Social Return On Investment (SROI) in regio Noord-Holland Noord Iedereen heeft, naar zijn of haar kunnen, recht op werk. Want werk zorgt voor economische en financiële zelfstandigheid, draagt bij aan het gevoel van eigenwaarde en levert een bijdrage aan een sterke, regionale economie. Om iedereen aan het werk te krijgen moeten werkgevers, (toekomstige) werknemers, gemeenten, UWV en onderwijsorganisaties hun krachten bundelen. Dat is wat wij in Noord-Holland Noord doen.
2 van 8 Social Return On Investment (SROI) Regio Noord-Holland Noord Een succesvol en regionaal toepasbaar model om SROI te implementeren bij de gemeenten in Noord-Holland Noord De Toolkit SROI is klaar, de hele opzet is goed werkbaar en duurzaam, hoe nu verder in de implementatie en borging van het proces? Versie : 1.0 Steller : Krijn Rijke Telefoon : 06-51280984 Programmamanager : Paul Scholtz Datum : 04 september 2013 Bijlagen : geen Printdatum 11-09-2013 Programma Inclusieve Arbeidsmarkt 2
3 van 8 1. Inleiding Dit document bevat de essentiële implementatiestappen om van Social Return On Investment (SROI) in de regio Noord-Holland Noord (NHN) een werkbaar succes te maken. 1.1 Ambitie vanuit gemeenten Alle gemeenten hebben de ambitie onderschreven, via het programma Inclusieve Arbeidsmarkt, om SROI gezamenlijk succesvol te maken in de regio NHN. Om ervaring op te doen met de uitvoering van SROI zijn er twee pilots gestart, één in Hoorn en één in Alkmaar. Met deze ervaring is de TOOLKIT SROI samengesteld als dynamisch document. De leden van de pilotteams staan genoemd in bijlage 1. 2. Toolkit De TOOLKIT SROI is toegankelijk via www.rpa-nhn.nl/sroi en kan gezien worden als gereedschap om SROI uit te voeren binnen uw gemeente in samenwerking met de regio en bevat onder meer: Document TOOLKIT Flyer ter informatie aan opdrachtnemers Formulier concept invullingsplan Lijst van aanbestedingen vanuit de pilot situatie EXCEL berekeningsmethodiek % SROI FAQ lijst 2.1 Uitgangspunten voor de ontwikkeling TOOLKIT De Toolkit SROI moet toepasbaar zijn voor alle mogelijke aanbestedingen/opdrachten. Wensen vanuit werkgevers (opdrachtnemers) betrekken in de ontwikkeling, te weten: o Regie van de SROI invulling ligt bij de opdrachtnemer (duurzaamheid) o Opdrachtnemer kan kiezen uit een brede doelgroep o SROI toepassen op alle aanbestedingen (geen uitzonderingen maken) o Eén methodiek voor de hele regio De doelgroep wordt gewaardeerd via de waardetabel. Per subregio een team SROI samenstellen voor het ontsluiten van kandidaten. Eén aanspreekpunt voor de werkgever (Rode T shirt) vanuit het team. SROI meetbaar maken, waardoor handhaving mogelijk wordt. Resultaten regionaal publiceren voor draagvlak en competitie. Printdatum 11-09-2013 Programma Inclusieve Arbeidsmarkt 3
4 van 8 3. Proces SROI 3.1 Werking van SROI in een schema In onderstaand schema is het SROI proces beschreven. 1. Het proces start bij de gemeente wanneer er een behoefte aan inkoop/aanbesteding is. 2. De afdeling inkoop en aanbesteding geeft advies + juiste bestektekst en flyer 3. Er wordt een contractbeheerder verantwoordelijk voor deze aanbesteding/opdracht 4. Gunning vindt plaats, een signaal gaat naar het team SROI van de subregio. 5. De coördinator SROI wijst een aanspreekpunt (T-shirt) voor de betreffende werkgever/opdrachtnemer aan. 6. Team SROI (T-shirt) ondersteunt werkgever in methodiek van berekening en aanleveren van kandidaten. Een Excel blad met de invulling wordt door de werkgever opgesteld volgens het format. Het Team SROI verifieert op waarheid en geeft de berekende waarde door aan de contractbeheerder en de werkgever 7. Contractbeheerder houdt auditgesprek waarbij SROI een onderdeel is. 8. SROI resultaten worden centraal, bij het RPA-NHN, verzameld en periodiek gepubliceerd. Printdatum 11-09-2013 Programma Inclusieve Arbeidsmarkt 4
