RAADSVOORSTEL Raadsvergadering Nummer 18-09-2014 14-083 Onderwerp Toetreding Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU) met ingang van 1 januari 2015 Aan de raad, Onderwerp Toetreding Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU) met ingang van 1 januari 2015. Gevraagde beslissing 1. In te stemmen met de toetreding tot de Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU) door het college. 2. Toestemming te verlenen aan het college voor het vaststellen van de Gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU). 3. Een krediet van 70.000 beschikbaar te stellen voor de interne projectkosten betreffende de toetreding tot de BghU en deze ten laste van de algemene reserve te brengen. Grondslag Wet Gemeenschappelijke Regelingen, Gemeentewet en het collegebesluit van 7 januari 2014 met de intentie-uitspraak tot samenwerking op het gebied van belastingen en belastinginningen met BghU. Inleiding De BghU (Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht) is een Gemeenschappelijke Regeling, die samenwerking op het gebied van belastingen en belastinginningen beoogt. De gemeenten De Bilt en Utrecht en het hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden zijn daarvan de grondlegger. Verschillende gemeenten zijn in het najaar 2013 benaderd om toe te treden, waaronder de gemeente Bunnik. De andere gemeenten zijn: Zeist, Nieuwegein, Houten, Lopik, Stichtse Vecht, Wijdemeren, Weesp en De Ronde Venen. De eerste vier gemeenten en de gemeente Bunnik hebben hun intentie tot samenwerking uitgesproken. De andere gemeenten hebben daarvan afgezien. De gemeente Bunnik heeft de volgende randvoorwaarden aan deze intentie-uitspraak verbonden: a. De gemeentelijke bijdrage BghU in 2015, 2016 en volgende jaren bedraagt maximaal respectievelijk 186.000 en 175.000; b. Alle nieuwe gemeenten (of het merendeel daarvan) moeten zich definitief uitspreken over samenwerking om gewenste financiële resultaat voor de gemeente Bunnik te verkrijgen; c. De overname van het gemeentepersoneel is gegarandeerd; d. De vergoeding overheadkosten is gegarandeerd; e. Duidelijke afspraken moeten worden gemaakt over de wijze van dienstverlening en de kwaliteit van de dienstverlening; f. De afspraken met betrekking tot de over te dragen uitvoering belastingen leiden niet tot een resultaatsverslechtering.
2 Inmiddels hebben de gemeenten: Zeist, Nieuwegein, Houten en Lopik besloten om deel te nemen aan dit samenwerkingsverband. In de gemeente Zeist heeft de gemeenteraad al ingestemd. Kortheidshalve wordt voor specifieke informatie over de toetreding verwezen naar de bijgevoegde aanbiedingsbrief en het toetredingsrapport, die zijn opgesteld door KokxDeVoogd. Beoogd effect Drie aspecten spelen een rol bij samenwerking: 1. kostenbesparing, 2. continuïteit en 3. kwaliteit. De samenwerking op het gebied van belastingen en belastinginningen leidt tot een structurele kostenbesparing. In verband met de één mensfuncties is de continuïteit van de uitvoering van de taken op genoemd gebied binnen de gemeente een risico. De afgelopen jaren is dit in praktische zin geen issue geweest. De kwaliteit van de genoemde werkzaamheden bij de gemeente Bunnik wordt door de Waarderingskamer als goed gekenmerkt. De huidige kwaliteit is dan ook niet de drijfveer om in de samenwerking te stappen. Beschrijving varianten/mogelijkheden (facultatief: alleen als je meerdere varianten