SBR Whitepaper SBR. één bron, meerdere rapportages, vele mogelijkheden

Transcriptie

1 SBR Whitepaper SBR één bron, meerdere rapportages, vele mogelijkheden

2 1. Inleiding inhoud Het jaar 2014 wordt een cruciaal jaar voor Standard Business Reporting (SBR). Voor steeds meer financiële rapportages geldt dat ze alleen nog aangeleverd mogen worden als SBR-document. Intermediairs en ondernemers moeten hun werkwijze en werkprogramma s hierop afstemmen. Hoewel SBR steeds meer een verplichtend karakter krijgt, is het vooral ook een kans. Het vastleggen en aanleveren van financiële informatie krijgt een nieuwe dimensie. SBR maakt veel taken van intermediairs eenvoudiger en overzichtelijker. Door de standaardisatie neemt de kans op fouten af en kunnen eenmalig ingevoerde gegevens voor vele doelen worden hergebruikt. In deze whitepaper leest u de laatste stand van zaken over het SBR-project en krijgt u handreikingen voor maatregelen die u als intermediair kunt treffen om zorgeloos (definitief) over te stappen naar SBR. 1. Inleiding 2. De stand van zaken rondom SBR 2.1 Wat is SBR? 2.2 Waarom wordt SBR verplicht? 2.3 Invoering in fasen 2.4 Bekendheid met SBR 2.5 Meer cijfers 3. De voordelen van SBR 4. Alles staat of valt met de software 4.1 De rol en koers van CaseWare Nederland 4.2 Uitgangspunten voor SBR van CaseWare 4.3 Nieuwe inzichten, nieuwe mogelijkheden 4.4 Automatische validatie 4.5 What you see, is what you XBRL 4.6 Snel invoeren en zoeken 4.7 Flexibele software 4.8 In aantocht: integratie met samenstelsoftware 5. Stappen zetten naar de toekomst 5.1 Inventarisatie van eisen en wensen 5.2 Inventarisatie van de infrastructuur 5.3 Regelen van een certificaat 5.4 Kiezen van de meest geschikte software 6. Meer weten? 2

3 2. De stand van zaken rondom SBR 2.1 Wat is SBR? Standard Business Reporting is een gestandaardiseerde werkwijze voor het maken en aanleveren van financiële rapportages. Het wordt de nieuwe norm voor alle partijen die verplicht informatie moeten aanleveren aan overheidsinstellingen, banken en andere instanties. SBR steunt op drie pijlers: 1. De eerste pijler is die van de XBRL-techniek. Met behulp van deze internationale standaardtaal kunnen gegevens, in een gelabelde vorm, rechtstreeks van de ene ICT-omgeving naar het andere ICT-omgeving worden gestuurd, waarna ze automatisch worden ingelezen en verwerkt. Het handmatig samenstellen, verzenden en (bij de ontvanger) verwerken van rapportages is niet meer nodig. 3. De derde pijler bestaat uit de digitale poorten waar de financiële rapportages naar toe verzonden worden. Verschillende uitvragende partijen hebben verschillende toegangspoorten. Zo heeft de overheid Digipoort en kennen de banken de Bancaire Infrastructurele Voorziening (BIV). De leveranciers van financiële software, waaronder CaseWare, moeten ervoor zorgen dat er koppelingen worden gelegd met de digitale poorten zodat deze de rapportages als zodanig herkennen. Iedereen die rapportages verstuurt naar Digipoort en BIV, waaronder accountantskantoren en andere intermediairs, moeten daarnaast een certificaat aanschaffen. Dit is nodig om de betrouwbaarheid van de afzender vast te stellen. 2. De tweede pijler onder SBR vormt de Nederlandse Taxonomie. Omdat standaardisatie het hoofddoel is van SBR zijn alle begrippen, die gebruikt worden binnen de financiële verantwoording, uniform gedefinieerd en gelabeld. Ze zijn opgenomen in een gezamenlijk woordenboek : de Nederlandse Taxonomie. Verschillende uitvragende partijen, zoals Belastingdienst, KvK, banken en statistiekbureaus kennen deels afzonderlijke taxonomieën maar overal is sprake van standaardisatie vanuit één gemeenschappelijke basis. 3

