Bijlage 2. Communicatieplan bij het inspectieproject opslagtanks PGS29. Petra van Zijst, 24 september Aanleiding

Transcriptie

1 Bijlage 2 Communicatieplan bij het opslagtanks PGS29 Petra van Zijst, 24 september 2012 Aanleiding Van augustus 2012 tot en met maart 2013 wordt het Inspectieproject Tankopslagbedrijven uitgevoerd. Hierin worden alle bekende BRZO-bedrijven met tankopslag (ongeveer 130 stuks) geïnspecteerd. De eerste fase (pilot) van dit project is inmiddels al uitgevoerd door DCMR, Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR) en de Inspectie SZW. De tweede fase is een gezamenlijk project van de bevoegde gezagen Wabo, de Veiligheidsregio s, Rijkswaterstaat en de Inspectie SZW. Opdrachtgever van het project is LAT RB. Inspectie SZW is trekker van het project. De start van het project, die gepland stond voor 2013, is n.a.v. het recente politieke en publieke debat over de veiligheid van tankopslagbedrijven (zie de casus Odfjell) naar voren gehaald. In augustus zijn de betrokken bedrijven geïnformeerd en is een pilotfase van start gegaan waarin DCMR, VRR en de Inspectie SZW gezamenlijk inspecties hebben gedaan bij 12 bedrijven in het Rijnmondgebied. Het landelijke start in oktober en wordt eind maart 2013 afgerond. Uitgangspunten voor de communicatie - Dit communicatieplan heeft betrekking op: De externe communicatie: vanuit het project met de bedrijven en intermediaire doelgroepen zoals brancheorganisaties en pers. De interne projectcommunicatie: tussen de samenwerkende toezichthouders in het project. Deze communicatie wordt door de projectleider vanuit de projectstructuur opgepakt. De communicatie vanuit de projectgroep met de achterbannen van de samenwerkende toezichthouders. - De externe communicatie over het project heeft als doel: de bedrijven te stimuleren de naleving te verbeteren. Daartoe dragen we de norm uit en brengen we feiten. In het project wordt de keuze gemaakt voor een maximale transparantie over het project en de resultaten. Via de website van LAT-rb wordt informatie van de overheid over het project open beschikbaar gesteld. Ook worden de inspectieresultaten openbaar gepubliceerd in een door LAT-rb ontwikkeld format. het grote publiek, omwonenden en werknemers informeren over het project en laten weten dat de overheid veiligheid van tankopslag voorop stelt. - De interne communicatie met de achterban van de samenwerkende toezichthouders heeft als doel: dat de in het samenwerkende toezichthouders op verschillende niveaus de aanpak van het onderschrijven. De leden van de projectgroep besluiten welke informatie wanneer naar de achterban gaat en op welke wijze/via welke kanalen de informatie verspreid kan worden (mondelinge toelichting tijdens vergaderingen, gerichte media, vakbladen, Binnenlands Bestuur e.d.). Met het oog op verbetering van de naleving communiceren we rechtstreeks met de 130 bedrijven, maar ook met en via intermediaire doelgroepen die in contact staan met de bedrijven, zoals brancheorganisaties en bedrijven die opslagcapaciteit inhuren bij een tankopslagbedrijf. 1

2 Aandachtspunt Over het project zowel de pilot die al gestart is, als het landelijke project dat in oktober start wordt eenduidig gecommuniceerd vanuit het LAT RB: de in het project samenwerkende partijen treden op als één organisatie. De regie van de communicatie ligt bij de projectleider van de Inspectie SZW, omdat de Inspectie ook trekker is van het project. De communicatieadviseur adviseert over de inzet van communicatiemiddelen, draagt zorg voor de productie van communicatiemiddelen en stemt de inhoud van de communicatiemiddelen zoveel mogelijk af met de projectgroepleden (d.w.z. de vertegenwoordigers van de bevoegde gezagen, de Veiligheidsregio s, de Inspectie Leefomgeving en Transport, Rijkswaterstaat en de Inspectie SZW). Afstemming vindt plaats om te voorkomen dat de diverse betrokken organisaties verschillende boodschappen naar buiten brengen. Vanwege tijdsdruk zal het niet altijd lukken om tijdig af te stemmen. Betrokkenen worden in ieder geval periodiek geïnformeerd over de ondernomen communicatieacties. Met het oog op te boeken nalevingsresultaten is het van belang dat de Inspectie SZW nauwe contacten onderhoudt en afspraken maakt met brancheorganisaties van BRZOtankopslagbedrijven. De brancheorganisaties hebben er ook belang bij dat hun leden meewerken en hun bedrijven op orde hebben. Doelgroepen, doelen, boodschap en middelen per fase in het project Fase 1: augustus-september 2012: Inspectieproject bij 12 tankopslagbedrijven op initiatief van DCMR, uitgevoerd door DCMR, Veiligheidsregio Rijnmond en Inspectie SZW. A. Doelgroepen extern - Directeuren van de te inspecteren bedrijven - Brancheorganisaties - (vak)pers - Werknemers - Omwonenden van bedrijven - Het grote publiek B. Doelen en middelen externe communicatie Algemeen doel: Na afloop van fase 1 voelen de directies van tankopslagbedrijven zich geprikkeld/gemotiveerd om de volgende zaken in orde te brengen: 1. Integriteit en onderhoud van opslagtanks en appendages 2. Onafhankelijke overvulbeveiligingen 3. Dampverwerkingsinstallaties/explosieveiligheid 4. Blootstellingsrisico s aan gevaarlijke stoffen 5. Schuim-, blus- en koelinstallaties 6. Bluswateropvang en afstroming - Doel: Na afronding van de pilot kennen de 12 geïnspecteerde bedrijven, de 130 BRZObedrijven met tankopslag die vanaf eind september worden geïnspecteerd, en de betrokken brancheorganisaties, de resultaten van de 1 e fase: de inspectieronde onder 12 bedrijven. - Middelen: - Persbericht met de resultaten uit de pilot en uitleg over start landelijk project. Ook helder aangeven waarom project naar voren is getrokken. Afstemming tussen persvoorlichting 2

