Korte handleiding PRN-Audit

STICHTING PERINATALE AUDIT NEDERLAND Mercatorlaan 1200 3528 BL Utrecht Tel 030 28 23 937 E info@perinataleaudit.nl I www.perinataleaudit.nl Korte handleiding PRN-Audit Invoeren basiszorggegevens voor perinatale audit Mei 2014

REVISIEHISTORIE versie 1 september 2009 uitgave door RIVM versie 2 januari 2010 aangepast aan de overgang van RIVM naar Stichting PAN versie 3 april 2010 checklist in te vullen formulieren toegevoegd versie 4 mei 2010 aanwijzing corrigeren BSN-nummer moeder versie 5 september 2010 aanpassing dataset 1.1 naar 1.2 formulier opname/ontslag vrouw in de zwangerschap toegevoegd versie 6 januari 2011 verbeteringen en duidelijker aansluiting bij maken chronologisch verslag versie 7 september 2012 aanpassing voor morbiditeit versie 8 november 2012 aanpassing schema formulieren met aangepaste naamgeving mortaliteitsclassificaties versie 9 januari 2013 tekstuele aanpassing versie 10 juli 2013 aanpassing contactgegevens versie 11 augustus 2013 aanpassing morbiditeit en opgave audit. Invoeren volgende zwangerschap. Schema formulieren op laatste bladzijde toegevoegd versie 11.1 december 2013 toevoeging formulier 26 Bijzonderheden moeder post partum versie 12 mei 2014 verwijdering Tulip-doodsoorzakenclassificatie en naamsverandering technische partij handleiding PRN-Audit (mei 2014) 2

Inhoud 1 Inleiding 4 1.1 Voor wie is deze applicatie bedoeld? 4 1.2 De invoerapplicatie PRN-Audit basiszorggegevens 4 1.3 Toegang tot PRN-Audit 5 1.4 Gebruikte icoontjes 5 1.5 Testomgeving 6 1.6 Vragen 6 1.6.1 Uitgebreide handleiding 6 1.6.2 Inhoudelijke vragen 6 1.6.3 Technische vragen 6 2 Invoeren zorggegevens in PRN-Audit 7 2.1 Toegang tot de applicatie 7 2.2 Opbouw van een dossier 7 2.2.1 Start gebruik van de module 8 2.2.2 Start aanmaak van een moederdossier 8 2.3 Volgende zwangerschap invoeren van vrouw in PRN-Audit 9 2.4 Enkele tips bij invoeren van gegevens 10 3 Verschillende formulieren 12 3.1 Formulier Zorgverlener (01) 12 3.2 Formulier Vrouw (02) 13 3.3 Formulier Zwangerschap (03) 13 3.3.1 Het formulier zwangerschap aanmaken 13 3.4 Formulier Opname/Ontslag vrouw in de zwangerschap (03a) 15 3.5 Formulier partus (04) 15 3.5.1 Toebedeling items partus 15 3.6 Formulier kind (05) 16 3.6.1 Morbiditeit en opgave voor audit 16 3.7 Aanvullende formulieren 16 3.7.1 Mortaliteit (kind) (08) 16 3.7.2 Opname en ontslag (06) 17 3.7.3 Diagnose en behandeling (07) 17 3.7.4 Follow Up 0-6 weken (11) 17 3.7.5 Bijzonderheden moeder post partum (26) 17 4 Verwijderen formulier 18 5 Corrigeren BSN-nummer in het aanmaakscherm 19 6 Checklist formulieren in geval van doodgeboorte 20 7 Checklist formulieren in geval van neonatale sterfte 21 8 Checklist formulieren in geval van neonatale morbiditeit 22 9 Invoerschermen PRN-Audit chronologisch verslag 23 handleiding PRN-Audit (mei 2014) 3