4 2.2 Waarom wordt SBR verplicht? In de aanloopfase, die ruim zes jaar heeft geduurd, hebben alle bij het SBR-project betrokken partijen afspraken gemaakt, producten en werkwijzen ontwikkeld en methoden getest. CaseWare Nederland heeft in deze periode bijvoorbeeld software ontwikkeld om rapportages om te zetten naar XBRL-formaat. Ook zijn er koppelingen aangebracht met de poorten en zijn de taxonomieën verwerkt in de CaseWare-programma s. Het aantal gebruikers van XBRL en SBR is de afgelopen jaren steeds verder gegroeid. Inmiddels is SBR in de volwassenheidsfase terecht gekomen. Alle randvoorwaarden voor het functioneren van SBR zijn ingevuld en het wordt tijd om de voordelen van SBR ten volle te gaan benutten. De overheid stelt zichzelf al jaren ten doel de administratieve lasten voor ondernemers te verlichten. Met SBR hebben ondernemers en intermediairs minder werk aan het maken en aanleveren van verplichte rapportages. Want als de bedrijfsadministratie eenmaal is ingericht volgens SBR, leidt dat tot een efficiënt hergebruik van gegevens en minder drukte rondom de verwerking. Wellicht nog belangrijker is dat de kans op fouten aanzienlijk kleiner wordt als gevolg van de standaardisatie en eenduidigheid binnen de financiële verantwoording. De kwaliteit van de verslaglegging wordt dus beter. Nederland is trouwens niet uniek wat de verplichtstelling betreft. In vrijwel alle West-Europese landen is het aanleveren met behulp van XBRL verplicht voor één of meerdere verantwoordingsstromen. Ook wordt vanuit Brussel de roep steeds sterker om voor verantwoordingsrapportages XBRL te gebruiken. 2.3 Invoering in fasen Vanaf 1 januari 2013 (verslagjaar 2013) is SBR de enig geaccepteerde aanlevermethode voor de IB- en Vpb-aangiften Met ingang van 1 januari 2014 wil de Belastingdienst ook de OB-aangiften alleen nog in SBR-formaat via Digipoort ontvangen. Vanaf dezelfde datum is het tevens niet meer mogelijk om jaarrekeningen van kleine rechtspersonen via aan te leveren bij de Kamer van Koophandel. De KvK stelt, wat die rapportages betreft, SBR in principe verplicht. Als alternatief kunnen kleine rechtspersonen, die zelf de deponering verzorgen, terecht op een portaal waar ze de jaarrekening kunnen invullen op een webformulier. Voor intermediairs lijkt dit echter geen werkbare optie. Het aanleveren op papier wordt tot 2016 nog gedoogd (maar wel ontmoedigd) door de KvK. 4

5 Andere rapportages en instanties volgen waarschijnlijk spoedig in de verplichtstelling. Raadpleeg tabel 1 voor een overzicht. In tabel 2 (tabel deponeringsmogelijkheden bij KvK) ziet u welke deponeringsmogelijkheden de Kamer van Koophandel in de overgangsperiode biedt. Er wordt gewerkt aan een wetswijziging om de nieuwe eisen wettelijk vast te leggen. Tabel 1: Planning per rapportagesoort 1 januari 2013 IB- en Vpb-aangiften Belastingdienst 1 januari 2014 Aangifte BTW en opgaaf ICP Belastingdienst 1 januari 2014 Publicatiestukken Klein Kamer van Koophandel 1 januari 2015 Overige belastingaangiften Belastingdienst 1 januari 2015 Jaarrekeningen Middelgroot en Groot Kamer van Koophandel 1 januari 2015 Statistiekopgaven (productiestatistiek, investeringsstatistiek en omzet-statistiek) Centraal Bureau voor de Statistiek Nog niet bekend Kredietrapportages Banken (ABN-AMRO, ING en Rabobank) 5

