Juridisch stafmedewerker

Transcriptie

1 Juridisch stafmedewerker (A1a-A3a) Vanaf 2016 maken stad Roeselare en OCMW Roeselare verder werk van één organisatiestructuur. De voormalige werking van de sociale dienst OCMW wordt nu reeds ingekanteld in de bredere structuur als lokale overheid. Doel van de functie: Als juridisch stafmedewerker werk je beleidsvoorbereidend en geef je concrete adviezen in complexe dossiers binnen het Welzijnshuis, zodat collega-medewerkers intern ondersteund worden en zich kunnen richten op hun kerntaken. Plaats in de organisatie: De Stad Roeselare (stad en ocmw) is vanuit het oogpunt van interne organisatie opgedeeld in 3 directies. De directies mens en ruimte zijn voornamelijk burgergericht en staan in voor de externe dienstverlening ; ze spelen een belangrijke rol in het zoeken naar participatie met de burger/klant. De directie ondersteuning richt zich in de eerste plaats op de interne klant, en zorgt er voor dat de extern gerichte directies (mens en ruimte) over alle mogelijke middelen beschikken om op een performante manier hun werk te kunnen doen. Als juridisch stafmedewerker maakt u deel uit van het Welzijnshuis binnen het departement individuele dienst- en hulpverlening van de directie mens. U rapporteert aan uw rechtstreeks leidinggevend departementshoofd individuele dienst- en hulpverlening. Resultaatsgebieden: 1. Uitwerken van beleidsvoorstellen en juridische adviezen ter ondersteuning van het management om goed onderbouwde en kwalitatieve beleidsplannen te leveren die zorgen dat de organisatiedoelstellingen kunnen verwezenlijkt worden. Dit houdt ondermeer in: Opmaken van beleidsvoorbereidende dossiers en nota s Spontaan beleidsadviezen formuleren en inhoud geven aan de beleidsnota s Evalueren van de effecten van het gevoerde beleid Bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening van het departement en directie Analyseren van relevante signalen uit het werkveld Opvolgen van relevante wetgeving

2 2. Beleidsmatig ondersteunen en adviseren in het verder professionaliseren van de werking van de diensten om ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen bereikt worden. Dat omvat ondermeer: Verlenen van juridisch advies, zowel individueel gericht (t.a.v. cliënten, collega s enz) als dienstgericht (bvb. in kader van procesoptimalisaties) Stroomlijnen van werkingsprocessen Borgen van de kwaliteit Deelnemen aan projecten die het departement overschrijden 3. Afhandelen van complexe dossiers en meewerken aan deelaspecten binnen de dossiers die een specialistische kennis vereisen opdat de diensten ondersteund zouden zijn in het realiseren van hun dossiers of projecten. Dit omvat ondermeer: Uitvoeren van onderzoek op basis van de geldende reglementeringen en wetgevingen en proactief inwinnen van informatie noodzakelijk voor de afhandeling (ook buiten het vakgebied) Opvolgen van alle procedures in kader van het dossier Vertegenwoordigen van de organisatie in alle lopende procedures Rapporteren over de stand van zaken aan alle betrokkenen 4. Coördineren van dienstoverschrijdende of complexe projecten opdat de projectgroep op een efficiënte en effectieve manier tewerk gaat. Dit houdt ondermeer in: Opmaak van een projectplan en voortgangsbewaking Projectvoorbereiding, - uitvoering en opvolging Op elkaar afstemmen van de verschillende belanghebbenden 5. Realiseren van een optimale informatiedoorstroming en communicatie zodat de leidinggevende en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn. Dit omvat ondermeer: Organiseren van overleg naar aanleiding van specifieke projecten Zorg ervoor dragen dat elke medewerker over alle informatie beschikt die hij/zij nodig heeft Actief participeren in departementsoverleg Rapporteren aan departementshoofd in verband met de voortgang van de projecten, Verzorgen van top-down en bottom-up communicatie Afstemmen van de eigen planning met andere diensten of departementen en de gestelde prioriteiten

3 Eventueel instaan voor opleiden en geven van presentaties over juridische onderwerpen of projecten. 6. Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen of instanties om de dienstverlening en/of de werking te optimaliseren en de interne expertise verder uit te bouwen. Dit houdt ondermeer volgende taken in: Onderhouden van goede contacten met collega-juristen uit andere organisaties (formeel en informeel) Onderhouden van contacten met externe experten (advocaten, projectontwikkelaars, schuldbemiddelaars,) Deelnemen aan studiedagen, werkgroepen, congressen, Fungeren als contactpersoon naar toezichthoudende overheid en andere openbare besturen, particuliere instellingen of organisaties.

