Registratienummer: 2009030566 Samenvattend verslag van de openbare vergadering van de commissie Bestuur en Middelen van Bloemendaal gehouden op dins insdag 29 september 2009 om 20.00 uur in de raadszaal van het gemeentehuis te Overveen Aanwezig: Voorzitter: Griffier: Leden: de heren drs. W.G. Brussaard (VVD) (tot en met agendapunt 12) en ing. A.J.G. Burger (vanaf agendapunt 13) mevrouw K.A. van der Pas de dames mr. A.M. Soeteman-Wolf (CDA) en C.A. van Stralen (D66) en de heren ir. F.W. van den Berg (VVD), drs. W.G. Brussaard (VVD, vanaf agendapunt 13), drs. R.W. Kruijswijk (GrLi), H. Pieterson (VVD, tot en met agendapunt 12), drs. F. Roemers (PvdA) en F.J. Wehrmeijer (LB) Namens college: de heer R.Th.M. Nederveen (burgemeester) Namens de organisatie: Mw K. Kensen (adj directeur) en mevr C. Sepers (programmamanager) Notulist: mevrouw E.A. van der Giessen (Extern Support) Algemeen deel 1. OPENING De voorzitter heet de aanwezigen van harte welkom en meldt dat er een cameraman aanwezig is om in het kader van een voorzitterstraining de vergadering te filmen. Gedurende het voorzitterschap van de heer Brussaard neemt de heer Pieterson hem waar als commissielid. 2. BERICHTEN VAN VERHINDERING Bericht van verhindering van de heer Burger. Na de schorsing neemt de heer Burger de voorzittershamer over van de heer Brussaard. 3. VASTSTELLEN VAN DE AGENDA Agendapunt 11 zal de volgende vergadering worden geagendeerd, in combinatie met het bespreken van speerpunten 2010. Agendapunt 17 wordt gezien het logische verloop voor agendapunt 15 behandeld. De fraudezaak zal voor de volgende commissievergadering of de decembervergadering worden geagendeerd. Het verzoek vanuit de commissie is om dit punt eerst besloten te behandelen, gevolgd door een openbaar gedeelte. Het CVO (commissievoorzitteroverleg) zal in haar wijsheid hierover beslissen en tevens bepalen of agendering haalbaar is ivm de begrotingsbehandeling.
-2- De commissie stemt in met de agenda. 4. MEDEDELINGEN VOORZITTER OF LEDEN VAN DE COMMISSIE Geen. 5. 2009028994 VASTSTELLEN VAN HET VERSLAG VAN 1 SEPTEMBER 2009 Tekstueel: Pag. 3: De nieuwe ondertrouwprocedure is niet alleen kostenbesparend, maar ook een verbetering van de dienstverlening voor de inwoners. Pag. 3: Burgemeester Nederveen zal een tekstvoorstel maken aangaande de weergave van zijn beantwoording van de vraag aangaande de burgemeesterswoning. Pag. 11: De heer Wehrmeijer verheldert dat de auditcommissie graag de managementletter voorafgaand aan de commissievergadering B&M wil ontvangen om die te hebben besproken en vervolgens daarover verslag te doen in de commissievergadering B&M. afspraak De voorzitter verzoekt nogmaals om opmerkingen over de tekst in het verslag voorafgaand aan de vergadering met de griffie op te nemen. Het verslag wordt met inachtneming van bovenstaande vastgesteld. 6. 2009029087 LIJST VAN TOEZEGGINGEN TCM19: de griffier informeert de commissie, zodra de planning bekend is. TCM24: zodra de rapportage binnen is wordt deze aan de commissieleden toegezonden TCM25 wordt geagendeerd voor de volgende commissievergadering of december, afgevoerd van de lijst TCM26: Sinds 1 januari 2009 is de nieuwe ondertrouwprocedure overgenomen en in werking. Gemeente Bloemendaal werkt conform het advies van het ministerie van Justitie en de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken. Als bron wordt de gemeentelijke basisadministratie gebruikt en voor mensen van buiten de gemeente geld de oude procedure. Deze toezegging wordt afgevoerd van de lijst. De toezegging van wethouder Kokke om in de loop van het jaar terug te komen op het onderwerp rioolheffing ontbreekt in de toezeggingen. De griffier neemt dit op maar in de termijn agenda en niet in de lijst van toezeggingen. 7. LIJST ACTIEVE INFORMATIE TOT 11 SEPTEMBER 2009 In antwoord op de vraag in welke commissie de begroting van wordt geagendeerd, wordt gemeld dat dit commissie Bestuur en Middelen zal zijn met een raadsbrede uitnodiging. 8. MEDEDELINGEN COLLEGE VAN B&W Geen. 9. RONDVRAAG De commissieleden hebben de volgende vragen en opmerkingen. - Vanuit de PvdA wordt betreffende een genomen besluit in het kader van de kadernota geïnformeerd of het rechtmatig is dat er voor 1,2 miljoen als voorziening onderwijshuisvesting is opgenomen. Voorzieningen mogen (onder verwijzing naar jurisprudentie commissiebesluit begroting en verantwoording) alleen getroffen worden als er een onderbouwing is en deze heeft de fractie niet gezien. Daarnaast wijst de fractie het college op de aanbeveling van de rekenkamer om nieuwe reserves alleen bij de begrotingsbehandeling te creëren en niet tussentijds, zodat er op één moment tegelijkertijd, op basis van goede afwegingen, over reserves wordt besloten.
