GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Groningen. Nr. 8131 18 januari 2017 Verantwoording Vervanging Verzekeringen en Inkoopfacturen 1. Inleiding Om werkprocessen te kunnen ondersteunen met digitaal documentbeheer worden in de gemeente Groningen papieren archiefbescheiden die in een gedigitaliseerd werkproces een rol spelen digitaal gemaakt door ze te scannen. Volgens de Archiefwet 1995 mogen papieren archiefbescheiden worden vernietigd nadat zij zijn gescand. Dit proces noemen we vervanging. De gescande documenten worden daarna als het authentieke origil beschouwd. Daarbij moet wel aan een aantal kwaliteitseisen worden voldaan. Hiervoor heeft het college op 17 juni 2008 kaders gesteld (BD 08.1627122). Door een wijziging van de Archiefwet 1995 moet het gemeentelijk kader worden aangepast. Daarnaast is het, door een gehouden evaluatie van de huidige werkwijze, mogelijk om het vervangingsproces efficiënter in te richten. Het betreft de volgende wijzigingen: 1. Voor het vervangen van archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen, hoeft geen machtiging tot vervanging meer aangevraagd te worden bij Gedeputeerde Staten. De gemeente kan dat nu zelf ter hand nemen. 2. De bevoegdheid voor het nemen van een besluit voor de vervanging wordt gemandateerd aan de concerndirecteur bedrijfsvoering, de gemeentearchivaris gehoord. 3. Het college wordt jaarlijks geïnformeerd over welke werkprocessen er zijn gedigitaliseerd en welke vervangingsbesluiten er zijn genomen. Daarnaast is als gevolg van het centraliseren van de DIV-afdelingen in de gemeente in het Shared Service Centre, hoofdstuk 2: Inrichting van het vervangingsproces, geactualiseerd. Deze Verantwoording Vervanging is getoetst aan de handreiking Vervanging Archiefbescheiden, versie 1.0, opgesteld door het innovatieprogramma Archief 2020, met het Nationaal Archief als opdrachtgever. Dit document beschrijft de wijze waarop de gemeente Groningen het vervangingsproces ter hand mt en verantwoord. Hoofdstuk 2 gaat over de inrichting van het vervangingsproces en hoofdstuk 3 beschrijft de technische inrichting. Om aan de gestelde kwaliteitseisen te voldoen wordt bij ieder digitaliseringsproces processpecifieke informatie beschreven. Hiervoor zijn 2 bijlagen beschikbaar. Bijlage 1 beschrijft per werkproces de periode waarover de vervanging plaats vindt, identificeert de archiefbescheiden, bijzonderheden t.a.v. het scanproces en of de archiefbescheiden onderdeel uitmaken van het cultureel erfgoed, van belang zijn voor recht- of bewijszoekenden of voor historisch onderzoek. Bijlage II bevat de metadata die voor alle documenten in het proces van toepassing zijn. De proces specifieke metadata maken weliswaar onderdeel uit van deze verantwoording maar zijn als aparte bijlagen toegevoegd. Vanwege het overwegend technische karakter hiervan worden deze niet in het elektronisch gemeenteblad gepubliceerd. 2. Inrichting van het vervangingsproces 2.1 Selectie van te scannen documenten 2.1.1 Inkomende post Stap 1: openen van de post De post van de gemeente Groningen wordt op een centrale plaats aangeleverd. In principe wordt alle post geopend, ook persoonlijke en vertrouwelijke post. Stap 2: beoordeling of documenten archiefbescheiden volgens de Archiefwet zijn 1
Na opening wordt een inhoudelijke analyse van de documenten gemaakt. Op basis van deze analyse wordt beoordeeld of de inhoud van het document betrekking heeft op de taakuitvoering van de gemeente. Valt deze beoordeling positief uit, dan zijn de betreffende documenten archiefbescheiden volgens de Archiefwet. De overige documenten zijn dat niet. Tijdens het project waarbij een werkproces wordt gedigitaliseerd, bepaalt de DIV-afdeling welke inkomende documenten die bij het proces een rol spelen, vervangen mogen worden. Het gaat dan vooral om een beoordeling of het werkproces valt onder specifieke wetgeving die bepaalt dat het papieren document niet vernietigd mag worden. In de praktijk komt dit overigens nauwelijks voor (een voorbeeld waar het wel een rol kan spelen zijn bijvoorbeeld specifieke aktes). Deze documenten worden wel gescand, maar niet vernietigd, waardoor geen sprake is van vervanging. In het vervolg van deze verantwoording vervanging wordt met documenten bedoeld archiefbescheiden volgens de Archiefwet, die vervangen mogen worden. Stap 3: Beoordeling wel of niet scannen Aangezien de gemeente Groningen de digitalisering van de werkprocessen en daarmee ook het vervangen van archiefbescheiden gefaseerd invoert, zal een deel van de poststroom gescand moeten worden en een deel niet. Na het openen van de inkomende post en een beoordeling of de documenten archiefbescheiden zijn volgens de archiefwet, wordt een scheiding gemaakt. De inkomende documenten die behoren tot een werkproces dat nog niet gedigitaliseerd is, worden door de DIV-afdeling gescheiden van de documenten die behoren tot een werkproces dat al wel is gedigitaliseerd. De documenten die behoren tot een werkproces dat nog niet gedigitaliseerd is, volgen de normale procedure die geldt voor de papieren poststroom. De documenten die behoren tot een werkproces dat al wel is gedigitaliseerd, worden apart gehouden om te worden gescand. 2.1.2 Overige documenten Bij een gedigitaliseerd werkproces worden alle papieren documenten die van belang zijn, vervangen door digitale documenten. Dat geldt voor de inkomende post en alle overige papieren documenten. Tijdens het project waarbij een werkproces wordt gedigitaliseerd, bepaalt de DIV-afdeling samen met de proceseigenaar/-medewerkers welke overige documenten, naast de inkomende post, een rol spelen en dus vervangen moeten worden. 