Projectleider ICT A1a-A3a Doel van de functie: Je leidt en coördineert complexe organisatiebrede ICT-projecten zodat er een correcte opvolging is op vlak van timing, budgetten, kwaliteit, informatie en projectorganisatie. Dit om ertoe bij te dragen dat de diensten en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen bereikt worden. Plaats in de organisatie: Je maakt deel uit van het departement ICT en rapporteert aan het departementshoofd ICT. Resultaatsgebieden: 1. Coördineren van complexe ICT-projecten zodat de projectgroep op een efficiënte en effectieve manier tewerk gaat. Dat houdt onder meer in: - opstellen van specificaties voor nieuwe initiatieven in nauw overleg met de lijnverantwoordelijken - opstellen en opvolgen van de ROI-berekeningen (kwantitatief en kwalitatief) - opmaak van een projectplan en voortgangsbewaking, periodieke rapportage aan de projectsponsor - opmaak van een realistische planning - projectvoorbereiding, project uitvoering en opvolging - op elkaar afstemmen van de verschillende belanghebbenden - in kaart brengen van de business processen en samen zoeken naar optimalisaties 2. Integrale opvolging van de implementatiefase van de ICT-projecten opdat het project op een efficiënte en correcte manier opgevolgd en uitgevoerd wordt. Dat houdt onder meer in: - ondersteunen op de werkvloer - geven van opleiding en voorzien in handleidingen - coachen en enthousiasmeren van medewerkers in het gebruik van nieuwe systemen - controleren of de nieuwe systemen op een correcte manier gebruikt worden en indien nodig bijsturen van medewerkers
3. Uitwerken en uitdragen van een systeem en cultuur van proces- en projectmatig werken op ICT-vlak opdat er op een meer efficiënte en effectieve manier gewerkt kan worden. Dat houdt onder meer in: - inbedden van een systeem en cultuur van project(matig) werken - bieden van ondersteuning aan proceseigenaars of projectmanagement aan collega s - ondersteunen van projectteams 4. Instaan voor de budgetopmaak, -opvolging en evaluatie per project opdat de beschikbare middelen efficiënt aangewend worden. Dat houdt onder meer in: - opmaak van realistische bestekken - opvolgen van het budget om de werking in optimale omstandigheden te laten verlopen - controleren dat de opbrengsten en kosten verlopen volgens het opgemaakte budget - signaleren van betwistingen over de uitvoeringskwaliteit zodat het bestuur een weloverwogen beslissing kan maken - goedkeuren van bestelbonnen binnen de bevoegdheid - nazien van ingediende vorderingsstaten, regularisatiestaten en verrekeningen en de eindafrekening 5. Leveren van specialistische en generalistische kennis en advies door het afhandelen van complexe dossiers om bredere projecten optimaal te kunnen realiseren. Dat houdt ondermeer in: - adviseren bij de opmaak van technische bestekken - onderzoek uitvoeren op basis van de reglementering en proactief inwinnen van informatie noodzakelijk voor de afhandeling (ook buiten het vakgebied) - opvolgen van alle procedures in het kader van het dossier - rapporteren over de stand van zaken aan alle betrokkenen (mondeling of schriftelijk) - administratief opvolgen en uitvoeren van dossiers - controleren van afgewerkte dossiers 6. Realiseren van een optimale informatiedoorstroming en communicatie zodat de leidinggevende en medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn. Dat houdt ondermeer in: - organiseren van een werk- en stuurgroep voor de projecten
- ervoor zorgen dat elke partner over alle informatie beschikt die hij/zij nodig heeft om zijn/haar taken goed te kunnen uitvoeren - actief participeren in werk- en stuurgroep o.m. voeden en voorbereiden van agenda, opvolgen en uitvoeren van beslissingen, - rapporteren aan de leidinggevende in verband met het verloop van het project - afstemmen van de planning de projecten met de andere diensten en de prioriteiten die worden gesteld door de hiërarchische oversten 7. Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen of instanties om de dienstverlening en/of de werking te optimaliseren en de interne expertise verder uit te bouwen. Dat houdt ondermeer in: - onderhouden van goede contacten met collegae van andere organisatie; formeel (samenwerkingsverbanden) of informeel (uitwisseling van ervaring, advies, ) - onderhouden van contacten (zelf of via de medewerkers) met externe experten - deelnemen aan symposia, werkgroepen, congressen, - delen van kennis en expertise - fungeren als contactpersoon naar andere openbare besturen, particuliere instellingen of organisaties
Functiedoelstellingen Professionele kennis en kunde van: Noties van ICT en ict-infrastructuur Software eigen aan de functie Ervaring en kennis van analyse, optimalisatie en implementatie van bedrijfsprocessen Uitschrijven van functionele en technische analyses Projectmanagement Gangbare en functiespecifieke informaticatoepassingen Basistoepassing van: Relevante wet- en regelgeving; Kennis van de organisatie en huisstijl.
