PROCESSEN HANDLEIDING Voor Leveranciers
Inhoudsopgave AANGELEVERDE WERKORDERS 3 INCHECKEN 4 UITCHECKEN 6 AANNEMERSCONSOLE 8 WERK ORDERS 9 NOTITIES TOEVOEGEN 10 WERKORDER TOEBEHOREN 11 OFFERTES 14 FACTUREN 18 CONTACT INFO 21 2 ServiceChannel Process Guide
Aangeleverde Werkorders Indien een werkorder aan u of uw organisatie wordt aangeleverd, ontvangt u een Werkorder via email met deze bijlagen: 1 2 3 4 5 6 1. Volg nummer 2. Locatie (locatie nummer en adres) 3. Prioriteit, Maximum bedrag, en geplande datum gebaseerd op prioriteit 4. Probleem en gereedschap, indien beschikbaar 5. IVR nummer en PIN code 6. Belangrijke aanvullende informatie over de locatie Volg de instructies die onderaan de Werkorder email staan, om de Werkorder te accepteren of af te wijzen. U kunt antwoorden door het Engelse woord OK te gebruiken om te bevestigen dat u de Werkorder accepteert of NO om de Werkorder af te wijzen. Last Revised: August 7, 2015 8:49 AM 3
Inchecken Via IVR U kunt bellen om bij de locatie in te checken. Om dat te doen volgt u onderstaande instructies. Indien u de ServiceChannel GPS Check-In app wilt gebruiken om in te checken, volgt u de instructies op de volgende pagina. GPS Check-In moet eerst door een abonnee op een specifieke locatie worden ingeschakeld. Om in te checken: 1. Bel het IVR telefoonnummer wat in de email en op de Werkorder geprint staat. 2. Geef de IVR PIN code in die in de email is toegewezen en op de Werkorder geprint staat. 3. Geef het volgnummer in wat in de email is toegewezen en op de Werkorder geprint staat. De servicewerkorder zal automatisch worden bijgewerkt, zodat zichtbaar wordt dat u op locatie bent en begonnen met het reparatiewerk of de gevraagde onderhoudswerkzaamheden. 4 ServiceChannel Process Guide
Via GPS Check-In App Een andere mogelijkheid is om in te checken met een mobiel apparaat, gebruikmakend van de ServiceChannel GPS Check-In app welke beschikbaar is voor Android en Apple mobiele apparaten als de abonnee deze functionaliteit heeft ingeschakeld op zijn locaties. Om de apps te downloaden, zoekt u naar ServiceChannel GPS Check-In in de desbetreffende app store. Om in te checken: 1. Zorg er voor dat de GPS functie op uw mobiele apparaat ingeschakeld is. 2. Open de app geef de IVR PIN code in als daarom wordt gevraagd. 3. Geef het volgnummer in als daarom wordt gevraagd. 4. Tik op de knop Inchecken als deze op het scherm verschijnt. De servicewerkorder zal automatisch worden bijgewerkt, zodat zichtbaar wordt dat u op locatie bent en begonnen met het reparatiewerk of de gevraagde onderhoudswerkzaamheden. Binnenkort voegen we de mogelijkheid toe om voor en na foto's toe te voegen van de opdracht die u aan het uitvoeren bent. Last Revised: August 7, 2015 8:49 AM 5
Uitchecken Via IVR Om uit te checken belt u het IVR telefoonnummer en geeft u uw IVR PIN code en volgnummer in. U zal gevraagd worden één van de volgende nummers in te toetsen om de huidige status van de opdracht aan te geven: 1. Opdracht is voltooid. 2. Opdracht is niet voltooid, met een van deze overwegingen: Voor vereiste werk orders heeft de opdracht toestemming nodig. Voor preventief onderhoud werkorders, heeft de opdracht aanvullende werkzaamheden nodig. 3. Opdracht is niet voltooid en heeft onderdelen nodig. 4. Opdracht is niet voltooid en heeft een vervolgbezoek nodig. Indien u meer dan één tech heeft, kunt u het aantal techs ná de keuzes om uit te checken ingeven. Blijft u alstublieft lang genoeg aan de lijn om te kunnen kiezen. Het IVR systeem zal voor een uitcheckdatum/tijd en verificatienummer zorgen om te bevestigen dat u de locatie heeft verlaten. De servicewerkorder wordt automatisch bijgewerkt zodat te zien is dat u de locatie onder de geselecteerde omstandigheden heeft verlaten. Indien de opdracht niet voltooid is en u terugkomt op de opdrachtslocatie, kunt u op dezelfde manier inchecken als u hiervoor heeft gedaan. 6 ServiceChannel Process Guide
