Als gebouwenbeheerder maakt u dus deel uit van de directie ondersteuning, departement facilitair beheer, ter ondersteuning van de interne klanten.

Transcriptie

1 Gebouwenbeheerder (B1-B3) Vanaf 2016 maken stad Roeselare en OCMW Roeselare verder werk van één organisatiestructuur. (zie organogram verder) De technische ploegen van beide organisaties zullen nauw samenwerken. Binnen het departement facilitair beheer (directie ondersteuning) is er de nood aan twee gebouwenbeheerders (opvolging van bouwtechnische projecten), die instaan voor het kostenbewuste en efficiënte gebouwenbeheer van de stad en het OCMW. Doel van de functie: Als gebouwenbeheerder sta je in voor het efficiënte, kwalitatieve en kostenbewuste beheer van de toevertrouwde gebouwen (woningen, kantoren, technische ruimtes, enz ) binnen het patrimonium van zowel de stad als het OCMW. Kleinere en grotere projecten (van renovatie-, onderhouds- of herstellingswerken tot het efficiënte beheer ervan) worden van a tot z opgevolgd (zowel technisch, administratief, financieel, enz ). Plaats in de organisatie: De Stad Roeselare (stad en ocmw) is vanuit het oogpunt van interne organisatie opgedeeld in 3 directies. De directies mens en ruimte zijn voornamelijk burgergericht en staan in voor de externe dienstverlening ; ze spelen een belangrijke rol in het zoeken naar participatie met de burger/klant. De directie ondersteuning richt zich in de eerste plaats op de interne klant, en zorgt er voor dat de extern gerichte directies (mens en ruimte) over alle mogelijke middelen beschikken om op een performante manier hun werk te kunnen doen. Als gebouwenbeheerder maakt u dus deel uit van de directie ondersteuning, departement facilitair beheer, ter ondersteuning van de interne klanten. U rapporteert aan uw rechtstreeks leidinggevend departementshoofd facilitair beheer. Resultaatsgebieden: 1. Instaan voor een efficiënte en adequate uitvoering van allerhande onderhouds-, herstellings- of renovatiewerken door externe aannemers en/of interne vaktechnische medewerkers. Dat houdt ondermeer in: Voorbereiding van het respectievelijke dossier (uit te voeren werken): Technische informatie inwinnen;

2 Maken van (schets- of voor) ontwerpen voor projecten in samenspraak met interne klant. Kostenraming maken van de uit te voeren werken, rekening houdend met de beschikbare budgetten en met de voorstellen en adviezen van de leidinggevenden; Aanbestedingsdossier samenstellen (verzamelen van alle relevante informatie, documentatie, plannen, vergunningen, ) a.d.h.v. de eigen technische kennis en de beschikbare technische informatie binnen de dienst of het departement; Respectievelijke dossier overmaken aan de in aanmerking komende aannemers en het toekennen van het respectievelijke werk conform de terzake geldende wetgeving. Opstart en opvolging van de uit te voeren werken: Plannen van oriënterende vergaderingen met de betrokken partijen (interne klanten, aannemers, nutsmaatschappijen, politie, ); Periodiek opvolgen en bezoeken van de verschillende werken in uitvoering, alsmede het bespreken, oplossen en rapporteren van mogelijke problemen met aannemers (werfbezoeken); Zelf kleine problemen oplossen en grote problemen voorleggen aan het desbetreffend bestuursorgaan, samen met een voorstel en/of oplossing. Afhandelen van de werken: Opmeten / opleveren van de uitgevoerde werken en opmaken van het proces-verbaal van voorlopige of definitieve oplevering; Verrekenen van meerwerken; Controleren en beoordelen van de eind(meet)staten en het proces verbaal. Blijvend opvolgen van mogelijke toekomstige problemen, wijzigingen, aanpassingen. Fungeren als aanspreekpunt voor de interne klant 2. Administratief opvolgen en verwerken van de voormelde bouwdossiers alsmede het administratief ondersteunen van het departement facilitair beheer of haar respectievelijke medewerkers. Dit houdt onder meer in: Opmaken en opvolgen van werkorders voor de eigen vaktechnische medewerkers; Opmaken van allerhande briefwisseling, verslaggeving, rapporten, nota s Ontvangen van vertegenwoordigers, aannemers, leveranciers, fabrikanten, Onthaal, informeren en het accuraat doorverwijzen van interne of externe betrokken partijen;

