Handleidingen 1.0 Zarafa

Handleidingen 1.0 Zarafa

Zarafa Handleidingen 1.0 Zarafa In dit document vind je de handleidingen voor Zarafa zoals aangeboden door ECM2.

I. Zarafa Email en Agenda 1 1. Inleiding 3 1.1. Adresgegevens... 3 1.2. DNS aanpassen... 3 2. Snel starten met Zarafa 5 3. WebApp 7 3.1. Inloggen en eerste gebruik... 7 3.2. Aanpassen voorkeuren en 'Today'-scherm... 8 3.3. Gedeelde mappen en gedeelde agenda... 8 3.3.1. Machtigingen instellen... 9 3.3.2. Gedeelde mappen openen... 10 3.4. E-mail versturen uit naam van een ander... 12 3.4.1. Gemachtigden instellen... 12 3.4.2. 'Van-adres' instellen... 12 3.5. Verwijderde items terughalen... 13 3.6. Plug-ins... 13 3.6.1. S/MIME plugin... 14 3.6.2. Files' plugin... 14 3.6.3. SugarCRM Archiver... 15 3.6.4. Spreed Webmeeting plug-in... 16 3.6.5. 'Personal Inbox Management' plug-in... 17 4. Outlook 4.1. Toevoegen account... 4.2. Gedeelde mappen en gedeelde agenda... 4.2.1. Machtigingen instellen... 4.2.2. Gedeelde mappen openen... 4.3. Verwijderde items terughalen... 4.4. Problemen met Outlook... 4.4.1. Ongebruikte plugins verwijderen... 4.4.2. De Zarafa plugin actief maken... 19 19 24 25 26 27 28 29 29 5. Mac OS X 31 6. Smartphones 6.1. Apple iphone... 6.2. Google Android... 6.3. Windows Phone... 33 33 34 36 7. Andere applicaties 7.1. E-mail... 7.1.1. Servergegevens... 7.1.2. E-mail mappen... 7.2. Agenda... 7.3. Contactpersonen... 39 39 39 39 40 40 8. Migratie naar Zarafa 8.1. Migreren via Outlook... 8.1.1. Via de export- en importfunctie... 8.1.2. Via IMAP... 8.2. Migreren via Thunderbird en andere IMAP-applicaties... 41 41 41 43 44 Register 45 iii

iv

Deel I. Zarafa Email en Agenda

Inleiding In deze beknopte handleiding beschrijven wij hoe je kunt gebruikmaken van Zarafa van ECM2. Je hebt op vele verschillende wijzen toegang tot e-mail, agenda, contactpersonen, taken en notities. In deze handleiding behandelen we de meest voorkomende. 1.1. Adresgegevens De inloggegevens die je nodig hebt om Zarafa te gebruiken heb je in je welkomstbrief gekregen. Andere gegevens die je nodig kunt hebben zie je hieronder. WebApp Webadres: https://mail.ecm2.nl/webapp/ Outlook Webadres: mail.ecm2.nl Smartphone Webadres: mail.ecm2.nl Webadres: imap.ecm2.nl Accounttype: IMAP Poort: 993 Beveiliging: SSL/TLS Authenticatietype: Normaal wachtwoord (niet encrypte Webadres: smtp.ecm2.nl Accounttype: SMTP Poort: 587 Beveiliging: STARTTLS of TLS Authenticatietype: Normaal wachtwoord (niet encrypte Agenda Webadres: https://mail.ecm2.nl/caldav/ Contactpersonen Webadres: https://mail.ecm2.nl:8443 Overige e-mailapplicaties Inkomende mail Uitgaande mail 1.2. DNS aanpassen Om je eigen domeinnaam te gebruiken hoef je deze niet naar ons toe te verhuizen. Je website en andere diensten blijf je gebruiken zoals je dat gewend bent. Om de e-mail bestemd voor je domein te ontvangen ontvangt binnen je nieuwe account, volg je deze stappen: 1. Zoek op bij welk bedrijf je domeinnaam geregistreerd staat. Deze partij beheert de zogenaamde DNS records die voor de verwijzing naar onze servers zorgen. 2. Vraag deze partij om de volgende MX-records met de hoogste prioriteit toe te voegen en de andere MX-records te verwijderen (tenzij je een goede reden hebt om deze te behouden): MX 10 mx1.ecm2.nl MX 10 mx2.ecm2.nl 3