Via GPS Check-In App Een andere mogelijkheid is om van een opdrachtslocatie uit te checken door gebruik te maken van de ServiceChannel GPS Check-In app als de abonnee deze functionaliteit heeft ingeschakeld op zijn locaties. Om uit te checken: 1. Geef het werkordernummer in wanneer daar om gevraagd wordt. 2. Tik op het uitklapmenu naast Status. 3. Kies de juiste status en tik op de Check Uit knop. 4. Voeg notities in het veld onder Voeg uw uitkomst toe toe en tik op de Verzend knop. Uw uitkomst wordt automatisch aan de werkorder notities toegevoegd en de servicewerkorder wordt bijgewerkt zodat te zien is dat u de locatie heeft verlaten. Last Revised: August 7, 2015 8:49 AM 7
Aannemersconsole Gaat u alstublieft naar login.servicechannel.com om op de ServiceChannel website in te loggen d.m.v. de aan u geleverde accountinformatie. Het eerste scherm wat getoond wordt is de Aannemersconsole: 1 2 3 5 4 1. YTD WO Aantal: Het aantal werkorders die u of uw organisatie dit jaar tot nu toe heeft voltooid. 2. Geschiedenis: Een uitklapmenu dat u toestaat een tijdsduur te selecteren om de onderstaande secties in te vullen. 3. Mijn Fixxbook: Bevat informatie die uw organisatie van Fixxbook kan ontvangen, een online register die anderen in staat stelt uw diensten te zoeken. (Opmerking: u heeft een Fixxbook account nodig om deze informatie te ontvangen.) 4. Algemeen Overzicht: Een overzicht van het aantal en de statussen van de werkorders die uw organisatie in behandeling heeft. 5. Mijn Scorekaart: De Aannemersscorekaart is een standaard scorekaart die zakelijk kritische meetpunten en KPI's bevat om de aannemer's prestaties te meten. Gebruikers toevoegen Om gebruikers aan uw Aannemersconsole toe te voegen, volgt u deze stappen: 1. Van het bovenste menu, klik meer > Admin. 2. Klik op de CREËR NIEUWE GEBRUIKER knop. 3. Voer de gebruikersinformatie in en klik op de BEWAAR knop. 8 ServiceChannel Process Guide
Werkorders Er zijn drie delen in de Werkorders maatstaf: Negatief: Het totale aantal van negatieve terugkoppelingen die uw organisatie heeft ontvangen uit voltooid werk rapportages. Recalls: Het aantal werkorders die vragen om werk dat door uw organisatie opnieuw gedaan dient te worden. Dit als de originele uitvoering onbevredigend is. Open: Het aantal voortgaande werkorders die uw organisatie momenteel in behandeling heeft. Elke keer dat een werkorder aan uw organisatie wordt aangeleverd, ontvangt u een werkorder email en deze zal ook in deze maatstaf worden weergegeven. Klik op de Bekijk Details knop om een zoekvenster te openen die de bestaande werkorder toestaat om volgens een ruime selectie te worden gefilterd. Als u klaar bent met het instellen van de zoekparameters, klikt u op de Rapport Ophalen knop om open werkorders die aan uw organisatie zijn afgeleverd weer te geven. Last Revised: August 7, 2015 8:49 AM 9
Notities Toevoegen Om notities tijdens een servicegesprek toe te voegen, kunt u op de ServiceChannel website inloggen met een computer of mobiel apparaat. Om dat te doen, gaat u naar login.servicechannel.com en log in d.m.v. uw ServiceChannel account informatie. U kunt ook WO Notities aan het systeem toevoegen door een WO Notitie email te beantwoorden. De Notities zijn zichtbaar voor iedereen die geabonneerd is, dus geef alstublieft zoveel mogelijk details. Vanuit het bovenste menu, klikt u op Volg WO/PO, voer het volgnummer in het onderste zoekveld en klik op Vinden. In de zoekresultaten volgt u de volgende stappen: 1. Vindt de werkorder en klik op de Notities link. 2. In het uitklapvenster wat nu verschijnt, klikt u op de Notitie toevoegen/werk geplande datum bij knop. 3. Voeg de gerelateerde notities in het Notitie veld in en klik op de Verzend knop. Uw notitie zal bovenaan de lijst van notities verschijnen. 10 ServiceChannel Process Guide