-3- - In het verslag van de inspectie voor openbare orde en veiligheid staat dat alle veiligheidsregio s regelmatig worden geïnspecteerd. De PvdA verzoekt om verstrekking van een samenvatting van die rapportages/verslagen aan commissie B&M. - Vanuit de CDA wordt gevraagd om een helder overzicht van de reserves en voorzieningen in de begroting op te nemen. - De VVD verzoekt om voor een volgende commissievergadering het KNV-rapport aangaande het functioneren van de afdeling publiekszaken te agenderen. Burgemeester Nederveen reageert op de vragen en opmerkingen. - De burgemeester zal de vraag en opmerkingen aangaande de voorziening onderwijshuisvesting doorgeven aan wethouder Kokke. Ook de opmerking aangaande het overzicht van de reserves en voorzieningen zal worden doorgeleid naar de wethouder. Vervolgens reageert de voorzitter op de vragen en opmerkingen. - Zodra er een rapportage over de sterktes en zwaktes van de veiligheidsregio beschikbaar is voor de raad, zal deze onder de leden van de commissie B&M worden verspreid. - In de CVO wordt overlegd wanneer voor commissie B&M het KNV-rapport aangaande het functioneren van de afdeling publiekszaken kan worden geagendeerd. afspraak toezegging toezegging De griffie zal toezien op de juiste vermelding van betreffende commissie op documenten. De voorzitter meldt dat in het CVO met het oog op de behandeling van de begroting 2010 in de eerstvolgende commissievergadering, gekeken zal worden naar de mogelijkheid van het agenderen van de punten fraudezaak en rapport politie, aangezien de behandeling van de begroting 2010 voorrang heeft. Burgers aan het woord: 10. INSPREKERS Geen. 11. PRESENTATIE MARAP EN JAARVERSLAG POLITIE Dit punt wordt de volgende keer geagendeerd of indien de agenda dat niet toelaat in december. Meningsvorming: 12. 2009028291 NIEUWE REFERENDUMVERORDENING, BIJLAGEN 2009022354 (GELDENDE VERORDENING), 2009022183 (MODEL VNG) EN 2009022401 (OUDE RAADSVOORSTEL) De commissieleden hebben de volgende vragen en opmerkingen. - De PvdA kan zich vinden in de huidige geldende verordening en met name betreffende het punt dat een raadplegend referendum gehouden wordt onder de kiesgerechtigden van het gehele grondgebied van de gemeente. - LB is voor handhaving van de huidige referendumverordening, inclusief de correctie op artikel 4, zodat uitsluitend de kiesgerechtigden als bedoeld in artikel 5 het initiatief tot het houden van een referendum kunnen nemen. - De VVD vraagt zich af wat het nut en de noodzaak is van een referendumverordening. Met een referendum worden verwachtingen gekweekt die de politiek haast niet waar kan maken. Een referendum wordt vaak na een raadsbesluit gehouden. Gemeente Bennebroek had geen referendumverordening. Er is ook geen referendum gehouden bij de fusie van Bennebroek en Bloemendaal. Als negatief voorbeeld wordt genoemd het voor of tegen belastingverhoging te zijn,
-4- een referendum dat heeft plaatsgevonden vele jaren geleden in Californië. Daar is toen tegen gestemd en de staat heeft nog steeds met de gevolgen daarvan te maken. Een referendum beperkt zich tot voor of tegen, nee of ja. De fractie vraagt aandacht voor de 8 ergernissen van burgers (artikel in Binnenlands Bestuur) en geeft er de voorkeur aan deze op te lossen. Eén daarvan is dat de burgers ervaren dat zij laat betrokken worden bij ontwikkelingen en opmerken dat de politiek toch al heeft besloten. - D66 stelt het op prijs dat de referendumverordening