GEBRUIKERGIDS Verstuur uw bestelling via Excel ALGEMEEN Om elektronische maaltijdcheques (e-lunch Pass ), elektronische ecocheques (e-eco Pass ) of elektronische geschenkcheques (e-cadeau Pass ) van Sodexo te bestellen voor uw begunstigden, beschikt u over de mogelijkheid om ons uw bestelling via een standaard Excelbestand door te sturen. Hiervoor volstaat het dat u zich op uw Klantenzone MySodexo begeeft en de volgende 5 stappen volgt: 1. Kies één van de beschikbare bestanden (vooringevuld Excel-bestand of lege Excel-file) voor het type extralegaal voordeel dat u wenst te bestellen (e-lunch Pass, e-eco Pass of e-cadeau Pass ). 2. Vervolledig de gegevens van uw bestelling in de gekozen Excel-bestand 3. Bewaar de ingevulde Excel-bestand 4. Selecteer de bewaarde Excel-bestand en klik op Verstuur de file 5. Bekijk de status van de verstuurde Excel-bestand Opgelet: het is belangrijk, voor een correct verloop van uw bestelling, dat u één enkel ondernemingsnummer per bestelling hanteert. Indien u een bestelling wenst te plaatsen voor verschillende entiteiten met elk hun eigen ondernemingsnummer, gelieve dan één bestellingsbestand per entiteit in te vullen. Verstuur uw bestelling via Excel 1
INHOUDSTAFEL 1. KIES ÉÉN VAN DE BESCHIKBARE BESTANDEN... 3 1.1. GEBRUIK MAKEN VAN EEN LEEG EXCEL-BESTAND... 4 1.2. GEBRUIK MAKEN VAN EEN VOORINGEVULD EXCEL-BESTAND... 5 2. VUL DE GEGEVENS VAN UW BESTELLING IN... 6 3. BEWAAR HET INGEVULDE EXCEL-BESTAND... 8 4. SELECTEER EN VERSTUUR DE INGEVULDE EXCEL-BESTAND... 8 5. BEKIJK DE STATUS VAN HET VERSTUURDE EXCEL-BESTAND... 9 5.1. AL DE GEGEVENS WERDEN CORRECT INGEVULD... 10 5.2. BEPAALD GEGEVENS WERDEN NIET CORRECT INGEVULD... 11 * LIJST VAN DE MOGELIJK FOUTMELDINGEN... 12 Verstuur uw bestelling via Excel 2
1. KIES ÉÉN VAN DE BESCHIKBARE BESTANDEN Om ons uw bestelling van elektronische cheques (e-lunch Pass, e-eco Pass en/of e-cadeau Pass ) door te sturen, klikt u in het tabblad Uw bestellingen op Verstuur ons het bestelformulier. U krijgt het volgende scherm te zien: Vervolgens, klikt u op hier en verkrijgt u het onderstaande scherm: Kies voor het Excel-bestand op basis van het type extralegaal voordeel dat u wenst te bestellen. Verstuur uw bestelling via Excel 3
Per extralegaal voordeel dat u wenst te bestellen, bestaat er 2 mogelijkheden om de gegevens van de bestelling in te vullen: Een leeg Excel-bestand (cf. 1.1) Een vooringevuld Excel-bestand dat de gegevens van de begunstigden, al opgeslagen in uw Klantenzone My Sodexo, worden hierin opgenomen (cf. 1.2) 1.1. GEBRUIK MAKEN VAN EEN LEEG EXCEL-BESTAND Indien u gebruik wilt maken van een leeg Excel-bestand, klikt u op de link Excel in de kolom Lege template en, afhankelijk van uw type bestelling (elektronische maaltijdcheques, elektronische ecocheques of elektronische geschenkcheques), in de overeenkomende regel, e-lunch Pass, e- Eco Pass of e-cadeau Pass. Voorbeeld van een leeg Excel-bestand voor uw bestelling van elektronische maaltijdcheques, elektronische ecocheques of elektronische geschenkcheque: Opgelet: het is belangrijk, voor een correct verloop van uw bestelling van elektronische (e-lunch Pass ), elektronische ecocheques (e-eco Pass ) of van elektronische geschenkcheques (e- Cadeau Pass ), dat u de structuur van het Excel-bestand respecteert. Gelieve daarom geen kolommen toe te voegen, te wijzigen of te wissen. Uw bestand aanpassen kan de integratie van uw gegevens in ons systeem verhinderen. Gelieve uitsluitend het originele bestand te gebruiken dat u op uw MySodexo Klantenzone vindt. Daarenboven is het noodzakelijk dat er geen lege lijnen Verstuur uw bestelling via Excel 4