2.2 Voorbereiding documenten voor het scannen Ter voorbereiding van het scannen wordt een aantal activiteiten uitgevoerd. Deze activiteiten worden hieronder beschreven. Materiële verzorging De te scannen documenten worden ontdaan van nietjes, paperclips, etc. Tevens wordt de staat van de documenten gecontroleerd: eventueel worden de documenten plat gemaakt. Sortering en keuze zwart-wit/ kleur De documenten worden gesorteerd per werkproces. Tijdens het project waarbij een werkproces wordt gedigitaliseerd, bepaalt de DIV-afdeling samen met de proceseigenaar/-medewerkers welke documenten in kleur gescand moeten worden en welke in zwart-wit. Scannen in kleur gebeurt alleen wanr de kleur noodzakelijk is voor de interpretatie van de gegevens of wanr de kleur bepalend is voor de intrinsieke waarde van het document (cultureel erfgoed). Deze afspraken worden per werkproces vastgelegd. Maken van scanbatches De DIV afdeling controleert het papierformaat en maakt de papieren scanbatches aan. De papieren documenten worden per werkproces geordend en vervolgens gescand rekening houdend met bijvoorbeeld het papierformaat, enkel-/dubbelzijdig scannen, documenttype en scannen in zwart-wit of kleur. Tussen de documenten worden scheidingsvellen aangebracht. 2.3 Scanproces Het digitaliseren van de documenten vindt plaats door middel van het scannen van papieren documenten. Dit gebeurd op de centrale locatie waar ook de post binnenkomt en wordt uitgevoerd door de DIV-afdeling. Middels scanbatches per werkproces scannen de medewerkers de papieren documenten. Na het scannen controleren de medewerkers van de scanvoorziening of het aantal scans overeenkomt met het aantal originelen. 2
Tijdens het scannen worden vlekken en lijnen die niet van belang zijn voor de interpretatie van het document, door middel van cropping automatisch weggelaten. De medewerkers van de scanvoorziening controleren of geen relevante lijnen e.d. zijn weggelaten. Zodra een document is gescand, controleren de medewerkers van de scanvoorziening of een document goed door het apparaat is gekomen en niet bv. scheef. Dit wordt beoordeeld door op een beeldscherm de scan (de image ) van het document te bekijken. Indien er onvolkomenheden aan de scan worden geconstateerd, dan worden deze met behulp van image enhancing gecorrigeerd. Indien nodig wordt het document opnieuw gescand. Hierna wordt het gescande document automatisch ter registratie doorgestuurd. De onmuteerbare opslag van het gedigitaliseerde document vindt plaats in het concern DMS/RMA. 2.4 Registratie Metadata De archivering van digitale documenten vindt plaats in terwijl de afhandeling van het document al dan niet plaats vindt binnen de procesapplicatie. Dat betekent dat een deel van het registreren plaatsvindt in. Het gaat dan bijvoorbeeld om de metadata die belangrijk zijn voor het archiefbeheer. Een deel van het registreren vindt plaats binnen de procesapplicatie. Daarbij gaat het om metadata die belangrijk zijn voor het proces en de zaak waar het document een rol speelt. Welke metadata dat zijn, wordt per proces bepaald tijdens het digitaliseringsproject. De metadata die relevant zijn voor het digitale archief en het beheer van digitale dossiers, worden in opgeslagen. Na registratie in worden de digitale documenten beschikbaar gesteld aan het desbetreffende werkproces. Voor enkele werkprocessen geldt dat na registratie in en procesapplicatie de digitale documenten automatisch in worden gearchiveerd. De gemeente Groningen maakt gebruik van een standaard generieke metadataset. Deze metadataset is gebaseerd op landelijke en internationale standaarden. Een deel van deze metadata is voor elk document. Een deel van de metadata is processpecifiek. Welke processpecifieke metadata voor een digitaal document moeten worden ingevuld, wordt vooraf bepaald door de DIV-afdeling en de proceseigenaar/-medewerker. In de format vervanging (Bijlage II en III) wordt per proces aangegeven welke metadata voor welk document in dat proces moeten worden ingevuld. Registratie De feitelijke registratie vindt deels plaats door de DIV-afdeling en deels door de behandelende afdeling. Deze taakverdeling wordt vooraf bepaald voordat een werkproces wordt gedigitaliseerd. Soms ook worden metadata automatisch geregistreerd, bijvoorbeeld omdat het document een formulier met specifieke voorgedrukte kenmerken betreft. In de format (Bijlage II en III) vervanging wordt in het overzicht met metadata per document per proces ook aangegeven wie de metadata invult. 2.5 Opname in De onmuteerbare opslag van gescande documenten vindt plaats in het digitale archief van de gemeente Groningen (de Recordmanagement Module van ). Deze onmuteerbare opslag kan zowel automatisch als handmatig plaatsvinden. Automatische opname in het digitale archief vindt plaats via een koppeling tussen procesapplicatie en. Bij handmatige opslag worden de documenten eerst opgenomen in de Document Module van. Opname in het digitale archief vindt vervolgens plaats wanr een proceseigenaar of een medewerker van het proces die daartoe is geautoriseerd, aan de DIV-afdeling aangeeft dat een zaak afgerond is en gearchiveerd kan worden. De DIV-afdeling archiveert de documenten die op de zaak betrekking hebben, door ze te plaatsen in de Recordmanagement Module van. Tijdens de digitalisering van een werkproces wordt vooraf bepaald of documenten automatisch danwel handmatig worden gearchiveerd. 2.6 Kwaliteitscontrole De DIV-afdeling voert een aantal kwaliteitscontroles tijdens en na het vervangingsproces uit. Teneinde een compleet overzicht van de kwaliteitscontrole te hebben, wordt in de volgende paragrafen een overzicht gegeven van alle controles die worden uitgevoerd. Daarbij wordt verwezen (indien naar de paragraaf waar de kwaliteitscontrole meer uitvoerig wordt beschreven. 2.6.1 Juistheid en volledigheid In paragraaf 2.3 is een aantal kwaliteitscontroles beschreven, die betrekking hebben op de juistheid en de volledigheid van de vervangingen: controle of geen relevante informatie is weggelaten door de automatische cropping; is het beeld van het document correct (gebruik van image enhancing). 3