1 Inleiding Om audit mogelijk te maken worden gegevens over de verleende zorg systematisch en in volgorde van tijd opgenomen in een chronologisch verslag. Dit verslag vormt de basis van het auditproces. Zorgverleners kunnen het proces van de verleende zorg nalezen en evalueren, ook als ze niet bij de casus betrokken waren. De gegevens voor het chronologisch verslag worden gegenereerd uit de perinatale registratie. De PRN- Audit is een applicatie om dit mogelijk te maken. 1.1 Voor wie is deze applicatie bedoeld? Deze applicatie en handleiding zijn bedoeld voor de verloskundige zorgverleners die nog geen gebruik kunnen maken van de nieuwe perinatale registratie. Door gebruik te maken van de applicatie PRN-Audit kunt u uw basiszorggegevens over een casus met perinatale sterfte of morbiditeit direct aanleveren aan de PRN-Audit databank. De kinderartsen kunnen via een eigen web-invoerapplicatie gegevens invoeren in de PRN-database. In geval van perinatale sterfte worden de gegevens automatisch overgeheveld naar de PRN-Audit database als aangegeven is dat de casus is aangemeld voor auditbespreking en de casus is afgesloten. Zie 3.7.1 Voor morbiditeit kunnen de gegevens overgeheveld worden naar PRN-Audit voor een auditbespreking als dit is aangegeven. Zie 3.6.1 Vervolgens vult de maker van het chronologisch verslag samen met de betrokken zorgverlener(s) de voor de audit relevante specifieke gegevens aan met nadruk op de chronologie van de gebeurtenissen. Hiervoor is een aparte aanvullende handleiding ontwikkeld (handleiding PRN-Audit chronologisch verslag) 1.2 De invoerapplicatie PRN-Audit basiszorggegevens De PRN-Audit database is ontwikkeld op basis van de PRN dataset (zie: www.perinatreg.nl/wat_wordt_geregistreerd?nocache=610;1237060824). De applicatie is gemaakt voor gebruik van de browser Internet Explorer en werkt het best met de versies 7,8 en 9. Deze applicatie kan gebruikt worden zolang zorgverleners de nieuwe, uitgebreide Perinatale Registratie de PRN database nog niet automatisch kunnen vullen vanuit een EPD. Voor het invoeren van gegevens in PRN-Audit is een webbased applicatie ontwikkeld, die toegankelijk is via https://prn-registratie.nl/kms/login.aspx handleiding PRN-Audit (mei 2014) 4

1.3 Toegang tot PRN-Audit Gebruikersnaam en wachtwoord worden aangemaakt door DT Healthcare Solutions (voorheen BrightONE) Aanvraag per e-mail aan info@perinataleaudit.nl onder vermelding van: e-mailadres naam gebruiker PRN-Audit (voorletters tussenvoegsel achternaam) telefoonnummer naam ziekenhuis samenwerkingsverband praktijknummer zorgverlener (= praktijknummer zoals deze ook gebruikt wordt voor de LVR-1, LVR-2 of LVR-h) BIG-nummer 1.4 Gebruikte icoontjes Let op: deze Internet Explorer Terug knop werkt niet binnen de applicatie, u verlaat dan het programma! Met de knop <<Opslaan en afsluiten>> komt u terug in het moederdossier. U kunt ook alleen opslaan en vervolgens de knop afsluiten gebruiken (bijvoorbeeld als het formulier nog niet helemaal is ingevuld) om terug te komen in het Moeder Dossier. Let op: door de knop te gebruiken komt u terug in het moederdossier (zie 2.2), maar dan worden gegevens die nog niet zijn opgeslagen via de knop <<opslaan>> niet bewaard!? Door het vraagteken aan te klikken krijgt u toelichting op de in te vullen gegevens. handleiding PRN-Audit (mei 2014) 5

1.5 Testomgeving Wilt u eerst oefenen met deze applicatie? Gebruik onder <<Funkties>> de mogelijkheid <<Open test modus>> 1.6 Vragen 1.6.1 Uitgebreide handleiding Een uitgebreide gebruikershandleiding kunt u vinden onder de helpfunctie van de web-based applicatie https://prn-registratie.nl/kms/login.aspx 1.6.2 Inhoudelijke vragen info@perinataleaudit.nl (voorkeur) of 030-2823937 1.6.3 Technische vragen Support.Registraties@telekom-healthcare.com of 030-6569 777 (kantooruren) handleiding PRN-Audit (mei 2014) 6

2 Invoeren zorggegevens in PRN-Audit 2.1 Toegang tot de applicatie https://prn-registratie.nl/kms/login.aspx waarna een inlogscherm verschijnt, waarin u uw gebruikersnaam en wachtwoord moet invullen. Let op De Internet Explorer Terug knop programma! werkt niet binnen de applicatie, u verlaat dan het Gebruik altijd de browser Internet Explorer (Bij gebruik van andere browsers kunt u diverse problemen tegenkomen). 2.2 Opbouw van een dossier De invoermodule omvat een aantal formulieren die met elkaar samenhangen. Sommige formulieren maken gebruik van gegevens uit een voorgaand formulier. Deze worden automatisch gegenereerd, evenals een aantal automatische berekeningen. Daarom is het belangrijk de formulieren in de volgorde, zoals in deze handleiding aangegeven in te vullen handleiding PRN-Audit (mei 2014) 7

