ELSEVIER NEXTENS KLANTPORTAAL SNEL-OP-WEG HANDLEIDING U en uw klanten gaan voor het eerst aan de slag met het klantportaal. In dit overzicht vindt u handige tips en een stappenplan voor uw eerste gebruik. Met het klantportaal kunt u: Stukken van de klant voor een aangifte direct in Nextens ontvangen Uw klant een gebruiksvriendelijke checklist IB aanbieden t.b.v. de IB aangifte van het nieuwe jaar Elsevier Nextens blijft het Klantportaal verder ontwikkelen, waardoor nieuwe functionaliteiten beschikbaar worden. Wij zullen u hier uiteraard over informeren. Alles omtrent het klantportaal kunt u in Nextens bereiken via het tabblad Clientstukken.
EEN KLANT AANMELDEN Wanneer u start zijn geen van uw klanten nog aangemeld voor het klantportaal. U kunt in de Clientstukken -lijst een of meerdere klanten selecteren en dan op Cliënt(en) aanmelden klikken in het actie menu aan de rechter kant. Een klant is dan uitgenodigd voor het klantportaal en krijgt een email waarmee een persoonlijk wachtwoord aangemaakt kan worden. De status van die klant is Aangemeld. Op het moment dat een klant één keer is ingelogd verandert de status in Actief. U kunt de toegang tot het portaal voor uw klanten ook weer annuleren door deze te deactiveren. Gedeactiveerde klanten kunt u altijd weer aanmelden zonder verlies van data. Ook op het klantdossier kunt u de toegang tot het klantportaal instellen via de knop Cliënt aanmelden. EEN CHECKLIST BESCHIKBAAR MAKEN De belangrijkste functie van het klantportaal is het gemakkelijker maken van het uitwisselen van documenten tussen u en uw klant. Uw klant kan op elk moment documenten naar u toesturen via het klantportaal, waarna die documenten automatisch in het juiste klantdossier in Elsevier Nextens staan. Waarschijnlijk stuurt u uw klant aan het begin van het jaar al een checklist of een lijstje met documenten die u nodig heeft voor zijn of haar IB aangifte. Met het klantportaal verstuurt u hem of haar een heel gebruiksvriendelijke checklist. Zo zorgt u ervoor dat u alle stukken die u nodig heeft op tijd ontvangt.
Zodra een checklist beschikbaar is gemaakt (januari 2015 voor checklist 2014) kunt u in de Cliëntstukkenlijst of in het klantdossier de checklist naar uw klant(en) versturen. Een checklist kunt u alleen versturen naar klanten die u reeds heeft aangemeld heeft op het klantportaal.
BELANGRIJKE INSTELLINGEN U kunt het klantportaal zo instellen dat uw contactgegevens onderin het scherm worden weergegeven. Zo kan uw klant ze snel vinden. Let op: het is noodzakelijk dat u uw e-mailadres instelt, omdat alle communicatie vanuit het klantportaal tussen u en uw klant per mail plaatsvindt. U kunt dit invullen in de instellingen op het tabblad Klantportaal: E-MAIL VOORKEUREN Het klantportaal stuurt uw klanten automatisch een e-mail op een aantal belangrijke momenten. In de instellingen kunt u deze voorkeuren wijzigen. Wanneer u een nieuwe checklist beschikbaar maakt voor uw klant(en) zal er automatisch een e-mail verstuurd worden naar uw klant(en). Deze automatische e-mail kunt u tekstueel aanpassen maar ook in zijn geheel deactiveren.
HOE ZIET HET KLANTPORTAAL ERUIT VOOR UW KLANT? Allereerst goed om te weten: ww kantoornaam wordt in alle e-mails vanuit het Klantportaal als afzender weergegeven (dus e-mails worden niet met de naam Elsevier Nextens verstuurd). Wanneer u een account voor uw klant heeft aangemaakt krijgt hij een e-mail met het verzoek om zich te registreren voor het klantportaal. Door een wachtwoord op te geven logt hij direct in en komt terecht op het overzicht. Wanneer u de checklist heeft verstuurd naar de betreffende klant, staat deze open in zijn overzicht. In dit voorbeeld staat de IB 2013 checklist open. Vanuit het overzicht kan uw klant naar een overzicht van alle documenten die hij in het verleden heeft geüpload. Zo heeft uw klant ook een handig archief. Aan de rechterkant vindt hij een beknopt actiemenu, waarmee hij bijvoorbeeld een verhuizing kan doorgeven zodat u dit snel kunt aanpassen in uw klantenadministratie. Wanneer een klant een wijziging doorvoert ontvangt u hiervan een e-mail. Onder aan de pagina staan de contactgegevens van uw kantoor, deze kunt u instellen in de instellingen pagina van Nextens (zie de uitleg daarvan hierboven).
In het midden van de overzichtspagina kan uw klant altijd de Checklists terugvinden; ook een checklist van voorgaand jaar kan hier gevonden worden (indien deze verstuurd is). Door te klikken op Ga naar checklist wordt de checklist geopend. De checklist bestaat uit 8 onderdelen en elk onderdeel heeft een aantal vragen. Elke vraag heeft een heldere uitleg en bij veel vragen is er ook nog een extra uitleg op te roepen door op het vraagtekentje te klikken. Door de heldere uitleg worden er minder fouten gemaakt en dat scheelt zowel u als uw klant tijd en frustratie.
Uw cliënt hoeft de checklist niet in 1 keer te voltooien, alles wat uw cliënt heeft ingevoerd blijft bewaard als er wordt uitgelogd of weg geklikt. Op het moment dat uw cliënt de volledige checklist heeft doorlopen en alle benodigde documenten heeft geüpload kan het verstuurd worden naar u. Op dat moment zal de checklist worden vergrendeld. Uw klant kan dan geen zaken meer toevoegen of weghalen. Een los document op een later tijdstip versturen kan overigens altijd gedaan worden, vanuit het overzicht of het tabblad Documenten. U ontvangt een e-mail op het moment dat een klant een checklist heeft afgerond. In het klantdossier ziet u dan ook dat de checklist afgerond is. De documenten van uw klant staan automatisch in het overzicht Stukken. Als u geen stukken mist kunt u de checklist goedkeuren maar als u ziet dat bepaalde zaken toch nog ontbreken kunt u de invoer afkeuren. Uw cliënt krijgt dan een e-mail met het bericht dat u contact zult opnemen om te bespreken wat er nog mist. De checklist wordt op dat moment weer ontgrendeld en de status zal weer terug gezet worden op openstaand. Uw klant kan de checklist aanpassen en nogmaals indienen.