Handleiding werkwijze nieuwe wespenflow
Inhoud 1. Algemeen... 3 2. Support... 3 3. Tablet... 4 4. Inloggen... 5 4.1. Inloggen voor beroeps... 5 4.2. Inloggen voor vrijwilligers... 6 5. Wespenmeldingen-app... 7 6. Wespenrondes app... 13 7. Troubleshooting (browsergegevens wissen)... 27
1. Algemeen Deze handleiding beschrijft de werkwijze om de hele wespenflow (van bekijken binnengekomen wespenmeldingen tot afwerken wespenronde) correct te doorlopen. De bedoeling is om alles te raadplegen en in te vullen op de hiervoor voorziene wespentablets die verspreid werden onder de posten. Op die tablets staan er telkens twee apps geïnstalleerd op het beginscherm van de tablet. Enerzijds de app om wespenmeldingen te raadplegen en anderzijds de app om wespenmeldingen toe te gaan voegen aan de wespenronde zodat de verslagen meteen kunnen afgewerkt worden op de wespenronde zelf. Uiteraard zijn deze apps ook via de PC raadpleegbaar. Hiervoor kan je onderstaande linken gebruiken: - App om wespenmeldingen te raadplegen: https://apps.magentammt.com/interventieaanvragen/ - App om wespenrondes te raadplegen: https://apps.magentammt.com/interventie/ 2. Support Mochten er problemen optreden, vragen of opmerkingen zijn, dan kan je steeds contact opnemen met Tim De Clercq op het nummer 09 268 89 02 of via mail naar it@brandweerzonecentrum.be. 3
3. Tablet Elke post heeft minstens één wespentablet (en één reservetablet) ontvangen. Zoals je zal zien, staan er op het beginscherm van die tablet twee icoontjes. Namelijk een icoontje Wespenmeldingen en een icoontje Wespenrondes : Achter deze icoontjes zitten de apps om de wespenmeldingen en wespenrondes te raadplegen. Het is de bedoeling om in de app Wespenmeldingen te gaan kijken of er wespenmeldingen zijn binnengekomen voor jouw post en (indien dit het geval is) een wespenronde te gaan aanvragen via de hoofdwacht. De hoofdwacht zal een wespenronde aanmaken en die kan je dan terugvinden in de app Wespenrondes. Wat verder in dit document gaan we wat dieper in op deze twee apps. 4
4. Inloggen 4.1. Inloggen voor beroeps Inloggen in de apps (of via PC) gebeurt telkens met jouw gebruikersnaam en paswoord van ZoneForce. Indien je jouw gebruikersnaam en/of paswoord vergeten bent, kan je een nieuw paswoord aanvragen via Vergeten. Na het inloggen kom je meteen in de app terecht. Deze inloggegevens tellen voor zowel de wespenmeldingen-app, als de wespenrondes-app! 5
4.2. Inloggen voor vrijwilligers Inloggen in de app (of via PC) gebeurt telkens met jouw gebruikersnaam en paswoord van jouw e-mailaccount van de brandweerzone. Met andere woorden: de inloggegevens die je ook gebruikt om in het VPN-portaal in te loggen. Inloggen gebeurt via de knop via uw organisatie : Hierna klik je op Brandweer Gent : Dan kom je op de welbekende inlogpagina van het VPN-portaal. Hier geef je jouw gebruikersnaam en paswoord in, waarop je daarna meteen in de app terechtkomt: 6
5. Wespenmeldingen-app In deze app kan je alle binnengekomen wespenmeldingen terugvinden. Dit zijn alle meldingen die de burger via het e-loket heeft ingegeven. Het beginscherm van deze app ziet er als volgt uit: De eerste keer dat je inlogt zal je zien dat je hier alle wespenmeldingen te zien krijgt van de hele zone. Uiteraard is het (meestal) de bedoeling dat je enkel de wespenmeldingen te zien krijgt die voor jouw post van toepassing zijn. Om de filter in te stellen zodat je enkel de meldingen voor jouw post te zien krijgt, kan je klikken op het filter-icoontje in de rechterbovenhoek. 7
Na het klikken op het filter-icoontje zal je zien dat er zich een scherm opent in de rechterkant van de app. In dit venster kan je verschillende filters gaan selecteren zoals: Periode, Post en Verslagstatus. De belangrijkste filter is natuurlijk die van Post. Daar kan je jouw post in gaan aanduiden en klikken op de knop Zoeken. Eens je op jouw post gefilterd hebt, zal de app deze instellingen linken aan jouw gebruikersnaam en zal de app dit onthouden voor de volgende keren dat je de app raadpleegt. Op die manier kom je in het vervolg meteen op een overzicht met wespenmeldingen die enkel voor jouw post bestemd zijn. Nog een belangrijke filter is die van Verslag status. Daar heb je een aantal mogelijke statussen die je kan aanduiden. Deze worden hieronder verder beschreven: - Status Geen : Alle wespenmeldingen die nog niet behandeld werden en nog niet aan een wespenronde werden toegewezen. - Status Open : Alle wespenmeldingen die wel al werden toegewezen aan een wespenronde, maar nog niet afgerond werden binnen de ronde. - Status Afgerond : Alle behandelde en afgeronde wespenmeldingen. Stel je de filter in op Selecteer dan krijg je een overzicht van alle wespenmeldingen in de app, ongeacht of ze al behandeld werden of niet. 8