op de agenda staat. De samenwerking met burgers is een grote uitdaging en het is goed om burgerinitiatieven te faciliteren. Een raadgevend referendum kan passend zijn voor een bepaalde situatie, waarbij een voorwaarde is dat het vraagstuk geschikt is voor een referendum. De fractie is voor de correctie op artikel 4. De ingrijpendheid en ad hoc situatie van de fusie tussen Bennebroek en Bloemendaal heeft ertoe geleid dat het geen ideale referendumsituatie was. De fractie ziet graag als aanvulling op de voorliggende verordening dat een referendum per dorpskern mogelijk is bij projecten die niet voor de gehele gemeente van belang zijn. Los van de referendumverordening moet er ook aandacht besteed worden aan de 8 ergernissen van burgers. - GrLi geeft er de voorkeur aan dat er een referendumverordening is voor het geval dat. Bij de huidige middelen van voorbereiding van besluiten bestaat de mogelijkheid dat deze niet toereikend zijn; het weinig of geen burgers bereiken. De fractie is voor de huidige verordening met uitzondering van punt j (het jaarlijks ter beschikking stellen van een bedrag via de begroting). - De meningen waren verdeeld binnen de CDA-fractie, maar discussie heeft geleid tot een gemeenschappelijk standpunt. Het referendum moet een toegevoegde waarde hebben voor de betrokkenheid van burgers bij de democratie, als extra service naar de burgers toe. De genoemde 8 ergernissen van burgers behoeven ook aandacht, los staand van de referendumverordening. De CDA-fractie is voor handhaving van de huidige verordening en voor het punt dat een raadplegend referendum gehouden wordt onder de kiesgerechtigden van het gehele grondgebied van de gemeente, aangezien raadsbesluiten voornamelijk dorpskernoverschrijdend zijn. Burgemeester Nederveen reageert vanuit zijn portefeuille op de vragen en opmerkingen. - De burgemeester geeft aan dat mogelijk het punt dat het referendum alleen door kiesgerechtigden kan worden geïnitieerd, de VVD-fractie van mening doet veranderen. - Volgens het college is het referendum een medium aan het einde van een politiek proces, richting het raadsbesluit. De aanvraag van een referendum duidt volgens de burgemeester op het falen in het betrekken van burgers bij de besluitvoorbereiding. Bij het zo goed mogelijk besturen, is een referendum niet nodig. Het college vindt het goed een referendumverordening te hebben, zodat er bij een referendumverzoek snel gereageerd kan worden. Vervolgreacties door commissieleden. - VVD geeft aan dat burgers niet ervaren dat het referendum aan het einde van een proces plaatsvindt en willen juist aan het begin van een proces betrokken zijn. Het niet aanwezig zijn van een referendumverordening geeft een duidelijk signaal naar burgers. - D66 is van mening dat in de gemeente veel goed opgeleide burgers wonen die het nut van een referendum kunnen inschatten. Een referendum wordt niet jaarlijks aangevraagd. Naar aanleiding hiervan informeert de fractie of het dan wel jaarlijks gebudgetteerd moet worden. - De PvdA geeft aan dat het budgetteren van de post ten behoeve van referenda een financieel voordeel is. Als het niet wordt begroot, moet een eventueel referendum gefinancierd worden uit de incidentele baten. Burgemeester Nederveen reageert op de vragen en opmerkingen. - Een referendum is raadgevend vlak voor een besluit en raadplegend na een besluit. Het eerder laten plaatsvinden van een referendum is praktisch ondenkbaar.
