Startershandleiding ProCheck+
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 3 1. Voor de eerste maal inloggen... 3 2. Systeembeheerder... 5 2.1 Wat kunt u als systeembeheerder ten opzichte van andere gebruikers... 5 2.2 Welke menu s komt u tegen als systeembeheerder... 5 2.3 Aanmaken nieuwe gebruiker... 6 2.4 Verschillende types autorisatiegroepen... 6 2.5 Klantsegment... 7 2.6 Knop nieuwe gebruiker aanmelden... 7 3. Algemeen... 8 3.1 Menu-items hoofdpagina... 8 3.2 Menu-items rapportage... 8 3.3 Instellingen... 9 3.4 Help... 9 4. Verdere informatie over ProCheck+... 9 2
Inleiding Welkom bij de vernieuwde rapportagetool ProCheck+ van Incassade Deurwaarders en Incasso. Op uw e-mailadres heeft u twee berichten van Incassade ontvangen, met daarin uw inloggegevens en tijdelijk wachtwoord. Deze startershandleiding ProCheck+ helpt u bij het doorlopen van de eerste stappen in ProCheck+. 1. Voor de eerste maal inloggen Met de volgende link komt u in het inlogscherm van ProCheck+: https://procheckplus.incassade.nl. Wij adviseren u om deze URL op te slaan onder uw internetfavorieten, zodat u de URL niet elke keer in de adresbalk hoeft in te voeren, op het moment dat u in wilt loggen. U opent Internet Explorer, toetst Alt + C en klikt vervolgens op aan favorieten toevoegen. Afb. 1: inlogscherm ProCheck+ Zodra u ingelogd bent met uw gebruikersnaam en tijdelijk wachtwoord, is het noodzakelijk om een viertal stappen te doorlopen. Hiermee kunt u ProCheck+ instellen aan uw eigen wensen. 1. Uw persoonlijke gegevens: in dit scherm kunt u uw persoonlijke gegevens aanpassen en aanvullen. Het is van belang dat uw e-mailadres juist is, omdat dit gebruikt wordt om met u te communiceren in ProCheck+. Hierbij kunt u denken aan het versturen van wachtwoorden, kopie reacties en rapportages (indien u hier de autorisatie voor heeft). 2. Uw persoonlijke instellingen: om uw dossiers eenvoudig in te kunnen zien, is er structuur aangebracht d.m.v. kolommen. Zie onderstaande afbeelding. In dit scherm kunt u uw persoonlijke voorkeuren qua zichtbaarheid en volgorde van de kolommen instellen. Op deze manier kunt u het overzicht krijgen dat u wilt. Daarnaast zal dit ook de volgorde zijn die getoond wordt als u het bestand wil exporteren naar Excel. Exporteren is alleen van toepassing indien u de autorisatie management of systeembeheerder heeft. Afb. 2: scherm: uw persoonlijke instellingen Door op het oogje te klikken, ziet u dat een kolom doorzichtig wordt en een rode streep door het oogje verschijnt. Op het moment dat de kolom deze kenmerken heeft, zal deze niet meer zichtbaar zijn in uw overzichten. Via de pijltjes kunt u een kolom naar links of rechts laten verschuiven. Zo kunt u uw eigen volgorde hanteren. 3
Afb. 3: voorbeeld (on)zichtbaarheid en (gewijzigde) volgorde van kolommen 3. Disclaimer ProCheck+: zodra u uw persoonlijke instellingen opgeslagen heeft, komt u automatisch in het scherm Disclaimer ProCheck+. Om verder te kunnen gaan naar de volgende stap is het noodzakelijk om akkoord te gaan met disclaimer via de knop ik ga akkoord met de disclaimer. Op het moment dat u niet akkoord gaat, wordt u automatisch uitgelogd en komt u weer terug bij het inlogscherm (afb. 1). Mocht u toch gebruik wensen te maken van ProCheck+, dan kunt u opnieuw inloggen met uw inlognaam en tijdelijk wachtwoord en alle stappen opnieuw doorlopen. Afb. 4: scherm Disclaimer ProCheck+ 4. Wachtwoord wijzigen: hier kunt u uw tijdelijk wachtwoord wijzigen. Het is verplicht om uw tijdelijke wachtwoord bij de eerste maal inloggen te wijzigen. Elke 180 dagen wordt u gevraagd om een nieuw wachtwoord in te voeren. Het wachtwoord moet in elk geval aan de volgende voorwaarden voldoen: Minimaal 8 karakters lang; Minimaal 1 hoofdletter; Minimaal 1 kleine letter; Minimaal 1 cijfer. Nadat u uw nieuwe wachtwoord bevestigd heeft, wordt u automatisch uitgelogd. Uw wijzigingen worden hiermee direct opgeslagen. Als u opnieuw inlogt met uw nieuwe wachtwoord, komt u direct in het hoofdscherm. 4