Werkorder Bijlagen Er zijn drie manieren om getekende werkorders of andere documenten te uploaden naar de http://www.servicechannel.com website - gebruik de Bijlagen link op de website, voor het invoeren van een factuur gebruikt u de Creër Factuur link op de website, of via e-mail. Elke bijlage moet < 4MB zijn. Voorbeelden van de soorten documenten die geupload kunnen worden: Werkorders Offertes Facturen Fotos Anders Ze kunnen op een van drie manieren worden gedownload: 1. Klik op Bijlagen in de Werkorder (de Werkorder kan worden teruggevonden d.m.v. de Vindt WO/PO link van het hoofdmenu of door het uitvoeren van een rapport). A. Een nieuw scherm verschijnt: Klik op Upload Bestand. B. Als het nieuwe scherm verschijnt, klikt u op Blader om het bestand te selecteren. C. Geef een korte beschrijving van het document (bv, Werkorder). D. Klik op Upload Bestand en Sluit. E. Klik op Verversen in uw browser om de bijlagen bij de Werkorder te zien. Het bijgewerkte rapport zal de nieuwe bijlage tonen. Last Revised: August 7, 2015 8:49 AM 11
2. Voeg een document toe terwijl u een factuur indient (de Werkorder kan d.m.v de Vindt WO/PO link teruggehaald worden van het hoofdmenu of via het uitvoeren van een rapport). F. Klik op Creër Factuur; raadpleeg Facturen p18 voor aanvullende instructies over hoe een factuur in te voegen. G. Klik op Voeg Uw Document toe. Als het nieuwe scherm verschijnt, volgt u de stappen 'B' tot 'E'. 3. Email de ingescande Werkorder (of ander document); deze optie stelt u in staat de bijlage te emailen en automatisch naar de werkorder te uploaden. 12 ServiceChannel Process Guide
A. Scan het document(en); meerdere bijlagen kunnen aan de email worden toegevoegd, maar deze dienen wel voor hetzelfde volgnummer te zijn; m.a.w. moet er per volgnummer één email zijn; creër een nieuwe email en voeg de bijlage(n) toe. B. In het Aan veld, typt u: bijlagen@servicechannel.net. C. In de Onderwerp regel van de email, typt u alleen het volgnummer b.v., Onderwerp: 12334455); Indien de onderwerpregel onjuist is, zal het document niet verzenden; geen bevestiging wordt verzonden. D. Verzeker u ervan dat de bijlage wordt getoond. E. U dient verder niets in de email te zetten. F. Klok op Verstuur. NOTITIES: U krijgt geen foutmeldingsbericht als het document niet weergegeven wordt. Voorgestelde bestandsformaten zijn:.jpg,.gif,.doc,.xls, en.pdf 4. De bijlage zou binnen een paar minuten moeten worden geupload. De resultaten kunnen via de www.servicechannel.com website worden gecontroleerd (de Werkorder kan door de Vindt WO/PO link via het hoofdmenu of via het uitvoeren van een rapport worden teruggehaald). 5. Om meerdere bijlagen te controleren, kunt u een rapport uitvoeren, gebaseerd op verschillende parameters; bijv., het volgende laat zien hoe u een factuur met bijlage rapport uitvoert. Start door in te loggen op www.servicechannel.com: G. Klik op Facturen, dan op Bekijk facturen. Het zoekscherm verschijnt. H. Wees er zeker van dat alles via Categorie en Prioriteit is geselecteerd. I. Selecteer een Datum bereik voor de facturen die u wenst te zien. J. Vink het Alleen Rapport met Bijlagen aan. K. Selecteer Rapport Type om het rapport in gewenste formaat te laten zien. L. Selecteer de Transactie om te bekijken of laat Alle Transacties geselecteerd. M. Selecteer haal rapport op. N. In de resultaten staan alleen facturen met bijlagen. NOTITIES: Het aanvinken van Rapport met Alleen Bijlagen kan ook geselecteerd worden om andere werkorder rapporten uit te voeren.het rapport kan ook uitgevoerd worden om werkorders en/of facturen ZONDER bijlagen te tonen, als u werkorders/ facturen zoekt die een bijlage missen. Last Revised: August 7, 2015 8:49 AM 13