-5- - Het college hecht aan interactieve besluitvorming en de mogelijkheid om de betrokkenheid van burger in te zetten. - Het is een goed signaal naar de burgers toe dat er jaarlijks een budget beschikbaar is voor eventuele referenda. Indien het budget niet gebruikt is, wordt het doorgeschoven naar het volgende jaar. Het is een klein beslag op de financiële middelen. De burgemeester pleit ervoor om een budget op te nemen in de begroting. Conclusie/advies commissie PvdA, LB en CDA kunnen zich vinden in voorliggend voorstel: huidige verordening met aanpassingen, zoals voorgesteld door college. D66 kan zich ook vinden in voorliggend voorstel met de voorkeur voor de mogelijkheid van een referendum per dorpskern. GrLi kan zich ook vinden in voorliggend voorstel zonder de correctie van artikel 4, dus dat de raad ook kan besluiten tot het houden van een referendum. De VVD verwacht niet unaniem voor of tegen de verordening te zijn. Het voorstel agenderen als bespreekpunt voor de raadsvergadering van 15 oktober 2009. SCHORSING van de vergadering gedurende 5 minuten 13. 2009028108 INFORMATIEBELEIDSPLAN, BIJLAGEN 2009023482 (INFORMATIEBELEIDSPLAN), 2009026392 (UITVOERINGSPROGRAMMA BIJ INFORMATIEBELEIDSPLAN) De voorzitter geeft aan dat mevrouw Sepers (programmamanager) is aangeschoven ter ondersteuning van het college voor beantwoording van technische vragen aangaande het voorliggende informatiebeleidsplan. De commissieleden hebben de volgende vragen en opmerkingen. - GrLi vindt het een goed informatiebeleidsplan, met name de verantwoording waarom zaken plaatsvinden. De fractie vindt de samenhang van de bedrijfsprocessen en de effecten die de uitvoering van de plannen heeft op de werkprocessen onderbelicht en de kosten die hiermee gepaard gaan. Bij de aanschaf van een pakket moet bekend zijn welke delen van dat pakket echt nodig zijn voor de werk- en bedrijfsprocessen. In de planning en kostentoerekening ziet GrLi hier geen aandacht voor. Gevraagd wordt of er goed integraal is begroot, inclusief de voorfase van een project. Voor 2010 zijn alle kosten opgeteld en is een bedrag van 0,5 miljoen nodig. Het plan vraagt een grote betrokkenheid van het management (sturend) en raad (besluitvormend). Er moet een projectbegeleidingstructuur aanwezig zijn en benoeming van projectleiders plaatsvinden. GrLi vraagt of er overwogen wordt en is om een samenwerking met andere gemeenten aan te gaan aangaande de software. - De CDA-fractie sluit aan bij aantal vragen van GrLi. De fractie vindt het een goed plan, maar heeft het idee dat het plan nog niet af is. De fractie wil graag een overzicht met de kosten, verplichtingen en vorderingen per jaar opgenomen zien in het plan. In het plan staat genoemd dat een en ander in 2010 gerealiseerd moet zijn, maar de vraag is in welke maand. Gevraagd wordt of het voorliggende plan aansluit op het vorige plan, waar de gemeente nu staat, wat er nog geregeld moet worden en wat prioriteit heeft. - De PvdA vindt het een voortreffelijk document, zowel de nota als het uitvoeringsprogramma. In het plan komt naar voren hoe onderdelen met elkaar samenhangen en er is gedacht vanuit een bepaalde architectuur. De fractie heeft het idee dat er nu grip komt op de ICT. Gevraagd wordt of er overlegd of samengewerkt wordt met andere gemeenten en, hoe er nu wordt gezorgd dat ICT echt in de haarvaten van de organisatie geïmplementeerd wordt. De fractie stelt voor om voorliggende documenten als verplichte literatuur voor alle ambtenaren te doen gelden. Het gaat niet alleen om de techniek, maar ook om de toepassing. Daarnaast vraagt de PvdA voorbereiding van en opleiding voor de medewerkers; dit zorgt voor continuïteit en persoonsonafhankelijkheid binnen de organisatie. De fractie informeert hoe er in het systeem rekening wordt gehouden met veiligheid (mede naar aanleiding van fraudezaak). In principe is het zo als alles