U bouwt stapsgewijs het Moeder Dossier (= overzicht van de ingevulde formulieren) op. Uiteindelijk zal het dossier er bijvoorbeeld als volgt uitzien: 2.2.1 Start gebruik van de module Kies de juiste module en applicatie <<Data invoer>> en <<PRN-Audit>>. Klik op <<Ga naar>>. 2.2.2 Start aanmaak van een moederdossier Kies in het menu <<Moeder>>: <<Nieuw>> of Of voer direct het BSN in handleiding PRN-Audit (mei 2014) 8

Voer de gegevens in. <<Opslaan>> Als het BSN (nog) onbekend is kunt u een willekeurig nummer invoeren. Als dit nummer later wel bekend is, kunt u het BSN-nummer corrigeren in het aanmaakformulier van de moeder. Zie paragraaf 5. N.B. Als u meerdere bevoegdheden heeft voor het invoeren van gegevens, moet u de juiste unit kiezen en vervolgens op <<Aanmaken>> klikken. 2.3 Volgende zwangerschap invoeren van vrouw in PRN-Audit Het kan zijn dat bij dezelfde vrouw een volgende zwangerschap weer een fatale afloop heeft of tot ernstige morbiditeit geleid heeft en audit gewenst wordt. In dat geval wordt in het moederdossier voor de volgende zwangerschap een nieuw contact gemaakt. Klik op Contact <<Nieuw>> handleiding PRN-Audit (mei 2014) 9

en na opslaan en afsluiten zie je het dossier van het eerste kind geboren in 2009 staan onder het nieuwe contact.. Verder gaan onder de bovenste regel zorgverlener, <<maak subformulier aan>> enz. 2.4 Enkele tips bij invoeren van gegevens De gegevens in geel moet u verplicht invullen. Data kunnen via de kalender ingevuld worden, maar het is ook mogelijk deze direct in te vullen met dd-mm-jj of ddmmjj. Tijdstippen worden als uu:mm ingevoerd. Bij invoeren van uumm zet het systeem dit om in uu:mm. Bij een groot deel van de keuzen in de drop-down menu s is het voldoende de eerste letter van het antwoord te typen (bijvoorbeeld j voor ja). In een aantal gevallen kunnen meerdere antwoorden uit een drop-down menu aangeklikt worden door de Ctrl-knop ingedrukt te houden. U kunt een toelichting op de in te vullen gegevens krijgen door op het vraagteken (?) in het scherm te klikken. Met de knop <<Opslaan>> kunt u de gegevens (ook tussendoor) opslaan. Via de knop komt u ook terug in het moederdossier, maar dan worden gegevens die nog niet zijn opgeslagen via de knop <<Opslaan>> niet bewaard! Als gegevens verkeerd of onvolledig zijn ingevoerd krijgt u daarover een melding. handleiding PRN-Audit (mei 2014) 10

N.B. Een aantal rubrieken en coderingen zijn nog onlogisch en onvolledig. Dit hangt samen met aanpassingen in de PRN-dataset waaraan de werkgroep dataset, het landelijk bureau perinatale audit en het bestuur van de PRN werken. Let op De Terug knop werkt niet binnen de applicatie, u verlaat dan het programma! Gebruik altijd de browser Internet Explorer (werkt het best met de versies 7,8 en 9). handleiding PRN-Audit (mei 2014) 11

3 Verschillende formulieren 3.1 Formulier Zorgverlener (01) Als u de moeder heeft aangemaakt (zie 2.2.2) komt u automatisch in het formulier Zorgverlener (01) Klik op <<Opslaan en afsluiten>>. U komt weer terug in het Moeder Dossier (= overzicht van de ingevulde formulieren). de regel Zorgverlener is geselecteerd (donkere kleur) om naar het volgende formulier te gaan: klik op de knop <<Maak subformulier aan>>. Als de regel om welke reden dan ook niet geselecteerd is (niet donker gekleurd), is de knop niet actief. Klik dan op <<Keuze>> om de regel te selecteren en de knop te activeren. handleiding PRN-Audit (mei 2014) 12