Hoofdstuk 1. Inleiding 3. Om markering als spam te voorkomen, voeg je ook het volgende SPF-record toe: v=spf1 mx ~all Let op: Nieuwe e-mail wordt pas afgeleverd op de servers van ECM2 nadat het nieuwe MX-record bekend is over het gehele internet. Normaliter is dat het geval na enkele uren, maar dit kan tot 48 uur duren. In de tussentijd kan er nog e-mail bij je oude provider worden afgeleverd. Let daarop bij je migratiewerkzaamheden. 4

Snel starten met Zarafa Met Zarafa van ECM2 heb je alle voordelen van zakelijke email, zonder dure licenties of zorgen over beheer. Ook al is Zarafa eenvoudig in het gebruik, neem voor een optimale ervaring kort de tijd om Zarafa te leren kennen. Je kunt Zarafa gebruiken via alle bekende e-mail software (cients), of via de WebApp op https:// 1 mail.ecm2.nl/webapp. Nu je aan de slag gaat met een (nieuwe) e-mail aanbieder, is het een goed moment om de WebApp te overwegen voor jezelf en je medewerkers en af te stappen van traditionele software. Voordelen van de WebApp zijn: Je hoeft niets in te stellen en er kan niets stuk gaan. ECM2 is verantwoordelijk voor de WebApp, en zorgt dat deze altijd werkt. Je zult dus nooit betaalde hulp nodig hebben voor dit programma, voor jezelf of je medewerkers. De WebApp heeft de meestgebruikte functies van software als Outlook. Je gaat er dus op functionaliteit niets op achteruit. Denk daarbij aan regels/filters, handtekeningen, afwezigmeldingen, gedeelde mappen, en agenda, contacten, taken en notities. En de overbodige functies zijn er niet. Daardoor ziet het er een stuk opgeruimder uit. Voor Office moet je eens in de paar jaar een nieuwe licentie aanschaffen. De WebApp is gratis en blijft gratis. Je hoeft geen updates te doen, dus je email is altijd veilig. WebApp werkt op ieder apparaat met een browser. Als je overstapt naar bijvoorbeeld Apple of Linux, is dit weer een zorg minder. Ook kunnen medewerkers hun eigen apparaten gebruiken, of thuiswerken, terwijl de kantoorsoftware hetzelfde blijft voor iedereen. Om je smartphone en/of tablet te synchroniseren, maak gebruik van ActiveSync/Exchange. Dat is makkelijk in te stellen met behulp van het hoofdstuk Hoofdstuk 6, Smartphones en geeft je in één keer de beschikking over e-mail, contactpersonen, agenda en (indien jouw apparaat dat ondersteunt) taken en noties. Wil je toch Outlook gebruiken? Kijk dan in deze handleiding bij Hoofdstuk 4, Outlook. Heb je een e-mailadres aangevraagd waarbij je wil kunnen meekijken in de inbox? Log in op dat account, of vraag de eigenaar van die mailbox om jou rechten te geven op de volledige mailbox, of alleen een onderdeel daarvan. Klik daarvoor met de rechtermuisknop respectievelijk op de hoofdmap of op een submap en daarna op eigenschappen. In het tabblad Permissies kun je instellen wie er welke rechten heeft op die map en alle mappen daaronder. Wil je voor een e-mailadres 'Verzenden-als' rechten hebben voor een ander e-mailadres? Log dan in met dat account, of vraag de eigenaar van die mailbox om jou daar rechten voor te geven. Ga naar Instellingen > Gemachtigden > Toevoegen. Voeg hier je eigen adres toe. Voor het aanvragen van een alias bij je inbox, of een e-mailadres voor een nieuwe gebruiker, kun je 2 dit formulier gebruiken. Binnen één werkdag maken we het alias aan of sturen we je de gegevens voor de nieuwe medewerker. 1 2 https://mail.ecm2.nl/webapp/ /over-ecm2/contact 5

6

WebApp Via WebApp is een groot deel van de functionaliteit van Zarafa direct beschikbaar in je browser. Je beheert al je communicatie in deze moderne, snelle en gebruiksvriendelijke interface. Rechtstreeks vanuit elke moderne browser. 3.1. Inloggen en eerste gebruik In de brief met inloggegevens staan een webadres, je inlognaam en wachtwoord vermeld. Als je het webadres in je browser invoert, krijg je onderstaand inlogscherm te zien. Om in te loggen geeft je je inlognaam en wachtwoord in en klikt je op 'Logon' of druk je op 'Enter'. Nadat je bent ingelogd krijg je een scherm waarin je enkele voorkeuren kunt opgeven, waaronder de taal waarin de interface wordt weergegeven. Na het geven van akkoord kom je in het hoofdscherm terecht, waar bovenin een aantal keuzemogelijkheden wordt gegeven: In de 1e balk kies je welke functionaliteit je wilt gebruiken. Bijvoorbeeld E-mail of Agenda. De 2e balk past zich aan aan de gekozen functionaliteit en biedt je de mogelijkheid om bijvoorbeeld een nieuwe e-mail aan te maken, of om de weergave te wijzigen. Het zoekveld bevindt zicht boven de bovenste email. Om op meer kenmerken te kunnen zoeken, klik je op het pijltje ^ rechts naast het vergrootglas. Deze laatste optie is alleen beschikbaar in je eigen mailbox. 7

