nodig zijn of er een intensivering van inspanningen noodzakelijk is. De eerstejaarsevaluatie wordt schriftelijk vastgelegd en ondertekend door zowel werknemer als werkgever. Een kopie van de eerstejaarsevaluatie wordt verstuurd aan de casemanager. acties Het reïntegratieverslag is een samenvatting van het bijgehouden dossier. Het bestaat uit drie delen, te weten: De werkgeversbijdrage. Deze bijdrage bevat het plan van aanpak en gegevens met betrekking tot de uitvoering daarvan. Het medisch deel, dat wordt geleverd door de bedrijfsarts (alleen bestemd voor medewerker en arts UWV) De werknemersbijdrage. Deze bijdrage bevat het oordeel van de medewerker over gehele traject (inspanningen van medewerker, werkgever en arbodienst). De werknemer dient het reïntegratieverslag in bij de UWV, tegelijk met de WIA aanvraag. Het reïntegratieverslag komt tot stand in overleg met werknemer. Het dient dus tijdig, bijvoorbeeld twee weken vóór aanvraag WIA, met de werknemer besproken te worden. Bij die gelegenheid kan de bijdrage van de werknemer worden besproken en opgetekend. De werknemer mag weigeren zijn bijdrage aan werkgever te laten zien. Dat kan het geval zijn bij een arbeidsconflict of als hij niet in wil gaan op de medische gegevens. De werkgever en de bedrijfsarts verstrekken een afschrift van hun bijdragen aan de werknemer. Het reïntegratieverslag wordt door de werknemer zelf of via de P&O adviseur uiterlijk de 91 e week naar de UWV gestuurd. Rond de 78 e week ontvangt de medewerker bericht van het UWV met de formulieren waarin hem dit bekend wordt gemaakt. LET OP: mocht de medewerker het formulier niet ontvangen, daarmee vervalt NIET de verplichting om het verslag tijdig in te zenden verzuimprotocol gemeente nijmegen.doc 7

Uiterlijk 82 e ziekteweek reïntegratieverslag (vervolg) Verantwoordelijke bedrijfsarts medewerker P&O adviseur acties Het opstellen van het reïntegratieverslag is een verantwoordelijkheid van de werkgever ten opzichte van de UWV en dient als verantwoording achteraf voor verrichte reïntegratie inspanningen. Voldoet de werkgever niet aan de wettelijke verplichtingen dan kan de UWV sancties opleggen en wordt geen WIA toegekend. Voldoet de werknemer niet aan zijn plicht tot medewerking dan gelden de sancties uit hoofdstuk 7 van het AGN. antwoordelijke acties Uiterlijk 91 e Verantwoordelijke ziekteweek 26. Aanvraag WIA de medewerker dient de WIA aanvraag samen met het reïntegratieverslag uiterlijk in bij het UWV. Overige aspecten ziekteverzuim omstandigheid verantwoordelijke acties 1. tijdens vakantie medewerker De eerste ziektedag kan tijdens de vakantie van een medewerker vallen. Ziekte moet in principe gemeld worden vanaf het vakantieadres. Dit geldt ook voor verlofdagen. De verplichtingen bij ziekte gelden voor zover mogelijk ook tijdens de vakantie. Op grond van de AGN kan de door ziekte niet genoten vakantie alsnog verleend worden. 1.a. vakantie en ziekte medewerker Een zieke medewerker moet toestemming vragen aan zijn om op vakantie te gaan. 1.b. advies vakantie De vraagt voor het vakantieverzoek zo nodig advies aan de bedrijfsarts en overlegt met P&O over de registratie er van.. 1.c. Ziekte en bezoldiging medewerker De medewerker heeft bij ongeschiktheid tot het verrichten van zijn arbeid als rechtstreeks en objectief medisch vast te stellen gevolg van ziekte of gebrek vanaf de eerste dag van die ongeschiktheid gedurende de eerste zes maanden recht op doorbetaling van zijn volledige bezoldiging. Bij voortduring van deze ongeschiktheid gedurende de zevende tot en met de twaalfde maand recht op doorbetaling van 90% van zijn bezoldiging. Na 12 maanden gedurende de dertiende tot en met de vierentwintigste maand recht op doorbetaling van 75% van zijn bezoldiging. Na 24 maanden tot het einde van zijn dienstverband recht op doorbetaling van 70% van zijn bezoldiging. Deze maatregel is van toepassing in zoverre de medewerker ziek is. Voor de toepassing van dit hoofdstuk wordt onder ziekte ook gebreken verstaan. verzuimprotocol gemeente nijmegen.doc 8