Via de knop Exporteren in de filter kan je de lijst met wespenmeldingen gaan exporteren naar een Excel-bestand, waar je het dan eventueel kunt gaan afdrukken: 9
Als we even terug gaan naar het beginscherm, dan zie je op het eerste zicht al wat info omtrent de wespenmelding. Zo kan je al meteen de naam van de melder en het adres waar het nest zich bevindt zien, aan welke post de melding werd toegekend, op welke datum de burger dit gemeld heeft en of deze wespenmelding al werd behandeld of nog open staat. Als je klikt op het pijltje aan het uiteinde van de wespenmelding, dan opent er zich een nieuw scherm waarin je alle informatie die de burger heeft ingegeven te zien krijgt: 10
De gegevens die hier staan aangevuld kunnen gewijzigd worden indien nodig en kunnen opgeslaan worden door op de knop Opslaan te klikken. 11
In de rechterbovenhoek van de app zal een ook een printer-icoontje zien staan. Als je hier op klikt, zal je deze wespenmelding (met alle informatie zoals op het scherm te zien is) kunnen afdrukken. Er zal gevraagd worden of je een PDF wilt genereren en hier klikt u uiteraard op de knop Ja. Er zal zich na het klikken op Ja een document openen met daarin alle informatie van de wespenmelding en de mogelijkheid om dit document dan ook af te drukken (indien u de app via PC geopend hebt). 12
6. Wespenrondes app Na het raadplegen van de wespenmeldingen app, zal er een wespenronde moeten aangevraagd worden via de hoofdwacht vooraleer er op wespenronde kan vertrokken worden. De hoofdwacht zal dan een wespenronde dispatchen en deze wespenronde zal dan te zien zijn in de Wespenrondes app. Zoals je hieronder kan zien, krijg je in het beginscherm van deze app een overzicht van alle wespenrondes. Indien je voor de eerste keer inlogt, zal je in de filter eenmalig moeten gaan aanduiden bij Soort dat je enkel de wespenrondes interventies wenst te zien. De volgende keer dat je inlogt, krijg je dan meteen enkel de wespenrondes te zien. 13
Bij het vertrekken op wespenronde klik je op het pijltje aan het uiteinde van de wespenronde die van toepassing is: 14
Je komt dan in het scherm van de gekozen wespenronde terecht waar je twee kaders ziet: Middelen en Wespenmelding. In het kader Middelen zal je de personen moeten gaan aanduiden die meegaan op wespenronde, alsook het tijdstip van vertrek en terugkeer van de wespenronde. Je kunt gegevens mbt Middelen raadplegen/wijzigen door op het potloodje te klikken. Na het klikken op het potloodje, kom je in onderstaand scherm terecht. Hier kan je personen gaan toevoegen door opnieuw op het potloodje te klikken. 15
Je komt dan in onderstaand scherm terecht waar je personen die meegaan op wespenronde kan gaan toevoegen via de knop Deelnemer. Hier kan je de namen van de personen gaan opzoeken en door op het plusje te klikken gaan toevoegen aan de lijst. Eens alle personen werden toegevoegd, kan je door onderaan op Ok te klikken alles opslaan. 16
Hierna kan je dan het tijdstip van vertrek en terugkeer gaan aanvullen door op de knop Wijzigen onder Deelnemers wijzigen te klikken. In dit scherm zal je voor alle personen in één keer de tijdstippen kunnen ingeven. Eens deze data zijn ingegeven, kan je gaan opslaan door op de knop Opslaan te klikken. De overige zaken (Functie, Accordeercode, Opkomst, Vrijwilliger) moeten voorlopig nog niet aangevuld worden. 17
Nadat alles hier aangevuld werd, kan je Middelen gaan afronden door op het slot-icoontje te klikken. Er zal dan gevraagd worden of je de opkomst wenst af te ronden en hier klik je op de knop Afronden. TIP: Het is aangeraden om het onderdeel Middelen pas in te vullen eens je terug bent van de wespenronde. Dan weet je pas het tijdstip van terugkomst en kan alles dan afgerond worden. Als we even terugkeren naar het beginscherm van de wespenronde die behandeld wordt, dan zie je het onderdeel Wespenmelding (geel kader). Daar zal je, door op het plusje te klikken, wespenmeldingen kunnen gaan toevoegen aan deze wespenronde. 18
Na het klikken op het plusje, krijg je onderstaand scherm te zien. Hier moet je op de knop Aanvragen klikken om een lijst te krijgen met de openstaande wespenmeldingen die voor jouw post zijn binnengekomen. 19