6 Tabel 2: deponeringsmogelijkheden bij de Kamer van Koophandel In jaar Klein (Middel)groot Op papier 1 Via 2 SBR Digipoort Selfserv. portaal Op papier 1 Via 2 SBR Digipoort Selfserv. portaal? <2013 X X X X X 2013 X X X X 3 X X 2014 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 4 1) Naar verwachting. Bedoeling is dat jaarrekeningen, waarvan het boekjaar aanvangt op of na 1 januari 2016, niet meer op papier mogen worden ingediend bij de KvK. In de praktijk betekent dit dus in 2017 ; 2) Gedoogd; 3) Vanaf 4e kwartaal 2013; 4) SBR-variant accountantsverklaring nodig. 6

7 2.4 Bekendheid met SBR Nu de noodzaak tot overstappen steeds dringender wordt, groeit onder intermediairs het besef dat ze in actie moeten komen en hun werkwijzen SBR-proof moeten maken. Uit de onlangs gehouden SBR-Monitor (oktober 2013) blijkt dat de naamsbekendheid van SBR onder intermediairs hoog is: 96 procent. 85 procent van de intermediairs werkt al met SBR in de praktijk. Dezelfde monitor laat zien dat 70 procent van de intermediairs van plan is komend jaar een eerste deponering via SBR te doen bij de Kamer van Koophandel. Dat is een enorme omschakeling ten opzichte van 2013 toen 7 van de 10 intermediairs hun jaarrekeningen via de post aanleverden. Dat wordt nu dus steeds lastiger. wordt helemaal niet meer geaccepteerd. De meerderheid van de intermediairs is inmiddels overtuigd van het nut van SBR. 68 procent verwacht dat SBR de verwerking en aanlevering van de jaarrekeningen zal vergemakkelijken. Van de intermediairs die statistiekopgaven verzorgen voor hun cliënten (dat zijn er 4 op de 10) verwacht 66 procent dat het aanleveren bij het CBS gemakkelijker zal verlopen met SBR. Een jaar eerder was dat nog slechts 27 procent. Wat de kredietrapportages betreft zijn de cijfers hoopgevend. Het aantal intermediairs dat zich nog niet heeft voorbereid op de invoering van SBR bij de banken, daalde in een jaar tijd van 39 procent naar 11 procent. Diverse intermediairs leveren al kredietrapportages aan in SBR. Uit de SBR Monitor blijkt dat veel intermediairs in de praktijk de voordelen van SBR ervaren. 56 procent is tevreden over het gebruik van SBR. Veel intermediairs hebben de wens om, naast de IB/VPB, ook andere stromen via SBR te laten lopen. Ze beseffen wel dat ze daarvoor over de juiste software moeten beschikken. 2.5 Meer cijfers In de periode januari-oktober 2013 werden in totaal ruim drie miljoen berichten verstuurd naar de Belastingdienst via SBR. 80 procent daarvan had betrekking op de aangifte IB, ongeveer 10 procent op de aangifte BTW en zo n 8 procent op de aangifte Vpb. Het aantal uitgegeven certificaten door PKIoverheid om gebruik te kunnen maken van Digipoort bedraagt inmiddels meer dan Intermediairs die een certificaat hebben aangevraagd, melden doorgaans geen problemen bij de afhandeling ervan. Uit de SBR Monitor blijkt dat de bekendheid van SBR ook onder ondernemers toeneemt. De helft van de ondernemingen, die zelf aangifte doet bij de Belastingdienst, heeft inmiddels van SBR gehoord. Een half jaar eerder was dat slechts een derde. Uit deze cijfers blijkt dat de inspanningen van overheid, banken en leveranciers om SBR onder de aandacht te brengen, hun vruchten beginnen af te werpen. 7

