Sneller service verlenen met klantequipmentkaarten in SAP Business One Als u waardevolle artikelen verkoopt waaraan serienummers (s/n) gekoppeld zijn, bijvoorbeeld elektronische apparatuur of horloges, en u verleent ook service voor deze artikelen, is het handig om direct inzicht te hebben in de gegevens van het serienummerartikel. Daarvoor zit in SAP Business One de module klantequipmentkaarten. Hier kunt u van alle verkochte artikelen met een serienummer alle informatie over de klant, de verkoopgegevens en informatie over serviceaanvragen en -contracten vastleggen. Bij grote verkoopaantallen is het aan te raden deze kaarten automatisch aan te laten maken door het systeem bij iedere verkoop van een serienummer artikel. Klantequipmentkaarten algemeen De klantequipmentkaarten vinden we onder de Service module, via Service Klantequipmentkaarten. U krijgt dan het volgende scherm te zien: U kunt zowel klantequipmentkaarten aanmaken voor artikelen die u aan uw klanten verkoopt en waarvoor u service verleent, als voor artikelen die u heeft gekocht en waarvoor uw leverancier aan u service verleent. Als u het serienummer invult en er is een producentserienummer gekoppeld, dan wordt dit automatisch aangevuld. Verder vult u hier het artikelnummer in en de gegevens van de zakenpartner.
In het veldje Status kunt u kiezen voor verschillende statussen: Actief: Het artikel is geleverd Geretourneerd: Het artikel is in het magazijn geretourneerd Beëindigd: Het artikel is niet in gebruik en komt niet meer in aanmerking voor service. Een klantequipmentkaart die de status Beëindigd heeft kan niet aan een serviceaanvraag worden toegewezen Uitgeleend: Het artikel is aan de zakenpartner uitgeleend. U kunt deze status gebruiken als u een artikel voor de zakenpartner moet repareren en aan de zakenpartner een vergelijkbaar artikel uitleent totdat het oorspronkelijke artikel is gerepareerd. Geef het serienummer van een uitgeleend artikel op in het veld Vorig serienummer. In reparatie: Het artikel is geretourneerd voor reparatie. Als de zakenpartner tijdelijk een vervangend artikel heeft ontvangen, wordt dit weergegeven in het veld Nieuw serienummer. Het artikel kan niet aan een andere zakenpartner worden geleverd. Vorig serienummer: Als een artikel is uitgeleend ter vervanging van een artikel dat wordt gerepareerd, geeft u in de equipmentkaart van het uitgeleende artikel het serienummer op van het artikel dat in reparatie is. Serienummer: Als een artikel is uitgeleend ter vervanging van een artikel dat wordt gerepareerd, geeft u in de equipmentkaart van het artikel dat in reparatie is het serienummer van het uitgeleende artikel op. Tabblad service In dit tabblad worden alle serviceaanvragen getoond die voor dit serienummerartikel bestaan. Ook kunt u hiervandaan ook alle gerelateerde serviceaanvragen in een aparte lijst weergeven, of een nieuwe serviceaanvraag creëren: Tabblad servicecontracten
Als u met de klant servicecontracten heeft afgesloten, en het betreffende serienummerartikel valt hieronder, worden deze contracten hier getoond: Tabblad verkoopgegevens Als de klantequipmentkaart is aangemaakt als resultaat van een verkooptransactie worden die gegevens hier ingevuld. Het automatisch aanmaken van klantequipmentkaarten bespreken we verderop in dit document. De Koper van in dit tabblad kan verschillen van de klant in het tabblad algemeen van de klantequipmentkaart. Bijvoorbeeld als u het artikel heeft verkocht aan een distributeur, en die het artikel vervolgens heeft doorverkocht aan een eindgebruiker. In dit geval vult u hier de klantcode in van de eindgebruiker. Uiteraard kunt u in dit tabblad ook zelf een verkoopfactuur of levering toevoegen: Tabblad transacties In dit tabblad ziet u alle transacties (goederenontvangsten, verkooptransporten, leveringen e.d.) die betrekking hebben op dit s/n. Dit is vergelijkbaar met de gegevens die u kunt inzien via het serienummertransactieverslag:
Tabblad bijlagen Hier kunt u bijlagen toevoegen, bijvoorbeeld het servicecontract, of een verkoopfactuur van een derde partij als het artikel oorspronkelijk niet bij u is gekocht en u alleen service verleent: Automatisch klantequipmentkaarten aanmaken Als u grote aantallen artikelen met serienummers verkoopt waarvoor u service verleent, is het uiteraard praktischer om voor iedere verkoop van een dergelijk artikel automatisch een klantequipmentkaart te genereren. Dit stelt u in via Beheer Systeeminstellingen Algemene instellingen tabblad Voorraad en dan tabblad Artikelen :
Voor artikelen die niet bij gekocht zijn maar waarvoor u wel service verleent moet u uiteraard handmatig een klantequipmentkaart aanmaken. Het betreffende serienummer zal dan uiteraard niet zichtbaar zijn in het serienummer transactieverslag in de artikelstamgegevens, omdat het nooit in uw voorraad aanwezig is geweest, maar alleen in de servicemodule. Klantequipmentkaart verwijderen Een klantequipmentkaart kan alleen verwijderd worden als aan de volgende twee voorwaarden is voldaan: De kaart is niet gekoppeld aan een uitgaande factuur of levering De kaart heeft geen historie van serviceaanvragen of lopenservicecontracten Om een klantequipmentkaart te verwijderen doet u het volgende: u zoekt de betreffende kaart op en klikt met de rechtermuisknop. U selecteert nu verwijderen in het menu dat tevoorschijn komt. U kunt via deze stappen ook een klantequipmentkaart dupliceren. Artikel aan een andere zakenpartner toewijzen Als aan de klantequipmentkaart nog geen serviceaanvraag is gekoppeld, zoekt u de betreffende kaart op en wijzigt u de zakenpartner die hieraan gekoppeld is en klikt u op Actualiseren om de wijziging op te slaan. Als er wel één of meerdere serviceaanvragen aan gekoppeld zijn, gaat u als volgt te werk. U sluit via de module Serviceaanvragen alle openstaande aanvragen die aan de kaart zijn gerelateerd. Vervolgens gaat u naar de betreffende kaart en wijzigt u de status naar Beëindigd. Maak vervolgens een nieuwe klantequipmentkaart aan voor het serienummer en koppel hieraan de nieuwe zakenpartner. Met de module Klantequipmentkaarten heeft u dus meer inzicht in uw serviceprocessen, omdat u alle verkopen van serienummerartikelen eenvoudig kunt bijhouden en direct kunt doorklikken naar lopende serviceaanvragen en -contracten.
Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac. Deze is beschikbaar via: www.serac.nl/kennisbank. Bezoek ook het Serac YouTube kanaal om video's te bekijken over andere interessante functionaliteiten in SAP Business One.