3 3. Opbouwen en coördineren van een gestructureerde documentatie betreffende het toevertrouwde patrimonium, zodat een goede raadpleegbaarheid en opvolging gewaarborgd is. Opmaak van een korte en lange termijn onderhoudsplanning en dit zowel voor eigen techniekers als voor externe aannemers Bijhouden, aanvullen en beheren van de post interventiedossiers Mee bijdragen binnen het team facilitair beheer tot een efficiënte opvolging van het patrimonium. 4. Contacten leggen en onderhouden met alle betrokken partijen betrokken bij gebouwenbeheer (aannemers, veiligheidscoördinator, nutsmaatschappijen, gebouweigenaars, huurders ), om tot een optimale samenwerking te komen. Actief meehelpen zoeken naar geschikte gebouweninfrastructuur voor de interne klant Fungeren als aanspreekpunt voor interne klanten voor technische, infrastructurele aspecten van het patrimonium Fungeren als aanspreekpunt voor woningeigenaars die woningen verhuren aan de stad en/of OCMW. Ontvangen van vertegenwoordigers, aannemers, leveranciers, fabrikanten, ; 5. Vakspecifieke behoeftes inschatten en hiervoor ook de nodige stappen. Proactief de nieuwe gebouwtechnieken opvolgen en mogelijke implementaties in de praktijk bekijken, Evoluties van de wetgeving binnen het vakgebied van dichtbij opvolgen door gericht op te zoeken (boeken, internet, deelname aan vorming en opleiding, nieuwsbrieven, )

4 Functiedoelstellingen Vaktechnische doelstellingen Professionele toepassing van: Diverse technieken en hun toepassingen m.b.t. bouwwerken; Specifieke wetgeving, zoals: Wet op de overheidsopdrachten; Gemeentedecreet; AREI; ARAB. Veiligheidsvoorschriften en de persoonlijke beschermingsmiddelen bij de uitvoering van hogervermelde werken. Basistoepassing van: Gangbare pc- en softwareprogramma s (Autocad, Word, Excel, Outlook); Stedenbouwkundige reglementeringen. Kennis van de organisatie en de huisstijl.

5 COMPETENTIEPROFIEL VOORTDUREND VERBETEREN (niveau 3) U werkt continu aan het verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de ploeg/dienst/departement/organisatie. Uw bereidheid om te leren, mee te groeien met en mee te werken aan veranderingen werken dit in de hand. U treft op proactieve manier structurele maatregelen (binnen de eigen functie, dienst, departement, organisatie) zodat u kunt beantwoorden aan toekomstige uitdagingen. (proactief) - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking. - Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen. - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de ploeg/dienst/departement/organisatie. - Vergaart proactief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen. - Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen. - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren. KLANTGERICHT HANDELEN (niveau 3) U onderkent de rechtmatige behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. en reageert er adequaat op. U anticipeert op de behoeften van klanten en realiseert een kwaliteitsvolle dienstverlening. U onderneemt structurele acties om de eigen dienstverlening aan klanten te optimaliseren. (proactiviteit/structureel eigen functie) - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd. - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidenquêtes, mondelinge enquêtes, ). - Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren. - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten. - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk. SAMENWERKEN (niveau 3) U levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van de ploeg/dienst/departement/organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is en ongeacht de afkomst, het geslacht, de handicap, achtergrond, enz. van de mensen waarmee u samenwerkt. U creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen verschillende groepen. U stimuleert de samenwerking binnen een beperkte groep mensen/collega s/. - Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen. - Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen. - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben. - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen. - Geeft opbouwende kritiek en feedback. - Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden. - Probeert conflicten tussen anderen te hanteren, op te lossen.