Daarnaast wordt door de medewerkers van de DIV-afdeling steekproefsgewijs controles uitgevoerd. Daarbij worden o.a. gelet op de volgende zaken: zijn alle documenten van een scanbatch gescand; zijn de documenten volledig gescand; is geen relevante informatie verdwenen (missen geen delen van een pagina, bij zwart-wit: mist er geen informatie doordat kleur toch relevant is, etc.). Voor het uitvoeren van de controles wordt door de DIV-afdeling het Concern handboek documentcontrol gebruikt. 2.6.2 Leesbaarheid Door de medewerkers van de DIV-afdeling wordt steekproefsgewijs gecontroleerd of de gescande documenten goed te lezen zijn. Daarbij wordt o.a. gelet op de volgende zaken: is de kleinste tekst leesbaar (zie ook paragraaf 3.3); is het kleinste betekenisvolle detail zichtbaar; is de tekst voldoende te onderscheiden van de achtergrond; is de afbeelding niet te licht of te donker. 2.6.3 Terugvindbaarheid en kwaliteit van de metadata Door de medewerkers van de DIV-afdeling wordt steekproefsgewijs gecontroleerd of: alle metadata zijn ingevuld; aan de hand van de vastgestelde metadata een document (snel) terug te vinden is. 2.7 Vernietigingsprocedure van gescande papieren archiefbescheiden Na het scannen blijven de papieren originelen in alle gevallen op de DIV-afdeling. Indien het papieren document valt onder specifieke wetgeving die bepaalt dat het niet vernietigd mag worden (zie paragraaf 2.1.1), dan draagt de DIV-afdeling zorg voor de archivering ervan in het papieren archief volgens de regels en werkinstructies voor het archiveren van papieren documenten. Er is dan geen sprake van vervanging. Is de goedkeuring formeel verleend voor de vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties dan gelden de volgende afspraken. Nadat documenten gedigitaliseerd zijn, worden zij in eerste instantie nog enige tijd bewaard, de controletermijn. Mocht gedurende deze controletermijn blijken dat een gescand document toch niet goed leesbaar of onvolledig is, dan kan teruggevallen worden op het papieren document. Deze dient opnieuw te worden gescand. Ook kan blijken dat een document onterecht is gescand, bijvoorbeeld omdat het deel uitmaakt van een werkproces dat nog niet is gedigitaliseerd. In dat geval moet het papieren document weer teruggehaald kunnen worden en als papieren origil alsnog de organisatie ingestuurd worden. Het document dat onterecht is gescand dient uit het digitaal werkproces en digitaal archief te worden verwijderd. De standaard controletermijn is 3 maanden. De proceseigenaar kan verzoeken om het papieren origil langer te bewaren, maar maximaal 1 jaar. Indien bij een werkproces wordt afgeweken van de standaard controletermijn, dan wordt dit vermeld in de format vervanging (zie bijlage III). Nadat de controletermijn is verstreken kan overgegaan worden tot daadwerkelijk vernietigen van de papieren documenten. Deze vernietiging vindt minimaal éénmaal per jaar plaats, maar kan ook vaker plaatsvinden en maakt onderdeel uit van de geldende vernietigingsprocedure in de gemeente. Van deze vernietiging wordt een verklaring opgemaakt, die in het archief word bewaard. Voor de vernietiging worden de documenten afgevoerd door een erkend archiefvernietigingsbedrijf, waar de feitelijke vernietiging plaatsvindt. Nadat de papieren vernietiging heeft plaatsgevonden wordt een Verklaring van Vervanging opgesteld waarin is vastgelegd dat de informatie, waarvoor toestemming is verkregen, vervangen/vernietigd is en op welke wijze. Deze verklaring wordt evens bewaard in het archief. 3. Technische inrichting 3.1 Kwaliteitseisen t.a.v. de scanvoorziening De scanvoorzieningen van de gemeente Groningen bestaan uit apparatuur en software. De apparatuur voldoet aan de volgende eisen: Criterium Maximaal formaat document criterium De scanner kan de volgende formaten bulksgewijs scannen: A5, A4 en A3 formaat 4
Kleuren Simplex / duplex / scanzijde Snelheid zwart-wit Snelheid kleur Feedercapaciteit Dagelijkse scancapaciteit Scanresolutie De scanner kan bulksgewijs zwart-wit en kleur scannen De scanner kan bulksgewijs enkelzijdig en dubbelzijdig scannen. Daarbij moet voor- en achterkant gelijktijdig gescand kunnen worden 70 ppm 50 ppm De feedercapaciteit moet scanbatches van 500 vel aankunnen Voorlopige schatting: 5000 300 dpi De scansoftware is generieke software. Aan de scanvoorziening als geheel (hardware + software) worden de volgende eisen gesteld: de scanvoorziening biedt of ondersteunt mogelijkheden op het gebied van Image enhancing. Hieronder wordt verstaan de mogelijkheden om onregelmatigheden in het beeld van de gescande documenten op te sporen en te corrigeren, bijvoorbeeld wanr het document scheef op het beeldscherm wordt afgebeeld; de scanvoorziening biedt of ondersteunt mogelijkheden op het gebied van meerdere bestandsformaten en compressietechnieken. Conform de Archiefregeling dienen in elk geval de bestandformats PDF en Tiff te worden ondersteund; de scanvoorziening kan, naast de standaard meegeleverde scansoftware, ook met generieke scansoftware werken; naast de scan moet bepaalde informatie op het document (bijvoorbeeld adresgegevens) en bepaalde vast mee te geven waarden (registratiekenmerken) rechtstreeks kunnen worden geïmporteerd in de registratieschermen van. 3.2 Documentatie met betrekking tot het gebruikte bestandsformaat Digitale tekst- en tekeningbestanden worden opgeslagen in het open bestandsformaat Portable Document Format (PDF). Hiermee wordt voldaan aan de eisen zoals gesteld in artikel 26, eerste lid, van de Archiefregeling. Het omzettingsproces wordt automatisch uitgevoerd met de PDF generator die door de scanvoorziening wordt ondersteund. 3.3 Kwaliteit van de reproducties De gemeente Groningen hanteert een aantal standaarden met betrekking tot de kwaliteit van de vervangende, digitale documenten. Deze standaarden zijn gebaseerd op de eisen die door de Provinciale Archiefinspectie werden gesteld in hun Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Groningen 2009. In deze beleidsregel wordt de kwaliteit van de reproducties berekend met behulp van de Kwaliteitsindex QI (QI = Quality Index). Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen gedrukte tekst, afbeeldingen etc. In de standaarden van de gemeente Groningen wordt ook nog onderscheid gemaakt tussen te vernietigen en permanent te bewaren archiefbescheiden. 3.3.1 Te vernietigen tekstdocumenten Te vernietigen tekstdocumenten waarvan de lettergrootte van de kleinste letter minimaal 8 punts is, worden gescand met een resolutie van 300 dpi. Aangezien de gemeente Groningen uitsluitend scant in zwart-wit of kleur, kan voor de bepaling van de QI, gebruik gemaakt worden van de volgende formule van de Provinciale Archiefinspectie: Hierin is h de hoogte van de kleinste letter e van de onderkast van het originele document in mm en dpi is de resolutie. Uitgaande van een minimale waarde van 1,3 voor h en van de waarde 300 voor dpi, geldt: QI = 5,07 voor zwart/wit en QI = 7,6 voor kleur. 5