2. Systeembeheerder Als u voor ProCheck+ systeembeheerder bent vanuit uw organisatie, is dit hoofdstuk interessant. In dit hoofdstuk leert u wat u als systeembeheerder kunt inregelen ten opzichte van andere ProCheck+ gebruikers. 2.1 Wat kunt u als systeembeheerder ten opzichte van andere gebruikers U kunt als systeembeheerder ProCheck+ het totale ProCheck+ beheer uitvoeren voor uw organisatie. Denk hierbij aan het beheren van gebruikers, het wijzigen van gebruikersautorisaties en resetten van wachtwoorden. De knop beheer in ProCheck+ is alleen zichtbaar en daarmee bereikbaar, wanneer u de bevoegdheid systeembeheer heeft. Afb. 5: scherm Beheer > nieuwe gebruiker 2.2 Welke menu s komt u tegen als systeembeheerder Algemene instellingen: u kunt per onderdeel aangeven of dit in- of uitgeschakeld moet worden. Op het moment dat u hier een selectievakje aan- of uitvinkt, geldt de wijziging voor alle gebruikers binnen uw organisatie. Exporteren naar excel: gebruikers met de autorisatie Systeembeheer of Management de bevoegdheid geven om beschikbare rapportages openen/downloaden, totaaloverzichten openen of een zelf gecreëerde zoekselectie exporteren naar Excel. Persoonlijke voorkeuren aanpassen voor gebruikers: alle gebruikers de bevoegdheid geven om de kolommenstructuur en daarmee het overzicht van dossiers naar eigen wensen aan te passen. E-mail ontvangen bij reactie: op het moment dat een gebruiker een reactie verstuurt in een dossier kan de gebruiker via e-mail een bevestiging van zijn verstuurde reactie ontvangen. Via dit selectievakje geeft u aan of dit wenselijk is. 5
Afb. 6: scherm Instellingen > Algemene instellingen Nieuwe gebruiker: hier heeft u de mogelijkheid om een nieuwe gebruiker in ProCheck+ aan te maken. Zie aanmaken nieuwe gebruiker voor de verdere uitleg. Autorisatie: in het menu autorisatie is het mogelijk om voor de bestaande/aangemaakte gebruikers de gebruikersgegevens te wijzigen, zoals: gebruikersnaam; achternaam; tussenvoegsel; voornaam; e-mail; autorisatiegroep. Ook bestaat hier de mogelijkheid om het wachtwoord te resetten. Als je als systeembeheerder wachtwoord resetten aanvinkt en dit vervolgens bevestigd met de knop gebruiker opslaan, krijg je als systeembeheerder een melding dat de wijzigingen succesvol opgeslagen zijn. De gebruiker, van wie het wachtwoord gereset is, ontvangt een e-mail met daarin een nieuw tijdelijk wachtwoord en kan opnieuw de procedure voor de eerste maal inloggen doorlopen. 2.3 Aanmaken nieuwe gebruiker Door nieuwe gebruiker in het menu beheer aan te klikken, komt u in het scherm nieuwe gebruiker. U vult hierbij de volgende gegevens in: - Gebruikersnaam (let op: de gebruikersnaam dient uniek te zijn binnen ProCheck+. Mocht de gekozen gebruikersnaam niet uniek zijn, dan krijgt u als systeembeheerder een foutmelding) - Achternaam - Tussenvoegsels - Voornaam - E-mailadres - Autorisatiegroep - Bevestigen via de knop nieuwe gebruiker aanmelden 2.4 Verschillende types autorisatiegroepen Systeembeheerder: Een gebruiker in deze groep kan t.o.v. de andere groepen het totale beheer uitvoeren. Denk hierbij aan het beheren van gebruikers (aanmaken, wijzigen, verwijderen), wijzigen van autorisaties en het resetten van wachtwoorden. Daarnaast is de systeembeheerder bevoegd om : beschikbare rapportages openen/downloaden, totaaloverzichten openen of een zelf gecreëerde zoekselectie exporteren naar Excel. Management: Een gebruiker in de groep management kan t.o.v. de normale gebruiker de volgende functionaliteit gebruiken: beschikbare rapportages openen/downloaden, totaaloverzichten openen of een zelf gecreëerde zoekselectie exporteren naar Excel. 6