-6- geautomatiseerd is en soepeler loopt, de arbeidsproductiviteit en kwaliteit omhoog gaan en kostenbesparing en verhoging van efficiency oplevert. Ter voorkoming van onderuitputting staat de fractie voor het eerst beschrijven van het project en vervolgens aanvragen van budget. De fractie is het eens met de lijn die uitgezet wordt, maar vindt het een probleem dat de financiering voor een groot deel niet is geregeld. Verwacht wordt dat dit geregeld is bij de indiening van begroting 2010. Gevraagd wordt wat de instemming met voorliggend plan betekent. - LB vindt het voorliggende document een goed stuk voor verdere uitwerking. Gevraagd wordt of voorliggend document een vervolg is op de voortgangsrapportages ICT of meer een generiek algemeen plan. De fractie wil graag, onder verwijzing naar paragraaf 7.3.2 op pagina 31, een goede financiële onderbouwing van de plannen hebben, alvorens de fractie het voorliggende plan wil accorderen. Daarnaast ontbreekt het hoofdstuk samenwerking met derden. LB noemt als voorbeeld de gemeentelijke belastingdienst en sociale zaken. De samenwerking kan gezocht worden bij omliggende gemeenten, maar zeker ook bij grotere gemeenten. Ook vindt de fractie het belangrijk dat pakketten worden aangeschaft die in de praktijk werkzaam en getest zijn. LB uit haar zorgen om het nog niet goed in de organisatie ingebed zijn van I&A, met name met betrekking tot de veiligheid en applicatiebeheer. In het kader van sturing, planning en beheersing wordt gevraagd waar de gemeente nu staat en of nog vooronderzoek moet plaatsvinden. Bij interruptie geeft burgemeester Nederveen voor de efficiency van de discussie aan dat er bij voorliggend voorstel niet gevraagd wordt om budget. Voorliggend voorstel betreft een kaderstellende document in het kader van de ICT-ontwikkeling voor de gemeente Bloemendaal. Het uitvoeringsplan is een doorkijk en moet op punten nog uitgewerkt of aangepast worden. Het is een schets hoe de implementatie plaatsvindt. Door het college wordt gevraagd om instemming van het beleid als kaderstellend voor de ontwikkeling van de informatievoorziening. Bij de behandeling van begroting 2010 zal er om budget gevraagd worden om de eerste stappen van het plan uit te werken. - De VVD is het in grote lijnen eens met de vorige vier sprekers en vindt het een helder rapport. De fractie vraagt zich af of het allemaal waar te maken is en hoeveel het totaal gaat kosten. De invoering blijft mensenwerk. In dit kader vraagt de fractie uitdrukkelijk aandacht voor goede voorlichting aan de medewerkers. De fractie heeft moeite met op pagina 26 genoemde virtualisatie en heeft het idee dat delen van de tekst zijn overgenomen van leveranciers. De VVD wil een aantal kaders en richtlijnen geven bij de voorliggende kaderstellende nota. Het voorgestelde beleid moet verbonden worden aan financiën. Gevraagd wordt wat het budget is en om een update van de huidige status, een voortgangsrapportage van de lopende en oude projecten. Daarnaast geeft de VVD aan dat niet alles opnieuw moet worden uitgevonden en vaak gewerkt kan worden met standaardapplicaties. Hierbij merkt de fractie op de mogelijkheid tot samenwerking met andere gemeenten niet uit de weg te gaan. - D66 geeft aan dat er al veel gezegd is door de verschillende fracties. De fractie merkt op dat zodra de overheid een nieuwe eis stelt, de gemeente dat moet volgen en implementeren. Er kan niet altijd voorkomen worden dat de gemeente zelf het wiel moet uitvinden. In de nota staat niets over de omvang van de gemeente, de kosten per inwoner en de daaruit voortvloeiende randvoorwaarden. De fractie informeert waarnaar de gemeente streeft: services in eigen beheer of aansluiting bij het landelijke, ICT in eigen beheer of streven naar zoveel mogelijk uitbesteden en samenwerken. Gevraagd wordt of dit per project wordt onderzocht en naar oplossingen gekeken of worden verschillende projecten aan elkaar gekoppeld. Naar aanleiding van pagina 8 wordt gevraagd of de tevredenheid van de raadsleden is onderzocht, over de digitalisering, de processen van de gemeente raad. De fractie vindt het belangrijk om een overzicht te hebben over de projecten in relatie tot andere projecten en wie projectverantwoordelijke is, hoeveel aanslag het project op de organisatie legt, hoeveel mensen er per project worden ingezet en wat er nodig is om het project uit te voeren. Voor de raad is het goed om te weten wat de risico s per project zijn, of aan de kwaliteitseisen wordt voldaan, er binnen het budget wordt