3.3.2 Te bewaren tekstdocumenten Voor permanent te bewaren documenten, voor afbeeldingen en voor te vernietigen tekstdocumenten waarvan de lettergrootte van de kleinste letter kleiner is dan 8 punts, wordt per documenttype bepaald met welke resolutie wordt gescand, maar deze is altijd minimaal 300 dpi. Het bepalen met welke resolutie wordt gescand gebeurt vooraf, namelijk op het moment dat het betreffende werkproces wordt gedigitaliseerd. Aangezien de gemeente Groningen ook deze archiefbescheiden uitsluitend scant in zwart/wit of kleur, worden voor de bepaling of we voldoen aan de kwaliteitseisen van de Provinciale Archiefinspectie, de volgende formules van de Provinciale Archiefinspectie gehanteerd: Voor gedrukte teksten: (waarbij h de hoogte van de kleinste letter e van de onderkast van het originele document in mm is en dpi de resolutie) De resolutie wordt zo gekozen dat QI 5. Voor afbeeldingen: (waarbij w de breedte van het kleinste detail dat zichtbaar moet zijn in de reproduktie in mm is en dpi de resolutie) De resolutie wordt zo gekozen dat QI 1,5. 6
Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden van het proces: Verzekeringen 7
Bijlage 1 Overzicht van werkprocessen met te vervangen archiefbescheiden Deze Verantwoording Vervanging heeft betrekking op het (de) volgende werkproces(sen) van de gemeente Groningen: Verzekeringen en inkoopfacturen Algemene informatie van de te vervangen archiefbescheiden Soort documenten: De documenten waarop de vervanging betrekking heeft, zijn per werkproces opgenomen in bijlage III. Structuur: De dossiers worden geordend op basis van het ordeningsplan van het digitale archief van de gemeente Groningen. De structuur van de archiefbescheiden vindt voorts zijn weerslag in de metadata. Basis voor deze metadata is de generieke metadataset van de gemeente Groningen. Een aantal van deze metadata is voor alle documenten. Deze staan in bijlage II vermeld en processpecifieke metadata in bijlage III. Periode: De periode, waarin de te vervangen archiefbescheiden zijn ontvangen of opgemaakt, start op de datum zoals per werkproces, vermeld in bijlage III en is doorlopend. Samenhang: De digitale documenten worden volgens het ordeningsplan geplaatst in het digitale archief. Op basis van gemeenschappelijke kenmerken kunnen documenten die bij elkaar horen, opgevraagd worden. Werkproces: Schades aan verzekerde eigendommen Organisatie: Gemeente Groningen Periode: Continuproces vanaf 01-04-2016 (vanaf zaaknr. 2015.0176) Archiefbescheiden: De volgende archiefbescheiden worden tijdens het proces ontvangen of opgemaakt. De papieren archiefbescheiden worden vervangen door digitale archiefbescheiden. Soort I=intern O= ontvangen U= uitgaand O U U O U O U Rol van het document in het werkproces Schademelding door eigenaar Bericht geen polis dekking Antwoordbevestiging en verzoek om nadere informatie (herstelnota, etc.) Ontvangst nadere informatie Schademelding en nadere informatie naar verzekeraar Beoordeling van schadebedrag door verzekeraar Doorgeven van uit te keren schadebedrag aan eigenaar Archiefstuk Schademelding Beslissing Beslissing ring van de archiefbescheiden Op grond van de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (actualisatie vastgesteld: Staatscourant 25 juni 2012 nr. 11906) komen bovenstaande archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking. Bijzonderheden scannen: Alle documenten worden gescand in kleur, in 300 dpi. Bestandsformaat: PDF Compressietechniek: De bestanden worden niet gecomprimeerd Afwijking controletermijn: Geen 8
van de archiefbescheiden voor het culturele erfgoed: Elementen en kenmerken van belang voor cultureel erfgoed Is de uiterlijke vorm van belang voor kennis van de technologische ontwikkeling? Zijn de archiefbescheiden van esthetische of artistieke waarde? Bevatten de archiefbescheiden unieke of bijzondere kenmerken zoals zegels, watermerken etc? Zijn de archiefbescheiden zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent? Hebben de archiefbescheiden aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject? Bestaat er twijfel over de authenticiteit van de archiefbescheiden waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven? Zijn de archiefbescheiden van aanzienlijk belang vanwege de directe relatie met beroemde of historische belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen? Zijn de archiefbescheiden van belang voor de documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie? Zijn de archiefbescheiden van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren? Oordeel J/N Eindoordeel waarde voor het cultureel erfgoed: De intrinsieke waarde van de archiefbescheiden is minimaal en van dien aard dat vernietiging van de originelen geen verlies van het culturele erfgoed tot gevolg heeft. Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek: Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek Heeft vernietiging van de originelen gevolgen voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek? Oordeel J/N Eindoordeel belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek: De waarde van de bescheiden na afloop van de bewaartermijn is minimaal en van dien aard dat vernietiging van de originelen geen gevolgen heeft voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. Werkproces: Schades aan niet verzekerde eigendommen (verhaalschade) Organisatie: Gemeente Groningen Periode: Continuproces vanaf 01-04-2016 (vanaf zaaknr. 2015.0176) Archiefbescheiden: De volgende archiefbescheiden worden tijdens het proces ontvangen of opgemaakt. De papieren archiefbescheiden worden vervangen door digitale archiefbescheiden. Soort I=intern O= ontvangen U= uitgaand O U O U U O Rol van het document in het werkproces Schademelding door eigenaar Antwoordbevestiging en verzoek om nadere informatie (herstelnota etc.) Ontvangst nadere informatie Aansprakelijk stellen tegenpartij Herinnering bij geen reactie tegenpartij op aansprakelijkstelling Reactie tegen partij op aansprakelijkstelling Archiefstuk Schademelding Aansprakelijkstelling Aansprakelijkstelling 9