voorstelt) N.v.t. Argumenten 1.1 Structurele besparing kosten belastingen en belastinginningen Op basis van de Programmabegroting 2014-2017 is sprake van een structureel financieel voordeel van 25.000. Overigens is hiermee wel randvoorwaarde a. bij de intentie-uitspraak losgelaten. Bij de intentie-uitspraak werd uitgegaan van een financieel voordeel van 50.000. De navolgende argumenten, alsmede de mogelijke toekomstige investering zijn redenen voor het loslaten van deze randvoorwaarde. Voor een nadere financiële uitleg van de structurele besparing wordt verwezen naar het onderdeel 'kosten, baten en dekking'. 1.2 Verbetering organisatorische kwetsbaarheid In de gemeente Bunnik is slechts een beperkt aantal medewerkers betrokken bij belastingen en belastinginningen. Dat maakt dat de gemeente op dit punt kwetsbaar is. Uitval van één van deze medewerkers betekent een acuut probleem voor de continuïteit van het belastingproces. Bovendien is de kwaliteit van het proces sterk afhankelijk van deze kleine groep mensen; het vertrek van één van hen kan een aderlating voor de kwaliteit betekenen. Toetreding tot de BghU maakt de gemeente op dit punt organisatorisch minder kwetsbaar en afhankelijk. 1.3 Gemeentelijke samenwerking In het Bestuurskrachtonderzoek (BKO) uit 2012 wordt de gemeente Bunnik geadviseerd om meer samen te werken met andere gemeenten. Deze toetreding past binnen dit advies. 1.4 Daadwerkelijke toetreding nieuwe gemeenten Om het gewenste financiële resultaat te verkrijgen, moeten de gemeenten: Zeist, Nieuwegein, Houten, en Lopik daadwerkelijk toetreden tot de BghU. Inmiddels is bekend dat de colleges B&W van deze gemeenten daartoe hebben besloten. Hiermee is aan randvoorwaarde b. van de intentie-uitspraak voldaan. 1.5 Baangarantie en doorontwikkeling gemeentelijk personeel De BghU heeft laten weten dat bij een uiteindelijke toetreding het gemeentelijk personeel op het gebied van belastingen en belastinginningen wordt overgenomen. De werkgelegenheid van de drie betrokken medewerkers van de gemeente Bunnik is gegarandeerd. Bovendien heeft de overstap naar de BghU geen gevolgen voor hun rechtspositie, de primaire arbeidsvoorwaarden en het pensioen, aangezien de BghU een Gemeenschappelijke Regeling is. Het compenseren van eventuele verschillen in secundaire arbeidsvoorwaarden kan onderwerp van gesprek zijn in het overleg met de vakbonden. De verwachting is dat twee medewerkers via het principe 'mens volgt werk' (ongewijzigde functie) kunnen worden geplaatst, maar dat bij één medewerker het principe van passende of geschikte functie wordt toegepast. Dit is in het plaatsingsproces voorzien en zal naar verwachting niet leiden tot geen plaatsing. De taken die deze medewerker uitoefent, worden nl. ook door de BghU uitgevoerd. Hiermee is aan randvoorwaarde c. van de intentie-uitspraak voldaan.
3 1.6 Wijze van en kwaliteit dienstverlening In het Uitvoeringsprotocol staat de wijze van dienstverlening en de kwaliteit daarvan beschreven. Zo nodig worden de door de gemeente Bunnik noodzakelijk geachte maatwerkafspraken daarin opgenomen. Hiermee is voldaan aan randvoorwaarde e. van de intentie-uitspraak. 1.7 Kwaliteit uitvoering taken belastingen en belastinginningen De BghU brengt het oordeel van de Waarderingskamer over de kwaliteit van het WOZ proces voor de gemeente Bunnik terug op het gewenste niveau van goed. Zie ook kanttekening 1.2.. 