Offertes Er zijn drie secties van de "offertes" indicaties op de Aannemersconsole: VO Wachtend: Het aantal verzoeken om een offerte die op een reactie van uw organisatie wachten. Open: Het aantal openstaande offertes. Accoord: Het aantal offertes waar accoord op is gegeven. Klik op de Bekijk Details knop om een zoekvenster te openen net zoals het "Werkorders" zoekscherm waarmee bestaande offertes wordt gezocht d.m.v een groot aantal selectie's. Een Offerte maken voor een Werkorder Om een nieuwe offerte te maken voor een bestaande Werkorder, voert u deze stappen uit van de Aannemersconsole Klik vanaf het bovenste menu op WO Rapporten 1. Zoek naar een specifieke WO d.m.v. status of andere gewenste criteria 2. Klik op Creër Offerte 3. Klik op Volgende onderaan de details pagina 4. Volg de offerte hulp (zie volgende pagina) om de offerte in te voeren, zorg voor de juiste details in de PROJECTNAAM & BESCHRIJVING sectie. 5. Klik op Voorvertoning Offerte, vink het bevestigingsveld aan, en klik op Verzend Offerte. 14 ServiceChannel Process Guide
Offerte Hulp Start: Algemene Offerte info Stap 1: Zijn er kosten gemaakt voor het maken van deze offerte? Stap 2: Hier dient Materiaalinfo te worden ingevoerd. Indien nodig kunt u hier meer regels toevoegen. Last Revised: August 7, 2015 8:49 AM 15
Offerte Hulp Stap 3: Kosten van installatie gebaseerd op het soort arbeid. Stap 4: Andere kosten worden hier vermeld zoals: reiskosten,vergoedingen en andere arbeid dan installatie. Stap 5: Alle vrachtkosten dienen hier te worden opgenomen. 16 ServiceChannel Process Guide
Offerte Hulp Samenvatting: Hier kunt u de samenvatting van de offerte bekijken. Als u op Voorvertoning Offerte klikt, gaat u naar het verzendbevestigingscherm onderaan Als u klaar bent, klikt u op Verzend Offerte om de Offerte Hulp af te ronden. Last Revised: August 7, 2015 8:49 AM 17
Facturen Er zijn drie secties van facturen indicaties op de Aannemersconsole: Gereed om te factureren: Het aantal complete werkorders die factureerbaar zijn maar nog niet gefactureerd door uw organisatie. Open: Het aantal facturen die uw organisatie heeft ingediend en die nog niet goedgekeurd zijn. Goedgekeurd: Het aantal goedgekeurde facturen. Elke keer dat een werkorder als "voltooid" wordt gesloten en het facturatieproces begint, zal dit in de indicaties worden weergegeven. Klik op de Details Weergeven knop om een zoekvenster te openen net zoals het "Werkorders" zoekscherm waarmee bestaande facturen kunnen worden gefilterd d.m.v een groot aantal selectie's. 18 ServiceChannel Process Guide
Het Factuur Proces - Via het Web Wanneer u uitcheckt als "voltooid" via de IVR of GPS app, krijgen de Werkorders de status "In Afwachting Bevestiging" waarin de site de kwaliteit van het werk beoordeelt door middel van een korte vragenlijst. Nadat deze vragenlijst is afgerond of een bepaalde periode voor de abonnee is verstreken, wordt de werkorder officieel geclassificeerd als "voltooid" en kan worden gefactureerd. Om een factuur in te dienen, logt u in op de ServiceChannel website en zoek naar de Werkorder zoals beschreven in de Notities Toevoegen pagina van dit handboek. Voer in de zoekresultaten de volgende stappen uit: 1. Vindt de