3 Inspectie SZW en DCMR. Het grote publiek en omwonenden worden niet apart benaderd. De verwachting is dat de pers de berichtgeving zal overnemen. C. Doelgroepen intern (binnen het project) Relevante personen bij de samenwerkende toezichthouders (achterban van de projectgroepleden), te weten: Veiligheidsregio s Bevoegd gezag Wabo (vergunningverleners): provincies, gemeenten, en maatlatorganisaties aan wie het werk door provincies en gemeenten is uitbesteed (bv. DCMR) Rijkswaterstaat (vanwege risico voor verspreiding via water), HID van de betrokken regio IL&T 1 Inspectie SZW D. (Project)doelen en communicatiemiddelen fase 1: Het in onderling overleg komen tot een eenduidige inspectieaanpak met gezamenlijke inspectiemodules voor het landelijke project Opslagtanks PGS29 dat in oktober 2012 start. Draagvlak krijgen voor deze aanpak. Doel: betrokken toezichthouders zijn geïnformeerd over de start van de inspecties. Middel: Brief (is reeds verzonden). De interne projectcommunicatie wordt door de projectleider vanuit de projectstructuur opgepakt. De leden van de projectgroep besluiten welke informatie naar de achterban gaat en op welke wijze/via welke kanalen de informatie verspreid kan worden. Hiervoor kunnen de volgende middelen worden ingezet: - mondelinge toelichting tijdens overleggen of bijeenkomsten: commissievergaderingen voor raden en staten, bijeenkomsten van de veiligheidsregio s etc. - nieuwsberichten, aangeleverd vanuit het project, te plaatsen in eigen media van de handhavende partijen: relatiebladen, nieuwsbrieven, websites, twitter, LinkedIngroepen etc. - circulaires, brieven Fase 2: oktober 2012 maart 2013: Landelijk bij ca.130 BRZO-bedrijven met tankopslag in de periode oktober 2012 tot en met maart Uit te voeren door de Inspectie SZW, bevoegde gezagen Wabo, Veiligheidsregio s en Rijkswaterstaat. A. Doelgroepen extern - Te inspecteren BRZO-bedrijven (ongeveer 130 stuks) - Bedrijven die hun producten laten opslaan bij tankopslagbedrijven - Brancheorganisaties - (vak)pers - Werknemers - Omwonenden bedrijven - Het grote publiek 1 ILT doet momenteel onderzoek naar de voortgang van de implementatie van de Buncefield maatregelen PGS29. In het kader hiervan checkt ILT bij bedrijven/brancheorganisaties de juistheid van gegevens hierover die ILT eerder via de bevoegde gezagen heeft verzameld. In het project Tankopslagbedrijven wordt gebruik gemaakt van deze informatie. 3