omstandigheid verantwoordelijke acties 2. second opinion werkgever medewerker Als er een verschil van mening bestaat tussen werkgever en medewerker, kan de UWV verzocht worden een deskundigenoordeel te geven. In eerste instantie adviseert de bedrijfsarts over het verschil van mening. Kan werkgever of werknemer zich niet vinden in het advies van de bedrijfsarts dan kan de UWV om een second opinion worden gevraagd. Het oordeel van de UWV is niet bindend en heeft geen opschortende werking. 3. frequent verzuim Veelvuldig korter durend verzuim is reden voor de werkgever om te onderzoeken wat er aan de hand is. De voert een verzuimgesprek met de werknemer. In dit verzuimgesprek kan de bij medische onduidelijkheid de bedrijfsarts om advies vragen. Van frequent verzuim is bijvoorbeeld sprake bij driemaal of meer ziekmelden per 12 maanden. 4. verzuimoverzichten Stafmedewerker PSA Er zijn 2 soorten verzuimoverzichten: 1. Verzuimcijfers per afdeling 2. Verzuimcijfers per medewerker Deze overzichten zijn indien daarvoor geautoriseerd van Binnenwerk te downloaden. Tenminste één maal per jaar worden de cijfers voorzien van een analyse door de bedrijfsartsen. 5. privacyaspecten interventionisten De medische dossiers binnen RVM zijn zó ingeregeld dat alleen de betreffende interventionist bij de medische gegevens kan. Voor de uitwisseling van gegevens tussen interventionisten is afgesproken dat ze deze versturen in een worddocument en dat na verzending de gegevens van het openbare deel van het netwerk wordt verwijderd en alleen bewaard worden in het afgeschermde gedeelte van RVM. De bedrijfsartsen verwerken de medische gegevens en spreekuurgegevens in het systeem van ArboUnie waar het veilig wordt bewaard. De gegevens worden volgens de wettelijke normen bewaard en mogen alleen worden overgedragen na schrifelijk akkoord van de medewerker. Medische gegevens tbv WIA aanvraag worden alleen aan de medewerker verstrekt. De organisatie ontvangt geen medische informatie van haar medewerkers. Procesinformatie wordt verstrekt aan n zodat deze de informatie kan gebruiken bij de begeleiding van de medewerker. verzuimprotocol gemeente nijmegen.doc 9

Bijlage 1 Script verzuimgesprek Onderstaand een vragenlijst die n en medewerkers kunnen gebruiken voor een gesprek naar aanleiding van een ziekmelding. Dit kan voor het eerste contact maar ook voor een vervolggesprek zijn. De vragen kunnen fungeren als handleiding voor zowel een telefonisch als een mondeling gesprek. Uiteraard sluiten de vragen aan bij de verantwoordelijkheden van medewerker en zoals opgenomen in het verzuimbeleid. Wat is er aan de hand? Hoe voel je je? (deze openingsvraag heeft niet als bedoeling om de medische achtergrond te achterhalen of te beoordelen) Is dit al eerder gebeurd? Wanneer? (is afhankelijk van bekendheid met de medewerker) Heb je contact gehad met de huisarts of iemand anders die je eventueel kan helpen? Heb je daarbij ondersteuning nodig? (denk ook aan bijv. IZA bedrijfszorgpakket) Heeft je ziekmelding iets met je werk te maken? Wanneer denk je weer te kunnen beginnen? Welke taken zou je eventueel wel kunnen doen? Kun je dan eventueel al eerder beginnen? Is aangepast of ander werk mogelijk? (over de mogelijkheden, met name van ander werk, moet van tevoren wel nagedacht zijn) Is er overdracht van je werk nodig of moeten er afspraken afgezegd en verzet worden? Zou je dit zelf kunnen doen? Wat zal ik aan het team vertellen? Wanneer hebben we weer contact? verzuimprotocol gemeente nijmegen.doc 10

