FUNCTIEOMSCHRIJVING Expert Facturatie 1. Functietitel Expert Facturatie 2. Doel van de functie Als Expert Facturatie binnen het AZ Jan Palfijn Gent, neem je een coördinerende rol op waarbij je de processen voor de optimalisatie van het facturatieproces steeds blijft verbeteren. Je bent het aanspreekpunt van o.a. de zorgverstrekkers, de andere administratieve diensten, de landsbonden en de softwarebeheerder. Je streeft ernaar steeds op de hoogte te blijven van de regelgeving rond facturatie van geneeskundige prestaties zodat de toepassing ervan correct toegepast wordt in het ziekenhuis. 3. Graad/Niveau/Weddenschaal A1a-A1b-A2a 4. Plaats in de organisatie Departement: Financieel Departement Rapporteert hiërarchisch aan: Hoofd Patiëntenadministratie Wordt vervangen bij afwezigheid door: Financieel Directeur Evaluatoren: Hoofd Patiëntenadministratie en Financieel Directeur 1
5. Resultaatsgebieden Resultaatsgebied 1: Kwalitatieve Dienstverlening Het realiseren van een kwalitatieve dienstverlening van de dienst facturatie, door enerzijds actief mee te werken aan de operationele processen en anderzijds bijstand te leveren bij de optimalisatie van de werking van de dienst. Hierbij vormt het uitwerken en opvolgen van procedures en verbetervoorstellen een belangrijk element van de job. Werkt actief mee aan het coördineren en het optimaliseren van het facturatieproces van de opnames van patiëten enerzijds en van de door artsen uitgevoerde prestaties anderzijds door onder andere volgende taken te vervullen: o Verwerft inzicht in het volledige proces van het aanrekenen van de prestaties. Volgt de ingave van de prestaties in het facturatieprogramma op en stuurt bij waar nodig. Dit betreft zowel de prestaties die op de eigen dienst worden ingebracht, als deze die gecoördineerd worden vanuit andere diensten (bijv labo; radiologie; apotheek). Doet suggesties ter verbetering van deze flow en werkt actief mee aan een optimalisatie hiervan o Beschikt hiertoe over een grondige kennis van de nomenclatuurnummers van de geneeskundige verstrekkingen of is bereid zich hierin te verdiepen. Biedt antwoord op vragen van artsen en zorgverstrekkers omtrent de RIZIV regelgeving voor de facturatie van nomenclatuurnummers o Vraagt op regelmatige basis proeffacturaties op als foutcontrole op de werking van de dienst. Volgt de verwerking van de foutenlijsten op en stuurt bij waar nodig zodat de facturatie tijdig kan doorgaan o Staat na de definitieve maandelijkse facturatie in voor de elektronische verzending van de bestanden naar de landsbonden en de verzekeringsinstellingen. Coördineert het versturen van de zending (o.a. opvolgen verwerking medische attesten; facturen; getuigschriften; verzamelstaten; ) o Volgt de verwerking van de afrekenbestanden van de landsbonden en verzekeringsinstellingen op zodat geweigerde/verworpen dossiers alsnog aangevuld en geherfactureerd kunnen worden Is het aanspreekpunt voor de implementatie van het nieuwe tarificatiesysteem en voor de uitvoering van informatorische verbeteringsprocessen o Begeleidt de opstart van het nieuwe Infohos facturatieprogramma (Tarfac 3.0). Voert hiertoe testen uit, formuleert suggesties ter attentie van de ontwikkelaars en geeft continue feedback. Is het aanspreekpunt voor collega s en zorgverstrekkers aangaande deze materie o Werkt nauw samen met de collega s van de IT dienst om de nodige tools te voorzien om prestaties correct in te brengen en te verwerken. Ondersteunt en motiveert de artsen bij dit proces Stelt een dashboard samen dat de prestatie van de facturatiedient meetbaar maakt o Verzamelt kerncijfers omtrent de werking van de facturatiedienst. Brengt o.a. de evolutie in kaart van de verwerkte dossiers op de foutenlijsten, afrekenbestanden, (met bijhorend totaalbedrag). Rapporteert deze cijfers naar je leidinggevende en formuleert op basis van zijn analyses verbeteracties met betrekking tot de toekomst 2
Is een vlotte communicator die in staat is de nodige informatie te bekomen van interne en externe correspondenten. Kan op een eenvoudige manier toelichting geven aan artsen en collega medewerkers over de regelgeving en de werking van processen. Is op de hoogte van de bestaande procedures, protocollen en regelgeving inzake gezondheidszorg. o Is op de hoogte of is bereid zich in te werken in de regelgeving betreffende gezondheidszorg en betreffende de verschillende vormen van tegemoetkoming vanwege de overheid of andere instanties o Volgt opleidingen om zijn kennis up-to-date te houden en deze te verbeteren. Past zijn verworven kennis en inzichten toe in de praktijk en is bereid deze te delen met collega s o Werkt actief mee aan de uitwerking ervan en past deze procedures toe om zo de meest optimale dienstverlening te kunnen bieden o Streeft naar een kwalitatieve dienstverlening. Ontwikkelt in samenspraak met zijn leidinggevende tools ter controle van de werking van de dienst Is in staat om op zelfstandige wijzige complexe dossiers en specifieke projecten op te volgen, deze te analyseren en oplossingen te bieden voor problemen indien nodig Reflecteert bij elke taak over de eigen geleverde kwaliteit van het werk en verbetert waar nodig. Gaat actief op