4 B. Communicatiedoelen en -middelen externe communicatie fase 2 Algemeen doel: Zowel voorafgaand aan de start van fase 2 van het landelijke project als na afloop ervan voelen de directies van bedrijven met opslagtanks zich geprikkeld/gemotiveerd om de volgende zaken in orde te brengen: 1. Integriteit en onderhoud van opslagtanks en appendages 2. Onafhankelijke overvulbeveiligingen 3. Dampverwerkingsinstallaties/explosieveiligheid 4. Blootstellingsrisico s aan gevaarlijke stoffen 5. Schuim-, blus- en koelinstallaties 6. Bluswateropvang en afstroming Doel: Alle 130 in fase 2 te inspecteren bedrijven weten voorafgaand aan de start van het landelijke dat ze geïnspecteerd kunnen worden, en op welke punten. Middelen: - 1. brief - 2. pers-/nieuwsbericht namens LAT-rb - 3. Tweets (twitterberichten) door de handhavende partijen, met link naar persbericht - 4. Vertellen over het project tijdens bijeenkomsten, bv. de conferentie Opslagtanks op 14 en 15 november in Rotterdam waar Marcel den Boer (lid projectgroep) spreekt (zie - Doel: het grote publiek weet dat er een landelijk project tankopslag is gestart en kent het hoe en waarom van de inspecties. - Middel: op het moment dat de inspecties gaan starten, persaandacht genereren bij media als NOS-Journaal, BNR, etc. Boodschap: de overheid inspecteert en pakt mogelijk onveilige situaties bij tankopslag aan. - Doel: de 130 tankopslagbedrijven zijn er zich gedurende de looptijd van het project van bewust dat het gaande is en wat de aandachtspunten zijn. - Middel: Nieuwsberichten vanuit het project aanreiken aan de brancheorganisaties, zodat zij hun leden regelmatig via hun eigen kanalen kunnen informeren over en betrekken bij het project. - Doel: de 130 BRZO-bedrijven met tankopslag die vanaf oktober worden geïnspecteerd, kennen na afloop de resultaten van het en weten wat de norm is waaraan zij moeten voldoen. Dit geldt ook de andere externe doelgroepen: betrokken brancheorganisaties, niet-brzo-bedrijven met tankopslag, bedrijven die hun producten in opslag gevenen betrokken overheidsdiensten. - Middelen: - 1. Bedrijven ontvangen na afloop van de inspectie een handhavingsbrief waarin staat wat zij moeten verbeteren Een symposium voor bedrijven en brancheorganisaties in voorjaar 2013, waar de resultaten worden gepresenteerd en de norm nog eens helder wordt neergezet Een flyer of factsheet met de resultaten en de norm in duidelijke taal (inspectiescores per bedrijf, gevolgd door conclusie en oordeel; moet afgestemd worden met de bedrijven). Gedrukte exemplaren worden verspreid door ze uit te delen op de bijeenkomst, daarnaast komt de info digitaal beschikbaar op de websites van de inspecterende partijen en de nieuwsbrief en website van LAT-rb; attendering via Twitter. Boodschap: Dit is de norm, hier moet u aan voldoen Een pers- en/of nieuwsbericht Media-aandacht: NOS-Journaal, BNR, etc. met bv. interviews met de IG. Boodschap: Het is belangrijk dat tankopslag veiliger wordt. Dit is de norm. Wij blijven de bedrijven volgen. 4

5 C. Doelgroepen intern (binnen het project) Relevante personen bij de samenwerkende toezichthouders, te weten: Veiligheidsregio s Bevoegd gezag Wabo (vergunningverleners): provincies, gemeenten, en maatlatorganisaties aan wie het werk door provincies en gemeenten is uitbesteed (bv. DCMR) Rijkswaterstaat (vanwege risico voor verspreiding via water) IL&T Inspectie SZW Doel: betrokken toezichthouders zijn geïnformeerd over de start van de inspecties. Middel: Brief (projectcommunicatie)en informatie-uitwisseling via bestaande overleggen. Doel: betrokken toezichthouders kennen de resultaten uit het project. Middel: Het factsheet/projectverslag dat wordt ontwikkeld voor de bedrijven, kan hier ook voor worden ingezet. Verspreiding via LAT rb-nieuwsbrief en website, Twitter, andere nog te benoemen kanalen. Doelgroep- en middelenmatrix Doelgroep Doel Middel Boodschap Tijdsplanning Directeuren 130 Brief Augustus 2012 tankopslagbedrijven verzonden Directeuren van 130 tankopslagbedrijven, inclusief de 12 uit de pilot (1 e fase) Landelijke pers Brancheorganisaties en hun leden Handhavende partijen in het project Zijn bekend met start en aandachtspunten hierin. Verlenen hun medewerking aan een evt. inspectie. Kennen de resultaten van pilot. Brede bekendheid resultaten pilot + start landelijk project Bekendheid met start van het landelijke Bekendheid met de start van het landelijke Flyer, internet, intranet, twitter Gezamenlijk persbericht Nieuwsbericht, aangeboden via de mail, met verzoek dit via eigen media te verspreiden Nieuwsbericht te plaatsen op LATrb website + aanbieden aan leden van de projectgroep, met verzoek om het bericht via de eigen media te verspreiden Bereid u voor, zoek de juiste informatie alvast op. U zit in de doelgroep voor inspecties. Dit hebben wij aangetroffen tijdens inspecties (feiten). Dit zijn de resultaten van de pilot. Nu start het landelijk project. De starten einddatum zijn fors vervroegd. Het landelijk gaat van start. U kunt een inspectieteam verwachten. Het landelijke gaat van start