Kernboodschappengids Standard Business Reporting September 2010 1
Over deze gids Dit document bevat de kernboodschappen rond Standard Business Reporting: de aanpak, de methodiek en het programma. De boodschappen zijn kernachtig en per thema geformuleerd, wat niet wegneemt dat zij in de communicatie naar doelgroepen kunnen worden uitgewerkt of met voorbeelden gelardeerd. De boodschappen zoals in deze Gids opgenomen, zijn zo begrijpelijk mogelijk geformuleerd en van jargon ontdaan. Dit doet wellicht geen recht aan de professionals binnen de doelgroep, zoals softwareleveranciers en de experts binnen de intermediaire organisaties. Toch is hiervoor gekozen, zodat deze professionals de boodschappen kunnen gebruiken om hun eigen klanten (die veelal geen professionals zijn op dit gebied) over SBR te informeren. Tot slot is de volgorde van onderwerpen in dit document enigszins willekeurig: in ieder stadium is er voor iedere doelgroep en iedere zender een andere boodschap nodig. Juist daarom is het naar onderwerp ingericht en kan er naar hartelust uit geciteerd worden. De boodschappen uit deze gids gelden nu, anno juni/juli 2010. Vanzelfsprekend is dit geen statisch document, maar zullen boodschappen worden vernieuwd, aangepast, vervangen of toegevoegd worden naarmate de tijd vordert. Daarop zal de SBR Expertgroep Marcom toezien. Het gebruik van deze gids Het doel van dit document is eenduidige communicatie vanuit alle partners aan SBR naar hun doelgroepen te bevorderen. Dit verhoogt de zichtbaarheid en betrouwbaarheid van SBR en voorkomt ruis en verwarring. Dit document biedt geen garantie op continue eenduidigheid van berichtgeving, maar heeft in ieder geval de intentie om een en ander te stroomlijnen. 2
Over de aanleiding voor SBR De grote verschillen in rapportagevormen en vereisten voor ondernemers leidt tot administratieve lastendruk. De Nederlandse overheid wil een forse verlichting van regeldruk en administratieve lastendruk realiseren. Eén van de maatregelen daartoe is het met SBR vereenvoudigen en verminderen van de lasten die ondernemers ervaren bij het aanleveren van verplichte rapportages aan de overheid. Daarnaast vermindert SBR de verwerkingsactiviteit van de uitvragende partijen. De aanleidingen voor het instellen van het SBR Programma zijn: - Het verminderen van maatschappelijke transactiekosten door administratieve verplichtingen bezorgt Nederland een sterkere economische handelspositie. - SBR levert door standaardisatie en samenwerking een bijdrage aan het oplossen van verkokering en diversiteit. - SBR past in de kabinetsvisie zoals die geldt voor de ontwikkeling van de e-overheid. Over de naam SBR SBR staat voor Standard Business Reporting. Er zijn partijen die spreken van Standaard Bedrijfsrapportages, wat een exacte Nederlandse vertaling is. Aangezien Standard Business Reporting een internationaal concept is, wordt binnen het SBR Programma deze Engelse aanduiding gehanteerd. SBR is wat anders dan het SBR Programma. SBR is het concept, het gedachtegoed. Het SBR Programma is het initiatief van de overheid om SBR tot wasdom en implementatie te brengen in Nederland. In het SBR Programma werken overheden en marktpartijen intensief samen om dat doel te realiseren. Over de kern van SBR De SBR aanpak richt zich op het eenmaal inrichten, meervoudig gebruik van administraties, gegevens en techniek. Met de gemeenschappelijke taal en door gebruik van open standaarden worden gegevens, processen en techniek gedefinieerd en beschreven. Generieke, voor meerdere rapportages te gebruiken, voorzieningen in markt en overheid zijn daarop gebaseerd. Het hergebruik van deze voorzieningen levert efficiencyvoordelen op voor alle bij het rapportageproces betrokken partijen. 3
Vereenvoudiging en standaardisatie van financiële rapportages helpt: - De ondernemer (en/of zijn intermediair): eenmaal vastleggen, meervoudig gebruik van gegevens - De softwareleverancier: eenmaal inrichten, meervoudige toepassing en gebruik van services en functionaliteit - De uitvragende partijen (verwerking): eenmaal definiëren en inrichten, meervoudig gebruik van processen en voorzieningen - De economie (transactiekosten): standaardisering leidt tot goedkoper werken voor alle betrokkenen. Over de algemene voordelen: - SBR vermindert rapportage- en administratiewerk - SBR biedt efficiencyvoordelen: 1 keer inrichten, meerdere soorten rapportages samenstellen en aanleveren - SBR borgt (betere) kwaliteit: geen interpretatieverschillen, fouten vroeg in het proces gedetecteerd, eenduidige foutafhandeling - SBR biedt zekerheid over ontvangst van de gevraagde rapportages - SBR is een internationale en toekomstvaste aanpak voor berichtenstromen naar en tussen overheden en bedrijven 4