U U U U O/U O Beantwoorden van reactie tegenpartij op aansprakelijkstelling Uitsluitsel aan eigenaar. Schade verhaald ja / Versturen aanmaning bij herhaaldelijk niet reageren op aansprakelijkstelling Kennisgeving inschakelen gerechtsdeurwaarder Correspondentie met gerechtsdeurwaarder / rechtbank Schikking, schade verhaald ja / Beslissing Aanmaning Beslissing Beslissing ring van de archiefbescheiden Op grond van de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (actualisatie vastgesteld: Staatscourant 25 juni 2012 nr. 11906) komen bovenstaande archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking. Bijzonderheden scannen: Alle documenten worden gescand in kleur, in 300 dpi. Bestandsformaat: PDF Compressietechniek: De bestanden worden niet gecomprimeerd Afwijking controletermijn: Geen van de archiefbescheiden voor het culturele erfgoed : Elementen en kenmerken van belang voor cultureel erfgoed Is de uiterlijke vorm van belang voor kennis van de technologische ontwikkeling? Zijn de archiefbescheiden van esthetische of artistieke waarde? Bevatten de archiefbescheiden unieke of bijzondere kenmerken zoals zegels, watermerken etc? Zijn de archiefbescheiden zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent? Hebben de archiefbescheiden aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject? Bestaat er twijfel over de authenticiteit van de archiefbescheiden waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven? Zijn de archiefbescheiden van aanzienlijk belang vanwege de directe relatie met beroemde of historische belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen? Zijn de archiefbescheiden van belang voor de documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie? Zijn de archiefbescheiden van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren? Oordeel J/N Eindoordeel waarde voor het cultureel erfgoed: De intrinsieke waarde van de archiefbescheiden is minimaal en van dien aard dat vernietiging van de originelen geen verlies van het culturele erfgoed tot gevolg heeft. Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek: Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek Heeft vernietiging van de originelen gevolgen voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek? Oordeel J/N Eindoordeel belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek: 10
De waarde van de bescheiden na afloop van de bewaartermijn is minimaal en van dien aard dat vernietiging van de originelen geen gevolgen heeft voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. Werkproces: Schades aan derden (Aansprakelijkheidschades) Organisatie: Gemeente Groningen Periode: Continuproces vanaf 01-04-2016 (vanaf zaaknr. 2015.0176) Archiefbescheiden: De volgende archiefbescheiden worden tijdens het proces ontvangen of opgemaakt. De papieren archiefbescheiden worden vervangen door digitale archiefbescheiden. Soort I=intern O= ontvangen U= uitgaand O U U O U O /U O U O U O U O U O / U O U Rol van het document in het werkproces Schademelding Ontvangstbevestiging en verzoek om nadere informatie Opvragen informatie bij veroorzaker schade Ontvangen informatie van veroorzaker schade Aansprakelijkheid boven eigen risico; alle informatie naar verzekeraar Correspondentie met verzekeraar betreffende afhandeling schade Toekennen/afwijzen van claim door verzekeraar Beslissing aan schademelder betreffende toekennen/afwijzen claim Bezwaar tegen afwijzing claim Ontvangstbevestiging en verzoek beargumentering van bezwaar Beargumentering van bezwaar Verzoek om visie van veroorzaker schade op bezwaar Visie van veroorzaker op bezwaar Bezwaar betreffende aansprakelijkheid boven eigen risico; alle informatie naar verzekeraar Correspondentie met verzekeraar betreffende afhandeling bezwaar Toekennen/afwijzen bezwaar Beslissing aan schademelder betreffende toekennen/afwijzen bezwaar Archiefstuk Schademelding Beslissing Bezwaar Beslissing ring van de archiefbescheiden Op grond van de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (actualisatie vastgesteld: Staatscourant 25 juni 2012 nr. 11906) komen bovenstaande archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking. Bijzonderheden scannen: Alle documenten worden gescand in kleur, in 300 dpi. Bestandsformaat: PDF Compressietechniek: De bestanden worden niet gecomprimeerd 11
Afwijking controletermijn: Geen van de archiefbescheiden voor het culturele erfgoed: Elementen en kenmerken van belang voor cultureel erfgoed Is de uiterlijke vorm van belang voor kennis van de technologische ontwikkeling? Zijn de archiefbescheiden van esthetische of artistieke waarde? Bevatten de archiefbescheiden unieke of bijzondere kenmerken zoals zegels, watermerken etc? Zijn de archiefbescheiden zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent? Hebben de archiefbescheiden aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject? Bestaat er twijfel over de authenticiteit van de archiefbescheiden waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven? Zijn de archiefbescheiden van aanzienlijk belang vanwege de directe relatie met beroemde of historische belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen? Zijn de archiefbescheiden van belang voor de documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie? Zijn de archiefbescheiden van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren? Oordeel J/N Eindoordeel waarde voor het cultureel erfgoed: De intrinsieke waarde van de archiefbescheiden is minimaal en van dien aard dat vernietiging van de originelen geen verlies van het culturele erfgoed tot gevolg heeft. Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek: Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek Heeft vernietiging van de originelen gevolgen voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek? Oordeel J/N Eindoordeel belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek: De waarde van de bescheiden na afloop van de bewaartermijn is minimaal en van dien aard dat vernietiging van de originelen geen gevolgen heeft voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. 12
