Aanmaken van een teamsite Nadat je bent ingelogd op www.edugroepen.nl kun je er voor kiezen om een teamsite aan te maken. Dit kan alleen als je verbonden bent aan een instelling voor hoger onderwijs of onderzoek! Per gebruiker kan je 20 teamsites van elk 250 MB aanmaken. Je kan echter van een oneindig aantal teamsites lid zijn, en je kan zoveel teamleden voor de teamsite uitnodigen als je zelf wilt. Als je er voor kiest een teamsite aan te maken wordt er aangegeven hoeveel teamsites je nog kan aanmaken. Teamsite templates In het aanvraagformulier voor een teamsite geef je verschillende gegevens op. Zoals de titel van je site en de url van de site (vaak gelijk aan de titel). In de Template selection geef je aan of je een Engelstalige of een Nederlandstalige teamsite wil aanmaken. Daarnaast kies je welk type teamsite je wilt aanmaken. De meest gebruikte is de EDUgroepenteamsite, maar je kan onder Collaboration ook kiezen voor een gewone teamsite, een blanco site of bijv. een wiki of een blog.
Tot slot kies je voor Create en je teamsite wordt aangemaakt, dit duurt ongeveer een halve minuut. Daarna kom je meteen op je zojuist aangemaakte teamsite terecht en kun je direct aan de slag. Uitnodigen van leden Met behulp van het Leden webpart kun je teamleden gaan uitnodigen. Kies Nieuwe gebruiker toevoegen. Leden kunnen worden uitgenodigd op basis van gebruikersnaam (in het geval van SURFconext) of op basis van emailadres. Onder het kopje machtigingen verlenen kies je aan welke groep je het lid wilt toevoegen aan de teamsite. Verschillende groepen hebben verschillende rechten op de teamsite. Je kan ook custom rechten verlenen dan kies je voor Gebruikers rechtstreeks machtigingen verlenen. Later kunnen de rechten die iemand heeft op de site altijd worden aangepast (zie hieronder bij sitemachtigingen ). Vervolgens kun je een mail versturen om je nieuwe teamlid uit te nodigen. Aan de uitnodigingsmail kun je een persoonlijk bericht toevoegen. Kies vervolgens Ok. NB. Op het moment dat je iemand uitnodigt die niet verbonden is aan een instelling voor het hoger onderwijs of onderzoek krijg je een melding dat je een externe probeert uit te nodigen. Dit is puur als waarschuwing bedoeld.
Accepteren van een uitnodiging voor een teamsite Je uitnodiging voor de teamsite wordt per mail verstuurd. In de mail staat een link Klik hier om de uitnodiging te bekijken. Vervolgens komt het volgende scherm in beeld: Kies voor Accepteer op het moment dat je al een EDUgroepenaccount hebt of inlogt met behulp van SURFconext. Kies voor Weiger op het moment dat je niet lid wilt worden van de teamsite Kies voor Maak een account aan (en accepteer) op het moment dat je nog geen account hebt en een EDUgroepenaccount wilt aanmaken en daarmee lid wilt worden van de teamsite. Sitemachtigingen De rechten van de mensen die lid zijn van je teamsite kun je beheren bij Sitemachtigingen. Ga naar Siteacties en kies vervolgens Sitemachtigingen. Er zijn vijf standaardgroepen met verschillende rechten op de EDUgroepenteamsite: Bezoekers Bezoekers hebben alleen maar leesrechten op de teamsite Leden Leden mogen items toevoegen, wijzigen en verwijderen. Eigenaren Eigenaren hebben alle rechten op de teamsite, zij kunnen ook leden toevoegen en de look and feel van de site aanpassen. Lezers Leden van deze groep kunnen pagina's, lijstitems en documenten weergeven Systeemaccount Dit is een Admin Account voor EDUgroepen zelf, deze is dus niet van belang
Je kan er ook voor kiezen om zelf een groep te maken, waaraan je bepaalde rechten koppelt: Vervolgens kun je de groep een naam geven en verschillende machtigingsniveau s meegeven. Daarnaast kun je er voor kiezen om je teamsite toegankelijk te maken voor anonieme gebruikers, kies in de ribbon Anonieme toegang. Iedereen kan dan je teamsite bekijken en de content is terug te vinden op google. Je kan er voor kiezen om de hele teamsite anoniem toegankelijk te maken of alleen de lijsten en bibliotheken van de teamsite.
Machtigingen aanpassen voor lijsten en bibliotheken 1. Selecteer onder Bibliotheken van welke bibliotheek je de rechten wilt aanpassen. 2. Vervolgens selecteer je de pagina die je wilt aanpassen en ga je in de ribbon naar Bibliotheek, en dan naar Instellingen en vervolgens kies je voor Bibliotheekmachtigingen 3. Kies Overname van machtigingen stoppen je krijgt dan een waarschuwingsmelding. Kies ok 4. Kies vervolgens Machtigingen verlenen en geef aan welke machtigingen je wel groep wilt geven op de bibliotheek of lijst.