8 3. De voordelen van SBR Zoals boven al vermeld, is het verstandig om SBR niet zozeer te beschouwen als een verplichting die nou eenmaal moet worden nageleefd, maar vooral ook te kijken naar de voordelen voor het bedrijfsproces. We noemen de belangrijkste: SBR vermindert het rapportage- en administratieve werk; SBR biedt efficiencyvoordelen. Is het systeem eenmaal ingericht, dan kunnen de vastgelegde gegevens steeds worden hergebruikt voor verschillende soorten rapportages; Nieuwe rapportagestromen kunnen in de toekomst relatief eenvoudig worden geïmplementeerd; Door de standaardisatie is er geen sprake meer van interpretatieverschillen en kunnen fouten in een vroeg stadium worden opgespoord. De kwaliteit en validatie van de rapporten neemt toe; Doordat financiële verantwoordingsrapportages op een eenduidige wijze tot stand komen, kunnen ze gemakkelijk met elkaar worden vergeleken. Dit leidt tot klant- en branchespecifieke inzichten, waarmee intermediairs mogelijk hun dienstenpakket kunnen uitbreiden; Door de directe bevestiging vanuit de ontvangende partij is er zekerheid dat de rapportage daadwerkelijk is aangeleverd; SBR en XBRL zijn ook internationaal de standaard. 8

9 4. Alles staat of valt met de software SBR is niet mogelijk zonder goede technische en organisatorische randvoorwaarden. In het vorige hoofdstuk noemden we al het belang van de XBRL-taal en de digitale ontvangstpoorten. De software van zowel de gebruikers (intermediairs en ondernemingen) als de ontvangende partijen moet aan deze technische eisen worden aangepast. Ook de Nederlandse Taxonomie werkt pas als deze is geïntegreerd in de software. CaseWare Nederland wil als toonaangevend softwareleverancier nog een stap verder gaan. Door het volledig integreren en afstemmen van de rapportage- en samenstelsoftware op SBR, willen wij de voordelen en kansen, die SBR biedt, maximaal gaan benutten. Daarover leest u meer op de volgende pagina s. 4.1 De rol en koers van CaseWare Nederland CaseWare Nederland is vanaf 2006 actief betrokken bij de landelijke ontwikkelingen rondom SBR in Nederland. Al in een vroeg stadium kwamen de betrokken partners in het SBR-project overheid, banken, vakorganisaties en leveranciers tot de conclusie dat voor een goede invoering van SBR duidelijke en uniforme maatregelen een eerste vereiste waren. Werken volgens de principes van SBR betekent immers veel meer dan het simpel omzetten van een jaarrekening naar het XBRL-formaat. Om maximaal rendement te halen uit de gegevensuitwisseling via internet en SBR zijn andere zaken nodig. Zoals: heldere standaarden, uniforme taxonomieën, slim gebruik van brongegevens, goed functionerende aanleverpunten (portalen) en gebruiksvriendelijke software. CaseWare was al in een vroeg stadium overtuigd van het feit dat SBR beeldbepalend zou worden voor de verschillende rapportagestromen. Daarom is fors geïnvesteerd in de ontwikkeling van SBR-functionaliteiten. In eerste instantie ging het vooral om slimme hulpprogramma s en add ons. Maar gaandeweg is de koers verlegd. Afgelopen jaar is ervoor gekozen SBR met ingang van 2014 volledig te integreren in de rapportagesoftware en de samenstelmanagers. Dat heeft geleid tot een grondig vernieuwd softwarepakket. Er is geen sprake meer van een extra handeling om een rapportage om te zetten naar een zogenaamde XBRL-instance file. Ervoor in de plaats komt een volledig geïntegreerd SBR-Management. Deze neemt een centrale plaats in binnen de rapportagesoftware Financials. De naam wordt om die reden ook gewijzigd in Financials SBR. 9