Hoofdstuk 3. WebApp 3.2. Aanpassen voorkeuren en 'Today'-scherm In elk scherm vind je rechts bovenaan de knop "Instellingen". Hier kan je enkele instellingen aanpassen, zodat WebApp volgens jouw voorkeuren werkt. Belangrijk is om het verschil aan te geven tussen de eerste tabs, waaronder 'Algemeen, E-Mail en Agenda', en de laatste tab 'Geavanceerd'. Deze laatste tab geeft je toegang tot zeer veel instellingen en is daarom alleen aan te raden indien je daarin thuis bent. Today scherm In WebApp kan je het zogenaamde 'Today'-scherm zelf op een eenvoudige manier een invulling geven. Je komt op dit scherm terecht direct na het inloggen, of je klikt in de balk op 'Zarafa'. Bij een nieuw account is dit scherm helemaal leeg, op een grijze achtergrond na. Klik op het 'plus'teken rechtsboven aan dit scherm om 'Widgets' toe te voegen. Bijvoorbeeld een overzicht van je afspraken, actieve taken en een klok. Dubbelklik op de Widget om deze toe te voegen. Naast dit 'Today'-scherm is er ook een 'Today'-kolom beschikbaar. Deze bevindt zich aan de rechterkant van elk scherm en klap je uit door op de dubbele pijl naar links te klikken. Ook hier kan je naar wens Widgets aan toevoegen. Deze zijn in elk scherm zichtbaar. 3.3. Gedeelde mappen en gedeelde agenda Wil je toegang tot de mappen van een ander, dan dient deze jou daar eerst toegang tot te verlenen. 8

Machtigingen instellen Toegang tot de mappen van een ander geeft je nog niet de rechten om uit andermans naam e-mail te versturen. De instellingen daarvoor vind je in de paragraaf Paragraaf 3.4, E-mail versturen uit naam van een ander. 3.3.1. Machtigingen instellen Om anderen toegang te geven tot jouw mappen, volg je onderstaande stappen. Je past de machtigingen voor je e-mailmappen, agenda of contactpersonen op dezelfde wijze aan. 1. Klik in de "Mappenlijst" met je rechtermuisknop op de map die je wilt delen. In dit voorbeeld is het de hoofdmap "Postvak In - Naam". Opmerking Kies bij het instellen van de rechten de juiste map: alle submappen binnen de betreffende map krijgen dezelfde machtigingen. Kies je voor de hoofdmap, zoals in dit voorbeeld, dan gelden de machtigingen voor alle mappen. 2. Kies voor "Eigenschappen" in het menu dat opent. 3. Klik in het scherm dat opent op de tab "Permissies". 4. Klik op "Toevoegen" en kies uit de lijst de persoon die toegang moet kunnen krijgen tot de map en klik op "OK". 5. Selecteer de persoon van wie je de machtigingen wilt aanpassen. 9

Hoofdstuk 3. WebApp 6. Geef de juiste machtigingen door te kiezen voor een "Profiel", of kies de machtigingen handmatig. Klik op "OK" om de instellingen op te slaan en het scherm te sluiten. 3.3.2. Gedeelde mappen openen Om een gedeelde mailbox te openen, bijvoorbeeld de mailbox waarin alle e-mail naar "info@" binnenkomt, of een gedeelde agenda, volg je de volgende stappen: 1. Klik onderaan de Mappenlijst op "Open Gedeelde E-mails...". 10

Gedeelde mappen openen 2. In het scherm dat opent, klik op "Naam", selecteer in het scherm dat opent de juiste gebruiker en klik op "OK", zodat het scherm sluit. 3. Kies welk onderdeel je wilt openen, bijvoorbeeld "Postvak IN" voor alleen de e-mail, "Agenda" voor de gedeelde agenda en "Alle Mappen" voor alle gegevens, inclusief agenda. Opmerking Lukt het niet om de map te openen, bedenk dat je alleen de onderdelen kunt openen waartoe je toegang toe hebt gekregen door de andere gebruiker. Controleer dat je toegang hebt tot de betreffende map(pen). 11