Bijlage 2 Overzicht van de e metadata voor elk document Cluster generiek Veld documentnummer duplicaat formuliernaam O/U/I datum registratie bewerkt op Is een versie van. Het beschreven document is een versie- editie of -aanpassing van het verwijsdocument. Een wijziging in versie geeft een significante wijziging van de inhoud aan, niet slechts een verschil in formaat. Nb. Omvat tevens vertalingen van documenten. Maakt isversionof Registratienummer van dit veld is gelijk VE aan het registratiescherm waarmee een document wordt opgenomen. Dit veld is voor de gebruiker onzichtbaar op het registatiescherm en wordt automatisch gevuld bij registratie van het document. Op het zoekscherm is dit veld wel zichtbaar onder het label Kies een waarde om alleen op digitale documenten te zoeken. Bij bv vergunningdocumenten is het zelfs mogelijk om alleen digitale vergunningdocumenten te zoeken. Coderingsschema 1 VE SE: DC- TERMS.W3CDTF (jjjj-mm-dd) SE: DC- TERMS.W3CDTF (jjjj-mm-dd) Gebruik Eenduidige verwijzing naar de SE overheidsbron binnen een bepaalde context. Maakt het de burger mogelijk een specifieke overheidsbron of een speficieke versie van een document te vinden, of te relateren aan de beschrijving van de metadata. Best practice voor webpublicaties is om hier de URL naar de bron op te nemen. bronbestand is bron waar- naar verwe- zen wordt ongebruikt stnd funct. / 2 stnd edocs funct. / 2 Gebruik Web optiol nvt optiol van dit veld geeft aan of het een Ontvangen, een Uitgaand of een Intern document betreft. optiol ongebruikt 1) VT=vrije tekst / SE=syntax encoding scheme (vaste schrijfwijze, geen vaste waarden) / VE=vocabulary encoding scheme (vaste lijst van mogelijke waarden) ; zie ook www.advies.overheid.nl (bij thema s en projecten) en www.metadata.overheid.nl 2) NB.: Versiebeheer wordt standaard in geregeld, maar wordt vermeld op tabblad bij een documentregistratie en wordt derhalve niet opgenomen op registratieprofiel 13
het de burger mogelijk overheidsbronnen te vinden die aan elkaar gerelateerd zijn. geregistreerd door alleen lezen op SE: DC- TERMS.W3CDTF (jjjj-mm-dd) Login-id van regi- strerende medewerker Het beschreven document heeft een versie-editie of -aanpas- sing: het verwijsdocument. Maakt het de burger mogelijk overheidsbronnen te vinden die aan elkaar gerelateerd zijn. hasversion stnd funct. / 2 Verplicht stnd funct. / ongebruikt nvt nvt Cluster onderwerp Veld memo informatietype documenttype Groepeert dezelfde soort documenten (bv klachten) Coderingsschema 1 VT VE: OVERHEID.informatietype VE Gebruik Geeft aan tot welke soort overheidsinformatie de bron behoort. Gebruik Web optiol optiol Cluster Oorsprong Veld type overheidsorganisatie gemeente Type organisatie dat verantwoordelijk is voor creatie van de inhoud van de overheidsbron. De waarde van dit element blijft normaliter gelijk voor alle documenten op de website van een organisatie. Alleen als een website documenten toont die onder de verantwoordelijkheid van een andere overheidsorganisatie gemaakt zijn, kan de waarde veranderen. Dit is bijvoorbeeld aan de orde bij een kenniscentrum dat documenten publiceert op de website die door andere overheidsorganisaties gemaakt zijn. Het is ook aan de orde als een gemeente op haar website documenten publiceert die door een ministerie zijn geschreven. Coderingsschema 1 VE = gemeente Gebruik Gebruik Web 14
organisatorische eenheid verantw. Afdeling Naam van de organisatie van de gemeente Groningen. Naam van de afdeling uit nvt nvt Cluster Vorm Veld bestandsformaat taal Cluster RM dossier Veld gearchiveerd op gearchiveerd door Coderingsschema 1 VE: DCTERMS.IMT VE: DC- TERMS.RFC3066 Coderingsschema 1 SE: DC- TERMS.W3CDTF (jjjj-mm-dd) stnd waarde = NL Gebruik indien van toepassing Gebruik stnd funct. / Stnd funct. / Gebruik Web Gebruik Web nvt nvt 15
Bijlage 3 Metadata schade aan verzekerde eigendommen 1. Cluster generiek Datum (post-)stuk Datum uitgifte/verzending Termijnen Rubricering Datum die de afzender op het poststuk heeft gezet Datum uitgifte geldt voor interne documenten. Datum verzending geldt voor uitgaande documenten ja/ Ja Ja Welke termijnen gelden in het proces? Geef hier aan hoe lang het document (of de inhoud daarvan) geldig is. Bij subsidies kan dit de subsidieperiode zijn, bij voorbeeld 1-1-2009 t/m 31-12-2009; bij vergunningen de geldigheidsduur. De rubricering is de mate van vertrouwelijkheid van de documenten. Geef aan welke rubricering geldt voor de documenten uit het proces. Er zijn drie keuzemogelijkheden: openbaar: iedereen die toegang heeft tot kan het document en de bijbehorende registratie raadplegen groepsvertrouwelijk: alle medewerkers die tot een bepaalde groep (dat is bijvoorbeeld een bepaalde afdeling) behoren mogen het document en de bijbehorende registratie raadplegen vertrouwelijk: alleen bepaalde individuele medewerkers mogen het document en de bijbehorende registratie raadplegen. Deze rubricering wordt alleen voor zeer vertrouwelijke documenten gebruikt Ja Groepsvertrouwelijk is: openbaar, vertrouwelijk of groepsvertrouwelijk 2. Cluster onderwerp Onderwerp Omschrijving van de inhoud van het document. ja/ Ja () Komt uit OFS Werkwijze voor het invullen van het veld: 1. (als er sprake is van een procesapplicatie): Voor documenten die uit de procesapplicatie komen: vraag een lijst op met de sjablonen uit de procesapplicatie die voor het betreffende werkproces worden gebruikt. De documentnamen van de sjablonen worden ook gebruikt in. Indien de documentnamen in de procesapplicatie niet volledig/duidelijk genoeg zijn, moet 16
Productgroep Productnaam Type document dit worden aangepast in de procesapplicatie. 2. Voor de documenten die niet uit de procesapplicatie komen: geef een standaardformat voor de onderwerpsomschrijving weer. Bij voorbeeld: Aanvraag basissubsidies amateurkunst <jaar> Verzamel de gegevens uit 1. en 2. en geef voor elk type document de volgende gegevens weer: naam van het type document de bron voor de onderwerpsomschrijving (scanbatch, procesapplicatie, ) Het proces waaruit de informatie komt. Bijvoorbeeld: vergunning, bezwaar, klacht, subsidie Een onderverdeling van de productgroep in soorten producten/zaken. Bijv. subsidie amateurkunst, subsidie sport Aanduiding van het soort document binnen een product. Voor het product subsidies zijn o.m. de volgende typen documenten gedefinieerd: Vooraankondiging, aanvraag, jaarstuk, definitieve begroting etc. Ja () Verzekeringen Schades aan verzekerde eigendomen schademelding Beslissing 3. Cluster NAW-gegevens In staan standaard de onderstaande NAW-velden. Graag aangeven of er in de procesapplicatie afwijkingen zijn t.o.v. deze NAW-velden (bijvoorbeeld: indien de procesapplicatie geen veld tussenvoegsels kent) Veldnaam bedrijfsnaam achternaam voorletters tussenvoegsel geslacht correspondentieadres aanduiding huisnr. huisletter huisnr. toevoeging postcode woonplaats landcode email adres Toelichting Bij voorbeeld: van of van de Man, vrouw of onbekend Leeg, Tegenover of Bij Afwijkend ten opzichte van opbouw veld procesapplicatie (ja/). Indien ja, graag toelichten 17