Gebruiker: Dit type gebruiker kan gericht zoeken naar een dossier, om vervolgens in de dossierdetails de benodigde gegevens en statusinformatie op te zoeken. Inactieve gebruiker: Als een gebruiker (ongeachte type autorisatie) geen toegang meer hoeft te hebben tot ProCheck+, dient de autorisatiegroep gewijzigd worden naar Inactieve gebruiker. Op deze manier kan een account ook snel weer geactiveerd worden, mocht dit noodzakelijk zijn. Er is bewust gekozen om gebruikers niet te verwijderen, maar om de status inactief te geven. Op deze wijze kunnen bepaalde gegevens altijd nog terug gezocht worden. 2.5 Klantsegment Bij de inrichting van ProCheck+ voor uw organisatie zijn er één of meerdere klantsegmenten gedefinieerd. U als systeembeheerder kunt per gebruiker bepalen tot welk(e) segment(en) de gebruiker toegang moet hebben. Dit doet u door het selectievakje achter het klantsegment wel of niet aan te vinken. Zodra u het selectievakje aangevinkt en dit bevestigd heeft, met de knop nieuwe gebruiker aanmelden heeft de gebruiker toegang en daarmee rechten op het desbetreffende klantsegment. Afb. 7: scherm Beheer > nieuwe gebruiker > klantsegment 2.6 Knop nieuwe gebruiker aanmelden Zodra u de nieuwe gebruiker aangemeld heeft, door op de knop nieuwe gebruiker aanmelden te klikken, worden er automatisch twee e-mails gestuurd naar het door u ingevoerde e-mailadres. Een eerste e-mail met daarin de persoonlijke en inloggegevens, gevolgd door een e-mail met daarin het tijdelijke wachtwoord. De gebruiker kan vervolgens de eerste stappen in deze handleiding doorlopen om het ProCheck+ account te personaliseren en aan te passen naar zijn/haar wensen. 7
3. Algemeen Het menu aan de bovenzijde en aan de linkerzijde van het scherm bevatten dezelfde items. Afhankelijk van de toegekende autorisaties, zijn de menu s rapportages en beheer opgenomen. Onderstaande afbeelding bevat de meest uitgebreide menustructuur die mogelijk is in ProCheck+. Afb 8: Menu-items bij autorisatie Systeembeheer 3.1 Menu-items hoofdpagina Startscherm: afhankelijk van autorisaties, ziet u hier een welkomstboodschap of een up-to-date overzicht met daarin de stand van zaken over de gehele portefeuille Zoek dossiers: u kunt via zoek dossiers de dossiers opzoeken die u wilt inzien. Er zijn verschillende zoekmogelijkheden. 3.2 Menu-items rapportage (alleen toegankelijk voor de autorisaties systeembeheer en management.) Lopende dossiers: rapportage over de openstaande dossiers Afgerekende/gesloten dossiers: rapportage over de afgerekende/gesloten dossiers Alle dossiers: volledige rapportage over de lopende en afgerekende/gesloten dossiers Maandrapportage: Dit item geeft toegang tot de documenten die door Incassade opgeslagen zijn in uw persoonlijke directory. Zodra u het bestand van uw keuze selecteert, krijgt u in ProCheck+ een bericht dat het bestand naar u gemaild is. Het bestand is dan versleuteld door een wachtwoord. Wanneer u het ZIPbestand wil uit pakken, vult u uw wachtwoord voor ProCheck+ in. Hier is bewust voor gekozen in verband met strenge regels voor informatiebeveiliging. Op het moment dat u het gedownloade bestand op uw lokale directory opslaat, is het bestand niet meer beveiligd met een wachtwoord. Mocht u dit wensen, dan kunt u dit zelf instellen met behulp van de helpfunctie in Microsoft Office. 8
3.3 Instellingen Persoonlijke voorkeuren: Hier kunt u uw persoonlijke voorkeuren wijzigen qua zichtbaarheid en volgorde van de kolommen in het scherm. Uw persoonlijke gegevens: In dit scherm kunt u uw persoonlijke gegevens aanpassen en aanvullen. Het is van belang dat uw e-mailadres juist is, omdat dit gebruikt wordt om met u te communiceren in ProCheck+. Wachtwoord wijzigen: Hier heeft u de mogelijkheid om uw huidige wachtwoord aan te passen. Uw wachtwoord verloopt elke 180 dagen. Hierdoor is het noodzakelijk om uw wachtwoord elke 180 dagen te wijzigen. Het wachtwoord dat u kiest mag de afgelopen 10 maal niet uw huidige wachtwoord geweest zijn. 3.4 Help Uitgebreide helpfunctie, waarin alle functionaliteit van ProCheck+ beschreven staat. Het helpmenu is op elk gewenst moment in ProCheck+ beschikbaar en bereikbaar via het vraagteken. De helpfunctie bestaat uit drie onderdelen: - Startershandleiding ProCheck+ - Veel gestelde vragen - Gedetailleerde hulpfunctionaliteit Afb. 9: vraagteken 4. Verdere informatie over ProCheck+ Komt u er onverhoopt toch niet uit met behulp van deze handleiding en/of de help-functionaliteit, dan kunt u contact opnemen met onze afdeling Sales Support op telefoonnummer 0888 444 111 of via sales@incassade.nl. Zij kunnen u dan verder helpen. Succes met het gebruik van ProCheck+! 9