1.8 Unanimiteitsbeginsel Een besluit over de te betalen bijdragen valt onder het unanimiteitsbeginsel. Dat wil zeggen: alle deelnemende partijen moeten akkoord gaan met een aanpassing van de bijdragen. Daarmee is gewaarborgd dat de gemeentelijke bijdrage niet eenzijdig kan worden aangepast. 1.9 Benodigde regiefunctionaris Met het toetreden tot de BghU is het noodzakelijk dat de regiefunctie op de uitvoering van de taak belastingen en belastinginningen wordt belegd. Deze regiefunctie is organisatiebreed; dus ook op de wijze van dienstverlening. De beleidsmatige taak van belastingen en belastinginningen ligt bij de afdeling Financiën en Informatievoorziening en blijft daar liggen, omdat de BghU deze taak niet overneemt. In die lijn wordt geadviseerd om de regiefunctie op het gebied van belastingen en belastinginningen ook bij deze afdeling neer te leggen. In verband met het wegvallen van de taak belastinginningen (resturen) wordt verwacht dat deze regiefunctie binnen de huidige formatie van de afdeling kan worden opgevangen. Kanttekeningen 1.1 Strijdigheid met Visie op dienstverlening 2012-2022 gemeente Bunnik Bij toetreding tot de BghU moet de Visie op de dienstverlening gemeente Bunnik worden aangepast. De visie van de gemeente Bunnik is er namelijk op gericht om de klanten integraal te helpen via het gemeentelijk loket en dichtbij de burger, waarbij zo veel mogelijk het eerste contact door de eerste lijn van het KCC wordt uitgevoerd. Deze samenwerking past in principe niet in deze gedachte, omdat het eerste contact elders wordt uitgevoerd. Gelet op de in gang gezette ontwikkelingen van het eigen gemeentelijke concernplan 2014 (digitaal, tenzij / samenwerking), maar ook vanuit de strategie van het nieuwe coalitieakkoord (loslaten en vertouwen) moet aan deze gedachte niet te krampachtig worden vastgehouden. Andere ontwikkelingen dan deze belastingsamenwerking kunnen nl. ook een andere kijk op deze gedachte geven. Mogelijk moet deze gedachte door alle nieuwe ontwikkelingen worden geactualiseerd. Daarnaast ligt de focus van de dienstverlening bij de BghU op het digitale kanaal; dit kanaal zal ook in de gemeente Bunnik naar verwachting steeds meer de voorkeur krijgen. 1.2 Huidige kwaliteit uitvoering taken belastingen en belastinginningen Het oordeel van de Waarderingskamer op het WOZ proces van de gemeente Bunnik is goed. De gemeente hecht grote waarde aan het feit dat de huidige kwaliteit er niet op achteruit gaat. Of aan deze eis per 1 januari 2015 ook direct kan worden voldaan is onzeker. De BghU geeft aan dat het harmoniseren van de huidige standaarden naar een nieuwe standaard waarschijnlijk leidt tot een (geringe) kwaliteitsachteruitgang. Dit kan dus voor de gemeente Bunnik een verslechtering van de kwaliteit in het WOZ proces betekenen. Een maatschappelijk risico kan dan zijn een toename van het aantal WOZ bezwaren. Deze verslechtering heeft echter wel een tijdelijk karakter. 1.3 Georganiseerd Overleg (GO) Indien wordt besloten om daadwerkelijk te gaan samenwerken op het gebied van belastingen en belastinginningen dient met de vakbonden in het Georganiseerd Overleg te worden gesproken over de rechtspositionele en arbeidsvoorwaardelijke gevolgen voor de desbetreffende medewerkers. Het GO is al geïnformeerd over de intentie-uitspraak tot samenwerking. In verband met de lopende CAO onderhandelingen zijn de GO besprekingen 'on hold' gezet.