zoek naar manieren waarop bestaande processen verbeterd kunnen worden met het oog op de continue verbetering van de eigen dienst Werkt snel en efficiënt. Speelt vlot in op elke situatie en blijft hierbij op elk moment professioneel en menselijk. Kan goed de ernst inschatten, evenals de nodige acties die dienen te gebeuren Gaat op elk moment en in elke taak correct en discreet om met vertrouwelijke informatie Resultaatsgebied 2: Patiënt- en Klantvriendelijkheid Bieden van kwalitatieve dienstverlening door oog te hebben voor, te anticiperen op en in te spelen op de wensen en behoeften van elke patiënt, interne en externe klant Heeft oog voor de noden van interne en externe klanten en komt hieraan tegemoet indien het binnen zijn of haar takenpakket valt. Verwijst indien nodig de klant door naar de correcte persoon met het oog op een optimale en kwalitatieve dienstverlening Levert efficiënte en effectieve dienstverlening af aan interne en externe klanten Is op elk moment vriendelijk, correct en behulpzaam voor interne en externe klanten, zelfs wanneer deze zich niet correct gedragen Is een aanspreekpunt voor interne en externe klanten. Neemt de tijd voor hun vragen en zorgen, en staat hen bij met gerichte info. Biedt ondersteuning door samen met de klant op zoek te gaan naar aangepaste dienstverlening en individuele begeleiding op maat Respecteert op elk moment het beroepsgeheim en geeft geen informatie door aan onbevoegden Heeft respect voor de morele, filosofische, godsdienstige of politieke keuzes van de patiënt of derden. Behandelt iedereen op een objectieve en gelijkwaardige manier. Speelt hier flexibel en correct op in Resultaatsgebied 3: Organisatiebetrokkenheid en samenwerking Bijdragen aan de kwalitatieve dienstverlening door actief mee te werken aan vooruitgang en een gezond-kritische en correcte houding aan te nemen ten opzichte van de organisatie, evenals de aangeboden infrastructuur 3
Kent de waarden van het ziekenhuis en weet waar de organisatie en de dienst naar streven. Draagt hier zijn steentje in bij door zijn functie te vervullen zoals vooropgesteld Werkt op correcte wijze multidisciplinair samen met het oog op het afleveren van kwalitatieve dienstverlening Je onderhoudt contacten met alle betrokken partijen zoals OCMW s, ziekenfondsen, verzekeringsmaatschappijen, softwareleveranciers,.. Respecteert genomen beslissingen die voor het ziekenhuis of de dienst noodzakelijk zijn. Voert deze trouw uit, zelfs wanneer deze beslissingen niet in lijn zijn met de persoonlijke belangen. Reageert correct en loyaal bij kritiek op de organisatie Toont respect voor de mening en beslissingen van anderen. Communiceert op correcte en constructieve wijze zijn persoonlijke mening omtrent bepaalde beslissingen aan de leidinggevende, directie of collega s Heeft een gezond-kritische blik op de werking van de dienst. Denkt na over mogelijke verbeteringen en formuleert voorstellen hieromtrent aan de leidinggevende. Werkt verbetertrajecten uit en neemt zelf deel aan verbetertrajecten indien dit gevraagd wordt Draagt zorg voor de materialen en infrastructuur die ter beschikking worden gesteld en gebruikt deze voor de voorziene doeleinden. Werkt actief mee aan een gezonde en nette werkomgeving Stelt zich collegiaal op en draagt bij aan een positief werkklimaat door positief, vriendelijk en respectvol met andere medewerkers binnen het ziekenhuis om te gaan Helpt collega s met werkgerelateerde taken wanneer zij hier om vragen, ook bij taken die niet binnen het eigen takenpakket vallen Geeft informatie door aan collega s indien deze relevant is voor hun functioneren Is aanwezig op alle vergaderingen die vanuit de dienst georganiseerd worden Resultaatsgebied 4: Veiligheid en preventie op het werk Waken over en actief meewerken aan een veilige en gezonde werkomgeving voor zichzelf en anderen Kent alle regels omtrent veiligheid, preventie en hygiëne, past deze correct toe en waakt ook bij collega s over een correcte toepassing ervan Zorgt ervoor dat het materiaal correct onderhouden wordt en gebruikt de beschikbare persoonlijke beschermingsmiddelen die ter beschikking werden gesteld op correcte wijze Werkt mee aan de uitvoering van het beleid van de werkgever met betrekking tot het welzijn van medewerkers. Streeft naar een veilige werkomgeving, is op de hoogte van de meest recente richtlijnen omtrent welzijn op het werk en leeft deze na Meldt incidenten die de patiënten- en medewerkersveiligheid in het gedrang kunnen brengen en stimuleert collega s om dit ook te doen Werkt actief mee aan een werkomgeving waarin grensoverschrijdend gedrag geen kans heeft. Vertoont zelf geen grensoverschrijdend gedrag, signaleert het bij de leidinggevende indien het zich voordoet en reageert adequaat en consequent Alle taken opgenomen in deze taakomschrijving zijn niet limitatief. 6. Evaluatiecriteria Collegialiteit Zelfstandig werken Innovatie Stressbestendigheid Klantvriendelijkheid 4
Patiëntgerichtheid Loyaliteit Jobkennis Kwalitatief werken Kwantitatief werken 7. Ervaring 8. Aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden Master in een economische richting (bijv economie; handelsingenieur; handelswetenschappen) 5