Starten met elektronisch aangeven

Transcriptie

1 Starten met elektronisch aangeven Bereidt u voor! Vanaf 1 januari 2005 zijn ondernemers die binnenlands belastingplichtig zijn, verplicht hun aangiften inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting en omzetbelasting en hun opgaven intracommunautaire leveringen elektronisch in te dienen bij de Belastingdienst. Vanaf 1 januari 2006 moet ook de aangifte loonbelasting elektronisch worden ingediend. Daarnaast is sinds 1 juli 2004 een nieuwe wet van kracht: de Wet Elektronisch Bestuurlijk Verkeer. Deze wet zorgt voor de kaders die elektronisch berichtenverkeer tussen burgers en bestuursorganen en tussen bestuursorganen onderling mogelijk maken. Tevens worden normen geformuleerd waaraan elektronisch verkeer moet voldoen. Deze normen waarborgen een betrouwbare en vertrouwelijke communicatie en dragen bij aan een ordelijke en efficiënte berichtenafhandeling. De elektronische belastingaangifte heeft grote gevolgen voor u, als fiscaal intermediair, en voor uw cliënten. Niet alleen zal het aangifteproces anders verlopen, ook bent u genoodzaakt elektronische aangifte mogelijk te maken. U dient daarvoor in principe geschikte software aan te schaffen of uw bestaande software te laten aanpassen. De Belastingdienst heeft in de afgelopen tijd de eisen bepaald waaraan de elektronische communicatie en beveiliging moeten voldoen. Bovendien ondersteunt de Belastingdienst softwareleveranciers die software ontwikkelen om elektronische aangifte mogelijk te maken. De Belastingdienst wil op deze wijze bijdragen aan het op de markt beschikbaar zijn van geschikte administratie- of aangiftesoftware voor elektronische aangifte. De Belastingdienst ontwikkelt zelf geen commerciële software. Geschikte software Elektronisch aangeven vindt plaats op digitale wijze, zonder gebruik van papieren aangiften. Zowel via commerciële software als via de internetsite van de Belastingdienst kan elektronisch aangeven worden geregeld. Deze laatste optie is alleen bruikbaar voor ondernemers die zelf hun aangifte verzorgen. Voor u kan het zijn dat u, na overleg met uw cliënten, geschikte software of een upgrade van uw huidige software moet aanschaffen zodat elektronische belastingaangifte mogelijk wordt gemaakt. 1

2 In het afgelopen jaar heeft de Belastingdienst contact gezocht met softwareleveranciers die software ontwikkelen waarmee elecktronisch aangeven mogelijk wordt. Zij worden door de Belastingdienst ondersteund bij het ontwikkelen van hun software. Vooral voor het testen van hun software biedt de Belastingdienst verschillende diensten aan. Het is echter de verantwoordelijkheid van de softwareleveranciers om geschikte commerciële software op de markt aan te bieden. Veiligheid en authenticatie Bij het elektronisch uitwisselen van gevoelige informatie zoals belastingaangifte staan veiligheid, integriteit en vertrouwelijkheid voorop. Zo moet de identiteit van de afzenders en geadresseerden vast staan. Daarnaast moeten elektronische aangiften, net als papieren aangiften, zijn ondertekend. De Belastingdienst werkt bij de elektronische aangifte met drie methodes voor authenticatie en ondertekening. Public Key Infrastructure (PKI) en PIN zijn verbonden aan aangifte- of administratiesoftware. Deze twee methodes zijn voor u van belang. Via de derde methode, een unieke combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord, kunnen ondernemers zelf, via de internetsite van de Belastingdienst hun aangifte regelen. De internetformulieren die op de internetsite van de Belastingdienst worden aangeboden, zijn met gebruikersnaam-wachtwoordcombinatie beveiligd. Pincode U ondetekent de aangifte? Ja Nee Fiscaal intermediair Ondernemer PKI-certificaat Pincode PKI-certificaat Public Key Infrastructure (PKI) Aangifte- of administratiesoftware kan voor beveiliging en ondertekening gebruikmaken van PKI-beveiliging. Hiervoor dient u te beschikken over een authenticatiecertificaat (voor het garanderen van de identiteit) en een 2