4 Advies Ondernemingsraad gemeente Bunnik De Ondernemingsraad (OR) gemeente Bunnik heeft een positief advies uitgebracht over de toetreding tot de BghU. Kosten, baten en dekking De grondslag voor de kosten, baten en dekking is de Programmabegroting 2014 2017. Gemeentelijke bijdrage BghU De bijdrage voor de gemeente Bunnik is over de periode 2015 2019 (prijspeil 2014) als volgt opgebouwd. 2015 2016 2017 2018 2019 Basisbijdrage 222.000 212.000 213.000 202.000 202.000 Gemeentelijke kosten uitvoering belastingen en belastinginningen (Programmabegroting 2014-2017). De structurele gemeentelijke kosten zijn voor 2014 en volgende jaren begroot op 227.000. Een specificatie daarvan is in onderstaande tabel aangegeven. Omschrijving Bedrag Salarissen 138.000 Vervangings- en opleidingsbudget 9.000 Directe kosten 80.000 Totaal 227.000 Structurele besparing voor de gemeente In onderstaande tabel is de structurele besparing inzichtelijk gemaakt. 2015 2016 2017 2018 2019 Huidige kosten 227.000 227.000 227.000 227.000 227.000 Basisbijdrage 222.000 212.000 213.000 202.000 202.000 Structurele besparing 5.000 15.000 14.000 25.000 25.000 De structurele bijdrage bedraagt vanaf 2018 202.000 en betekent dus een kostenbesparing van 25.000. Deze kostenbesparing valt lager uit dan verwacht bij de intentie-uitspraak. De oorzaak daarvan is hoofdzakelijk dat de gemeenten: Stichtse Vecht, Wijdemeren, Weesp en De Ronde Venen de intentie niet hebben uitgesproken. Ofschoon de gemeente Nieuwegein nu ook heeft besloten niet toe te treden, garandeert de BghU de structurele bijdrage van 202.000. Dit is schriftelijk bevestigd. Overigens moet de BghU nog wel in z n totaliteit 155.000 bezuinigen. Qua begrotingsomzet ( 12.500.000) moet worden aangenomen dat dit realistisch is. Eenmalige projectkosten De gemeente Bunnik moet aan de BghU 62.000 (afgerond) vergoeden voor eenmalige projectkosten. Deze projectkosten betreffen: projectorganisatie, 0-metingen, conversie geautomatiseerde bestanden, synchroniseren bestanden, inrichten en testen ICT omgeving. Deze kosten kunnen worden gefinancierd uit de frictievergoeding ad 82.000, die de gemeente Bunnik ontvangt van de BghU. Deze frictievergoeding wordt uitgekeerd in drie jaren en is als volgt over de jaren verdeeld. 2015 2016 2017 2018 2019 Frictievergoeding 41.000 27.000 14.000 0 0 In 2016 en 2017 is dan sprake van een extra eenmalige meevaller van respectievelijk 6.000 en 14.000. Gemeentelijke project- en frictiekosten Met de toetreding tot de BghU moeten de gebruiksoppervlakten in het gemeentelijk WOZ bestand voor 1 januari 2015 worden gewijzigd van m 3 naar m 2. De kosten daarvoor zijn begroot op 70.000. Deze kosten zou de gemeente Bunnik op de langere termijn ook moeten maken, omdat het de verwachting is dat de basisregistraties BAG en WOZ eenduidige definities moeten hanteren. Deze verwachting wordt bevestigd
5 door de Waarderingskamer. Te zijner tijd wordt dit dan mogelijk een wettelijke verplichting. Deze kosten worden ten laste van de algemene reserve gebracht. Daarnaast moeten nog werkzaamheden worden uitgevoerd voor de zogenaamde kadastrale dekking in het WOZ bestand. De verwachting is dat deze werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd binnen de huidige formatie. Voor Bunnik zijn deze werkzaamheden beperkt in verband met het kwalitatief goede WOZ bestand. Overheadkosten De gemeentelijke overheadkosten bedragen 185.000. In iedere mogelijke samenwerking vormen de overheadkosten de belangrijkste bottleneck, omdat deze kosten niet overgedragen kunnen worden. In dat kader wordt middels diverse onderzoeken (bijv. 