10 Uitgangspunten voor de SBR-functionaliteit van CaseWare: Aan de hand van de landelijke uitgangspunten heeft CaseWare een eigen visie en vertrekpunten geformuleerd die bepalend waren voor de nieuw te ontwikkelen software: SBR moet niet alleen het uitwisselen van gegevens vergemakkelijken maar vooral ook toegevoegde waarde hebben voor het totale rapportageproces; De gegevens ten behoeve van de verschillende rapportagestromen komen uit één bron. Dus: eenmaal invoeren, steeds opnieuw gebruiken; De software moet snel en eenvoudig kunnen worden aangepast aan nieuwe eisen en taxonomieën. Gebruikers kunnen daardoor direct inspelen op nieuwe ontwikkelingen. CaseWare heeft de bestaande software getoetst aan de nieuwe uitgangspunten. Hieruit bleek dat de wensen ten aanzien van de meerwaarde van SBR alleen vervuld konden worden als de rapportagesoftware van binnenuit grondig zou worden vernieuwd. Waarom was dit noodzakelijk? 4.3 Nieuwe inzichten, nieuwe mogelijkheden Het programma Financials maakte tot voor kort gebruik van templates die al voor een belangrijk deel voordefinieerd waren. SBRelementen, zoals de labels (of tags in ICT-jargon) vanuit de taxonomie en de XBRL-koppelingen werden daar later handmatig aan toegevoegd. Deze methode volstaat echter niet als het uitgangspunt is dat alle informatie uit één bron moet komen. In de nieuwe situatie is daarom niet meer de template leidend voor het proces, maar de taxonomie. In andere woorden: de techniek is losgekoppeld van de content. Nieuw is de Editor, die in elk klantdossier opgenomen wordt en die op basis van de gekozen taxonomie alle SBR-elementen laat zien. Alle relevante gegevens worden vanuit één centrale bron, namelijk het onderliggende klantdossier, gegenereerd. De gebruiker legt daarin alle informatie en bevindingen vast die betrekking hebben op de opdracht. Als er gerapporteerd moet worden, krijgt de gebruiker aan het begin van het proces een vrijwel blanco Editor te zien. Deze wordt echter, volgens de vereiste taxonomie, razendsnel gevuld met gegevens die eerder in het dossier zijn vastgelegd. Dit kunnen SBRelementen zijn maar ook teksten die de gebruiker eerder heeft geformuleerd. Vereist de soort rapportage een andere template? Dan wordt eerst bepaald welke taxonomie aangesproken moet worden, waarna de gevraagde gegevens opnieuw uit de onderliggende database worden gehaald. Op deze manier kunnen vanuit één bron gegevens naar believen worden hergebruikt in de uiteenlopende SBR-rapportages. Op basis van de gekozen taxonomie worden ze opgevraagd en automatisch gekoppeld aan de juiste XBRL-labels.