4. Cluster Oorsprong verantwoordelijk overheidsorgaan mandaat contributor Het bestuursorgaan dat een besluit tot vaststelling van de inhoud van de bron heeft genomen, bijvoorbeeld bij wetgeving of een vergunning goedgekeurd door (bestuursorgaan) auteur (medewerker Groningen) Overheidsorgaan met de eindverantwoordelijkheid voor het creëren van de inhoud van het document. Wettelijke grondslag voor de taak. Bij voorbeeld: Wet Werk en Bijstand of Algemene Plaatselijke Verordening ja/ Ja () Organisaties en eventueel personen die niet eindverantwoordelijk zijn voor het document, maar wel betrokken zijn bij het samenstellen van het document. Auteur van het interne/ uitgaande document Ja Groningen (Gr) Burgemeester Voor alle ver- en wethouders van Gro- ke overheidsorantwoordelijningen, na- gaan geldt deze onderteke- mens hen, concerndirecteur Groninninggen 5. Cluster Locatie geografische plaatsbepaling Maakt het de burger mogelijk overheidsbronnen te vinden op basis van geografische kenmerken, zoals een wijk-of straatnaam of via een kaart. Bij voorbeeld: plaats van een evenement. ja/ Nu nog niet, in de toekomst misschien wel Bij voorbeeld coördinaten of postcode 6. Cluster inrichting Records management module Hummingbird (in te vullen door DIV) Hoofdterm archief ordening in RMmodule Subterm archiefordening in RM-module Dossiernaam De hoofdterm bevat de naam van het proces. Bij voorbeeld: Factuurafhandeling Klachtenafhandeling Vergunningverlening Subsidieverlening De subterm bevat de naam van het product: Bij voorbeeld: De term vergunningverlening heeft als subtermen bouwvergunning, evenementenvergunning, milieuvergunning Gemeente Groningen. Schades afge- handeld; vernietigen Voor de indeling in dossiers is de bewaartermijn bepalend: binnen een bepaald proces worden alle documenten met dezelfde bewaar- ja/ Ja () Ja () Ja () Financiën, Specialistische Functie gemeente Groningen Gemeente Groningen. Schades afgehandeld; vernietigen 18
termijn in hetzelfde dossier gearchiveerd. Bijvoorbeeld: Verleende evenementenvergunning (bewaartermijn is 1 jaar na vervallen vergunning) Geweigerde evenementenvergunning (bewaartermijn is 3 jaar) Dossiers zijn weer onderverdeeld in dossiermappen. Hiervoor wor- den altijd jaarmappen gebruikt (dus 2009, 2010 etc.) dossiermappen Categorie selectielijst Geef aan tot welke categorie van de selectielijst een dossier behoort. Ja () Ja () 2015 2016. Cat. 2.22 5 jaar na afwikkeling 7. Cluster zaak/koppeling Naam Backoffice applicatie Zaaknummer backoffice applicatie Naam procesapplicatie Nummer dat koppeling moet vormen tussen en procesapplicatie, is vaak het zaaknummer ja/ AAG 12 Schadenummer Metadata schades aan niet verzekerde eigendommen (verhaalschade) 1. Cluster generiek Datum (post-)stuk Datum uitgifte/verzending Termijnen Rubricering Datum die de afzender op het poststuk heeft gezet Datum uitgifte geldt voor interne documenten. Datum verzending geldt voor uitgaande documenten ja/ Ja Ja Welke termijnen gelden in het proces? Geef hier aan hoe lang het document (of de inhoud daarvan) geldig is. Bij subsidies kan dit de subsidieperiode zijn, bij voorbeeld 1-1-2009 t/m 31-12-2009; bij vergunningen de geldigheidsduur. De rubricering is de mate van vertrouwelijkheid van de documenten. Ja Geef aan welke rubricering geldt voor de documenten uit het proces. Er zijn drie keuzemogelijkheden: openbaar: iedereen die toegang heeft tot kan het document en de bijbehorende registratie raadplegen groepsvertrouwelijk: alle medewerkers die tot een bepaalde groep (dat is bijvoorbeeld een bepaalde afdeling) behoren mogen het docu- Groepsvertrouwelijk is: openbaar, vertrouwelijk of groepsvertrouwelijk 19
ment en de bijbehorende registratie raadplegen vertrouwelijk: alleen bepaalde individuele medewerkers mogen het document en de bijbehorende registratie raadplegen. Deze rubricering wordt alleen voor zeer vertrouwelijke documenten gebruikt 2. Cluster onderwerp Onderwerp Omschrijving van de inhoud van het document. ja/ Ja () Komt uit OFS Werkwijze voor het invullen van het veld: 3. (als er sprake is van een procesapplicatie): Voor documenten die uit de procesapplicatie komen: vraag een lijst op met de sjablonen uit de procesapplicatie die voor het betreffende werkproces worden gebruikt. De documentnamen van de sjablonen worden ook gebruikt in. Indien de documentnamen in de procesapplicatie niet volledig/duidelijk genoeg zijn, moet dit worden aangepast in de procesapplicatie. 4. Voor de documenten die niet uit de procesapplicatie komen: geef een standaardformat voor de onderwerpsomschrijving weer. Bij voorbeeld: Aanvraag basissubsidies amateurkunst <jaar> Productgroep Productnaam Type document Verzamel de gegevens uit 1. en 2. en geef voor elk type document de volgende gegevens weer: naam van het type document de bron voor de onderwerpsomschrijving (scanbatch, procesapplicatie, ) Het proces waaruit de informatie komt. Bijvoorbeeld: vergunning, bezwaar, klacht, subsidie Een onderverdeling van de productgroep in soorten producten/zaken. Bijv. subsidie amateurkunst, subsidie sport Aanduiding van het soort document binnen een product. Voor het product subsidies zijn o.m. de volgende typen documenten gedefinieerd: Vooraankondiging, aanvraag, jaarstuk, definitieve begroting etc. Ja () Verzekeringen Schades aan niet verzekerde eigendommen schademelding Aansprakelijkheidstelling Aanmaning Beslissing 20