'Bunnikse Kwaliteit') een mogelijke reductie op de overheadkosten onder de loep genomen. De daarvoor verkregen vergoeding van de BghU wordt ingezet voor de eenmalige projectkosten. Hiermee is voldaan aan randvoorwaarde d. van de intentie-uitspraak. Toekomstige investeringen In de directe structurele gemeentelijke kosten is geen rekening gehouden met kapitaallasten in verband met de aanschaf van een mogelijk nieuw belasting- en inningensysteem, dat toekomstbestendig is. De reden daarvan is dat de desbetreffende investering niet in de Programmabegroting 2014 2017 is opgenomen, omdat verwacht wordt dat een dergelijke investering de komende vijf jaar nog niet aan de orde is. Uit navraag blijkt wel dat het gaat om een aanzienlijke investering. De aanschaf van een nieuw systeem, alsmede de implementatie daarvan en de daarbij behorende opleidingen, resulteren in een bedrag van 135.000. Op basis van een vijfjarige afschrijvingstermijn bedragen de kapitaallasten gemiddeld 30.000 en de huidige onderhoudskosten stijgen dan met 30.000. Ten opzichte van de Programmabegroting 2014 2017 vallen de lasten voor belastingen en belastinginningen dan in z'n totaliteit 60.000 hoger uit. Financiële conclusie De conclusie is dat de toetreding tot de BghU financieel aantrekkelijk is. Enerzijds door de structurele besparing en anderzijds door het voorkomen van een aanzienlijke investering in een nieuw belasting- en inningensysteem. Bovendien worden de eenmalige projectkosten gedekt uit de driejaarlijkse frictievergoeding. De gemeentelijke project- en frictiekosten moet de gemeente in een later stadium ook doen. Let wel: voor de korte termijn blijft de gemeente met de toegerekende overheadkosten van 185.000 zitten. Dit moet echter in het licht van een reductie op de totale overheadkosten worden bezien en als taakstellend worden beschouwd. Uitvoering Met de directeur BghU zijn mondeling afspraken gemaakt over een aantal taken op het gebied van belastingen en belastinginningen, dat in eerste instantie niet tot de core business van de BghU hoort. Dit betreft bijvoorbeeld de aanslagoplegging van marktgelden en grafrechten, de inning van oude belastingdebiteuren en de afwikkeling van bezwaar en beroep betreffende leges. De directeur van de BghU heeft laten weten daarvoor geen extra bijdrage te vragen. Zijn uitspraak baseert hij op de geringe kwantiteit. Deze toezegging heeft hij op 4 juni 2014 herbevestigd. Natuurlijk zal dit schriftelijk worden vastgelegd. Hiermee wordt voldaan aan randvoorwaarde f. van de intentie-uitspraak. Bijlagen 1. Aanbiedingsbrief 2. Toetredingsrapport BghU Ter inzage N.v.t. Odijk, 1 juli 2014 Burgemeester en wethouders van Bunnik, de secretaris, de burgemeester, dhr. mr. G. Veenhof dhr. H.M. Ostendorp
Nummer 14-083 De raad van de gemeente Bunnik; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 1 juli 2014; b e s l u i t : 1. In te stemmen met de toetreding tot de Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU) door het college. 2. Toestemming te verlenen aan het college voor het vaststellen van de Gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU). 3. Een krediet van 70.000 beschikbaar te stellen voor de interne projectkosten betreffende de toetreding tot de BghU en deze ten laste van de algemene reserve te brengen. Aldus besloten in de openbare vergadering van 18 september 2014. De raad voornoemd, de griffier de voorzitter
Voorrondes Open Huis Procedure raadsvoorstel / besluit Onderwerp Bijgevoegde stukken Toetreding Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU) met ingang van 1 januari 2015. Aanbiedingsbrief Toetredingsrapport BghU Digitaal beschikbaar bij griffie Ja Nee Ter inzage N.v.t. Ja Nee Inhoud besluit B&W Datum besluit B&W 1-7-2014 Ja Nee 1. In te stemmen met de toetreding tot de Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU) door het college. 2. Toestemming te verlenen aan het college voor het vaststellen van de Gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU). 3. Een krediet van 70.000 beschikbaar te stellen voor de interne projectkosten betreffende de toetreding tot de BghU en deze ten laste van de algemene reserve te brengen. In Voorrondes Open Huis Bijzonderheden Bespreken N.v.t. Gewenste planning Open Huis 17-7-2014 Raad 18-9-2014 Uiterste datum Raad 18-9-2014 Agenda Commissie Datum bespreking 1-7-2014 Opmerkingen