-7- gebleven en de deadline wordt gehaald. D66 wil graag weten hoe het voorliggende plan is verankerd in de organisatie, of de eigenaren of verantwoordelijken weten dat zij dit zijn en of er aandacht is voor de projectteams. Afsluitend wordt opgemerkt dat er in elk project beveiliging in de beheersfunctie ingebouwd moet worden. Burgemeester Nederveen reageert op de vragen en opmerkingen. - De burgemeester bedankt de sprekers voor de geuite complimenten. - Het college beoogt dat de ICT in een samenhangende architectuur wordt neergezet. Het rapport komt hier in hoge mate aan tegemoet. De genoemde zorgpunten deelt het college. - Beveiliging heeft zeker aandacht en is in het voorliggende document verwerkt. Het is een thema dat een eigenstandig paragraaf had kunnen zijn en er is zeker aandacht per project voor databeveiliging en beveiliging van dataverwerking. Opgenomen kan worden dat op enig moment door bijvoorbeeld de accountant een toetsing van de databeveiliging plaatsvindt. - De samenwerking met organisaties die een gelijksoortige ICT infrastructuur nodig hebben. Dit is een onderwerp dat leeft bij de gemeente en er wordt voor een aantal projecten met omliggende gemeenten naar een nauwe samenwerking gezocht. Als voorbeeld wordt de geautomatiseerde raadsverslaglegging genoemd. Samenwerking met als doel efficiency en kostenbesparing. Hierover zal de burgemeester de raad via een korte notitie informeren. Het Rijk doet zelf ook een aanbod voor wat betreft ICT-projecten en producten en het streven is om daar zoveel mogelijk gebruik van te maken en niet zelf het wiel uit te vinden. In enkele gevallen bieden meerdere particulieren partijen hun diensten of producten aan en gedwongen door de overheid moet de gemeente hierin een keuze maken. Ondertussen doet het college er alles aan om de risico s te beperken. - Het college vindt een samenhangende ICT-infrastructuur belangrijk, waarvan de front office ook goed gebruik kan maken. - Ten aanzien van de risico s geeft de burgemeester aan dat niet alle informatie aan de raad wordt verstrekt, maar dat met de raad kaders en financiering wordt afgesproken. Het college moet zorgen voor het resultaat en betrekt de organisatie erbij. Via voortgangsrapportages, begrotingsstukken en uitvoeringsprogramma wordt de raad op de hoogte gehouden. - Op de verankering c.q. doorvlechting in de organisatie wordt extra inspanning geleverd. De organisatie heeft een sterke invloed op de ICT-architectuur en andersom. De ICT heeft ingrijpende gevolgen voor de medewerkers en de cultuur van de organisatie, mede door de keuze voor een front office en back office structuur. Hierbij verwijst de burgemeester ook naar figuur 2 op pagina 13. - De burgemeester zegt ICT en P&O in zijn portefeuille te hebben en ook op aanspreekbaar te zijn. Het belang van opleiding van de medewerkers wordt ingezien en een opleidingstraject zal ook zeker tot stand komen. - Aansluitend merkt hij nog op dat het ICT-rapport en het dienstverleningsconcept onderling samenhangen. - Er heeft geen meting of onderzoek onder de raadsleden plaatsgevonden, maar mocht er behoefte zijn, kan dat alsnog. - Het is voorstelbaar dat de ICT-projecten arbeidsproductiviteit en kostenbesparing opleveren, maar een werkelijk resultaat is pas na 7 of 8 jaar zichtbaar. - De processen zijn zo beschreven met het uitgangspunt dat processen door kunnen gaan bij het uitvallen van mensen; persoonsonafhankelijk. De organisatie van gemeente Bloemendaal is niet zo groot dat vervanging altijd mogelijk is. Dit heeft, evenals de controle op de werkzaamheden, de aandacht van het college. In het kader van de verwachte grieppandemie is onderzocht hoe vervangbaar mensen op cruciale plekken in de organisatie zijn. De uitslag viel mee, maar 100% invulling kan niet verwacht worden. toezegging Mevrouw Sepers reageert op de technische vragen en geeft nadere toelichting. - Aanvullend op de samenwerking die loopt, merkt mevrouw Sepers op dat de gemeente deelneemt aan een mogelijk samenwerkingsverband met Leiden, Ede en Heemskerk. Er is ook een nauwe samenwerking met Haarlemmerliede inzake geo-