5 van 8 3.2 Wanneer is SROI goed ingevoerd? Checklist SROI is goed ingevoerd bij de gemeente als aan de volgende eisen is voldaan: 1. Het aanbestedingsbeleid van iedere gemeente in NHN bevat de contractvoorwaarde van 5 % van de aanneemsom. 2. De inkopers en opdrachtverstrekkers gebruiken de bestektekst uit de TOOLKIT. 3. In het voortraject wordt de flyer SROI ingezet ter informatie aan de werkgever. 4. Wanneer een opdracht wordt gegund gaat er een signaal met relevante informatie, waaronder de tekst van de contracteis, vanuit aanbesteding naar de regiocoördinator van het team. Een aanspreekpunt (T shirt) wordt aangewezen. 5. Er is vanuit de gemeente bij iedere aanbesteding een contractbeheerder aangewezen. 6. Er is bij iedere gunning een aanspreekpunt (T-shirt) namens het team aangewezen. 7. Het aanspreekpunt (T-shirt) levert via het netwerk de kandidaten, en helpt de werkgever met registratie van de SROI invulling in het EXCEL blad. 8. Het leveren van kandidaten gebeurt in optimale samenwerking tussen de gemeente, SW en UWV vanuit een nog te vormen Werkgeversservicepunt (WSP). 9. Per kwartaal informeert het aanspreekpunt de contractbeheerder over de voortgang van de invulling SROI. De contractbeheerder ontvangt het EXCEL blad van het aanspreekpunt. 10. In het auditgesprek bespreekt de contractbeheerder als één van de onderwerpen de voortgang SROI en stuurt op het behalen van de contracteis. 11. De eindrapportage wordt aangeleverd door het aanspreekpunt aan de opdrachtnemer en contractbeheerder. Dit leidt tot vaststelling van het percentage SROI en kan als besluit tot een boeteclausule leiden. 12. De behaalde SROI resultaten worden via het RPA-NHN en de media met regelmaat gepubliceerd. 3.3 Na de pilotfase is de volgende implementatie stap vereist: Borging van de samenwerking van het team SROI en de loketfunctie voor de werkgever/opdrachtnemer Om de methodiek in de TOOLKIT uniform uit te kunnen (blijven) voeren is het aanwijzen van een coördinator SROI per subregio noodzakelijk. Dit geldt voor de 3 subregio s West- Friesland, Noord-Kennemerland en de Kop van Noord-Holland, waar ook de werkgeversservicepunten (WSP) worden opgezet die naar verwachting begin 2014 operationeel zullen zijn. Printdatum 11-09-2013 Programma Inclusieve Arbeidsmarkt 5
6 van 8 De coördinator maakt deel uit van het WSP in de subregio. De voorkeur wordt gegeven aan een coördinator vanuit de gemeente (regio gemeente), met de volgende kenmerken/competenties: Zakelijk instinct en slagvaardig Klantvriendelijk Pro-actief Creatief Goed netwerk naar de achterban met dossierkennis Ervaring als jobhunter/accountmanager/bedrijfsadviseur Deze coördinatiefunctie SROI werkt versterkend voor individuele gemeenten, voor de subregio en de gehele regio als: o Binnen de 3 subregio s in NHN een coördinator SROI wordt aangesteld. o Deze coördinator voor de subregio de rol vervult van het Rode T-shirt (algemeen aanspreek- en informatiepunt) genoemd in de Toolkit SROI. o De drie coördinatoren tezamen zorgdragen voor een éénduidige communicatie naar de bedrijven en de eenduidige aanpak NHN breed bewaken. o Hij/zij bij iedere gunning van een opdracht zelf de rol van aanspreekpunt naar het bedrijf op zich neemt (T-shirt) of hiertoe iemand uit het team aanwijst als verantwoordelijke voor de gunning. o Deze coördinator met regelmaat het team SROI subregionaal bijeenroept, de samenwerking tussen UWV, gemeente, inkoop en SW bedrijven stimuleert en de voortgang monitort. Minimaal 1 x per 3 weken. o De coördinator nadrukkelijk stuurt op de inbedding van het team SROI binnen de nog op te richten regionale Werkgeversservicepunten en op het uitvoeren van SROIactiviteiten met de bestaande formatie bij gemeente/uwv/sw bedrijven. o De coördinator per kwartaal de voortgangsresultaten van SROI verzamelt voor de subregio en deelt met de andere twee regio s tot een totaaloverzicht SROI in NHN. o Dit overzicht in overleg met het RPA-NHN gepubliceerd wordt in de nieuwsbrief en op de website. o De coördinator vanuit de regiogemeente ondersteunend zal werken voor de overige omliggende gemeenten bij de invoering van SROI. Printdatum 11-09-2013 Programma Inclusieve Arbeidsmarkt 6