3 encryptiecertificaat (voor het versleutelen van de gegevens, zodat derden de inhoud niet kunnen lezen). De aanvraag voor beide certificaten wordt samengesteld vanuit het softwarepakket en elektronisch verzonden naar DigiNotar, een derde partij die deze certificaten uitvaardigt. Ook de verdere procedure zal bij de software zijn aangegeven. Aan PKI zijn voor u kosten verbonden. Voor de certificaten, door DigiNotar gebundeld onder de naam Digitaal Certificaat, betaalt u een jaarlijks bedrag van 85,00 (eerste jaar) of 60,00 (volgende jaren). Dit is het huidige prijsniveau. Indien u meerdere cliënten heeft en u hun aangiften ondertekent, hoeft u slechts één maal de certificaten aan te vragen. De certificaten zijn dan verbonden aan u, als hun fiscaal intermediair. Uitsluitend met gebruik van PKI-beveiliging kunt u ook elektronische kopieaanslagen ontvangen. PIN Bij een PIN-beveiliging geven ondernemers bij hun elektronische aangifte een pincode op als vervanger van hun handtekening. Zij ondertekenen hun aangifte derhalve met een pincode. Deze vorm van beveiliging is een beperkte vorm van beveiliging, deze garandeert alleen de identiteit en biedt geen versleuteling van gegevens. De pincode is daarom voldoende voor de berichtencommunicatie van de ondernemer naar de Belastingdienst, maar is niet geschikt voor al het elektronische berichtenverkeer, zoals elektronische kopieaanslagen. Toch kunt u wel elektronische kopieaanslagen ontvangen, ook als de aangiften met pincode zijn ondertekend. Noodzakelijk is dat u een PKI-certificaat heeft en de gebruikelijke aanvraagprocedure voor elektronische kopieaanslagen volgt. Aan het gebruik van beveiligde communicatie met PIN zijn geen kosten verbonden. U kunt voor uw cliënten (blijven) ondertekenen. Hierover kunt u afspraken maken met uw cliënt. Als u niet voor uw cliënt wilt ondertekenen, maar wel de aangifte via uw software wilt laten verzenden, dient met de door de cliënt aan de Belastindienst opgegeven pincode te worden ondertekend. U kunt, als fiscaal intermediair, zowel gebruik maken van PKI- als PIN-beveiliging. U kunt, bij wijze van spreken, de ene aangifte met PKI-beveiliging verzenden en een volgende met PIN. Let op! Niet alle software biedt zowel PKI- als PIN-beveiliging aan. Het staat softwareleveranciers vrij of zij één of beide beveiligingsmethodes via hun software aanbieden. Indien u weet welke vorm(en) van beveiliging u wilt gebruiken, overlegt u dan met uw softwareleverancier of dit via zijn software mogelijk is. 3

4 Aangifte via internet Ondernemers in Nederland zijn onlangs geïnformeerd over elektronisch aangeven en de verschillende mogelijkheden. Alle ondernemers zullen van de Belastingdienst een brief ontvangen waarin hun gebruikersnaam staat vermeld. Met deze gebruikersnaam en het in een volgende brief vermelde wachtwoord kunnen ondernemers inloggen op een beveiligde internetomgeving van de Belastingdienst. Deze omgeving wordt verstrekt op het niveau van sofi-nummers. Elke ondernemer kan via deze internetomgeving zijn elektronische aangifte regelen. Tevens kan de ondernemer zelf zien welke aangiften over welke tijdvakken hij al heeft gedaan en welke hij nog moet doen. Ook als de aangifte niet via deze internetomgeving is verlopen, maar bijvoorbeeld via zijn fiscaal intermediair. Mede vanwege dit status overzicht adviseert de Belastingdienst dat alle ondernemers de aangiftemogelijkheid activeren. Bovendien onderzoekt de Belastingdienst hoe het elektronisch aangeven via de internetsite van de Belastingdienst kan worden uitgebreid met aanvullende functionaliteit. Het is daarom van belang dat uw cliënt alvast kennis maakt met de omgeving en went aan het gebruik van internet. De genoemde beveiligde internetomgeving is een basisvoorziening die niet aan een belastingmiddel gerelateerd is. Omdat elke rechtsvorm een eigen (so)fi-nummer kent, bestaat de mogelijkheid dat een ondernemer meerdere persoonlijk internetomgevingen krijgt. Het verstrekken van de gebruikersnaam en het wachtwoord vindt plaats vóórdat de verplichting van elektronische aangifte van kracht wordt. In het najaar ontvangen alle ondernemers gefaseerd een gebruikersnaam en wachtwoord. Daarna kunnen zij voor de omzetbelasting en intracommunautaire leveringen (OB en ICL) gelijk met het doen van aangifte van start gaan. Omzetbelasting (OB) versus inkomstenbelasting (IB) Voor de aangiftemogelijkheid via het beveiligde gedeelte van de internetsite van de Belastingdienst is er onderscheid tussen de aangifte OB en opgaaf ICL en de aangifte IB en VpB. Voor de aangifte OB en opgaaf ICL vult de ondernemer online de elektronische aangifte in en hij verzendt vervolgens de aangifte direct. Voor de aangifte IB en Vpb downloadt de ondernemer een formulier in pdf-formaat. Dit kan hij vervolgens invullen en kan hij op een later moment weer elektronisch verzenden naar de Belastingdienst (zogenaamde upload). 4

5 Tot slot Ook bij u kunnen veranderingen als gevolg van elektronisch aangeven effect hebben op uw bedrijfsprocessen. Bijvoorbeeld de standaardstructuur van de elektronische aangifte of de bevestiging die de Belastingdienst u verstrekt als de elektronische aangifte bij de Belastingdienst is binnengekomen 1. Het kan zijn dat taken en verantwoordelijkheden binnen uw organisatie moeten wijzigen. Denk bijvoorbeeld aan medewerkers die moeten worden geautoriseerd om elektronische aangiften in te sturen. De Belastingdienst adviseert u dan ook tijdig te inventariseren in welke mate elektronische aangifte gevolgen heeft voor uw bedrijfsprocessen. De Belastingdienst zal u in ieder geval de komende maanden informeren over elektronische aangifte. Alle informatie kunt u ook vinden op de internetsite van de Belastingdienst: Zowel met uw voorbereidingen en inspanningen als die van Belastingdienst zullen de voordelen van elektronisch aangeven kunnen worden behaald. 1 Voor meer informatie leest u het artikel Verandering in de relatie met de cliënt. Dit is een uitgave van: Belastingdienst september