-8- informatie. Als blijkt dat de samenwerking goed gaat, is het mogelijk dat ook andere gemeenten zich hierbij aansluiten. In het kader van de fusie en het fusieplan zijn voortgangsrapportages opgesteld en voorliggend plan maakt daar nog deel van uit. Dit is nu stopgezet en zal anders worden ingevuld. - Kort geleden is een beveiligingsstatuut vastgesteld en de algemene aanbevelingen worden opgepakt. De beveiliging binnen projecten vindt ook in dat kader plaats. - De gemeentelijke basisadministratie wordt vanaf 2010 als basisadministratie voor verschillende doeleinden gebruikt, waarbij verschillende gegevens zijn afgedekt. Als voorbeeld wordt genoemd dat bijvoorbeeld bij de hondenbelasting niet inzichtelijk hoeft te zijn uit hoeveel mensen het gezin bestaat. Er is een continue aandacht voor risico s bij de uitwerking van de projecten. - De keuze in eigen beheer of uitbesteding, is dat het uitgangspunt is dat de gemeente aansluit bij hetgeen al loopt. Mogelijk is dat qua tempo de gemeente soms trajecten in eigen beheer moet (blijven) doen. - Mogelijk dat de onderlinge verbanden en afhankelijkheden van projecten niet even zichtbaar zijn in voorliggend document, maar deze zijn er wel. Aan de hand van een schema laat mevrouw Sepers zien dat het proces continue in beweging is. Een deel van de projecten zijn lopende (BAG, basisgegevens) en een deel van de projecten zit nog in de initiatieffase. - De menskracht per project moet nog worden uitgewerkt, evenals het budget. Vervolgreacties door commissieleden. - GrLi informeert wanneer er een projectleider bij een project (startpunt of realisatie) wordt betrokken. Daarnaast vraagt de fractie of er budget gevraagd wordt per jaar of per fase. Vervolgens verzoekt GrLi om een maandelijkse voortgangsrapportage, beginnend in oktober, aangezien er al projecten zijn gestart. In de rapportage zou de fractie graag opgenomen zien, de startdatum, de planning, de kosten en de kwaliteitsaspecten, voorzien van een managementoordeel. Aangegeven wordt dat de beveiligings- en exploitatie-eisen apart genoemd moeten worden per project en ook de eisen en wensen ten aanzien van de werkprocessen verbonden met de automatisering. GrLi geeft aan dat de motivering van de projecten van belang is, niet alleen het belangrijkste, maar ook de wettelijke verplichtingen en het efficiencydoel. Extra aandacht vraagt de fractie voor de communicatie rondom I&A. - De CDA-fractie vindt de gegeven antwoorden en toelichting duidelijk en geeft aan dat voorliggend document hamerpunt in de volgende raadsvergadering kan zijn. - D66 geeft aan zorgen te hebben over projecten die in eigen beheer plaatsvinden en geeft aan de voorkeur te hebben überhaupt niet na te streven applicaties in eigen beheer te hebben. Het geeft druk op de organisatie dat niet effectief is. Tevens is coördinatie nodig voor de verschillende samenwerkingsverbanden en trajecten. Het samenwerken met veel verschillende partners heeft niet de voorkeur van D66. - PvdA geeft aan te overwegen om een aantal wensen te verwerken in een motie of amendement. Daarnaast wordt opgemerkt dat een maandelijkse rapportage een te zware druk op de organisatie geeft en dat eens per kwartaal voldoende is. Burgemeester Nederveen reageert op de vragen en opmerkingen. - De genoemde punten vanuit de commissie zijn herkenbaar en de verschillende suggesties zullen worden meegenomen. De geuite wensen zijn genoteerd en hoeven niet in een motie of amendement te worden weergegeven, maar de burgemeester laat dit uiteraard verder over aan de raad. - Ten aanzien van de voortgangsrapportages staat in het plan dat dit driemaal per jaar zal plaatsvinden, maar in eens per kwartaal kan hij zich ook vinden. - De projecten zullen voortdurend worden gemonitord. - Het budget zal per jaar worden begroot, aangezien het verstandig is aan te geven in de begroting welke middelen noodzakelijk zijn voor de projecten. - De motivering is van belang in het uitvoeringsprogramma. Indien een project wordt uitgevoerd in een wettelijk kader, dan zal dit zeker naar voren komen. - Het advies aangaande de samenwerking neemt het college mee en ook de suggestie dat samenwerking geen vertragingsfactor mag worden. - Een product dat getoetst is, blijft een punt per deelproject.
