verbaa College van burgemeester en schepenen beraadslaging/proces verbaal Samenstelling: de heer Patrick Janssens, burgemeester; de heren Robert Voorhamme, Philip Heylen, Ludo Van Campenhout, mevrouw Leen Verbist, de heren Marc Van Peel; Luc Bungeneers, Guy Lauwers, mevrouw Monica De Coninck, schepenen; de heer Roel Verhaert, stadssecretaris. Zitting van vrijdag 8 mei 2009 Iedereen aanwezig, behalve de heer Ludo Van Campenhout, schepen. Cultuur Sport & Recreatie B-Punt 9 Sportevenementen 2009. 9de No Limits Open. Organisatie en verlenen van logistieke ondersteuning. Goedkeuring. (Jaarnummer 6193) Externe factor, vraag van rechtspersoon, 18/08/2008; Agendapunt, college, gewone zitting, 25/04/2008, jaarnummer 5201 Auteur: Johan Peeters Motivering Voorgeschiedenis Op maandag 18 augustus 2008 vroeg No Limits Gymnastics, Bredabaan 250A, 2930 Brasschaat, financiële en logistieke ondersteuning voor de organisatie van de 9 e editie van het internationaal tornooi voor ritmische gymnastiek No Limits Open. Feiten en context Het internationaal tornooi ritmische gymnastiek No Limits Open is dit jaar aan de negende editie toe. Het tornooi vindt op vrijdag 22 en zaterdag 23 mei plaats in de Arenahal te Deurne. In totaal zullen 70 gymnasten uit 18 landen deelnemen. De organisatie vraagt concreet aan de stad Antwerpen om financieel, logistiek en promotioneel te ondersteunen. Onderstaande zaken worden gevraagd: gratis gebruik van sporthal Arena van 20 tot en met 23 mei 2009 (afbouw aansluitend na evenement); toelage van 1 500 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad; het gratis ter beschikking stellen en leveren van feestmateriaal; vervoer van materialen van Gent, Brasschaat en Haacht naar Antwerpen (tapijt voor bescherming parketvloer); het leveren van planten en vlaggen; het leveren van eetbestek voor 300 personen; bekendmaking van het evenement door inzet van de stedelijke communicatiekanalen. De opbouw van het evenement start op woensdag 20 mei. De afbraak is voorzien aansluitend na het evenement (PO/BOF haalt het materiaal maandag op). Pagina 1 van 1
Juridische grond De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing. Advies Het bedrijf cultuur, sport en jeugd/vzw Antwerpen Sportstad en de dienst sport en recreatie (CS/SR) adviseren gunstig indien de organisatie: de afspraken en voorwaarden naleeft opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator; tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (tenten, podia, tribunes, ) tijdens gans de periode van het evenement, instaat voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen; de wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing. De volgende aanvraagstukken worden ingediend (uiterlijk 15 mei 2009) bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen : kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad; actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden; identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, m.a.w. het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag; het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag; opgave van de huidige financiële toestand en BTW-statuut; een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden; financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend; schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven; andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel; de organisator bezorgt, maximum 1 maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag (1 500,00 EUR). Gunstig advies van patrimoniumonderhoud/ bijzondere opdrachten en feestmateriaal (PO/BOF) onder voorbehoud beschikbaarheid materiaal en personeel. Onderstaande bedrijven en diensten adviseerden gunstig zonder verdere opmerkingen: Lerende Stad/stafdienst/magazijn (LS/SD/MLS); Pagina 2 van 2
Marketing & communicatie (MC); Stads en buurtonderhoud/groen en begraafplaatsen/serre (SB/GB/SER). Argumentatie Dit sportieve evenement kadert in CS02-ND3-OD03, waarin de nadruk wordt gelegd op het aantrekken van topsportevenementen. Het kadert eveneens binnen het operationeel plan 2008-2009 en het sportbeleidsplan 2008-2013 van het bedrijf cultuur, sport en jeugd waarin men streeft naar een versterking van de lokale en internationale uitstraling van het topsport en evenementenaanbod van de stad. Dit initiatief kadert binnen strategische doelstelling Antwerpen houdt van sport en iedereen wordt aangezet om het zelf te doen (CS02-ND3-OD03) Bovendien krijgt de stad Antwerpen, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return: opname van het logo van de stad Antwerpen in alle publicaties en drukwerken; de nodige zichtbaarheid tijdens het evenement (spandoeken, boardings, vlaggen); beschikbaarheid van publiek- en VIP-tickets. Financiële gevolgen De geraamde uitgaven voor dit evenement bedragen 1 500 EUR (toelage van de vzw Antwerpen Sportstad). Besluit Artikel 1 Het college keurt de gevraagde ondersteuning goed voor de organisatie van de 9e No Limits Open in de Arenahal te Deurne op vrijdag 22 en zaterdag 23 mei 2009. Artikel 2 Het college verleent de organisator, de sportclub No Limits Gymnastics, Bredabaan 250 A, 2930 Brasschaat, de gevraagde toelatingen, indien men rekening houdt met: de adviezen en voorwaarden van de stedelijke diensten, opgenomen in dit besluit; het charter sportevenementen dat werd afgesloten tussen de stad Antwerpen en de sportclub No Limits Gymnastics. Artikel 3 Het college besluit om, voorafgaand aan de 9 e No Limits Open, volgend charter sportevenementen met de organisatie, de sportclub No Limits Gymnastics, af te sluiten: Pagina 3 van 2