tussen de ingevulde gegevens aanwezig zijn. Het volstaat de verschillende gegevens na elkaar in te geven. 1.2. GEBRUIK MAKEN VAN EEN VOORINGEVULD EXCEL- BESTAND Indien u gebruik wilt maken van een vooraf ingevuld bestand, klikt u op de link Excel in de kolom Vooringevulde template en, afhankelijk van uw type bestelling (elektronische maaltijdcheques, elektronische ecocheques of elektronische geschenkcheques), in de overeenkomende regel, e- Lunch Pass, e-eco Pass of e-cadeau Pass. U krijgt een Excel-bestand te zien, met de gegevens van de begunstigden reeds aanwezig in uw MySodexo Klantenzone. Gelieve de ontbrekende gegevens voor de reeds aanwezige begunstigden aan te vullen of al de gegevens van nieuwe begunstigden, voor dewelke u elektronische (e-lunch Pass ), elektronische ecocheques (e-eco Pass ) of elektronische geschenkcheques (e-cadeau Pass ) wenst te bestellen, in te geven. Verstuur uw bestelling via Excel 5
2. VUL DE GEGEVENS VAN UW BESTELLING IN SAMENVATTING De onderstaande tabel vat de structuur van het Excel-bestand voor het plaatsen van een bestelling samen. In de tabel ziet u waarvoor elk van de kolommen in het Excel-bestand dient, of er verplicht (VERP) een waarde moet ingegeven worden, J(a) of N(ee), een korte beschrijving en, indien relevant, opmerkingen. Een gedetailleerdere beschrijving vindt u verder. Opgelet: De gegevens die vermeld zijn in de kolommen A tot E moeten bekend zijn in uw MySodexo Klantenzone. Indien u nieuwe begunstigden wenst toe te voegen, te verwijderen of zijn/haar bestaande gegevens aan te passen, gelieve contact op te nemen met onze Klantendienst. COL. TITEL VERPL. BESCHRIJVING OPMERKINGEN B3 Ondernemingsnummer J Het ondernemingsnummer van uw bedrijf 10 cijfers A ID Begunstigde J Rijksregisternummer begunstigde Altijd 11 cijfers B Naam begunstigde J Familienaam begunstigde / C Vooraam begunstigde J Voornaam begunstigde Minimum 2 karakters D Kost center N Kost center waaraan de begunstigde gelinkt is E Aantal cheques J Het aantal cheques dat u per begunstigde wenst te bestellen F Zichtwaarde J Indien u e-lunch Pass bestelt - geef de zichtwaarde per maaltijdcheque per begunstigde aan. Indien u e-eco Pass / e-cadeau Pass bestelt geef de totale waarde aan ecocheques per begunstigde aan G Geldig vanaf - Dag J Dag waarop de geldigheidsperiode moet starten H Geldig vanaf - Maand J Maand waarin de geldigheidsperiode moet starten I Geldig vanaf - Jaar J Jaartal waarin de geldigheidsperiode moet starten Kost center zoals vooraf ingebracht door onze Klantendienst Indien u e-lunch Pass bestelt - gelijk aan het aantal gepresteerde dagen Indien u e-eco Pass /e-cadeau Pass bestelt - gelijk aan 1 2 cijfers na de komma 2 cijfers tussen 1 en 31 2 cijfers tussen 1 en 12 4 cijfers Verstuur uw bestelling via Excel 6
GEDETAILLEERDE BESCHRIJVING GEGEVENS VAN HET BEDRIJF Ondernemingsnummer : dit nummer moet altijd als volgt worden ingegeven: de 10 cijfers van het ondernemingsnummer. Vb. : een Belgisch ondernemingsnummer: 0123456789 PERSOONLIJKE GEGEVENS ID Begunstigde: rijksregisternummer van de begunstigde. Dit is het nummer op de identiteitskaart dat begint met de omgekeerde geboortedatum en bestaat in totaal uit 11 cijfers Naam begunstigde: familienaam van de begunstigde Voornaam begunstigde: voornaam van de begunstigde Kost center: kost center waaraan de begunstigde gelinkt is en zoals vooraf ingebracht door onze Klantendienst. Indien u een kost center wenst toe te voegen/wijzigen, gelieve contact op te nemen met onze Klantendienst. GEGEVENS VAN DE BESTELLING Aantal cheques: Het aantal cheques dat u per begunstigde wenst te bestellen: Indien u e-lunch Pass bestelt: gelijk aan het aantal gepresteerde dagen. Indien u e-eco Pass /e-cadeau Pass bestelt: gelijk aan 1 Zichtwaarde: Indien u e-lunch Pass bestelt - geef de zichtwaarde per maaltijdcheque per begunstigde aan. Indien u e-eco Pass /e-cadeau Pass bestelt - geef de totale waarde aan ecocheques per begunstigde aan. Geldig vanaf - Dag: dag waarop de geldigheidsperiode van de elektronische maaltijdcheque (e-lunch Pass ), elektronische ecocheques (e-eco Pass ) of