4 Functiedoelstellingen Vaktechnische doelstellingen Professionele toepassing van: Wetgeving, rechtspraak en rechtsleer (wetgeving specifiek voor OCMW, familie(proces)recht, zakelijke rechten en zekerheden, (roerend) beslagrecht, gerechtelijk recht, economisch recht,); Projectmanagement; Basistoepassing van: Gangbare pc- en softwareprogramma s (Word, Outlook,), Kennis van de organisatie en de huisstijl,

5 COMPETENTIEPROFIEL VOORTDUREND VERBETEREN (niveau 3) U werkt continu aan het verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de ploeg/dienst/departement/organisatie. Uw bereidheid om te leren, mee te groeien met en mee te werken aan veranderingen werken dit in de hand. U treft op proactieve manier structurele maatregelen (binnen de eigen functie, dienst, departement, organisatie) zodat u kunt beantwoorden aan toekomstige uitdagingen. (proactief) - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking. - Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen. - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de ploeg/dienst/departement/organisatie. - Vergaart proactief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen. - Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen. - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren. KLANTGERICHT HANDELEN (niveau 3) U onderkent de rechtmatige behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. en reageert er adequaat op. U anticipeert op de behoeften van klanten en realiseert een kwaliteitsvolle dienstverlening. U onderneemt structurele acties om de eigen dienstverlening aan klanten te optimaliseren. (proactiviteit/structureel eigen functie) - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd. - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidenquêtes, mondelinge enquêtes,). - Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren. - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten. - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk. SAMENWERKEN (niveau 4) U levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van de ploeg/dienst/departement/organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is en ongeacht de afkomst, het geslacht, de handicap, achtergrond, enz. van de mensen waarmee u samenwerkt. U creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen verschillende groepen. (Stimuleren + systematisch inbakken tussen verschillende groepen) - Creëert structuren om de samenwerking met andere ploegen/diensten/departementen te verbeteren. - Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere ploegen/diensten/departementen te verstevigen. - Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de ploeg/dienst/departement/organisatie en daarbuiten en spreekt anderen daarop aan. - Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die de eigen ploeg/dienst/departement overstijgen. - Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die de eigen ploeg/dienst/departement overstijgen. - Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere ploegen/diensten/departementen.

6 BETROUWBAAR HANDELEN (niveau 3) U handelt integer, zorgvuldig, objectief, correct en transparant en vertrekt hierbij van sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg,). U zet anderen aan tot waardig en integer gedrag en handelt hier zelf ook naar. - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit. - Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de ploeg/dienst/departement/organisatie. - Zorgt ervoor dat iedereen in de ploeg/dienst/departement/organisatie op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake). - Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd, enz. RESULTAATSGERICHT HANDELEN (niveau 2) Het bewaken van de voortgang in tijd en de kwaliteit van eigen taken/processen of die van collega s of medewerkers door concrete en gerichte acties te ondernemen met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen/resultaten. U bewaakt de voortgang van het eigen werk door actief en gericht te werken aan het bereiken van het beoogde doel/resultaat. (proactief procesniveau) - Bewaakt voorgang van processen in de tijd. - Zoekt spontaan alternatieven als een bepaalde actie niet tot het beoogde resultaat heeft geleid. - Evalueert regelmatig de stand van zaken ten opzichte van de beoogde doelstelling. - Legt vervolgafspraken en -activiteiten vast. INTERPERSOONLIJKE COMPETENTIES COMMUNICEREN (niveau 2) U drukt zich met een duidelijke taal uit bij uw gesprekspartner of publiek en zorgt door actief luisteren dat u (non-)verbale boodschappen begrijpt en opneemt. U zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen door niet alleen uw boodschap duidelijk te brengen, maar ook door op actieve wijze te luisteren en de nodige terugkoppelingen te maken om de gesprekspartner te begrijpen. - Gaat regelmatig na of de eigen boodschap voor de andere duidelijk is. - Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen. - Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet - Schept een situatie die uitnodigt tot een gesprek (bv. stiltes laten) door o.a. via gedrag en houding blijk te geven van interesse voor wat de andere brengt. - Geeft tussendoor een correcte samenvatting van wat is gezegd om zo te toetsen of hij goed begrijpt wat de andere wil zeggen. - Vraagt opheldering, een reden of oorzaak als hij niet begrijpt wat de andere zegt of wanneer de gesprekspartner boodschappen niet afwerkt (vb. halve zinnen, aarzelingen). - Vraagt door op gegeven informatie en reageert inhoudelijk op wat de gesprekspartner zegt. - Integreert de inbreng van anderen in zijn eigen uiteenzetting. - Reageert (verbaal) op non-verbale signalen van zijn gesprekspartner. OVERTUIGEN (niveau 2) U verkrijgt instemming voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen.