Tussen enerzijds het college van burgemeester en schepenen van de stad Antwerpen, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen, hier vertegenwoordigd door de stadssecretaris, de burgemeester en schepen voor sport, hierna genoemd de stad En anderzijds No Limits Gymnastics, hier vertegenwoordigd door Henri Moers, Bredabaan 250A, 2930 Brasschaat, hierna genoemd de organisatie wordt overeengekomen wat volgt : 1. De organisatie heeft een wettelijk erkende rechtspersoonlijkheid en werkzame structuur onder de vorm van een vzw, bvba, vof, nv of dergelijke. 2. De organisatie beschikt over de nodige verzekeringen ten aanzien van haar medewerkers en derden en zal deze polis voorafgaand aan het evenement voorleggen aan de stad en/of de vzw Antwerpen Sportstad. 3. De organisatie bevestigt uitdrukkelijk dat zij in al haar geledingen en alle aspecten van haar werking steeds handelt in overeenstemming met elke vigerende wetgeving terzake. Zij bevestigt op geen enkele wijze betrokken te zijn bij frauduleuze praktijken van eender welke aard. 4. De organisatie bevestigt dat zij en haar leden op het ogenblik van ondertekening van dit charter volledig conform handelt met de vigerende reglementeringen en wetten betreffende het gebruik van doping of eender welk ander verboden prestatiebevorderend of stimulerend middel, én verklaart op geen enkele wijze betrokken te zijn met het gebruik of de verdeling er van. 5. De organisatie verbindt er zich toe dat zij en haar leden zich in alle vormen van interne en externe communicatie steeds loyaal opstellen ten opzichte van de stad en/of de vzw Antwerpen Sportstad. 6. De organisatie zal in al haar geledingen en in alle aspecten van haar werking geen daden stellen waardoor de goede naam en faam van de stad en/of de vzw Antwerpen Sportstad in het gedrang kunnen gebracht worden. 7. De organisatie en haar leden verbinden er zich toe om actief bij te dragen aan de promotie van de stad als sportactieve en sportvriendelijke stad. Het meewerken aan het creëren en opbouwen van een positief sportief imago van de stad is een essentieel onderdeel van dit charter. 8. De organisatie zal zich steeds als een betrouwbare en loyale partner ten aanzien van de stad en/of de vzw Antwerpen Sportstad opstellen. 9. De organisatie zal proactief alle mogelijk maatregelen nemen om inbreuken op de bepalingen van dit charter te voorkomen. 10. De organisatie zal zélf, indien een inbreuk op de bepalingen van dit charter zou vastgesteld worden, daarvan zonder verwijl de stad én de vzw Antwerpen Sportstad bij aangetekend schrijven in kennis stellen en er desgevallend aangifte van doen bij de bevoegde autoriteiten. 11. De stad en/of de vzw Antwerpen Sportstad kan, bij vaststelling van inbreuken op de bepalingen van dit charter, met onmiddellijke ingang alle logistieke, financiële, of welkdanige steun ook, toegekend bij voornoemde collegebeslissing, herzien, weigeren of terugvorderen. De organisatie kan en zal hierbij geen enkele aanspraak maken op enige vorm van schadevergoeding. Pagina 4 van 2
12. De organisatie verbindt er zich toe om in voorkomend geval, bij herziening of terugvordering van de hen toegekende financiële steun vanwege de stad en/of de vzw Antwerpen Sportstad, deze onherroepelijk en op eerste verzoek terug te storten op rekeningnummer 091-0101650-23 van de stadsontvanger. 13. De stad behoudt zich daarenboven het recht voor om het terug te vorderen bedrag te verhogen met de wettelijk interesten, te rekenen vanaf de datum dat de club de financiële ondersteuning heeft ontvangen. 14. Ingevolge inbreuken op de bepalingen in dit charter kan de organisatie voor een welbepaalde tijd worden uitgesloten van verdere ondersteuning door de stad en/of de vzw Antwerpen Sportstad. Opgemaakt te Antwerpen op (datum). Voor stad Antwerpen Namens het college van burgemeester en schepenen, De stadssecretaris de afgevaardigde schepen de burgemeester Roel Verhaert Ludo Van Campenhout Patrick Janssens Namens No Limits Gymnastics, Henri Moers Voorzitter Artikel 4 Het college geeft opdracht aan: Dienst Taak CS/SR Gratis ter beschikking stellen van sporthal Arena van 20 tot en met 23 mei 2009 (afbouw aansluitend na evenement) SB/GB/SER Kosteloos leveren van sierplanten. LS/SD/MLS Beschikbaar stellen van bestek voor 300 personen. MC/KAN Bekendmaken van het evenement via de verschillende beschikbare promotiekanalen. PO/BOF ter beschikking stellen feestmateriaal vervoer materialen van Gent, Haacht en Brasschaat naar Deurne Pagina 5 van 2
Dienst Artikel 5 Taak leveren van vlaggen leveren van landenbordjes De stadsontvanger regelt de financiële aspecten als volgt: Omschrijving Bedrag Begrotingscode Beschikbaar krediet Toelage vzw Antwerpen Sportstad voor No Limits Gymnastics, Bredabaan 250A, 2930 Brasschaat, rekeningnummer 068-2461377-29 1 500,00 EUR Via kredieten vzw Antwerpen Sportstad NVT Vnr Niet van toepassing Afschrift: 8 exemplaren Aan: Aantal: Actie: KB 1 voor kennisneming KR 1 voor kennisneming PO/BOF 1 voor gevolg LP/OO/EV 1 voor gevolg SB/GB/SER 1 voor gevolg LS/SD/MLS 1 voor gevolg MC/KAN 1 voor gevolg vzw AS (Michel De Laet) 1 voor gevolg Pagina 6 van 2