7 van 8 Samengevat is het volgende besluit vereist: Aanstellen per regiogemeente van een coördinator (voor 2 jaar) voor de subregio met als taak: 1. Eerste aanspreekpunt SROI, zowel intern als extern (subregionaal) 2. Communicatieplan opstellen / promotiewerk 3. Aanspreekpunt / verbinding met het UWV en SW bedrijf 4. Informeren gemeenten intern over TOOLKIT SROI SROI in alle afdelingen bekend maken en versterken 5. Rol spelen van rode T-shirt subregionaal regionaal Advies en ondersteuning opdrachtnemers Ontsluiting netwerken vanuit WSP Registratie gerealiseerde SROI-percentage Advies naar contractbeheerder Verbinding met de 3 subregio s 6. Regionale publicatie van de resultaten (via RPA-NHN) Belang van gezamenlijk optrekken, handhaven en vooral doorzetten Per gemeente is natuurlijk steeds de wens om zoveel mogelijk kandidaten uit de eigen gemeente te plaatsen op de vrijgekomen ruimte bij SROI verplichting. Juridisch gezien is dit niet afdwingbaar. Dit is door specialisten uitgezocht. Wanneer we de handen als gemeenten ineen slaan, overal SROI op eenzelfde manier toepassen, dan kunnen ook de kandidaten vanuit de verschillende gemeenten via het subregionale team worden aangeleverd. Dit doet het meest recht aan de vrije keus voor invulling bij de opdrachtnemer en vergroot tevens de kans op een duurzame plaatsing van de toekomstig werknemer. Voorts is het handhaven van de SROI invullingsverplichting uiterst belangrijk. Om de gesprekken met de toekomstige opdrachtnemers serieus en efficiënt te kunnen voeren is de boeteclausule opgenomen in de Toolkit. Bij onvoldoende bereidwillige medewerking zal een boete opgelegd worden, er wordt immers niet aan alle contracteisen voldaan. Zaak is dat alle gemeenten, ongeacht de goede relaties (soms al vele jaren lang) hier op gelijke wijze invulling aan geven. Tot slot is de volledige invulling van SROI een proces van vele jaren, van opvoeden van de opdrachtnemers tot een creatieve en maximale invulling, maar zeker ook van onze eigen inkoopmedewerkers/opdrachtverstrekkers van de verschillende afdelingen binnen het gemeentelijke apparaat. SROI zal tot in alle haarvaten van de organisatie moeten doordringen om blijvend succesvol te worden. Het toekomstige belang om iedereen bij de uitvoering van het werk te betrekken is zo ingrijpend dat de gezamenlijke inspanning van een ieder verwacht mag worden. Printdatum 11-09-2013 Programma Inclusieve Arbeidsmarkt 7
8 van 8 Bijlage 1 Samenstelling van de Pilots Hoorn en Alkmaar De pilots Hoorn en Alkmaar zijn uitgevoerd door twee teams. Team Alkmaar Pedro Blom (inkoop) Leo Bos (beleid) Carolijn Spaan (SoZa) Lisette Frelink (UWV) Tineke Koorn (SW-bedrijf WNK) Hella Verheul (UWV) Jack Rutten (opdrachtgever) Team Hoorn Gisele Hoogland (inkoop) Barbara Sieval (beleid) Remon Gans (SoZa) Lisette Frelink (UWV) Minke Groen (SW-bedrijf Op/maat) José Tiessing (beleid) Toolkit beschikbaar op www.rpa-nhn.nl/sroi Nog in ieder geval ter bespreking in het komend overleg SROI per subregio: Overleg plannen in augustus 2013 met coördinatoren Alkmaar/Hoorn/Den Helder Werkervaringsplaats toevoegen in de waardetabel. 15.000 / jaar Hoe gaan we om met invulling van SROI buiten de contractperiode? Nieuw contract aan het einde van de aanbestedingsperiode mogelijk meetellen voor een HEEL jaar om de verplichting in te vullen. Krijn Rijke Projectleider SROI, met dank aan de inbreng van alle leden van het pilotteam. Printdatum 11-09-2013 Programma Inclusieve Arbeidsmarkt 8