11 Het kan voorkomen dat er in het CaseWare-dossier onvoldoende informatie aanwezig is om het rapportagerapport volledig te vullen. In dat geval kan informatie handmatig via de Editor worden toegevoegd waardoor er toch altijd een volledig en valide rapport tot stand komt. 4.4 Automatische validatie Een tweede belangrijke verbetering die de SBR-herziening biedt, is de mogelijkheid voor automatische validatie. In de oude situatie was bij de verzending nooit helemaal zeker of alle in de rapportage ingevoerde gegevens correct waren ingevuld. De rapportage werd dan door de ontvangende partij retour gestuurd. Het aanpassen en opnieuw verzenden was vaak een tijdrovende klus. Met Financials SBR kunnen dergelijke situaties worden voorkomen. Het programma geeft automatisch een waarschuwing af als vóór de verzending blijkt dat er gegevens ontbreken of niet correct zijn ingevuld. De gebruiker kan deze aanvullen of wijzigen, waarna het document in de juiste staat en volledig gevalideerd naar de ontvangende partij wordt gestuurd. 4.5 What you see is what you.xbrl In de oude situatie genereerde de gebruiker twee afzonderlijke documenten: een leesbare rapportage voor eigen gebruik en de informatie-uitwisseling met de klant én een zogenaamde XBRLinstance file. Deze laatste versie was onleesbaar en kon alleen gebruikt worden voor verzending naar het portaal van de uitvragende partij. CaseWare heeft er nu voor gezorgd dat de informatie in de instance file exact overeenkomt met de getoonde informatie op het scherm. De gebruiker weet dus altijd precies welke informatie wordt verstuurd. 4.6 SNEL INVOEREN EN ZOEKEN Het bundelen van alle taxonomiegegevens op één plek, te weten de Editor, heeft als voordeel dat gegevens eenvoudig geselecteerd en gemuteerd kunnen worden. Tevens is in de Editor een uitgebreide zoekfunctie geïntegreerd, waarbij op elementnaam, zowel Engels- als Nederlandstalig, gezocht kan worden. 4.7 Flexibele software Al eerder stelden we vast dat het meest kenmerkende aan het nieuwe SBR Management de scheiding is tussen techniek en content. De inhoudelijke gegevens in een dossier zijn niet meer afhankelijk van de technische omgeving of de template. Technische updates kunnen daardoor eenvoudig worden doorgevoerd zonder dat dit gevolgen heeft voor vastgelegde gegevens. 11

12 Het feit dat de taxonomie leidend wordt, schept nieuwe mogelijkheden. Het wordt bijvoorbeeld veel eenvoudiger en aantrekkelijker om, naast de publicatiestukken en fiscale aangiften, ook andere rapportages via SBR in te dienen. Omdat binnen Financials SBR verschillende rapportagestromen samenkomen, kan de SBRoplossing van CaseWare desgewenst worden gebruikt voor documenten die niet binnen CaseWare zijn opgesteld (volgens het zogenaamde best of breed -principe). Ook kan op deze wijze eenvoudig worden aangesloten op mogelijke extensies op de taxonomie. Wat houden de toekomstige vernieuwingen in? CaseWare wil het voordeel van het vastleggen van gegevens bij de bron, in plaats van in de afzonderlijke rapporten, verder gaan uitbuiten. Binnen de Samenstel Managers kan de gebruiker in de toekomst gegevens vastleggen wanneer hij deze bij de hand heeft en er toch al mee bezig is. Oók als de gegevens later pas relevant zijn, bijvoorbeeld tijdens een andere stap in het werkprogramma of voor een andere rapportage. Het nieuw te ontwikkelen SBR Management van CaseWare helpt de gebruiker om op de juiste momenten al deze informatie te verwerken. Enkele voorbeelden kunnen dit duidelijk maken. Tijdens het uitvoeren van het werkprogramma Materiële Vaste Activa kan de gebruiker gelijktijdig de WOZ-waarde van het bedrijfspand vastleggen. Deze waarde komt later automatisch vooringevuld weer terug in de Editor en hoeft dan niet opnieuw te worden ingevoerd. 4.8 In aantocht: integratie met samenstelsoftware Alle bovengenoemde features zijn nu al beschikbaar in Financials SBR. CaseWare voert de vernieuwingen echter door in twee fasen (zie het kader). In de volgende tranche worden de Samenstel Managers onder handen genomen. Dan is er sprake van een volledige integratie van SBR in alle stappen van het werkproces. Tijdens de beschrijving van de huishouding kunnen gelijktijdig de NAW-gegevens van het bedrijf en de gegevens van de bestuurders worden vastgelegd. Deze informatie is later direct weer vooringevuld beschikbaar in de Editor. Dat dit efficiencyverhogend werkt, behoeft nauwelijks uitleg. Gebruikers hoeven bij het maken van meerdere rapportages vanuit één dossier geen overbodige handelingen meer uit te voeren. Informatie hoeft niet meerdere keren verzameld en beoordeeld te worden. In deze visie vormt de jaarrekening het startpunt van activiteiten en rapportagestromen in plaats van het sluitstuk. De verwachting is dat deze functionaliteit in de herfst van 2014 beschikbaar komt in de Samenstel Managers. 12