Over het principe van SBR SBR staat allereerst voor standaardisatie. Standaardisatie van gegevens, van systemen, van rapportageprocessen, van uitwisselingskanaal en van verwerking, ook wel: standaardisatie van gegevens, processen en techniek. Standaardisatie levert naast efficiency vooral gemak, eenduidigheid, vergelijkbaarheid en vermindering van transactiekosten op. Vereenvoudiging behelst het feit dat de administratie eenmalig ingericht wordt en dat de gegevens vervolgens eenmalig kunnen worden ingevoerd om daarmee meerdere verschillende rapportages te kunnen samenstellen. Over de elementen die SBR vormen: Eén gemeenschappelijke taal voor het definiëren van gegevens = XBRL Eén gemeenschappelijk gegevenswoordenboek te gebruiken voor meerdere rapportages = Nederlandse Taxonomie Eén digitale lijn met de uitvragende partij voor een veilige en betrouwbare verbinding voor verschillende rapportageverplichtingen = Digipoort (voor de banken is dit de Bankenhub) 5
Over de Nederlandse Taxonomie De Nederlandse Taxonomie is het woordenboek met definities van gegevens die nodig zijn voor het samenstellen van rapportages, gebaseerd op wetten en regels ten aanzien van jaarrekeningen, belastingaangiften en statistiekverplichtingen. Er kunnen extensies op de Nederlandse Taxonomie worden gemaakt: een rapportageproces maakt dan als basis gebruik van de Nederlandse Taxonomie, maar heeft voor specifieke rapportagedoeleinden een (beperkt) aantal andere definities nodig om tot de juiste rapportages te komen. De Nederlandse Taxonomie is eigendom van de overheid. Andere sectoren of branches kunnen extensies maken op de NT, zoals bijvoorbeeld de bankensector dat heeft gedaan. Het beheer daarvan ligt niet bij de Nederlandse overheid, maar bij de eigen sector. Over XBRL Organisaties wisselen bedrijfsinformatie uit op de meest uiteenlopende manieren (op papier of elektronisch, als Word-document of als een bestand voor een spreadsheet, etc.). XBRL is een internationale open standaard om deze gegevens op eenvoudige wijze te verzamelen, elektronisch uit te wisselen, te analyseren en te verwerken. Over Digipoort Digipoort is de procesinfrastructuur van de Nederlandse overheid. Digipoort is het zenuwcentrum voor de ontvangst, verwerking en aflevering van elektronische berichten die ondernemers, maar ook andere zenders (burgers, organisaties) naar verschillende overheidsorganisaties verzenden (en vice versa). Digipoort wordt gebruikt voor verschillende rapportagestromen (dus ook voor niet-sbr stromen). Door het gebruik van Digipoort worden rapportages gestandaardiseerd uitgewisseld en komen zij in het juiste formaat en op het juiste adres binnen de overheid aan. Digipoort biedt een beveiligde verbinding, waarin ook autorisatie en authenticatie plaatsvindt, middels certificaten. Voor de banken wordt een andere procesinfrastructuur gebruikt, de zogenoemde Bankenhub. 6
Over de toekomst van SBR SBR is een toekomstvaste aanpak voor de uitwisseling van rapportages tussen bedrijven en overheid. De stip op de horizon van SBR is: - Een internationaal geadopteerde en gehanteerde SBR aanpak breed in Nederland toepassen - Steeds meer rapportages aan en binnen de overheid via één toekomstvaste standaard uitwisselen - Vermindering van transactiekosten en een betere internationale handelspositie realiseren - Mogelijkheden tot verbreding van de aanpak naar andere sectoren en andere rapportagestromen Over de SBR Rapportages Met SBR kunnen vele soorten rapportages worden samengesteld en uitgewisseld. Op dit moment zijn er in Nederland drie overheidspartijen die financiële rapportages met SBR ontvangen en verwerken. Ook een aantal Nederlandse grootbanken, verenigd in een coöperatie, werkt met SBR: ABN AMRO, ING en Rabobank. De partijen en de bijbehorende stromen zijn: Voor de Belastingdienst: Aangifte Omzetbelasting (OB) Aangifte Vennootschapsbelasting (VpB) Verkorte aangifte VpB Aangifte Inkomstenbelasting (IB) Opgave Intracommunautaire Prestaties (ICP) Voor het CBS: Opgaven productie- en investeringsstatistieken Voor de Kamer van Koophandel: Jaarrekeningen Voor de banken: Kredietrapportages 7