6 BETROUWBAAR HANDELEN (niveau 3) U handelt integer, zorgvuldig, objectief, correct en transparant en vertrekt hierbij van sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, ). U zet anderen aan tot waardig en integer gedrag en handelt hier zelf ook naar. - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit. - Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de ploeg/dienst/departement/organisatie. - Zorgt ervoor dat iedereen in de ploeg/dienst/departement/organisatie op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake). - Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd, enz. RESULTAATSGERICHT HANDELEN (niveau 2) Het bewaken van de voortgang in tijd en de kwaliteit van eigen taken/processen of die van collega s of medewerkers door concrete en gerichte acties te ondernemen met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen/resultaten. U bewaakt ook de voortgang van het werk van anderen om de doelstellingen te bereiken. - Controleert de voortgang en resultaten van een werkproces waarbij verschillende collega s betrokken zijn. - Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen). - Checkt afspraken op het afgesproken moment. - Wijst medewerkers (collega s, leveranciers, ) op hun planning of afspraken. - Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen. - Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang. INFORMATIEVERWERKENDE COMPETENTIES PROBLEMEN ANALYSEREN (niveau 2) U ontleedt een probleem tot op het bot en duidt het in zijn verbanden. U gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende, relevante informatie. U legt verbanden en ziet oorzaken. - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten. - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen. - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie. - Detecteert onderliggende problemen. - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie. ZICH EEN OORDEEL VORMEN (niveau 2) U uit uw mening op basis van een afweging van relevante criteria. U hebt zicht op de consequenties ervan. U vormt een oordeel vanuit uw eigen expertisegebied en houdt hierbij rekening met de gevolgen. - Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties. - Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen. - Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing.

7 - Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in. - Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie. INTERPERSOONLIJKE COMPETENTIES OVERTUIGEN (niveau 2) U verkrijgt instemming voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen. U overtuigt door inhoud én door deze op een goede manier aan de man te brengen. - Gebruikt de juiste non verbale communicatie om zijn argumentatie kracht bij te zetten. - Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen. - Brengt zijn uiteenzetting op een levendige en dynamische manier over en enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt. - Brengt zijn argumenten scherp onder woorden. - Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren. - Geeft de eigen gedachtegang en redenering helder en goed gestructureerd weer door hier audiovisuele hulpmiddelen voor in te schakelen. - Is creatief in het presenteren van een idee of boodschap. - Maakt contact met het publiek (mensen aankijken, keuze woordgebruik, interactie). ONDERNEMENDE COMPETENTIES PLANNEN EN ORGANISEREN (niveau 2) Het vermogen om te overzien welke doelstellingen binnen de functie/dienst/het departement behaald moeten worden en wat daarbij prioriteit heeft. Aangeven welke activiteiten, door wie en met welke middelen ondernomen moeten worden om deze doelstellingen te behalen en dit organiseren. U plant en/of organiseert kleinere activiteiten met een afgebakende groep mensen (vb. op dienstniveau, departementsniveau). - Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk. - Brengt alle betrokkenen bij elkaar om de planning te bespreken, te verduidelijken. - Zorgt voor de nodige middelen, en organiseert het dat deze bij de juiste mensen op het juiste tijdstip terecht komen. - Plant de werkzaamheden van anderen en/of ondersteunt anderen bij planning en organisatie van hun werk. - Past doelen en planningen aan omstandigheden en belangrijke ontwikkelingen aan, en communiceert deze met alle betrokkenen. - Ontwikkelt een doelgericht en concreet actieplan met doelen, mensen, middelen, timing enzovoort, dat met alle betrokken partijen wordt gedeeld, opgevolgd en bijgehouden.

8 Organogram Roeselare (inkanteling OCMW in organisatiestructuur) tot op niveau departement. Facilitair beheer

9