elektronische geschenkcheques (e-cadeau Pass ) moet starten (twee cijfers tussen 01 en 31). De startdatum voor de geldigheid van de cheques moet gelijk of groter zijn dan D+1 (D= datum van vandaag) Geldig vanaf - Maand: maand waarin de geldigheidsperiode van de elektronische maaltijdcheque (e-lunch Pass ), elektronische ecocheques (e-eco Pass ) of elektronische geschenkcheques (e-cadeau Pass ) moet starten (twee cijfers tussen 01 (januari) en 12 (december)). Geldig vanaf - Jaar: jaartal waarin de geldigheidsperiode van de elektronische maaltijdcheque (e-lunch Pass ), elektronische ecocheques (e-eco Pass ) of elektronische geschenkcheques (e-cadeau Pass ) moet starten. Verstuur uw bestelling via Excel 7
3. BEWAAR HET INGEVULDE EXCEL-BESTAND Sla vervolgens het bestand op uw computer op en benoem het als volgt: «XL_ORDERELP» gevolgd door uw klantnummer voor een bestelling van e-lunch Pass ; «XL_ORDEREEP» gevolgd door uw klantnummer voor een bestelling van e-eco Pass ; «XL_ORDERECP» gevolgd door uw klantnummer voor een bestelling van e-cadeau Pass. Bij voorbeeld, indien uw klantnummer 123456 is en dat e-lunch Pass bestelt, slaat u uw bestand op onder de naam XL_ORDERELP123456.xls. Zo zien wij meteen dat het om uw bestelling gaat. 4. SELECTEER EN VERSTUUR DE INGEVULDE EXCEL- BESTAND Om ons het Excel-bestand te versturen, klik op Browse en selecteer het bestand van de locatie waar u het heeft bewaard. Het systeem stelt u automatisch een standaard benaming voor uw bestelreferentie voor in het veld Geef uw bestelreferentie in. Indien u deze benaming wenst aan te passen, volstaat het om de voorgestelde standaard benaming te wissen en de door u gewenste benaming in te geven. Om ons uw bestand te versturen, klik op Verstuur de file. U krijgt meteen volgende bevestiging. ATTENTION : dit bericht betekent niet dat het bestand succesvol werd verwerkt door het systeem, maar wel dat het goed ontvangen werd. Om te weten indien alle gegevens correct werden ingevuld, kan u de status van de verstuurde bestanden nakijken. Verstuur uw bestelling via Excel 8
5. BEKIJK DE STATUS VAN HET VERSTUURDE EXCEL- BESTAND Klik in het tabblad Uw bestellingen op Overzicht verstuurde bestellingen. Via de knop Herlaad de importstatus kunt u de gegevens herladen. U hebt ook de mogelijkheid om de zoekfunctie te gebruiken om een specifiek verstuurd bestand terug te vinden (u kan bijvoorbeeld zoeken op datum). Via het pijltje naast de titels van de kolommen kunt u ook op status filteren. Er zijn 7 mogelijke statussen: Bezig: het versturen van het bestand is nog bezig Wordt verwerkt: het bestand werd met succes verstuurd maar het verwerken van de gegevens is nog bezig Bestelling geplaatst: het bestand werd met succes verwerkt en de bestelling werd geregistreerd Ongeldige bestelling: het bestand werd met succes verstuurd maar kon niet worden verwerkt omdat er één of meerdere fouten in zitten Mislukt: het versturen van het bestand is mislukt In afwachting van validatie: het bestand werd met succes verstuurd maar is nog niet verwerkt aangezien de bestelling nog één of meerdere foutmeldingen bevat, die uw validatie of de validatie van onze Klantendienst vereist Gedeeltelijk gevalideerd: de foutmeldingen in het bestand werden gedeeltelijk gevalideerd door u of de Klantendienst Geweigerd: het bestand werd met succes verstuurd maar de bestelling werd geweigerd Verstuur uw bestelling via Excel 9
5.1. AL DE GEGEVENS WERDEN CORRECT INGEVULD Indien de verwerking van de gegevens correct is verlopen, krijgt de bestelling de status Bestelling geplaatst. Klik op de Acties-knop links van de verstuurde gegevens en selecteer Bekijk het rapport van de verzending. U komt op een pagina terecht waar u wordt uitgenodigd het gedetailleerd rapport van uw verzending naar Excel te exporteren, via Downloaden als Excel rapport. Verstuur uw bestelling via Excel 10