Over de governance van het SBR Programma Het SBR Programma is een initiatief van de Nederlandse overheid waarin overheid en markt met elkaar samenwerken. De aansturing van het SBR Programma weerspiegelt dat. Er is gekozen voor het gemeenschappelijk optrekken in de gremia die voor de ontwikkeling en het gebruik van SBR belangrijk zijn. Die gremia zijn: SBR Beraad, SBR Platform en SBR Expertgroepen. Daarnaast is er door de samenwerkende overheid een Stuurgroep ingesteld die de coördinatie aan de kant van de overheid (inclusief de uitvragende partijen) op zich neemt. De werking van de diverse SBR-gremia zijn neergelegd in zogenoemde charters. Deze zijn integraal te vinden op www.sbr-nl.nl Schematisch ziet de governance van het SBR Programma er als volgt uit: SBR Beraad SBR Platform SBR Programmateam Expertgroep Gegevens Expertgroep Processen en Techniek Expertgroep Marcom Over SBR internationaal Standard Business Reporting is een aanpak die internationaal wordt gebruikt. Australië, Nieuw-Zeeland, Singapore en Zuid-Afrika werken met SBR als het gaat om financiële rapportages van ondernemingen naar de overheid. Het aantal landen dat SBR als aanpak wil invoeren, groeit. Het aantal landen dat met XBRL werkt, is vele malen groter. Er is een internationaal SBR Forum, waarin gezamenlijk wordt opgetrokken als het gaat om kennisontwikkeling, kennisverrijking en kennisdeling. 8
Over SBR voor ondernemers algemeen SBR staat voor Standard Business Reporting. SBR zorgt ervoor dat op eenvoudige wijze uit de bedrijfsadministratie aan verschillende overheidspartijen en banken de juiste financiële rapportages worden geleverd. Of, anders gezegd: eenmalig vastleggen, verschillende rapportages samenstellen en verzenden aan diverse uitvragende partijen. Op die manier wordt er betrouwbaar, snel en eenduidig gerapporteerd. De aanlevering van de gegevens aan de overheid gebeurt via één betrouwbaar kanaal: Digipoort. SBR wordt door overheden en ook door een aantal banken gebruikt. Voor de banken is er een andere procesinfrastructuur voor verzending: de Bankenhub. Zie voor meer op sbr-nl.nl: SBR voor ondernemers en op rapportageportaal.nl Over SBR voor intermediairs algemeen Standard Business Reporting standaardiseert en vereenvoudigt het samenstellen van financiële rapportages. SBR stelt de accountant/administrateur in staat rapportages vanuit de bronadministratie samen te stellen, waardoor gegevens niet overgenomen hoeven te worden en er geen verschillen in interpretatie kunnen ontstaan. Ook is het door die eenduidigheid van gegevensdefinities mogelijk om vergelijkingen tussen klanten mogelijk te maken en vereenvoudig dit het analyse- en controleproces. Rapportages worden allemaal op eenzelfde manier samengesteld en uitgewisseld. De standaardisatie die SBR biedt, brengt ook binnen het eigen kantoor voordelen met zich mee: voor het samenstellen van andere (klant-) rapportages en voor het uitwisselen van interne en externe informatie. Voor rapportages naar verschillende overheidsorganisaties maakt SBR gebruik van één loket: Digipoort, waardoor slechts eenmalige aansluiting op het toegangsbeleid nodig is. SBR zorgt zo dus voor efficiencywinst. SBR is een toekomstvaste aanpak die de norm zet voor het uitvragen van verplichte rapportages aan en tussen overheden. Zie voor meer op sbr-nl.nl: SBR voor intermediairs en op rapportageportaal.nl Over SBR voor softwareleveranciers algemeen Standard Business Reporting is een aanpak die het samenstellen en aanleveren van financiële rapportages aan rapportagevragende organisaties versnelt en vereenvoudigt. Steeds meer ondernemers en intermediairs werken met SBR. De softwareleverancier bespaart met SBR op het ontwikkelproces van zijn producten en services, omdat gegevens, het gegevensformaat en de wijze van gegevensuitwisseling worden gestandaardiseerd. Hij hoeft voor rapportagestromen naar de overheid maar één koppelvlak, n.l. dat van Digipoort hoeft te onderhouden. Vooraf vastgestelde definities, specificaties en processen leiden tot transparantie, voorkomen verkeerde 9
interpretatie en versoepelen het ontwikkelproces. Eén keer inrichten van de SBR functionaliteit maakt meervoudige toepassing voor diverse rapportages naar zowel overheid als andere rapportagevragende partijen mogelijk. De softwareleverancier levert met zijn producten en services die ingericht zijn op SBR meerwaarde aan zijn klant, allereerst omdat SBR een toekomstvaste aanpak is, en tevens praktisch gezien door de vele voordelen van de SBR-aanpak. Zie voor meer op sbr-nl.nl: SBR voor softwareleveranciers en op rapportageportaal.nl Over meer informatie: Voor meer informatie over specifieke onderdelen van SBR, kunt u terecht op de site van het SBR Programma, www.sbr-nl.nl. Voor informatie over SBR voor de banken kunt u terecht op www.rapportageportaal.nl Voor vragen kan contact worden opgenomen met het SBR Programmateam via: info@sbr-nl.nl of via 070 889 6385 Bezoekadres Wilhelmina van Pruisenweg 104 2595 AN Den Haag Postadres Postbus 84011 2508 AA Den Haag 10