Hoofdstuk 3. WebApp 3.4. E-mail versturen uit naam van een ander Wil je e-mail kunnen versturen uit naam van een ander dan je eigen, dan dient deze jou daar toegang tot te verlenen. Om anderen te machtigen uit jouw naam e-mail te versturen, dien je twee stappen te zetten: 1. Jou als gemachtige laten instellen, zodat je toegang hebt tot die mappen. 2. Het adres toevoegen als 'van'-adres. Opmerking Deze machtigingen toekennen aan een ander geeft hen echter nog geen toestemming om uw map(pen) te openen. De instellingen daarvoor vindt u in de paragraaf Paragraaf 3.3, Gedeelde mappen en gedeelde agenda. 3.4.1. Gemachtigden instellen Om anderen uit jouw naam e-mail te laten versturen, dienen zij die machtiging te krijgen. Wij kunnen deze op een hoger niveau instellen, of je kunt deze instellingen zelf bewerken. Wil je dat wij deze instellingen toepassen, stuur dan een mail, met daarin in ieder geval de accounts waar het om gaat en de gewenste wijziging, naar: helpdesk@ecm2.nl Wil je dit zelf aanpassen, volg dan onderstaande stappen. 1. Ga naar 'Instellingen'. 2. Kies 'Gemachtigden' en kies voor 'Toevoegen'. 3. De stappen die je zet zijn vergelijkbaar met de stappen in de paragraaf Paragraaf 3.3, Gedeelde mappen en gedeelde agenda. Je stelt hier echter niet de toegang tot de mappen in, maar de mogelijkheid om je 'voor te doen' als de ander. Let op de specifieke rechten die je kunt toekennen in de stap 'Rechten gemachtigde': Gemachtigde ontvangt kopieën van afspraak gerelateerde berichten die ik binnen krijg. - Vink je deze aan, dan krijg je een kopie van elk antwoord dat op een uitnodiging voor een afspraak die wordt verstuurd. Gemachtigde kan mijn privé exemplaren zien. - Hiermee geef je de ander toegang tot items die je als privé heeft gemarkeerd, bijvoorbeeld afspraken en taken. 4. Klik uiteindelijk onderaan het scherm op 'Toepassen' om de instellingen op te slaan. 3.4.2. 'Van-adres' instellen Om e-mail te kunnen versturen vanaf andermans adres dien je er zeker van te zijn dat je daartoe gemachtigd bent. Volg onderstaande stappen om de afzender te selecteren: 1. Ga naar de 'E-mail'-weergave. 12

Verwijderde items terughalen 2. Stel een nieuwe e-mail op en klik in de menubalk aan de rechterkant op het icoon 'Toon afzender'. Er komt een nieuwe regel bij, genaamd 'Afzender'. 3. Klik op 'Afzender', selecteer de juiste naam in de lijst en klik op 'OK'. Voeg je geen naam toe, dan verstuur je vanaf je eigen adres. Dit is standaard voor nieuwe emails. 3.5. Verwijderde items terughalen Als je een item verwijdert, bijvoorbeeld een e-mail, taak of agenda-item, dan wordt deze niet direct definitief verwijderd. Verwijderde items worden pas na een maand definitief verwijderd en kunnen tot die tijd door de gebruiker zelf worden teruggezet. In WebApp gaat dat als volgt: 1. Klik met de rechter muisknop op de map waarin het item stond dat je per ongeluk hebt verwijderd. Bijvoorbeeld "Postvak IN", "Verzonden Items" of "Taken". 2. Klik in het menu dat opent op de optie "Herstel Items". 3. Klik in het scherm dat opent op het item dat je wilt herstellen en klik op "Herstel". In ditzelfde scherm kan je er ook voor kiezen om alle items in één keer terug te zetten of items definitief te verwijderen. 3.6. Plug-ins Aan Zarafa WebApp hebben wij een aantal plug-ins toegevoegd die de mogelijkheden van deze interface verder vergroten. In dit hoofdstuk beschrijven wij die plug-ins en hun mogelijkheden. 1 https://ecm2.nl/blog/beveiligde-e-mail-versturen 13