7 U overtuigt door inhoud én door deze op een goede manier aan de man te brengen. - Gebruikt de juiste non verbale communicatie om zijn argumentatie kracht bij te zetten. - Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen. - Brengt zijn uiteenzetting op een levendige en dynamische manier over en enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt. - Brengt zijn argumenten scherp onder woorden. - Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren. - Geeft de eigen gedachtegang en redenering helder en goed gestructureerd weer door hier audiovisuele hulpmiddelen voor in te schakelen. - Is creatief in het presenteren van een idee of boodschap. - Maakt contact met het publiek (mensen aankijken, keuze woordgebruik, interactie). INFORMATIEVERWERKENDE COMPETENTIES PROBLEMEN ANALYSEREN (niveau 3) U ontleedt een probleem tot op het bot en duidt het in zijn verbanden. U gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende, relevante informatie. U bent in staat om complexe dossiers op een heldere manier te analyseren/integreren. - Analyseert complexe dossierproblemen en herformuleert die naar hanteerbare vragen. - Houdt bij zijn analyse rekening met verschillende aanknopingspunten. - Is in staat inzicht te verwerven in een complexe problematiek. - Ziet trends en patronen in ogenschijnlijk niet-gerelateerde feiten. - Kan tegengestelde oordelen van anderen betrekken en integreren in de eigen analyse. CONCEPTUALISEREN (niveau 2) U overstijgt de dagelijkse praktijk en werkt eigen ideeën uit voor de toekomst. U bekijkt de feiten van op een afstand, plaatst ze in een ruimere context en een langetermijnperspectief. U ontwikkelt een visie met betrekking tot de processen en de doelstellingen die de werking van de dienst beïnvloeden. - Volgt de relevante trends en ontwikkelingen binnen en buiten zijn vakgebied op. - Wijst op nieuwe problemen en situaties die voor anderen nog niet zo duidelijk zijn. - Denkt kritisch en zelfstandig. - Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatie- of beleidscontext - Heeft voeling met wat er in de toekomst kan worden gevraagd. ONDERNEMENDE COMPETENTIES OMGEVINGSBEWUST HANDELEN (niveau 2) U onderkent de invloed en gevolgen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie. U gaat na hoe de (eigen) besluiten, voorstellen en acties een invloed hebben op de belangen van andere diensten binnen het departement. - Maakt gebruik van expertise in andere diensten. - Schakelt een andere dienst in bij het oplossen van problemen. - Zorgt ervoor dat hij weet wie de belanghebbenden zijn en dat hij beslissingen en ontwikkelingen zorgvuldig communiceert aan hen. - Creëert een draagvlak met andere diensten voor voorstellen door informatie te verschaffen. - Betrekt andere diensten binnen het departement bij overleg en besluitvorming.

8 Organogram Roeselare (inkanteling OCMW in organisatiestructuur)

9