werkorder en klik op de Factuur Aanmaken link. Indien u de factuur aanmaken link niet ziet, dan betekent dat, dat de factuur nog niet factureerbaar is omdat hij de fase in afwachting bevestiging nog niet gepasseerd heeft of nog niet voltooid is. 2. Vul factuur informatie in, inclusief het Factuurnummer, een werkomschrijving op het samenvattingstabblad in het tekstveld omschrijving en de verdeling van het factuurbedrag op de juiste arbeids- en materiaalkosten tabs. 3. Om bijbehorende documentatie aan een factuur toe te voegen, klikt u op het tabblad bijlage en Klik op Bestand Uploaden 4. Om de factuur in te dienen, klik op het Tabblad samenvatting op Verzend Factuur. Last Revised: August 7, 2015 8:49 AM 19
Het Factuur Proces - Excel sjabloon Facturering kan ook gedaan worden via een excel sjabloon. We hebben een sjabloon ontworpen voor eenvoudig gebruik en het boeken van één of meerdere facturen. U kunt de benodigde informatie aanvullen in MS Excel en één of meerdere facturen tegelijkertijd indienen in één handeling. Er kan maar één bestand aan elke email worden gekoppeld. U kunt de Excel Sjabloon hier vinden: https://servicechannel.zendesk.com/entries/24477631-how-to-submit-invoices-via-invoice-template. Het bestand staat onderaan en is heet I12_Updated.xls. De Sjabloon Versie #, Gebruikers ID en PINcode kolommen zijn verplicht en zullen ALTIJD hetzelfde zijn; wanneer u de data invoert, kan het worden gekopieerd en geplakt in de andere rijen. Deze informatie MOET naar onderen worden gekopieerd naar elke rij die factuur informatie bevat; er zou één rij per factuur in het sjabloon moeten zijn zonder blanko rijen er tussen. Invoeren Factuur #. Elke aannemer kan maar eenmaal een factuurnummer gebruiken. Invoeren Factuur Datum in het formaat van MM/DD/JJJJ Invoeren Volgnummer. Dit is een verplicht veld. Het volgnummer is een acht cijferig nummer toegewezen door ServiceChannel. Invoeren Totale Arbeid, reiskosten, materiaal, vracht, andere kosten beschrijving & andere kosten bedrag, factuur belasting, en totaal van de factuur. Let op: het totaal van de factuur zou het totaalbedrag moeten zijn van alle bedragen van de andere kolommen binnen een rij. Invullen Factuur Tekst; dit is een gedetailleerde omschrijving van het afgeronde werk. Wees er zeker van uw bestand te bewaren als een 97-2003 XLS compatibel formaat. Wanneer u klaar bent met het factuursjabloon, mailt u het bestand naar invoices@servicechannel.net U ontvangt een bevestigingsmail van ServiceChannel. Elke rij in het bevestigingsbestand zal de resultaten bevatten van OK met een bestands ID indien de factuur goed is ingediend. Indien de factuur niet goed is ingediend zal er worden uitgelegd wat er gecorrigeerd moet worden. Alleen verbeteringen moeten opnieuw worden ingediend. Indien u naast het sjabloon nog meer bestanden wilt indienen via email, dan kan dat door uw document mee te sturen met een email naar attachments@servicechannel.net. Voeg de werkorder # toe in het onderwerp van de email. 20 ServiceChannel Process Guide
ServiceChannel info voor verdere vragen Aannemersondersteuning kan worden bereikt via contractorsupport@servicechannel.com of bel 800-803- 5822 binnen de Verenigde Staten van Amerika. De aannemer heeft ook directe toegang tot de Aannemer Ondersteunings Afdeling, zodra ze aan de rechterkant van het hoofdmenu inloggen op ServiceChannel door op de naam van hun bedrijf en vervolgens op "help" te klikken. Eenmaal ingelogd kunnen internationale ondersteuningslijnen hier worden gevonden: https://servicechannel.zendesk.com/entries/55974170-servicechannel-international-call-center-telephone-listing Last Revised: August 7, 2015 8:49 AM 21