Bijlage 1A Formulier verzuimbegeleiding Gemeente Nijmegen... Afdeling: Leidinggevende: Telefoon : E mail : Naam medewerker: Man Vrouw Geboortedatum: Functie: Datum ziekmelding: Datum herstelmelding: Reden ziekmelding: Ziekmelding aangenomen door: Ziek tgv zwangerschap: Ja Nee Datum ingang zwangerschapsverlof: Deel A: Vragen aan de zieke medewerker (in te vullen door ) Wat is er aan de hand? Hoe voel je je? Wat zijn je beperkingen waardoor je je werk niet kunt doen? Is dit eerder gebeurd? Ja, wanneer? Nee Hebt je hulp gezocht bij de huisarts? Ja Nee Toelichting: Wanneer verwacht je weer te kunnen beginnen? Welke acties ga je zelf ondernemen? Heb je hulp nodig van: (Meerdere keuzes mogelijk) Leidinggevende Bedrijfsarts P&O adviseur verzuimprotocol gemeente nijmegen.doc 11

Heeft je ziekmelding met het werk te maken? Ja Nee Mede door het werk Indien ja of mede door het werk, graag toelichten: Toelichting: Welke taken zou je in je eigen werk momenteel wèl kunnen doen? Is er werkoverdracht nodig? Ja Nee Wat zal ik het team vertellen? Heb je de ziekmelding doorgegeven bij de Ziek en Herstelmelding? Zo nee, dan dien je dit alsnog te doen. Wanneer is eerste vervolgafspraak? Datum: medewerker neemt contact op neemt contact op Deel B: Vraag aan Wat verwacht je in dit geval van Bedrijfsarts? Advies van Bedrijfsarts (bijvoorbeeld oproep voor spreekuur bij bedrijfsarts of telefonisch overleg) Neem in dit geval altijd contact op met de verzuimcoördinator arbo@nijmegen.nl Telefonisch bereikbaar op tel. Geen adviesvraag Mail dit ingevulde formulier bij een ziekmelding naar arbo@nijmegen.nl verzuimprotocol gemeente nijmegen.doc 12

: Contact / medewerker medewerker: afdeling: Inhoud afspraken / bijzonderheden Datum: Wie neemt contact op: Datum: Wie neemt contact op: Datum: Wie neemt contact op: Datum: Wie neemt contact op: Datum: Wie neemt contact op: Datum: Wie neemt contact op: Datum: Wie neemt contact op: Datum: Wie neemt contact op: verzuimprotocol gemeente nijmegen.doc 13

G E M E E N T E Ijmegen mbmzeggenschap Aan Datum Onderwerp Datum inbreng De gemeentesecretaris 30 augustus 2012 Instemming verzuimprotocol 27 augustus 2012 Geachte bestuurder, De ondernemingsraad is gevraagd in te stemmen met het verzuimprotocol. De ondernemingsraad stemt in met het verzuimprotocol. Daarbij zij opgemerkt dat de OR graag onderzocht ziet wat het resultaat van de vraag van de aan de zieke medewerker: "Wat kun je nog wel?" concreet opievert. De ondernemingsraad is zich er van bewust dat de vraag stimulerend en positief is bedoeld, maar hecht er toch waarde aan om te weten hoe dit door de zieke werknemer wordt ervaren. De ondernemingsraad zou dan ook graag zien dat u met de adviescommissie Arbo/personeel overleg hierover voert. Tot besluit; er wordt geen groot onderzoek verlangd, maar de ondernemingsraad zou het waarderen hierover begin volgend jaar geinformeerd te worden. Namens de ondernemingsraad. Tiny VIoet, Voorzitter Agnes Coumans, Vice-voorzitter Instemming verzuimprotocol 12-08-30