3.2 Formulier Vrouw (02) U komt automatisch in het formulier vrouw. Voer de gegevens in. N.B. geef bij onbekend BSN-nummer aan dat dit onbekend is (voer dan niet het eerder gebruikte willekeurige nummer in). Klik op <<Opslaan en afsluiten>>. U komt weer terug in het Moeder Dossier (= overzicht van de ingevulde formulieren). de regel vrouw is geselecteerd (donkere kleur) om naar het volgende formulier te gaan: klik op de knop <<Maak subformulier aan>>. N.B. Als de regel om welke reden dan ook niet geselecteerd is (niet donker gekleurd), is de knop niet actief. Klik dan op <<Keuze>> om de regel te selecteren en de knop te activeren. 3.3 Formulier Zwangerschap (03) 3.3.1 Het formulier zwangerschap aanmaken Ga op <<Keuze>> bij de regel Vrouw staan. Maak het formulier Zwangerschap (03) aan via de knop <<Maak subformulier aan>>. Daarna verschijnt een template: Kies daarin zwangerschap uit het drop-down menu en klik vervolgens de knop <<Aanmaken>> aan. handleiding PRN-Audit (mei 2014) 13

U komt in het volgende scherm: Voer de gegevens in. N.B. Bij begin zorg vrouw hoofdindicatie kiest u als het de eerste lijn betreft uit de codelijst niet medisch code 8010 begin zorgverlening en als het de tweede lijn betreft maakt u een keuze uit de codelijst met VIL-indicaties. Uitzondering: start in tweede lijn zonder medische indicatie, kies: code 8120; Eigen keuze/verzoek patiënt, code 8210 e.v.; Uitbesteding zorg of code 8499; Overige niet medische indicaties vrouw en kind. Als het formulier is ingevuld klik op <<Opslaan>> N.B. Als u dit formulier invult als maker van het chronologisch verslag, maak dan als redacteur één zwangerschapsformulier en één partusformulier, samengesteld uit de gegevens van eventueel verschillende betrokken zorgverleners. Zie blz. 10 Handleiding PRN-Audit chronologisch verslag (voor definiëring begin en einde zorg voor het chronologisch verslag). Subformulieren zwangerschap aanmaken Activeer vervolgens het subformulier <<Intake>> via het drop-down menu zwangerschap (links boven), Vul in en sla op. Op dezelfde wijze (via het drop-down menu links boven) kunt u de subformulieren <<Exogene invloeden>>, <<Prenatale screening en diagnostiek>> en <<Verloop zwangerschap>> achtereenvolgens activeren, invullen en opslaan. Als u al deze subformulieren onder zwangerschap heeft ingevoerd, kunt u ze opslaan via de knop <<Opslaan en afsluiten>>. handleiding PRN-Audit (mei 2014) 14

3.4 Formulier Opname/Ontslag vrouw in de zwangerschap (03a) Indien er sprake was van opname in de zwangerschap maakt u het subformulier opname in de zwangerschap aan. Ga op <<Keuze>> bij de regel zwangerschap staan. Klik op de knop <<Maak subformulier aan>> en kies in het drop-down menu <<03a Opname/Ontslag Vrouw>> Bij meerdere opnames tijdens de zwangerschap kunt u voor iedere opname een nieuw formulier maken. Bij vastgestelde afwijkingen tijdens opname die niet passen onder de keuze antwoorden (alleen OHC indicaties zijn aangegeven) vult u in: maternale OHC indicaties overig en/of overige foetale OHC indicaties. Bij opname in de zwangerschap moet ook datum ontslag aangegeven worden; als de feitelijke opname van de moeder pas eindigt na de geboorte van het kind, geef dan de datum van de geboorte van het kind aan als ontslagdatum van de opname in de zwangerschap. 3.5 Formulier partus (04) U komt weer terug in het Moeder Dossier (= overzicht van de ingevulde formulieren). De regels tot en met Zwangerschap zijn aangemaakt. Ga op <<Keuze>> bij de regel Zwangerschap staan. Klik op de knop <<Maak subformulier>> aan. Het formulier partus (04) verschijnt. N.B. Als de regel om welke reden dan ook niet geselecteerd is (niet donker gekleurd), is de knop niet actief (grijs). Klik dan op <<Keuze>> om de regel te selecteren en de knop te activeren. 3.5.1 Toebedeling items partus Een deel van de items van de Partus (04) staat in het formulier partus, een ander deel in het formulier Kind (05). De reden hiervoor is dat vele items van de baring bij meerlingen verschillend zijn en die items zouden dan geen plaats kunnen krijgen. handleiding PRN-Audit (mei 2014) 15

3.6 Formulier kind (05) U komt weer terug in het Moeder Dossier (=overzicht van de ingevulde formulieren). Ga op <<Keuze>> bij de regel Partus staan. Klik op de knop <<Maak subformulier aan>>. Het formulier Kind (05) verschijnt. Invullen en opslaan via de knop <<Opslaan en afsluiten>>. N.B. bij de vraag Sterfte kind wordt bedoeld of het kind perinataal (of later) overleden is. Vul bij meerlingen voor ieder kind een apart formulier in. 3.6.1 Morbiditeit en opgave voor audit Bij een casus van morbiditeit die u wilt bespreken bij een audit geeft dit aan bij Morbiditeit kind : 3.7 Aanvullende formulieren Vanuit het formulier Kind (05) kunt u verschillende subformulieren genereren: 3.7.1 Mortaliteit (kind) (08) N.B. In dit formulier altijd ja invullen bij de vraag Aanmelding kind voor landelijke perinatale sterfte audit handleiding PRN-Audit (mei 2014) 16