Hoofdstuk 3. WebApp 3.6.1. S/MIME plugin Met de S/MIME plug-in kun je beveiligde e-mail versturen. We leggen hier alleen uit welke handelingen je moet verrichten om het te kunnen gaan gebruiken. Voor een uitgebreide (technische) 1 uitleg verwijzen we je naar ons weblog. Opmerking Waarschuwing: versleutelelde data is permanent onleesbaar als je de sleutel kwijt bent. Er zijn geen achterdeurtjes om dit ongedaan te maken. Zorg dat je goed begrijpt hoe het werkt voordat je eraan begint. Maak altijd backups van je al je certificaten. 1. Ga naar Instellingen > Plug-ins en vink de 'S/MIME' Plug-in aan. Klik op 'opnieuw laden' in de daaropvolgende melding. 2. Om S/MIME te kunnen gebruiken heb je een certificaat nodig dat je bij verschillende partijen kunt kopen. De WebApp werkt goed met de betaalde certificaten van Comodo. De WebApp werkt niet goed met certificaten met verouderde beveiligingstandaarden, als je een bestaand certificaat hebt kan het dus raadzaam zijn om die te vernieuwen. 3. Om e-mail te kunnen ondertekenen exporteer je je 'private key' in PKCS#12 formaat. Hoe je dit exporteert verschilt per situatie. In Windows doe je dit via de browser, in Mac OS X via het ingebouwde programma Keychain. Instructies hiervoor vind je bij je certificaataanbieder of andere internetbronnen. Let op dat je het wachtwoord dat je tijdens het exporteren instelt nog vaak nodig hebt: iedere keer dat je een e-mail wil ondertekenen of ontsleutelen. Sla het dus op in een wachtwoordmanager. 4. Ga naar Instellingen > S/MIME en upload hier het PKCS#12 bestand. Als je het bestand hebt geupload, kun je ondertekende e-mails gaan verzenden. Om ook versleutelde e-mails te gaan verzenden, moet je eerst de 'public key' van de ontvanger hebben. Je wisselt public keys uit door elkaar een ondertekende e-mail te sturen. WebApp slaat automatisch de public key van de tegenpartij op en toont deze daarna in de lijst met aanwezige certificaten. 5. E-mails ondertekenen en versleutelen doe je in het venster waarin je een nieuwe e-mail opstelt. Als je de plugin hebt geactiveerd zie je dat er hiervoor twee nieuwe knoppen zijn bijgekomen. Om een e-mail te ondertekenen heb je het wachtwoord nodig van je private key. Dit heb je aangemaakt bij het exporteren daarvan in stap 3. Nogmaals: e-mail versleutelen kan alleen voor geaddresseerden waarvan je de public key hebt. 3.6.2. Files' plugin Deze plug-in zorgt voor integratie met Alfresco Documentbeheer (of een andere WebDav-server als OwnCloud). Hiermee kan je direct bijlagen opslaan naar Alfresco en bestanden uit Alfresco als bijlage toevoegen aan e-mails, zonder dat je daarvoor WebApp hoeft te verlaten. Om de plug-in in te schakelen, volg onderstaande stappen: 1. Ga naar 'Instellingen'. 2. Klik op 'Files' om het instellingenvenster van de plug-in te openen. 3. Schakel de bovenste drie mogelijkheden naar keuze in. Om alle hieronder beschreven functionaliteit te kunnen gebruiken, schakel je alle drie de mogelijkheden in. 14

SugarCRM Archiver 4. In het tweede gedeelte zijn de gegevens grotendeels vooringevuld. Controleer voor de zekerheid het serveradres en de gebruikersnaam. Vul het juiste wachtwoord in. Gebruik hiervoor de inloggegevens van Alfresco Documentbeheer (die zijn gewoonlijk gelijk aan die van Zarafa WebApp). 5. Klik op 'Toepassen' om de instellingen op te slaan. Log uit en weer in op WebApp om de nieuwe functionaliteit te gebruiken. Hierna kan je de plug-in op de volgende wijzen daadwerkelijk gaan gebruiken: 1. Bijlagen opslaan: Klik met de rechter muisknop op de bijlage en kies voor 'Files. Ga naar de juiste locatie en klik op 'Opslaan'. 2. Bestanden toevoegen als bijlage: Bij het opstellen van een mail, klik op het pijltje naast 'Bijlagen' en kies voor 'Files. Ga naar de juiste locatie, vink één of meerdere bestanden aan en kies voor 'Bijlagen toevoegen'. 3. Bladeren door de bestanden: Ga in de menubalk boven naar 'Files. Blader door de bestandsstructuur heen. Klik rechts op een bestand om deze te openen of om deze direct toe te voegen aan een nieuwe mail. 3.6.3. SugarCRM Archiver Deze plug-in maakt het mogelijk om rechtstreeks vanuit Zarafa WebApp een e-mail te archiveren naar SugarCRM. Dat betekent dat je snel belangrijke e-mails, zoals offertes en opdrachtbevestigingen, kunt opslaan bij de betreffende Accoutn of Contact. Zonder dat je daarvoor de applicatie hoeft te verlaten. Om de plug-in in te schakelen en te gebruiken, volg onderstaande stappen: 1. Ga in WebApp naar 'Instellingen' en kies in het menu voor 'SugarCRM'. 2. In dat menu: a. Enable SugarCRM archiver - Vink deze optie aan 15