Competentieprofiel Voortdurend Verbeteren 3. U treft op proactieve manier structurele maatregelen (binnen de eigen functie, dienst, departement, organisatie) zodat u kunt beantwoorden aan toekomstige uitdagingen. (proactief) - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking. - Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen. - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de ploeg/dienst/departement/organisatie. - Vergaart proactief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen. - Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen. - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren. Klantgericht handelen 3. U onderneemt structurele acties om de eigen dienstverlening, of die van de dienst aan klanten te optimaliseren. (proactiviteit/structureel eigen functie/dienst) - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd. - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidenquêtes, mondelinge enquêtes, ). - Formuleert concrete voorstellen om de (eigen) dienstverlening te verbeteren. - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten. - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk. - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ). Samenwerken 3. U stimuleert de samenwerking binnen een beperkte groep mensen/collega s/. (stimuleren beperkte groep (team/dienst)) - Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen. - Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen. - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben. - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen. - Geeft opbouwende kritiek en feedback. - Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden. - Probeert conflicten tussen anderen te hanteren, op te lossen. Resultaatsgericht handelen 3. U bewaakt ook de voortgang van het werk van anderen om de doelstellingen te bereiken. - Controleert de voortgang en resultaten van een werkproces waarbij verschillende collega s betrokken zijn. - Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen). - Checkt afspraken op het afgesproken moment. - Wijst medewerkers (collega s, leveranciers, ) op hun planning of afspraken. - Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen. - Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang. Overtuigen 3. U overtuigt met argumenten waardoor u bij anderen betrokkenheid, interactiviteit en dynamisme verkrijgt m.b.t. uw standpunt, mening of visie. - U hanteert de gepaste beïnvloedingstechnieken (aangepast aan het doelpubliek) om de ander te overtuigen. - U gaat na of de ander uw mening deelt door dit al dan niet expliciet na te vragen. - Trekt tijd uit om in te gaan op signalen van weerstand ook al betreft het inhoudelijke details.
- Blijft zich open opstellen ten aanzien van vragen en opmerkingen, ook als zijn boodschap onder vuur komt te liggen. - Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te kunnen detecteren en om tot afspraken te komen. - Vergroot de impact van zijn boodschap door een gepaste communicatiemix te gebruiken (bv. beeldmateriaal gebruiken, interactieve momenten inlassen). - Weet tegenargumenten om te buigen en aan te wenden in de eigen argumentatie. - Denkt (vooraf) aan welke impact of weerstand die de eigen argumentatie kan hebben op of oproepen bij anderen. Durft hiervoor een speciale, ongewone actie te gebruiken. Zich een oordeel vormen 3. U vormt een geïntegreerd oordeel door het probleem te bekijken vanuit verschillende perspectieven. - Bekijkt een probleem vanuit verschillende invalshoeken. - Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk. - Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie. - Benoemt van het eigen oordeel of voorstel zowel de positieve als negatieve kanten. - Geeft een inhoudelijke meerwaarde aan de thema's die hij naar voren brengt. Creatief zijn/denken 2. U bent in staat om andere vernieuwende ideeën/methodes/oplossingen te gebruiken in situaties waar dit niet voor de hand ligt. - Kijkt over de grenzen van de veel gebruikte methoden/bronnen/elementen heen bij het aanpakken van een situatie. - Past bestaande concepten toe in niet voor de hand liggende situaties. - Denkt na over vernieuwende oplossingen zonder zich onmiddellijk te laten tegenhouden door praktische belemmeringen. Organisatiebewust/Omgevingsbewust handelen 3. U anticipeert bij elke (eigen) actie op mogelijke gevolgen voor de organisatie in haar totaliteit. - Houdt rekening met de (politieke) invloeden binnen een organisatie. - Onderkent de invloed en gevolgen van de eigen beslissing op andere departementen binnen de organisatie. - Maakt gebruik van expertise in andere departementen. - Reageert op (onuitgesproken) behoeften, belangen of verwachtingen van andere departementen. - Creëert een draagvlak door inzicht te tonen in en rekening te houden met informele netwerken die de eigen ploeg/dienst/departement kunnen overschrijden. - Is op de hoogte van gebeurtenissen in andere ploegen/diensten/departementen van de organisatie en houdt daar op voorhand rekening mee. Plannen en organiseren 3. U plant en/of organiseert complexe activiteiten waarin verschillende partijen betrokken zijn (vb. op departementsof organisatieniveau). - Maakt een grote globale planning op en werkt deze verder uit volgens deelprojecten. - Bespreekt de globale planning met de verantwoordelijken van de deelprojecten en zet hen op pad om elk deelproject goed uit te stippelen. - Organiseert de nodige middelen (tijd, geld, mensen) over de deelprojecten heen. - Stuurt de verantwoordelijken in hoofdlijnen aan in de uitvoering van hun werkzaamheden en spreekt ze daarop aan. - Denkt ver vooruit in de tijd, anticipeert op eventuele vertragingen en moeilijkheden en zorgt dat alle betrokken partijen zich zo organiseren dat moeilijkheden vermeden worden. - Houdt rekening met de aparte deelprojecten, hun eigen uitdagingen en werkzaamheden en integreert dit in de globale organisatie, planning.
Organogram Roeselare (inkanteling OCMW in organisatiestructuur) tot op departementsniveau ICT