3. Cluster NAW-gegevens In staan standaard de onderstaande NAW-velden. Graag aangeven of er in de procesapplicatie afwijkingen zijn t.o.v. deze NAW-velden (bijvoorbeeld: indien de procesapplicatie geen veld tussenvoegsels kent) Veldnaam Hummingbird bedrijfsnaam achternaam voorletters tussenvoegsel geslacht correspondentieadres aanduiding huisnr. huisletter huisnr. toevoeging postcode woonplaats landcode email adres Toelichting Bij voorbeeld: van of van de Man, vrouw of onbekend Leeg, Tegenover of Bij Afwijkend ten opzichte van opbouw veld procesapplicatie (ja/). Indien ja, graag toelichten 4. Cluster Oorsprong verantwoordelijk overheidsorgaan mandaat contributor Het bestuursorgaan dat een besluit tot vaststelling van de inhoud van de bron heeft genomen, bijvoorbeeld bij wetgeving of een vergunning goedgekeurd door (bestuursorgaan) auteur (medewerker Groningen) Overheidsorgaan met de eindverantwoordelijkheid voor het creëren van de inhoud van het document. Wettelijke grondslag voor de taak. Bij voorbeeld: Wet Werk en Bijstand of Algemene Plaatselijke Verordening ja/ Ja () Organisaties en eventueel personen die niet eindverantwoordelijk zijn voor het document, maar wel betrokken zijn bij het samenstellen van het document. Auteur van het interne/ uitgaande document Ja Groningen (Gr) Burgemeester en wethou- Voor alle verantwoordelijkders van Gro- overheidsor- ningen, namens gaan geld de- hen, ze onderteke- concerndirecteur ning Groninninggen 5. Cluster Locatie ja/ 21
geografische plaatsbepaling Maakt het de burger mogelijk overheidsbronnen te vinden op basis van geografische kenmerken, zoals een wijk-of straatnaam of via een kaart. Bij voorbeeld: plaats van een evenement. Nu nog niet, in de toekomst misschien wel Bij voorbeeld coördinaten of postcode 6. Cluster inrichting Records management module (in te vullen door DIV) Hoofdterm archief ordening in RMmodule Subterm archiefordening in RM-module dossiernaam De hoofdterm bevat de naam van het proces. Bij voorbeeld: Factuurafhandeling Klachtenafhandeling Vergunningverlening Subsidieverlening De subterm bevat de naam van het product: Bij voorbeeld: De term vergunningverlening heeft als subtermen bouwvergunning, evenementenvergunning, milieuvergunning ja/ Ja () Ja () Gemeente Groningen. Schades afge- handeld; vernietigen Voor de indeling in dossiers is de Ja () bewaartermijn bepalend: binnen een bepaald proces worden alle documenten met dezelfde bewaartermijn in hetzelfde dossier gearchiveerd. Financiën, Specialistische Functie gemeente Groningen Verzekeringen tegen verschillende risico s gemeente Groningen Kaders voor het ordeningsplan vind je op Bijvoorbeeld: Verleende evenementenvergunning (bewaartermijn is 1 jaar na vervallen vergunning) Geweigerde evenementenvergunning (bewaartermijn is 3 jaar) Dossiers zijn weer onderverdeeld in dossiermappen. Hiervoor wor- den altijd jaarmappen gebruikt (dus 2009, 2010 etc.) dossiermappen Categorie selectielijst Geef aan tot welke categorie van de selectielijst een dossier behoort. Ja () Ja () 2015 2016 Cat. 2.22 5 jaar na afwikkeling 7. Cluster zaak/koppeling Naam Backoffice applicatie Zaaknummer backoffice applicatie Naam procesapplicatie Nummer dat koppeling moet vormen tussen en procesapplicatie, is vaak het zaaknummer ja/ AAG 12 Schadenummer Metadata schades aan derden ( aansprakelijkheidschades ) 1. Cluster generiek 22
Datum (post-)stuk Datum uitgifte/verzending Termijnen Rubricering Datum die de afzender op het poststuk heeft gezet Datum uitgifte geldt voor interne documenten. Datum verzending geldt voor uitgaande documenten ja/ Ja Ja Welke termijnen gelden in het proces? Geef hier aan hoe lang het document (of de inhoud daarvan) geldig is. Bij subsidies kan dit de subsidieperiode zijn, bij voorbeeld 1-1-2009 t/m 31-12-2009; bij vergunningen de geldigheidsduur. De rubricering is de mate van vertrouwelijkheid van de documenten. Ja Geef aan welke rubricering geldt voor de documenten uit het proces. Er zijn drie keuzemogelijkheden: openbaar: iedereen die toegang heeft tot kan het document en de bijbehorende registratie raadplegen groepsvertrouwelijk: alle medewerkers die tot een bepaalde groep (dat is bijvoorbeeld een bepaalde afdeling) behoren mogen het document en de bijbehorende registratie raadplegen vertrouwelijk: alleen bepaalde individuele medewerkers mogen het document en de bijbehorende registratie raadplegen. Deze rubricering wordt alleen voor zeer vertrouwelijke documenten gebruikt Groepsvertrouwelijk is: openbaar, vertrouwelijk of groepsvertrouwelijk 2. Cluster onderwerp Onderwerp Omschrijving van de inhoud van het document. ja/ Ja () Komt uit OFS Werkwijze voor het invullen van het veld: 5. (als er sprake is van een procesapplicatie): Voor documenten die uit de procesapplicatie komen: vraag een lijst op met de sjablonen uit de procesapplicatie die voor het betreffende werkproces worden gebruikt. De documentnamen van de sjablonen worden ook gebruikt in. Indien de documentnamen in de procesapplicatie niet volledig/duidelijk genoeg zijn, moet dit worden aangepast in de procesapplicatie. 6.Voor de documenten die niet uit de procesapplicatie komen: geef 23
Productgroep Productnaam Type document een standaardformat voor de onderwerpsomschrijving weer. Bij voorbeeld: Aanvraag basissubsidies amateurkunst <jaar> Verzamel de gegevens uit 1. en 2. en geef voor elk type document de volgende gegevens weer: naam van het type document de bron voor de onderwerpsomschrijving (scanbatch, procesapplicatie, ) Het proces waaruit de informatie komt. Bijvoorbeeld: vergunning, bezwaar, klacht, subsidie Een onderverdeling van de productgroep in soorten producten/zaken. Bijv. subsidie amateurkunst, subsidie sport Aanduiding van het soort document binnen een product. Voor het product subsidies zijn o.m. de volgende typen documenten gedefinieerd: Vooraankondiging, aanvraag, jaarstuk, definitieve begroting etc. Ja () Verzekeringen Schades aan derden schademelding Bezwaar Beslissing 3. Cluster NAW-gegevens In staan standaard de onderstaande NAW-velden. Graag aangeven of er in de procesapplicatie afwijkingen zijn t.o.v. deze NAW-velden (bijvoorbeeld: indien de procesapplicatie geen veld tussenvoegsels kent) Veldnaam Bedrijfsnaam Achternaam Voorletters tussenvoegsel geslacht correspondentieadres Aanduiding huisnr. huisletter huisnr. toevoeging postcode woonplaats landcode email adres Toelichting Bij voorbeeld: van of van de Man, vrouw of onbekend Leeg, Tegenover of Bij Afwijkend ten opzichte van opbouw veld procesapplicatie (ja/). Indien ja, graag toelichten 4. Cluster Oorsprong ja/ 24