Hoofdstuk 3. WebApp b. SugarCRM URL - Vul hier het adres van je SugarCRM-installatie in. Die is veelal in de vorm: https://naam.crm.ecm2.nl c. Gebruikersnaam - Vul hier je SugarCRM gebruikersnaam in d. Password - Vul hier je SugarCRM wachtwoord in 3. Klik op Toepassen om de instellingen op te slaan. Log uit WebApp en log weer in om de plug-in te gebruiken. 4. Ga naar het e-mail-overzicht. Klik met je rechtermuisknop op de mail die je wilt archiveren naar SugarCRM en kies voor 'Archiveer naar SugarCRM'. 5. Indien je al was ingelogd in SugarCRM, krijg je direct onderstaand scherm te zien. Indien je nog niet was ingelogd, log dan nu in. 6. In het mailarchiveerscherm, selecteer de Account of Contact waaraan je de mail wilt koppelen. Ook kan je de SugarCRM gebruiker kiezen waaraan deze mail moet worden gekoppeld. Standaard is dat de gebruiker waarmee je bent ingelogd. Verder wordt er informatie over de mail weergegeven. 7. Klik op 'Save' om de e-mail daadwerkelijk te archiveren. 3.6.4. Spreed Webmeeting plug-in Direct vanuit WebApp een gratis Webmeeting opzetten? Gebruik de knop 'Spreed meeting' in de menubalk of in de optiemenu's om snel van start te gaan: Een uitgebreide handleiding volgt nog. 16

'Personal Inbox Management' plug-in 2 Tot die tijd is een Engelstalige handleiding hier beschikbaar (opent in een nieuwe tab). 3.6.5. 'Personal Inbox Management' plug-in Deze plug-in maakt het eenvoudig om snel mail te verplaatsen naar een vooraf gedefinieerde folder. Daarmee kan je eenvoudiger werken volgens de 'Getting Things Done' methodologie. Volg onderstaande stappen om deze plug-in in te stellen en te gebruiken: 1. Schakel de plug-in door te gaan naar: 'Instellingen / Geavanceerd'. 2. Ga in de boomstructuur naar 'plugins / pimfolder' en dubbelklik aan de rechterkant van het scherm op 'false'. Zet een vinkje in het vakje dat verschijnt. 3. Klik op 'Toepassen' om de instellingen op te slaan. Log uit en weer in op WebApp om de nieuwe functionaliteit te gebruiken. 4. Ga wederom naar 'Instellingen' en dan naar 'Plug-ins' in de linkerbalk. 5. Klik op de knop 'Selecteer een andere folder' en kies de map waar je de mail standaard naartoe wilt verplaatsen. 6. Klik op 'Toepassen' om de instellingen op te slaan. 7. In het e-mailoverzicht verschijnt aan de rechterkant van het scherm een extra icoontje. Door daarop te klikken verplaats je het geopende bericht direct naar de eerder opgegeven map. 2 http://doc.zarafa.com/trunk/spreed_plugin/en-us/html/_using_spreed_plugin.html 17