13 De twee invoeringsfasen van CaseWare in het kort 1. SBR Rapport Gebruikers krijgen nieuwe instrumenten in handen om snel en eenvoudig SBR-rapporten te maken. Kenmerken zijn: hergebruik van gegevens die al zijn vastgelegd in het dossier; snelle invoer, zoekfunctie en overzicht op maat door het gebruik in de Editor; eenduidigheid in de getoonde informatie op het scherm en in de XBRL-instance file volgens het credo What you see is what you XBRL ; automatische validatie van het document vóór verzending. 2. SBR Samenstelmanager In de loop van 2014 (waarschijnlijk in de herfst) introduceert CaseWare mogelijkheden om gegevens met behulp van de Samenstel Manager, bij elke stap in het werkproces, direct bij de bron vast te leggen. Het programma wijst de gebruiker dan op de momenten waarop de vastlegging gewenst is. Fase 2 leidt tot een volledige integratie van SBR in de werkstappen van de Samenstel Manager. 13

14 5. Stappen zetten naar de toekomst We kunnen ons voorstellen dat kantoren zich afvragen wat zij op korte termijn in gang kunnen zetten om zich voor te bereiden op SBR. Het volgende stappenplan kan daarvoor een leidraad zijn. 5.1 Inventarisatie van eisen en wensen Het is van belang vooraf een beeld te krijgen van de impact van SBR op uw organisatie. U zult voor uzelf helder moeten hebben welke financiële rapportages u de komende jaren gaat aanleveren aan uitvragende partijen en welke daarvan wanneer moeten voldoen aan de aanlevereisen van SBR. De tabellen op de eerdere pagina s geven een goede indicatie. Hebt u zicht op de rapportagestromen en de planning, dan is dat een goed vertrekpunt voor de volgende stap. 5.2 Inventarisatie van de infrastructuur Uw infrastructuur moet zijn aangepast aan de eisen van SBR. Het is verstandig om te inventariseren of uw technische infrastructuur geschikt is voor het maken en verzenden van SBR-rapportages. Voorziet uw infrastructuur daar nog niet in, dan moet u voor uzelf vaststellen op welke manier u de rapportages wilt gaan aanleveren. In de meeste gevallen verloopt dit via een gespecialiseerde portal. In het kader op pagina 6 leest u daar meer over. Zorg ervoor dat u zich tijdig oriënteert op de mogelijkheden en kosten van de verschillende portalen. De leveranciers van portalen kunnen u er alles over vertellen. Het is ook zeker aan te raden uw technische kantooromgeving aan een kritische blik te onderwerpen. De vraag is of uw huidige omgeving nog wel up-to-date is. Kijk hierbij bijvoorbeeld naar ondersteunende Windows-versies, actuele webbrowsers en de capaciteit van de internetverbindingen. 5.3 Regelen van een certificaat U heeft een certificaat nodig om informatie via SBR te kunnen uitwisselen met de overheid en de banken. Concreet gaat het om een PKIoverheid services certificaat. Deze kunt u aanvragen bij één van de vier Certification Serviceproviders (CSP s). Dit certificaat wordt ook gebruikt voor het indienen van de aangiftes IB en Vpb en, vanaf 2014, de aangiftes BTW en opgaves ICP bij de Belastingdienst. Veel intermediairs beschikken inmiddels over een dergelijk certificaat. Hebt u nog geen certificaat, houd er dan rekening mee dat het aanschaffen ervan de nodige tijd in beslag neemt. Start tijdig met uw aanvraag zodat u binnen de gestelde termijnen uw SBR-rapportages kunt indienen. De banken werken eveneens met het PKIoverheidscertificaat. Waar nodig vragen zij om een beroepsgebonden certificaat. De banken hebben wel een eigen aanleverkanaal: BIV. 14