-9- Mevrouw Sepers beantwoordt vragen en opmerkingen. - De projecten kunnen niet draaien zonder een projectleider en deze zullen dan ook in een vroeg stadium erbij berokken worden. Conclusie/advies commissie De commissie is positief over het informatiebeleidsplan als kader voor het uit te werken beleid en adviseert het voorstel te agenderen als bespreekpunt voor de raadsvergadering van 15 oktober 2009. In onderling overleg zal bepaald worden welke fractie(s) het woord zal/zullen voeren namens de raad. De voorzitter bedankt mevrouw Sepers voor haar aanwezigheid. 14. 2009027611 HERINDELINGSEGELING TOT GRENSCORRECTIE BLOEMENDAAL/HEEMSTEDE, BIJLAGE 2009008697 (RAADSBESLUIT JUNI 2009). KAARTEN TER INZAGE OP DE GRIFFIE Conclusie/advies commissie Het voorstel agenderen als hamerpunt voor de raadsvergadering van 15 oktober 2009. 17. INFORMATIE VAN DE AUDITCOMMISSIE De heer Wehrmeijer geeft een korte toelichting vanuit de auditcommissie. Begin september zijn de werkzaamheden van de auditcommissie, de heren Van den Berg, Roemers en Wehrmeijer, gestart. Er is eerst gekeken naar welke actiepunten op korte termijn moeten plaatsvinden. Er hebben gesprekken plaatsgevonden met de externe accountant ter evaluatie van de jaarrekeningcontrole en daarbij zijn de managementletter en de fraudezaak onderwerp van gesprek geweest. Van de vergaderingen worden verslagen gemaakt en deze kunnen ter informatie worden verspreid aan de commissie B&M. Conclusie/advies commissie De verslagen van de auditcommissie worden ter informatie naar de commissie B&M gestuurd en eventuele vragen of opmerkingen hierover kunnen aan de orde komen bij het agendapunt informatie van de auditcommissie. 15. 2009029612 PROGRAMMA VAN EISEN EN PLANNING PROCEDURE AANBESTEDING ACCOUNTANT, MET ADVIES VAN DE AUDITCOMMISSIE De heer Wehrmeijer geeft toelichting. Het is de taak van de auditcommissie om een voorstel te doen. Het voorstel zal bij de raadsvergadering van 17 december worden geagendeerd. Aan het programma van eisen wordt de input van het inkoopbureau RIJK toegevoegd en een raadsvoorstel. De commissieleden hebben de volgende vragen en opmerkingen. - GrLi geeft aan dat op pagina 6, paragraaf 2.7 een deel van een zin ontbreekt. Daarnaast vraagt de fractie zich af of het mogelijk is dat de uitkomst is dat er met de huidige externe accountant in zee wordt gegaan. De heer Wehrmeijer reageert op de vragen en opmerkingen. - Bij paragraaf 2.7 ontbreekt een haakje en punt. - Het is niet uitgesloten dat de huidige externe accountant deelneemt aan de aanbestedingsprocedure. Door de auditcommissie zal de suggestie van de burgemeester aangaande de toetsing van het informatiebeleidsplan besproken worden in een volgende vergadering van de auditcommissie. Conclusie/advies commissie
-10- De commissie is positief over het voorstel maar aangezien de input van het inkoopbureau RIJK inzake de planning en selectiecriteria nog in het raadsvoorstel worden verwerkt, wordt het voorstel geagendeerd als bespreekpunt voor de raadsvergadering van 15 oktober 2009. Informatie en oriëntatie: 16. INFORMATIE UIT (REGIONALE) SAMENWERKINGSVERBANDEN Naar aanleiding van door de raad geuite bezorgdheid in het kader van de prijsontwikkeling van de veiligheidsregio, meldt burgemeester Nederveen dat het bestuur van de VRK bij de directie heeft geïnformeerd of de VRK zich oriënteert op ombuigingen in het kader van een financieel meerjarenperspectief. De directie heeft aangegeven bezig te zijn met zich hierover te oriënteren. 18. SLUITING De voorzitter sluit de vergadering om 22.21 uur.