18

Outlook Indien je van Outlook gebruikmaakt, gaan wij ervan uit dat je over de volledige Outlook Exchangefunctionaliteit wilt beschikken: gedeelde agenda's, push-mail, contacten en taken synchroniseren. In dit hoofdstuk beschrijven wij hoe je een account toevoegt aan je Outlook om dit te realiseren. De schermafdrukken zijn gemaakt in Outlook 2003. Het toevoegen van een account in Outlook 2007 of 2010 is echter grotendeels vergelijkbaar. Je gebruikt dezelfde instellingen. Opmerking Het is niet mogelijk om een Zarafa-account te installeren naast een bestaand Microsoft Exchange-account (of een ander Zarafa-account). In dat geval dien je een keuze te maken uit Zarafa als hoofdaccount óf Exchange als hoofdaccount. Het andere account kan je dan toevoegen aan Outlook via bijvoorbeeld IMAP en CalDav, of gebruiken via de webinterface. 4.1. Toevoegen account Installeren plug-in Om van de volledige Exchange/Outlook functionaliteit gebruik te kunnen maken, dient je eenmalig een plug-in te installeren. Doorloop de volgende stappen: 1 1. Download de Zarafa Outlook-plug-in vanaf onze website: Klik hier 2. Bewaar dit bestand (genaamd "zarafaclient-latest.msi") op een voor jou bekende plek, of open deze direct. 3. Sluit Outlook volledig af. Dat betekent dat je alle vensters moet sluiten, ook die waarin e-mails worden weergegeven. 4. Installeer de plugin vervolgens door dubbel te klikken op "zarafaclient-latest.msi". Doorloop de installatie als volgt: a. Klik op "Volgende" b. Accepteer de voorwaarden en klik op "Volgende" c. Kies voor een "Volledige" installatie d. Klik op "Installeren" Krijg je tijdens installatie de melding dat een applicatie nog openstaat, bijvoorbeeld Outlook, kies dan voor "Automatisch applicatie sluiten " en klik op "OK". Outlook of een andere applicatie wordt dan alsnog afgesloten. Vergeet niet om niet-opgeslagen mails van tevoren te bewaren. 5. Als de installatie is afgerond, klik op "Voltooien". 1 /download/zarafaclient-latest.msi 19

Hoofdstuk 4. Outlook 6. Ga verder met het aanmaken van het account in outlook. Opmerking Na installatie wordt de plug-in automatisch geüpgraded. Je hoeft deze installatie dus maar eenmalig uit te voeren. Opmerking Sommige andere plug-ins verstoren de werking van de Zarafa plug-in, of verbergen delen van de interface van Outlook. Wij raden aan om in ieder geval de Hotmail-plug-in (ook wel de Microsoft Office Outlook Connector geheten) en de icloud plug-in te verwijderen of deze in Outlook uit te schakelen. Aanmaken account Na het installeren van de plug-in kan je het Zarafa-account toevoegen aan uw Outlook. 1. Bij het aanmaken van een nieuw Zarafa-account zijn er twee scenario's: je hebt nog geen emailaccounts staan in Outlook of je heeft al eerder een e-mailaccount toegevoegd. Wij beschrijven deze stappen respectievelijk in 1.1 en 1.2. De stappen 2 en verder zijn voor beide scenario's gelijk. a. Geen account in Outlook: Bij het opstarten van Outlook wordt je gevraagd om een account toe te voegen. Kies voor "Een nieuw e-mailaccount toevoegen" en klik op "Volgende". b. Wel een account in Outlook: Omdat Zarafa altijd als eerste account moet worden ingevoerd, dien je een nieuw profiel aan te maken (binnen dit profiel kan je later de bestaande accounts weer toevoegen). Sluit Outlook af en ga naar het configuratiescherm: "Start" en dan "Configuratiescherm". Kies daar voor "E-mail". Zie je deze optie niet staan, zoek dan rechtsboven in dat scherm op 'e-mail'. Klik op het icoon en ga naar "Profielen". Klik op "Toevoegen" om een nieuw profiel aan te maken. Geef een naam op en klik op OK. 20

Toevoegen account 2. Kies in het volgende scherm voor "Extra servertypen" en klik op "Volgende". 21

Hoofdstuk 4. Outlook 3. Kies in het volgende scherm voor "Zarafa Server" en klik op "Volgende". 22

Toevoegen account 4. In het volgende scherm wordt u om een aantal instellingen gevraagd. Vul deze als volgt in: a. Server: het Zarafa-webadres dat je van ons heeft gekregen b. Encryptie inschakelen (HTTPS): vink deze optie aan c. Poort: 237 d. Gebruikersnaam en wachtwoord: de gebruikersnaam en het wachtwoord die je van ons heeft gekregen e. Verbindingssoort: je hebt de keuze uit "Online", "Cache Modus" en "Detecteren bij opstarten". i. Gebruik "Online" als je over een desktop beschikt met een permanente internetverbinding. De mail wordt dan altijd direct ontvangen en verstuurd. Indien de internetverbinding niet beschikbaar is, kan je echter niet bij je mail en agenda. ii. Gebruik "Cache Modus" als je over een laptop beschikt en je onderweg ook je mail wilt bekijken. De mail wordt verstuurd en opgehaald als je verbinding met het internet hebt. Let op dat het in deze modus niet mogelijk is om gedeelde mappen te gebruiken. iii. Gebruik "Detecteren bij opstarten" als je Outlook zelf de modus wilt laten bepalen. f. Klik op "OK" en het account is aangemaakt. 23