15 5.4 Kiezen van de meest geschikte software Uw accountancysoftware moet geschikt zijn om de jaarrekening naar XBRL-formaat om te zetten. Met programma s als Word en Excel is dit niet mogelijk. Uw software moet ook mogelijkheden bieden om jaarrekeningen te deponeren via SBR en koppelingen te maken met de digitale ontvangstpoorten. Met de software van CaseWare kunnen nu al KvK-publicatiestukken (kleine BV) en kredietrapportages voor de banken worden gegenereerd en aangeboden aan de uitvragende partijen. Dat aanbieden vindt plaats via een portaal (zie het kader hieronder). De SBR-mogelijkheden van CaseWare worden in 2014 fors uitgebreid. Daarover heeft u kunnen lezen in hoofdstuk 4 van deze whitepaper. Beschikt u nog niet over geschikte software, vraag dan gerust om een toelichting aan onze CaseWare-adviseurs. Aanleveren via een portaal Wat de daadwerkelijke aanlevering van de SBR-documenten betreft, gelooft CaseWare Nederland sterk in de kracht van internetportalen. De SBR-software van CaseWare is volledig ingericht op communicatie via portalen. De volgende portalen worden op dit moment door CaseWare ondersteund: - MijnAccountantsPortal - Pinkweb - CreAim/X-portal - Reeleezee - AFAS Een accountantskantoor dat gebruik wil gaan maken van een portaal moet daarvoor een investering doen. Hoe hoog die investering is, hangt af van de aanbieder en de diensten die via het portaal geleverd worden. Het is mogelijk om een portaal alleen te gebruiken voor de afhandeling van elektronische berichten en het verzenden van SBR-documenten naar de overheid, banken en andere uitvragende partijen. Maar een portaal kan ook worden ingericht als leidend communicatiemedium tussen de intermediair en de klant. In dat geval dient het portaal als een digitaal platform waar de accountant alle relevante informatie deelt met de klant, inzage geeft in het dossier en documenten klaarzet ter ondertekening. Het is verstandig om als kantoor na te denken over de rol die een portaal kan spelen in de strategie en klantbenadering. Kijkend naar de SBR-toepassingen is CaseWare Nederland ervan overtuigd dat de noodzakelijke investering in een portaal zich snel terugverdient. Want een portaal betekent niet alleen snelheid en gebruiksgemak, maar ook een strakke beheersing van de elektronische post en het SBR-verkeer. Dit uit zich bijvoorbeeld in: - een geautoriseerde aanlevering van berichten; - inzicht in de status van ondertekening door de klant; - inzicht in de status van documenten die zijn aangeleverd bij uitvragende partijen. Wilt u zich verder verdiepen in de mogelijkheden van portalen, neemt u dan vooral eens een kijkje op de websites van de eerdergenoemde portaalaanbieders. 15

16 6. Meer weten? Voor verdere informatie kunt u contact opnemen met CaseWare Nederland B.V. T: E: info@caseware.nl Meer lezen? Websites waar u informatie met betrekking tot SBR kunt vinden: Dit is de site van het SBR-programma, met o.a.: - Video over De kern van SBR; - Video over De voordelen van SBR; - Video over De elementen van SBR. Hier kunt u instance documenten aanbieden om de validatie te testen. Dit is een voorbeeld van een portal, speciaal voor accountantskantoren, vanaf waar onder andere SBR-documenten kunnen worden verstuurd. Hier vindt u informatie over de aanlevering van kredietrapportages aan de banken. Logius is de beheerorganisatie van het SBR-programma namens de overheid. 16