5.2. BEPAALD GEGEVENS WERDEN NIET CORRECT INGEVULD Indien de verwerking van de gegevens niet volledig correct is verlopen, krijgt de bestelling de status Ongeldige bestelling. klik op de Acties-knop links van de tabel en selecteer Bekijk het rapport van de foutmelding, om te zien welke fouten er in het bestand zitten. U komt op een pagina terecht waar u wordt uitgenodigd het gedetailleerd rapport van de foutmeldingen van uw verzending naar Excel te exporteren, via Downloaden als Excel rapport. Verbeter uw Excel-bestand in functie van dit rapport en probeer vervolgens om het verbeterde bestand opnieuw te versturen, tot dat de status van de verwerking Bestelling geplaatst krijgt. Verstuur uw bestelling via Excel 11
LIJST VAN DE MOGELIJK FOUTMELDINGEN 1 Te veel velden gevonden, {0} verwacht, {1} gevonden 2 Niet genoeg velden gevonden, {0} verwacht, {1} gevonden 3 Het ondernemingsnummer {0} is niet gekoppeld aan een volledige klant. Het ondernemingsnummer {0} komt niet overeen met het ondernemingsnummer {1}, slechts één 4 5 ondernemingsnummer is toegelaten. Het ondernemingsnummer {0} is niet gekoppeld aan een klant met een actief contract voor e-lunch Pass, e-eco Pass of e-cadeau Pass. 6 Het ondernemingsnummer {0} is niet gekoppeld aan een klant met een actieve kaart contract. 7 De ID begunstigde nummer {0} is niet geregistreerd als begunstigde voor deze klant. 8 Het formaat van het ondernemingsnummer {0} is niet geldig. 9 Geen klant gevonden voor ondernemingsnummer {0} 10 {0} is geen ondersteund product. 11 Het formaat van de ID begunstigde nummer {0} is niet geldig. 12 Aantal cheques moet tussen 1 en 99 zijn. {0} is niet geldig. 13 {0} is niet in de datumformaat dd-mm-jjjj. 14 De startdatum {0} is ongeldig omdat het vóór de datum van vandaag. 15 De startdatum {0} is ongeldig omdat het het méér dans 3 maanden is na de datum van vandaag. 16 De zichtwaarde {0} is ongeldig, het moet in formaat 0,00 zijn. 17 De zichtwaarde {0} is ongeldig, het moet tussen {1} en {2} zijn. 18 De ID begunstigde nummer {0} is geen actieve begunstigde. 19 Verkeerde template versie. Versie in bestand : {0}, versie verwacht: {1} of {2}. 20 Het product is vereist. 21 De ID begunstigde nummer is vereist. 22 Het ondernemingsnummer is vereist. 23 De zichtwaarde is vereist. 24 Het aantal bestelde cheques is vereist. 25 Het contract is vereist. 26 De taal is vereist. 27 Zowel de zichtwaarde als het aantal bestelde cheques is vereist. 28 Meer dan 26 e-lunch Pass voor dezelfde maand werden besteld voor {0} in de volgende bestelling(en) : Onze ref.: {1} 29 Meer dan 26 e-lunch Pass voor dezelfde maand werden besteld voor {0} begunstigde(n) 30 Een bestelling van e-lunch Pass, e-eco Pass of e-cadeau Pass voor eenzelfde bedrag en voor dezelfde maand werd al voor deze begunstigd(en) geplaatst bij de volgende bestelling(en) : Onze ref.: {0} 31 De zichtwaarde voor {0} is groter dan {1}. 32 Deze bestelling bevat {0} e-lunch Pass /e-eco Pass /e-cadeau Pass bestellijnen met een zichtwaarde groter dan {1}. 33 Er zijn meerdere bestellingen voor {0} in dezelfde bestelling. 34 Er is meer dan één bestelling voor {0} begunstigde(n). 35 Er is geen e-lunch Pass /e-eco Pass /e-cadeau Pass besteld voor {0} begunstigde(n). 36 Er is geen e-lunch Pass /e-eco Pass /e-cadeau Pass besteld voor {0}. 37 Bestellingslijn voor de begunstigde {0} is met succes aangemaakt 38 Gelieve de zichtwaarde en het aantal cheques voor ten minste één van de begunstigden in te vullen 39 40 Gelieve op te merken dat er maximaal 250 per begunstigde per jaar kan worden toegekend teneinde vrijgesteld te zijn van sociale lasten Het bedrag van de bestelling bedraagt {0}% meer dan uw laatste bestelling voor hetzelfde elektronisch extralegaal voordeel VRAGEN? Neem contact op met onze Klantendienst: Per e-mail: support-sodexocard.be@sodexo.com Per telefoon: 02/547.54.45. Verstuur uw bestelling via Excel 12