Je zal in deze lijst de wespenmelding waarvan het verslag moet ingevuld worden (dus na verdelging) moeten selecteren en op de knop OK klikken. Je zal boven de lijst ook (via een scroll down menu de post kunnen gaan selecteren/wijzigen zodat je ook aanvragen voor een andere post kan bekijken. Na het selecteren van een wespenmelding uit de lijst, krijg dan van die wespenmelding nog eens alle informatie die de burger heeft ingegeven (naam, adres, contactgegevens en locatie waar het nest zich bevindt). Onderaan dit scherm zal je een aantal zaken mbt de verdelging moeten gaan aanvullen, namelijk de velden Verdelging uitgevoerd?, Reden (indien verdelging niet werd uitgevoerd), Eerste verdelging? en Opmerkingen (indien van toepassing). 20
Hieronder wat meer info mbt de in te vullen velden: o o Verdelging uitgevoerd? Simpel. Indien de verdelging zonder problemen werd uitgevoerd, moet je hier Ja gaan aanduiden. Indien de verdelging niet werd uitgevoerd, zal je Nee moeten aanduiden en brengt ons dat meteen bij het volgende veld. Reden Indien de verdelging niet werd uitgevoerd, zal je hier een reden moeten opgeven. Je hebt in de keuzelijst twee mogelijkheden: Bewoner niet thuis: de bewoner was niet thuis en de verdelging kon niet worden uitgevoerd. Indien dit wordt aangeduid, zal het veld Factureren? 21
automatisch op Nee springen en zal deze wespenmelding de status Open behouden omdat deze uiteraard dan in een volgende wespenronde opnieuw moet opgepikt worden. Het is dan wel nog de bedoeling om in het veld Opmerkingen de datum te gaan invullen wanneer de bewoner niet thuis was (bv.: Bewoner niet thuis (13/06/2017)). Geen nest gevonden: er werd geen nest gevonden of het ging om een bijen of hommelnest. Indien dit wordt aangeduid, zal het veld Factureren? automatisch op Nee springen. Na afronden krijgt deze melding dan de status Afgerond en verschijnt dus niet meer in de lijst met uit te voeren wespenmeldingen. o Eerste verdelging? Dit zal standaard op Ja staan. Indien de bewoner aangeeft dat het toch om een tweede verdelging van hetzelfde wespennest gaat, dan zal je hier Nee moeten aanduiden. De facturatiedienst zal dit zien en zal verder onderzoek gaan doen of dit effectief om een tweede verdelging gaat. o o Factureren? Dit veld werd er op vraag van kolonel Van Zele uitgehaald en moet dus niet meer aangevuld worden! Opmerkingen In dit veld kan je extra informatie gaan aanvullen. Nadat het verslag werd aangevuld, kan je het verslag afronden door op de knop Opslaan te klikken. 22
De app zal jou dan vragen of je de wespenmelding wenst af te ronden. Hier klik je op Ja. 23
Het verslag van deze wespenmelding werd nu afgerond en je kan nu overgaan naar de volgende melding in de lijst: Dit doe je tot alle wespenmeldingen die behandeld moesten worden tijdens deze wespenronde afgewerkt zijn en dan zit jouw taak erop. Een overzicht van de wespenmeldingen die in deze ronde werden behandeld kan je bekijken door in onderstaand scherm op het potloodje te klikken. 24
Je krijgt dan een lijstje te zien van de behandelde wespenmeldingen. Mochten er nog wespenmeldingen open staan, dan kunnen deze hier nog aangevuld worden door op het pijltje te klikken. Een afgerond verslag kan (indien nodig) ook nog heropend worden door op de status te klikken. Je krijgt dan een pop-up venster die vraagt of je het verslag wilt heropenen en hier klik je dan op Ja om wijzigingen aan het verslag aan te brengen. 25
Opmerking: In de praktijk kan je in feite twee zaken gaan doen: o o OF je kiest ervoor om op ronde te vertrekken, naar het eerste adres te gaan, de verdelging daar uitvoeren, vervolgens op de tablet de wespenmelding van dit adres te selecteren uit de lijst en het verslag meteen te gaan aanvullen en afronden. OF je kiest ervoor om de wespenmeldingen die je op deze ronde gaat uitvoeren allemaal in één keer te gaan toe te voegen aan de wespenronde en de verslagen dan na de verdelgingen te gaan aanvullen en afronden. De keuze is aan jou wat voor jou persoonlijk het efficiëntst is. 26
7. Troubleshooting (browsergegevens wissen) Soms valt het voor dat de app traag werkt of niet de gewenste filters uitvoert. Dit valt vooral voor nadat er updates van de app zijn gebeurd. In zulke gevallen is het raadzaam om de opgeslagen browsergegevens te wissen en dit doe je zo: o Sluit alle apps af door op icoontje links onder te klikken en rechts onder Alles sluiten te kiezen. o Open Chrome en klik op de 3 bolletjes rechts bovenaan: o Klik vervolgens op Instellingen en dan op Privacy Browsergegevens wissen 27
o In het volgende scherm klik je dan op Gegevens wissen : Nadien kan je weer de apps voor wespen opstarten. Vergeet niet de juiste dienst te selecteren: 28