3.7.2 Opname en ontslag (06) Als het kind doodgeboren is, geen formulier opname en ontslag aanmaken. 3.7.3 Diagnose en behandeling (07) Vanuit het formulier Opname en ontslag (06) kunt u het subformulier <<Diagnose en behandeling>> aanmaken en invullen. 3.7.4 Follow Up 0-6 weken (11) Dit formulier gaat over de bijzonderheden tijdens de kraambedperiode van de moeder en/of kind. Alleen aanmaken indien van toepassing. 3.7.5 Bijzonderheden moeder post partum (26) Dit formulier gaat over bijzonderheden met betrekking tot de moeder, die geen plek hebben in één van de andere formulieren. Alleen aanmaken indien van toepassing. handleiding PRN-Audit (mei 2014) 17

4 Verwijderen formulier Als u een formulier wilt verwijderen, selecteer het betreffende formulier door op <<Keuze>> te gaan staan. Klik via <<Formulier>> in het drop-down menu op <<Bewerk>> en klik vervolgens op <<Verwijderen>>. N.B. Verwijder niet een formulier waar andere formulieren onderhangen, want dan verdwijnen deze ook. Zie onderstaand schema. In het moederdossier zijn de onderhangende formulieren te zien door inspringende regels. Brongegevens zijn de basisgegevens in PRN-Audit handleiding PRN-Audit (mei 2014) 18

5 Corrigeren BSN-nummer in het aanmaakscherm Als u in een later stadium het BSN-nummer van de vrouw wel kent, kunt u dit in het aanmaakscherm alsnog aanpassen. Ga in het Moeder Dossier Overzicht op <<Keuze>> bij 02 Vrouw staan, klik op <<Moeder>> en in het drop-down menu op << Bewerk>>. U komt dan in het aanmaakscherm van de vrouw, pas het BSN-nummer aan en klik op <<Opslaan>> en daarna op <<Terug>>. Open vervolgens het formulier Vrouw (02) en vul het BSN-nummer ook daar in (was in eerste als onbekend ingevuld). handleiding PRN-Audit (mei 2014) 19

6 Checklist formulieren in geval van doodgeboorte Controleer in het moederdossier of alle benodigde formulieren ingevuld zijn. 01 Zorgverlener 02 Vrouw 03 Zwangerschap 03a Opname/Ontslag vrouw (als de vrouw opgenomen is geweest in de zwangerschap) 04 Partus 05 Kind 08 Mortaliteit (kind) 11 Follow Up 0-6 weken (kraambedperiode moeder, alleen als er bijzonderheden zijn geweest) handleiding PRN-Audit (mei 2014) 20

7 Checklist formulieren in geval van neonatale sterfte Controleer in het moederdossier (overzicht formulieren) of alle benodigde formulieren ingevuld zijn. 01 Zorgverlener 02 Vrouw 03 Zwangerschap 03a Opname/Ontslag vrouw (als de vrouw opgenomen is geweest in de zwangerschap) 04 Partus 05 Kind 06 Opname en ontslag 07 Diagnose/behandeling 08 Mortaliteit (kind) 11 Follow Up 0-6 weken (alleen als er bijzonderheden zijn bij de moeder en bij het kind indien niet aan de orde geweest in 06 en 07) handleiding PRN-Audit (mei 2014) 21

8 Checklist formulieren in geval van neonatale morbiditeit Controleer in het moederdossier (overzicht formulieren) of alle benodigde formulieren ingevuld zijn. 01 Zorgverlener 02 Vrouw 03 Zwangerschap 03a Opname/Ontslag vrouw (als de vrouw opgenomen is geweest in de zwangerschap) 04 Partus 05 Kind 06 Opname en ontslag 07 Diagnose/behandeling 11 Follow Up 0-6 weken (alleen als er bijzonderheden zijn bij de moeder en bij het kind indien niet aan de orde geweest in 06 en 07) handleiding PRN-Audit (mei 2014) 22

9 Invoerschermen PRN-Audit chronologisch verslag Brongegevens zijn de basisgegevens in PRN-Audi handleiding PRN-Audit (mei 2014) 23