Hoofdstuk 4. Outlook 5. Na het herstarten van Outlook kan je gebruikmaken van de volledige Exchange-functionaliteit. Opmerking Indien je in stap 1 voor een nieuw profiel aanmaken hebt gekozen, dien je mogelijk nog enkele stappen te doorlopen. Als eerste kan je in het scherm "E-mail" aangeven of Outlook standaard met het nieuwe profiel moet opstarten, of dat je elke keer bij het opstarten wilt kiezen. Als je niet wilt wisselen tussen profielen en het nieuwe profiel als standaard wilt gebruiken, kan je ervoor kiezen om de accounts uit het 'oude' profiel over te zetten naar het nieuwe profiel. Dan zijn alle accounts onderbegracht in één profiel. 4.2. Gedeelde mappen en gedeelde agenda Om gebruik te maken van gedeelde mappen en een gedeelde agenda, dien je twee stappen te zetten: 1. Machtigingen instellen zodat je toegang hebt tot die mappen 24

Machtigingen instellen 2. De gedeelde mappen openen 4.2.1. Machtigingen instellen Om anderen toegang te geven tot jouw mappen, volg je onderstaande stappen. Je past de machtigingen voor jouw e-mailmappen, agenda of contactpersonen op dezelfde wijze aan. 1. Klik in de linker balk, onderaan het scherm op het icoontje, genaamd "Mappenlijst". 2. Klik daarna met je rechtermuisknop op een map, "Agenda" in dit voorbeeld, en kies voor "Eigenschappen". 3. Klik in het scherm dat opent op de tab "Machtigingen" 4. Klik op "Toevoegen" en kies uit de lijst de persoon die toegang moet kunnen krijgen tot je agenda 5. Selecteer de juiste persoon en geef deze de juiste machtigingen door te kiezen voor een "Profiel", of kies de machtigingen handmatig. Klik op "OK" om het scherm te sluiten. 25

Hoofdstuk 4. Outlook 4.2.2. Gedeelde mappen openen Om de gedeelde map(pen) of gedeelde agenda van een ander te openen, dien je er zeker van te zijn dat je toegang hebt tot de betreffende map(pen). Door de aangepaste interface van Outlook 2010 is er een verschillende werkwijze om gedeelde mappen te openen. Beiden zijn hier apart beschreven. Gedeelde Mappen In Outlook 2000 t/m 2007, volg deze stappen: 1. Kies in het menu "Bestand' voor "Open gedeelde mappen". 2. Kies in het scherm dat opent de juiste gebruiker en kies voor "Gehele postvak (permanent)". In Outlook 2010, volg deze stappen: 1. Klik in de bovenste balk op "Zarafa" 2. Kies voor "Open gedeelde mappen". 3. Kies in het scherm dat opent de juiste gebruiker en kies gewenste map, bijvoorbeeld "Postvak IN" voor alleen de e-mail, "Agenda" voor de gedeelde agenda en "Gehele Inbox" voor alle gegevens, inclusief agenda. Gedeelde Agenda Open in Outlook 2000 t/m 2007 een gedeelde agenda op de volgende wijze: 1. Ga naar de Agenda toe 2. Klik onderaan de "Mappenlijst" op "Een gedeelde agenda openen". 3. Selecteer in het scherm dat opent de juiste gebruiker en klik op "OK". 26

Verwijderde items terughalen Open in Outlook 2010 een gedeelde agenda op de volgende wijze: 1. Klik in de bovenste balk op "Zarafa" 2. Kies voor "Open gedeelde mappen". 3. Selecteer in het scherm dat opent de juiste gebruiker en "Agenda" voor de gedeelde agenda. Opmerking Lukt het niet om de map te openen, bedenk dat je alleen de onderdelen kunt openen waartoe je toegang hebt gekregen door de andere gebruiker. Controleer of die rechten goed zijn ingesteld. 4.3. Verwijderde items terughalen Als je een item verwijdert, bijvoorbeeld een e-mail, taak of agenda-item, dan wordt deze niet direct definitief verwijderd. Verwijderde items worden pas na een maand definitief verwijderd en kunnen tot die tijd door de gebruiker zelf worden teruggezet. 27